Guide pour Propriétaires: Gestion Immobilière et Conformité Légale

Les propriétaires qui viennent de commencer à investir dans l'immobilier sont souvent angoissés par les opérations de gestion locative et les lois et règlements qui s'y rapportent, se demandant par où commencer. Cet article explique le cadre de base et les points de conformité juridique des opérations de gestion de biens locatifs effectuées par une société immobilière (entrepreneur en construction) afin de soulager l'anxiété de ces propriétaires novices. Les différences entre deux lois importantes , la loi sur les transactions immobilières (ci-après dénommée "loi sur les transactions immobilières") et la loi sur la gestion des logements locatifs, sont mises en évidence, et les points à garder à l'esprit lors de l'explication de questions importantes et de la conclusion de contrats de gestion sont indiqués. En outre, une liste de contrôle spécifique visant à renforcer la conformité est également présentée. Le contenu technique a été décomposé autant que possible et les points de vue utiles dans la pratique ont été soigneusement résumés de manière respectueuse, de sorte que nous espérons que vous trouverez ces informations utiles.

Différences entre le droit commercial des terrains à bâtir et le droit commercial de la gestion des logements locatifs

Tout d'abord, nous résumons les rôles et les différences entre le droit de la transaction immobilière (droit de la transaction immobilière) et le droit de la gestion locative, qui sont des lois représentatives de la gestion locative.

La loi sur les transactions immobilières régit les entreprises de construction qui agissent en tant que médiateurs (agences) ou agents pour la vente, l'achat ou la location de biens immobiliers. Elle vise à garantir que les entreprises de construction (sociétés immobilières) traitent les biens immobiliers de manière équitable et protègent les intérêts des parties à la transaction (acheteurs et locataires). Plus précisément, la loi stipule que lors de l'introduction d'un bien immobilier et de la conclusion d'un contrat, le constructeur est tenu d'expliquer les questions importantes (explication préalable à l'aide d'une explication des questions importantes) et de délivrer un document au moment de la conclusion du contrat (délivrance d'un document contractuel connu sous le nom de document de l'article 37), et que le constructeur doit disposer d'un spécialiste de la transaction de lots de construction (personne qualifiée au niveau national). En vertu de la Building Lots and Buildings Transaction Business Law, un entrepreneur explique les points importants lors d'une transaction immobilière et délivre le contrat par écrit, ce qui évite au locataire ou à l'acheteur de dire plus tard qu'il n'a pas été informé et garantit que la transaction se déroule en toute tranquillité d'esprit.

La loi sur les entreprises de gestion de logements locatifs, quant à elle, est une loi relativement récente qui réglemente les entreprises de gestion de logements locatifs qui fournissent des services de gestion pour les propriétés locatives (par exemple, les relations avec les locataires, le contrôle des loyers, l'entretien des bâtiments, etc.) Elle a été adoptée en 2020 et est entrée en vigueur en juin 2021. La loi vise à optimiser la relation entre les propriétaires immobiliers et les sociétés de gestion locative et à améliorer la qualité des services de gestion. Le contexte de la loi est le nombre croissant de problèmes liés à la sous-location (ce que l'on appelle les garanties de loyer par le biais de la location en bloc). Dans le passé, il y a eu des cas où des contrats ont été conclus avec des revendications de "loyer garanti de 10 000 000 ¥ à l'avenir" sans expliquer pleinement le risque d'une baisse du marché locatif ou la possibilité d'une réduction du loyer, ce qui a entraîné des inconvénients pour le propriétaire par la suite. Afin d'éviter que de telles situations ne se produisent, la loi sur la gestion des logements locatifs exige des explications préalables détaillées aux propriétaires etinterdit la publicité exagérée et la sollicitation abusive.

Avec la mise en œuvre de la loi sur la gestion des logements locatifs, un système d'enregistrement auprès du ministre de l'aménagement du territoire, des infrastructures et des transports a été mis en place pour les sociétés de gestion locative, et l'enregistrement est devenu obligatoire, en particulier pour les sociétés qui gèrent plus de 200 unités. Après la fin de la période de transition en juin 2022, les entreprises qui n'ont pas de gestionnaire seront soumises à des sanctions sévères, telles que la suspension de leurs activités. La nouvelle loi s'applique également aux entreprises de gestion de logements locatifs. Ainsi, on peut dire que la loi sur la gestion des logements locatifs se concentre sur le développement de systèmes de la part des sociétés de gestion et sur la protection des propriétaires.

La principale différence entre les deux lois peut être résumée comme suit : alors que la loi sur les terrains à bâtir et les bâtiments réglemente le travail des entrepreneurs en bâtiment (par exemple, les obligations d'explication au moment de la conclusion du contrat) dans le but de protéger les locataires et les acheteurs, la loi sur la gestion des logements locatifs réglemente le travail des sociétés de gestion (par exemple, les obligations d'explication préalable et de rapport) dans le but de protéger les propriétaires et de garantir des opérations de gestion correctes. La principale différence réside dans le fait que la loi sur la gestion des logements locatifs réglemente le travail des sociétés de gestion (comme les explications préalables et les obligations de déclaration) dans le but de protéger les propriétaires et d'assurer une gestion correcte. Toutefois, il existe également des similitudes. Les deux lois exigent une explication des questions importantes avant la signature d'un contrat et la remise de documents au moment de la signature d'un contrat, et toutes deux ont pour objectif de garantir la transparence des transactions. Dans la pratique, de nombreuses sociétés immobilières sont impliquées à la fois dans le courtage locatif (activité de construction) et dans la gestion locative, et il est courant qu'un entrepreneur en construction exerce en même temps la fonction de gestionnaire d'entreprise. Par conséquent, il est bon de comprendre que même si la société semble être une seule entreprise du point de vue du propriétaire, dans les coulisses, le travail basé sur laloi sur la construction de terrains et de bâtiments (recrutement de locataires et travail contractuel) et le travail basé sur la loi sur la gestion des logements locatifs (travail de gestion locative) sont effectués en coopération l'un avec l'autre.

Points clés des contrats et explications

La section suivante explique les points à garder à l'esprit du point de vue du propriétaire en ce qui concerne l'"explication des questions importantes" et le "contrat de gestion", qui sont importants dans les situations réelles de gestion locative. Il y a des points clés pour chacune des explications données au moment du contrat de location avec le locataire et du contrat de gestion entre le propriétaire et la société de gestion.

Explication des points importants dans le contrat de location

Lors de l'accueil de locataires dans un bien locatif, une explication des points importants est toujours donnée avant la conclusion du contrat. Il s'agit d'une procédure basée sur la loi sur les terrains à bâtir et les transactions immobilières, par laquelle l'agent immobilier (agent immobilier) explique au locataire (candidat locataire) les informations importantes concernant le bien et les conditions de location. Il s'agit par exemple de questions qui ont une incidence sur le contrat, telles que les équipements et les conditions du bien, les termes et conditions du contrat, les frais de renouvellement, les éléments interdits, l'état actuel du bien, les défauts éventuels et l'état des lignes de vie. En principe, les explications sur les questions importantes sont données en personne à l'aide d'un document écrit (explication écrite des questions importantes), mais ces dernières années, le ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures et des transports (MLIT) a levé l'interdiction de donner des explications en ligne à l'aide des technologies de l'information (explication informatique), ce qui permet de recevoir une explication en personne, même à distance. Dans les deux cas, le locataire est tenu de bien comprendre le contenu avant de signer le contrat, à l'aide d'une explication écrite signée et scellée par un entrepreneur en bâtiment.

En tant que propriétaire, il est important de savoir si la société de gestion ou le courtier a correctement expliqué les points importants au locataire. Si l'explication des points importants est insuffisante, il y a un risque de problèmes ultérieurs avec les locataires en raison de la découverte de points dont ils n'ont pas été informés. Par exemple, s'il existe des règles de propriété (règles d'utilisation) ou des conditions spéciales propres au propriétaire, il est nécessaire de les informer séparément de l'explication des points importants et du contrat de location. Si le bien est géré par la société de gestion elle-même, il y a peu d'omissions car la société connaît tous les détails, mais si elle agit en tant qu'intermédiaire pour un bien géré par une autre société, il est probable qu'elle se retrouve avec une explication standardisée. Il est conseillé d'utiliser une liste de contrôle pour s'assurer qu'il n'y a pas d'omissions, notamment en ce qui concerne les méthodes de paiement des loyers (virements bancaires et procédures de débit direct) et les règles d'utilisation détaillées (par exemple, les restrictions en matière d'élimination des déchets et d'utilisation des installations). Il est conseillé aux propriétaires de rencontrer la société de gestion à l'avance pour vérifier que les points sur lesquels ils souhaitent informer les locataires sont bien pris en compte dans l'explication des points importants et dans le contrat.

Points à prendre en compte lors de la signature d'un contrat de gestion

Lorsque la gestion d'un bien immobilier est confiée à une société immobilière, un contrat de gestion locative (contrat de gestion) est conclu entre le propriétaire et la société de gestion. En vertu de la loi sur la gestion des logements locatifs, la société de gestion est tenue d'expliquer des points importants au propriétaire avant de conclure le contrat de gestion. Il y a une confusion avec les explications susmentionnées concernant les questions importantes pour les locataires, mais le contenu et les parties impliquées sont différents. Lorsque la société de gestion signe le contrat avec le propriétaire, elle est désormais tenue d'expliquer les services et les conditions de gestion en détail et par écrit, et de suivre des procédures pour obtenir la compréhension et l'accord du propriétaire. Il est important que le propriétaire lise les documents explicatifs présentés à ce stade et n'hésite pas à poser des questions pour clarifier tout ce qui n'est pas clair.

L'accord de gestion définira toutes les dispositions importantes, y compris l'étendue des services de gestion, les coûts et les conditions contractuelles. Vous trouverez ci-dessous une liste de points à vérifier particulièrement lors de la signature d'un contrat avec une société de gestion.

• Étendue des tâches de gestion: confirmez l'étendue des tâches à confier à la société de gestion (par exemple, le recrutement des locataires, les procédures contractuelles, la perception des loyers, le traitement des plaintes, l'assistance aux déménagements, le nettoyage et les inspections, etc.) Il est également important de vérifier si la société de gestion est susceptible de sous-traiter le travail à d'autres sociétés. Le contrat indiquera si le travail peut être confié à nouveau ou non et les conditions dans lesquelles il peut l'être.

• Frais de gestion (commission) et mode de paiement: vérifiez le montant des frais de gestion à verser à la société de gestion (par exemple, X % des revenus locatifs), ainsi que le mode et le calendrier de paiement. En outre, comprenez la charge des frais en cas de travaux non inclus dans la commission de gestion (par exemple, le coût des réparations en cas de panne d'équipement, les coûts liés aux poursuites judiciaires, etc.)

• Gestion des loyers et des dépôts de garantie: vérifiez comment la société de gestion stocke et gère les loyers et les dépôts de garantie versés par les locataires et les reverse au propriétaire. En vertu de la loi, la société de gestion est tenue de gérer les biens du propriétaire, tels que les loyers et les dépôts de garantie, séparément de ses propres fonds. Il convient donc de vérifier si des méthodes appropriées de gestion de l'argent sont en place, telles que le transfert de l'argent sur un compte au nom du propriétaire ou l'utilisation d'un compte fiduciaire.

• Méthode et fréquence des rapports réguliers: vérifiez à quelle fréquence et par quelle méthode vous recevez des rapports sur les revenus et les dépenses de la propriété et sur le statut des locataires. En général, les relevés de versement et les rapports de gestion sont fournis au moment du versement mensuel des loyers, mais il est important de vérifier si vous ne recevez que des rapports verbaux ou si vous pouvez recevoir des rapports sous forme écrite ou de données pour vos dossiers.

• Politique en matière de relations avec les locataires: vérifiez comment et qui traite les plaintes et les demandes des locataires, ainsi que les interventions d'urgence en cas de panne d'équipement, etc. Il est également important de vérifier s'il existe un numéro de téléphone joignable 24 heures sur 24 et comment la société traite les problèmes tard dans la nuit ou les jours fériés. Comme la société de gestion traite avec les locataires en tant qu'agent du propriétaire, vous pouvez vous attendre à une réponse polie et rapide, mais il est également utile de connaître son expérience dans ce domaine et l'état d'avancement des manuels en préparation.

• Durée du contrat et conditions de résiliation: assurez-vous de bien comprendre la durée du contrat de gestion (par exemple, renouvellement automatique chaque année) et les conditions de résiliation du contrat en cours d'exécution. En particulier, la méthode de résiliation et l' existence de pénalités ne doivent pas être négligées. Certaines entreprises imposent des pénalités élevées pour la résiliation du contrat, tandis que d'autres prévoient des conditions dans le contrat de sous-location qui ne permettent pas au propriétaire de résilier le contrat avant la fin de celui-ci. Vérifiez soigneusement les clauses de résiliation afin d'éviter de découvrir ultérieurement des conditions défavorables.

• Clause de non-responsabilité : s'il existe une clause de non-responsabilité qui stipule dans quelle mesure la société de gestion n'est pas responsable (clause de non-responsabilité), assurez-vous de bien comprendre ce qu'elle dit. Par exemple, "la société de gestion n'est pas responsable des dommages causés à l'immeuble par des catastrophes naturelles". Il est également conseillé d'envisager les mesures nécessaires, telles que l'assurance du propriétaire, pour se préparer à de tels risques.

Les points susmentionnés seront détaillés dans le document explicatif sur les questions importantes avant la signature du contrat de gestion, et seront également inclus dans le contrat lui-même. Au moment de la signature du contrat, ces points sont vérifiés un par un et le contrat est signé et scellé comme preuve de l'accord des deux parties. Après la conclusion du contrat, la société de gestion remet au propriétaire une copie du contrat (document correspondant à l'article 37 de la loi sur les terrains à bâtir et l'activité immobilière), qui doit être reçue et conservée en lieu sûr. Il est essentiel de conserver l'accord par écrit, et pas seulement une explication verbale, afin d'éviter les problèmes et de garantir le respect de la loi. Si vous signez un contrat dont certains points ne sont pas clairs, cela peut poser des problèmes par la suite. Si vous avez le moindre doute, vérifiez-le avant de signer et, si nécessaire, demandez des modifications ou des ajouts au contrat. Une société de gestion digne de confiance veillera à ce que le propriétaire comprenne et accepte pleinement le contenu du contrat.

Liste de contrôle pour renforcer la conformité

Enfin, voici une liste de contrôle pour aider les propriétaires à renforcer la conformité juridique de leurs opérations de gestion locative et à travailler en toute sérénité. Au lieu de s'en remettre à la société de gestion, les propriétaires eux-mêmes peuvent contribuer à prévenir les infractions et à maintenir une relation de confiance en vérifiant régulièrement les points suivants

• Vérifier la licence et le statut d'enregistrement de la société de gestion: assurez-vous que la société de gestion que vous engagez possède une licence d'entrepreneur en bâtiment et qu'elle est valide. En outre, si le nombre de logements gérés est important, vérifiez le numéro d'enregistrement de la société de gestion de logements locatifs (l'enregistrement auprès du ministre de l'aménagement du territoire, de l'infrastructure et des transports est obligatoire pour les sociétés gérant plus de 200 logements en vertu de la loi sur les entreprises de gestion de logements locatifs, qui est entrée en vigueur en 2021). Le numéro de licence et l'enregistrement peuvent être vérifiés sur le site web de la société, sur ses cartes de visite et sur les panneaux affichés dans le bureau.

• Si les questions importantes sont correctement expliquées: vérifiez si les questions importantes sont expliquées par écrit aux locataires par un entrepreneur en bâtiment avant la signature d'un contrat. Bien que les instructions informatiques se soient répandues ces dernières années, il n'y a pas de problème si une explication écrite des questions importantes est présentée et expliquée à l'avance, comme si le propriétaire rencontrait le locataire en personne. Lorsque le propriétaire signe un contrat de gestion avec la société de gestion, vérifiez si le propriétaire a reçu une explication écrite des questions importantes et si elle lui a été expliquée en détail. Si vous envisagez de conclure un contrat de sous-location (bail forfaitaire), la loi vous oblige à recevoir à l'avance une explication détaillée des risques de réduction du loyer (explication des points importants) ; veillez donc à ce que les risques et les conditions soient présentés par écrit et pas seulement verbalement.

• Contenu et archivage des contrats: assurez-vous de bien comprendre tout le contenu du contrat de bail et du contrat de gestion. En particulier, assurez-vous qu'il n'y a pas d'incertitudes sur des questions importantes telles que les honoraires, les termes du contrat et les conditions de résiliation. La présence ou l'absence de pénalités en cas d'annulation du contrat est également un point important à vérifier. Les deux parties doivent conserver un exemplaire des documents contractuels après les avoir signés et scellés. Le propriétaire doit également classer les documents reçus et être en mesure de les examiner immédiatement si nécessaire.

• Adéquation de la gestion financière: vérifiez que l'argent appartenant à la propriété du propriétaire, comme le loyer et les dépôts de garantie, est correctement séparé et géré par la société de gestion. Vérifiez les relevés de paiement mensuels et les demandes de renseignements sur les comptes pour voir si les montants payés par les locataires sont versés au propriétaire comme convenu. En cas de retard ou d'insuffisance, renseignez-vous immédiatement et confirmez la cause. Une société de gestion fiable séparera clairement les fonds du propriétaire des fonds de fonctionnement de la société et signalera et réglera rapidement tout problème.

• Recevoir des rapports réguliers: vérifiez que les rapports réguliers de la société de gestion sont fournis conformément au contrat. Vérifiez que les rapports mensuels et les relevés de paiement des loyers sont reçus à la date prévue et qu'il n'y a pas de points obscurs. En cas de lacunes ou de questions concernant les rapports, ne les laissez pas en l'état, mais posez des questions à la personne responsable et obtenez des informations supplémentaires si nécessaire. L'attitude du propriétaire, qui vérifie attentivement le rapport, aide la société de gestion à maintenir un sentiment d'urgence, ce qui contribue à renforcer la conformité.

• Vérifier l'état de la réponse des locataires: la réponse de la société de gestion aux plaintes et aux demandes des locataires doit également faire l'objet d'un suivi. Demandez-lui de vous faire part du type de demandes ou de problèmes survenus et de la manière dont elle les a traités dans les rapports périodiques et dans les communications qu'elle vous adresse de temps à autre. Si nécessaire, le propriétaire peut également mener une enquête auprès des locataires pour vérifier si la réponse de la société de gestion pose problème et, s'il existe un contrat pour un service d'intervention d'urgence 24 heures sur 24, pour en comprendre les détails (par exemple, la réponse initiale à une fuite d'eau ou à la perte d'une clé) afin que la société puisse réagir rapidement en cas d'urgence.

• Système interne et réponse aux changements juridiques: il est également important de déterminer si le système de conformité interne de la société de gestion (par exemple, les contrôles effectués par les responsables des opérations) fonctionne. Vous pouvez être assuré que la société a mis en place un système pour prévenir les erreurs et les activités illégales grâce à l'implication de plusieurs personnes au sein de la société, plutôt que de s'en remettre à la personne responsable. Gardez également à l'œil les informations sur les changements juridiques dans le secteur de l'immobilier. Par exemple, ces dernières années, une série de changements juridiques majeurs ont eu lieu, comme la levée de l'interdiction des contrats électroniques. La possibilité d'envoyer par voie électronique des descriptions d'objets importants et des contrats a rationalisé les pratiques contractuelles, mais même dans ce cas, il est nécessaire de vérifier que les procédures sont suivies conformément à la loi. Les propriétaires doivent être au courant des dernières tendances et y répondre, plutôt que de laisser la société de gestion s'en charger, afin d'éviter la non-conformité et d'assurer une bonne gestion locative.

Conclusion.

Cette section a expliqué le cadre de base et les différences entre la loi sur la gestion des terrains et des bâtiments et laloi sur la gestion des logements locatifs en ce qui concerne la gestion locative des biens immobiliers, ainsi que les points à garder à l'esprit et les listes de contrôle à suivre lors de la signature de contrats et de la fourniture d'explications. Bien que cela puisse sembler difficile au début, la compréhension de chacun de ces points réduira votre anxiété au sujet de la gestion locative. Le respect des lois et des règlements n'a pas seulement pour but d'éviter les directives des autorités ; il est aussi directement lié à la protection du patrimoine du propriétaire et à l'établissement d'une relation de confiance avec les locataires. En fait, l'objectif de la loi sur la gestion des logements locatifs est également de "protéger les intérêts des propriétaires et des locataires, en visant une relation gagnant-gagnant pour les deux parties". En renforçant la conformité, vous pouvez vous rapprocher de ce type de gestion locative gagnant-gagnant.

Pour les propriétaires novices, il n'y a aucun problème à utiliser la liste de contrôle présentée dans cet article et à prendre des mesures une à une en coopération avec une société immobilière ou un spécialiste fiable. En cas de doute, consultez le responsable de la société de gestion, un gestionnaire de biens locatifs ou un consultant en immobilier afin d'approfondir vos connaissances. Heureusement, le secteur de l'immobilier dispose d'un système juridique bien développé et, dans la plupart des cas, des problèmes majeurs peuvent être évités si vous travaillez dans le respect des règles. Si les bonnes relations entre le propriétaire, la société de gestion et les locataires reposent sur le respect de la législation, vous vous rapprocherez de votre objectif, qui est de réaliser des bénéfices grâce à une gestion locative stable. Nous espérons que vous aurez bien assimilé les principes de base avant de vous lancer dans les affaires et de réaliser une vie de propriétaire immobilier sûre et sécurisée.