Pontos Cruciais em Contratos de Administração de Propriedades para Aluguel

O contrato de administração de imóveis com a empresa administradora é um documento importante para os proprietários de imóveis para aluguel. Garantir que o contrato seja entendido corretamente e que não haja termos e condições desfavoráveis pode evitar problemas posteriores. Em particular, a Rental Housing Management Business Law (nome oficial: Law Concerning the Proper Management of Rental Housing), que entrará em vigor em 2021, estipula os itens a serem incluídos no contrato de administração por lei, e o contrato deve ser preparado de acordo com essas exigências mais recentes. Este artigo explica os principais pontos a serem verificados no contrato de administração em resposta a perguntas comuns de proprietários comuns.

1. Cláusulas contratuais obrigatórias estipuladas pela Lei Comercial de Administração de Imóveis para Aluguel (atualizada em 2025)

De acordo com a Lei Comercial de Administração de Imóveis para Locação, quando uma empresa de administração celebra um contrato de administração com um proprietário, ela é obrigada a fornecer uma explicação sobre assuntos importantes e entregar um contrato por escrito com antecedência. O documento do contrato deve conter todos os itens obrigatórios estipulados por lei. Isso se reflete no formulário de contrato padrão do Ministério de Terras, Infraestrutura e Transporte, que visa a garantir transparência e justiça no contrato. Os proprietários devem se certificar de que os seguintes itens sejam incluídos adequadamente no contrato (o requisito mais recente a partir de 2025)

• Informações sobre a empresa de administração: o nome comercial, o nome (nome da empresa) e o representante da empresa de administração (empresa de administração de imóveis para locação) com a qual o contrato foi celebrado, bem como a data de registro e o número de registro de acordo com a lei. *As empresas que administram mais de 200 unidades devem ser registradas no Ministério da Terra, Infraestrutura e Transporte, e o número de registro deve ser claramente indicado no documento do contrato. Os proprietários devem verificar o número de registro e, se necessário, usar a pesquisa de contratante registrado do MLIT para verificar se o contratante é confiável.

• Indicação da propriedade (propriedade a ser administrada): essas informações identificam a propriedade, incluindo o nome, a localização e o tamanho da acomodação para aluguel a ser administrada. É claramente indicada no início do contrato como "XX (nome da propriedade) XX Localização: endereço...".

• Descrição das tarefas de administração: tarefas específicas a serem executadas pela empresa de administração. Por exemplo, ela pode cobrar aluguéis, etc. em nome do locatário, renovar e cancelar contratos, lidar com reclamações, manter as instalações do edifício (patrulhas regulares, limpeza, inspeções), etc. Seja claro sobre o que e até que ponto você está confiando o trabalho e confirme também quem realizará o trabalho que não está incluído. É particularmente importante verificar se a empresa de administração cuidará ou não dos lembretes em caso de atraso no pagamento do aluguel. Se o escopo do trabalho não estiver claro no contrato, há o risco de que o proprietário e a empresa de administração tenham um entendimento diferente sobre quem é responsável por cobrar os aluguéis atrasados. Para evitar problemas, o escopo do trabalho deve ser entendido em detalhes.

• Como as tarefas de administração são executadas: como e com que frequência as tarefas acima são executadas. Por exemplo, acordos específicos como "patrulhas regulares uma vez por mês" ou "disponibilidade 24 horas em caso de emergência" serão escritos. As horas de operação, os meios de comunicação e os métodos de relatório também serão claramente definidos, portanto, verifique se estão de acordo com o que você deseja.

• Itens relacionados à recomissionamento: Se a empresa de administração decidir recomissionar (terceirizar) parte do trabalho de administração para outra empresa, isso será declarado e descrito. Isso é proibido no gerenciamento normal, mas será claramente indicado no contrato se um contratado externo for usado para tarefas especiais. Como proprietário, você deve estar ciente do escopo do novo comissionamento e da relação de responsabilidade.

• Responsabilidade e isenções de responsabilidade: o escopo da responsabilidade do prestador de serviços de gerenciamento e se há disposições que isentam a empresa de gerenciamento de responsabilidade em determinados casos. Por exemplo, uma cláusula como "a empresa de administração não é responsável por danos causados por força maior, como desastres naturais" é relevante. Leia a isenção de responsabilidade cuidadosamente para garantir que ela não seja muito ampla ou muito desfavorável ao proprietário.

• Questões relacionadas à apresentação de relatórios ao proprietário: a frequência e o conteúdo dos relatórios regulares da empresa de administração para o proprietário. De acordo com a Rental Housing Management Business Law, agora é obrigatório apresentar relatórios pelo menos uma vez por ano sobre a situação da administração e outros assuntos. O contrato estipulará que um relatório deverá ser apresentado XX vezes por ano, ou que um relatório regular deverá ser feito em XX meses por ano etc. O conteúdo do relatório inclui a situação da cobrança do aluguel, a manutenção e a administração do edifício e a situação das reclamações dos locatários. O proprietário tem o direito de receber esses relatórios, portanto, é importante verificar se eles estão sendo implementados adequadamente, mesmo após o término do contrato.

• Prazo do contrato: esse é o período de validade do contrato de administração e as datas de início e término. Geralmente, é definido por dois ou três anos e, em muitos casos, há uma cláusula de renovação automática. É possível rescindir o contrato antes do vencimento, mas alguns contratos têm restrições, como "o aviso de rescisão dentro do período do contrato deve ser dado pelo menos ◯ meses antes da renovação" ou estipular que uma taxa de penalidade (taxa de danos) será cobrada. O prazo do contrato e as condições de renovação/rescisão são questões importantes, portanto, certifique-se de verificar se elas estão claras no contrato.

• Valor, prazo e método de pagamento da remuneração: o valor da chamada comissão de administração (taxa de administração) e o método e o prazo de pagamento do proprietário à empresa de administração. Normalmente, 0% (por exemplo, 5-10%) do aluguel mensal etc. é pago como comissão, que é deduzida quando a empresa de administração remete o aluguel ao proprietário após recebê-lo. O contrato deverá conter detalhes, por exemplo, "Taxa de administração: aluguel mensal etc. xx% (xx ienes, incluindo impostos), a ser transferido para a conta do proprietário no dia xx de cada mês". A base de cálculo também precisa ser confirmada. Por exemplo, se as taxas de serviços comuns estão incluídas, se as taxas também são pagas por atrasos e como elas são tratadas durante os períodos de vacância. Como será discutido abaixo, pode haver contratos em que a comissão é fixada no aluguel total esperado quando a propriedade estiver totalmente ocupada, portanto, verifique antes de assinar se algo não está claro.

• Informação aos inquilinos: como, se for o caso, os inquilinos (locatários) devem ser informados sobre o conteúdo e a implementação dos serviços de administração. Por exemplo, a empresa de administração deve informar aos locatários que eles estarão lidando com os locatários como administradores da propriedade, e os detalhes de contato de emergência devem ser informados aos locatários. O contrato estipulará, por exemplo, como os locatários devem ser notificados (quadro de avisos ou aviso por escrito).

• Despesas não incluídas na taxa de administração: esses são os custos, se houver, a serem arcados pelo proprietário além da taxa de administração. Por exemplo, "taxas de publicidade para recrutamento de inquilinos", "custos de restauração quando os inquilinos se mudam", "custos reais de inspeções de equipamentos", "custos de grandes reparos", etc., que não estão incluídos na taxa de administração mensal normal. A extensão da inclusão desses custos na taxa e os custos reais (a serem arcados pelo proprietário) podem ser confirmados no contrato. Se a descrição não estiver clara, poderá ser cobrada uma taxa mais alta posteriormente, o que pode gerar problemas. É aconselhável perguntar à empresa de administração sobre quaisquer pontos que não estejam claros e, se necessário, fazer com que eles sejam claramente declarados no contrato.

• Questões relacionadas à renovação e ao cancelamento do contrato: se o contrato é renovado ou não, o procedimento e as condições para o cancelamento no meio do contrato (rescisão). Se a renovação for automática, verifique o ciclo (por exemplo, renovação automática todo ano) e se há uma taxa de renovação. As condições de cancelamento também são extremamente importantes e serão discutidas em mais detalhes no próximo capítulo, mas o contrato deverá declarar que a solicitação de cancelamento deve ser feita por escrito com pelo menos X meses de antecedência e, se uma taxa de penalidade for devida, o valor da penalidade (por exemplo, X meses de taxa de administração). Se esses itens não estiverem claramente declarados, isso significa que nenhuma providência especial foi tomada (ou seja, de acordo com os princípios estatutários), mas, por outro lado, explicações verbais por si só são ineficazes, portanto, certifique-se de confirmar isso por escrito.

Esses são os itens essenciais que devem ser incluídos no contrato. Se o contrato não contiver ou for inadequado em termos desses itens importantes, isso não só poderá ser uma violação da lei, mas também poderá colocar o proprietário em desvantagem. Por exemplo, é importante observar que o número de registro da empresa de administração não está escrito, ou que as condições para a rescisão do contrato não estão escritas. Antes de fechar um contrato, o proprietário deve confirmar os detalhes acima, um a um, e fazer perguntas sem hesitação. Um contrato devidamente redigido e a explicação de questões importantes esclarecem os direitos e as obrigações do proprietário e da empresa de administração e formam a base para uma administração estável do aluguel com base em uma relação de confiança. 2.

2. pontos de cautela (pontos de negociação) nas condições de rescisão do contrato e disposições de remuneração

Ao verificar o contrato de administração, preste atenção especial às "condições para rescisão do contrato (cláusula de rescisão)" e às "disposições de remuneração da administração". Como elas afetam diretamente a receita, as despesas e os riscos do proprietário, é importante entendê-las bem antes de assinar o contrato e negociá-las conforme necessário. A seguir, são explicados os pontos específicos a serem verificados e as medidas a serem tomadas pelo proprietário.

Pontos a serem verificados nas condições de rescisão

Os contratos de administração de aluguéis têm basicamente a natureza de um contrato de procuração, e o princípio legal é que o titular do mandato (proprietário) pode rescindir o contrato a qualquer momento. Entretanto, na prática, o contrato não pode ser cancelado sem problemas sem seguir os procedimentos previstos no contrato. Verifique a cláusula de rescisão do contrato e observe os seguintes pontos

• Se o contrato pode ou não ser rescindido no meio do período contratual (rescisão no meio do período): verifique se as condições sob as quais o contrato pode ser rescindido pelo proprietário no meio do período contratual estão claramente definidas. Alguns contratos estabelecem que o contrato pode ser rescindido a qualquer momento se o proprietário avisar sobre a rescisão com X meses de antecedência, enquanto outros estabelecem que o contrato não pode ser rescindido, exceto quando o contrato estiver prestes a ser renovado. Na maioria dos casos, é estipulado que o contrato pode ser rescindido com "aviso prévio de um mês". Por exemplo, o contrato padrão do Ministério de Terras, Infraestrutura e Transporte estipula que o contrato pode ser rescindido mediante aviso prévio de rescisão de pelo menos três meses por escrito.

• Método e período de aviso de rescisão: Conforme mencionado acima, o contrato padrão exige aviso prévio de três meses, mas alguns contratos exigem um período de aviso prévio mais longo , como seis meses de aviso prévio. Alguns contratos também estipulam formalidades como "aviso por escrito (por exemplo, por correio com conteúdo certificado)". Considere se esse é um período com o qual você, como proprietário, pode lidar de forma realista. Se o período de aviso prévio for muito longo, o proprietário estará em desvantagem e poderá perguntar se ele pode ser reduzido por meio de negociação. É aconselhável manter a prática geral de aviso prévio de três meses.

• Se há multas ou taxas de rescisão antecipada: desconfie de cláusulas no contrato como "em caso de rescisão antecipada, será paga uma multa de XX meses de taxa de administração". Essencialmente, a vantagem de um contrato de administração é que ele é livre para ser rescindido sem condições vinculativas específicas, mas alguns contratos exigem o pagamento de vários meses de taxas como compensação pela rescisão imediata. Por exemplo, "O cancelamento imediato é possível se o valor de três meses de taxas de administração for pago em uma única parcela". O contrato padrão do MLIT também inclui uma cláusula declarando que o contrato pode ser rescindido sem espera mediante o pagamento de três meses de taxas de administração, bem como "aviso prévio de três meses", que é uma das diretrizes. Se houver uma cláusula de penalidade no contrato, você não terá escolha a não ser cumpri-la depois de assiná-lo, portanto, certifique-se de saber o que ela diz com antecedência e negocie sua remoção ou relaxamento se não estiver satisfeito. Não é preciso dizer que um contrato que permite o cancelamento sem multa é mais vantajoso para o proprietário.

• Condições para rescisão da empresa de administração: as cláusulas de rescisão se aplicam a ambas as partes. Verifique também as condições para a rescisão do contrato por parte da empresa de administração. Normalmente, o risco de a empresa de administração rescindir unilateralmente o contrato é baixo, exceto em casos específicos, como inadimplência por parte do proprietário (por exemplo, falta de pagamento de taxas) ou venda da propriedade, mas se o contrato estipular que a empresa de administração pode rescindir o contrato com um aviso prévio de um mês, você terá de encontrar uma empresa de administração substituta dentro desse período.

• Como lidar quando a propriedade é vendida: Outro ponto a ser verificado é o que acontece com o contrato de administração se o proprietário vender a propriedade para terceiros. Muitos contratos estipulam que o contrato termina quando o proprietário muda (e um novo contrato é celebrado com o novo proprietário). Se você estiver pensando em vender a propriedade, deverá notificar a empresa de administração atual com antecedência sobre o término do contrato. Mesmo que não haja disposições especiais no contrato, é prática comum rescindir o contrato na fase do proprietário atual e fazer com que o novo proprietário assine um novo contrato, pois é difícil suceder o contrato, já que a venda da propriedade = transferência do status de detentor do mandato. Se houver planos de vender a propriedade, ajuste as condições de cancelamento e o prazo com a empresa de administração.

💡 Consultoria de negociação e manuseio: se as condições de cancelamento tiverem cláusulas desfavoráveis ao proprietário (por exemplo, períodos de vinculação extremamente longos ou multas altas), vale a pena consultar a empresa de administração antes de assinar o contrato e negociar para ver se as condições podem ser alteradas para termos padrão. Uma boa empresa de administração será capaz de acomodar as preocupações do proprietário e lidar com elas de boa fé. Se você quiser rescindir o contrato no futuro, é essencial que o faça da maneira e na data estipuladas no contrato. Como apenas um contato verbal não é suficiente para rescindir o contrato, certifique-se de seguir os procedimentos prescritos no contrato, como "notificação por escrito de rescisão". Se o contrato puder ser rescindido de forma amigável, a transição para uma nova empresa de administração será tranquila.

Pontos a serem verificados com relação a taxas e custos de administração

A seguir, vamos examinar as taxas de administração (comissões) e o compartilhamento de custos. O nível e o método de cálculo da taxa de administração dependem do conteúdo do contrato e estão diretamente relacionados aos ganhos do proprietário. Determine se as taxas são razoáveis e, se houver algum item de custo pouco claro, verifique e negocie com antecedência.

• Taxas e padrões de cálculo para taxas de administração: as taxas de administração geralmente são definidas como "xx% do aluguel etc.". A taxa de mercado costuma ser de cerca de 5% da receita do aluguel, mas pode aumentar ou diminuir dependendo do tamanho da propriedade e do escopo dos serviços. Verifique não apenas a taxa declarada no contrato, mas também a base de cálculo. Por exemplo, "É X% do valor total, incluindo encargos de serviços comuns?", "A comissão também se aplica ao valor acumulado em caso de atrasos?", "Como é tratada quando o quarto está vago?", etc. Em alguns contratos, um valor mínimo de garantia é definido pela multiplicação de uma determinada porcentagem do aluguel esperado para ocupação total. Se estiver saindo da autogestão, por exemplo, é uma boa ideia simular quanto será a taxa de administração mensal esperada. Também é útil obter cotações de várias empresas de administração e compará-las.

• Escopo dos serviços incluídos na taxa: verifique quais serviços estão incluídos em troca da taxa de administração. Normalmente, a cobrança do aluguel, os procedimentos de renovação de contrato, o tratamento de reclamações e as patrulhas do edifício estão incluídos nos serviços básicos. Entretanto, é importante observar que o escopo e o nível de suporte variam de empresa para empresa. Por exemplo, se o "contato de emergência noturno dos inquilinos" é um serviço padrão ou opcional, se os "lembretes de atrasos" estão incluídos e outros detalhes. Verifique a seção de serviços do contrato ou a declaração de assuntos importantes e, se houver serviços que não estejam incluídos, mas que sejam necessários, discuta a terceirização ou os custos adicionais. Algumas empresas de administração são especializadas em administração de edifícios e não recrutam inquilinos, ou vice-versa, portanto, elas apresentam claramente o escopo de seus serviços. Também é importante descobrir, antes de assinar um contrato, se a empresa de administração cobre todas as tarefas necessárias.

• Custos relacionados ao recrutamento de inquilinos: outro ponto a ser verificado é o ônus dos custos relacionados ao recrutamento de novos inquilinos (locação) quando ocorrem vagas. Em muitos casos, a própria empresa de administração ou uma agência imobiliária afiliada recrutará inquilinos, com o proprietário pagando uma taxa de publicidade (AD) equivalente a cerca de um mês de aluguel. Verifique se há uma cláusula no contrato que diga "taxa de recrutamento de inquilino de 0 mês de aluguel (a ser paga quando um novo contrato for assinado)", por exemplo. Independentemente de a taxa de agenciamento ser cobrada do locatário ou arcada pelo proprietário, a proporção da taxa arcada também varia de empresa para empresa. Uma empresa de administração com boas habilidades de recrutamento pode esperar preencher o quarto rapidamente, mas as taxas de publicidade tendem a ser mais altas para isso.

• Taxas de renovação de contrato: Certifique-se de verificar a distribuição das taxas de administração de renovação e das taxas de renovação quando os locatários renovarem seus contratos de aluguel. Embora a atuação como agente para o procedimento de renovação geralmente esteja incluída nos serviços básicos, em alguns casos, o tratamento das taxas de renovação (taxas de contrato de renovação cobradas do locatário) é acordado com antecedência. Em alguns contratos, a empresa de administração é remunerada por uma parte da taxa de renovação, portanto, procure cláusulas como "X% da taxa mensal de renovação XX será a taxa de administração da empresa de administração".

• Custos que podem ser cobrados separadamente: o trabalho que não está incluído na taxa de administração será cobrado separadamente. Exemplos típicos são a organização de trabalhos de restauração eo gerenciamento de trabalhos de renovação quandoos locatários se mudam. Se a empresa de administração for encarregada dos trabalhos de restauração e reforma quando os inquilinos se mudarem, os custos serão arcados pelo proprietário. A questão é se os custos são razoáveis. Em alguns casos, os proprietários ficam surpresos quando lhes são oferecidos reparos mais caros do que o necessário. Como contramedida, é aconselhável incluir no contrato ou até mesmo concordar verbalmente na fase de contrato que os reparos acima de um determinado valor serão aprovados pelo proprietário com antecedência. Também é uma boa ideia confirmar antecipadamente os custos estimados dos reparos para ter uma ideia do mercado e, em alguns casos, deixar espaço para que o proprietário solicite o trabalho ao empreiteiro. Uma empresa de administração confiável não o forçará a realizar trabalhos desnecessários, mas consultará o proprietário.

• Custos incorridos quando uma propriedade está desocupada: Quando uma propriedade está desocupada, não apenas a renda do aluguel é perdida, mas, dependendo do contrato, uma taxa de administração de desocupação também pode ser incorrida. Por exemplo, uma cláusula como "XX ienes por mês por unidade vaga será paga como taxa de gerenciamento de patrulha". As vagas são um golpe para o proprietário, mas, enquanto isso, ainda é necessário um mínimo de patrulhas e gerenciamento. Verifique o contrato para ver como esses custos são tratados. O contrato padrão da MLIT não estipula especificamente uma taxa por vacância, mas algumas empresas de administração podem ter suas próprias regras. Se houver uma cláusula declarando que uma taxa de administração será cobrada mesmo durante períodos de vacância, você poderá discutir o ônus com a empresa de administração. Em alguns casos, a empresa de administração pode sugerir medidas atenuantes, como "grátis até o mês gordo de vacância e ¥0,00 depois disso". De qualquer forma, você pode evitar ser surpreendido por despesas inesperadas se souber os detalhes ao assinar o contrato.

Orientação para negociação e manuseio: Um exemplo típico de taxa de administração em que há espaço para negociação por parte do proprietário é a taxa (%). Se várias propriedades forem comissionadas em conjunto ou se houver uma relação de confiança de longo prazo, ele poderá estar disposto a aceitar uma pequena redução. No entanto, mantenha as negociações em um nível razoável, pois solicitações excessivas de reduções nas taxas de administração podem levar a um declínio na qualidade do serviço. Também é uma boa regra geral pedir esclarecimentos por escrito se você não tiver certeza sobre algum item de custo. Peça esclarecimentos por escrito: "Esse custo está incluído na taxa de administração? É um custo adicional?"e outras perguntas podem ser feitas diretamente à empresa de administração e você terá a certeza de que elas serão mencionadas no contrato e na explicação de assuntos importantes. Uma empresa de administração confiável fará todos os esforços para ajustar os termos do contrato de acordo com os desejos do proprietário e evitará mal-entendidos e problemas posteriores.

3. introdução de contratos eletrônicos: procedimentos, benefícios e considerações práticas

Nos últimos anos, os documentos contratuais tornaram-se rapidamente eletrônicos (sem papel) no setor imobiliário. A alteração legal do Ministério de Terras, Infraestrutura, Transporte e Turismo suspendeu a proibição da entrega eletrônica de descrições de itens importantes e contratos nos termos da Lei de Lotes para Construção e Negócios Imobiliários a partir de maio de 2022, e os contratos eletrônicos também estão disponíveis para contratos de locação e contratos de administração. Esta seção explica o procedimento básico eos benefícios da introdução de contratos eletrônicos para contratos de administração, bem como as precauções que os proprietários devem ter.

Procedimentos básicos para contratos eletrônicos (para contratos de administração)

Enquanto no passado era comum preparar duas cópias de um contrato em papel, carimbá-lo e enviá-lo pelo correio, os contratos eletrônicos permitem que o processo de contratação seja concluído on-line. No caso de um contrato de administração de aluguel, o fluxo típico é o seguinte

1. Preparar os documentos do contrato e obter o acordo: a empresa de administração faz o upload do contrato de administração (e da folha de informações importantes) para o sistema de contrato eletrônico. A empresa verifica antecipadamente se o proprietário está disposto a assinar o contrato eletronicamente e obtém o consentimento (aceitação) para a entrega eletrônica. Observe que, se esse consentimento não for dado, o contrato será entregue em papel.

2. Explicação de assuntos importantes (explicação de TI): A explicação de assuntos importantes antes da assinatura do contrato também pode ser realizada on-line. Usando ferramentas de videoconferência, etc., a empresa de administração explica o conteúdo da Explicação de Assuntos Importantes ao proprietário (o Ministério de Terras, Infraestrutura, Transporte e Turismo também aprovou o uso da explicação de TI). (O Ministério da Terra, Infraestrutura e Transporte aprovou o uso de instruções de TI.) Embora o explicador não precise ser um empreiteiro qualificado, é preferível que a explicação seja dada por uma pessoa com conhecimento especializado. Um ambiente que permita perguntas e respostas é fornecido para a implementação on-line e também para a presencial.

3. Assinatura de contratos eletronicamente: a empresa de administração assina o contrato eletronicamente e compartilha o contrato on-line com o proprietário. O proprietário verifica o conteúdo e, se não houver problemas, assina eletronicamente o contrato (assinatura eletrônica). As assinaturas eletrônicas são um mecanismo para comprovar o acordo entre as partes e, ao mesmo tempo, impedir a adulteração por terceiros, fazendo com que o próprio titular do contrato execute um procedimento nos dados eletrônicos que substitui a assinatura e o lacre. Em termos concretos, o contrato pode ser assinado clicando no "botão de assinatura" no sistema de contratos e passando pelo procedimento de autenticação, ou usando um certificado eletrônico registrado. O contrato é concluído quando ambas as partes concluem o processo de assinatura.

4. Armazenamento e compartilhamento de dados do contrato: após a conclusão do contrato, os dados originais do contrato são armazenados no sistema de contrato eletrônico. Eles também podem ser baixados e armazenados pelo proprietário e pela empresa de administração, respectivamente. Diferentemente dos contratos em papel, eles são fáceis de duplicar e têm baixo risco de perda, podendo ser visualizados sempre que necessário. Também é possível pesquisar contratos anteriores no serviço de contratação eletrônica, o que contribui para uma gestão de contratos mais eficiente.

O fluxo geral de eventos acima é a introdução de contratos eletrônicos. Em resumo, o processo é o seguinte: obtenção de consentimento prévio → explicação on-line → assinatura eletrônica → armazenamento de dados. Os processos convencionalmente exigidos de impressão em papel, carimbo e envio podem ser omitidos, resultando em economia de tempo e simplificação significativas.

Vantagens dos contratos eletrônicos

A introdução de contratos eletrônicos oferece várias vantagens tanto para os proprietários quanto para as empresas de administração. Veja a seguir algumas das principais vantagens

• Procedimentos mais rápidos e simples: como o processo de contratação pode ser concluído on-line, economiza-se o trabalho de carimbar os contratos por correio ou pessoalmente. Até mesmo os proprietários que moram longe podem fechar contratos em casa, e o sistema é flexível o suficiente para ser administrado fora do horário comercial da empresa de administração. A programação é mais fácil de coordenar e o tempo de espera para a assinatura do contrato é reduzido.

• Economia de custos: os custos de impressão, imposto de selo e custos de correio associados aos contratos em papel são eliminados. Em particular, o imposto de selo de receita é tributável em contratos em papel, mas os contratos eletrônicos não são documentos tributáveis e, portanto, não incorrem em imposto de selo. Por exemplo, os selos de 200 ou 400 ienes originalmente afixados em um contrato de administração (documento tributável) estão isentos de tributação se o contrato for feito eletronicamente. Você também pode economizar nos custos de postagem para entregar o contrato e nas despesas de viagem para o proprietário visitar sua loja. Isso pode parecer pouco, mas é uma grande vantagem para evitar qualquer custo relacionado ao contrato.

• Eficiência de gerenciamento sem papel: os documentos do contrato são armazenados eletronicamente, eliminando a necessidade de gerenciamento de arquivos físicos. Isso reduz o número de pastas de contratos que sobrecarregam as estantes e oferece a conveniência de poder pesquisá-los e visualizá-los em um PC ou smartphone quando necessário. Não há risco de perda ou dano de papel e, se houver backup, as informações do contrato estarão protegidas mesmo em caso de desastre. Para os proprietários de várias propriedades, será mais fácil gerenciar centralmente os documentos do contrato.

• Conclusão do procedimento pessoalmente (maior conveniência): com contratos eletrônicos, não há necessidade de visitar a empresa de administração para afixar um selo, e os contratos podem ser assinados em locais remotos. Proprietários ocupados e que moram em áreas rurais também podem assinar contratos e receber uma explicação detalhada no conforto de suas casas. Do ponto de vista do controle de infecções nos últimos anos, a possibilidade de assinar um contrato sem encontrar uma pessoa também é um fator tranquilizador. Outra vantagem é que os contratos podem ser concluídos rapidamente, mesmo quando o tempo é curto, como quando um contrato de gerenciamento é assinado imediatamente após a compra de uma propriedade.

• Confirmação em tempo real e gerenciamento do histórico do conteúdo do contrato: O sistema de contrato eletrônico registra o histórico de acesso ao contrato e a data e a hora em que a assinatura foi concluída. O status das assinaturas de ambas as partes também pode ser rastreado em tempo real, portanto, não há necessidade de se preocupar se o documento foi enviado, mas você não sabe quando a outra parte o assinou. Se houver alterações, elas poderão ser substituídas e assinadas novamente on-line, para que a versão mais recente do contrato possa ser sempre compartilhada. Erros e outras falhas percebidas após a conclusão do contrato também podem ser resolvidos com a conclusão imediata de um acordo de alteração por meio eletrônico.

Conforme descrito acima, os contratos eletrônicos têm o duplo benefício de economizar tempo, dinheiro e esforço, além demelhorar a conveniência e a segurança. Na administração de aluguéis, em particular, o número de propriedades e o número de renovações de contratos tendem a aumentar, e a digitalização pode reduzir bastante a carga de trabalho.

Pontos a serem observados ao introduzir contratos eletrônicos

Apesar da conveniência dos contratos eletrônicos, há alguns pontos que os proprietários devem observar ao introduzi-los e usá-los. Os principais pontos a serem observados estão listados abaixo.

• É necessário consentimento prévio: de acordo com a lei, o consentimento da outra parte é uma condição para a entrega eletrônica de documentos. Se a empresa de administração propuser um contrato eletrônico, o proprietário deverá primeiro expressar seu consentimento. Também é possível que o proprietário não dê seu consentimento e prefira um contrato em papel. Nesse caso, não há nenhuma desvantagem por parte do proprietário, portanto, não hesite em informá-lo se não se sentir confortável com um contrato eletrônico. Entretanto, uma vez que o contrato é feito em papel, é inevitável que leve tempo para enviar o contrato pelo correio, etc. Tome uma decisão com base nas vantagens e desvantagens.

• Entendendo a validade legal das assinaturas eletrônicas: Em um contrato em papel, a intenção da pessoa era comprovada por seu selo e assinatura, mas em um contrato eletrônico, a assinatura eletrônica tem a mesma validade. No Japão, de acordo com a Lei de Assinatura Eletrônica, um documento eletrônico com uma assinatura eletrônica criada pelo principal é reconhecido como um original. Na prática, também, os principais serviços de contrato eletrônico (por exemplo, CloudSign, DocuSign) têm mecanismos para atender aos requisitos legais, e o contrato pode ser usado como uma forte evidência no tribunal. No entanto, para os proprietários iniciantes em contratos eletrônicos, "Você tem certeza?" e podem ficar preocupados. Nesses casos, é recomendável obter uma explicação sobre os serviços de contratação eletrônica da empresa de administração ou verificar a confiabilidade (sistema de certificação e segurança) no site do provedor de serviços.

• Dispositivos usados e como operá-los: é necessário um PC, smartphone ou tablet com conexão à Internet para assinar um contrato eletrônico. A assinatura eletrônica do contrato em si é uma questão simples que pode ser concluída com alguns cliques, mas você deve ter um ambiente que lhe permita receber e-mails eacessar o site do contrato. Se você for um proprietário idoso que não é bom em usar TI, é útil ter um membro da família ou uma pessoa responsável para ajudá-lo com antecedência. Além disso, certifique-se de ter um telefone celular à mão se houver um recibo de SMS com senha de uso único no momento da assinatura, por exemplo. Como precaução básica, lembre-se de não excluir acidentalmente o e-mail do contrato (mesmo que o exclua, você pode solicitar que ele seja reenviado).

• Obrigações de armazenamento de dados eletrônicos e segurança: os contratos eletrônicos, assim como os documentos escritos, devem ser armazenados legalmente por um determinado período de tempo. A empresa de administração os armazenará em seu sistema de acordo com a Lei de Escrituração Eletrônica, etc., mas os próprios proprietários também devem fazer o download dos dados do contrato e armazená-los com segurança. Se os dados forem armazenados em um computador, tome medidas para evitar perda ou vazamento, como fazer backups ou armazenar os dados em um armazenamento em nuvem protegido por senha. Além disso, crie o hábito de verificar se os e-mails e URLs relacionados ao contrato são confiáveis e oficiais. Atualmente, há golpes de phishing, portanto, se você receber um e-mail dizendo "por favor, verifique seu contrato", é seguro verificar o domínio de origem e o nome da pessoa responsável e entrar em contato diretamente com a empresa de administração se encontrar algo suspeito.

• Cuidados psicológicos em comparação com o papel: os contratos eletrônicos são convenientes, mas algumas pessoas podem achar que não têm uma noção real do contrato por meio da tela ou se preocupar se realmente o assinaram. É uma boa ideia complementar o contrato com ligações telefônicas para verificar se há pontos obscuros antes e depois da assinatura do contrato, por exemplo, explicando assuntos importantes on-line, para que não haja falta de comunicação por não haver contato presencial. A empresa de administração também deve fazer um acompanhamento cuidadoso. Se não se sentir confortável com contratos eletrônicos, tenha a coragem de mudar para contratos em papel (o proprietário tem o direito legal de recusar a entrega eletrônica). O importante é entender o contrato com precisão e manter o fato de que ambas as partes concordaram com ele. Os contratos eletrônicos são um meio muito útil de conseguir isso, mas devem ser usados sem dificuldades indevidas.

Conclusão (resumo da estrutura e dos principais pontos)

O exposto acima forneceu uma explicação ampla das questões importantes a serem confirmadas em um contrato de administração de propriedades, desde as cláusulas obrigatórias estipuladas por lei até os pontos práticos a serem observados e o uso de contratos eletrônicos.

• Em termos de cláusulas obrigatórias no contrato, confirmamos que é necessário verificar de forma abrangente itens como informações sobre a empresa de administração, identificação da propriedade, conteúdo e métodos de trabalho de administração, se o contrato é ou não re-comissionado, categorias de responsabilidade, obrigações de relatório, período do contrato, valor da remuneração e métodos de pagamento, questões que devem ser conhecidas pelos locatários, custos não incluídos e condições de renovação e cancelamento de acordo com a Lei de Negócios de Administração de Imóveis para Aluguel. Confirmado. O objetivo da lei é eliminar discrepâncias entre o proprietário e a empresa de administração e estabelecer uma relação contratual justa. Um contrato que estabeleça claramente esses itens é uma fonte básica de segurança.

• As condições de rescisão e as cláusulas de remuneração são pontos de preocupação especial do ponto de vista do proprietário. Em termos de cláusulas de rescisão, é importante verificar o período de aviso prévio para rescisão (o padrão é de três meses) e se há uma taxa de penalidade e, se necessário, reduzir o risco por meio de negociação. Em termos de remuneração, é importante entender não apenas a taxa de administração, mas também os critérios de cálculo e o escopo dos serviços incluídos, e os termos de quaisquer custos adicionais (taxas de publicidade, custos de reparo etc.) devem ser acordados antes da assinatura do contrato. Mesmo que a redação do contrato seja difícil de entender, é importante não hesitar em pedir explicações à empresa de administração e assinar o contrato somente depois de entendê-lo e concordar com ele.

• Com relação à introdução de contratos eletrônicos, o procedimento e os benefícios foram apresentados e os pontos a serem observados, como a obtenção de aprovação e segurança, foram explicados. Embora os contratos eletrônicos tornem a celebração de contratos mais rápida e eficiente, também é necessário levar em conta as diferenças na forma como as coisas eram feitas no passado. Agora que o sistema jurídico está em vigor, os contratos eletrônicos são uma ferramenta que pode ser usada sem ansiedade. Como proprietário, você pode aproveitar os benefícios, mas somente se tiver em mente as verificações básicas (por exemplo, consentimento, armazenamento de dados etc.).

Por fim, o contrato de administração de um imóvel para aluguel é um contrato que confia ao proprietário a administração de um ativo importante. Se você analisar o contrato com base nos pontos discutidos neste artigo, deverá ficar claro a quais itens você deve prestar atenção. Quaisquer pontos que não estejam claros devem ser resolvidos antes da assinatura do contrato, consultando também as diretrizes publicadas pelas autoridades públicas e as explicações de especialistas confiáveis. Compreender e aceitar totalmente o conteúdo do contrato é o primeiro passo para terceirizar os serviços de gerenciamento com tranquilidade. Aborde a empresa de administração com o espírito de uma parceria igualitária e, se necessário, negocie um contrato que seja justo e claro para ambas as partes. Isso resultará em uma administração de aluguéis estável e de longo prazo e na construção de um bom relacionamento de confiança.