Gerenciamento de Propriedades: Tarefas Essenciais e Escolha da Empresa Ideal

A administração profissional e adequada é essencial para a gestão bem-sucedida do aluguel de imóveis. Para os proprietários de imóveis e para aqueles que estão pensando em selecionar uma empresa de administração, este artigo explica as tarefas básicas da administração de imóveis e fornece detalhes específicos sobre os principais pontos que são importantes para manter e melhorar o valor do ativo a longo prazo. Ele explica como as tarefas básicas, como cobrança de aluguel, manutenção do edifício, tratamento de reclamações, gestão de contratos e inspeções regulares, levam a taxas de ocupação e ganhos estáveis, bem como os pontos a serem considerados na escolha de uma empresa de administração confiável.

Quais são as operações básicas da administração de propriedades?

As empresas de administração de imóveis (empresas de administração de imóveis) são responsáveis pela operação e administração geral de imóveis para aluguel em nome de seus proprietários. Seu trabalho é amplo e pode ser dividido em tarefas relacionadas ao relacionamento com os inquilinos e àadministração do próprio edifício. A seguir, apresentamos uma visão geral passo a passo das tarefas básicas típicas.

Cobrança de aluguel (rent collection) e gerenciamento de receita

A cobrança do aluguel é a principal fonte de renda do proprietário e a base da administração de aluguéis é cobrar o aluguel todos os meses sem atrasos. A empresa de administração recolhe o aluguel dos inquilinos, remete-o ao proprietário e lembra-o prontamente de qualquer aluguel não pago. Em particular, quando ocorrem atrasos, a empresa primeiro verifica o motivo dos atrasos e toma providências. É importante adotar uma abordagem específica para cada situação: por exemplo, se for simplesmente um caso de esquecimento de pagamento, entraremos em contato com o inquilino imediatamente para incentivar o pagamento; se for devido a dificuldades financeiras, trabalharemos com o fiador ou com a empresa de garantia para resolver o problema o mais rápido possível. Esse gerenciamento rápido e adequado do aluguel garante a manutenção de um fluxo de caixa estável. A garantia da cobrança do aluguel protege os ganhos do proprietário e estabiliza a administração geral da propriedade.

Manutenção de edifícios e inspeções regulares

A manutenção e o gerenciamento de edifícios e instalações também é uma tarefa extremamente importante para manter os valores da propriedade. A não realização de limpeza de rotina, inspeção e reparo de equipamentos pode levar à deterioração da propriedade e ao declínio do valor do ativo. Para manter o valor do ativo de uma propriedade, é fundamental continuar a realizar a manutenção planejada sem falhas. Em termos concretos, a base para isso é a implementação de inspeções regulares eo trabalho de reparo necessário. As empresas de administração realizam inspeções regulares de edifícios e equipamentos para detectar e lidar com defeitos e dilapidações em um estágio inicial. As inspeções legais de equipamentos de combate a incêndio, elevadores, etc., exigidas por lei, também são realizadas em cooperação com empreiteiros especializados, e o trabalho de reparo é organizado com base nos resultados dessas inspeções. Ao reparar até mesmo pequenos defeitos em um estágio inicial, o custo de futuros reparos em grande escala pode ser reduzido e a vida útil do edifício pode ser prolongada. A limpeza diária e a manutenção da estética das áreas comuns também são uma função importante da empresa de administração. Propriedades com prédios bem conservados têm maior probabilidade de serem escolhidas pelos inquilinos, o que, por sua vez, reduz o risco de vacância e mantém o valor do ativo.

Relações com os inquilinos (tratamento de reclamações e solução de problemas)

Responder às perguntas e reclamações dos inquilinos também é uma parte essencial das tarefas de gerenciamento. As reclamações dos locatários variam de problemas de ruído, avarias em equipamentos, problemas com vizinhos etc., mas é necessária uma resposta imediata e sincera. Se as reclamações não forem atendidas, a satisfação dos residentes diminuirá, o que levará a uma piora nas relações com os vizinhos e a um aumento nos despejos, dificultando o gerenciamento estável de longo prazo. Portanto, a primeira etapa é confirmar com precisão os fatos, ouvir atentamente a história do inquilino e implementar prontamente os reparos e as medidas corretivas necessárias. Por exemplo, problemas emergenciais, como vazamentos de água e quebras de equipamentos, devem ser tratados prontamente, para que as preocupações dos locatários possam ser resolvidas o mais rápido possível. Algumas empresas de administração estão disponíveis 24 horas por dia, 365 dias por ano, para receber ligações de locatários e têm um sistema de suporte para responder imediatamente a vazamentos de água e outros problemas no meio da noite. A INA & Associates Ltd, por exemplo, tem uma equipe especializada de plantão 24 horas por dia para lidar com os locatários e fornecer suporte total para minimizar a ocorrência de problemas. Ao conquistar a confiança dos inquilinos por meio do tratamento adequado de reclamações dessa forma, é possível esperar uma renda estável do aluguel de longo prazo, o que, por sua vez, estabiliza os ganhos do proprietário.

Gerenciamento de contratos (contratos de aluguel, renovações, procedimentos de cancelamento, etc.)

Gerenciar a série de procedimentos relacionados ao contrato de aluguel é outra tarefa importante. Desde o recrutamento de locatários até a conclusão, renovação e rescisão do contrato, o gerenciamento adequado do contrato em cada estágio do contrato evita problemas antes que eles ocorram. Especificamente, o trabalho de conclusão do contrato no momento da mudança envolve a elaboração de um contrato e a explicação de assuntos importantes, bem como a explicação completa do conteúdo do contrato ao locatário. Garantimos que os procedimentos contratuais sejam executados de acordo com a lei, inclusive a entrega das chaves e o depósito e a caução. Quando o contrato está prestes a expirar, informamos o inquilino com antecedência e procedemos ao procedimento de renovação e à revisão dos termos e condições. A função da empresa de administração também é revisar o aluguel no momento da renovação do contrato para garantir que seja adequado, e ela faz propostas ao proprietário com base nas tendências do mercado e no mercado ao redor. Além disso, ao lidar com a saída de inquilinos, após receber uma oferta de rescisão do inquilino, a empresa lida com o processo preciso de ajuste da data de saída, confirmando o escopo da restauração e liquidando o depósito de segurança. Ao testemunhar a mudança, a equipe com conhecimento especializado verifica as áreas de desgaste e providencia prontamente a limpeza ou os reparos necessários. O gerenciamento minucioso dos contratos garante uma administração tranquila do aluguel, desde a entrada até a saída, e mantém a confiança dos proprietários e inquilinos. Os problemas relacionados a contratos (por exemplo, quebra de contrato e problemas de depósito de segurança) são evitados, o que reduz custos desnecessários e períodos de vacância e contribui para uma administração estável.

Mecanismos para estabilizar as taxas de ocupação e as receitas por meio de uma gestão adequada

Ao realizar adequadamente as tarefas básicas descritas acima, a taxa de ocupação da propriedade e os ganhos do proprietário podem ser estabilizados. O mecanismo é explicado abaixo em várias áreas importantes.

• A manutenção do valor da propriedade leva diretamente a taxas de ocupação mais altas: manter o edifício em boas condições por meio de inspeções regulares e reparos adequados mantém a atratividade da propriedade. Imóveis com menos fatores negativos, como instalações defeituosas ou dilapidadas, têm maior probabilidade de serem escolhidos pelos locatários, resultando em altas taxas de ocupação. De fato, o valor da propriedade e a popularidade de propriedades na mesma área e condição podem variar muito, dependendo do estado de manutenção. O gerenciamento adequado pode minimizar o declínio na avaliação devido à idade e pode até mesmo agregar valor.

• Garantia de inquilinos de qualidade e retenção de longo prazo: a satisfação dos inquilinos pode ser melhorada por meio da seleção cuidadosa dos inquilinos pela empresa de gerenciamento e do cuidado cuidadoso após a mudança. Se mais inquilinos sentirem que querem continuar morando aqui, por meio de uma resposta rápida aos problemas das instalações e de uma comunicação atenciosa, será possível gerar uma renda estável por meio de um aluguel de longo prazo. Os locatários de longo prazo também tendem a cuidar bem do imóvel, o que ajuda a manter as condições do imóvel. Como resultado, menos locatários se mudam e os períodos de vacância são reduzidos, estabilizando assim as taxas de ocupação e as receitas.

• Definição de aluguéis adequados ao mercado: definir os aluguéis corretos é fundamental para manter altas taxas de ocupação e maximizar as receitas. A definição de aluguéis muito altos, ignorando o mercado circundante e as tendências de demanda, resultará em vagas que não poderão ser preenchidas e em oportunidades de lucro perdidas. Por outro lado, a fixação de aluguéis muito baixos prejudicará os lucros. Uma empresa de administração experiente pode analisar os dados de mercado acumulados e sugerir um aluguel adequado para a propriedade, evitando, assim, a existência de vagas e garantindo os lucros. Recentemente, algumas empresas de administração têm utilizado IA e big data para analisar centenas a milhares de aluguéis contratados na área circundante e definir os aluguéis com precisão. Por exemplo, a INA & Associates Ltd avalia os aluguéis com base em uma grande quantidade de dados de mercado (mais de 10 bilhões de propriedades) e propõe planos estratégicos de recrutamento de acordo com as características da propriedade, com o objetivo de alcançar altas taxas de ocupação. Essa abordagem científica garante que os aluguéis adequados sejam mantidos, reduzindo os períodos de vacância e maximizando os lucros ao mesmo tempo.

• Prevenção de vagas e leasing: As altas habilidades de recrutamento de inquilinos (leasing) também estão diretamente ligadas às taxas de ocupação. Os períodos de vacância podem ser minimizados se a empresa de administração preencher as vagas por meio de publicidade ativa e de uma rede de agências imobiliárias. Se você terceirizar para uma empresa de administração com altas habilidades de aquisição de clientes, poderá esperar assinar rapidamente um contrato com o próximo inquilino, reduzindo assim a incerteza da administração. Algumas empresas de administração operam seus próprios sites para recrutamento de inquilinos ou criam fotos atraentes da propriedade e materiais introdutórios para atrair mais inquilinos. Reduzir o período de vacância leva diretamente a ganhos estáveis, portanto, o apoio de uma empresa de administração com fortes habilidades de recrutamento de locatários é uma grande vantagem.

Conforme mencionado acima, a administração adequada do aluguel pode ajudar a manter altas taxas de ocupação erenda estável por meio do aumento do valor da propriedade e da satisfação do locatário. Por outro lado, propriedades mal administradas podem levar a um ciclo vicioso de vacâncias e redução da receita de aluguel devido a uma sucessão de despejos causados por instalações defeituosas e resposta deficiente. Além disso, as vacâncias prolongadas não só resultam em perda de receita de aluguel, mas também reduzem a atratividade da propriedade e, em alguns casos, forçam uma redução nos aluguéis em comparação com a taxa de mercado do entorno. Esse é um risco sério que pode afetar o preço de venda futuro (valor do ativo). Portanto, é uma estratégia importante para os proprietários terceirizarem uma empresa de administração de propriedades confiável para garantir que sua propriedade seja administrada adequadamente por profissionais, pois isso levará diretamente à manutenção e ao aprimoramento do valor do ativo a longo prazo e à administração estável.

Pontos-chave para a escolha de uma empresa confiável de administração de propriedades

Por fim, esta seção explica os principais pontos a serem considerados ao escolher uma empresa de administração de propriedades para confiar sua propriedade. A qualidade do serviço, as políticas e as estruturas de custo variam de uma empresa de administração para outra. Ao escolher um parceiro a quem confiar seus valiosos ativos, verifique os seguintes pontos

• Histórico (taxa de ocupação e número de unidades administradas) e capacidade de fazer propostas: primeiro, verifique até que ponto a empresa de administração tem um histórico e o know-how para ocupar a propriedade. Se a empresa tiver mantido altas taxas de ocupação em outras propriedades administradas, você pode esperar a capacidade de manter curtos os períodos de vacância. As empresas com ampla experiência em gestão também estão familiarizadas com as tendências do mercado e tendem a ser capazes de oferecer propostas de melhoria específicas do ponto de vista do proprietário, como a definição de aluguéis adequados e propostas de reforma. Por exemplo, se as vagas persistirem, uma empresa que apresente proativamente propostas de revisão de aluguel e propostas de reforma com base em uma análise do mercado ao redor, em vez de simplesmente observar a situação, é uma presença confiável.

• Capacidade de resposta e comunicação da pessoa responsável: o fato de a pessoa responsável pela empresa de administração ser educada e rápida é um fator importante para identificar uma boa empresa de administração. A velocidade com que as consultas são respondidas reflete a eficiência operacional e a atitude de serviço da empresa. Verifique quanto tempo leva para receber uma resposta após entrar em contato com a empresa e a resposta inicial em caso de emergência. Verifique também se a empresa oferece sugestões do ponto de vista do proprietário. Se a pessoa responsável for capaz de se colocar no lugar do proprietário e fornecer medidas específicas para maximizar os lucros, então a empresa de administração tem um alto nível de especialização e compreensão do proprietário. Além disso, a facilidade de comunicação também é importante. Verifique se eles respondem às perguntas com precisão na comunicação cotidiana, se suas explicações são fáceis de entender e se suas respostas são sinceras. Uma empresa confiável se concentrará na comunicação com os proprietários e responderá detalhadamente às suas preocupações e perguntas.

• Gama de serviços e suporte: a gama de serviços oferecidos por diferentes empresas de administração varia. Além do controle básico do aluguel e do tratamento de reclamações, as empresas que oferecem uma gama mais ampla de serviços, como limpeza regular do edifício, inspeções de equipamentos, propostas de renovação e atendimento de emergência 24 horas, pouparão muito tempo e esforço dos proprietários. Os proprietários que moram longe ou que têm um grande número de propriedades, em particular, se sentirão mais confortáveis com uma empresa de gerenciamento à qual se possa confiar uma ampla gama de serviços, incluindo solução de problemas e inspeções regulares. Os sistemas de gerenciamento baseados em TI também são um foco de atenção. Atualmente, algumas empresas de administração gerenciam centralmente as informações da propriedade, os documentos contratuais e os relatórios de receitas e despesas na nuvem, permitindo que os proprietários verifiquem o progresso 24 horas por dia, sete dias por semana. Por exemplo, a INA & Associates Ltd. gerencia digitalmente todas as informações, desde documentos contratuais até histórico de reparos e relatórios de inspeção, e as compartilha com os proprietários em tempo real. Empresas com essa transparência na divulgação de informações e um sistema de suporte completo são dignas de confiança.

• Transparência e adequação da estrutura de custos: certifique-se de verificar também a comissão e a estrutura de custos ao terceirizar a administração. Diz-se que as taxas de administração típicas giram em torno de 5% da receita de aluguel, mas a definição difere de empresa para empresa. Se a comissão for extremamente alta, ela pode pressionar os ganhos do proprietário, enquanto que se for excessivamente baixa, há o risco de prestação de serviços inadequados. Como regra geral, verifique se a taxa de administração está dentro de 3 a 5% do aluguel ou, se for uma taxa fixa, se o serviço vale o custo. Também é importante que a empresa forneça um detalhamento claro da estimativa e das condições em que as taxas serão incorridas antes de assinar um contrato. Empresas confiáveis explicarão suas taxas e tarefas e métodos específicos de gerenciamento por escrito antes de você assinar um contrato. Escolha uma empresa que explique claramente suas taxas, por exemplo, a taxa de comissão para reparos e a taxa para terceirizar somente a cobrança do aluguel . A INA&Associates oferece as taxas de administração de taxa fixa mais baixas do setor (a partir de JPY 1.000 por quarto por mês) e, ao mesmo tempo, presta o mesmo serviço de alta qualidade que os principais players. Uma empresa com um equilíbrio tão excelente entre a transparência das taxas e o conteúdo do serviço lhe proporcionará um relacionamento de longo prazo com tranquilidade.

É importante verificar de forma abrangente os pontos acima e selecionar uma empresa de administração que se adapte à sua propriedade e à sua política de administração. Conforme mencionado na seção 3.2, ao trabalhar com uma empresa de administração de aluguéis confiável, você pode não apenas delegar tarefas complicadas, mas também receber sugestões profissionais para melhorias. Em particular, vale a pena pedir uma opinião profissional se você for um proprietário que perdeu o controle de sua propriedade devido à autogestão. Se uma empresa de administração como a INA & Associates acima mencionada combinar a hospitalidade de seus funcionários com um alto grau de profissionalismo, você pode ter certeza de que seus valiosos ativos estão em boas mãos. Ao trabalhar com um parceiro que aumenta o valor da propriedade e, ao mesmo tempo, se mantém próximo do ponto de vista do proprietário, é possível obter manutenção e melhoria de longo prazo do valor do ativo e gerenciamento estável do aluguel.

Conclusão.

Cada uma das tarefas básicas da administração de propriedades - cobrança de aluguéis, manutenção do edifício, tratamento de reclamações, gestão de contratos e inspeções regulares - é um elemento essencial para proteger o valor do ativo da propriedade e estabilizar as taxas de ocupação e os ganhos. A execução de cada uma dessas tarefas com competência e responsabilidade mantém a atratividade da propriedade e beneficia tanto os proprietários quanto os inquilinos. Se a administração adequada puder criar uma propriedade na qual as pessoas queiram morar por muito tempo e uma propriedade preferida, a administração de aluguéis estará em um caminho estável.

É por isso que é importante ter uma empresa de administração de imóveis confiável. O ônus para o proprietário pode ser bastante reduzido com a escolha de uma empresa que não esteja simplesmente buscando terceirizar o trabalho, mas que seja uma parceira amigável e acessível na gestão de ativos. Ao avaliar o histórico, a estrutura e os custos de uma empresa de administração de propriedades, recomendamos que você escolha uma empresa de administração de propriedades honesta com a qual possa ter um relacionamento de longo prazo. A INA&Associates, Inc. e outras empresas de administração podem ajudá-lo a maximizar o valor de sua propriedade com a tecnologia mais recente e uma atitude de serviço sincera. O gerenciamento adequado protege o valor dos ativos e estabiliza a renda, além de ser um forte aliado dos proprietários de imóveis na construção de sua riqueza futura. Faça bom uso do poder dos profissionais e obtenha uma administração de aluguéis segura e estável.