Soluções de Segurança para Condomínios: Benefícios da Administração Profissional

Prezado proprietário de imóvel alugado, você já passou por alguma das seguintes situações? "Recebemos um telefonema perturbador de um inquilino tarde da noite dizendo que havia um estranho perambulando pela propriedade", "Recebemos uma denúncia de alguém agindo de forma suspeita no estacionamento, mas não sabíamos como reagir", "A caixa de correio de uma propriedade administrada foi vandalizada e o inquilino nos pediu para tomar providências".

Para os proprietários de apartamentos e condomínios autogerenciados, a invasão de pessoas suspeitas nas instalações é um dos problemas mais difíceis de lidar. De acordo com as estatísticas da Agência Nacional de Polícia, a maioria dos crimes que ocorrem em imóveis alugados é causada por arrombamentos, e muitos casos evoluem para situações graves.

Este artigo explica os desafios enfrentados pelos proprietários autogerenciados e os benefícios das medidas de segurança que podem ser obtidos com a terceirização para uma empresa de administração, concentrando-se em casos de invasores que entraram nas dependências de condomínios e apartamentos, que foram relatados à INA & Associates. A apresentação fornecerá dicas sobre como obter uma administração de aluguéis segura e, ao mesmo tempo, cumprir sua responsabilidade de manter os inquilinos seguros.

Casos de invasão suspeita enfrentados por proprietários autogerenciados

Caso 1: Invasão tarde da noite por uma pessoa suspeita e inquilinos confusos

Estudo de caso do Sr. Sato (funcionário da empresa na faixa dos 50 anos), que administra de forma independente um apartamento (12 quartos no total) em Tóquio

Em uma noite de verão, às 23h30, o celular do Sr. Sato tocou. Era uma chamada de emergência de uma moradora, que disse que havia um homem estranho no estacionamento, espiando pelas janelas de cada quarto. Embora ela quisesse ir imediatamente ao local, a distância de sua casa até a propriedade é de 40 minutos de carro.

O Sr. Sato recomendou que chamasse a polícia e correu para a propriedade, mas quando chegou, não havia nenhuma pessoa suspeita à vista e vários inquilinos já haviam saído com ansiedade. A polícia também estava presente, mas não conseguiu identificar a pessoa devido à falta de provas e testemunhas.

Depois daquela noite, vários locatários pediram que fossem tomadas medidas de segurança à noite e que fossem instaladas câmeras de segurança. Solicitamos urgentemente orçamentos para câmeras de segurança, mas tivemos problemas para determinar o local apropriado e o número de câmeras a serem instaladas e, no final, devido à demora na resposta, dois locatários se mudaram em três meses, alegando "preocupações com a segurança".

Caso 2: Problemas com visitantes mal-intencionados que se fazem passar por pessoas suspeitas

Estudo de caso da Sra. Tanaka (60 anos, autônoma), proprietária de um prédio de condomínio de segunda mão (20 unidades) na Prefeitura de Kanagawa.

No condomínio administrado pelo Sr. Tanaka, uma pessoa suspeita apareceu visitando cada quarto, alegando ser da empresa de administração. Na verdade, o Sr. Tanaka estava administrando a propriedade por conta própria e não tinha uma empresa de administração. Isso foi descoberto quando um inquilino suspeito entrou em contato com o Sr. Tanaka para confirmar a situação, mas vários inquilinos já haviam sido liberados para seus quartos porque haviam sido informados de que estavam lá para uma verificação das instalações.

Felizmente, nenhum dano criminoso foi causado, mas os locatários fizeram vários comentários rudes, perguntando por que eles não podiam impedir a invasão de pessoas suspeitas e por que não havia fechaduras automáticas. A Sra. Tanaka distribuiu rapidamente um aviso por escrito a todos os locatários e compartilhou informações sobre pessoas suspeitas, mas o relacionamento com vários locatários se deteriorou devido à "desconfiança do sistema de gerenciamento" e, em alguns casos, isso resultou no despejo dos locatários.

No processo de lidar com a situação, a Sra. Tanaka sentiu-se ansiosa para saber se estava cumprindo seu dever de cuidado com a segurança como proprietária, especialmente em uma propriedade com muitas mulheres solteiras, o que também lhe impôs um pesado fardo psicológico.

Caso 3: Roubo usando andaimes durante grandes reparos

Estudo de caso da Sra. Yamamoto (55 anos, funcionária da empresa), proprietária de dois apartamentos com 15 anos de idade (16 quartos no total) na Prefeitura de Osaka.

Durante o período em que os andaimes estavam sendo erguidos para um trabalho de reparo em grande escala, um ladrão usou os andaimes para ter acesso aos apartamentos do Sr. Yamamoto. Os criminosos não puderam ser identificados, em parte porque as câmeras de segurança foram temporariamente removidas durante o período de construção.

Os inquilinos que sofreram danos protestaram veementemente contra a inadequação das medidas de segurança tomadas durante a construção e exigiram uma redução do aluguel por "violação do dever de proporcionar um ambiente de vida seguro".

Esse caso destaca a falta de contramedidas contra falhas temporárias de segurança durante a construção e a dificuldade de gerenciar riscos em caso de contingências.

Riscos e limitações da autogestão

Existem os seguintes riscos e limitações na autogestão ao lidar com questões de segurança, como invasão por pessoas suspeitas

Responsabilidade legal e dificuldades na tomada de decisões ao lidar com pessoas suspeitas.

O proprietário de um imóvel para aluguel tem o "dever de cuidar da segurança" e é responsável por proporcionar um ambiente seguro para os inquilinos. Entretanto, há muitas situações em que é difícil avaliar até que ponto o proprietário é responsável por responder a uma invasão por uma pessoa suspeita.

Por exemplo, em alguns casos, o proprietário pode ser considerado legalmente responsável se for julgado que ele estava ciente das informações sobre uma pessoa suspeita, mas não tomou as medidas adequadas. Além disso, o tratamento inadequado de uma pessoa suspeita (por exemplo, lidar com uma pessoa inocente devido a uma identificação incorreta) pode levar a outros problemas.

É extremamente difícil para os proprietários autogerenciados tomarem essas decisões legais adequadamente.

Dificuldade de resposta 24 horas por dia e desgaste mental dos proprietários

As invasões de pessoas suspeitas geralmente ocorrem em horários inesperados, como tarde da noite ou de manhã cedo. No caso da autogestão, o proprietário deve receber e responder pessoalmente a todas essas chamadas de emergência.

A carga mental dessa "resposta de emergência sem saber quando" é imensurável e causa uma redução significativa na qualidade de vida do proprietário.

Falta de conhecimento especializado em prevenção de crimes e limitações das medidas de segurança

Medidas de segurança eficazes exigem conhecimento especializado em psicologia criminal e a mais recente tecnologia de segurança. Entretanto, não é fácil para muitos proprietários autogerenciados adquirir esse conhecimento especializado e manter-se atualizado com as informações mais recentes.

Por exemplo, é difícil para qualquer pessoa que não seja um especialista avaliar onde, qual o desempenho e quantas câmeras de segurança são mais adequadas para uma única instalação. Também não é fácil fazer a melhor escolha econômica para sistemas de travamento automático e sistemas de alarme.

Dificuldades para compartilhar informações apropriadas com os locatários e responder a elas

Ao compartilhar informações sobre pessoas suspeitas com os locatários, também é importante avaliar a quantidade de informações que devem ser compartilhadas e quando. Informações excessivamente alarmantes devem ser evitadas, mas se as informações necessárias não forem comunicadas adequadamente, não se pode esperar que a prevenção de crimes seja eficaz.

Além disso, se o dano for realmente causado por uma pessoa suspeita, será necessária uma resposta muito delicada, como lidar com a vítima, compartilhar informações com outros locatários e explicar as medidas para evitar a recorrência. Essa comunicação de gerenciamento de crises é difícil de ser realizada adequadamente sem experiência e conhecimento especializado.

Benefícios específicos da terceirização para uma empresa de gerenciamento

A terceirização para uma empresa de gerenciamento oferece as seguintes vantagens específicas quando se trata de questões de segurança, como invasão por pessoas suspeitas

Sistema de resposta de segurança 24 horas por dia, 7 dias por semana

Uma das maiores vantagens de uma empresa de gerenciamento é seu sistema de resposta 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano. Ela pode responder rapidamente, dia ou noite, a informações sobre pessoas suspeitas ou chamadas de emergência de locatários.

Muitas empresas de administração têm os seguintes sistemas em vigor

• Estabelecimento de um ponto de contato de emergência que pode ser contatado 24 horas por dia
• Verificações imediatas no local em cooperação com empresas de segurança
• Notificação à polícia e estabelecimento de um sistema coordenado
• Implantação de uma equipe dedicada de resposta a emergências tarde da noite.

Por exemplo, se a informação sobre uma pessoa suspeita for recebida tarde da noite, a central de atendimento da empresa de administração fornecerá a resposta principal e, dependendo da situação, a equipe da empresa de segurança parceira realizará verificações no local. Se necessário, eles também informarão o incidente à polícia em nome do proprietário, para que o próprio proprietário não tenha que se apressar para responder no meio da noite.

Medidas de segurança eficazes baseadas em conhecimento especializado

A empresa de administração tem uma equipe com conhecimento especializado em prevenção de crimes e segurança, e propõe e implementa medidas de segurança ideais adaptadas às características da propriedade e do ambiente ao redor.

Especificamente, pode-se esperar o seguinte suporte

• Realização de avaliações de segurança que analisam os pontos fracos da propriedade.
• Proposta de equipamentos de segurança econômicos
• Fornecimento de informações sobre as mais recentes tecnologias de segurança e tendências de crimes
• Implementação de medidas em conformidade com várias leis e padrões.

Em particular, a instalação de câmeras de segurança requer o julgamento de especialistas sobre o equilíbrio entre as considerações de privacidade e a eficácia da prevenção de crimes, bem como a relação custo-benefício. As empresas de administração podem fazer propostas adequadas com base em sua experiência em muitas propriedades.

Compartilhamento de informações sobre pessoas suspeitas e respostas adequadas aos inquilinos

A coleta, análise e compartilhamento de informações sobre pessoas suspeitas é a pedra angular das medidas de prevenção de crimes. As empresas de administração gerenciam as informações das seguintes maneiras

• Coletando e analisando informações sobre crimes e pessoas suspeitas na vizinhança
• Compartilhando informações com os locatários no momento certo e da maneira certa
• Fornecimento de pôsteres de aviso e informações regulares sobre prevenção de crimes
• Realização de workshops sobre prevenção de crimes e desenvolvimento de atividades de conscientização.

A equipe experiente da empresa de administração também é responsável por lidar com os locatários no caso de avistamento real de uma pessoa suspeita. Ao coletar as informações necessárias e tomar as medidas de resposta adequadas, evitando o pânico, os locatários podem se sentir mais seguros.

Gerenciamento de riscos e esclarecimento das responsabilidades legais

No caso de danos causados por um intruso suspeito, é preciso tomar decisões claras sobre como reagir e onde está a responsabilidade. No caso de empresas de gerenciamento terceirizadas, os seguintes sistemas de gerenciamento de riscos estão em vigor

• Manuais para lidar com acidentes e danos
• Coordenação com a polícia e advogados
• Resposta de indenização em cooperação com as companhias de seguro
• Julgamento profissional sobre a extensão da responsabilidade legal

De particular importância é a capacidade de provar que o proprietário reagiu adequadamente dentro do escopo de seu "dever de cuidado com a segurança". A empresa de administração mantém registros das respostas apropriadas e possui um sistema para responder adequadamente em caso de problemas legais.

Melhoria da satisfação do locatário e manutenção dos valores da propriedade

Medidas de segurança adequadas são um fator importante para aumentar a satisfação do locatário e melhorar a competitividade de uma propriedade. Quais são os benefícios da terceirização para uma empresa de administração?

• Aumento das taxas de renovação de contratos devido a uma maior sensação de segurança entre os locatários.
• Construção de uma reputação de "propriedade segura
• Realização de uma definição adequada do aluguel com base nas medidas de segurança
• Manutenção e melhoria do valor do ativo a longo prazo

Na verdade, os dados mostram que as propriedades com instalações de segurança, como câmeras de segurança e bloqueios automáticos, podem definir aluguéis de 5 a 10% mais altos do que as propriedades com as mesmas condições.

Pontos-chave na escolha de uma empresa de gerenciamento

Se você dá importância à resposta a pessoas suspeitas e a medidas de segurança, é importante selecionar uma empresa de administração com os seguintes pontos em mente.

Verifique o histórico e o sistema de resposta de segurança.

Os principais pontos para identificar os recursos de resposta de segurança da empresa de administração são:

• A natureza do sistema de resposta a emergências 24 horas (equipe interna ou terceirizada)
• Histórico e exemplos de resposta a pessoas suspeitas em propriedades semelhantes
• A qualidade e a cobertura das empresas de segurança com as quais a empresa trabalha
• Tempo médio de resposta a emergências

O sistema de resposta para noites e feriados é de particular importância. Não diga apenas que a empresa está "disponível 24 horas por dia", mas verifique a estrutura específica de pessoal e como eles respondem.

Capacidade de propor equipamentos de segurança e custo-benefício

Essa é a chave para determinar se o equipamento de segurança proposto pela empresa de gerenciamento é adequado:

• Se há propostas personalizadas que levem em conta as características da propriedade
• Apresentação clara dos custos iniciais e de manutenção
• A relação custo-benefício pode ser explicada em termos numéricos?
• Se a empresa é proativa na introdução de novas tecnologias

Ao obter cotações, compare não apenas os preços, mas também a qualidade e a especificidade das propostas. É importante escolher uma empresa de gerenciamento que possa explicar claramente por que o equipamento é necessário e quais benefícios podem ser esperados.

Relações com os inquilinos e habilidades de comunicação

As questões de segurança afetam diretamente as preocupações dos locatários. A chave é identificar a capacidade da empresa de se comunicar com os locatários:

• Método e conteúdo do compartilhamento de informações sobre pessoas suspeitas
• Atitude ao responder às perguntas dos locatários
• Histórico de implementação de atividades de educação e conscientização sobre segurança
• Status do uso de questionários e feedback dos locatários

A satisfação do locatário e o boca a boca das propriedades gerenciadas também são úteis. É provável que as empresas de administração que tenham uma classificação alta por sua resposta de segurança tenham construído uma relação de confiança com os locatários.

Transparência da estrutura de custos e custos adicionais

Pontos importantes ao verificar a estrutura de custos da empresa de administração:

O que é importante é a existência e a extensão dos "custos adicionais". Os custos de aluguel de câmeras de segurança em apartamentos podem ser baixos para a taxa básica, mas se forem incorridos custos adicionais para cada resposta de emergência, o custo total deverá ser comparado.

Resumo: Perspectivas e sistemas profissionais para manter apartamentos e condomínios seguros

A questão da segurança de intrusos suspeitos que entram nas instalações de um imóvel alugado é um grande fardo para os proprietários autogerenciados, que precisam enfrentar vários desafios, inclusive a dificuldade de fornecer uma resposta 24 horas, a falta de especialização e a complexidade de lidar com os inquilinos.

A terceirização para uma empresa de administração é uma opção eficaz para enfrentar esses desafios. Um sistema de segurança abrangente pode ser estabelecido, incluindo atendimento 24 horas por dia por uma equipe com conhecimento e experiência especializados, propostas e instalação de equipamentos de segurança adequados, comunicação com os locatários e gerenciamento de riscos.

Embora a autogestão possa parecer vantajosa se você considerar apenas os custos, a gestão profissional por empresas de gestão terceirizadas vale a pena quando se considera a responsabilidade de proteger a segurança de seus locatários e o aumento do valor da propriedade que isso traz.

Nos últimos anos, os inquilinos têm se tornado cada vez mais conscientes da importância da segurança, e ter boas medidas de segurança é um fator importante para atrair inquilinos e renovar contratos. Se você deseja manter e melhorar a estabilidade do seu negócio de locação e o valor do ativo a longo prazo, é essencial ter um sistema de gerenciamento abrangente que inclua medidas de segurança.

Perguntas frequentes

P1: Qual é a responsabilidade legal do proprietário se uma pessoa suspeita entrar nas instalações?

R: Os proprietários têm o "dever de cuidar da segurança" e são responsáveis por proporcionar um ambiente de vida seguro para seus inquilinos. Uma intrusão suspeita, por si só, não leva imediatamente à responsabilidade legal, mas você pode ser responsabilizado nos seguintes casos

• Não tomar as medidas adequadas apesar de problemas semelhantes no passado
• Quando houver deficiências óbvias de segurança (por exemplo, portões quebrados ou equipamentos de segurança negligenciados)
• Não tomar medidas razoáveis apesar das solicitações dos inquilinos por medidas de segurança

Se a propriedade for terceirizada para uma empresa de administração, serão mantidos registros da proposta e da implementação de medidas de segurança adequadas e da resposta apropriada a acidentes, o que pode ajudar a provar que o proprietário está cumprindo seu dever de cuidado com a segurança.

P2: A instalação de câmeras de segurança é eficaz, mas e quanto às questões de privacidade?

R: As instalações de câmeras de segurança certamente exigem considerações sobre privacidade. Os pontos a seguir podem minimizar os problemas de privacidade e, ao mesmo tempo, maximizar a eficácia da segurança:

• Seleção adequada do local de instalação (somente em áreas comuns, evitando dentro de quartos e perto de banheiros e sanitários).
• Explicação e notificação aos inquilinos com antecedência (declarar claramente o objetivo da instalação e a área a ser monitorada).
• Gerenciamento adequado dos dados capturados (por exemplo, limitação dos direitos de acesso, definição de períodos de armazenamento, etc.)
• Uso do efeito dissuasivo de exibições como "câmera de segurança em operação".

As empresas de administração têm experiência na instalação dessas câmeras em muitas propriedades e podem fazer propostas adequadas que considerem o equilíbrio entre privacidade e prevenção de crimes.

P3: Os apartamentos pequenos precisam de segurança 24 horas?

R: Independentemente do tamanho da propriedade , surgirão problemas de segurança. A importância da segurança 24 horas aumenta mesmo em propriedades pequenas, especialmente nas seguintes situações

• Quando há um grande número de inquilinos que precisam tomar precauções de segurança, como mulheres solteiras ou pessoas idosas
• Se houver um histórico de arrombamentos ou danos criminosos no passado
• Quando a área ao redor da propriedade não for segura.

Para propriedades menores, há também serviços de suporte 24 horas que podem ser introduzidos a baixo custo. Medidas de segurança econômicas são possíveis por meio de cooperação com empresas de segurança e gerenciamento coletivo de várias propriedades.

P4: Que medidas de segurança devo tomar durante grandes reparos?

R: Durante grandes reparos, os riscos de segurança são maiores do que o normal devido aos andaimes. As seguintes medidas são eficazes

• Esclarecer o escopo de responsabilidade com a empreiteira de construção (no contrato).
• Guardas de segurança temporários e instalação de câmeras de segurança adicionais
• Explicar aos locatários com antecedência sobre as medidas especiais de segurança a serem tomadas durante a construção
• Patrulhas reforçadas à noite e nos feriados

P5: Quanto devo esperar pagar para lidar com pessoas suspeitas?

R: O custo das medidas de segurança depende do tamanho e da localização da propriedade, mas as diretrizes gerais são as seguintes

• Sistema básico de câmeras de segurança: JPY 100.000-500.000 (apartamentos pequenos); JPY 500.000-1.000.000 (apartamentos médios)
• Serviço de segurança 24 horas: JPY 5.000-10.000 por mês
• Sistema de fechadura automática: Custo de instalação: 200.000-800.000 ienes, custo de manutenção: aproximadamente 5.000-15.000 ienes por mês.

Ao terceirizar para uma empresa de administração, alguns serviços de segurança estão incluídos na taxa básica de administração, portanto, é aconselhável avaliar o desempenho geral dos custos. Também é importante considerar a perspectiva de retorno sobre o investimento, pois as medidas de segurança podem levar a aluguéis mais altos e taxas de vacância mais baixas.

Informações de referência

• Ministério da Terra, Infraestrutura, Transporte e Turismo, "Standard Contract for Rental Housing".
• Japan Rental Housing Management Association "Diretrizes para lidar com problemas em operações de administração de aluguéis".
• Condominium Management Association (Associação de Administração de Condomínios), "Guidelines for security equipment in condominiums" (Diretrizes para equipamentos de segurança em condomínios).

A INA&Associates oferece um serviço de consultoria gratuito. Fique à vontade para entrar em contato conosco.