Fundamentos da Gestão Imobiliária e Conformidade Legal para Iniciantes

Os proprietários que acabaram de começar a investir em imóveis geralmente se sentem ansiosos em relação às operações de administração de imóveis para locação e às leis e regulamentações relacionadas, perguntando-se por onde começar. Este artigo explica a estrutura básica e os pontos de conformidade legal das operações de administração de imóveis para aluguel realizadas por uma empresa imobiliária (empreiteira de construção) a fim de aliviar a ansiedade desses proprietários novatos. As diferenças entre duas leis importantes , a Lei de Transações Comerciais de Lotes e Edifícios (doravante denominada Lei de Transações Comerciais de Lotes e Edifícios ) e a Lei de Administração de Imóveis para Locação, são esclarecidas, e são indicados os pontos a serem lembrados ao explicar assuntos importantes e fazer contratos de consignação de administração. Além disso, também é apresentada uma lista de verificação específica para reforçar a conformidade. O conteúdo técnico foi dividido o máximo possível e os pontos de vista úteis na prática foram cuidadosamente resumidos de forma respeitosa, portanto, esperamos que essas informações sejam úteis.

Diferenças entre a Lei Comercial de Lotes para Construção e a Lei Comercial de Administração de Imóveis para Aluguel

Primeiramente, resumimos as funções e as diferenças entre a Lei Comercial de Transações de Lotes para Construção e Imóveis (Building Lots and Buildings Transaction Business Law) e a Lei Comercial de Administração de Imóveis para Locação, que são leis representativas relacionadas à administração de aluguéis.

A Building Lots and Buildings Transaction Business Law regulamenta as empreiteiras de construção que atuam como mediadoras (agência) ou agentes de venda e compra ou aluguel de imóveis. Seu objetivo é garantir que as empreiteiras de construção (empresas imobiliárias) lidem de forma justa com as propriedades e protejam os interesses das partes da transação (compradores e locatários). Especificamente, a lei estipula que, ao apresentar uma propriedade e finalizar um contrato, a construtora é obrigada a explicar questões importantes (explicação prévia usando uma explicação de questões importantes) e emitir um documento no momento da conclusão de um contrato (emissão de um documento de contrato conhecido como documento do Artigo 37), e que a construtora deve ter um especialista em transações de construção de lotes de construção (pessoa qualificada nacionalmente). De acordo com a Building Lots and Buildings Transaction Business Law, um empreiteiro de construção explica questões importantes durante uma transação imobiliária e entrega o contrato por escrito, evitando assim que o inquilino ou comprador diga posteriormente que não foi informado sobre isso e garantindo que a transação seja realizada com tranquilidade.

A Rental Housing Management Business Law, por outro lado, é uma lei relativamente nova que regulamenta as empresas de administração de imóveis para locação que prestam serviços de administração de imóveis para locação (por exemplo, relações com inquilinos, controle de aluguéis, manutenção predial etc.). A lei visa otimizar o relacionamento entre proprietários de imóveis e empresas de administração de aluguéis e melhorar a qualidade dos serviços de administração. O pano de fundo da lei é o número crescente de problemas relacionados à sublocação (as chamadas garantias de aluguel por meio de locação em massa). No passado, houve casos em que os contratos foram celebrados com reivindicações de "aluguel garantido de ¥10.000.000 no futuro" sem explicar completamente o risco de uma queda no mercado de aluguéis ou a possibilidade de uma redução no aluguel, resultando em desvantagens para o proprietário mais tarde. Para evitar que tais situações ocorram, a Lei de Administração de Imóveis de Aluguel exige uma explicação prévia completa aos proprietários eproíbe a publicidade exagerada e a solicitação indevida.

Com a implementação da Lei de Administração de Moradias para Aluguel, foi introduzido um sistema de registro junto ao Ministro da Terra, Infraestrutura e Transporte para empresas de administração de aluguéis, e o registro tornou-se obrigatório, especialmente para empresas que administram mais de 200 unidades. Após o término do período de transição em junho de 2022, as empresas que não tiverem um gerente comercial estarão sujeitas a penalidades severas, como a suspensão das operações comerciais. A nova lei também se aplica ao negócio de administração de imóveis para locação. Dessa forma, pode-se dizer que a Rental Housing Management Business Law se concentra no desenvolvimento de sistemas por parte das empresas de administração e na proteção dos proprietários.

A principal diferença entre as duas leis pode ser resumida da seguinte forma: enquanto a Lei Comercial de Lotes para Construção e Edifícios regulamenta o trabalho dos empreiteiros de construção (por exemplo, obrigações de explicação no momento da contratação) com o objetivo de proteger inquilinos e compradores, a Lei Comercial de Administração de Moradias de Aluguel regulamenta o trabalho das empresas de administração (por exemplo, obrigações de explicação prévia e relatórios) com o objetivo de proteger os proprietários de imóveis e garantir operações de administração adequadas. A principal diferença é que a Rental Housing Management Business Law regulamenta o trabalho das empresas de administração (como explicações prévias e obrigações de relatórios) com o objetivo de proteger os proprietários de imóveis e garantir uma administração adequada. Entretanto, também há semelhanças. Ambas as leis exigem uma explicação de assuntos importantes antes da assinatura de um contrato e a entrega de documentos no momento da assinatura de um contrato, e ambas compartilham o objetivo de garantir a transparência nas transações. Na prática, muitas empresas imobiliárias estão envolvidas tanto na corretagem de aluguéis (negócios de construção) quanto na administração de aluguéis, e é comum que um empreiteiro de construção atue simultaneamente como gerente de negócios. Portanto, é bom entender que, embora a empresa possa parecer uma única empresa do ponto de vista do proprietário, nos bastidores, o trabalho baseado naLei Comercial de Lotes para Construção e Edifícios (recrutamento de inquilinos e trabalho de contrato) e o trabalho baseado na Lei Comercial de Administração de Imóveis para Locação (trabalho de administração de aluguéis) são realizados em cooperação entre si.

Pontos-chave para contratos e explicações

A seção a seguir explica os pontos a serem considerados do ponto de vista do proprietário em relação à "explicação de assuntos importantes" e ao "contrato de administração", que são importantes em situações reais de administração de aluguéis. Há pontos-chave para cada uma das explicações dadas no momento do contrato de aluguel com o locatário e do contrato de administração entre o proprietário e a empresa de administração.

Explicação de assuntos importantes no contrato de aluguel

Ao receber inquilinos em um imóvel alugado, sempre é dada uma explicação sobre assuntos importantes antes da conclusão do contrato. Esse é um procedimento baseado na Building Lots and Buildings Transaction Law, por meio do qual o agente imobiliário (corretor de imóveis) explica ao inquilino (possível inquilino) informações importantes sobre o imóvel e as condições de aluguel. Por exemplo, isso abrange assuntos que afetam o contrato, como as instalações e condições do imóvel, termos e condições do contrato, taxas de renovação, itens proibidos, o estado atual do imóvel, quaisquer defeitos e o estado das linhas de vida. Em princípio, as explicações de assuntos importantes são dadas pessoalmente por meio de um documento escrito (explicação escrita de assuntos importantes), mas, nos últimos anos, o Ministério de Terras, Infraestrutura e Transporte (MLIT) suspendeu a proibição de explicações on-line usando tecnologia da informação (explicação de TI), tornando possível receber uma explicação pessoalmente, mesmo se você estiver longe da propriedade. Em ambos os casos, o locatário deve compreender totalmente o conteúdo antes de assinar o contrato, usando uma explicação por escrito assinada e selada por um empreiteiro de construção.

Como proprietário, é importante estar ciente de que a empresa de administração ou o corretor explicou adequadamente os assuntos importantes ao locatário. Se a explicação de assuntos importantes for inadequada, há o risco de problemas posteriores com os locatários devido à descoberta de assuntos sobre os quais eles não foram informados. Por exemplo, se houver regras da propriedade (regras de uso) ou condições especiais exclusivas do proprietário, é necessário informá-las separadamente da Explicação sobre Assuntos Importantes e do contrato de aluguel. Se a propriedade for administrada pela própria empresa de administração, haverá poucas omissões porque a empresa conhece todos os detalhes, mas se ela atuar como intermediária para uma propriedade administrada por outra empresa, é provável que acabe com uma explicação padronizada. É aconselhável usar uma lista de verificação para garantir que não haja omissões, incluindo métodos de pagamento de aluguel (transferências bancárias e procedimentos de débito direto) e regras detalhadas de uso (por exemplo, restrições sobre descarte de lixo e uso de instalações). É aconselhável que os proprietários se reúnam com a empresa de administração com antecedência para verificar se os assuntos sobre os quais desejam informar os locatários estão devidamente refletidos na explicação de assuntos importantes e no contrato.

Pontos que devem ser levados em conta ao assinar um contrato de administração

Ao terceirizar a administração de uma propriedade para uma empresa imobiliária, um contrato de administração de aluguel (contrato de administração) é celebrado entre o proprietário e a empresa de administração. De acordo com a Rental Housing Management Business Act, a empresa de administração é obrigada a explicar questões importantes ao proprietário antes de concluir o contrato de consignação de administração. Isso se confunde com a explicação de assuntos importantes mencionada anteriormente para os locatários, mas o conteúdo e as partes envolvidas são diferentes. Quando a empresa de administração assina o contrato com o proprietário, ela agora é obrigada a explicar os serviços e as condições de administração detalhadamente e por escrito, e a seguir os procedimentos para obter entendimento e concordância. É importante que o proprietário leia todo o material explicativo apresentado nesse estágio e não hesite em fazer perguntas para esclarecer qualquer coisa que não esteja clara.

O contrato de administração estabelecerá todos os acordos importantes, inclusive o escopo dos serviços de administração, os custos e os termos e condições contratuais. Veja abaixo uma lista de pontos que você deve verificar especialmente ao assinar um contrato com uma empresa de administração.

• Escopo das tarefas de administração: confirme a extensão das tarefas a serem terceirizadas para a empresa de administração (por exemplo, recrutamento de inquilinos, procedimentos contratuais, cobrança de aluguéis, tratamento de reclamações, participação em mudanças, limpeza e inspeções etc.). Também é importante verificar se a empresa de administração provavelmente subcontratará o trabalho a outras empresas. O contrato indicará se o trabalho pode ou não ser subcontratado e as condições em que isso pode ser feito.

• Taxa de administração (comissão) e método de pagamento: verifique o valor da taxa de administração a ser paga à empresa de administração (por exemplo, X% da receita de aluguel) e o método e o prazo de pagamento. Além disso, entenda o ônus das taxas em caso de trabalho não incluído na taxa de administração (por exemplo, custos para providenciar reparos em caso de quebra de equipamentos, custos para lidar com ações judiciais etc.).

• Como o aluguel e os depósitos de segurança são gerenciados: verifique como a empresa de administração armazenará e gerenciará o aluguel e os depósitos de segurança pagos pelos locatários e os remeterá ao proprietário. De acordo com a lei, a empresa de administração é obrigada a administrar a propriedade do proprietário, como o aluguel e os depósitos de segurança, separadamente de seus próprios fundos. Portanto, verifique se os métodos adequados de gerenciamento de dinheiro estão em vigor, como a transferência de dinheiro para uma conta em nome do proprietário ou o uso de uma conta fiduciária.

• Método e frequência de relatórios regulares: verifique com que frequência e por qual método você recebe relatórios sobre as receitas e despesas da propriedade e a situação dos locatários. Geralmente, os extratos de remessa e os relatórios da administração são fornecidos no momento da remessa mensal do aluguel, mas é importante verificar se você recebe apenas relatórios verbais ou se pode receber relatórios por escrito ou em formato de dados para seus registros.

• Política de relacionamento com os inquilinos: verifique como e quem lida com as reclamações e consultas dos inquilinos e com a resposta de emergência a falhas de equipamentos, etc. Também é importante verificar se há um número de contato 24 horas e como a empresa lida com os problemas tarde da noite ou nos fins de semana e feriados. Como a empresa de administração lida com os inquilinos como agente do proprietário, você pode esperar uma resposta educada e rápida, mas também é útil conhecer a experiência deles nesse campo e o estado dos manuais que estão sendo preparados.

• Prazo do contrato e condições de cancelamento: certifique-se também de entender o prazo do contrato de administração (por exemplo, renovação automática a cada ano) e as condições de cancelamento do contrato no meio do contrato. Em particular, o método de cancelamento e a existência de penalidades não devem ser ignorados. Algumas empresas cobram multas altas pelo cancelamento do contrato, enquanto outras têm condições no contrato de sublocação que não permitem que o proprietário rescinda o contrato antes do fim do contrato. Verifique cuidadosamente as cláusulas de rescisão para evitar descobrir condições desfavoráveis posteriormente.

• Isenção de responsabilidade: Se houver uma isenção de responsabilidade que estipule até que ponto a empresa administradora não é responsável (isenção de responsabilidade), certifique-se de que você também entenda seu conteúdo. Por exemplo, "a empresa administradora não é responsável por danos ao edifício causados por desastres naturais". Também é aconselhável considerar as medidas necessárias, como o seguro do próprio proprietário, para se preparar para esses riscos.

Os pontos acima serão detalhados na explicação de assuntos importantes antes da assinatura do contrato de administração, e também serão incluídos no contrato real. No momento da assinatura do contrato, esses pontos são verificados um a um e o contrato é assinado e selado como prova da concordância de ambas as partes. Após a conclusão do contrato, a empresa de administração fornecerá ao proprietário uma cópia do contrato (um documento correspondente ao Artigo 37 da Lei de Lotes para Construção e Negócios de Edifícios), que deve ser recebida e mantida em um local seguro. É essencial manter o contrato por escrito, e não apenas uma explicação verbal, para evitar problemas e garantir a conformidade com a lei. Se você assinar um contrato com pontos pouco claros, isso poderá causar problemas mais tarde; portanto, se tiver alguma dúvida, verifique-a antes de assinar e, se necessário, solicite alterações ou aditamentos ao contrato. Uma empresa de administração confiável cuidará para que o proprietário entenda e concorde totalmente com o conteúdo do contrato.

Lista de verificação para reforçar a conformidade

Por fim, aqui está uma lista de verificação para ajudar os proprietários a reforçar a conformidade legal em suas operações de administração de aluguéis e operar com tranquilidade. Em vez de deixar isso a cargo da empresa de administração, os próprios proprietários podem ajudar a evitar violações e manter uma relação de confiança verificando regularmente os seguintes pontos

• Verifique o status da licença e do registro da empresa de administração: certifique-se de que a empresa de administração que você está contratando tenha uma licença de empreiteiro de construção e que ela seja válida. Além disso, se o número de unidades administradas for grande, verifique o número de registro da empresa de administração de moradias de aluguel (o registro no Ministério de Terras, Infraestrutura e Transporte é obrigatório para empresas que administram mais de 200 unidades de acordo com a Lei de Negócios de Administração de Moradias de Aluguel, que entrou em vigor em 2021). O número da licença e o registro podem ser verificados no site da empresa, nos cartões de visita e nas placas afixadas no escritório.

• Se os assuntos importantes são explicados adequadamente: verifique se os assuntos importantes são explicados aos locatários por escrito por um empreiteiro de construção antes da assinatura do contrato. Embora a instrução de TI tenha se difundido nos últimos anos, não há problema se uma explicação por escrito de assuntos importantes for apresentada e explicada com antecedência, como se o proprietário fosse se encontrar pessoalmente com o locatário. Quando o proprietário assinar um contrato de administração com a empresa de administração, verifique se o proprietário recebeu uma explicação por escrito sobre assuntos importantes e se ela foi totalmente explicada a ele. Se estiver considerando um contrato de sublocação (locação por preço global), você é obrigado por lei a receber uma explicação detalhada dos riscos de redução do aluguel (explicação de assuntos importantes) com antecedência, portanto, certifique-se de que os riscos e as condições sejam apresentados por escrito e não apenas verbalmente.

• Conteúdo e armazenamento dos contratos: certifique-se de entender todo o conteúdo do contrato de locação e do contrato de administração. Certifique-se de que não haja incertezas, especialmente com relação a questões importantes , como taxas, termos do contrato e condições de rescisão. A presença ou ausência de uma taxa de multa para o cancelamento do contrato também é um ponto importante a ser verificado. Ambas as partes devem manter uma cópia dos documentos do contrato após a assinatura e o lacre. O proprietário também deve arquivar os documentos recebidos e poder revisá-los imediatamente, se necessário.

• Adequação da administração do dinheiro: verifique se o dinheiro pertencente à propriedade do proprietário, como aluguel e depósitos de segurança, está devidamente segregado e administrado pela empresa de administração. Verifique os extratos mensais de remessa e as consultas à conta para ver se os valores pagos pelos locatários são remetidos ao proprietário conforme acordado. Se houver atrasos ou déficits, informe-se imediatamente e confirme a causa. Uma empresa de administração confiável separará claramente os fundos do proprietário dos fundos operacionais da empresa e informará e resolverá prontamente quaisquer problemas.

• Receber relatórios regulares: verifique se os relatórios regulares da empresa de administração estão sendo fornecidos de acordo com o contrato. Verifique se os relatórios mensais e os extratos de remessa de aluguel são recebidos na data programada e se não há pontos obscuros. Se houver alguma deficiência ou dúvida sobre os relatórios, não os deixe como estão, mas pergunte à pessoa responsável e obtenha informações adicionais, se necessário. A atitude do proprietário de verificar o relatório cuidadosamente ajuda a empresa de administração a manter um senso de urgência, o que contribui para reforçar a conformidade.

• Verificação do status da resposta do inquilino: a resposta da empresa de administração às reclamações e solicitações dos inquilinos também deve ser monitorada. Peça a ela que informe que tipo de consultas ou problemas ocorreram e como lidou com eles em relatórios periódicos e em suas comunicações de tempos em tempos. Se necessário, também é uma boa ideia para o proprietário realizar uma pesquisa com os inquilinos para verificar se há algum problema com a resposta da empresa de administração e, se houver um contrato para um serviço de resposta de emergência 24 horas, entender seus detalhes (por exemplo, resposta inicial a um vazamento de água ou perda de chave) para que a empresa possa responder rapidamente em caso de emergência.

• Sistema interno e resposta a mudanças legais: também é importante determinar se o sistema de conformidade interna da empresa de administração (por exemplo, verificações pelos gerentes de operações) está funcionando. Você pode ter certeza de que a empresa tem um sistema para evitar erros e atividades ilegais por meio do envolvimento de várias pessoas dentro da empresa, em vez de deixar isso a cargo da pessoa responsável. Além disso, fique atento às informações sobre mudanças legais no setor imobiliário. Por exemplo, nos últimos anos, houve uma série de mudanças legais importantes, como o fim da proibição de contratos eletrônicos. A capacidade de entregar eletronicamente descrições de itens e contratos importantes simplificou as práticas de contratação, mas, mesmo nesses casos, é necessário verificar se os procedimentos estão sendo seguidos de acordo com a lei. Os proprietários precisam estar cientes das últimas tendências e responder a elas, em vez de deixar isso a cargo da empresa de administração, para evitar a não conformidade e garantir uma boa administração do aluguel.

Conclusão.

Esta seção explicou a estrutura básica e as diferenças entre a Lei Comercial de Lotes para Construção e Edifícios e aLei Comercial de Administração de Imóveis para Locação em relação à administração de aluguéis de imóveis, bem como os pontos a serem considerados e as listas de verificação a serem seguidas ao assinar contratos e fornecer explicações. Embora possa parecer difícil no início, a compreensão de cada um desses pontos reduzirá sua ansiedade em relação à administração de aluguéis. A conformidade com as leis e os regulamentos não se trata apenas de evitar orientações das autoridades; ela também está diretamente relacionada à proteção do patrimônio do proprietário e à construção de uma relação de confiança com os locatários. Na verdade, o objetivo da Lei de Administração de Imóveis para Locação também é "proteger os interesses de locadores (proprietários) e locatários, visando a uma relação de ganho mútuo para ambas as partes". Ao reforçar a conformidade, você pode chegar mais perto desse tipo de gestão de aluguéis em que todos saem ganhando.

Para proprietários iniciantes, não há problema se você usar a lista de verificação fornecida neste artigo e tomar medidas uma a uma em cooperação com uma empresa imobiliária ou especialista confiável. Se não tiver certeza de algo, consulte a pessoa responsável pela empresa de administração, um gerente de negócios de imóveis para locação ou um consultor imobiliário para aumentar seu conhecimento. Felizmente, o setor imobiliário tem um sistema jurídico bem desenvolvido e, na maioria dos casos, problemas maiores podem ser evitados se você operar de acordo com as regras. Se um bom relacionamento entre o proprietário, a empresa de administração e os inquilinos for construído sobre uma base de conformidade legal, você estará mais próximo de sua meta de garantir lucros por meio de uma administração de aluguéis estável. Esperamos que você tenha uma boa noção dos princípios básicos antes de começar a trabalhar e ter uma vida de proprietário de imóveis segura e protegida.