Immobilienverwaltung: Aufgaben, Wert und Menschlichkeit im Fokus

Die Hausverwaltung ist die Verwaltung und der Betrieb von Mietimmobilien im Auftrag der Eigentümer. Sie übernimmt zum Beispiel die laufende Verwaltung und die Betreuung der Mieter im Auftrag der Eigentümer von Eigentumswohnungen, Wohnungen, Gebäuden, Einfamilienhäusern, Geschäftsräumen und anderen Immobilien. Ziel ist es, den Wert der Immobilie, die für den Eigentümer einen wichtigen Vermögenswert darstellt, zu erhalten und zu steigern und den Mietern ein sicheres und komfortables Wohnumfeld zu bieten.

In diesem Artikel werden die spezifischen Aufgaben einer Hausverwaltung in jedem der folgenden Bereiche ausführlich erläutert: Gebäudemanagement, Mieterbetreuung, Vertragsmanagement, Reparaturabwicklung sowie Einnahmen- und Ausgabenabrechnung. Wir werden nicht nur die Stellenbeschreibungen aufzählen, sondern uns auch auf die Bedeutung einer aufrichtigen Einstellung zur Arbeit und dieWertschöpfung durch das Humankapital (Humanressourcen) konzentrieren und überlegen, was wahre Wertschöpfung in der Immobilienverwaltungsbranche aus der Sicht von Daisuke Inazawa, dem Geschäftsführer von INA & Associates K.K., tatsächlich ist basierend auf seiner Erfahrung und Philosophie.

Was ist die Immobilienverwaltung?

Lassen Sie uns zunächst die Grundlagen der Immobilienverwaltung betrachten. Die Hauptaufgabe eines Immobilienverwaltungsunternehmens besteht darin , Immobilien im Auftrag ihrer Eigentümer zu verwalten und zu betreiben. Wenn der Eigentümer mit seiner täglichen Arbeit beschäftigt ist oder viele Immobilien besitzt, ist es schwierig, jede einzelne Immobilie selbst zu verwalten. In den meisten Fällen beauftragen sie daher ein spezialisiertes Verwaltungsunternehmen mit dieser Aufgabe.

Die Verwaltungsgesellschaft steht zwischen dem Eigentümer und den Mietern und unterstützt eine reibungslose Mietverwaltung bei gleichzeitiger Werterhaltung der Immobilie. Konkret sind sie für eine breite Palette von Aufgaben zuständig, von der Anwerbung der Mieter über die Vertragsgestaltung, die Betreuung der Mieter während ihres Aufenthalts, die Instandhaltung des Gebäudes und der Anlagen bis hin zur Verwaltung der monatlichen Einnahmen und Ausgaben. Eine wichtige Aufgabe der Hausverwaltungen ist es, ein Wohnumfeld zu schaffen, das sowohl die Eigentümer als auch die Mieter zufrieden stellt. Natürlich haben die Eigentümer ein starkes Interesse daran, die Rentabilität ihrer Immobilien zu steigern. Um ihren Erwartungen gerecht zu werden, müssen die Hausverwaltungen auch bestrebt sein, die Rentabilität zu steigern, indem sie den Leerstand verringern und die Kosten angemessen verwalten.

Hauptaufgaben von Hausverwaltungsgesellschaften

Im Folgenden werden die wichtigsten Aufgaben aufgeführt, die Immobilienverwaltungsunternehmen täglich erfüllen. Es gibt zwei Hauptaspekte - Vermietungsmanagement und Gebäudemanagement -, die wir im Folgenden näher betrachten wollen.

• Gebäudemanagement: Instandhaltung und Verwaltung des Gebäudes selbst und der Gemeinschaftsflächen. Hier geht es um alles, von kleinen alltäglichen Problemen bis hin zu langfristigen Renovierungsplänen, um die Lebensdauer des Gebäudes zu verlängern und seinen Wert zu schützen. Wir reinigen zum Beispiel gemeinsame Flure und Eingänge, inspizieren Aufzüge, Wasserpumpen und andere Anlagen, erstellen Pläne für die Instandsetzung baufälliger Bereiche und machen in einigen Fällen Vorschläge für künftige Umbauten oder umfangreiche Reparaturen. Ein solches Gebäudemanagement trägt dazu bei, den materiellen Wert der Immobilie langfristig zu schützen und zu steigern.

• Beziehungen zu den Mietern: Hier geht es um die Beantwortung von Anfragen, Wünschen und Beschwerden der Mieter. Sie kümmern sich umgehend um Probleme, die im Alltag auftreten können, wie z. B. Lärmbelästigung und Störungen der Haustechnik, um den Mietern ein sicheres Wohnumfeld zu bieten. Bei Ausstattungs- oder Lärmproblemen am späten Abend eilen wir schnell zum Einsatzort, bewerten die Situation und sorgen für eine angemessene Lösung. Sie können auch als Vermittler bei Problemen zwischen Mietern auftreten. Falls erforderlich, sorgen sie dafür, dass die Mieter die Regeln und Umgangsformen kennen, und setzen sich dafür ein, dass sich Probleme nicht wiederholen. Wir bemühen uns, die Zufriedenheit der Mieter zu verbessern, indem wir ehrlich und schnell mit ihnen umgehen.

• Vertragsmanagement: verwaltet die Verwaltungsverfahren im Zusammenhang mit Mietverträgen. Beim Abschluss eines Mietvertrags mit einem neuen Mieter führen wir ein Screening durch, erstellen und erläutern die Vertragsunterlagen und verwalten die Immobilie nach Vertragsabschluss entsprechend den Vertragsbedingungen. Die Vertragsverwaltung umfasst auch den Einzug der Miete, die Kontaktaufnahme mit der Bürgschaftsgesellschaft, die Verwaltung der Fälligkeit des Vertrags und die Information über die Verlängerungsmodalitäten. Im unwahrscheinlichen Fall von Mietrückständen mahnen wir die Mieter umgehend an und führen das Inkassoverfahren über die Bürgschaftsgesellschaft durch. Bei Auszug eines Mieters kümmern wir uns auch um die Kündigungsmodalitäten und die Abrechnung der Kaution (Abrechnung der Sanierungskosten).

• Mietersuche (Leerstandsmanagement): Eine weitere wichtige Aufgabe ist die zeitnahe Suche nach einem Nachmieter, wenn eine Wohnung frei wird. Wir erstellen Inserate, die die Attraktivität des Objekts treffend vermitteln, und besprechen mit dem Eigentümer die Festsetzung einer angemessenen Miete. Dazu gehört auch die umfassende Rekrutierung von Mietern über Makler und Immobilienportale, die Beantwortung von Besichtigungsterminen, die Entgegennahme von Bewerbungen sowie die Durchführung und Unterstützung von Mieterscreenings. Durch die Minimierung der Leerstandszeiten trägt dies zur Stabilisierung der Mietverwaltung des Eigentümers bei.

• Reparatur: Hier geht es um die Beseitigung von Mängeln oder Störungen am Gebäude oder an der Ausstattung der Räume. Wenn die Mieter uns über einen Mangel informieren, prüfen wir die Situation und vermitteln gegebenenfalls einen Fachmann für die Reparatur. Wir informieren und beraten uns mit dem Eigentümer über die Einzelheiten und die Kosten der Reparatur und holen seine Zustimmung ein, bevor wir mit den Arbeiten beginnen. Wir holen auch Angebote von mehreren Firmen ein und vergleichen sie, um sicherzustellen, dass die Reparaturen zu einem angemessenen Preis durchgeführt werden. In Notfällen werden Wasserlecks und Stromausfälle sofort behoben, um die Ausbreitung von Schäden zu verhindern. Nach Abschluss der Reparaturen erläutern wir den Mietern die Situation und informieren sie über Maßnahmen, die eine Wiederholung verhindern, um sie zu beruhigen. Diese angemessenen Instandsetzungsmaßnahmen tragen zur Werterhaltung der Gebäude und zur Beruhigung der Mieter bei.

• Einnahmen- und Ausgabenberichte: Dies sind regelmäßige Berichte an den Eigentümer über die Einnahmen- und Ausgabensituation der Immobilie. Die monatlichen Mieteinnahmen, Verwaltungsgebühren, Reparaturkosten und sonstigen Ausgaben werden zusammengefasst und dem Eigentümer in Form eines Einnahmen- und Ausgabenberichts vorgelegt. Bei Bedarf berät das Unternehmen auch über den Stand des Betriebs und erörtert die künftige Mietverwaltungspolitik. Gleichzeitig überweist die Verwaltungsgesellschaft die im Namen des Eigentümers eingenommene Miete, abzüglich der Gebühren und Auslagen. Durch die Vorlage klarer Einnahmen- und Ausgabenberichte können sich die Eigentümer ein genaues Bild von der Bewirtschaftungssituation ihrer Immobilie machen. Durch den Austausch von Zahlen und die Zusammenarbeit mit dem Eigentümer bei der Lösung von Problemen kann das Unternehmen zu einer besseren Mietverwaltung beitragen.

Die obigen Ausführungen geben einen Überblick über die wichtigsten Berufsbilder. In der Realität gibt es je nach Art der Immobilie und der Politik des Eigentümers detaillierte Unterschiede, aber man kann sagen, dass die Aufgabe einer Immobilienverwaltungsgesellschaft darin besteht, konsequente Unterstützung zu leisten, von der Anwerbung von Mietern über die Vertragsvergabe, die tägliche Abwicklung, die Gebäudeverwaltung bis hin zur Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben.

Die Bedeutung einer aufrichtigen Einstellung zur Arbeit

Eine aufrichtige Einstellung zur Arbeit ist von größter Bedeutung bei der Ausübung der Hausverwaltungstätigkeit. Wir sind der Meinung, dass die Beziehung zwischen einem Immobilienverwaltungsunternehmen und dem Eigentümer als langfristige Partnerschaft und nicht als bloßes Outsourcing betrachtet werden sollte. Da Sie uns Ihre wertvollen Vermögenswerte anvertrauen, ist es wichtig, ein Vertrauensverhältnis aufzubauen. Dieses Vertrauen kann nicht von heute auf morgen aufgebaut werden, sondern wird durch die tägliche Arbeit genährt.

Wir haben von Eigentümern, die in der Vergangenheit zu uns gewechselt haben, gehört, dass sie Bedenken hatten, uns ihre Immobilien anzuvertrauen, weil die vorherige Verwaltungsgesellschaft sich nur langsam meldete und unaufrichtig war. Diese Erfahrung hat mir vor Augen geführt, wie wichtig es ist, den Kontakt zu halten und in gutem Glauben zu antworten.

Mir selbst ist bei der Leitung von INA&Associates bewusst geworden, dass transparente Informationen, ehrliche Kommunikation und verantwortungsvolles Handeln Vertrauen schaffen. So werden beispielsweise Informationen über den Zustand der Immobilie, die Mieter und die Einnahmen und Ausgaben den Eigentümern jederzeit offen zur Verfügung gestellt, und etwaige Probleme werden umgehend und ohne Verschweigen gemeldet und besprochen. Auch auf Wünsche und Fragen von Eigentümern reagieren wir prompt und aufrichtig und versuchen stets zu zeigen, dass sie sich sicher fühlen können, wenn sie ihre Immobilie dieser Verwaltungsgesellschaft anvertrauen.

Die gleiche Aufrichtigkeit gilt auch für unsere Mieter. Wenn es uns gelingt, das Vertrauen der Mieter in unsere Verwaltung zu gewinnen, führt dies letztlich zu einer niedrigeren Kündigungsrate und einer Verbesserung des Rufs der Immobilie, was wiederum zu langfristigen Gewinnen (stabile Verwaltung) für den Eigentümer führt. Wir müssen die verschiedenen Probleme, die jeden Tag vor Ort auftauchen, eins nach dem anderen und mit Aufrichtigkeit angehen. Die Summe dieser Bemühungen schafft ein starkes Vertrauensverhältnis zu unseren Kunden (Eigentümern und Mietern) und bildet die solide Grundlage für unser Immobilienmanagement.

Durch Humankapital geschaffene Werte

Ich bin der festen Überzeugung, dass die größte Wertquelle im Immobilienverwaltungsgeschäft die Menschen sind. Wir betrachten unsere Mitarbeiter und Kooperationspartner als "Humanvermögen" und nicht als "Humanressourcen ". Das liegt daran, dass wir die Menschen als unersetzliches Kapital für das Unternehmen betrachten und nicht als bloße Arbeitskräfte. Wir sind davon überzeugt, dass die Schaffung eines Umfelds, in dem Menschen, die vor Ort hart arbeiten, eine faire Wertschätzung erfahren und ihr Potenzial voll ausschöpfen können, der Schlüssel zur Erbringung qualitativ hochwertiger Dienstleistungen ist.

In der Tat arbeiten in der Immobilienverwaltung Menschen mit den unterschiedlichsten Fähigkeiten und Erfahrungen. So können beispielsweise Mitarbeiter mit Qualifikationen und Erfahrungen als Architekten und Bauleiter ihr Fachwissen über Gebäude nutzen, um geeignete Vorschläge für Instandhaltungsmanagement und Bauarbeiten zu unterbreiten. Mitarbeiter, die fließend Englisch oder andere Fremdsprachen sprechen, können zu einer reibungslosen Kommunikation mit ausländischen Mietern beitragen. Indem wir die Stärken jedes unserer Mitarbeiter bei unserer Arbeit nutzen, können wir Eigentümern und Mietern qualitativ hochwertigere Dienstleistungen und Lösungen anbieten.

Mein starker Glaube an die Bedeutung des Humankapitals war auch der Grund für die Gründung von INA & Associates Ltd im Jahr 2020. In der Immobilienverwaltungsbranche gab es lange Zeit eine Struktur mit vielen Subunternehmern, und es war schwierig, diejenigen zu belohnen, die vor Ort hart arbeiten. Deshalb wollten wir ein System schaffen, in dem diejenigen, die hart arbeiten, gebührend anerkannt und belohnt werden, und haben ein einzigartiges Geschäftsmodell eingeführt. In der Vergangenheit waren z. B. Verwaltungsgebühren in Höhe von 3 bis 5 % der Miete üblich, aber durch die Verbesserung der betrieblichen Effizienz und den Einsatz von IT haben wir ein äußerst transparentes Pauschalgebührensystem von ¥ 1 .100 pro Zimmer und Monat (einschließlich Steuern) eingeführt. Auf diese Weise können wir als Unternehmen den Wert von Menschen und Dienstleistungen fair einschätzen und für eine angemessene Vergütung und ein angemessenes Umfeld sorgen, so dass unsere Mitarbeiter an vorderster Front mit mehr Motivation und Stolz arbeiten können.

Wir leben in einem Zeitalter des technologischen Fortschritts, aber es sind letztlich die Menschen, die ihren Erfindungsreichtum und ihren Einfallsreichtum einsetzen, um Probleme zu lösen. Aus diesem Grund ist ein Management, das die Vitalität des Humankapitals hervorhebt, so wichtig. Wir sind davon überzeugt, dass wir den Wert, den wir unseren Kunden bieten, drastisch verbessern können.

Die sorgfältige Pflege und Nutzung des Humankapitals steht in direktem Zusammenhang mit dem Wachstum der Verwaltungsgesellschaft selbst. Das Wachstum jedes einzelnen Mitarbeiters ist nichts weniger als das Wachstum des Unternehmens. Wir sind davon überzeugt, dass ein Unternehmen, in dem die Mitarbeiter Zufriedenheit und Stolz auf ihre Arbeit empfinden und mit einem Lächeln und Enthusiasmus arbeiten, mit Sicherheit in der Lage sein wird, seinen Kunden einen guten Service zu bieten. Da die Humanressourcen unser größtes Kapital sind, ist es wichtig, ihre Stärke zu maximieren, indem wir in Aus- und Weiterbildung investieren, ein angenehmes Arbeitsumfeld schaffen und ein System aufbauen, das die Leistung fair bewertet. Die so aufgebaute Stärke vor Ort und in der Organisation wird uns in die Lage versetzen, Eigentümern und Mietern weiterhin stabile und hochwertige Dienstleistungen zu bieten.

Schlussfolgerung.

Die Immobilienverwaltung ist ein Beruf, der sich mit der "Ware" Immobilie befasst, aber gleichzeitig ist es ein Beruf, der Vertrauen zwischen Menschen schafft. Zu den spezifischen Aufgaben eines Verwaltungsunternehmens gehören die Gebäudeverwaltung, die Beziehungen zu den Mietern, die Vertragsverwaltung, Reparaturarbeiten, die Berichterstattung über Einnahmen und Ausgaben und eine Vielzahl anderer Aufgaben, aber im Kern geht es darum, sowohl den Eigentümern als auch den Mietern Sicherheit und Zufriedenheit zu bieten.

Bei der Erfüllung dieser Aufgaben ist es wichtig, aufrichtig zu sein und vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen, und die Stärke der vor Ort tätigen Mitarbeiter ist die Quelle der Wertschöpfung. Als Manager erlebe ich jeden Tag, dass nur eineaufrichtige und transparente Arbeitseinstellung undeine Unternehmenskultur, die den Menschen wertschätzt, letztendlich sowohl den Eigentümern als auch den Mietern einen bedeutenden Wert bieten kann.

Bei INA & Associates Ltd. stehen diese Grundsätze im Mittelpunkt unseres Immobilienverwaltungsgeschäfts. Was ist Hausverwaltung? Wir hoffen, dass dieser Artikel Eigentümern, die sich fragen: "Was ist Hausverwaltung?", hilft, die Art unserer Arbeit zu verstehen und den richtigen Partner zu wählen. Wir sind stolz auf die Arbeit, die wir zum Schutz und zur Pflege Ihrer wertvollen Vermögenswerte leisten, und wir werden auch weiterhin einen Beitrag zu Ihrer Immobilienverwaltung leisten, indem wir mit Integrität Werte schaffen. Wir werden uns weiterhin intensiv mit der Maximierung des Wertes Ihrer Vermögenswerte befassen und zu einer stabilen Verwaltung beitragen - als Partner, der Ihrem Vertrauen gerecht wird.