物业管理合同中的关键检查点与注意事项

与管理公司签订的物业管理协议是出租物业业主的重要文件。确保对合同的正确理解以及不存在不利条款和条件，可以避免日后出现问题。特别是将于 2021 年生效的《房屋租赁管理事业法》（正式名称：《房屋租赁适当管理法》）依法规定了管理合同中应包含的项目，合同必须按照这些最新要求准备。本文针对普通业主的常见问题，介绍了管理合同中的检查要点。

1.《房屋租赁经营管理法》规定的强制性合同条款（2025年最新规定）

根据《房屋租赁经营管理法》，管理公司与业主签订管理合同时，有义务对重要事项进行说明，并提前交付书面合同。合同文件必须包含法律规定的所有强制性项目。这体现在国土交通省的标准合同格式中，其目的是确保合同的透明度和公平性。业主应确保在合同中适当包含以下项目（截至 2025 年的最新要求）

• 管理公司信息：与之签订合同的管理公司（出租房管理公司）的商号、名称（公司名称）和代表，以及依法注册的日期和注册号。*管理 200 个以上单元的公司必须在国土交通大臣处注册，并在合同文件中明确注明注册号。业主应核对注册号，必要时可使用国土交通省的注册承包商搜索来检查承包商是否可靠。

• 物业说明（管理的物业）：该信息可识别物业，包括管理的出租房的名称、位置和面积。在合同开头明确注明 "XX（物业名称）XX 地点：地址......"。

• 管理任务描述：管理公司应执行的具体任务。例如，他们可以代表租户收取租金和其他款项、续签或终止合同、处理投诉或维护楼宇设施（定期巡逻、清洁、检查）。要明确委托工作的内容和范围，并确认由谁来完成未包括在内的工作。尤其重要的是，要确认管理公司是否会处理拖欠租金的催缴事宜。如果合同中的工作范围不明确，业主和管理公司就有可能对谁负责收缴欠租有不同的理解。为防止出现问题，应详细了解工作范围。

• 如何执行管理任务：如何以及多久执行一次上述任务。例如，要写明 "每月定期巡逻一次 "或 "紧急情况下 24 小时待命 "等具体协议。此外，还将明确规定工作时间、通讯方式和报告方法，请检查是否符合您的意愿。

• 与重新委托有关的项目：如果管理公司决定将部分管理工作重新委托（外包）给另一家公司，则应写明并说明这一点。这在正常管理中是被禁止的，但如果使用外部承包商来完成特殊任务，则会在合同中明确说明。作为业主，应了解重新委托的范围和责任关系。

• 责任和免责条款：管理承包商的责任范围，以及在某些情况下是否有免除管理公司责任的条款。例如，"管理公司对自然灾害等不可抗力造成的损失不承担责任 "等相关条款。仔细阅读免责条款，确保其内容不会过于宽泛或对业主不利。

• 向业主报告的相关事项：管理公司向业主定期报告的频率和内容。根据《出租房屋管理经营法》，现在必须每年至少报告一次管理状况和其他事项。合同中会规定每年提交 XX 次报告，或每年 XX 月定期报告等。报告内容包括租金收缴情况、房屋维护和管理情况、租户投诉情况等。业主有权收到这些报告，因此，即使在合同到期后，也必须检查这些报告是否得到妥善执行。

• 合同期限：这是管理合同的有效期以及起始和终止日期。有效期一般为两到三年，很多情况下还会自动续约。在合同到期前可以终止合同，但有些合同有限制，如 "在合同期内终止合同，必须在续约前至少◯个月发出通知"，或规定收取违约金（损坏费）。合同期限和续约/终止条件是重要事项，因此一定要在合同中明确说明。

• 报酬的金额、支付时间和方法：所谓管理佣金（管理费）的金额以及业主向管理公司支付报酬的方法和时间。通常，支付月租金等的 0%（如 5%-10%）作为佣金，管理公司在收到租金后汇给业主时扣除。合同中应详细注明，如 "管理费：月租金等的 xx%（含税 xx 日元），每月 xx 日转入业主账户"。计算依据也需要确认。例如，是否包括公共服务费，欠费是否也要支付，以及空置期间如何处理。正如下文将讨论的，有些合同可能会将佣金固定为物业全部入住时的预期总租金，因此，如果有任何不清楚的地方，请在签约前进行核实。

• 通知租户：如何通知租户（租赁人）管理服务的内容和实施情况。例如，管理公司应告知租户，他们将以物业管理人的身份与租户打交道，并应告知租户紧急联系方式。合同应规定通知租户的方式（公告栏或书面通知）等。

• 不包括在管理费中的费用：这是指除管理费外，业主还应承担的其他费用（如有）。例如，"招聘租户的广告费"、"租户搬出时的恢复费用"、"设备检查的实际费用"、"大修费用 "等，这些费用不包括在正常的每月管理费中。这些费用包括在管理费中的程度和实际费用（由业主承担）可在合同中确认。如果说明不明确，您可能会被收取更高的费用，从而引发问题。建议向管理公司询问不清楚的地方，必要时在合同中明确说明。

• 续约和解约相关事宜：是否续约、中途解约（终止）的程序和条件。如果是自动续约，则应检查周期（如每年自动续约）以及是否收取续约费。取消合同的条件也极为重要，将在下一章详细讨论，但合同应说明取消合同的要求必须至少提前 X 个月以书面形式提出，如果需要支付违约金，还应说明违约金的数额（如 X 个月的管理费）。如果没有明确说明这些内容，就意味着没有做出特别安排（即符合法定原则），但反过来说，仅凭口头解释也是无效的，因此一定要书面确认。

这些都是合同中必须包含的基本项目。如果合同中缺少这些重要内容或内容不充分，不仅会违反法律规定，还会使业主处于不利地位。例如，没有写明管理公司的注册号，或者没有写明终止合同的条件，这些都很重要。在签订合同之前，业主应在对重要事项进行书面说明和解释的阶段逐一确认上述细节，如有不清楚的地方，应毫不犹豫地提出问题。一份起草得当的合同和对重要事项的说明，可以明确业主和管理公司双方的权利和义务，为基于信任关系的稳定租赁管理奠定基础。

合同终止条件和报酬条款的注意事项（谈判要点

检查管理合同时，要特别注意"合同终止条件（终止条款）"和 "管理报酬条款"。由于这些条款直接影响业主的收支和风险，因此在签订合同前必须充分了解，并在必要时进行协商。下文将说明业主方需要检查的具体事项和措施。

终止条件的检查要点

租赁管理合同基本上具有委托合同的性质，法律原则是委托人（业主）可以随时终止合同。但在实际操作中，除非按照合同规定办理相关手续，否则无法顺利解除合同。检查合同中的终止条款，并注意以下几点

• 是否可以在合同期中途终止合同（中期解约）：检查是否明确规定了业主可以在合同期中途终止合同的条件。有些合同规定，只要业主提前 X 个月发出终止通知，就可以随时终止合同，而有些合同则规定，除非在续签合同时，否则不得终止合同。大多数情况下，合同规定 "提前一个月通知 "即可终止。例如，国土交通省的标准合同规定，至少提前三个月书面通知即可终止合同。

• 终止合同的通知方式和期限：如上所述，标准合同要求提前三个月通知，但有些合 同要求更长的通知期限，如提前六个月通知。有些合同还规定了 "书面通知（如通过内容认证邮件）"等手续。考虑一下这个期限是否是您作为业主可以实际承受的。如果通知期限过长，业主会处于不利地位，可能会询问是否可以通过协商缩短通知期限。建议将通知期控制在一般情况下的三个月。

• 是否有罚款或提前解约费：要警惕合同中的 "如果提前解约，将支付 X 个月的管理费 "等条款。从根本上说，管理合同的优点是可以自由终止，没有具体的约束条件，但有些合同要求支付几个月的费用，作为立即终止合同的补偿。例如，"如果一次性支付三个月的管理费，就可以立即解除合同"。标准的有担保转让和信托合同也包括一项条款，规定只要支付三个月的管理费，就可以终止合同，无需等待，"提前三个月通知 "也是准则之一。如果合同中有处罚条款，一旦签署，你就别无选择，只能遵守。因此，请确保事先了解该条款的内容，如果不满意，可以通过谈判取消或放宽该条款。不言而喻，允许无违约金解约的合同对业主更有利。

• 管理公司终止合同的条件：终止条款适用于双方。此外，还要检查管理公司方面终止合同的条件。通常情况下，管理公司单方面终止合同的风险很低，除非出现业主违约（如不支付费用）或出售物业等特殊情况。但如果合同规定管理公司可在提前一个月通知的情况下终止合同，则您需要在此期间内找到新的管理公司。

• 物业出售时的处理：另一个需要检查的问题是，如果业主将物业出售给第三方，管理合同会如何处理。许多合同规定，业主更换时合同终止（与新业主签订新合同）。如果您考虑出售物业，您必须提前通知当前的管理公司终止合同。即使合同中没有特殊规定，通常的做法也是在现任业主阶段终止合同，并让新业主签订新合同，因为出售物业 = 转让授权持有人身份，很难继承合同。如果有出售物业的计划，应与管理公司调整取消条件和时间。

💡 谈判和处理建议：如果取消条件中有对业主不利的条款（如极长的约束期或高额罚 款），值得在签订合同前咨询管理公司并进行谈判，看能否将条件修改为标准条款。好的管理公司会照顾到业主的顾虑，并真诚地与他们打交道。如果将来想终止合同，一定要按照合同规定的方式和日期进行。因为仅凭口头联系不足以终止合同，所以一定要按照合同规定的程序进行，如 "书面终止通知"。如果能友好地终止合同，那么向新管理公司的过渡就会很顺利。

关于管理费和成本的检查要点

接下来，我们来看看管理费（佣金）和成本分摊。管理费的水平和计算方法取决于合同内容，与业主的收益直接相关。要确定收费是否合理，如果有不明确的费用项目，要事先进行核对和协商。

• 管理费的费率和计算标准：管理费一般定为 "租金等的 xx%"。市场费率通常为租金收入的 5%左右，但会根据物业规模和服务范围有所增减。不仅要检查合同中规定的费率，还要检查计算依据。例如，"是包括公共服务费在内的总金额的 X%吗？"、"佣金是否也适用于欠费情况下的累计金额？"、"房间空置时如何处理？"等。在有些合同中，最低保证金额是以满租时的预期租金乘以一定的百分比来确定的。例如，如果您要从自我管理转为管理，最好模拟一下预计每月的管理费是多少。此外，还可以向几家管理公司询价，并进行比较。

• 费用中包含的服务范围：确定管理费中包含哪些服务。通常，基本服务包括收取租金、办理续约手续、处理投诉和楼宇巡逻。但必须注意的是，各公司提供的支持范围和水平各不相同。例如，"租户夜间紧急联系 "是标准服务还是可选服务，是否包括 "欠款提醒 "及其他细节。检查合同中的服务部分或重要事项说明，如果有些服务没有包含但又是必要的，则应讨论额外的外包服务或单独费用。有些管理公司专门从事楼宇管理，并不招租，反之亦然，因此他们要明确提出自己的服务范围。同样重要的是，在签订合同前要弄清管理公司是否涵盖了所有必要的任务。

• 与租户招募有关的费用：另一个需要检查的问题是，当出现空缺时，与招募新租户（租赁）有关的费用负担。在许多情况下，管理公司本身或附属房地产中介公司会招募租户，业主支付的广告费（AD）大约相当于一个月的租金。例如，检查合同中是否有 "招租费为 0 个月租金（签订新合同时支付）"的条款。中介费是向租户收取还是由业主承担，各公司承担的比例也不尽相同。招聘能力强的管理公司可望迅速招满房客，但广告费往往会因此而提高。

• 续约费：租户续约时，一定要确认续约管理费和续约费的分配情况。虽然代理续租手续通常包含在基本服务中，但在某些情况下，续租费用（向租户收取的续租合同费用）的处理是事先商定的。在某些合同中，管理公司会从续约费中获得部分报酬，因此要注意 "XX 月续约费的 X% 将作为管理公司的手续费 "等条款。

• 可能单独收取的费用：不包括在管理费中的工作将单独收取费用。典型的例子是在租户搬出时安排修复工作和管理翻修工作。如果在租户搬出时委托管理公司进行修复和翻新工作，则费用由业主承担。问题是这些费用是否合理。在某些情况下，业主会对超出必要费用的维修工作感到惊讶。作为应对措施，建议在合同中注明 "超过一定金额的维修费用需事先征得业主同意"，或在合同阶段口头约定。此外，最好事先确认预计的维修费用，以便了解市场价格，在某些情况下，为业主自行向承包商订购工程留有余地。可靠的管理公司不会强迫你进行不必要的工作，而是会与业主协商。

• 物业空置时产生的费用：当物业空置时，不仅会损失租金收入，根据合同规定，还可能产生空置管理费。例如，"每个空置单元每月支付 XX 日元作为巡逻管理费 "等条款。空置对业主来说是一个打击，但与此同时，最低限度的巡逻和管理仍然是必要的。请查看合同，了解如何处理这些费用。国土交通省的标准合同没有明确规定空置费，但有些管理公司可能有自己的规定。如果有大意为即使在空置期间也要收取管理费的声明，您可以与管理公司讨论这一负担。在某些情况下，管理公司可能会提出 "空置一个月内免费，空置一个月后收取 0.00 日元 "等减免措施。无论如何，如果在签订合同时了解详细情况，就可以避免意外支出。

谈判和处理建议：业主方面有谈判余地的管理费典型例子是费率（%）。如果几个物业是一起委托管理的，或者双方有长期的信任关系，他们可能愿意接受略微降低的费率。不过，谈判应保持在合理的范围内，因为过度要求降低管理费可能会导致服务质量下降。如果对任何费用项目不确定，以书面形式要求说明也是一个很好的经验法则。要求书面说明："这笔费用是否包含在管理费中？是额外收费吗？以及其他问题都可以直接向管理公司提出，并保证这些问题会在合同和重要事项的解释中说明。可靠的管理公司会尽力按照业主的意愿调整合同条款，避免日后产生误解和问题。

3. 引进电子合同：程序、好处和实际考虑因素

近年来，房地产行业的合同文件迅速实现了电子化（无纸化）。根据国土交通省的法律修正案，自 2022 年 5 月起，《建筑用地和建筑物经营法》规定的重要项目说明和合同的电子交付已解禁，租赁合同和管理合同也可使用电子合同。本节将介绍在管理合同中引入电子合同的基本程序和好处，以及业主应注意的事项。

电子合同（管理合同）的基本程序

过去，通常需要准备两份纸质合同，盖上邮戳后邮寄，而电子合同则可以在网上完成签约过程。就租赁管理合同而言，典型的流程如下

1. 准备合同文件并获得同意：管理公司将管理合同（和重要信息表）上传到电子合同系统。公司事先确认业主是否愿意以电子方式签署合同，并征得业主同意（接受）以电子方式交付合同。请注意，如果不同意，合同将以纸质形式交付。

2. 重要事项说明（IT 说明）：签订合同前的重要事项说明也可以在网上进行。管理公司利用视频会议工具等，向业主说明重要事项说明的内容（国土交通省也批准使用 IT 说明）。(虽然解释者不一定是合格的建筑承包商，但最好由具备专业知识的人员进行解释。在网上实施时，应提供一个与当面答疑相同的环境。

3. 以电子方式签订合同：管理公司以电子方式签订合同，并与业主在线共享合同。业主检查合同内容，如果没有问题，则以电子方式签署合同（电子签名）。电子签名是一种证明双方同意的机制，同时通过由合同持有人本人在合同上签字盖章来代替在电子数据上签字盖章，防止第三方篡改。具体来说，可以通过点击合同系统上的 "签名按钮 "并通过认证程序，或者使用注册电子证书来签署合同。双方完成签署程序后，合同即告签订。

4. 合同数据的存储和共享：合同签订后，原始合同数据存储在电子合同系统中。业主和管理公司也可分别下载和存储。与纸质合同不同的是，它们易于复制，丢失风险低，并可在必要时随时查看。此外，还可以在电子合同服务系统上搜索过去的合同，这有助于提高合同管理的效率。

以上是引入电子合同的一般流程。总之，流程如下：事先征得同意 → 在线说明 → 电子签名 → 数据存储。省去了传统的纸张打印、盖章和邮寄过程，大大节省了时间，简化了手续。

电子合同的优势

电子合同的引入为业主和管理公司带来了各种优势。以下是一些主要优势

• 更快、更简单的程序：由于签约过程可以在网上完成，因此节省了邮寄或当面盖章的时间。即使是住得很远的业主，也可以在家签订合同，而且系统足够灵活，可以在管理公司营业时间之外处理。时间安排更容易协调，签订合同的准备时间也缩短了。

• 节约成本：省去了纸质合同的印刷费、印花税和邮寄费。特别是，纸质合同需要缴纳印花税，但电子合同不是应税文件，因此不需要缴纳印花税。例如，原来贴在管理合同（应税文件）上的 200 日元或 400 日元印花税票，如果是电子合同，就可以免税。您还可以节省递交合同的邮费和业主来店的差旅费。这看似微不足道，但却是避免任何与合同相关费用的一大优势。

• 无纸化管理效率：合同文件以电子方式存储，无需进行实体文件管理。这不仅减少了压满书架的合同文件夹数量，还提供了在需要时通过个人电脑或智能手机搜索和查看这些文件的便利。没有纸张丢失或损坏的风险，如果有备份，即使发生灾难，合同信息也会受到保护。对于拥有多处房产的业主来说，集中管理合同文件将更加方便。

• 当面办理手续（更方便）：有了电子合同，就不需要到管理公司盖章，合同也可以从远程地点签署。工作繁忙的业主和居住在农村地区的业主也可以在自己家中签署合同并得到详细的解释。从近年来的感染控制角度来看，不见面就能签订合同也是一个令人放心的因素。另一个优势是，即使在时间紧迫的情况下也能快速签订合同，例如在购买房产后立即签订管理合同。

• 合同内容的实时确认和历史管理：电子合同系统会记录合同的访问历史以及完成签署的日期和时间。双方的签署状态也可实时跟踪，因此不必担心文件已发送但不知道对方何时签署。如果出现修改，可以在线替换并重新签署，这样就可以随时共享最新版本的合同。合同签订后发现的错误和其他错误也可以通过及时签订电子修订协议来解决。

如上所述，电子合同具有省时、省钱、省力、方便和安全的双重优势。特别是在租赁管理方面，物业数量和合同续签数量都呈上升趋势，数字化可以大大减少工作量。

引入电子合同的注意事项

尽管电子合同很方便，但业主在引进和使用电子合同时也应注意一些问题。主要注意事项如下。

• 需要事先征得同意：根据法律规定，另一方的同意是电子文件交付的一个条件。如果管理公司提议签订电子合同，业主必须首先表示同意。业主也可以不同意，而是选择纸质合同。在这种情况下，业主方面不会有任何损失，所以如果您不喜欢电子合同，请不要犹豫，直接告诉他们。但是，一旦签订了纸质合同，邮寄等环节难免会耗费时间，请根据利弊做出决定。

• 了解电子签名的法律效力：在纸质合同中，当事人的意思表示由其印章和签名来证明，但在电子合同中，电子签名具有同等效力。在日本，根据《电子签名法》，由委托人创建并带有电子签名的电子文件被认定为原件。在实践中，主要的电子合同服务（如 CloudSign、DocuSign）也有符合法律要求的机制，合同可作为法庭上的有力证据。不过，对于刚接触电子合同的业主来说，"你确定吗？并可能会感到担忧。在这种情况下，让管理公司解释一下电子合同服务，或在服务提供商的网站上查看其可靠性（认证系统和安全性），会让人放心不少。

• 使用的设备和操作方法：签署电子合同需要一台能上网的个人电脑、智能手机或平板电脑。合同上的电子签名本身很简单，只需点击几下即可完成，但您应该有一个可以接收电子邮件和访问合同网站的环境。如果您是不擅长使用信息技术的年长业主，最好有一位家人或负责人提前协助您。另外，如果在签约时有一次性密码短信接收等功能，请确保手机在手。作为基本的预防措施，切记不要误删合同电子邮件（如果误删，可以要求重新发送）。

• 电子数据存储义务和安全性：电子合同与书面文件一样，必须依法存储一段时间。管理公司会根据《电子记账法》等规定将其存储在自己的系统中，但业主自己也应下载合同数据并安全存储。如果数据存储在电脑上，则应采取措施防止丢失或泄漏，如进行备份或将数据存储在有密码保护的云存储中。此外，要养成检查与合同有关的电子邮件和 URL 是否可靠和正式的习惯。现在网络钓鱼诈骗时有发生，所以如果收到 "请检查您的合同 "的邮件，请检查源域名和负责人姓名，如果发现可疑情况，请直接联系管理公司。

• 与纸质合同相比的心理关怀：电子合同虽然方便，但有些人可能会觉得通过屏幕无法真正了解合同内容，或者担心自己是否真的签了合同。在签订合同前后，最好能通过电话确认是否有不清楚的地方，比如在网上说明重要事项，这样就不会因为没有面对面的接触而缺乏沟通。管理公司也应认真跟进。如果对电子合同不适应，应勇于改用纸质合同（业主有拒绝电子交付的合法权利）。重要的是要准确理解合同，并保留双方同意合同的事实。电子合同是实现这一目标的非常有用的手段，但在使用时应避免不必要的困难。

结论（结构和要点概述）

以上对物业管理协议中需要确认的重要事项，从法律规定的强制性条款到需要注意的实际要点以及电子合同的使用，进行了概括性的解释。

• 在合同的必备条款方面，我们根据《房屋租赁管理事业法》，确认了有必要对管理公司的信息、物业的标识、管理工作的内容和方法、是否分包、责任类别、报告义务、合同期限、报酬金额和支付方法、承租人知悉的事项、不包括的费用、续约和解除合同的条件等项目进行全面确认。已确认。该法的目的是消除业主与管理公司之间的差异，建立公平的合同关系。在合同中明确规定这些事项是最基本的保证。

• 从业主的角度来看，解约条件和报酬条款尤其值得关注。在解约条款方面，重要的是检查解约通知期（标准为三个月）和是否有违约金，必要时通过谈判降低风险。在报酬方面，不仅要了解管理费率，还要了解计算标准和包含的服务范围，任何额外费用（广告费、维修费等）的条款都应在签订合同前商定。即使合同的措辞难以理解，也应毫不犹豫地要求管理公司进行解释，并在理解和同意后再签署合同。

• 关于引进电子合同，介绍了其程序和好处，并说明了获得批准和安全性等注意事项。虽然电子合同使合同的签订更加快捷和高效，但也有必要考虑到与过去办事方式的不同。现在，法律制度已经到位，电子合同是一种可以放心使用的工具。作为房主，您可以享受其中的好处，但前提是您必须牢记基本的检查（如同意、数据存储等）。

最后，出租房管理合同是委托业主管理重要资产的合同。如果您根据本文讨论的要点仔细阅读合同，就会清楚自己应该注意哪些事项。任何不清楚的地方都应在签订合同前解决，同时还要参考公共机构发布的指南和可靠专家的解释。充分理解并接受合同内容是放心外包管理服务的第一步。本着平等合作的精神与管理公司接洽，必要时协商签订一份对双方都公平、明确的合同。这将带来长期稳定的租赁管理，并建立良好的信任关系。