Sécurité des Copropriétés : Pourquoi Externaliser la Gestion Locative

Cher propriétaire de logement, avez-vous déjà été confronté à l'une des situations suivantes ? Nous avons reçu un appel téléphonique inquiétant d'un locataire, tard dans la nuit, nous informant qu'un étranger errait dans la propriété", "On nous a signalé une personne au comportement suspect dans le parking, mais nous ne savions pas comment réagir", "La boîte aux lettres d'une propriété gérée a été vandalisée et le locataire nous a demandé de prendre des mesures".

Pour les propriétaires d'appartements et de condominiums autogérés, l'intrusion de personnes suspectes dans les locaux est l'un des problèmes les plus difficiles à résoudre. Selon les statistiques de l'Agence nationale de police, la majorité des délits commis dans les logements loués sont dus à des effractions, et de nombreux cas se transforment en situations graves.

Cet article explique les défis auxquels sont confrontés les propriétaires autogérés et les avantages des mesures de sécurité qui peuvent être obtenues en confiant la gestion à une société de gestion, en se concentrant sur des cas d'intrusion dans les locaux de condominiums et d'appartements, qui ont été signalés à INA & Associates. La présentation fournira des conseils sur la manière de sécuriser la gestion locative tout en assumant votre responsabilité en matière de sécurité des locataires.

Cas d'intrusion suspecte auxquels sont confrontés les propriétaires autogérés

Cas 1 : intrusion tardive d'une personne suspecte et locataires désorientés

Étude de cas de M. Sato (employé d'entreprise d'une cinquantaine d'années), qui gère de manière indépendante un appartement (12 pièces au total) à Tokyo.

Un soir d'été, à 23h30, le téléphone portable de M. Sato a sonné. Il s'agissait d'un appel d'urgence d'une résidente, qui disait qu'un homme étrange se trouvait dans le parking et qu'il épiait les fenêtres de chaque chambre. Bien qu'elle veuille se rendre immédiatement sur place, il y a 40 minutes de route entre son domicile et la propriété.

M. Sato a recommandé d'appeler la police et s'est rendu lui-même sur place, mais lorsqu'il est arrivé, il n'y avait aucune personne suspecte en vue, et plusieurs locataires étaient déjà sortis, inquiets. La police était également présente, mais faute de preuves et de témoins, elle n'a pas pu identifier la personne.

Après cette nuit, plusieurs locataires ont demandé que des mesures de sécurité soient prises la nuit et que des caméras de sécurité soient installées. Nous avons commandé d'urgence des devis pour des caméras de sécurité, mais nous avons eu du mal à décider de l'emplacement approprié et du nombre de caméras à installer, et finalement, en raison de la réponse tardive, deux locataires ont déménagé dans les trois mois, en invoquant des "problèmes de sécurité".

Cas 2 : problèmes avec des visiteurs malveillants se faisant passer pour des personnes suspectes

Étude de cas de Mme Tanaka (60 ans, indépendante), propriétaire d'un immeuble de copropriété d'occasion (20 unités) dans la préfecture de Kanagawa.

Dans la copropriété gérée par M. Tanaka, une personne suspecte est apparue et a visité chaque pièce, prétendant être de la société de gestion. En fait, M. Tanaka gérait lui-même la propriété et n'avait pas de société de gestion en place. Ce fait a été découvert lorsqu'un locataire suspect a contacté M. Tanaka pour confirmer la situation, mais plusieurs locataires avaient déjà été autorisés à regagner leurs chambres parce qu'on leur avait dit qu'ils étaient là pour un contrôle des installations.

Heureusement, aucun dommage criminel n'a été causé, mais les locataires ont fait un certain nombre de remarques acerbes, demandant pourquoi ils ne pouvaient pas empêcher l'intrusion de personnes suspectes et pourquoi il n'y avait pas de serrures automatiques. Mme Tanaka s'est empressée de distribuer un avertissement écrit à tous les locataires et de partager des informations sur les personnes suspectes, mais les relations avec plusieurs locataires se sont détériorées en raison d'une "méfiance à l'égard du système de gestion", ce qui a entraîné l'expulsion de certains d'entre eux.

En gérant la situation, Mme Tanaka s'est inquiétée de savoir si elle remplissait son devoir de sécurité en tant que propriétaire, en particulier dans un immeuble où vivent de nombreuses femmes célibataires, ce qui lui a également causé un lourd fardeau psychologique.

Cas 3 : cambriolage à l'aide d'un échafaudage lors de gros travaux de réparation

Étude de cas de Mme Yamamoto (55 ans, chef d'entreprise), propriétaire de deux appartements vieux de 15 ans (16 pièces au total) dans la préfecture d'Osaka.

Pendant la période où des échafaudages étaient montés pour des travaux de réparation de grande envergure, un cambrioleur a utilisé les échafaudages pour accéder aux appartements de M. Yamamoto. Les auteurs n'ont pas pu être identifiés, notamment parce que les caméras de sécurité ont été temporairement retirées pendant la période de construction.

Les locataires lésés ont vivement protesté contre l'insuffisance des mesures de sécurité prises pendant les travaux et ont demandé une réduction de loyer pour "manquement à l'obligation de fournir un cadre de vie sûr".

Ce cas met en évidence l'absence de contre-mesures en cas de défaillance temporaire de la sécurité pendant la construction et la difficulté de gérer les risques en cas d'imprévus.

Risques et limites de l'autogestion

L'autogestion comporte les risques et les limites suivants lorsqu'il s'agit de traiter des questions de sécurité telles que l'intrusion de personnes suspectes

Responsabilité juridique et difficultés à prendre des décisions face à des personnes suspectes.

Le propriétaire d'un bien locatif a une "obligation de sécurité" et est responsable de la mise en place d'un environnement sûr pour les locataires. Cependant, dans de nombreuses situations, il est difficile de déterminer dans quelle mesure le propriétaire est responsable de l'intervention en cas d'effraction par une personne suspecte.

Par exemple, dans certains cas, le propriétaire peut être tenu pour légalement responsable s'il est jugé qu'il avait connaissance d'informations concernant une personne suspecte mais qu'il n'a pas pris les mesures appropriées. En outre, le traitement inapproprié d'une personne soupçonnée d'être suspecte (par exemple, le traitement d'une personne innocente à la suite d'une erreur d'identification) peut entraîner d'autres problèmes.

Il est extrêmement difficile pour les propriétaires autogérés de prendre correctement ces décisions juridiques.

Difficulté de réagir dans les 24 heures et charge mentale pour les propriétaires

Les intrusions de personnes suspectes se produisent souvent à des moments inattendus, comme tard dans la nuit ou tôt le matin. Dans le cas de l'autogestion, le propriétaire doit recevoir et répondre lui-même à tous les appels d'urgence.

La charge mentale de cette "réponse d'urgence sans savoir quand" est incommensurable et entraîne une réduction significative de la qualité de vie du propriétaire.

Manque de connaissances spécialisées en matière de prévention de la criminalité et limites des mesures de sécurité

Pour être efficaces, les mesures de sécurité doivent s'appuyer sur des connaissances spécialisées en psychologie criminelle et sur les technologies de sécurité les plus récentes. Cependant, il n'est pas facile pour de nombreux propriétaires autogérés d'acquérir ces connaissances spécialisées et de se tenir au courant des dernières informations.

Par exemple, il est difficile pour quelqu'un d'autre qu'un expert de déterminer où, quelles performances et combien de caméras de sécurité conviennent le mieux à une installation donnée. Il n'est pas non plus facile de faire le meilleur choix en termes de rentabilité pour les systèmes de verrouillage automatique et les systèmes d'alarme.

Difficultés à communiquer les informations appropriées aux locataires et à réagir en conséquence

Lorsque l'on communique des informations sur des personnes suspectes aux locataires, il est également important de déterminer la quantité d'informations à communiquer et le moment de le faire. Il convient d'éviter les informations trop alarmantes, mais si les informations nécessaires ne sont pas communiquées correctement, on ne peut pas s'attendre à ce que la prévention de la criminalité soit efficace.

En outre, si des dommages sont effectivement causés par une personne suspecte, une réaction très délicate s'impose : il faut s'occuper de la victime, partager l'information avec les autres locataires et expliquer les mesures à prendre pour éviter que l'incident ne se reproduise. Une telle communication de gestion de crise est difficile à réaliser correctement sans expérience et expertise.

Avantages spécifiques de l'externalisation auprès d'une société de gestion

L'externalisation auprès d'une société de gestion offre les avantages spécifiques suivants en ce qui concerne les questions de sécurité telles que l'intrusion de personnes suspectes

Système de réponse de sécurité 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7

L'un des principaux avantages d'une société de gestion est son système de réponse 24/7/365. Elle peut réagir rapidement, de jour comme de nuit, aux informations concernant des personnes suspectes ou aux appels d'urgence des locataires.

De nombreuses sociétés de gestion ont mis en place les systèmes suivants

• Mise en place d'un point de contact d'urgence joignable 24 heures sur 24
• Contrôles rapides sur place en collaboration avec des sociétés de sécurité
• Notification à la police et mise en place d'un système coordonné
• Déploiement d'une équipe d'intervention d'urgence dédiée à la fin de la nuit.

Par exemple, si des informations sur une personne suspecte sont reçues tard dans la nuit, le centre d'appel de la société de gestion fournira la première réponse et, en fonction de la situation, le personnel de la société de sécurité partenaire effectuera des contrôles sur place. Si nécessaire, ils signaleront également l'incident à la police au nom du propriétaire, afin que ce dernier n'ait pas à se précipiter pour intervenir au milieu de la nuit.

Des mesures de sécurité efficaces basées sur des connaissances spécialisées

La société de gestion dispose d'un personnel spécialisé dans la prévention de la criminalité et la sécurité. Elle propose et met en œuvre des mesures de sécurité optimales, adaptées aux caractéristiques du bien immobilier et à son environnement.

Plus précisément, on peut s'attendre à ce que la société de gestion apporte le soutien suivant

• Réalisation d'évaluations de sécurité qui analysent les points faibles du bien immobilier.
• Proposer des équipements de sécurité rentables
• Fournir des informations sur les dernières technologies de sécurité et les tendances en matière de criminalité.
• Mise en œuvre de mesures conformes aux différentes lois et normes.

En particulier, l'installation de caméras de sécurité nécessite l'avis d'un expert sur l'équilibre entre les considérations relatives à la vie privée et l'efficacité de la prévention de la criminalité, ainsi que sur le rapport coût-efficacité. Les sociétés de gestion peuvent faire des propositions appropriées sur la base de leur expérience dans de nombreux immeubles.

Partage d'informations sur les personnes suspectes et réponses appropriées aux locataires

La collecte, l'analyse et le partage d'informations sur les personnes suspectes constituent la pierre angulaire des mesures de prévention de la criminalité. Les sociétés de gestion gèrent les informations de la manière suivante

• Collecte et analyse d'informations sur la criminalité et les personnes suspectes dans le quartier
• Partage des informations avec les locataires au bon moment et de la bonne manière
• Fournir des affiches d'avertissement et des informations régulières sur la prévention de la criminalité
• organiser des ateliers de prévention de la criminalité et développer des activités de sensibilisation.

Le personnel expérimenté de la société de gestion est également chargé de s'occuper des locataires en cas d'observation réelle d'une personne suspecte. En rassemblant les informations nécessaires et en prenant les mesures de réponse appropriées tout en évitant la panique, les locataires peuvent se sentir plus en sécurité.

Gestion des risques et clarification des responsabilités légales

En cas de dommages causés par un intrus suspect, des décisions claires doivent être prises sur la manière de réagir et sur les responsabilités. Dans le cas des sociétés de gestion externalisées, les systèmes de gestion des risques suivants sont en place

• Manuels d'intervention en cas d'accidents et de dommages
• Coordination avec la police et les avocats
• Réponse à l'indemnisation en coopération avec les compagnies d'assurance
• jugement professionnel sur l'étendue de la responsabilité légale.

Il est particulièrement important de pouvoir prouver que le propriétaire a réagi de manière appropriée dans le cadre de son "obligation de sécurité". La société de gestion tient un registre des réponses appropriées et dispose d'un système permettant de réagir de manière appropriée en cas de problèmes juridiques.

Améliorer la satisfaction des locataires et maintenir la valeur des biens immobiliers

Des mesures de sécurité appropriées sont un facteur important pour accroître la satisfaction des locataires et améliorer la compétitivité d'un bien immobilier. Quels sont les avantages de l'externalisation auprès d'une société de gestion ?

• Augmentation du taux de renouvellement des contrats en raison d'un plus grand sentiment de sécurité chez les locataires.
• Construction d'une réputation de "propriété sûre
• Réalisation d'une fixation appropriée des loyers en fonction des mesures de sécurité
• Maintien et amélioration de la valeur des actifs à long terme

En fait, les données montrent que les biens immobiliers dotés d'équipements de sécurité tels que des caméras de surveillance et des serrures automatiques permettent de fixer des loyers de 5 à 10 % plus élevés que les biens immobiliers présentant les mêmes conditions.

Points clés dans le choix d'une société de gestion

Si vous attachez de l'importance à la réaction aux personnes suspectes et aux mesures de sécurité, il est important de choisir une société de gestion en tenant compte des points suivants.

Vérifiez les antécédents et le système d'intervention en matière de sécurité.

Les points clés permettant d'identifier les capacités d'intervention de la société de gestion en matière de sécurité sont les suivants :

• la nature du système d'intervention d'urgence 24 heures sur 24 (personnel interne ou externalisé)
• Les antécédents et les exemples de réaction à des personnes suspectes dans des propriétés similaires.
• La qualité et la couverture des sociétés de sécurité avec lesquelles elle travaille
• le temps de réponse moyen aux urgences.

Le système d'intervention pour les nuits et les jours fériés revêt une importance particulière. Ne vous contentez pas de dire que l'entreprise est "disponible 24 heures sur 24", mais vérifiez la structure spécifique du personnel et la manière dont il réagit.

Capacité à proposer des équipements de sécurité et rentabilité

C'est la clé pour déterminer si l'équipement de sécurité proposé par la société de gestion est approprié :

• Existe-t-il des propositions sur mesure qui tiennent compte des caractéristiques du bien immobilier ?
• Présentation claire des coûts initiaux et d'entretien
• La rentabilité peut-elle être expliquée en termes numériques ?
• L'entreprise est-elle proactive dans l'introduction de nouvelles technologies ?

Lorsque vous obtenez des devis, comparez non seulement les prix, mais aussi la qualité et la spécificité des propositions. Il est important de choisir une société de gestion capable d'expliquer clairement pourquoi l'équipement est nécessaire et quels sont les avantages que l'on peut en attendre.

Relations avec les locataires et compétences en matière de communication

Les questions de sécurité ont une incidence directe sur les préoccupations des locataires. L'essentiel est d'identifier la capacité de la société à communiquer avec les locataires :

• Méthode et contenu de l'échange d'informations sur les personnes suspectes
• Attitude dans la réponse aux demandes des locataires
• Historique de la mise en œuvre d'activités d'éducation et de sensibilisation à la sécurité
• État de l'utilisation des questionnaires et du retour d'information des locataires

La satisfaction des locataires et le bouche-à-oreille à partir des propriétés gérées peuvent également être utiles. Les sociétés de gestion qui sont bien notées pour leur réponse en matière de sécurité sont susceptibles d'avoir établi une relation de confiance avec les locataires Gestion immobilière Réponse au signalement de personnes suspectes.

Transparence de la structure des coûts et des frais supplémentaires

Points clés pour vérifier la structure des coûts de la société de gestion :

Ce qui est important, c'est l'existence et l'étendue des "frais supplémentaires". La location d'une caméra de sécurité peut être peu coûteuse pour les frais de base, mais si des frais supplémentaires sont encourus pour chaque intervention d'urgence, le coût total doit être comparé.

Résumé : des perspectives et des systèmes professionnels pour assurer la sécurité des appartements et des copropriétés

La question de la sécurité des intrus suspects qui pénètrent dans les locaux d'un immeuble locatif est un fardeau majeur pour les propriétaires autogérés, qui doivent faire face à un certain nombre de défis, notamment la difficulté de fournir une réponse 24 heures sur 24, le manque d'expertise et la complexité des relations avec les locataires.

L'externalisation auprès d'une société de gestion est une option efficace pour relever ces défis. Un système de sécurité complet peut être mis en place, comprenant une réponse 24 heures sur 24 par du personnel spécialisé et expérimenté, des propositions et l'installation d'équipements de sécurité appropriés, la communication avec les locataires et la gestion des risques.

Bien que l'autogestion puisse sembler avantageuse si l'on ne considère que les coûts, la gestion professionnelle par des sociétés de gestion externalisées en vaut la peine si l'on considère la responsabilité de protéger la sécurité de vos locataires et l'augmentation de la valeur de la propriété qui en découle.

Ces dernières années, les locataires sont devenus de plus en plus conscients de l'importance de la sécurité, et la mise en place de bonnes mesures de sécurité est un facteur important pour attirer les locataires et renouveler les contrats. Si vous souhaitez maintenir et améliorer la stabilité de votre activité de location et la valeur de vos biens à long terme, il est essentiel de disposer d'un système de gestion complet incluant des mesures de sécurité.

Questions fréquemment posées

Q1 : Quelle est la responsabilité juridique du propriétaire si une personne suspecte pénètre dans les locaux ?

R : Les propriétaires ont une "obligation de sécurité" et sont tenus d'offrir un environnement sûr à leurs locataires. Une intrusion suspecte en soi n'entraîne pas immédiatement une responsabilité juridique, mais vous pouvez être tenu pour responsable dans les cas suivants

• Absence de mesures appropriées malgré des problèmes similaires dans le passé
• En cas de manquements évidents à la sécurité (par exemple, des barrières cassées ou des équipements de sécurité négligés)
• Absence de mesures raisonnables malgré les demandes de mesures de sécurité formulées par les locataires.

Si la gestion du bien immobilier est confiée à une société de gestion, la proposition et la mise en œuvre de mesures de sécurité appropriées ainsi que la réaction appropriée en cas d'accident seront consignées, ce qui peut aider à prouver que le propriétaire s'acquitte de son devoir de diligence en matière de sécurité.

Q2 : L'installation de caméras de sécurité est efficace, mais qu'en est-il de la protection de la vie privée ?

R : L'installation de caméras de sécurité doit certainement tenir compte de la protection de la vie privée. Les points suivants peuvent minimiser les problèmes de confidentialité tout en maximisant l'efficacité de la sécurité :

• Choix approprié de l'emplacement de l'installation (uniquement dans les parties communes, en évitant l'intérieur des chambres et la proximité des salles de bains et des toilettes).
• Explication et notification préalable aux locataires (indiquer clairement l'objectif de l'installation et la zone à surveiller).
• Gestion appropriée des données saisies (par exemple, limitation des droits d'accès, définition des périodes de stockage, etc.)
• Utilisation de l'effet dissuasif d'affichages tels que "caméra de sécurité en fonctionnement".

Les sociétés de gestion ont l'expérience de l'installation de ces caméras dans de nombreux immeubles et peuvent faire des propositions appropriées qui tiennent compte de l'équilibre entre la protection de la vie privée et la prévention de la criminalité.

Q3 : Les petits appartements ont-ils besoin d'une sécurité 24 heures sur 24 ?

R: Quelle que soit la taille de l' immeuble , des problèmes de sécurité se poseront. L'importance d'une sécurité 24 heures sur 24 s'accroît même dans les petites propriétés, en particulier dans les situations suivantes

• Lorsqu'il y a un grand nombre de locataires qui doivent prendre des précautions en matière de sécurité, comme les femmes seules ou les personnes âgées.
• S'il y a des antécédents d'effractions ou de dommages criminels dans le passé
• lorsque les environs du logement ne sont pas sûrs.

Pour les petites propriétés, il existe également des services d'assistance 24 heures sur 24 qui peuvent être mis en place à peu de frais. Des mesures de sécurité rentables sont possibles grâce à la coopération avec des sociétés de sécurité et à la gestion collective de plusieurs biens immobiliers.

Q4 : Quelles mesures de sécurité dois-je prendre lors de réparations importantes ?

R : Lors de gros travaux, les risques de sécurité sont plus élevés que la normale en raison de la présence d'échafaudages. Les mesures suivantes sont efficaces

• Clarifier l'étendue des responsabilités avec l'entrepreneur en construction (dans le contrat).
• Des agents de sécurité temporaires et l'installation de caméras de sécurité supplémentaires.
• Expliquer à l'avance aux locataires les mesures de sécurité spéciales à prendre pendant les travaux.
• Renforcement des patrouilles la nuit et les jours fériés.

Q5 : Combien dois-je m'attendre à payer pour la gestion des personnes suspectes ?

R : Le coût des mesures de sécurité dépend de la taille et de l'emplacement de la propriété, mais les lignes directrices générales sont les suivantes

• Système de caméras de sécurité de base : 100 000-500 000 JPY (petits appartements) ; 500 000-1 000 000 JPY (appartements de taille moyenne)
• Service de sécurité 24 heures sur 24 : 5.000-10.000 JPY par mois
• Système de fermeture automatique : coût d'installation : 200 000-800 000 yens ; coût d'entretien mensuel : environ 5 000-15 000 yens.

En cas d'externalisation auprès d'une société de gestion, certains services de sécurité sont inclus dans les frais de gestion de base, il est donc conseillé d'évaluer les coûts globaux. Il est également important de considérer la perspective du retour sur investissement, car les mesures de sécurité peuvent entraîner une hausse des loyers et une baisse des taux d'inoccupation.

Informations de référence

• Ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures, des transports et du tourisme, "Standard Contract for Rental Housing".
• Association japonaise de gestion des logements locatifs, "Guidelines for dealing with problems in rental management operations".
• Condominium Management Association, "Guidelines for security equipment in condominiums" (Lignes directrices pour les équipements de sécurité dans les copropriétés).

INA&Associates offre un service de consultation gratuit. N'hésitez pas à nous contacter.