Gestión Inmobiliaria: Claves para Elegir la Empresa Adecuada

Una gestión profesional y adecuada es esencial para el éxito de la gestión de alquileres inmobiliarios. Para los propietarios y quienes estén pensando en elegir una empresa de gestión, este artículo explica las tareas básicas de la gestión inmobiliaria y ofrece detalles específicos sobre los puntos clave que son importantes para mantener y mejorar el valor de los activos a largo plazo. Explica cómo tareas básicas como el cobro de alquileres, el mantenimiento del edificio, la gestión de reclamaciones, la gestión de contratos y las inspecciones periódicas conducen a índices de ocupación e ingresos estables, así como los puntos a tener en cuenta a la hora de elegir una empresa de gestión fiable.

¿Cuáles son las operaciones básicas de la gestión inmobiliaria?

Las empresas de gestión inmobiliaria (empresas de administración de fincas) son responsables del funcionamiento y la gestión general de las propiedades de alquiler en nombre de sus propietarios. Su trabajo es muy amplio y puede dividirse a grandes rasgos en tareas relacionadas con el trato con los inquilinos yla gestión del propio edificio. A continuación se describen paso a paso las tareas básicas típicas.

Cobro de alquileres (rent collection) y gestión de ingresos

El cobro del alquiler es la principal fuente de ingresos del propietario y la base de la gestión de alquileres es cobrar el alquiler todos los meses sin demora. La empresa de gestión cobra el alquiler a los inquilinos, se lo remite al propietario y le recuerda con prontitud cualquier impago. En particular, cuando se producen retrasos, la empresa averigua primero el motivo del retraso y toma medidas. Es importante adoptar un enfoque específico para cada situación: por ejemplo, si se trata simplemente de un caso de olvido de pago, nos pondremos en contacto con el inquilino inmediatamente para animarle a pagar; si se debe a dificultades financieras, trabajaremos con el avalista o la empresa de garantía para resolver el problema lo antes posible. Esta gestión rápida y adecuada del alquiler garantiza el mantenimiento de un flujo de caja estable. Garantizar el cobro del alquiler protege los ingresos del propietario y estabiliza la gestión global de la propiedad.

Mantenimiento de edificios e inspecciones periódicas

El mantenimiento y la gestión de edificios e instalaciones es también una tarea extremadamente importante para mantener el valor de la propiedad. No llevar a cabo la limpieza rutinaria, la inspección y la reparación de los equipos puede provocar el deterioro de la propiedad y la disminución del valor de los activos. Para mantener el valor patrimonial de un inmueble, es vital seguir realizando sin falta el mantenimiento planificado. En concreto, la base para ello es la realización de inspecciones periódicas y lostrabajos de reparación necesarios. Las empresas de gestión realizan inspecciones periódicas de edificios y equipos para detectar y tratar los defectos y deterioros en una fase temprana. Las inspecciones legales de los equipos contra incendios, ascensores, etc., que exige la ley, también se llevan a cabo en colaboración con contratistas especializados, y las obras de reparación se organizan en función de los resultados de estas inspecciones. Al reparar incluso los pequeños defectos en una fase temprana, se puede reducir el coste de futuras reparaciones a gran escala y prolongar la vida útil del edificio. La limpieza diaria y el mantenimiento de la estética de las zonas comunes son también funciones importantes de la empresa de gestión. Las propiedades con edificios bien mantenidos tienen más probabilidades de ser elegidas por los inquilinos, lo que a su vez reduce el riesgo de desocupación y mantiene el valor de los activos.

Relaciones con los inquilinos (gestión de quejas y resolución de problemas)

Responder a las consultas y quejas de los inquilinos es también una parte esencial de las tareas de gestión. Las quejas de los inquilinos varían desde problemas de ruido, averías de equipos, problemas con los vecinos, etc., pero se requiere una respuesta rápida y sincera. Si no se atienden las quejas, la satisfacción de los residentes disminuirá, lo que provocará un empeoramiento de las relaciones con los vecinos y un aumento de los desahucios, dificultando una gestión estable a largo plazo. Por lo tanto, el primer paso es confirmar con exactitud los hechos, escuchar atentamente el relato del inquilino y aplicar con prontitud las reparaciones y medidas correctoras necesarias. Por ejemplo, los problemas de emergencia, como las fugas de agua y las averías de los equipos, deben tratarse con prontitud, para que las preocupaciones de los inquilinos puedan resolverse cuanto antes. Algunas empresas de gestión están disponibles las 24 horas del día, los 365 días del año, para recibir las llamadas de los inquilinos y disponen de un sistema de apoyo para responder inmediatamente a fugas de agua y otros problemas en mitad de la noche. INA & Associates Ltd, por ejemplo, cuenta con personal especializado de guardia las 24 horas del día para atender a los inquilinos y prestarles todo el apoyo necesario para minimizar la aparición de problemas. Al ganarse la confianza de los inquilinos mediante una gestión adecuada de las quejas de este modo, se pueden esperar ingresos estables de un arrendamiento a largo plazo, lo que a su vez estabiliza los ingresos del propietario.

Gestión de contratos (contratos de arrendamiento, renovaciones, procedimientos de cancelación, etc.)

Gestionar la serie de procedimientos relacionados con el contrato de arrendamiento es otra tarea importante. Desde la captación de inquilinos hasta la celebración, renovación y rescisión del contrato, una gestión adecuada del contrato en cada una de sus fases evita problemas antes de que se produzcan. En concreto, el trabajo de conclusión del contrato en el momento de la mudanza implica la redacción de un contrato y una explicación de los asuntos importantes, y la explicación completa del contenido del contrato al inquilino. Nos aseguramos de que los procedimientos contractuales se lleven a cabo de conformidad con la ley, incluida la entrega de llaves y la fianza y el depósito de seguridad. Cuando el contrato está a punto de expirar, informamos al inquilino con antelación y procedemos al procedimiento de renovación y a la revisión de las condiciones. El papel de la empresa de gestión también consiste en revisar el alquiler en el momento de la renovación del contrato para asegurarse de que es adecuado, y hacen propuestas al propietario basadas en las tendencias del mercado y del entorno. Además, al tratar con los inquilinos cuando se mudan, tras recibir una solicitud del inquilino para rescindir el contrato, la empresa se encarga del proceso preciso de ajustar la fecha de mudanza, confirmar el alcance de la restauración y liquidar la fianza. Al presenciar la mudanza, personal con conocimientos especializados comprueba si hay zonas desgastadas y organiza con prontitud la limpieza o las reparaciones necesarias. Una gestión minuciosa de los contratos garantiza una gestión fluida del alquiler desde la entrada hasta la salida y mantiene la confianza tanto de los propietarios como de los inquilinos. Se evitan los problemas relacionados con los contratos (por ejemplo, incumplimiento de contrato y problemas con la fianza), lo que reduce costes y periodos de desocupación innecesarios y contribuye a una gestión estable.

Mecanismos para estabilizar las tasas de ocupación y los ingresos mediante una gestión adecuada

Si se llevan a cabo correctamente las tareas básicas descritas anteriormente, se puede estabilizar la tasa de ocupación del inmueble y los ingresos del propietario. El mecanismo se explica a continuación en varias áreas clave.

• Mantener el valor de la propiedad conduce directamente a una mayor tasa de ocupación: mantener el edificio en buen estado mediante inspecciones periódicas y reparaciones adecuadas mantiene el atractivo de la propiedad. Los inmuebles con menos factores negativos, como instalaciones defectuosas o en mal estado, tienen más probabilidades de ser elegidos por los inquilinos, lo que se traduce en altos índices de ocupación. De hecho, el valor y la popularidad de los inmuebles de una misma zona y condición pueden variar mucho en función del estado de mantenimiento. Una gestión adecuada puede minimizar el descenso de la valoración debido a la edad, e incluso puede añadir valor.

• Conseguir inquilinos de calidad y retenerlos a largo plazo: la satisfacción de los inquilinos puede mejorar si la empresa gestora los selecciona cuidadosamente y los cuida con esmero después de que se muden. Si más inquilinos sienten que quieren seguir viviendo aquí, mediante una respuesta rápida a los problemas de las instalaciones y una comunicación atenta, se pueden generar ingresos estables mediante el arrendamiento a largo plazo. Los inquilinos de larga duración también tienden a cuidar bien la propiedad, lo que ayuda a mantener su estado. Como resultado, se marchan menos inquilinos y se reducen los periodos de desocupación, con lo que se estabilizan las tasas de ocupación y los ingresos.

• Fijar unos alquileres adecuados al mercado: Fijar unos alquileres adecuados es clave para mantener unos índices de ocupación elevados y maximizar los ingresos. Fijar alquileres demasiado elevados, ignorando las tendencias del mercado y la demanda del entorno, provocará vacantes que no podrán cubrirse y la pérdida de oportunidades de obtener beneficios. Por otro lado, fijar alquileres demasiado bajos perjudicará a los beneficios. Una empresa de gestión con experiencia puede analizar los datos de mercado acumulados y sugerir un alquiler adecuado para el inmueble, evitando así que se produzcan desocupaciones y asegurando los beneficios. Recientemente, algunas empresas de gestión han estado utilizando IA y big data para analizar datos sobre cientos o miles de alquileres contratados en los alrededores y fijar los alquileres con precisión. Por ejemplo, INA & Associates Ltd evalúa los alquileres basándose en una gran cantidad de datos de mercado (más de 10.000 millones de inmuebles) y propone planes estratégicos de contratación en función de las características de los inmuebles, con el objetivo de lograr altas tasas de ocupación. Este enfoque científico garantiza el mantenimiento de unos alquileres adecuados, acortando los periodos de desocupación y maximizando al mismo tiempo los beneficios.

• Prevención de desocupaciones y arrendamiento: Una gran capacidad de captación de inquilinos (arrendamiento) también está directamente relacionada con los índices de ocupación. Los periodos de desocupación pueden reducirse al mínimo si la empresa de gestión cubre las vacantes mediante una publicidad activa y una red de agencias inmobiliarias. Si se subcontrata a una empresa de gestión con altas capacidades de captación de clientes, se puede esperar firmar rápidamente un contrato con el siguiente inquilino, reduciendo así la incertidumbre en la gestión. Algunas empresas de gestión gestionan sus propios sitios web para la captación de inquilinos, o crean atractivas fotos de la propiedad y material de presentación para atraer a más inquilinos. Acortar el periodo de desocupación conlleva directamente unos ingresos estables, por lo que el apoyo de una empresa de gestión con sólidas aptitudes para la captación de inquilinos es una gran ventaja.

Como ya se ha mencionado, una gestión adecuada del alquiler puede ayudar a mantener altos índices de ocupación eingresos estables gracias al aumento del valor de la propiedad y la satisfacción de los inquilinos. Por el contrario, las propiedades mal gestionadas pueden conducir a un círculo vicioso de desocupación y reducción de los ingresos por alquiler debido a una sucesión de desahucios provocados por instalaciones defectuosas y una respuesta deficiente. Además, las desocupaciones prolongadas no sólo suponen una pérdida de ingresos por alquiler, sino que también reducen el atractivo de la propiedad y, en algunos casos, obligan a reducir los alquileres en comparación con el tipo de mercado circundante. Se trata de un riesgo grave que puede afectar al futuro precio de venta (valor del activo). Por lo tanto, es una estrategia importante para los propietarios subcontratar a una empresa de gestión inmobiliaria de confianza para asegurarse de que su propiedad está correctamente gestionada por profesionales, ya que esto redundará directamente en el mantenimiento y la mejora del valor del activo a largo plazo y en una gestión estable.

Puntos clave para elegir una empresa de gestión inmobiliaria fiable

Por último, esta sección explica los puntos clave a tener en cuenta a la hora de elegir una empresa de gestión inmobiliaria a la que confiar su propiedad. La calidad del servicio, las políticas y las estructuras de costes varían de una empresa de gestión a otra. A la hora de elegir un socio al que confiar sus valiosos activos, compruebe los siguientes puntos

• Historial (tasa de ocupación y número de unidades gestionadas) y capacidad para hacer propuestas: en primer lugar, compruebe hasta qué punto la empresa de gestión tiene un historial y los conocimientos necesarios para ocupar el inmueble. Si la empresa ha mantenido altos índices de ocupación en otros inmuebles gestionados, cabe esperar que tenga capacidad para mantener cortos los periodos de desocupación. Las empresas con amplia experiencia en gestión también están familiarizadas con las tendencias del mercado y suelen ser capaces de ofrecer propuestas concretas de mejora desde el punto de vista del propietario, como la fijación de alquileres adecuados y propuestas de remodelación. Por ejemplo, si persisten las vacantes, una empresa que presenta proactivamente propuestas de revisión de alquileres y propuestas de remodelación basadas en un análisis del mercado circundante, en lugar de limitarse a observar la situación, es una presencia fiable.

• Capacidad de respuesta y comunicación del responsable: que el responsable de la empresa de gestión sea educado y rápido es un factor importante para identificar una buena empresa de gestión. La rapidez con la que se responde a las consultas refleja la eficacia operativa y la actitud de servicio de la empresa. Compruebe cuánto tarda en llegar una respuesta tras ponerse en contacto con la empresa y la respuesta inicial en caso de emergencia. Compruebe también que la empresa ofrece sugerencias desde el punto de vista del propietario. Si el responsable es capaz de ponerse en el lugar del propietario y ofrecer medidas concretas para maximizar los beneficios, entonces la empresa de gestión tiene un alto nivel de experiencia y comprensión del propietario. Además, la facilidad de comunicación también es importante. Compruebe si responden a las preguntas con precisión en la comunicación diaria, si sus explicaciones son fáciles de entender y si sus respuestas son sinceras. Una empresa fiable se centrará en la comunicación con los propietarios y responderá con detalle a sus preocupaciones y preguntas.

• Gama de servicios y asistencia: la gama de servicios que ofrecen las distintas empresas de gestión varía. Además del control básico del alquiler y la gestión de reclamaciones, las empresas que ofrecen una gama más amplia de servicios, como limpieza periódica del edificio, inspecciones del equipamiento, propuestas de renovación y respuesta de emergencia las 24 horas del día, ahorrarán mucho tiempo y esfuerzo a los propietarios. En particular, los propietarios que viven lejos o tienen un gran número de propiedades se sentirán más cómodos con una empresa de gestión a la que puedan confiar una amplia gama de servicios, incluida la resolución de problemas y las inspecciones periódicas. Los sistemas informáticos de gestión también son objeto de atención. En la actualidad, algunas empresas de gestión gestionan de forma centralizada la información sobre la propiedad, los documentos contractuales y los informes de ingresos y gastos en la nube, lo que permite a los propietarios comprobar el progreso 24 horas al día, siete días a la semana. Por ejemplo, INA & Associates Ltd. gestiona digitalmente toda la información, desde documentos contractuales hasta historiales de reparaciones e informes de inspección, y la comparte con los propietarios en tiempo real. Las empresas con una divulgación de información tan transparente y un sistema de asistencia tan completo son dignas de confianza.

• Transparencia y adecuación de la estructura de costes: asegúrese también de comprobar la estructura de comisiones y costes cuando externalice la gestión. Se dice que las comisiones de gestión típicas rondan el 5% de los ingresos por alquiler, pero el ajuste difiere de una empresa a otra. Si la comisión es extremadamente alta, puede presionar sobre los ingresos del propietario, mientras que si es excesivamente baja, existe el riesgo de que se preste un servicio inadecuado. Como regla general, compruebe que la comisión de gestión no supere el 3-5% del alquiler o, si es una comisión fija, que el servicio merezca la pena. También es importante que la empresa ofrezca un desglose claro del presupuesto y de las condiciones en las que se incurrirá en los honorarios antes de firmar un contrato. Las empresas fiables le explicarán por escrito sus honorarios y las tareas y métodos de gestión específicos antes de firmar un contrato. Elija una empresa que explique claramente sus honorarios, por ejemplo, la tasa de comisión por arreglos de reparación y la tarifa por externalizar únicamente el cobro del alquiler . INA&Associates ofrece los honorarios fijos de gestión más bajos del sector (a partir de 1.000 yenes por habitación y mes), al tiempo que presta el mismo servicio de alta calidad que las principales empresas del sector. Una empresa con un equilibrio tan excelente entre transparencia de honorarios y contenido del servicio le garantizará una relación a largo plazo con toda tranquilidad.

Es importante comprobar exhaustivamente los puntos anteriores y seleccionar una empresa de gestión que se adapte a su propiedad y a su política de gestión. Como se menciona en el apartado 3.2, al trabajar con una empresa de gestión de alquileres de confianza, no sólo podrá delegar tareas complicadas, sino también recibir sugerencias profesionales para mejorar. En particular, merece la pena pedir una opinión profesional si usted es un propietario que ha perdido el control de su propiedad debido a la autogestión. Si una empresa de gestión como la mencionada INA & Associates combina la hospitalidad de sus empleados con un alto grado de profesionalidad, puede estar seguro de que sus valiosos activos están en buenas manos. Al trabajar con un socio que aumenta el valor de la propiedad al tiempo que se mantiene cerca del punto de vista del propietario, se puede conseguir un mantenimiento a largo plazo y una mejora del valor de los activos, así como una gestión estable de los alquileres.

Conclusión.

Cada una de las tareas básicas de la gestión inmobiliaria -cobro de alquileres, mantenimiento del edificio, gestión de reclamaciones, gestión de contratos e inspecciones periódicas- es un elemento esencial para proteger el valor del activo inmobiliario y estabilizar las tasas de ocupación y los ingresos. Realizar cada una de estas tareas con pericia y responsabilidad mantiene el atractivo del inmueble y beneficia tanto a los propietarios como a los inquilinos. Si una gestión adecuada puede crear una propiedad en la que la gente quiera vivir durante mucho tiempo y una propiedad elegida, la gestión del alquiler irá por buen camino.

Por eso es importante contar con una empresa de gestión inmobiliaria fiable. La carga del propietario puede reducirse en gran medida eligiendo una empresa que no se limite a subcontratar el trabajo, sino que sea un socio amable y accesible en la gestión de activos. Al evaluar el historial, la estructura y los costes de una empresa de gestión de propiedades, le recomendamos que elija una empresa de gestión de propiedades honesta con la que pueda mantener una relación a largo plazo. INA&Associates, Inc. y otras empresas de gestión que puedan ayudarle a maximizar el valor de su propiedad con la tecnología más avanzada y una actitud de servicio sincera. Una gestión adecuada protege el valor de los activos y estabiliza los ingresos, además de ser un firme aliado de los propietarios a la hora de construir su futuro patrimonio. Aproveche el poder de los profesionales y realice una gestión de alquiler segura y estable.