物业管理的成败取决于对物业管理业务的系统理解和适当外包。本报告对日常管理、法律和会计实务进行了梳理，涵盖了《房屋租赁经营管理法》要求的要点和最新的 DX 案例。报告将 "应委托给管理公司的事项 "形象化，并为业主提供指导，使他们能够安心专注于资产管理。如需了解更多有关具体管理计划和管理系统的信息，请随时联系 INA&Associates 有限公司。
什么是物业管理服务？
物业管理是受出租物业的业主（出租人）委托，对物业进行维护和管理，并对租金和其他财务进行管理的业务。它在法律上被定义为 "出租房屋管理企业"，被认为是代表业主对房屋进行维护和保养以及对租金、押金、公共区域费用等进行财务管理的企业。不过，"仅 "管理租金和其他财务的企业并不包括在本法规定的 "出租房屋管理企业 "中。简而言之，专业公司代表业主承担与租赁管理相关的各种任务（如租户关系、设施管理、租金收取等）。
对于住得较远或拥有大量房产的业主来说，这些物业管理公司是不可或缺的。事实上，日本全国活跃着大量管理公司，截至 2023 年，在国土交通大臣注册的租赁住房管理公司约有 8943 家，管理着约 790 万套住房。最近出台的《租赁住宅管理业务法》明确了管理公司的工作范围和义务，为业主和租户创造了一个安全的环境。
物业管理公司的主要工作领域
物业管理公司负责的工作范围很广，大致可分为日常管理、法律（合同）管理、会计和财务管理等领域。下面让我们分别看看这些领域的具体情况。
日常管理
代表业主对物业和租户进行日常管理。主要重点是处理日常出现的问题，如回复租户的来信和维护物业。
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租户关系： 答复租户的询问和投诉，处理有关邻里问题和设施故障的投诉。如果有关于噪音、漏水、异味、宠物问题等方面的投诉，则要及时处理，以确保租户生活舒适，业主资产保值。将工作委托给经验丰富的管理公司，可以大大减轻业主的精神负担。
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租户招募和签约程序： 出现空房时，公司将代表业主招募新租户。我们会制定适当的租金、选择广告媒体、进行看房检查、筛选潜在租户（检查其收入和信用记录），一旦找到租户，就会开始签订租赁合同。这包括准备合同文件、解释重要事项、移交钥匙以及在租户入住时提供解释。
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合同期间的处理： 在租赁期间，公司会处理设备故障、安排维修、定期检查和清洁楼宇及设施。我们通过日常管理来保持物业的美观，如清洁公共区域（如走廊、入口和垃圾处理区）和植物管理，以保持租户舒适的居住环境。供水、排水和消防设备等需要法定检查的设施，则外包给专业承包商进行适当的维护和管理。
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收租和催缴欠款： 每月向租户收取租金，并管理向业主的汇款。在许多情况下，租户必须加入租金担保公司，以便在拖欠租金时从担保公司获得替代付款。不过，在担保公司向租户提出要求之前，管理公司会负责最初的应对措施（联系租户，提醒他们并管理欠款情况）。
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当 租户离开物业时，管理公司会陪同租户离开，并检查房间内是否有损坏。公司将根据国土交通省的 "恢复原状指南 "代租户结清保证金，并妥善结算维修费用。租户离开后，我们会安排必要的清洁和翻新工作，将物业恢复到租用前的状态，为下一轮招聘做好准备。
如上所述，我们为各种日常管理任务提供全面支持，从与租户打交道到管理楼宇设施，这些都是业主需要时间和专业知识才能独立处理的事务。
法律和合同管理服务
管理公司作为代理人，为与租赁管理相关的合同和法律程序提供支持。这是一个需要专业知识的领域，如起草合同、遵守法律法规以及对可能出现的问题采取法律应对措施。
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合同文件的准备和管理： 管理公司为新租赁合同和续租合同准备合同文件，并准备重要事项声明。作为物业专家，管理公司会检查合同是否符合最新法规，并确保合同中包含所有必要细节。特别是近年来，租赁合同现在可以通过电子方式签订，因此合同既可以在线完成，也可以当面完成。
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重要事项说明： 在与承租人签订合同时，应根据《建筑地块和建筑物交易业务法》提供重要事项说明（对房产和合同的详细说明）。法律还规定，在与业主签订管理合同时，管理公司有义务事先就管理细节和报酬结构等重要事项提供书面说明。这是确保业主正确理解管理合同内容、放心交出物业的一项措施。
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合同续签和终止手续： 管理公司将在租赁合同到期时办理续签手续，如果租赁合同未续签，则办理终止和退租手续。我们将为您代办相关行政手续，如起草续租合同、收取续租费用和发送终止通知。如有必要，我们还将与违约或拖欠租金的租户协商终止和退租合同，并提供法律建议和联络专家（律师）。
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遵守法律法规和风险管理： 公司根据与租赁管理相关的法律法规（如《土地和房屋租赁法》、《消费者合同法》、《消防法》等）进行妥善管理。例如，为防止出现问题，我们会遵守国土交通省关于恢复原状的指导原则；在招募租户时，我们会检查广告展示，确保没有违规行为；此外，我们还会根据《帮派排斥条例》防止反社会势力进驻。如果万一发生诉讼或与邻居发生纠纷，管理公司将作为联络点解决相关问题，必要时还会与专业律师合作处理。
会计和财务管理服务
这项工作包括妥善管理租金管理中的资金流、向业主汇款和报告，以及税务支持。这是代表业主管理收支的重要职责。
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租金收支管理： 管理月租金、公共区域费用、停车费等的收取，并向业主汇款（结算）。作为收款代理服务，管理公司只收取一次租金，并在扣除规定的管理费后将租金汇给业主。如果租户拖欠租金，管理公司会发出催款通知，如果拖欠时间较长，管理公司还会向担保公司办理收费手续。租金管理数据通过会计软件等进行严格记录，以便立即确定租金是用于哪处房产或哪份合同。
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押金/结算金管理： 公司还负责管理入住时收取的押金和搬出时应付的结算金。押金在法律上属于房主的财产，但管理公司会将其存入一个账户，并在租户搬出时与修复费用一并结算。如果押金不足以支付修复费用，公司还会处理额外的索赔和退还多余的押金。根据法律规定，这些押金必须与管理公司自己的账户分开，存放在一个专用账户中，以防止业主的资产被挪用。
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支出管理： 我们还代理支付物业维护和管理所需的费用。例如，公共区域的电费和水费、定期清洁费和维修费可由管理公司临时垫付，并从每月的租金收入中抵扣。不仅是定期支出，偶尔的维修费用也会在与业主协商后支出，并记入账目。这些特定物业的收支数字要定期报告，如下文所述，您有义务每年至少向业主报告一次管理情况（收入、支出和投诉处理）。
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报告和税务协助： 编制月度或季度收支报告，向业主报告收到的租金、支出明细和佣金扣减情况。每年，提供全年租金收支汇总表，并出具年度收支报告，作为报税参考。如有必要，我们还与税务会计师合作，为租金收入申报提供支持，包括折旧和必要支出的记录。对于居住在国外的业主，公司还代理预扣税款的缴纳和税务代理。这些会计服务的优势在于，业主可以从复杂的财务管理中解脱出来，专注于自己的核心业务或其他投资。
出租房屋管理经营法》要点
2021 年 6 月生效的《出租房屋妥善管理法》（《出租房屋管理经营法》）对管理公司规定了新的义务和制度。业主应注意的要点概述如下。
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引入注册制度： 管理200 个或200 个以上单元的出租房管理公司现在必须向国土交通大臣注册（管理 200 个以下单元的公司可选择注册）。已注册的经营者必须履行各种义务，如果未经注册而继续经营，将受到处罚。
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配备业务管理人员的义务： 所有注册的租赁管理公司必须在每个办事处至少配备一名具备 "租赁住房管理 "专业知识和经验的业务管理人员。要成为业务管理人员，注册的物业管理人员必须满足一定的资格和实际要求，如具有国家资格的 "出租物业业务管理人员 "或具有建筑地段和建筑交易员资格证书，如果没有这些资格证书而开展业务，将被处以罚款。此举旨在提高各管理公司的专业水平，完善守法制度。
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签订管理合同 前的重要事项说明义务： 管理公司与业主签订新的管理合同时，有义务在合同签订前对重要事项进行说明，出具文件说明报酬、具体任务和执行方法等。不仅是面对面，还允许在线说明重要事项（IT Jusetsu）和发送电子文件，以便业主在充分了解管理委托的情况下提前签订合同。这样做的效果是防止因恶意招标或解释不充分而出现问题。
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单独管理财产的义务： 法律规定，管理公司在经营过程中受托管理的业主财产，如租金和保证金等，必须与公司自有资金明确分开。具体来说，就是设立一个专门账户来存放从业主处收到的款项，并与公司自身的运营账户分开管理。这样，在管理公司陷入财务困境时，业主的资金更容易得到保全，而且由于可以在账簿上立即查明资金的流向，也增加了透明度。
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定期向业主报告的义务： 现在，管理公司必须每年至少一次向业主报告所管理的每个物业的管理运营状况。报告内容主要包括 "收租等收支情况"、"楼宇维修和管理情况 "以及 "是否有租户投诉以及处理情况"。这样，业主就可以定期监督物业的运行情况，也便于与管理公司沟通。许多管理公司不仅按照法律规定每年提供一次详细报告，而且还每月或每季度提供一次。
如上所述，《出租房屋管理经营法》提高了管理公司的服务质量和可靠性水平。对于业主来说，外包给一家注册公司可以在一定程度上让他们放心。
物业管理业务中的 DX 实例
近年来，数字化转型（DX）的浪潮已延伸到物业管理领域，IT 技术的应用提高了运营效率和服务水平。下面我们介绍一些日本最新的 DX 案例。
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物业管理云： 传统上，物业信息和合同文件的管理往往通过纸张和 Excel 来完成，非常复杂，但越来越多的公司开始引入基于云的租赁管理系统。例如，一家大型房地产公司在引进**Canary云**后表示，联系租户和争取客户的工作约有一半实现了自动化，大大减轻了负责人员的工作量。合同和客户信息的集中管理也为信息检索提供了便利，使少数人能够无差错地管理大量物业，起到了提高生产率的效果。
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在线签约和 重要事项的信息技术说明： 租赁合同和管理合同的数字化也在迅速发展：自 2022 年取消对电子签约的禁令以来，使用电子签名服务签署合同和使用视频会议系统在线说明重要事项（重要事项的信息技术说明）在房地产业已成为普遍现象。根据 Ierabu 集团的一项调查，到 2023 年，电子合同的最终用户**使用率将同比翻一番（从 9.1%增至 18.0%）**，无纸化合同也越来越普遍，尤其是在租赁行业。通过在线合同，无需到店即可办理相关手续，从而可以顺利应对远方的业主/租户和繁忙的双职工家庭。
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人工智能辅助租户回复： 越来越多的人工智能（AI）技术被用于自动处理和升级租户和潜在租户的咨询。
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智能锁： DX 还延伸到物理钥匙管理。越来越多的管理公司在出租物业中安装智能锁，可以使用智能手机或 IC 卡开锁，以减少钥匙交接和丢失问题。
除了这些例子之外，其他各种 DX 计划也在进行之中，例如利用物联网传感器对楼宇设施进行远程监控，以及利用 RPA（软件机器人）实现日常办公自动化。引入 DX 后，管理公司可以将节省下来的时间和精力分配给附加值更高的任务，如向业主提出建议和规划措施以提高物业价值。业主也可以享受到新的好处，例如为业主提供专门的网络服务，让他们可以在线查看物业状态报告。
总结。
物业管理公司负责的工作范围很广，从日常物业管理到合同、法律和会计事务。法律明确了他们的工作范围和责任，专业合格人员的指派创造了一种环境，让业主可以放心地将自己的宝贵资产委托给他们。通过外包给管理公司，他们可以从与租户打交道和处理故障的压力中解脱出来，集中精力通过稳定的租金管理来确保收入。此外，DX 技术的进步使服务更加快捷、透明，物业管理也变得更加精确。我们希望本专栏的内容能帮助业主系统地了解 "委托给管理公司的是什么"，并与可靠的合作伙伴合作，实现更好的租赁管理。
