Worauf Sie vor dem Abschluss eines Immobilienverwaltungsvertrags achten sollten

Wenn Immobilieneigentümer die Verwaltung ihrer Mietobjekte an ein spezialisiertes Unternehmen auslagern, schließen sie einen "Verwaltungsvertrag" ab. Dabei handelt es sich um einen wichtigen Vertrag, in dem die Aufgaben, der Arbeitsumfang und die Kostenbelastung sowohl des Eigentümers als auch des Verwaltungsunternehmens bei der Mietverwaltung der Immobilie eindeutig festgelegt sind. Wird der Vertrag abgeschlossen, ohne seinen Inhalt genau zu kennen, kann dies später zu Problemen führen. Dieser Artikel enthält eine umfassende Erläuterung der Punkte, die vor dem Abschluss eines Verwaltungsvertrags zu prüfen sind, vomZweck und der Bedeutung des Vertrags über den Arbeitsumfang, die Gebühren, die Kündigungsbedingungen, die Aufteilung der Zuständigkeiten bis hin zu Problemfällen und der Auswahl eines zuverlässigen Verwaltungsunternehmens. Mit Hilfe dieses Leitfadens können Eigentümer, die vor dem Abschluss eines Vertrags stehen, der Verwaltungsgesellschaft ihr Eigentum unbesorgt anvertrauen.

Zweck und Bedeutung des Verwaltungsvertrags

Der Zweck eines Verwaltungsvertrags besteht darin, dass der Eigentümer die Verwaltung des Mietobjekts einer professionellen Verwaltungsgesellschaft anvertraut und dass beide Parteien den Inhalt und die Bedingungen des Vertrags klar festlegen. Indem im Vertrag klar festgelegt wird , wer für welche Aufgaben zuständig ist, können Missverständnisse über die Rollenverteilung vermieden und eine stabile Mietverwaltung erreicht werden. Verwaltungsgesellschaften sind auch als Partner bei der Mietverwaltung bekannt und helfen bei der Lösung alltäglicher Probleme wie Leerstandsvermeidung, Immobilienverwaltung und Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben. Der Vorteil der Beauftragung von Fachleuten liegt darin, dass die eigene Arbeitsbelastung des Eigentümers stark reduziert wird und er sich anderen wichtigen Aufgaben widmen kann.

Dies ist vor allem im Hinblick auf die Vermeidung von Problemenvon Bedeutung. Da die eigentliche Verwaltungstätigkeit gemäß dem Inhalt des Verwaltungsvertrags durchgeführt wird, kann ein gründliches Verständnis und eine Einigung über den Vertragsinhalt spätere Streitigkeiten verhindern. Umgekehrt birgt ein mangelndes Verständnis des Vertragsinhalts die Gefahr unerwarteter Fehler und Verluste. In den letzten Jahren wurde beispielsweise mit der Durchsetzung des Gesetzes über die Tätigkeit der Wohnungseigentumsverwaltung vorgeschrieben, dass die Verwaltungsgesellschaft vor Vertragsabschluss wichtige Punkte wie die Art der Arbeiten und die Kosten schriftlich darlegen muss. Dieses System soll Unstimmigkeiten zwischen dem Eigentümer und der Verwaltungsgesellschaft verringern und eine solide Mietverwaltung unterstützen. Die Bedeutung von Verwaltungsverträgen nimmt auch aufgrund dieser rechtlichen Entwicklungen zu.

Umfang der auslagerbaren Verwaltungsaufgaben

Das Spektrum der Aufgaben, die an eine Verwaltungsgesellschaft ausgelagert werden können, ist breit gefächert, lässt sich aber grob in zwei Kategorien einteilen: die Vermittlung des Mietvertrags und die Verwaltung der Immobilie selbst. Der Vertrag bestimmt den Umfang der auszulagernden Arbeiten, und je größer der Umfang der Auslagerung ist, desto höher ist in der Regel auch die Verwaltungsgebühr. Im Folgenden sind Beispiele für die wichtigsten Verwaltungsaufgaben aufgeführt.

• Anwerbung und Auswahl von Mietern: Anwerbung von neuen Mietern, Durchführung von Werbemaßnahmen, Beantwortung von Vorbesichtigungen und Auswahl von Mietern. Sobald ein bevorzugter Mieter gefunden ist, schließt die Vermittlungstätigkeit die Unterzeichnung eines Mietvertrags im Namen des Eigentümers ein.

• Allgemeine Beziehungen zu den Mietern: Kommunikation mit den Mietern, z. B. Bearbeitung von Beschwerden und verschiedenen Anfragen während des Mietverhältnisses sowie Behandlung von Nachbarschaftsproblemen.

• Mietverwaltung (Einzug der Miete und Mahnungen): Dazu gehört der Einzug der monatlichen Miete und der Gemeinschaftskosten im Namen der Mieter sowie die Mahnung von Mietern, die in Zahlungsverzug geraten sind. Je nach Vertrag kann dies auch die Zusammenarbeit mit der Bürgschaftsgesellschaft und die Unterstützung bei gerichtlichen Verfahren bei Zahlungsrückständen umfassen. Da jedoch jedes Unternehmen das Mahnwesen unterschiedlich handhabt, muss im Vorfeld geklärt werden , wer dafür in welchem Umfang zuständig ist.

• Instandhaltung des Gebäudes und der Einrichtungen: Dies ist die tägliche Verwaltung des Objekts, einschließlich der regelmäßigen Reinigung der Gemeinschaftsbereiche des Gebäudes, der Überprüfung der Geräte, der Auffüllung des Verbrauchsmaterials und der Behandlung von Pannen. Auch die gesetzlich vorgeschriebenen Inspektionen von Aufzügen, Wasserversorgungs- und Entwässerungssystemen sowie die Inspektion von Brandschutzeinrichtungen können an spezialisierte Unternehmen vergeben werden. Bei Bedarf können wir auch Reparaturarbeiten veranlassen und begleiten.

• Vertragsverlängerung und Kündigung: Wir kümmern uns um die Vertragsverlängerung (z. B. Austausch von Verlängerungsverträgen, Entgegennahme der Verlängerungsgebühren) am Ende des Mietverhältnisses und um die Kündigung bei Eingang eines Räumungsantrags. Bei einem Auszug prüfen wir den Abnutzungszustand der Räume und ermitteln den Umfang der durchzuführenden Renovierungsarbeiten.

• Veranlassung von Restaurierungs- und Renovierungsarbeiten: Nach dem Auszug des Mieters veranlassen wir die Restaurierungsarbeiten und eventuell notwendige Renovierungen. Die Kosten für diese Arbeiten werden in der Regel vom Eigentümer getragen, aber je nach Vertrag kann die Verwaltungsgesellschaft die Arbeiten auch selbst durchführen und die Kosten später in Rechnung stellen. In diesem Fall wurde von Fällen berichtet, in denen die Kosten weit vom Marktpreis entfernt sind und teuer werden, was zu Problemen führen kann. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie sich die ungefähren Kosten im Voraus bestätigen lassen und in den Vertrag aufnehmen, dass der Eigentümer die Auftragnehmer erforderlichenfalls selbst beauftragen kann.

• Berichterstattung über Einnahmen und Ausgaben und verschiedene Verfahren: Dazu gehören die Erstellung von monatlichen Berichten über Mieteinnahmen und Ausgaben, die Überweisung an den Eigentümer und die Bereitstellung von Unterlagen zur Berechnung der Einnahmen am Jahresende. Verwaltungsvorgänge im Zusammenhang mit der Immobilie (z. B. Meldung von Brandschutzplänen) können ebenfalls in Ihrem Auftrag durchgeführt werden.

Der Umfang der Arbeiten kann im Vertrag frei festgelegt werden, wichtig ist jedoch, dass klar ist, was dem Eigentümer übertragen und was von ihm selbst erledigt werden soll. Wenn der Eigentümer selbst in der Nachbarschaft wohnt und nur in der Lage ist, das Objekt selbst zu reinigen, ist es möglich, nur die Mietverwaltung und die Mieterbeziehungen teilweise auszulagern. In diesem Fall kann die Provision für die Verwaltungsgesellschaft (Verwaltungsgebühr) niedrig gehalten werden, aber andererseits wird die Provision höher sein, wenn Sie das gesamte Paket (von der Einstellung von Mietern bis zur täglichen Verwaltung und der Bearbeitung von Kündigungen) in Auftrag geben. Heutzutage haben Sie die Wahl zwischen einem "allgemeinen Verwaltungsvertrag" (d. h. einem Verwaltungsvertrag) und einem "Untermietvertrag", bei dem die Verwaltungsgesellschaft die gesamte Immobilie übernimmt und eine bestimmte Miete garantiert. Bei einem Untermietvertrag trägt der Eigentümer nicht das Leerstandsrisiko und erhält ein festes monatliches Einkommen, aber je nach den Einzelheiten des Vertrags kann es eine Klausel geben, die den Eigentümer für einen bestimmten Zeitraum von der Mietzahlung befreit (Freistellungszeitraum) oder dass der Eigentümer alle Wiederherstellungskosten bei Räumung der Immobilie trägt. Da sich die Bedingungen eines Untermietvertrags stark von denen eines normalen Verwaltungsvertrags unterscheiden, ist es besonders wichtig, die Einzelheiten des Vertrags zu prüfen und alle unklaren Punkte vor der Unterzeichnung auszuhandeln und zu bestätigen.

Leitfaden und Aufschlüsselung der Verwaltungsgebühren

Ein Verwaltungshonorar ist eine Aufwandsentschädigung, die der Eigentümer als Ausgleich für die Auslagerung der Arbeiten an eine Verwaltungsgesellschaft zahlt. Als marktüblicher Satz gelten etwa 5 % der monatlichen Mieteinnahmen. Bei einer Immobilie mit einer Miete von 100.000 Yen beträgt die monatliche Gebühr beispielsweise rund 5.000 Yen. Dieser Prozentsatz variiert jedoch je nach dem Umfang der auszulagernden Arbeiten sowie der Größe und Art der Immobilie. In manchen Fällen kann der Prozentsatz auf etwa 3 % beschränkt werden, wenn nur ein Teil der Arbeiten ausgelagert wird, während er umgekehrt 7-10 % betragen kann, wenn eine breite Palette von Arbeiten oder umfangreiche Dienstleistungen einbezogen werden. In einigen Sonderfällen kann die Provision je nach Art der Dienstleistungen 10 % übersteigen, und in einigen Untermietverträgen kann die tatsächliche Provision 15-20 % betragen.

Auch die Methode zur Berechnung der Provisionen muss überprüft werden. Die meisten Verwaltungsgesellschaften berechnen die Provision als "Monatsmiete x Provisionssatz", doch ist es von Gesellschaft zu Gesellschaft unterschiedlich, ob die gemeinsame Servicegebühr (Verwaltungsgebühr) einbezogen wird oder nicht. Bei Bürogebäuden wird der Provisionssatz im Allgemeinen nur mit dem Mietanteil multipliziert, während bei Wohnungen und Eigentumswohnungen der Provisionssatz mit der Miete zuzüglich der Gemeinschaftskosten multipliziert wird. Das Einkommen des Eigentümers ist unterschiedlich, je nachdem, ob die Provision auch auf die Nebenkosten angerechnet wird, daher sollten Sie dies vor Vertragsabschluss genau prüfen.

Die in der Verwaltungsgebühr enthaltene Aufschlüsselung (Dienstleistungsanteil) ist ebenfalls ein Prüfpunkt. Selbst bei der gleichen Provision von 5 % ist der Umfang der darin enthaltenen Leistungen von einer Verwaltungsgesellschaft zur anderen unterschiedlich. In der Regel sind alltägliche Verwaltungsleistungen wie die Einziehung der Miete, die Bearbeitung von Beschwerden und regelmäßige Besichtigungen in der Provision enthalten. Andererseits ist zu beachten, dass die folgenden Leistungen in der Regel gesondert berechnet werden

• Kosten im Zusammenhang mit der Suche nach neuen Mietern: Wenn eine Immobilie frei wird, fallen Werbekosten für die Suche nach neuen Mietern und Vermittlungsgebühren (Erfolgshonorare) für ein Immobilienbüro an. In vielen Fällen trägt der Eigentümer die Kosten für die Maklergebühr, die gesetzlich auf eine Monatsmiete plus Verbrauchssteuer begrenzt ist (in einigen Fällen wird sowohl vom Mieter als auch vom Eigentümer eine halbe Monatsmiete erhoben).

• Provision für die Vertragsverlängerung: In einigen Verträgen erhält die Verwaltungsgesellschaft einen Prozentsatz der Verlängerungsgebühr, die der Mieter bei der Vertragsverlängerung zahlt, wenn sie das Verlängerungsverfahren in seinem Namen durchführt. Welchen Prozentsatz der einmonatigen Verlängerungsgebühr die Verwaltungsgesellschaft erhält, hängt vom Vertrag ab , daher ist es wichtig, die Vereinbarung zum Zeitpunkt der Verlängerung zu verstehen.

• Tatsächliche Kosten für Reparaturen, Reinigung usw.: Die tatsächlichen Kosten für kleinere Reparaturen auf Tagesbasis und Reinigungskosten beim Auszug werden erstattet, wenn sie anfallen. Wenn die Verwaltungsgesellschaft einen Auftragnehmer damit beauftragt, ist es ebenfalls ratsam, sich im Voraus zu erkundigen , ob einKostenvoranschlag erstellt wird undob zu den Kosten eine Gebühr hinzukommt oder nicht.

• Sonstige optionale Kosten: Einige Dienstleistungen, wie z. B. der 24-Stunden-Notdienst, die Kosten für den Versand regelmäßiger Berichte und Mietgarantien, können je nach Unternehmen als optional betrachtet werden und zusätzliche Kosten verursachen.

Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, nicht nur den "Satz" der Verwaltungsgebühr zu klären, sondern auch, wie viel Sie wofür bezahlen. Vergewissern Sie sich, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, dass Sie eine ausführliche Erklärung über die Aufschlüsselung der in der Provision enthaltenen und nicht enthaltenen Leistungen erhalten. Insbesondere die Kosten für die Werbekosten bei der Einstellung und dieKosten für die Bearbeitung von Zahlungsrückständen sind Punkte, die Probleme verursachen können; wenn sie unklar sind, ist es sicherer, sie im Vertrag klar anzugeben oder schriftlich zu bestätigen.

Kündigungsbedingungen und zu beachtende Punkte bei der Beendigung des Vertrags

Beim Abschluss eines Verwaltungsvertrags müssen auch die Vertragslaufzeit und die Kündigungsbedingungen bestätigt werden. Die Laufzeit des Vertrags kann von einer jährlichen Verlängerung bis zu einem Zweijahresvertrag mit automatischer Verlängerung reichen, aber es ist üblich, dass der Vertrag eine Vereinbarung über die mittelfristige Kündigung enthält. In einigen Fällen werden beispielsweise Klauseln wie "Wenn Sie den Vertrag kündigen möchten, müssen Sie dies mindestens X Monate im Voraus schriftlich mitteilen " oder "Wenn Sie den Vertrag aus Gründen der Bequemlichkeit des Eigentümers innerhalb der Vertragslaufzeit kündigen, müssen Sie X Monatsgebühren für die Verwaltung als Strafe zahlen " vereinbart. Tatsächlich finden sich in den Verträgen großer Verwaltungsgesellschaften häufig Bestimmungen, die eine Kündigung mit "dreimonatiger Kündigungsfrist" zulassen. Sie sollten daher immer prüfen , wie viele Monate Kündigungsfrist für eine mittelfristige Kündigung erforderlich sind und ob eine Strafgebühr erhoben wird und wie hoch diese ist.

Bei der Kündigung eines Vertrages sind folgende Punkte zu beachten

• Kündigungsverfahren: Informieren Sie sich über die Art der Mitteilung der Kündigungsabsicht (z. B. schriftlich oder per E-Mail), den Ort der Mitteilung und das Verfahren, das bis zur Beendigung des Vertrags einzuhalten ist. In den meisten Fällen ist eine schriftliche Mitteilung erforderlich, z. B. per Post mit beglaubigtem Inhalt; achten Sie also darauf, dass Sie sich nicht auf eine mündliche Mitteilung beschränken.

• Beachten Sie die Kündigungsfrist: Kennen Sie den Beginn der im Vertrag festgelegten Kündigungsfrist (z. B. drei Monate im Voraus), arbeiten Sie rückwärts und kündigen Sie planmäßig. Wird der Vertrag vor Ablauf der Kündigungsfrist gekündigt, kann eine Vertragsstrafe fällig werden.

• Vertragsstrafen und Kosten: Besteht eine Vertragsstrafenklausel wie oben beschrieben, müssen Sie zum Zeitpunkt der Kündigung die vorgeschriebenen Gebühren entrichten. In der Regel handelt es sich dabei um einen Betrag, der den Verwaltungsgebühren der letzten XX Monate oder derMiete für XX Monateentspricht. Je nach Verhandlung ist es möglich, einen flexiblen Vertrag abzuschließen, der eine Kündigung ohne Vertragsstrafe zulässt, aber es ist schwierig, den Vertrag nach seiner Unterzeichnung zu ändern, wenn Sie dies nicht vor der Unterzeichnung beantragen.

• Behandlung bei Vertragsablauf: Prüfen Sie, ob sich der Vertrag nach Ablauf automatisch verlängert oder ob Sie ihn erneut unterzeichnen müssen. Beachten Sie, dass sich der Vertrag im Falle einer automatischen Verlängerung fortsetzt, wenn der Eigentümer nicht ausdrücklich kündigt.

• Auswirkungen auf die Mieter: Bei Kündigung des Verwaltungsvertrags und Wechsel zu einem anderen Unternehmen müssen Vorkehrungen getroffen werden, um die derzeitigen Mieter zu informieren und sicherzustellen, dass die Übergabe von Kautionen, Schlüsseln usw. ohne Probleme erfolgt. Der Vertrag zwischen dem Eigentümer und den bisherigen Mietern läuft auch nach der Kündigung weiter. Informieren Sie daher die neue Verwaltungsgesellschaft über die Änderung der Kontaktdaten und stellen Sie sicher, dass die von der alten Verwaltungsgesellschaft einbehaltenen Gelder (Kautionen und aufgelaufene Mieten) ordnungsgemäß abgerechnet und übertragen werden.

Auch wenn es schwierig sein mag, zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung über "Kündigung" zu sprechen, ist es für eine solide Mietverwaltung wichtig, den Vertrag reibungslos beenden zu können, falls Sie mit der Verwaltungsgesellschaft unzufrieden sind. Um zu vermeiden, dass Sie in eine Situation geraten, in der Sie später das Gefühl haben, eine andere Geschichte erzählen zu müssen, sollten Sie vor der Unterzeichnung des Vertrags die Kündigungsbedingungen genau prüfen und sich vergewissern, dass Sie mit ihnen einverstanden sind.

Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen den beiden Parteien und klare Aussage im Vertrag

Bei der Mietverwaltung haben der Eigentümer und die Verwaltungsgesellschaft jeweils ihre eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Der Schlüssel zur Vermeidung von Problemen liegt darin, die Aufteilung der Zuständigkeiten klar zu definieren und sicherzustellen, dass sie im Vertrag eindeutig festgelegt ist.

Die Hauptverantwortung der Verwaltungsgesellschaft besteht darin, die tägliche Verwaltung entsprechend dem oben genannten Aufgabenbereich durchzuführen. Wenn die Verwaltungsgesellschaft beispielsweise für die erste Reaktion auf Mietrückstände (telefonisch oder per Mahnschreiben) zuständig ist, ist sie verpflichtet, diese ordnungsgemäß durchzuführen, und wenn sie einen Anruf eines Mieters wegen eines Geräteausfalls erhält, ist sie verpflichtet, unverzüglich tätig zu werden. Es gehört auch zu ihren Aufgaben, bei der monatlichen Überweisung der Miete an den Eigentümer für eine korrekte Buchführung zu sorgen und bei Bedarf Verwaltungsberichte vorzulegen.

Zu den Hauptaufgaben des Eigentümers gehören dagegen Maßnahmen zur Erhaltung der Rechtmäßigkeit der Immobilie und die Übernahme der Kosten. In den Verantwortungsbereich des Eigentümers fallen die Kosten für größere Reparaturen am Gebäude und an der Ausstattung, wenn diese sich im Laufe der Zeit verschlechtern, der Abschluss einer Katastrophenversicherung sowie die Anmeldung und Zahlung von Steuern auf die Immobilieneinkünfte. Die Auslagerung an eine Verwaltungsgesellschaft entbindet Sie nicht von Ihren gesetzlichen Pflichten als Immobilieneigentümer (z. B. der Verpflichtung, den Mietern ein sicheres Wohnumfeld zu bieten). Kommt es beispielsweise zu einem Unfall, der auf bauliche Mängel oder Baufälligkeit des Gebäudes zurückzuführen ist, wird grundsätzlich der Eigentümer verantwortlich gemacht. Daher hat der Eigentümer auch Pflichten zu erfüllen, wie z. B. die unverzügliche Durchführung von Reparaturen, wenn die Verwaltungsgesellschaft eine Meldung über einen schwerwiegenden Mangel erhält.

Es ist wichtig, dass der Umfang der Verantwortung beider Parteien im Voraus vereinbart und im Vertrag klar festgelegt wird. Wenn die Zuständigkeiten unklar sind, kann es zu Unstimmigkeiten kommen, wie z. B. "Ich dachte, die Verwaltungsgesellschaft kümmert sich darum" oder "Nein, ich dachte, dafür ist der Eigentümer zuständig, da es nicht im Vertrag steht". In der Tat hat es Fälle gegeben, in denen gegenseitige Missverständnisse über die Behandlung von Mietrückständen und Verzögerungen bei der Reaktion auf die Situation, nachdem die Rückstände eingetreten sind, zu Streitigkeiten geführt haben. Um solche Situationen zu vermeiden, sollten Sie versuchen, so viele Einzelheiten wie möglich in den Vertrag aufzunehmen und mündliche Zusagen zu vermeiden. Wie in Abschnitt 3.2 erwähnt, ist der Inhalt des Vertrags letztendlich die Grundlage für die Entscheidungsfindung im Falle eines Problems. Mit anderen Worten: Sie werden wahrscheinlich nichts einfordern können, was nicht im Vertrag steht. Es ist wichtig, dass die wichtigsten Punkte im Vertrag klar formuliert sind und dass unklare Punkte vor der Unterzeichnung und Besiegelung überprüft und geändert werden.

Darüber hinaus ist die Verwaltungsgesellschaft aufgrund gesetzlicher Änderungen im Jahr 2021 (Inkrafttreten des Gesetzes über die Verwaltung von Mietwohnungen) nun verpflichtet, dem Eigentümer vor Abschluss eines Verwaltungsvertrags eine schriftliche Erklärung zu wichtigen Punkten zukommen zu lassen. Dieses Dokument enthält Informationen über die Vertragspartei, die Gültigkeitsdauer, den Inhalt und die Art und Weise der Erbringung der Verwaltungsdienstleistungen, Fragen der Vergütung (Verwaltungskosten) und Fragen der Beendigung des Vertrags. Auch wenn die Erläuterung wichtiger Angelegenheiten selbst von nicht qualifizierten Personen vorgenommen werden kann, ist es umso wichtiger, den Inhalt des Vertrages zu verstehen, da die vorherige Erläuterung nach dem Gesetz erfolgt. Es ist wichtig, dass Sie die Erklärung zu den wichtigen Punkten und den Ihnen zur Verfügung gestellten Vertragsentwurf sorgfältig lesen und nicht zögern, Fragen zu stellen, wenn etwas unklar ist. Wenn Sie das Gefühl haben, dass bei der Aufteilung der Zuständigkeiten etwas fehlt, sollten Sie darauf vorbereitet sein, um eine Ergänzung zu bitten.

Problemfälle und Kontrollpunkte für die Prävention

In diesem Abschnitt werden Beispiele für tatsächliche Probleme vorgestellt , die bei Verwaltungsverträgen häufig auftreten, sowie Kontrollpunkte, die als Vorbeugungsmaßnahmen dienen können. Viele Probleme können vermieden werden, wenn Sie diese vor der Unterzeichnung des Vertrags prüfen.

Häufige Beispiele für Probleme

• Falsche Vorstellungen über den Umgang mit Mietrückständen: Da im Vertrag nicht festgelegt war, was im Falle von Mietrückständen zu tun ist, ging der Eigentümer davon aus, dass dieVerwaltungsgesellschaftihn mahnen würde, während die Verwaltungsgesellschaft davon ausging, dass der Eigentümer die Mahnung selbst vornehmen würde. Aufgrund dieser Diskrepanz wurden keine Mahnungen verschickt, und die Zahlungsrückstände zogen sich in die Länge, was zu einer Störung des Vertrauensverhältnisses zwischen den beiden Parteien führte.

• Ärger über die Renovierungskosten: In einem Fall, in dem die Verwaltungsgesellschaft mit den Renovierungsarbeiten beauftragt wurde, nachdem der Mieter die Wohnung verlassen hatte, wurde der Eigentümer misstrauisch, weil die vorgelegten Reparaturkosten über dem Marktpreis lagen. Da die Arbeiten von einem von der Verwaltungsgesellschaft beauftragten Unternehmen durchgeführt wurden, war strittig, ob die Kosten unangemessen hoch waren.

• Probleme bei der Kündigung des Verwaltungsvertrags: In einem Fall war der Eigentümer mit der Antwort der Verwaltungsgesellschaft unzufrieden und bot an, den Vertrag zu kündigen, musste aber gemäß den Vertragsbestimmungen eine Vertragsstrafe in Höhe von drei Monatsmieten zahlen. Dieses Problem tritt vor allem dann auf, wenn ein Wechsel zu einem anderen Unternehmen in Betracht gezogen wird, weil die Stelle nicht besetzt oder das Unternehmen nur schwer zu erreichen ist.

• Antwort außerhalb des Leistungsumfangs: Dies ist ein Fall, in dem ein Vertrag wegen des niedrigen Provisionssatzes unterzeichnet wurde, aber bei näherer Betrachtung zeigt sich , dass es viele Aufgaben gibt, die nicht von der Verwaltungsgesellschaft übernommen werden. Der Vertrag sah beispielsweise keine nächtlichen Notfalleinsätze oder regelmäßige Kontrollgänge vor, so dass sich der Eigentümer schließlich selbst um die Situation kümmern musste.

• Misstrauen aufgrund unzureichender Berichterstattung: In einigen Fällen neigte die Verwaltungsgesellschaft dazu, die Berichterstattung zu verzögern, und der Mieter war sich des Problems nicht bewusst, bis er es direkt vom Eigentümer erfuhr. Die vertraglich festgelegte Häufigkeit der Arbeitsberichte wurde nicht eingehalten, so dass es für den Eigentümer unmöglich war, den Zustand der Immobilie zu erfassen, was zu einem Problem wurde.

Kontrollpunkte zur Vorbeugung

Kontrollen und Kommunikation vor Vertragsabschluss sind unerlässlich, um Probleme wie die oben genannten zu vermeiden. Prüfen Sie die folgenden Punkte

• Lesen Sie den Vertrag und das Merkblatt sorgfältig durch: Es mag selbstverständlich klingen, aber der erste Schritt besteht darin, alle Klauseln des Vertrags zu verstehen. Prüfen Sie insbesondere den Umfang der Arbeiten (was Ihnen anvertraut wird), die Gebühren und die Kostenbeteiligung, die Vertragslaufzeit und die Kündigungsbedingungen sowie die Maßnahmen bei Notfällen und Zahlungsrückständen sorgfältig. Bei unklaren Aussagen oder Fragen fragen Sie die Verwaltungsgesellschaft an Ort und Stelle und veranlassen Sie sie gegebenenfalls, den Vertrag zu ergänzen oder zu ändern. Mündliche Absprachen, die nicht schriftlich festgehalten werden, sollten vermieden werden, da sie später nicht beweisbar sind.

• Stellen Sie sich den Ablauf konkret vor: Gehen Sie von verschiedenen Problemen aus und simulieren Sie konkret, wer was im Falle einer "____ Situation" tun würde. Zum Beispiel: "Was ist, wenn ein Mieter ein Wasserleck meldet?" Was ist, wenn der Mieter X Tage im Rückstand ist?" Prüfen Sie, wie dies im Vertrag geregelt ist. Wenn es unklar ist, fragen Sie: "Wird sich Ihr Unternehmen in diesem Fall darum kümmern?" und wenn ja, lassen Sie dies klar im Vertrag festhalten.

• Legen Sie das Genehmigungsverfahren für anfallende Ausgaben fest: Es ist auch wichtig, im Vertrag festzuhalten, dass bei Ausgaben, die vom Eigentümer zu tragen sind, wie z. B. Reparaturkosten, dem Eigentümer vorab ein Kostenvoranschlag vorgelegt und von ihm genehmigt werden muss. Wenn Sie festlegen, dass Ausgaben, die einen bestimmten Betrag überschreiten, der vorherigen Genehmigung des Eigentümers bedürfen, können Sie vermeiden, dass Ihnen hohe Kosten in Rechnung gestellt werden, ohne dass Sie es wissen.

• Verhandeln Sie Kündigungsbedingungen: Kündigungsklauseln müssen nicht der Vorlage entsprechen. Wenn es langfristige Beschränkungen oder überhöhte Strafen gibt, die für den Eigentümer nachteilig sind, sollten Sie fragen, ob diese im Rahmen von Vorvertragsverhandlungen gelockert werden können. Eine gute Verwaltungsgesellschaft ist möglicherweise in der Lage, den Bedenken des Eigentümers auf flexible Weise Rechnung zu tragen. Wenn die Bedingungen nicht akzeptabel sind, müssen Sie sich möglicherweise entscheiden, den Vertrag nicht zu unterzeichnen.

• Prüfen Sie dasKommunikationssystem: Prüfen Sie auch das Kommunikationssystem im Voraus, einschließlich der Kontaktnummern für Notfälle, der Art und Weise, wie der Verantwortliche zu kontaktieren ist, und der Häufigkeit der Berichterstattung. Dies ist ein vom Vertrag losgelöster Teil der Betriebsvereinbarungen, ist aber wichtig für den Aufbau eines Vertrauensverhältnisses. Erkundigen Sie sich, ob das Unternehmen auch nachts oder an Feiertagen auf Notfälle reagieren kann und ob es ein Backup-System für den Fall gibt, dass die verantwortliche Person abwesend ist.

Wenn Sie die oben genannten Punkte beachten, lassen sich die meisten Probleme bereits im Vorfeld vermeiden. Sollte nach der Unterzeichnung des Vertrages doch einmal eine Situation auftreten, können Sie diese in aller Ruhe und vertragsgemäß lösen.

Wie Sie eine zuverlässige Verwaltungsgesellschaft auswählen

Abschließend erläutern wir die wichtigsten Punkte für die Auswahl einer vertrauenswürdigen Verwaltungsgesellschaft. Eine gute Verwaltungsgesellschaft ist ein guter Partner für den Eigentümer und trägt wesentlich zum Erfolg des Vermietungsgeschäfts bei. Die folgenden Punkte sollten bei der Auswahl eines Unternehmens beachtet werden

• Vergleichen Sie mehrere Unternehmen und ziehen Sie sie in Betracht: Die verschiedenen Verwaltungsunternehmen bieten unterschiedliche Dienstleistungen, Gebühren und Fachgebiete an, daher ist es wichtig, die Angebote mehrerer Unternehmen zu vergleichen. Einige Experten weisen sogar darauf hin, dass es unerlässlich ist, mehrere Unternehmen zu vergleichen und in Betracht zu ziehen. Lokale Unternehmen und große überregionale Ketten haben jeweils ihre eigenen Vor- und Nachteile, daher sollten Sie sich mindestens zwei oder drei Unternehmen anhören.

• Registrierung als Mietwohnungsverwalter: Seit der Gesetzesänderung im Jahr 2021 müssen sich Unternehmen, die mehr als eine bestimmte Anzahl von Wohnungen verwalten, beim Minister für Land, Infrastruktur und Verkehr registrieren lassen (Rental Housing Manager Registration System). Unter dem Gesichtspunkt der Zuverlässigkeit ist es sinnvoll, sich an dieser Registrierung zu orientieren. Registrierte Betreiber sind beispielsweise verpflichtet, vor der Unterzeichnung eines Vertrags wichtige Dinge zu erläutern, und dies ist ein Beweis dafür, dass sie nach bestimmten Regeln arbeiten.

• Prüfen Sie die Erfolgsbilanz und die Fachgebiete: Erkundigen Sie sich, wie viel Erfahrung die potenzielle Verwaltungsgesellschaft hat und auf welche Arten von Immobilien sie spezialisiert ist. Einige Unternehmen sind beispielsweise auf die Verwaltung ganzer Mehrfamilienhäuser spezialisiert, während andere sich um eine einzelne Eigentumswohnung kümmern können. So können Sie sicher sein, dass das Unternehmen über eine Erfolgsbilanz verfügt, die zu Ihrer Immobilie passt. Außerdem sollten Sie so viele Informationen wie möglich über die Belegungsrate (Fähigkeit, Leerstand zu vermeiden) und den Ruf des Unternehmens im Umgang mit Beschwerden einholen . Verweisen Sie auf Empfehlungen aus dem Bekanntenkreis oder Mundpropaganda von anderen Eigentümern.

• Höflichkeit des Angebots: Ob das Unternehmen Ihre Fragen in der Phase der ersten Beratung und des Kostenvoranschlags höflich beantwortet und ob es die Einzelheiten des Vertrags ausführlich erläutert, ist ebenfalls ein wichtiger Faktor, der die Einstellung des Unternehmens bestimmt. Wenn das Unternehmen seriös ist, wird es Ihnen keine Nachteile verheimlichen und Ihnen vorab ein Muster des Vertrags zeigen. Seien Sie dagegen vorsichtig, wenn ein Unternehmen versucht, Sie zu beruhigen, indem es unklare Punkte ausblendet oder sagt, dass "alles in Ordnung sein wird", ohne konkrete Maßnahmen zu nennen.

• Entscheiden Sie sich nicht allein aufgrund niedriger Provisionssätze für ein Unternehmen: Kosten sind ein Thema, aber seien Sie vorsichtig bei Unternehmen mit extrem niedrigen Verwaltungsgebühren. Eine niedrige Vermittlungsgebühr kann bedeuten, dass die Dienstleistungen eingeschränkt sind oder dass der Eigentümer eine unerwartete Belastung zu tragen hat. In der Tat "ist es wichtig, nicht nur die niedrige Provision, sondern auch den Umfang der Verwaltungsdienste zu prüfen. Billigere Verträge können den Umfang der Dienstleistungen, die ausgelagert werden können, einschränken und dem Eigentümer unvorhergesehene Verpflichtungen auferlegen. Achten Sie darauf, dass Sie ein Unternehmen wählen, das Dienstleistungen zu einem angemessenen Marktpreis anbietet. Wenn Sie die Angebote mehrerer Unternehmen vergleichen, können Sie unnatürlich günstige Konditionen leichter erkennen.

• Flexibilität der Vertragsbedingungen: Achten Sie auch auf die Vertragsbedingungen (z. B. Kündigungsklauseln, Provisionssätze usw.), die von der potenziellen Verwaltungsgesellschaft angeboten werden. Wenn die Konditionen allesamt ungünstiger sind als bei anderen Unternehmen, könnten Sie nach der Vertragsunterzeichnung unzufrieden sein. Auch die Flexibilität bei der Aushandlung von Bedingungen ist ein entscheidender Faktor, um festzustellen, ob ein Unternehmen vertrauenswürdig ist.

Wählen Sie auf der Grundlage der oben genannten Punkte eine Verwaltungsgesellschaft auf der Grundlage einer umfassenden Bewertung aus. Eine Verwaltungsgesellschaft ist ein langfristiger Partner. Das Erfolgsgeheimnis besteht also darin, sich auf Vertrauen und Kompatibilität zu konzentrieren und nicht auf kurzfristige Gewinne oder Verluste. Bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, können Sie sich ein Bild von der Einstellung des Unternehmens machen, indem Sie Fragen stellen und Wünsche äußern, auch wenn sie noch so trivial sind, und sehen, wie das Unternehmen darauf eingeht. Vergleichen Sie sorgfältig, damit Sie mit Überzeugung und Ruhe einen Vertrag abschließen können und eine Verwaltungsgesellschaft finden, der Sie Ihre wertvolle Immobilie anvertrauen können.

Schlussfolgerung.

Der Verwaltungsvertrag ist ein sehr wichtiger Vertrag für Immobilienbesitzer, da er die Grundlage für die Mietverwaltung bildet. Wenn Sie den Zweck und die Bedeutung des Vertrags verstehen, bevor Sie ihn unterzeichnen, und wenn Sie den Umfang der auszulagernden Arbeiten, denmarktüblichen Satz und die Aufschlüsselung der Gebühren, die Kündigungsbedingungen und die Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen den beiden Parteien genau bestätigen, können Sie Probleme nach der Unterzeichnung des Vertrags erheblich reduzieren. Ein weiteres Geheimnis für ein stabiles Management besteht darin, aus tatsächlichen Fällen zu lernen, Kontrollpunkte festzuhalten, um häufige Probleme zu vermeiden, und ein zuverlässiges Managementunternehmen auszuwählen.

Es ist wichtig, dass jedes Detail im Vertrag klar formuliert ist und dass alle unklaren Punkte vor der Unterzeichnung geklärt werden. Durch eine Überprüfung des Vertrags lassen sich Probleme vermeiden. Um die Vorteile der Übertragung Ihrer Immobilie an eine professionelle Verwaltungsgesellschaft zu maximieren, sollten Sie die in diesem Artikel erläuterten Punkte beachten und einen zufriedenstellenden Verwaltungsvertrag abschließen. Wir hoffen, dass Eigentümer, die ihre Mietverwaltung auslagern wollen, ihre Immobilien unbesorgt anvertrauen können und dass ihre Mietverwaltung besser wird.