Points clés à vérifier dans les contrats de gestion immobilière en 2025

Le contrat de gestion immobilière conclu avec la société de gestion est un document important pour les propriétaires d'immeubles locatifs. S'assurer que le contrat est correctement compris et qu'il n'y a pas de conditions défavorables peut éviter des problèmes ultérieurs. En particulier, la Rental Housing Management Business Law (nom officiel : Law Concerning the Proper Management of Rental Housing), qui entrera en vigueur en 2021, stipule les éléments devant figurer dans le contrat de gestion en vertu de la loi, et le contrat doit être préparé conformément à ces dernières exigences. Cet article explique les points clés à vérifier dans le contrat de gestion en réponse aux questions courantes des propriétaires ordinaires.

1. les clauses contractuelles obligatoires prévues par la loi sur la gestion des logements locatifs (mise à jour en 2025)

En vertu de la loi sur la gestion des logements locatifs, lorsqu'une société de gestion conclut un contrat de gestion avec un propriétaire, elle est tenue d'expliquer les points importants et de remettre un contrat écrit à l'avance. Le document contractuel doit contenir tous les éléments obligatoires stipulés par la loi. Ceci est reflété dans le formulaire de contrat standard du ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures et des transports, qui vise à garantir la transparence et l'équité du contrat. Les propriétaires doivent s'assurer que les éléments suivants sont correctement inclus dans le contrat (dernière exigence en date de 2025)

• Informations sur la société de gestion: le nom commercial, le nom (raison sociale) et le représentant de la société de gestion (société de gestion de logements locatifs) avec laquelle le contrat est conclu, ainsi que la date d'enregistrement et le numéro d'enregistrement conformément à la loi. *Les sociétés gérant plus de 200 unités doivent être enregistrées auprès du ministre de l'aménagement du territoire, des infrastructures et des transports, et le numéro d'enregistrement doit être clairement indiqué dans le document contractuel. Les propriétaires doivent vérifier le numéro d'enregistrement et, si nécessaire, utiliser la recherche d'entrepreneurs enregistrés du MLIT pour s'assurer de la fiabilité de l'entrepreneur.

• Indication du bien (bien à gérer): cette information permet d'identifier le bien, y compris le nom, l'emplacement et la taille du logement locatif à gérer. Elle est clairement indiquée au début du contrat sous la forme suivante : "XX (nom du bien) XX Emplacement : adresse...".

• Description des tâches de gestion: tâches spécifiques à effectuer par la société de gestion. Par exemple, elle peut percevoir les loyers, etc. au nom du locataire, renouveler les contrats et les résilier, traiter les plaintes, entretenir les installations du bâtiment (patrouilles régulières, nettoyage, inspections), etc. Précisez clairement ce que vous confiez et dans quelle mesure vous le faites, et confirmez également qui effectuera les travaux qui ne sont pas inclus. Il est particulièrement important de vérifier si la société de gestion se chargera ou non des rappels en cas d'arriérés de loyer. Si l'étendue des travaux n'est pas claire dans le contrat, le propriétaire et la société de gestion risquent de ne pas comprendre de la même manière qui est responsable du recouvrement des arriérés de loyer. Pour éviter tout problème, il convient de comprendre en détail l'étendue des travaux.

• La manière dont les tâches de gestion sont effectuées : comment et à quelle fréquence les tâches susmentionnées sont effectuées. Par exemple, des accords spécifiques tels que "patrouilles régulières une fois par mois" ou "disponibilité 24 heures sur 24 en cas d'urgence" seront rédigés. Les heures d'ouverture, les moyens de communication et les méthodes d'établissement de rapports seront également clairement énoncés ; vérifiez donc qu'ils correspondent à vos souhaits.

• Éléments relatifs au recommissioning: si la société de gestion décide de recommissioner (externaliser) une partie du travail de gestion à une autre société, cela est indiqué et décrit. Cette pratique est interdite dans le cadre d'une gestion normale, mais elle sera clairement mentionnée dans le contrat si un contractant externe est utilisé pour des tâches spéciales. En tant que propriétaire, vous devez être conscient de l'étendue de la remise en service et de la relation de responsabilité.

• Responsabilité et clauses de non-responsabilité: l'étendue de la responsabilité de la société de gestion et l'existence éventuelle de dispositions exonérant la société de gestion de sa responsabilité dans certains cas. Par exemple, une clause telle que "la société de gestion n'est pas responsable des dommages causés par des cas de force majeure tels que les catastrophes naturelles" est pertinente. Lisez attentivement la clause de non-responsabilité pour vous assurer qu'elle n'est pas trop large ou trop défavorable au propriétaire.

• Questions relatives aux rapports au propriétaire: la fréquence et le contenu des rapports réguliers de la société de gestion au propriétaire. En vertu de la loi sur la gestion des logements locatifs, il est désormais obligatoire de faire rapport au moins une fois par an sur l'état de la gestion et d'autres questions. Le contrat stipulera qu'un rapport doit être soumis XX fois par an, ou qu'un rapport régulier doit être présenté XX mois par an, etc. Le contenu du rapport comprend l'état de la perception des loyers, de l'entretien et de la gestion du bâtiment, ainsi que l'état des plaintes des locataires. Le propriétaire a le droit de recevoir ces rapports, il est donc important de vérifier qu'ils sont correctement mis en œuvre, même après l'expiration du contrat.

• Durée du contrat: il s'agit de la période de validité du contrat de gestion et des dates de début et d'expiration. Elle est généralement fixée à deux ou trois ans et, dans de nombreux cas, une clause de renouvellement automatique est prévue. Il est possible de résilier le contrat avant son expiration, mais certains contrats comportent des restrictions telles que "la résiliation pendant la durée du contrat doit être notifiée au moins ◯ mois avant le renouvellement" ou stipulent qu'une pénalité (frais de dommages) sera perçue. La durée du contrat et les conditions de renouvellement ou de résiliation sont des éléments importants, il convient donc de vérifier qu'ils sont clairs dans le contrat.

• Montant, calendrier et mode de paiement de la rémunération: le montant de la commission de gestion (frais de gestion) ainsi que le mode et le calendrier de paiement du propriétaire à la société de gestion. Habituellement, un pourcentage (par exemple 5 à 10 %) du loyer mensuel, etc. est payé à titre de commission, qui est déduit lorsque la société de gestion remet le loyer au propriétaire après l'avoir reçu. Le contrat indiquera en détail, par exemple : "Commission de gestion : loyer mensuel, etc. xx% (xx yens TTC), à transférer sur le compte du propriétaire le xx jour de chaque mois". La base de calcul doit également être confirmée. Par exemple, il faut savoir si les charges communes sont incluses, si des frais sont également payables pour les arriérés et comment ils sont gérés pendant les périodes d'inoccupation. Comme nous le verrons plus loin, il peut exister des contrats dans lesquels la commission est fixée au montant total du loyer prévu lorsque le bien est entièrement occupé; il convient donc de vérifier avant de signer si un point n'est pas clair.

• Information des locataires: comment, le cas échéant, les locataires (titulaires de baux) doivent-ils être informés du contenu et de la mise en œuvre des services de gestion. Par exemple, la société de gestion doit informer les locataires qu'elle traitera avec eux en tant que gestionnaire du bien immobilier, et les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence doivent être communiquées aux locataires. Le contrat stipulera, par exemple, les modalités de notification aux locataires (panneau d'affichage ou notification écrite).

• Frais non inclus dans la commission de gestion: il s'agit des frais éventuels à la charge du propriétaire en dehors de la commission de gestion. Par exemple, les "frais de publicité pour le recrutement des locataires", les "frais de remise en état après le départ des locataires", les "frais réels d'inspection des équipements", les "frais de grosses réparations", etc. La mesure dans laquelle ces frais sont inclus dans la redevance et les coûts réels (à la charge du propriétaire) peuvent être confirmés dans le contrat. Si la description n'est pas claire, vous risquez de vous voir facturer ultérieurement des frais plus élevés, ce qui pourrait entraîner des problèmes. Il est conseillé d'interroger la société de gestion sur les points obscurs et, le cas échéant, de les faire figurer clairement dans le contrat.

• Questions relatives au renouvellement et à la résiliation du contrat : le renouvellement ou non du contrat, la procédure et les conditions de résiliation à mi-parcours. Si le renouvellement est automatique, vérifiez le cycle (par exemple, renouvellement automatique tous les ans) et s'il y a des frais de renouvellement. Les conditions de résiliation sont également extrêmement importantes et seront examinées plus en détail dans le chapitre suivant, mais le contrat doit indiquer que la demande de résiliation doit être faite par écrit au moins X mois à l'avance et, si une pénalité est due, le montant de cette pénalité (par exemple, X mois de frais de gestion). Si ces éléments ne sont pas clairement indiqués, cela signifie qu'aucune disposition particulière n'a été prise (c'est-à-dire conformément aux principes légaux), mais inversement, les explications verbales seules sont inefficaces, il faut donc veiller à les confirmer par écrit.

Ce sont les éléments essentiels qui doivent figurer dans le contrat. L'absence ou l'insuffisance de ces éléments importants dans le contrat peut non seulement constituer une violation de la loi, mais aussi porter préjudice au propriétaire. Par exemple, il est important de noter que le numéro d'enregistrement de la société de gestion n'est pas écrit, ou que les conditions de résiliation du contrat ne sont pas écrites. Avant de conclure un contrat, le propriétaire doit confirmer les détails susmentionnés un par un au cours de la phase où une explication écrite des points importants lui est fournie et expliquée, et ne doit pas hésiter à poser des questions si quelque chose n'est pas clair. Un contrat correctement rédigé et une explication des points importants clarifient les droits et les obligations du propriétaire et de la société de gestion et constituent la base d'une gestion locative stable fondée sur une relation de confiance. 2.

2. points de vigilance (points de négociation) dans les conditions de résiliation du contrat et les dispositions relatives à la rémunération

Lorsque vous vérifiez le contrat de gestion, accordez une attention particulière aux "conditions de résiliation du contrat (clause de résiliation)" et aux "dispositions relatives à la rémunération de la gestion". Ces éléments ayant une incidence directe sur les revenus, les dépenses et les risques du propriétaire, il est important de bien les comprendre avant de signer le contrat et de les négocier si nécessaire. Les points spécifiques à vérifier et les mesures à prendre par le propriétaire sont expliqués ci-dessous.

Points à vérifier concernant les conditions de résiliation

Les contrats de gestion locative sont essentiellement des contrats de mandat, et le principe juridique est que le titulaire du mandat (le propriétaire) peut résilier le contrat à tout moment. Toutefois, dans la pratique, le contrat ne peut pas être résilié sans heurts si les procédures ne sont pas respectées conformément au contrat. Vérifiez la clause de résiliation du contrat et prenez note des points suivants

• Possibilité ou non de résilier le contrat au milieu de la période contractuelle (résiliation à mi-parcours): vérifiez si les conditions dans lesquelles le contrat peut être résilié par le propriétaire au milieu de la période contractuelle sont clairement énoncées. Certains contrats prévoient que le contrat peut être résilié à tout moment si le propriétaire donne un préavis de résiliation X mois à l'avance, tandis que d'autres prévoient que le contrat ne peut être résilié qu'au moment du renouvellement. Dans la plupart des cas, il est stipulé que le contrat peut être résilié avec un "préavis de quatre mois". Par exemple, le contrat type du ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures et des transports stipule que le contrat peut être résilié moyennant un préavis écrit d'au moins trois mois.

• Méthode et durée du préavis de résiliation: comme indiqué ci-dessus, le contrat type prévoit un préavis de trois mois, mais certains contrats prévoient un préavis plus long , de six mois par exemple. Certains contrats prévoient également des formalités telles que la "notification par écrit (par exemple, par courrier avec accusé de réception)". Demandez-vous s'il s'agit d'une période que vous pouvez respecter de manière réaliste en tant que propriétaire. Si le délai de préavis est trop long, le propriétaire est désavantagé et peut demander à ce qu'il soit raccourci par la négociation. Il est conseillé de s'en tenir à la pratique générale d'un préavis de trois mois.

• Pénalités ou frais de résiliation anticipée: recherchez dans le contrat des clauses telles que "en cas de résiliation anticipée, une pénalité de X mois de frais de gestion sera payée". En fait, l'avantage d'un contrat de gestion est qu'il peut être résilié librement sans conditions contraignantes spécifiques, mais certains contrats exigent le paiement de plusieurs mois de frais en guise de compensation pour une résiliation immédiate. Par exemple, "la résiliation immédiate est possible si trois mois de frais de gestion sont payés en une seule fois". Le contrat type de MLIT comporte également une clause de résiliation sans délai, moyennant le paiement de trois mois de frais de gestion, ainsi qu'un "préavis de trois mois", qui constitue l'une des lignes directrices. Si le contrat contient une clause pénale, vous n'avez pas d'autre choix que de la respecter une fois que vous l'avez signé, alors assurez-vous d'en connaître le contenu à l'avance et négociez sa suppression ou son assouplissement si vous n'êtes pas satisfait. Il va sans dire qu'un contrat prévoyant une résiliation sans pénalité est plus avantageux pour le propriétaire.

• Conditions de résiliation par la société de gestion: les clauses de résiliation s'appliquent aux deux parties. Vérifiez également les conditions de résiliation du contrat du côté de la société de gestion. Normalement, le risque de résiliation unilatérale du contrat par la société de gestion est faible, sauf dans des cas spécifiques tels que la défaillance du propriétaire (par exemple, le non-paiement des honoraires) ou la vente du bien, mais si le contrat stipule que la société de gestion peut résilier le contrat moyennant un préavis de quatre mois, vous devrez trouver une société de gestion de remplacement dans ce laps de temps.

• Gestion en cas de vente du bien: un autre point à vérifier est ce qu'il advient du contrat de gestion si le propriétaire vend le bien à un tiers. De nombreux contrats stipulent que le contrat prend fin lorsque le propriétaire change (et qu'un nouveau contrat est conclu avec le nouveau propriétaire). Si vous envisagez de vendre le bien, vous devez donner un préavis de résiliation à la société de gestion actuelle. Même s'il n'y a pas de dispositions particulières dans le contrat, il est courant de résilier le contrat au stade du propriétaire actuel et de faire signer un nouveau contrat au nouveau propriétaire, car il est difficile de succéder au contrat étant donné que la vente du bien = transfert du statut du titulaire du mandat. S'il est prévu de vendre le bien, adapter les conditions et le calendrier de résiliation avec la société de gestion.

💡 Conseil de négociation et de traitement: si les conditions d'annulation comportent des clauses défavorables au propriétaire (telles que des périodes d'engagement extrêmement longues ou des pénalités élevées), il est utile de consulter la société de gestion avant de signer le contrat et de négocier pour voir si les conditions peuvent être modifiées et ramenées à des conditions normales. Une bonne société de gestion sera en mesure de tenir compte des préoccupations du propriétaire et de les traiter de bonne foi. Si vous souhaitez résilier le contrat à l'avenir, il est essentiel que vous le fassiez de la manière et à la date prévues dans le contrat. Étant donné qu'un contact verbal ne suffit pas pour mettre fin au contrat, veillez à suivre les procédures prescrites dans le contrat, telles que la "notification écrite de la résiliation". Si le contrat peut être résilié à l'amiable, la transition vers une nouvelle société de gestion se fera en douceur.

Points à vérifier concernant les frais de gestion et les coûts

Examinons maintenant les frais de gestion (commissions) et le partage des coûts. Le niveau et le mode de calcul des frais de gestion dépendent du contenu du contrat et sont directement liés aux revenus du propriétaire. Déterminez si les frais sont raisonnables et, en cas d'incertitude sur certains postes de coûts, vérifiez et négociez à l'avance.

• Taux et normes de calcul des frais de gestion: les frais de gestion sont généralement fixés à "xx% du loyer, etc. Le taux du marché se situe souvent autour de 5 % des revenus locatifs, mais il peut augmenter ou diminuer en fonction de la taille du bien et de l'étendue des services. Vérifiez non seulement le taux indiqué dans le contrat, mais aussi la base de calcul. Par exemple, "s'agit-il de X % du montant total, y compris les charges communes ?", "la commission s'applique-t-elle également au montant cumulé en cas d'arriérés ?", "comment est-elle gérée lorsque la chambre est vacante ?", etc. Dans certains contrats, un montant minimum de garantie est fixé en multipliant un certain pourcentage du loyer prévu pour une occupation complète. Si vous abandonnez l'autogestion, par exemple, il est judicieux de simuler le montant des frais de gestion mensuels prévus. Il est également utile d'obtenir des devis de plusieurs sociétés de gestion et de les comparer.

• Étendue des services inclus dans la redevance: vérifiez quels services sont inclus en contrepartie de la redevance de gestion. En général, la perception des loyers, les procédures de renouvellement des contrats, le traitement des plaintes et les rondes dans les immeubles font partie des services de base. Toutefois, il est important de noter que l'étendue et le niveau de soutien varient d'une société à l'autre. Par exemple, le service "contact d'urgence des locataires pendant la nuit" est un service standard ou optionnel, les "rappels d'arriérés" sont inclus, et d'autres détails. Vérifiez la section "services" du contrat ou l'énoncé des points importants et, si certains services ne sont pas inclus mais sont nécessaires, discutez d'une externalisation supplémentaire ou de coûts distincts. Certaines sociétés de gestion se spécialisent dans la gestion d'immeubles et ne recrutent pas de locataires, ou vice versa, de sorte qu'elles présentent clairement l'étendue de leurs services. Il est également important de vérifier, avant de signer un contrat, si la société de gestion couvre toutes les tâches nécessaires.

• Coûts liés au recrutement des locataires : un autre point à vérifier est la charge des coûts liés au recrutement de nouveaux locataires (location) en cas de vacance. Dans de nombreux cas, c'est la société de gestion elle-même ou une agence immobilière affiliée qui se charge de recruter les locataires, le propriétaire payant des frais de publicité équivalant à environ un mois de loyer. Vérifiez s'il existe une clause dans le contrat qui stipule "frais de recrutement de locataire de 0 mois de loyer (à payer lors de la signature d'un nouveau contrat)", par exemple. Que les frais d'agence soient prélevés sur le locataire ou supportés par le propriétaire, la proportion des frais supportés varie également d'une société à l'autre. Une société de gestion ayant de bonnes compétences en matière de recrutement peut espérer remplir la chambre rapidement, mais les frais d'annonce sont généralement plus élevés.

• Frais de renouvellement de contrat: vérifiez la répartition des frais administratifs de renouvellement et des frais de renouvellement lorsque les locataires renouvellent leur contrat de bail. Bien que la fonction d'agent pour la procédure de renouvellement soit généralement incluse dans les services de base, dans certains cas, la gestion des frais de renouvellement (frais de renouvellement du contrat perçus auprès du locataire) est convenue à l'avance. Dans certains contrats, la société de gestion est rémunérée pour une partie de la redevance de renouvellement. Il convient donc de surveiller les clauses telles que "X% de la redevance de renouvellement mensuelle XX sera la redevance de gestion de la société de gestion".

• Coûts pouvant être facturés séparément: les travaux qui ne sont pas inclus dans la commission de gestion sont facturés séparément. Des exemples typiques sont l'organisation des travaux de restauration et lagestion des travaux de rénovation lorsqueles locataires déménagent. Si la société de gestion est chargée des travaux de restauration et de rénovation lors du départ des locataires, les coûts sont supportés par le propriétaire. La question est de savoir si ces coûts sont raisonnables. Dans certains cas, les propriétaires sont surpris de se voir proposer des réparations plus coûteuses que nécessaire. En guise de contre-mesure, il est conseillé d'inclure dans le contrat que "les réparations dépassant un certain montant seront soumises à l'approbation préalable du propriétaire" ou d'en convenir verbalement au moment de la signature du contrat. Il est également judicieux de confirmer à l'avance les coûts de réparation estimés afin de se faire une idée du prix du marché et, dans certains cas, de laisser au propriétaire la possibilité de commander lui-même les travaux à l'entrepreneur. Une société de gestion fiable ne vous obligera pas à effectuer des travaux inutiles, mais se concertera avec le propriétaire.

• Coûts liés à la vacance d'un bien : lorsqu'un bien devient vacant, non seulement les revenus locatifs sont perdus, mais en fonction du contrat, des frais de gestion de la vacance peuvent également être encourus. Par exemple, des clauses telles que "XX yens par mois par unité vacante seront payés en tant que frais de gestion de la patrouille". Les logements vacants sont un coup dur pour le propriétaire, mais entre-temps, un minimum de patrouilles et de gestion est toujours nécessaire. Vérifiez dans le contrat comment ces coûts sont traités. Le contrat type de MLIT ne stipule pas spécifiquement de frais d'inoccupation, mais certaines sociétés de gestion peuvent avoir leurs propres règles. S'il existe une clause stipulant que des frais de gestion seront facturés même pendant les périodes d'inoccupation, vous pouvez discuter de cette charge avec la société de gestion. Dans certains cas, la société de gestion peut proposer des mesures d'atténuation, telles que "pas de frais jusqu'à ◯ mois d'inoccupation, et ₤ yen pour plus de ◯ mois". Dans tous les cas, vous pouvez éviter d'être surpris par des dépenses inattendues si vous connaissez les détails au moment de la signature du contrat.

Négociation et conseils de gestion: Le taux (%) est un exemple typique de frais de gestion pour lequel il existe une marge de négociation du côté du propriétaire. Si plusieurs biens sont commandés ensemble ou s'il existe une relation de confiance à long terme, le propriétaire peut être disposé à accepter une légère réduction. Toutefois, les négociations doivent rester raisonnables, car les demandes excessives de réduction des frais de gestion peuvent entraîner une baisse de la qualité du service. Il est également conseillé de demander des éclaircissements par écrit en cas de doute sur un poste de coût. Demandez des précisions par écrit : "Ce coût est-il inclus dans la commission de gestion ? S'agit-il d'un coût supplémentaire ?"et d'autres questions peuvent être posées directement à la société de gestion, avec l'assurance qu'elles seront mentionnées dans le contrat et dans l'explication des points importants. Une société de gestion fiable fera tout son possible pour adapter les termes du contrat aux souhaits du propriétaire et évitera les malentendus et les problèmes ultérieurs.

3. introduction de contrats électroniques : procédures, avantages et considérations pratiques

Ces dernières années, les documents contractuels sont rapidement devenus électroniques (sans papier) dans le secteur immobilier. L'amendement juridique du ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures, des transports et du tourisme a levé l'interdiction d'envoyer par voie électronique des descriptions d'éléments importants et des contrats en vertu de la loi sur les terrains à bâtir et les affaires immobilières à partir de mai 2022, et des contrats électroniques sont également disponibles pour les contrats de location et les contrats de gestion. Cette section explique la procédure de base et lesavantages de l' introduction des contrats électroniques dans les contrats de gestion, ainsi que les précautions à prendre par les propriétaires.

Procédures de base pour les contrats électroniques (pour les contrats de gestion)

Alors qu'auparavant il était courant de préparer deux exemplaires d'un contrat sur papier, de l'affranchir et de l'envoyer par la poste, les contrats électroniques permettent d'achever le processus contractuel en ligne. Dans le cas d'un contrat de gestion locative, le flux typique est le suivant

1. Préparation des documents contractuels et obtention de l'accord: la société de gestion télécharge le contrat de gestion (et la fiche d'information importante) dans le système de contrat électronique. La société vérifie à l'avance si le propriétaire est disposé à signer le contrat par voie électronique et obtient son consentement (acceptation) pour la livraison électronique. Notez que si ce consentement n'est pas donné, le contrat sera délivré sur papier.

2. Explication des questions importantes (explication informatique): l'explication des questions importantes avant la signature du contrat peut également se faire en ligne. En utilisant des outils de vidéoconférence, etc., la société de gestion explique au propriétaire le contenu de l'explication des questions importantes (le ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures, des transports et du tourisme a également approuvé l'utilisation de l'explication en ligne). (Bien que l'explicateur ne doive pas nécessairement être un entrepreneur en bâtiment qualifié, il est préférable que l'explication soit donnée par une personne ayant des connaissances spécialisées. Un environnement permettant de répondre aux questions et aux réponses de la même manière qu'en personne doit être prévu pour la mise en œuvre en ligne.

3. Signature électronique des contrats: la société de gestion signe le contrat électroniquement et le partage en ligne avec le propriétaire. Le propriétaire vérifie le contenu et, s'il n'y a pas de problème, signe électroniquement le contrat (signature électronique). Les signatures électroniques sont un mécanisme qui permet de prouver l'accord des parties tout en empêchant la falsification par des tiers, puisque le titulaire du contrat signe et scelle lui-même le contrat au lieu d'apposer une signature et un sceau sur les données électroniques. Concrètement, le contrat peut être signé en cliquant sur le "bouton de signature" du système contractuel et en suivant la procédure d'authentification, ou en utilisant un certificat électronique enregistré. Le contrat est conclu lorsque les deux parties ont terminé le processus de signature.

4. Stockage et partage des données du contrat: après la conclusion du contrat, les données originales du contrat sont stockées dans le système de contrat électronique. Elles peuvent également être téléchargées et stockées par le propriétaire et la société de gestion respectivement. Contrairement aux contrats sur papier, ils sont faciles à reproduire, présentent un faible risque de perte et peuvent être consultés à tout moment. Il est également possible de rechercher des contrats antérieurs sur le service de contrats électroniques, ce qui contribue à une gestion plus efficace des contrats.

Ce qui précède est le déroulement général des événements lors de l'introduction des contrats électroniques. En résumé, le processus est le suivant : obtention du consentement préalable → explication en ligne → signature électronique → stockage des données. Les processus conventionnels d'impression, d'estampillage et d'envoi peuvent être supprimés, ce qui se traduit par un gain de temps et une simplification considérables.

Avantages des contrats électroniques

L'introduction de contrats électroniques offre divers avantages aux propriétaires et aux sociétés de gestion. Voici quelques-uns des principaux avantages

• Procédures plus rapides et plus simples: comme le processus contractuel peut être effectué en ligne, il n'est plus nécessaire de timbrer les contrats par la poste ou en personne. Même les propriétaires qui habitent loin peuvent conclure des contrats depuis chez eux, et le système est suffisamment souple pour être géré en dehors des heures d'ouverture de la société de gestion. La programmation est plus facile à coordonner et les délais de signature des contrats sont réduits.

• Réduction des coûts: les coûts d'impression, les droits de timbre et les frais d'envoi liés aux contrats papier sont éliminés. En particulier, les contrats papier sont soumis au droit de timbre fiscal, alors que les contrats électroniques ne sont pas des documents imposables et ne sont donc pas soumis au droit de timbre fiscal. Par exemple, les timbres de 200 ou 400 yens apposés à l'origine sur un contrat de gestion (document imposable) sont exonérés d'impôt si le contrat est établi par voie électronique. Vous pouvez également économiser les frais d'affranchissement pour la remise du contrat et les frais de déplacement du propriétaire pour se rendre dans votre magasin. Cela peut sembler peu, mais c'est un grand avantage pour éviter les coûts liés au contrat.

• Efficacité de la gestion sans papier: les documents contractuels sont stockés sous forme électronique, ce qui élimine la nécessité d'une gestion physique des dossiers. Cela réduit le nombre de dossiers contractuels qui encombrent les étagères et offre la possibilité de les rechercher et de les consulter sur un PC ou un smartphone en cas de besoin. Il n'y a aucun risque de perte ou de détérioration du papier et, si elles sont sauvegardées, les informations contractuelles sont protégées même en cas de catastrophe. Pour les propriétaires de plusieurs biens immobiliers, il sera plus facile de gérer les documents contractuels de manière centralisée.

• Accomplissement de la procédure en personne (plus de commodité): avec les contrats électroniques, il n'est pas nécessaire de se rendre à la société de gestion pour apposer un sceau, et les contrats peuvent être signés depuis des endroits éloignés. Les propriétaires occupés et les propriétaires vivant dans des zones rurales peuvent également signer des contrats et recevoir des explications détaillées depuis le confort de leur domicile. Dans la perspective de la lutte contre les infections de ces dernières années, le fait de pouvoir signer un contrat sans rencontrer une personne est un facteur rassurant. Un autre avantage est que les contrats peuvent être conclus rapidement, même lorsque le temps presse, comme lorsqu'un contrat de gestion est signé immédiatement après l'achat d'un bien immobilier.

• Confirmation en temps réel et gestion de l'historique du contenu du contrat: le système de contrat électronique enregistre l'historique des accès au contrat ainsi que la date et l'heure auxquelles la signature a été effectuée. Le statut des signatures par les deux parties peut également être suivi en temps réel, de sorte qu'il n'y a pas lieu de s'inquiéter du fait que le document a été envoyé mais que vous ne savez pas quand l'autre partie l'a signé. Si des modifications sont apportées, elles peuvent être remplacées et signées à nouveau en ligne, de sorte que la dernière version du contrat peut toujours être partagée. Les erreurs et autres fautes constatées après la conclusion du contrat peuvent également être traitées en concluant rapidement un accord de modification par voie électronique.

Comme décrit ci-dessus, les contrats électroniques présentent le double avantage d'économiser du temps, de l'argent et des efforts, et d'améliorer la commodité et la sécurité. Dans le domaine de la gestion locative en particulier, le nombre de biens immobiliers et le nombre de renouvellements de contrats tendent à augmenter, et la numérisation peut considérablement réduire la charge de travail.

Points à noter lors de l'introduction de contrats électroniques

Malgré la commodité des contrats électroniques, les propriétaires doivent être conscients de certains points lors de leur introduction et de leur utilisation. Les principaux points à noter sont énumérés ci-dessous.

• Le consentement préalable est nécessaire: selon la loi, le consentement de l'autre partie est une condition préalable à la transmission électronique de documents. Si la société de gestion propose un contrat électronique, le propriétaire doit d'abord exprimer son consentement. Il est également possible que le propriétaire ne donne pas son consentement et préfère un contrat sur papier. Dans ce cas, il n'y a pas d'inconvénient pour le propriétaire, n'hésitez donc pas à lui dire si vous n'êtes pas à l'aise avec un contrat électronique. Cependant, une fois le contrat établi sur papier, il est inévitable que l'envoi du contrat par la poste prenne du temps, etc.

• Comprendre la validité juridique des signatures électroniques: dans un contrat sur papier, l'intention de la personne est prouvée par son sceau et sa signature, mais dans un contrat électronique, la signature électronique a la même validité. Au Japon, en vertu de la loi sur la signature électronique, un document électronique portant une signature électronique créée par le mandant est reconnu comme un original. Dans la pratique également, les principaux services de contrats électroniques (par exemple CloudSign, DocuSign) ont mis en place des mécanismes pour répondre aux exigences légales, et le contrat peut être utilisé comme preuve solide devant les tribunaux. Néanmoins, pour les propriétaires novices en matière de contrats électroniques, la question "Êtes-vous sûr ?" et peuvent être inquiets. Dans ce cas, il est rassurant d'obtenir une explication sur les services de contrats électroniques de la part de la société de gestion ou de vérifier la fiabilité (système de certification et sécurité) sur le site web du prestataire de services.

• Appareils utilisés et mode d'emploi: pour réaliser des contrats électroniques, vous avez besoin d'un PC, d'un smartphone ou d'une tablette avec accès à l'internet. La signature électronique du contrat est une opération simple qui s'effectue en quelques clics, mais vous devez disposer d'un environnement qui vous permette de recevoir des courriers électroniques et d'accéder au site web du contrat. Si vous êtes un propriétaire âgé qui n'est pas à l'aise avec l'informatique, il est utile qu'un membre de votre famille ou une personne responsable vous assiste à l'avance. Veillez également à disposer d'un téléphone portable en cas de réception par SMS d'un mot de passe à usage unique au moment de la signature, par exemple. Par mesure de précaution, veillez à ne pas effacer accidentellement l'e-mail du contrat (si vous l'effacez, vous pouvez demander à ce qu'il vous soit renvoyé).

• Obligations de conservation des données électroniques et sécurité: les contrats électroniques, comme les documents écrits, doivent légalement être conservés pendant un certain temps. La société de gestion les stocke dans son système conformément à la loi sur la comptabilité électronique, etc., mais les propriétaires eux-mêmes doivent également télécharger les données du contrat et les stocker en toute sécurité. Si les données sont stockées sur un ordinateur, prenez des mesures pour éviter toute perte ou fuite, par exemple en effectuant des sauvegardes ou en stockant les données dans un espace de stockage en nuage protégé par un mot de passe. Prenez également l'habitude de vérifier que les courriels et les URL liés au contrat sont fiables et officiels. Si vous recevez un courriel vous demandant de vérifier votre contrat, il est prudent de vérifier le domaine source et le nom de la personne responsable, et de contacter directement la société de gestion si vous constatez quoi que ce soit de suspect.

• Attention psychologique par rapport au papier: les contrats électroniques sont pratiques, mais certaines personnes peuvent avoir l'impression de ne pas percevoir le contrat à travers l'écran, ou s'inquiéter de savoir si elles l'ont vraiment signé. Il est judicieux de compléter le contrat par des appels téléphoniques afin de vérifier les points obscurs avant et après la signature du contrat, par exemple en expliquant les points importants en ligne, de manière à éviter tout manque de communication en l'absence de contact direct. La société de gestion doit également assurer un suivi attentif. Si vous n'êtes pas à l'aise avec les contrats électroniques, vous devez avoir le courage de passer aux contrats papier (le propriétaire a le droit légal de refuser la livraison électronique). L'important est de bien comprendre le contrat et de garder à l'esprit que les deux parties l'ont accepté. Les contrats électroniques sont un moyen très utile pour y parvenir, mais ils doivent être utilisés sans trop de difficultés.

Conclusion (résumé de la structure et des points clés)

Ce qui précède a fourni une explication générale des points importants à confirmer dans un contrat de gestion immobilière, depuis les clauses obligatoires stipulées par la loi jusqu'aux points pratiques à noter et à l'utilisation de contrats électroniques.

• En ce qui concerne les clauses obligatoires du contrat, nous avons confirmé qu'il est nécessaire de vérifier de manière exhaustive des éléments tels que les informations sur la société de gestion, l'identification du bien, le contenu et la méthode du travail de gestion, la sous-traitance ou non du bien, les catégories de responsabilité, les obligations d'information, la durée du contrat, le montant de la rémunération et le mode de paiement, les éléments connus des locataires, les coûts non inclus, les conditions de renouvellement et de résiliation, etc. Confirmé. L'objectif de la loi est d'éliminer les divergences entre le propriétaire et la société de gestion et d'établir une relation contractuelle équitable. Un contrat qui énonce clairement ces éléments est une source fondamentale d'assurance.

• Les conditions de résiliation et les dispositions relatives à la rémunération sont des points particulièrement préoccupants du point de vue du propriétaire. En ce qui concerne les clauses de résiliation, il est important de vérifier le délai de préavis (la norme est de trois mois) et l'existence éventuelle d'une pénalité, et, le cas échéant, de réduire le risque par la négociation. En ce qui concerne la rémunération, il est important de comprendre non seulement le taux de la commission de gestion, mais aussi les critères de calcul et l'étendue des services inclus, et les conditions de tout coût supplémentaire (frais de publicité, frais de réparation, etc.) doivent être convenues avant la signature du contrat. Même si la formulation du contrat est difficile à comprendre, il ne faut pas hésiter à demander des explications à la société de gestion et à ne signer le contrat qu'après l'avoir compris et accepté.

• En ce qui concerne l'introduction des contrats électroniques, la procédure et les avantages ont été présentés, et les points à noter, tels que l'obtention de l'approbation et la sécurité, ont été expliqués. Si les contrats électroniques rendent la conclusion des contrats plus rapide et plus efficace, il est également nécessaire de prendre en compte les différences dans la manière dont les choses sont faites dans le passé. Maintenant que le système juridique est en place, les contrats électroniques sont un outil que l'on peut utiliser sans crainte. En tant que propriétaire, vous pouvez en profiter, mais à condition de respecter les règles de base (consentement, stockage des données, etc.).

Enfin, le contrat de gestion d'un bien locatif est un contrat qui confie au propriétaire la gestion d'un actif important. Si vous examinez le contrat sur la base des points mentionnés dans cet article, les éléments auxquels vous devez prêter attention devraient être clairs. Les points qui ne sont pas clairs doivent être résolus avant la signature du contrat, tout en se référant aux lignes directrices publiées par les autorités publiques et aux explications d'experts fiables. Comprendre et accepter pleinement le contenu du contrat est le premier pas vers une externalisation des services de gestion en toute sérénité. Abordez la société de gestion dans un esprit de partenariat égalitaire et, si nécessaire, négociez un contrat équitable et clair pour les deux parties. Cela permettra une gestion locative stable à long terme et l'établissement d'une bonne relation de confiance.