부동산 관리 회사의 역할과 최신 동향 분석: DX 사례 중심으로

부동산 경영의 성패는 부동산 관리 업무를 얼마나 체계적으로 이해하고 적절하게 위탁할 수 있느냐에 따라 좌우됩니다. 본 보고서에서는 일상 관리, 법무, 회계 실무를 정리하고 임대주택관리업법에서 요구하는 포인트와 최신 DX사례를 다루었습니다. '관리회사에 무엇을 맡겨야 하는가'를 가시화하여, 오너가 안심하고 자산운용에 집중할 수 있는 가이드라인을 제공합니다. 보다 구체적인 운용 계획이나 관리 체계에 대한 상담은 INA&Associates주식회사에 문의해 주시기 바랍니다.

부동산 관리 업무란?

'부동산 관리 업무'란 임대 부동산의 소유자(임대인)로부터 위탁을 받아 부동산의 유지관리 및 임대료 등의 금전적 관리를 하는 사업을 말합니다. 법률상으로는 '임대주택관리업'으로 정의되어 있으며, 건물의 유지보수와임대료-보증금-공익비 등의 금전관리 업무를 소유자를 대신하여 수행하는 사업으로 되어 있습니다. 단, 임대료 등의 금전관리 '만'을 하는 사업은 이 법률상의 '임대주택관리업'에 포함되지 않습니다. 요컨대 임대경영에 따른 다양한 실무(입주자 대응, 설비관리, 임대료 징수 등)를 전문회사가 소유자를 대신하여 수행하는 것입니다.

이러한 부동산 관리회사는 원거리에 거주하거나 많은 부동산을 소유하고 있는 오너에게 없어서는 안 될 존재입니다. 실제로 일본 전국에 수많은 관리회사가 활동하고 있으며, 2023년 현재 국토교통성 장관에 등록된 임대주택 관리업체는 약 8,943개사, 관리 가구 수는 약 790만 가구에 달한다. 최근 ' 임대주택관리업법 '이 시행되면서 관리회사의 업무 범위와 의무가 명확해져 소유자와 입주자 모두 안심하고 맡길 수 있는 환경이 조성되고 있다.

부동산 관리회사의 주요 업무 분야

부동산 관리회사가 담당하는 업무는 다양하며 크게 일상관리, 법무(계약) 관리, 회계-재무관리 분야로 분류할 수 있습니다. 아래에서 각각의 내용을 구체적으로 살펴보겠습니다.

일상 관리 업무

오너를 대신하여 부동산과 입주자를 일상적으로 관리하기 위한 업무입니다. 입주자 연락 대응, 부동산 유지관리 등 일상적으로 발생하는 일들에 대한 대처가 주를 이룹니다.

• 입주자 대응: 입주자의 문의 및 불만사항에 대응하고, 이웃 간의 분쟁이나 시설물 불량에 대한 민원을 처리합니다. 소음, 누수, 악취, 반려동물 문제 등의 민원이 발생하면 신속하게 대처하여 입주민의 쾌적한 생활과 소유주의 자산 보전을 위해 노력한다. 경험이 풍부한 관리회사에 맡기면 소유주의 정신적 부담도 크게 줄일 수 있다.

• 입주자 모집 및 계약 절차: 공실이 발생하면 새로운 입주자 모집을 대행합니다. 적절한 임대료 설정, 광고 매체 선정, 내방 대응, 입주 희망자 심사(소득 상황 및 신용정보 확인) 등을 진행하며, 입주자가 결정되면 임대차 계약 체결 절차를 진행합니다. 계약 서류 작성, 중요 사항 설명, 열쇠 전달, 입주 시 설명 등도 포함된다.

• 계약 중 대응: 입주 중에는 설비 고장 대응 및 수리 준비, 정기적인 건물 및 설비 점검과 청소를 실시합니다. 공용부 청소(복도, 현관, 쓰레기장 청소 등)와 식재 관리 등 일상적인 관리를 통해 건물의 미관을 유지하고 입주자가 쾌적하게 생활할 수 있는 환경을 유지합니다. 급배수설비, 소방설비 등 법정 점검이 필요한 설비에 대해서는 전문업체에 위탁하여 적절히 유지관리합니다.

• 임대료 수납 및 체납 독촉: 매월 임대료를 세입자로부터 징수하여 소유주에게 송금을 관리합니다. 대부분의 경우 입주자에게 임대보증금 보증회사에 가입을 요구하기 때문에, 만약 체납이 발생하더라도 보증회사로부터 대납을 받을 수 있다. 단, 보증회사에서 입주자에게 독촉이 이루어지기 전까지의 초기 대응(입주자에게 독촉 연락 및 체납 상황 관리)은 관리회사가 대행합니다.

• 퇴거 시 대응 및 원상복구: 입주자가 퇴거할 때 퇴거 입회하에 실내의 손상된 부분을 확인합니다. 국토교통부의 '원상복구 가이드라인'에 따라 보증금 정산을 대행하고, 적절한 수리비용을 정산합니다. 퇴거 후 필요에 따라 청소 및 리모델링 공사를 진행하여 입주 전 상태로 복구하여 다음 입주자 모집을 준비합니다.

이렇듯 입주자 대응부터 건물 설비 관리까지 일상적인 관리 업무는 광범위하며, 오너가 직접 대응하기에는 시간과 전문 지식이 필요한 사항을 종합적으로 지원합니다.

법무-계약 관리 업무

임대경영과 관련된 계약 및 법률적 절차를 관리회사가 대행-지원하는 업무입니다. 계약서 작성 및 법령 준수, 문제 발생 시 법적 대응 등 전문지식이 필요한 분야입니다.

• 계약서류 작성 및 관리: 신규 임대차 계약 및 갱신 시 계약서류를 작성하고, 중요사항 설명서를 작성합니다. 관리회사는 부동산 전문가로서 계약 내용이 최신 법률에 부합하는지 확인하고, 계약에 필요한 사항을 빠짐없이 포함한다. 특히 최근에는 임대차 계약도 전자계약이 가능해져 대면뿐만 아니라 온라인으로도 계약 체결을 완료할 수 있게 되었다.

• 중요사항 설명 실시: 입주자와의 계약 시에는 주택건설거래업법에 따라 중요사항 설명(부동산 및 계약내용에 대한 상세한 설명)을 실시한다. 또한, 소유자와 관리위탁계약을 체결할 때에도 관리내용과 보수체계에 대해 사전에 서면으로 중요사항 설명을 하는 것이 관리회사의 의무로 법으로 규정되어 있습니다. 이는 오너가 관리 계약의 내용을 정확히 이해하고 안심하고 맡길 수 있도록 하기 위한 조치입니다.

• 계약 갱신 및 해지 절차: 임대차 계약 기간 만료 시 갱신 절차를 진행하거나, 갱신하지 않을 경우 해지 및 퇴거 절차를 진행합니다. 갱신계약서 작성, 갱신료 징수, 해지통지서 발송 등의 사무절차를 원활하게 대행해 드립니다. 계약 위반이나 체납이 계속되는 입주자에 대한 계약 해지 및 퇴거 협상도 필요에 따라 진행하며, 법률 자문 및 전문가(변호사)와의 연계도 담당합니다.

• 법령 준수 및 리스크 대응: 임대경영에 관한 법령(임대차법, 소비자계약법, 소방법 등)을 준수하여 적정하게 관리합니다. 예를 들어, 원상복구 처리에 대해서는 국토교통부 가이드라인에 따라 트러블 예방에 힘쓰고, 입주자 모집 시 광고 표시 위반이 없는지 확인하며, 폭력단 배제 조례에 따라 반사회적 세력의 입주를 방지하는 등의 배려를 합니다. 만약 소송이나 이웃과의 분쟁으로 발전할 가능성이 있는 경우에도 관리회사가 창구가 되어 상황을 정리하고, 필요에 따라 전문 변호사와 연계하여 대처합니다.

회계 및 재무관리 업무

임대경영의 자금 흐름을 적절히 관리하고, 오너에게 송금 및 보고, 세무적인 측면을 지원하는 업무입니다. 오너의 수입과 지출 관리를 대행하는 중요한 역할이라고 할 수 있습니다.

• 임대료 수입과 지출 관리: 매월 임대료, 공과금, 주차비 등의 징수 현황을 관리하고 소유주에게 송금(정산)을 합니다. 수금 대행 서비스로 관리회사가 임대료를 일단 수령하고 소정의 관리 수수료를 공제한 후 소유주에게 송금한다. 입주자의 입금이 지연될 경우 독촉을 하고, 체납이 장기화되면 보증회사에 청구하는 절차도 진행합니다. 임대료 관리 데이터는 회계 소프트웨어 등을 통해 엄격하게 기록되어 어떤 매물, 어떤 계약의 임대료인지 즉시 파악할 수 있도록 관리된다.

• 보증금 및 정산금 관리: 입주 시 맡긴 보증금과 퇴거 시 발생하는 정산금도 관리합니다. 보증금은 법적으로 소유자의 재산이지만, 관리회사가 예치 계좌로 보관하고 퇴거 시 원상복구 비용과 정산을 대행합니다. 수선비가 보증금으로 충당할 수 없는 경우 추가 청구 및 잉여 보증금 반환 절차도 적절히 처리합니다. 이러한 보증금은 관리회사 자체 계좌와 분리된 전용 계좌로 구분하여 관리 하도록 법적으로 의무화되어 있어, 소유자 자산의 유용을 방지하고 있습니다.

• 경비 지출 관리: 부동산 유지관리에 필요한 경비의 지불도 대행합니다. 예를 들어 공용부 전기료, 수도료, 정기 청소 위탁료, 수선비 등을 관리회사가 일단 대납하고 매월 임대료 수입과 상계하여 청산하는 경우가 있습니다. 정기적인 경비뿐만 아니라 임시 수선비도 소유주와 협의하여 지출하고 장부에 계상한다. 이러한 부동산별 수입과 지출은 정기적으로 보고되며, 후술하는 바와 같이 최소 연 1회 이상 소유주에게 관리 상황(수입-지출 및 민원 대응 상황)을 보고할 의무가 있습니다.

• 보고서 작성 및 세무 지원: 매월 또는 분기별로 수입과 지출 보고서를 작성하여 임대료 입금 상황, 지출 내역, 수수료 공제액 등을 소유주에게 보고한다. 연간에는 1년간의 임대 수입과 지출을 정리하여 연말정산 시 참고할 수 있는 연간 수입과 지출 보고서를 발행한다. 필요에 따라 세무사와 연계하여 감가상각비, 필요경비 계상 등 임대소득 신고에 대한 지원도 제공합니다. 해외 거주 오너의 경우 원천징수세 납부 대행 및 납세 관리인 역할을 수행하는 경우도 있습니다. 이러한 회계업무를 통해 오너는 복잡한 자금관리에서 벗어나 본업이나 다른 투자에 집중할 수 있는 장점이 있습니다.

임대주택관리업법 요점 정리

2021년 6월 시행된 '임대주택의 관리업무 등의 적정화에 관한 법률(임대주택관리업법)에 따라 관리회사에 새로운 의무와 제도가 부과되었습니다. 소유자가 알아야 할 주요 사항을 정리해본다.

• 등록제도 도입: 임대주택관리업을 영위하는 사업자 중 관리 세대수가 200세대 이상인 사업자는 국토교통대신에게 등록이 의무화되었다(200세대 미만도 임의 등록 가능). 등록업체에는 각종 의무가 부과되며, 무등록으로 사업을 계속할 경우 처벌을 받게 되며, 2022년 6월까지 기존 업체의 전환등록이 진행되어 앞서 언급한 바와 같이 약 9천개 업체가 등록을 완료한 상태입니다.

• 업무관리자 배치 의무: 모든 등록 임대관리업체는 사무실마다 '임대주택 관리'에 대한 전문 지식과 경험을 갖춘 업무관리자를 1명 이상 배치해야 한다. 업무관리자가 되려면 국가자격증인 '임대부동산경영관리사', '宅地建物取引士(택지건물거래사)' 등 일정한 자격 및 실무 요건을 갖추어야 하며, 무자격자를 배치하지 않고 영업을 할 경우 과태료 부과 등의 대상이 된다. 이를 통해 각 관리회사의 전문성 향상과 법규 준수 체제의 정비를 도모하고 있습니다.

• 관리위탁계약 전 중요사항 설명 의무: 관리회사가 소유자와 신규로 관리위탁계약을 체결할 때, 계약 체결 전에 미리 보수와 구체적인 업무내용 및 수행방법 등을 기재한 서면을 교부하여 중요사항을 설명할 의무가 있습니다. 대면뿐만 아니라 온라인을 통한 중요사항 설명(IT중설) 및 전자문서 교부도 허용되어, 소유자는 사전에 관리위탁의 내용을 충분히 이해한 후 계약을 체결할 수 있다. 이는 악의적인 권유나 설명 부족으로 인한 분쟁을 예방하는 효과가 있습니다.

• 재산의 구분 관리 의무: 관리회사가 업무상 보관하는 임대료, 보증금 등 소유자 재산을 자사 자금과 명확히 구분하여 관리하도록 법령에 규정되어 있다. 구체적으로는 소유자로부터 받은 금전을 보관하는 전용 계좌를 마련하여 자사 고유의 영업용 계좌와 별도로 운용합니다. 이를 통해 관리회사가 경영부진에 빠졌을 때에도 오너의 자금이 보전되기 쉬워지고, 자금의 흐름을 장부상으로도 즉시 파악할 수 있어 투명성이 높아집니다.

• 소유주에게 정기적인 보고 의무: 관리위탁을 받은 물건마다 최소 연 1회 이상 관리업무 수행상황에 대해 소유주에게 보고하도록 의무화했다. 보고 내용은 주로 '임대료 수납 상황 등 수입과 지출', '건물 유지관리 실시 상황', '입주자 민원 발생 여부 및 대응 상황' 등이다. 이를 통해 건물주는 정기적으로 건물 운영 상황을 파악할 수 있고, 관리회사와의 소통도 원활하게 이루어질 수 있다. 많은 관리회사에서는 법적 연 1회뿐만 아니라 매월 또는 분기별로 상세한 보고서를 제공하는 것이 일반적이다.

이상과 같이 임대주택관리업법에 의해 관리회사의 서비스 품질 향상과 신뢰도 향상을 도모하고 있다. 소유자 입장에서는 등록업체에 위탁하는 것이 어느 정도 안심할 수 있는 부분이라고 할 수 있다.

부동산 관리 업무에서의 DX 사례

최근 디지털 트랜스포메이션(Digital Transformation, DX)의 물결이 부동산 관리 업무에도 영향을 미치고 있으며, IT 기술을 활용하여 업무 효율화와 서비스 개선이 진행되고 있다. 여기서는 국내의 최신 DX 도입 사례를 소개하고자 한다.

• 부동산 관리 클라우드 활용: 기존에는 종이와 엑셀로 매물 정보나 계약 서류 관리가 번거로웠지만, 클라우드형 임대관리 시스템을 도입하는 기업이 늘고 있다. 예를 들어, 한 대형 부동산업체에서 **'카나리 클라우드**를 도입한 결과, 입주자 연락 및 고객 응대 업무의 절반 가량이 자동화되어 담당자의 업무 부담이 크게 줄었다는 보고가 있다. 계약서 및 고객 정보가 일원화되어 정보 검색도 쉬워지고, 적은 인원으로도 많은 매물을 실수 없이 관리할 수 있게 되는 등 생산성 향상 효과가 나타나고 있다.

• 온라인 계약 및 IT중설: 임대차 계약 및 관리위탁 계약의 전자화도 빠르게 진행되고 있으며, 2022년 전자계약 해제 이후 부동산 업계에서도 전자서명 서비스를 이용한 계약 체결과 화상회의 시스템을 이용한 온라인 중요사항 설명(IT중설)이 일반화되었다. 이에라부그룹의 조사에 따르면 2023년 기준 최종 사용자의 **전자계약 이용률은 전년 대비 약 2배(9.1%→18.0%)**로 증가했으며, 특히 임대차 분야에서 페이퍼리스 계약의 보급이 빠르게 진행되고 있다. 온라인 계약을 통해 방문 없이도 절차가 완료되기 때문에 원거리 거주자나 맞벌이 부부 등 바쁜 맞벌이 가구에도 원활하게 대응할 수 있게 되었다.

• AI를 통한 입주자 대응: 인공지능(AI) 기술을 활용해 입주자 및 입주 희망자의 문의 대응을 자동화, 고도화하는 사례도 늘고 있다.

• 스마트 잠금장치 도입: DX는 물리적 열쇠 관리에도 적용되고 있다. 스마트폰이나 IC카드로 잠금을 해제할 수 있는 스마트 잠금장치를 임대 부동산에 설치하여 열쇠 전달 업무와 분실 문제를 줄이는 관리업체가 늘고 있다.

이 외에도 IoT 센서를 통한 건물 설비 원격 모니터링, RPA(소프트웨어 로봇)를 통한 정형화된 사무 자동화 등 다양한 DX 도입이 진행되고 있으며, DX 도입으로 관리회사는 절감된 시간과 노동력을 보다 부가가치가 높은 업무(소유주에게 제안, 부동산 가치 향상 방안 수립 등) 에 투입할 수 있게 되었다. 부가가치가 높은 업무( 오너에 대한 제안 및 가치 향상 방안 수립 등)에 투입할 수 있게 되었습니다. 오너에게도 온라인을 통해 부동산 상황 보고서를 열람할 수 있는 오너 전용 웹 서비스 제공 등 새로운 혜택을 누릴 수 있게 되었습니다.

정리

부동산 관리회사가 담당하는 업무는 일상적인 부동산 관리부터 계약, 법무, 회계처리까지 매우 다양하다. 법률에 의해 그 업무 범위와 책임이 명확히 규정되어 있고, 전문 자격을 갖춘 담당자가 배치되어 소유자는 안심하고 소중한 자산을 맡길 수 있는 환경이 조성되어 있습니다. 관리회사에 위탁하면 입주자 대응이나 문제 해결에 대한 스트레스에서 벗어나 안정적인 임대 경영을 통한 수익 확보에 집중할 수 있다. 또한 DX의 발전으로 서비스의 신속성, 투명성이 높아져 부동산 관리의 정확성도 높아지고 있습니다. 이번 칼럼을 통해 '관리회사에 무엇을 맡기는지'를 체계적으로 이해하고, 신뢰할 수 있는 파트너와 협력하여 더 나은 임대경영을 실현할 수 있기를 바랍니다.