Aspectos clave para elegir la mejor empresa de gestión inmobiliaria

Existen numerosos factores que influyen en el éxito de la inversión inmobiliaria, pero entre ellos, la elección de la empresa de gestión inmobiliaria es una decisión de vital importancia. En particular, la compatibilidad con el responsable de la empresa de gestión es un factor fundamental que influye directamente en la rentabilidad de la inversión y en el mantenimiento del valor del inmueble.

La gestión inmobiliaria es una actividad continua a largo plazo, por lo que es necesario establecer una relación de colaboración con el responsable durante varios años o incluso décadas. Por lo tanto, la clave para el éxito de una inversión a largo plazo no es solo el precio de los honorarios de gestión o el tamaño de la empresa, sino también la compatibilidad con el responsable que será su interlocutor directo.

En este artículo, basándonos en nuestra larga experiencia en el sector inmobiliario como INA&Associates Co., Ltd., explicamos en detalle cómo identificar a los mejores responsables, cómo comprobar la compatibilidad y cómo actuar en caso de problemas. Aprovechando estos conocimientos, podrá hacer que su inversión inmobiliaria sea más segura y rentable.

¿Por qué es tan importante la compatibilidad con el responsable de la empresa de gestión inmobiliaria?

El importante papel que desempeña el responsable

El responsable de la empresa de gestión inmobiliaria es el socio más cercano e importante para el propietario.Sus funciones son muy variadas y la calidad de su trabajo influye directamente en el rendimiento de la inversión.

En primer lugar, como punto de contacto diario, se encargan de atender las consultas y reclamaciones de los inquilinos. En los inmuebles de alquiler pueden surgir diversos problemas, como averías del aire acondicionado, fugas de agua o ruidos, y la capacidad del agente para gestionar adecuadamente la primera respuesta determinará si se puede evitar que el problema se agrave.

En segundo lugar, otra función importante del agente es proponer medidas para maximizar los ingresos.Proporcionan asesoramiento concreto para mejorar la rentabilidad de los inmuebles, como medidas para evitar que queden vacíos, revisión de los alquileres y propuestas de reformas y renovaciones. Los responsables que conocen las tendencias del mercado y pueden hacer propuestas adecuadas en el momento oportuno son muy valiosos para los propietarios.

Además, desempeñan una función importante como puente entre los propietarios y los inquilinos, coordinando los intereses de ambas partes. Se requiere un enfoque equilibrado que mantenga la satisfacción de los inquilinos y garantice los ingresos de los propietarios.

Riesgos y desventajas de una mala relación

Si la relación con el agente es mala, pueden surgir diversos problemas graves. El más notable es la pérdida de oportunidades debido a la demora en la respuesta.

Por ejemplo, si el agente tarda en responder cuando hay una vacante, el periodo de desocupación se prolonga y aumentan las pérdidas de ingresos por alquiler. Además, si no se puede responder rápidamente en caso de averías o reparaciones, aumenta el descontento de los inquilinos y el riesgo de que se marchen.

La falta de respuesta ante los problemas también es un problema grave. Si se producen problemas de ruido entre los inquilinos o con los vecinos, si el responsable no responde adecuadamente, el problema se prolongará y, en el peor de los casos, podría derivar en un conflicto legal.

Además, la disminución de la satisfacción de los inquilinos también afecta negativamente a la reputación y al valor del inmueble. Si el mal servicio del responsable provoca el descontento de los inquilinos, las valoraciones en los sitios web de opiniones disminuirán y podría resultar difícil conseguir nuevos inquilinos.

La importancia de las relaciones a largo plazo

La inversión inmobiliaria no persigue beneficios a corto plazo, sino que se basa en la creación de patrimonio a largo plazo. Por lo tanto, es importante establecer una relación de confianza a largo plazo con el responsable de la empresa de gestión.

El establecimiento de una relación de confianza permite al responsable comprender en profundidad la política de inversión y los valores del propietario, lo que le permite ofrecer propuestas y apoyo más adecuados. Además, una relación a largo plazo permite esperar una respuesta flexible a los cambios del mercado y a la situación de la propiedad.

El valor de la asociación reside en una relación de cooperación que va más allá de la simple subcontratación. Los responsables competentes consideran el éxito del propietario como su propio éxito y se esfuerzan por proponer medidas para mejorar los ingresos. El establecimiento de este tipo de relaciones aumenta considerablemente las probabilidades de éxito de la inversión inmobiliaria.

Cómo identificar a los responsables competentes: cinco criterios de selección importantes

Para identificar a los responsables competentes de una empresa de gestión inmobiliaria, es importante evaluarlos según criterios claros.Tenga en cuenta los siguientes cinco criterios de selección para evaluar de forma global la capacidad y la compatibilidad de los responsables.

1. Rapidez de respuesta y capacidad de reacción

La rapidez de respuesta es uno de los indicadores más claros para medir la capacidad de un responsable. Los responsables competentes suelen responder a las consultas por correo electrónico o por teléfono en un plazo de 24 horas, y en casos urgentes, en unas pocas horas.

Es especialmente importante el sistema de respuesta en casos de emergencia. Es importante confirmar de antemano qué sistema de respuesta tiene el responsable en caso de que se produzcan problemas que requieran una respuesta rápida, como averías en las instalaciones o fugas de agua. Un buen responsable proporcionará un número de contacto disponible las 24 horas del día y, si es necesario, colaborará rápidamente con los proveedores.

La calidad de la respuesta también es un punto importante a tener en cuenta. No basta con responder rápidamente, sino que hay que comprobar si se comprende la esencia del problema y si se pueden ofrecer soluciones concretas y viables.Los responsables que dan respuestas ambiguas o muestran una actitud evasiva no son adecuados para establecer relaciones a largo plazo.

2. Amplios conocimientos especializados y experiencia

La gestión inmobiliaria requiere amplios conocimientos especializados en materia de legislación, fiscalidad, construcción y marketing. Es especialmente importante conocer la normativa inmobiliaria, por lo que conviene comprobar si el responsable tiene conocimientos básicos sobre la Ley de Arrendamiento de Bienes Inmuebles, la Ley de Transacción de Bienes Inmuebles y la Ley de Gestión de Arrendamientos de Viviendas.

Conocimiento de las tendencias del mercado También es importante que los responsables sean excelentes en este aspecto. Los responsables que pueden ofrecer explicaciones concretas basadas en datos sobre las tendencias del mercado de alquiler en la zona, la situación de los inmuebles de la competencia y los niveles de alquiler adecuados son dignos de confianza.

Experiencia y trayectoria También son factores importantes a la hora de tomar una decisión. Sin embargo, no basta con la experiencia, sino que es importante preguntar concretamente qué tipo de inmuebles han gestionado y qué resultados han obtenido. Compruebe también si tienen experiencia en la gestión de inmuebles similares.

3.Capacidad de comunicación

La capacidad de explicar las cosas de forma clara es una habilidad imprescindible para los responsables. Compruebe si son capaces de explicar las cosas de forma adecuada, sin utilizar demasiada jerga técnica, y adaptándose al nivel de comprensión del propietario. Los responsables que son capaces de explicar cuestiones complejas de forma clara, utilizando gráficos y ejemplos concretos, son excelentes.

La capacidad de escuchar también es un factor importante. Evalúe si son capaces de comprender con precisión las peticiones y preocupaciones del propietario y de dar respuestas y propuestas adecuadas. Es importante que no se limiten a hablar, sino que muestren una actitud de escuchar atentamente al propietario.

La comunicación es la base para construir una relación de confianza. Es importante elegir un responsable que sea capaz de comunicarse adecuadamente, por ejemplo, presentando informes periódicos, consultando previamente los asuntos importantes y comunicándose rápidamente en caso de problemas.

4. Capacidad para resolver problemas y proponer soluciones

La capacidad de proponer mejoras concretas es un indicador importante para medir la capacidad del responsable. Compruebe si es capaz de proponer soluciones concretas y viables para los problemas de la propiedad, como medidas para reducir la tasa de desocupación, fijación de alquileres o mejora de las instalaciones.

Los responsables que proponen activamente ideas para aumentar los ingresos son muy valiosos para los propietarios. Evalúe si son capaces de hacer propuestas desde múltiples perspectivas, como revisar los alquileres basándose en análisis de mercado, proponer reformas para aumentar el valor añadido o elaborar estrategias de marketing para mejorar la ocupación.

Proponer medidas para prevenir problemas también es una capacidad importante. Los responsables excelentes no solo responden cuando surgen problemas, sino que también prevén los riesgos y proponen medidas preventivas.Compruebe si propone activamente revisiones periódicas de las instalaciones, medidas para mejorar la comunicación con los inquilinos y medidas para prevenir problemas con los vecinos.

5. Honestidad y fiabilidad

El cumplimiento de las promesas es la base de una relación de confianza. Compruebe si es capaz de cumplir sus compromisos básicos, como respetar los plazos acordados y ejecutar fielmente lo prometido. Un responsable que no cumple ni siquiera las promesas más pequeñas no es digno de confianza para tareas importantes.

La transparencia en los informes también es un factor importante.Se puede confiar en los responsables que informan con sinceridad, sin ocultar ni la información positiva ni la negativa. Compruebe si explican con honestidad las causas y las soluciones cuando surgen problemas.

Evitar los conflictos de intereses también es un punto importante. Es fundamental determinar si dan prioridad a los intereses del propietario y si hacen propuestas inadecuadas en beneficio de su propia empresa. Por ejemplo, observe atentamente si proponen obras innecesarias o si exigen comisiones de gestión elevadas.

Criterios de selección Puntos a comprobar Método de evaluación

Rapidez de respuesta Respuesta en menos de 24 horas, sistema de respuesta a emergencias Medida mediante consultas reales

Conocimientos especializados Conocimiento de la normativa, comprensión de las tendencias del mercado, experiencia Confirmada mediante preguntas

Capacidad de comunicación Capacidad de explicación, capacidad de escucha, sistema de informes Evaluada en entrevistas

Capacidad de resolución de problemas Propuestas de mejora, ideas para aumentar los beneficios, medidas preventivas Evaluada en función del contenido de las propuestas

Honestidad Cumplimiento de los compromisos, transparencia, evitación de conflictos de intereses Evaluada en relaciones a largo plazo

Métodos concretos para comprobar la compatibilidad con el responsable

No solo es importante evaluar la capacidad del responsable, sino también comprobar si realmente es compatible con usted. Utilice los siguientes métodos para determinar si se puede establecer una relación a largo plazo.

Puntos a comprobar en la primera entrevista

La primera entrevista es la oportunidad más importante para comprobar la compatibilidad con el responsable. Durante la entrevista, evalúe de forma global la personalidad, el estilo de comunicación y la actitud hacia el trabajo del responsable.

En primer lugar, observe cómo utiliza el tiempo. Llegar a la hora acordada y aprovechar bien el tiempo de la entrevista son indicadores importantes para predecir su capacidad para realizar el trabajo posteriormente. Compruebe también si se ha preparado para la entrevista. Se puede saber si el responsable se toma en serio su trabajo si ha investigado previamente la información de su propiedad y ha preparado propuestas concretas.

La calidad de las respuestas a las preguntas también es un punto importante a evaluar. Compruebe si puede dar respuestas concretas y fáciles de entender a sus preguntas.Si da respuestas ambiguas o dice «lo investigaré y le llamaré más tarde» con frecuencia, es posible que carezca de conocimientos especializados o de preparación.

La concreción de las propuestas también es importante. Evalúe si es capaz de hacer propuestas concretas basadas en las características y la ubicación de su propiedad, en lugar de hablar en términos generales. Pídale que le proponga un alquiler basado en un análisis de mercado, medidas concretas para evitar que la propiedad quede vacía e ideas para aumentar los ingresos.

Preguntas que debe hacer sin falta

En la primera reunión, haga las siguientes preguntas para comprobar la capacidad y la compatibilidad del responsable.

Experiencia y años de gestión: «¿Qué tipo de propiedades ha gestionado hasta ahora?», «¿Tiene experiencia en la gestión de propiedades similares?», «¿Cuál es el caso de éxito que más le ha marcado?», etc. A través de estas preguntas, compruebe la experiencia y los resultados del responsable.

Sistema de respuesta en caso de emergencia: «¿Qué medidas se toman en caso de averías en las instalaciones, fugas de agua u otras emergencias?».«¿Ofrecen servicio las 24 horas?», «¿Cómo es la coordinación con los proveedores?», etc.

Frecuencia y método de los informes: «¿Cómo se realizan los informes periódicos?», «¿Qué contenido tienen los informes?», «¿Cómo se comunican en caso de emergencia?», etc. Averigüe cómo es el sistema de comunicación.

Medidas concretas para evitar que las viviendas queden vacías: «¿Qué medidas se toman cuando hay una vivienda vacía?», «¿Cómo se busca a los inquilinos?», «¿Cómo se fijan los alquileres?», etc. Averigüe cómo se aborda el problema de las viviendas vacías.«¿Cuál es su política de fijación de alquileres?», etc. y confirme su postura respecto a las medidas contra la desocupación.

Cómo evaluar la calidad de la respuesta

Para evaluar objetivamente la calidad de la respuesta del responsable, utilice los siguientes métodos.

Medir el tiempo de respuesta es el método de evaluación más sencillo. Después de la primera entrevista, envíe varias preguntas por correo electrónico y mida el tiempo que tardan en responder. Compruebe si responden en un plazo de 24 horas y si el contenido de la respuesta es adecuado a las preguntas.

También es importante evaluar el contenido de la propuesta. Después de la entrevista, solicite que le elaboren una propuesta de gestión concreta. Evalúe si el contenido de la propuesta es concreto y viable, si se basa en un análisis de mercado y si refleja adecuadamente sus necesidades.

También es útil conocer la opinión de otros propietarios. Si es posible, pida a otros propietarios que utilicen los servicios de la misma persona de contacto que le ha atendido. Sin embargo, por motivos de protección de datos, las empresas de gestión inmobiliaria no suelen revelar información sobre otros propietarios, por lo que es importante recabar información a través de personas relacionadas con el sector o conocidos.

También es necesario evaluar la relación continua. No se limite a una evaluación a corto plazo, sino que evalúe la coherencia y la fiabilidad del responsable a lo largo de varios meses de relación. Es importante realizar una evaluación continua, ya que hay responsables que, aunque al principio ofrecen un buen servicio, con el tiempo su atención empeora.

Puntos a verificar Ejemplos de preguntas Puntos a evaluar

Experiencia en gestión ¿Tiene experiencia en la gestión de inmuebles similares? Explique casos concretos.

Respuesta en casos de emergencia ¿Ofrecen servicio las 24 horas? Detalles del sistema de respuesta

Sistema de informes ¿Con qué frecuencia se envían los informes periódicos? Métodos de comunicación

Medidas para evitar que las propiedades queden vacías ¿Cuáles son los métodos concretos de búsqueda de inquilinos? Detalles de la estrategia

Conocimiento del mercado ¿En qué se basa el alquiler adecuado? Explicación basada en datos

Qué hacer si hay problemas con el responsable

Por muy cuidadoso que sea al elegir al responsable, es posible que surjan problemas con el tiempo. En tal caso, es importante actuar de forma gradual y adecuada.

Procedimiento de respuesta por etapas

Si hay algún problema con el responsable, recomendamos seguir los cuatro pasos que se indican a continuación.

Primera etapa: comunicar los puntos concretos que se deben mejorar

En primer lugar, comunique claramente al responsable los problemas concretos y las mejoras que se desean. Es importante explicar los hechos con calma, sin dejarse llevar por las emociones. Por ejemplo, en lugar de señalar de forma abstracta que «las respuestas son lentas», indique un hecho concreto, como «no he recibido respuesta al correo electrónico enviado el día X de Y».

Al comunicar las solicitudes de mejora, también es importante establecer un plazo. Establezca expectativas claras, como «En adelante, le rogamos que responda en un plazo de 24 horas» o «En el próximo informe periódico, incluya el punto XX».

Fase 2: Solicitud de cambio de responsable

Si no se observan mejoras en la fase 1 o si el problema es grave, solicite a la empresa gestora el cambio de responsable. En este caso, es importante explicar concretamente los motivos del cambio y comunicar claramente qué tipo de responsable se desea.

La solicitud de cambio de responsable debe explicarse como una necesidad laboral, no como una queja emocional. Es más eficaz explicar problemas concretos relacionados con el trabajo, como «la lentitud en las respuestas está afectando al trabajo» o «la falta de conocimientos especializados impide recibir propuestas adecuadas», que razones como «no encajamos bien».

Tercera fase: considerar el cambio de empresa gestora

Si el problema no se resuelve tras cambiar de responsable, o si el problema radica en la estructura general de la empresa gestora, considere la posibilidad de cambiar de empresa.Sin embargo, el cambio de empresa gestora requiere tiempo y dinero, por lo que es importante tomarlo con cautela.

Fase 4: Transición a la nueva empresa gestora

Si decide cambiar de empresa gestora, gestione adecuadamente el traspaso entre la antigua y la nueva para que la transición se realice sin problemas. Hay muchos trámites que realizar, como notificar a los inquilinos, transferir los documentos contractuales y traspasar el depósito y la prima de entrada.

Procedimiento y puntos importantes para el cambio de responsable

Aclarar los motivos del cambio es un punto importante para que el cambio de responsable sea un éxito. Explique de forma lógica a la empresa de gestión por qué es necesario cambiar de responsable. Es importante comunicar los problemas concretos del trabajo, en lugar de motivos emocionales.

Confirmar el traspaso también es un elemento importante. Confirme con el nuevo responsable que se le ha informado adecuadamente de los antecedentes, las características del inmueble y sus peticiones. Si el traspaso es insuficiente, es posible que se repitan los mismos problemas.

Dedique tiempo a establecer una buena relación con el nuevo responsable. No espere que la relación sea perfecta desde el principio, sino que es importante construirla poco a poco. Observe con especial atención durante los primeros meses para evaluar la capacidad y la compatibilidad del nuevo responsable.

Momento adecuado para cambiar de empresa gestora

Cambiar de empresa gestora es una decisión importante, pero debe considerarse seriamente en las siguientes situaciones.

Si no se observan mejoras, es una señal clara de que debe considerar el cambio. Si, tras solicitar un cambio de responsable o mejoras, no se observan mejoras durante un periodo de tiempo determinado (normalmente entre 3 y 6 meses), es posible que haya un problema en el sistema de la empresa de gestión en su conjunto.

La repetición de problemas también es una situación en la que debe considerar el cambio. Si se repiten problemas similares, es posible que haya un problema fundamental en el sistema o la estructura de la empresa de gestión.

Si se produce una ruptura total de la relación de confianza, es conveniente considerar el cambio, ya que será difícil restablecerla.Por ejemplo, si se descubre que se ha ocultado información importante, se han incumplido compromisos importantes o se han producido conflictos de intereses, será difícil restablecer la relación de confianza.

Si el impacto negativo en los ingresos continúa, también se debe considerar un cambio. Si la respuesta de la empresa de gestión es insuficiente y esto tiene un impacto negativo en los ingresos, como un aumento del periodo de desocupación, una caída de los alquileres o un aumento de los gastos de reparación, es necesario actuar con urgencia.

Fase de respuesta Medidas a tomar Plazo aproximado Criterios para pasar a la siguiente fase

Fase 1: Comunicación de los puntos a mejorar 1-2 meses No se observan mejoras

Fase 2: Cambio de responsable 2-3 meses El problema persiste con el nuevo responsable

Fase 3: Consideración de cambiar de empresa de gestión 1 mes Los beneficios del cambio son importantes

Fase 4: Transición a la nueva empresa de gestión 1-2 meses Transición completada

Relación ideal entre el propietario y el responsable

La comunicación periódica es fundamental para establecer una buena relación.Es importante establecer un sistema de comunicación sistemático, que incluya el intercambio periódico de información mediante informes mensuales, la confirmación detallada de la situación mediante reuniones trimestrales y la revisión anual de la estrategia.

La transparencia en el intercambio de información también es un factor importante. Compartir abiertamente no solo la información positiva, sino también los retos y los problemas, y establecer una relación en la que se buscan soluciones de forma conjunta, permite una gestión más eficaz de los inmuebles.

El establecimiento de objetivos comunes permite que el propietario y el responsable trabajen en la misma dirección.Compartiendo objetivos como la tasa de ocupación, los ingresos por alquiler y la revalorización de la propiedad, y cooperando para alcanzarlos, se pueden obtener mejores resultados.

Resumen

A la hora de elegir una empresa de gestión inmobiliaria, la química con el responsable es el factor más importante para el éxito de la inversión. Utilice los cinco criterios de selección explicados en este artículo (rapidez de respuesta, conocimientos especializados, capacidad de comunicación, capacidad de resolución de problemas y honestidad) para encontrar al responsable más adecuado para usted.

Un buen responsable no es un simple ejecutor de tareas, sino un socio que le ayudará a que su inversión inmobiliaria sea un éxito. Es posible construir una relación de confianza a largo plazo mediante una confirmación detallada en la primera reunión, una evaluación continua de la relación y una respuesta adecuada en caso de que surja algún problema.

Si tiene algún problema con su responsable actual, siga los pasos para mejorar la situación. Cambiar de responsable o de empresa de gestión es una opción, pero le recomendamos que empiece por solicitar mejoras concretas.

Como próximo paso, si ya tiene un agente, evalúelo según los criterios de este artículo y, si va a elegir una nueva empresa de gestión, prepare las preguntas necesarias para la primera reunión. Encontrar un agente competente llevará su inversión inmobiliaria al siguiente nivel.

INA&Associates Co., Ltd. ofrece servicios de gestión inmobiliaria que dan prioridad al «talento» y la «confianza». Con un sistema de gestión que valora la compatibilidad con los agentes, le ayudamos a que su inversión inmobiliaria sea un éxito. Si tiene dudas sobre la elección de una empresa de gestión, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Preguntas frecuentes

P1: ¿Se puede cambiar fácilmente de responsable?

R1: Es posible cambiar de responsable, pero es importante seguir los pasos adecuados. En primer lugar, debe organizar los problemas concretos y explicar claramente los motivos del cambio a la empresa de gestión. La mayoría de las empresas de gestión aceptan cambiar de responsable si el propietario lo solicita. Sin embargo, el proceso de traspaso y la selección del nuevo responsable pueden llevar tiempo, por lo que le recomendamos que lo solicite con antelación.

P2: ¿Cuáles son las características típicas de un responsable con el que no se lleva bien?

R2: Las características típicas de un responsable con el que no se lleva bien son, entre otras, la lentitud en la respuesta, el incumplimiento de los compromisos, las explicaciones ambiguas, la falta de capacidad de propuesta y la insuficiencia de los informes. Además, los responsables con problemas de comunicación, como los que no escuchan al propietario, hablan de forma unilateral o se emocionan fácilmente, suelen dar una mala impresión.

P3: ¿Cómo se puede distinguir una buena empresa de gestión?

R3: Para distinguir una buena empresa de gestión, evalúe de forma global aspectos como el número de viviendas gestionadas y la tasa de ocupación, la calidad de los responsables, la solidez del sistema de atención al cliente, el contenido de los informes y la reputación entre otros propietarios. También son factores importantes la calidad de la atención prestada en la primera reunión, la concreción de las propuestas y la precisión de las respuestas a las preguntas.

P4: ¿Cuáles son los costes de cambiar de empresa de gestión?

R4: Los costes de cambiar de empresa de gestión varían en función del contenido del contrato y de las características del inmueble. Por lo general, se incurrirá en gastos de cancelación del contrato con la antigua empresa de gestión, gastos iniciales con la nueva empresa de gestión y gastos de tramitación. Le recomendamos que consulte el contrato y que confirme los detalles de los gastos con la antigua y la nueva empresa de gestión con antelación.

P5: ¿Qué puntos hay que confirmar en la entrevista con el responsable?

A5: En la entrevista con el responsable, confirme su experiencia y trayectoria en la gestión, el sistema de respuesta en caso de emergencia, la frecuencia y el método de los informes, las medidas concretas para evitar que las viviendas queden vacías y su conocimiento del mercado. También son importantes la calidad de las respuestas a sus preguntas, la concreción de las propuestas y la facilidad de comunicación.