Effektive Immobilienverwaltung: Aufgaben und Auswahl der richtigen Gesellschaft

Ein professionelles und angemessenes Management ist für die erfolgreiche Verwaltung von Mietobjekten unerlässlich. Für Immobilieneigentümer und solche, die die Auswahl einer Verwaltungsgesellschaft in Erwägung ziehen, erläutert dieser Artikel die grundlegenden Aufgaben der Immobilienverwaltung und geht konkret auf die wichtigsten Punkte ein, die für die langfristige Werterhaltung und -steigerung wichtig sind. Es wird erläutert, wie grundlegende Aufgaben wie die Einziehung von Mieten, die Instandhaltung von Gebäuden, die Bearbeitung von Beschwerden, das Vertragsmanagement und regelmäßige Inspektionen zu stabilen Vermietungsquoten und Erträgen führen und welche Punkte bei der Auswahl eines zuverlässigen Verwaltungsunternehmens zu beachten sind.

Was sind die grundlegenden Tätigkeiten einer Hausverwaltung?

Hausverwaltungen (Property Management Companies) sind für den Gesamtbetrieb und die Verwaltung von Mietobjekten im Auftrag ihrer Eigentümer zuständig. Ihre Arbeit ist sehr vielfältig und lässt sich grob in Aufgaben im Zusammenhang mit dem Umgang mit Mietern undder Verwaltung des Gebäudes selbst unterteilen. Im Folgenden wird ein schrittweiser Überblick über typische Grundaufgaben gegeben.

Einziehung der Mieten (Mietinkasso) und Verwaltung der Einnahmen

Die Mieteinnahme ist die Haupteinnahmequelle des Eigentümers, und die Grundlage der Mietverwaltung besteht darin, die Miete jeden Monat ohne Verzögerung einzuziehen. Die Verwaltungsgesellschaft zieht die Miete von den Mietern ein, überweist sie an den Eigentümer und mahnt ihn umgehend an, wenn die Miete nicht bezahlt wurde. Insbesondere bei Zahlungsrückständen ermittelt das Unternehmen zunächst den Grund für die Rückstände und ergreift Maßnahmen. Dabei ist es wichtig, situationsbezogen vorzugehen: Wenn es sich beispielsweise um ein einfaches Vergessen der Zahlung handelt, setzen wir uns sofort mit dem Mieter in Verbindung, um ihn zur Zahlung zu bewegen; wenn es sich um finanzielle Schwierigkeiten handelt, arbeiten wir mit dem Bürgen oder der Bürgschaftsgesellschaft zusammen, um das Problem so schnell wie möglich zu lösen. Eine solche prompte und angemessene Mietverwaltung gewährleistet einen stabilen Cashflow. Die Sicherstellung der Mieteinnahmen schützt das Einkommen des Eigentümers und stabilisiert die gesamte Immobilienverwaltung.

Gebäudeinstandhaltung und regelmäßige Inspektionen

Die Instandhaltung und Verwaltung von Gebäuden und Anlagen ist ebenfalls eine äußerst wichtige Aufgabe für die Erhaltung der Immobilienwerte. Wird die routinemäßige Reinigung, Inspektion und Reparatur von Anlagen vernachlässigt, kann dies zu einer Verschlechterung des Zustands der Immobilie und zu einem Rückgang des Werts führen. Um den Wert einer Immobilie zu erhalten, ist es unerlässlich, die geplante Instandhaltung kontinuierlich durchzuführen. Konkret ist die Grundlage dafür die Durchführung regelmäßiger Inspektionen undnotwendiger Reparaturarbeiten. Verwaltungsgesellschaften führen regelmäßige Inspektionen von Gebäuden und Anlagen durch, um Mängel und Verfall frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Auch die gesetzlich vorgeschriebenen Überprüfungen von Feuerlöschanlagen, Aufzügen usw. werden in Zusammenarbeit mit Fachfirmen durchgeführt und auf der Grundlage der Ergebnisse dieser Überprüfungen werden Instandsetzungsarbeiten angeordnet. Durch die frühzeitige Behebung auch kleinerer Mängel können die Kosten für künftige größere Reparaturen gesenkt und die Lebensdauer des Gebäudes verlängert werden. Die tägliche Reinigung und die Erhaltung der Ästhetik der Gemeinschaftsbereiche sind ebenfalls eine wichtige Aufgabe der Verwaltungsgesellschaft. Gut gepflegte Gebäude werden von den Mietern eher angenommen, was wiederum das Risiko von Leerständen verringert und den Wert des Gebäudes erhält.

Beziehungen zu den Mietern (Bearbeitung von Beschwerden und Störungsbeseitigung)

Die Beantwortung von Mieteranfragen und -beschwerden ist ebenfalls ein zentraler Bestandteil der Verwaltungsaufgaben. Die Beschwerden der Mieter reichen von Lärmproblemen über Ausfälle von Geräten bis hin zu Problemen mit Nachbarn usw., doch ist eine rasche und aufrichtige Reaktion erforderlich. Werden Beschwerden nicht bearbeitet, sinkt die Zufriedenheit der Mieter, was zu einer Verschlechterung der Beziehungen zu den Nachbarn und zu einer Zunahme der Zwangsräumungen führt und eine langfristig stabile Verwaltung erschwert. Daher besteht der erste Schritt darin, den Sachverhalt genau zu ermitteln, sich die Geschichte des Mieters genau anzuhören und die notwendigen Reparaturen und Abhilfemaßnahmen unverzüglich durchzuführen. So sollten z. B. dringende Probleme wie Wasserlecks und Ausfälle von Geräten umgehend behoben werden, damit die Sorgen der Mieter so schnell wie möglich beseitigt werden können. Einige Verwaltungsgesellschaften sind 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr erreichbar, um Anrufe von Mietern entgegenzunehmen, und verfügen über ein Unterstützungssystem, um auf Wasserlecks und andere Probleme mitten in der Nacht sofort reagieren zu können. INA & Associates Ltd. zum Beispiel hat 24 Stunden am Tag Fachpersonal in Bereitschaft, das sich um die Mieter kümmert und umfassende Unterstützung bietet, um das Auftreten von Problemen zu minimieren. Wenn auf diese Weise das Vertrauen der Mieter durch einen angemessenen Umgang mit Beschwerden gewonnen wird, kann mit stabilen Einnahmen aus langfristigen Mietverhältnissen gerechnet werden, was wiederum die Einnahmen des Eigentümers stabilisiert.

Vertragsmanagement (Mietverträge, Verlängerungen, Kündigungsverfahren usw.)

Die Verwaltung der mit dem Mietvertrag verbundenen Verfahren ist eine weitere wichtige Aufgabe. Von der Anwerbung von Mietern bis hin zu Vertragsabschluss, -verlängerung und -beendigung - ein ordnungsgemäßes Vertragsmanagement in jeder Phase des Vertrags verhindert Probleme, bevor sie entstehen. Im Rahmen des Vertragsabschlusses zum Zeitpunkt des Einzugs werden ein Vertrag und eine Erläuterung wichtiger Punkte erstellt und die Mieter umfassend über den Inhalt des Vertrags aufgeklärt. Wir sorgen dafür, dass die vertraglichen Abläufe, einschließlich der Schlüsselübergabe und der Hinterlegung der Kaution, gesetzeskonform abgewickelt werden. Wenn der Vertrag ausläuft, informieren wir den Mieter im Voraus und leiten das Verlängerungsverfahren und die Überprüfung der Vertragsbedingungen ein. Die Aufgabe der Verwaltungsgesellschaft besteht auch darin, die Miete zum Zeitpunkt der Vertragsverlängerung zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie angemessen ist, und dem Eigentümer Vorschläge zu unterbreiten, die auf der Marktentwicklung und dem umliegenden Markt basieren. Darüber hinaus kümmert sich das Unternehmen beim Auszug von Mietern nach Erhalt eines Kündigungsangebots des Mieters um die genaue Abstimmung des Auszugstermins, die Bestätigung des Umfangs der Renovierung und die Abrechnung der Kaution. Bei der Auszugsbegleitung prüfen fachkundige Mitarbeiter die Abnutzungsstellen und veranlassen umgehend notwendige Reinigungen und Reparaturen. Ein sorgfältiges Vertragsmanagement sorgt für eine reibungslose Mietverwaltung vom Einzug bis zum Auszug und erhält das Vertrauen von Eigentümern und Mietern. Probleme im Zusammenhang mit Verträgen (z. B. Vertragsbruch und Kautionsprobleme) werden vermieden, was unnötige Kosten und Leerstandszeiten reduziert und zu einer stabilen Verwaltung beiträgt.

Mechanismen zur Stabilisierung der Belegungsrate und der Einnahmen durch ordnungsgemäße Verwaltung

Durch die ordnungsgemäße Durchführung der oben beschriebenen grundlegenden Aufgaben können der Vermietungsgrad der Immobilie und die Einnahmen des Eigentümers stabilisiert werden. Der Mechanismus wird im Folgenden in mehreren Schlüsselbereichen erläutert.

• Die Werterhaltung der Immobilie führt direkt zu einer höheren Belegungsrate: Die Erhaltung des Gebäudes in gutem Zustand durch regelmäßige Inspektionen und angemessene Reparaturen erhält die Attraktivität der Immobilie. Immobilien mit weniger negativen Faktoren, wie z. B. defekten oder baufälligen Einrichtungen, werden von den Mietern eher ausgewählt, was zu einem hohen Vermietungsgrad führt. Tatsächlich können der Wert und die Beliebtheit von Immobilien in derselben Gegend und im selben Zustand je nach Instandhaltungszustand stark variieren. Eine ordnungsgemäße Verwaltung kann den altersbedingten Wertverlust minimieren und sogar den Wert steigern.

• Sicherung von Qualitätsmietern und langfristige Bindung: Die Zufriedenheit der Mieter kann durch eine sorgfältige Auswahl der Mieter durch die Verwaltungsgesellschaft und eine sorgfältige Betreuung nach dem Einzug verbessert werden. Wenn mehr Mieter das Gefühl haben, dass sie weiterhin hier wohnen möchten, können durch eine schnelle Reaktion auf Probleme mit der Einrichtung und eine aufmerksame Kommunikation stabile Einnahmen durch langfristige Mietverhältnisse erzielt werden. Langfristige Mieter neigen auch dazu, sich gut um die Immobilie zu kümmern, was dazu beiträgt, den Zustand der Immobilie zu erhalten. Infolgedessen ziehen weniger Mieter aus und die Leerstandszeiten verringern sich, was zu einer Stabilisierung der Belegungsrate und der Einnahmen führt.

• Festsetzung marktgerechter Mieten: Die Festsetzung der richtigen Mieten ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung eines hohen Vermietungsstandes und zur Maximierung der Einnahmen. Zu hohe Mieten, die den umgebenden Markt und die Nachfragetrends ignorieren, führen zu Leerständen, die nicht besetzt werden können, und zu verpassten Gewinnchancen. Andererseits schadet eine zu niedrige Miete den Gewinnen. Ein erfahrenes Verwaltungsunternehmen kann die gesammelten Marktdaten analysieren und einen angemessenen Mietpreis für die Immobilie vorschlagen, wodurch Leerstände vermieden und Gewinne gesichert werden. In jüngster Zeit nutzen einige Verwaltungsunternehmen KI und Big Data, um Daten über Hunderte bis Tausende von Mietverträgen in der Umgebung zu analysieren und die Mieten präzise festzulegen. INA & Associates Ltd. beispielsweise bewertet die Mieten auf der Grundlage einer riesigen Menge von Marktdaten (über 10 Milliarden Immobilien) und schlägt strategische Einstellungspläne entsprechend den Eigenschaften der Immobilien vor, um eine hohe Belegungsrate zu erreichen. Dieser wissenschaftliche Ansatz gewährleistet, dass angemessene Mieten aufrechterhalten werden, Leerstandszeiten verkürzt werden und gleichzeitig der Gewinn maximiert wird.

• Leerstandsvermeidung und Vermietung: Eine hohe Kompetenz bei der Anwerbung von Mietern (Vermietung) steht ebenfalls in direktem Zusammenhang mit der Vermietungsquote. Leerstandszeiten können minimiert werden, wenn die Verwaltungsgesellschaft freie Stellen durch aktive Werbung und ein Maklernetz besetzt. Wenn Sie eine Verwaltungsgesellschaft mit hoher Kundenakquisitionskompetenz beauftragen, können Sie davon ausgehen, dass Sie schnell einen Vertrag mit dem nächsten Mieter abschließen können, wodurch die Unsicherheit der Verwaltung verringert wird. Einige Verwaltungsgesellschaften betreiben eigene Websites zur Mieterwerbung oder erstellen attraktive Objektfotos und Einführungsmaterialien, um mehr Mieter anzuziehen. Die Verkürzung der Leerstandszeiten führt direkt zu stabilen Einnahmen, so dass die Unterstützung durch eine Verwaltungsgesellschaft mit starken Fähigkeiten bei der Mieterwerbung ein großer Vorteil ist.

Wie bereits erwähnt, kann eine ordnungsgemäße Mietverwaltung dazu beitragen, hohe Belegungsquoten undstabile Einnahmen durch eine Steigerung des Immobilienwerts und der Mieterzufriedenheit zu erhalten. Umgekehrt können schlecht verwaltete Immobilien zu einem Teufelskreis aus Leerständen und geringeren Mieteinnahmen führen, da es immer wieder zu Zwangsräumungen kommt, die durch mangelhafte Einrichtungen und schlechte Reaktion verursacht werden. Darüber hinaus führen längere Leerstände nicht nur zu einem Verlust an Mieteinnahmen, sondern mindern auch die Attraktivität der Immobilie und erzwingen in einigen Fällen eine Senkung der Mieten im Vergleich zum umliegenden Marktniveau. Dies ist ein ernsthaftes Risiko, das sich auf den künftigen Verkaufspreis (Vermögenswert) auswirken kann. Daher ist es eine wichtige Strategie für Immobilieneigentümer, eine zuverlässige Hausverwaltung zu beauftragen, um sicherzustellen, dass ihre Immobilie von Fachleuten ordnungsgemäß verwaltet wird, da dies direkt zur Erhaltung und Verbesserung des langfristigen Wertes und einer stabilen Verwaltung führt.

Wichtige Punkte bei der Auswahl eines zuverlässigen Immobilienverwaltungsunternehmens

Abschließend werden in diesem Abschnitt die wichtigsten Punkte erläutert, die bei der Auswahl einer Hausverwaltung, der Sie Ihre Immobilie anvertrauen, zu beachten sind. Die Qualität der Dienstleistungen, die Strategien und die Kostenstrukturen sind von einer Verwaltungsgesellschaft zur anderen unterschiedlich. Bei der Auswahl eines Partners, dem Sie Ihre wertvollen Vermögenswerte anvertrauen, sollten Sie auf folgende Punkte achten

• Erfolgsbilanz (Vermietungsgrad und Anzahl der verwalteten Einheiten) und Fähigkeit zur Unterbreitung von Vorschlägen: Prüfen Sie zunächst, inwieweit die Verwaltungsgesellschaft eine Erfolgsbilanz vorweisen kann und über das Know-how verfügt, um die Immobilie zu füllen. Wenn das Unternehmen in anderen verwalteten Objekten eine hohe Belegungsrate erzielt hat, können Sie davon ausgehen, dass es in der Lage ist, Leerstandszeiten kurz zu halten. Unternehmen mit umfassender Verwaltungserfahrung kennen auch die Markttrends und sind in der Regel in der Lage, konkrete Verbesserungsvorschläge aus der Sicht des Eigentümers zu unterbreiten, wie z. B. die Festsetzung angemessener Mieten und Renovierungsvorschläge. Wenn beispielsweise Leerstände bestehen, ist ein Unternehmen, das proaktiv Vorschläge zur Mietanpassung und Renovierung unterbreitet, die auf einer Analyse des umliegenden Marktes beruhen, anstatt die Situation nur zu beobachten, eine verlässliche Größe.

• Reaktionsfähigkeit und Kommunikation des Verantwortlichen: Die Höflichkeit und Schnelligkeit des Verantwortlichen der Verwaltungsgesellschaft ist ein wichtiger Faktor bei der Ermittlung einer guten Verwaltungsgesellschaft. Die Schnelligkeit, mit der Anfragen beantwortet werden, spiegelt die operative Effizienz und den Servicegedanken des Unternehmens wider. Prüfen Sie, wie lange es dauert, bis eine Antwort nach der Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen eintrifft, und wie die erste Reaktion in Notfällen ausfällt. Prüfen Sie auch, ob das Unternehmen Vorschläge aus der Sicht des Eigentümers anbietet. Wenn der Verantwortliche in der Lage ist, sich in die Lage des Eigentümers hineinzuversetzen und konkrete Maßnahmen zur Gewinnmaximierung vorzuschlagen, dann verfügt die Verwaltungsgesellschaft über ein hohes Maß an Fachwissen und Verständnis für den Eigentümer. Darüber hinaus ist auch eine einfache Kommunikation wichtig. Prüfen Sie, ob sie in der täglichen Kommunikation Fragen präzise beantworten, ob ihre Erklärungen leicht verständlich sind und ob ihre Antworten aufrichtig sind. Ein zuverlässiges Unternehmen wird sich auf die Kommunikation mit den Eigentümern konzentrieren und deren Anliegen und Fragen ausführlich beantworten.

• Dienstleistungsangebot und Unterstützung: Das Dienstleistungsangebot der verschiedenen Verwaltungsgesellschaften ist unterschiedlich. Unternehmen, die neben der grundlegenden Mietkontrolle und der Bearbeitung von Beschwerden ein breiteres Spektrum an Dienstleistungen anbieten, wie z. B. regelmäßige Gebäudereinigung, Anlageninspektionen, Renovierungsvorschläge und einen 24-Stunden-Notdienst, ersparen den Eigentümern viel Zeit und Mühe. Insbesondere Eigentümer, die weit entfernt wohnen oder eine große Anzahl von Immobilien besitzen, werden sich bei einem Verwaltungsunternehmen wohler fühlen, dem sie ein umfassendes Dienstleistungsangebot, einschließlich Störungsbeseitigung und regelmäßiger Inspektionen, anvertrauen können. Auch IT-gestützte Verwaltungssysteme stehen im Mittelpunkt des Interesses. Einige Verwaltungsgesellschaften verwalten heute Informationen über die Immobilie, Vertragsdokumente sowie Einnahmen- und Ausgabenberichte zentral in der Cloud, so dass die Eigentümer 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche den Stand der Dinge überprüfen können. INA & Associates Ltd. beispielsweise verwaltet alle Informationen, von Vertragsunterlagen bis hin zu Reparaturhistorien und Inspektionsberichten, digital und stellt sie den Eigentümern in Echtzeit zur Verfügung. Unternehmen mit einer derart transparenten Informationsweitergabe und einem umfassenden Unterstützungssystem sind vertrauenswürdig.

• Transparenz und Angemessenheit der Kostenstruktur: Achten Sie beim Outsourcing der Verwaltung auch auf die Provisions- und Kostenstruktur. Typische Verwaltungsgebühren liegen bei etwa 5 % der Mieteinnahmen, aber die Höhe ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Ist die Provision extrem hoch, kann sie das Einkommen des Eigentümers unter Druck setzen, ist sie dagegen unangemessen niedrig, besteht die Gefahr, dass unzureichende Dienstleistungen erbracht werden. Als Faustregel gilt: Prüfen Sie, ob die Verwaltungsgebühr nicht mehr als 3 bis 5 % der Miete beträgt, oder, falls es sich um eine feste Gebühr handelt, ob die Dienstleistung die Kosten wert ist. Wichtig ist auch, dass das Unternehmen vor der Vertragsunterzeichnung eine klare Aufschlüsselung des Kostenvoranschlags und der Bedingungen, unter denen die Gebühren anfallen, vorlegt. Seriöse Unternehmen erläutern ihre Gebühren und die spezifischen Verwaltungsaufgaben und -methoden schriftlich, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen. Entscheiden Sie sich für ein Unternehmen, das seine Gebühren klar darlegt, z. B. den Provisionssatz für Reparaturen und die Gebühr für das ausschließliche Outsourcing des Mietinkassos . INA&Associates bietet die branchenweit niedrigsten pauschalen Verwaltungsgebühren (ab 1.000 JPY pro Zimmer und Monat) und bietet gleichzeitig dieselbe hohe Servicequalität wie die großen Anbieter. Ein Unternehmen, das ein so ausgezeichnetes Gleichgewicht zwischen Gebührentransparenz und Dienstleistungsgehalt bietet, wird Ihnen eine langfristige Beziehung mit ruhigem Gewissen garantieren.

Es ist wichtig, die oben genannten Punkte umfassend zu prüfen und eine Verwaltungsgesellschaft auszuwählen, die zu Ihrer Immobilie und Ihrer Verwaltungspolitik passt. Wie in Abschnitt 3.2 erwähnt, können Sie durch die Zusammenarbeit mit einer zuverlässigen Mietverwaltungsgesellschaft nicht nur komplizierte Aufgaben delegieren, sondern erhalten auch professionelle Verbesserungsvorschläge. Es lohnt sich insbesondere dann, eine professionelle Meinung einzuholen, wenn Sie als Eigentümer durch die Selbstverwaltung die Kontrolle über Ihre Immobilie verloren haben. Wenn eine Verwaltungsgesellschaft wie die bereits erwähnte INA & Associates die Gastfreundschaft ihrer Mitarbeiter mit einem hohen Maß an Professionalität verbindet, können Sie sicher sein, dass Ihr wertvolles Eigentum in guten Händen ist. Durch die Zusammenarbeit mit einem Partner, der den Wert der Immobilie steigert und dabei die Sichtweise des Eigentümers nicht aus den Augen verliert, kann eine langfristige Werterhaltung und -steigerung sowie eine stabile Mietverwaltung erreicht werden.

Schlussfolgerung.

Jede der grundlegenden Aufgaben der Immobilienverwaltung - Mieteinzug, Gebäudeinstandhaltung, Bearbeitung von Beschwerden, Vertragsmanagement und regelmäßige Inspektionen - ist ein wesentliches Element für den Schutz des Immobilienwerts und die Stabilisierung der Belegungsrate und der Erträge. Die fachkundige und verantwortungsbewusste Ausführung jeder dieser Aufgaben erhält die Attraktivität der Immobilie und kommt sowohl den Eigentümern als auch den Mietern zugute. Wenn es gelingt, mit der richtigen Verwaltung eine Immobilie zu schaffen, in der man gerne und lange lebt, dann ist die Mietverwaltung auf einem stabilen Weg.

Aus diesem Grund ist es wichtig, eine zuverlässige Hausverwaltung zu haben. Die Belastung des Eigentümers kann erheblich verringert werden, wenn er sich für ein Unternehmen entscheidet, das die Arbeit nicht einfach auslagert, sondern ein freundlicher und zugänglicher Partner bei der Vermögensverwaltung ist. Wir empfehlen Ihnen, die Erfolgsbilanz, die Struktur und die Kosten eines Hausverwaltungsunternehmens zu prüfen und sich für ein ehrliches Hausverwaltungsunternehmen zu entscheiden, mit dem Sie eine langfristige Beziehung aufbauen können. INA&Associates, Inc. und andere Verwaltungsgesellschaften können Ihnen helfen, den Wert Ihrer Immobilie mit modernster Technologie und einer aufrichtigen Serviceeinstellung zu maximieren. Eine ordnungsgemäße Verwaltung schützt den Wert des Vermögens und stabilisiert die Erträge und ist ein starker Verbündeter für Immobilienbesitzer beim Aufbau ihres künftigen Wohlstands. Nutzen Sie die Macht der Profis und realisieren Sie eine sichere und stabile Mietverwaltung.