Différences entre copie certifiée et registre fermé en immobilier

Avez-vous déjà entendu les termes "copie certifiée du registre" ou "copie fermée" dans le cadre d'une procédure d'achat et de vente ou d'enregistrement d'un bien immobilier ? Une copie certifiée du registre (aujourd'hui appelée certificat d'enregistrement ) est un document d'enregistrement immobilier qui indique l'emplacement, la superficie, le propriétaire, l'hypothèque et d'autres droits relatifs aux terrains et aux bâtiments ; il s'agit d'un document important, essentiel pour l'achat et la vente de biens immobiliers. Une copie fermée, en revanche, est un document utilisé pour confirmer des enregistrements antérieurs qui ont été supprimés du registre actuel en raison d'une combinaison de coups (gouhitsu) ou de pertes. Connaître des informations sur les terrains et les bâtiments du passé peut aider à éviter des problèmes après une transaction immobilière. Cet article fournit une explication facile à comprendre des définitions, des différences et de la manière d'obtenir les registres et les registres fermés, et présente les points clés de leur utilisation à l'aide d'études de cas. Il comprend également des informations complémentaires spécialisées pour les propriétaires fonciers, lespropriétaires d'entreprises et les personnes fortunées, et peut donc servir de référence pour vos recherches immobilières.

Texte principal (définitions, différences, comment obtenir, études de cas)

Qu'est-ce qu'un registre ?

Un registre est un livre officiel (registre d'enregistrement) tenu par le Bureau des affaires juridiques et contenant des informations sur les droits et l'état physique des biens immobiliers (terrains et bâtiments). Par exemple, les informations relatives à un bien donné, telles que son propriétaire, son type (emplacement, superficie, etc.) et ses droits (par exemple, une hypothèque), sont consignées dans le registre et sont accessibles au public. Le certificat d'enregistrement est un document écrit qui certifie le contenu du registre. Il était autrefois appelé " copie certifiée du registre " (et est encore communément appelé "copie certifiée du registre"). Le certificat d'enregistrement est un document important qui doit être présenté et vérifié dans le cadre des transactions immobilières (par exemple, les ventes de biens immobiliers et les successions) et qui peut être obtenu à partir d'un terminal du Bureau des affaires juridiques ou au guichet. Il peut être obtenu par toute personne moyennant le paiement d'une taxe. Il s'agit d'un certificat de crédibilité publique délivré dans le cadre du système d'enregistrement des biens immobiliers.

Qu'est-ce qu'un registre fermé (copie fermée) ?

Un registre fermé est un livre (ou un fichier de données) utilisé pour conserver les dossiers fermés d'un terrain ou d'un bâtiment donné lorsque les dossiers d'enregistrement sont fermés pour une raison ou une autre. Plus précisément, un registre est fermé dans les cas suivants, et les informations relatives à la propriété ne seront désormais plus visibles dans le registre actuel

• Lorsque le numéro de lot ou de maison d'origine disparaît à la suite de la réunion ou de la division d'un terrain ou de la perte d'un bâtiment (par exemple, lorsque plusieurs lots voisins sont légalement réunis en un seul, qu'un bâtiment est démoli et que le terrain est libéré, etc.)

• lorsque le registre papier traditionnel est remplacé par un registre électronique en raison de l'informatisation du registre (dans ce cas, l'ancien registre papier est considéré comme clôturé).

Les registres de clôture ont une durée de conservation déterminée : le registre de clôture des terrains est conservé pendant 50 ans et le registre de clôture des bâtiments pendant 30 ans (il est à noter que les anciens registres clôturés avant le 1er juillet 1988 peuvent déjà avoir été éliminés avec une durée de conservation de 20 ans). Le registre fermé est en principe ouvert à l'inspection et à l'acquisition par quiconque, et une "copie fermée" (une copie du registre fermé) peut être délivrée sur demande.

📝 Informations complémentaires sur la terminologie : différence entre une copie fermée et un certificat d'affaires classées
Une transcription de clôture est un document qui est une copie du registre de clôture papier et qui est une "copie certifiée" (une copie de l'original) du registre de clôture. En revanche, pour un registre clos dont les informations d'enregistrement ont été numérisées par voie électronique, un certificat est délivré avec son contenu imprimé, qui n'est pas à proprement parler une "transcription close" mais un "certificat de toutes les affaires closes" (ou " certificat des affaires closes " enabrégé). Malgré les différentes appellations, le contenu des informations contenues dans le procès-verbal de clôture et le certificat de clôture est identique. Dans le présent article, ils seront désignés collectivement sous le nom de "transcription de clôture" pour des raisons de commodité.

Différences entre le registre actuel et le registre clôturé (tableau comparatif)

Quelles sont les différences entre le registre actuel (certificat d'enregistrement), qui est en vigueur aujourd'hui, et le registre clôturé (transcription clôturée), qui est un enregistrement du passé ? Le tableau ci-dessous résume les différences de rôles et de méthodes d'acquisition.

Il existe différents types de certificats d'enregistrement, tels que le "certificat de toutes les affaires", le "certificat des affaires courantes" et le "certificat des affaires partielles", mais cet article part du principe que le certificat de toutes les affaires (équivalent à ce que l'on appelle une transcription) utilisé dans les enquêtes immobilières est utilisé.

Comment obtenir une copie certifiée du registre et une copie fermée du registre ?

Comment obtenir une copie certifiée conforme du registre actuel et une copie fermée du registre ? La procédure de demande de base est la même, mais il y a quelques différences de procédure. Nous expliquons ici la méthode générale pour les obtenir et quelques points à noter.

• Comment obtenir une copie certifiée conforme du registre actuel (certificat d'enregistrement): vous pouvez demander une copie au bureau des affaires juridiques le plus proche, par courrier ou en ligne. Au guichet, vous devez remplir et soumettre un formulaire de demande de certificat d'enregistrement et payer la taxe avec des timbres d'enregistrement. Si vous demandez un certificat en ligne, vous devez vous inscrire en tant qu'utilisateur sur le système d'enregistrement et de dépôt en ligne du ministère de la justice et suivre la procédure de demande sur le web. Les certificats demandés en ligne peuvent être reçus par la poste ou au guichet. Quelle que soit la méthode utilisée, le certificat sera délivré le jour même ou quelques jours après la demande.

• Comment obtenir un certificat de clôture (registre fermé) : pour les propriétés qui ont été fermées après la numérisation de l'enregistrement, un certificat de clôture certifiant le contenu de l'enregistrement est obtenu. Comme le certificat actuel, le certificat de clôture peut être demandé dans n'importe quel bureau des affaires juridiques du pays, ainsi que par courrier ou en ligne. La méthode et le formulaire de demande sont pratiquement les mêmes que pour le certificat d'enregistrement, à la différence près que le demandeur doit cocher la case "Registre fermé pour cause d'informatisation" sur le formulaire de demande.
  Par ailleurs, il convient de prêter attention aux anciens registres fermés (qui ne sont tenus que dans des registres papier et qui n'ont pas été informatisés). Dans ce cas, la demande de délivrance ne peut être faite qu'auprès du bureau des affaires juridiques compétent au moment de la clôture. Les applications en ligne via Internet et les autres bureaux juridiques ne traitent pas ces demandes. Vous devez donc vous rendre en personne au bureau juridique concerné ou envoyer une demande par courrier au bureau juridique en question. Lors de la demande, il est nécessaire de préciser l'emplacement de la propriété, le numéro de lot et le numéro de maison, ainsi que la date de clôture de la propriété à examiner. Ces informations figurent sur le titre de propriété (certificat de droits enregistrés), le relevé de taxation foncière ou, en cas de doute, vous pouvez appeler le bureau des affaires juridiques, qui pourra vous fournir ces informations.

Si vous souhaitez consulter directement le registre fermé lui-même, vous pouvez également demander à le consulter (moyennant des frais équivalents à ceux du certificat de clôture) à une borne mise à disposition par le bureau des affaires juridiques. Les professionnels tels que les scribes judiciaires et les enquêteurs fonciers et immobiliers, ainsi que les négociants en terrains et bâtiments, peuvent également consulter et obtenir des informations sur le registre fermé en ligne grâce au "Service de fourniture d'informations sur l'enregistrement" fourni par l'Association des affaires juridiques civiles. Le grand public peut également s'inscrire à ce service et vérifier le contenu du registre fermé à partir d'un ordinateur, moyennant paiement. Toutefois, les informations du registre fermé qui ne sont pas numérisées ne sont pas fournies en ligne, de sorte qu'une demande sur papier est toujours nécessaire dans ce cas.

Études de cas pour vérifier le registre fermé

Bien que la copie actuelle du registre soit toujours vérifiée au moment de la vente ou de l'achat, il n'y a qu'un nombre limité de cas dans lesquels le registre clôturé doit être vérifié. Toutefois, les informations contenues dans le registre de clôture peuvent être d'une grande utilité dans les cas suivants Examinons quelques cas où il est important non seulement pour les consommateurs en général, mais aussi pour les propriétaires fonciers, les propriétaires d'entreprises et les personnes fortunées dans le cadre de transactions immobilières.

• Cas du propriétaire foncier (vérification de l'historique des parcelles regroupées et subdivisées) : si un propriétaire foncier qui a regroupé plusieurs parcelles en une seule grande parcelle souhaite vendre ou subdiviser à nouveau une partie de celle-ci, il peut vérifier les informations relatives à chacune des parcelles d'origine dans le registre des fermetures. Le registre des fermetures contient le numéro du terrain d'origine, sa catégorie (utilisation), sa superficie et sa localisation sur la carte publique, ce qui peut s'avérer utile pour confirmer les limites et comprendre les droits antérieurs. Par exemple, le statut des intérêts et des servitudes (droits de passage, etc.) pour chaque terrain divisé dans le passé peut être appréhendé, ce qui permet de prévenir les problèmes de délimitation et d'évaluer correctement les actifs par la suite.

• Cas des entreprises propriétaires (étude des risques liés aux terrains à aménager) : lorsqu'une entreprise acquiert un terrain à aménager, il est important d'étudier l'historique de l'utilisation du terrain. En consultant le registre des fermetures, il est possible de déterminer quels bâtiments ont été construits précédemment sur le terrain (type et structure du bâtiment). Par exemple, si la section du titre du registre des fermetures révèle qu'une usine ou une station-service a existé sur le terrain dans le passé, le risque de contamination du sol peut être envisagé à l'avance. De même, si le terrain a accueilli une entreprise de pompes funèbres dans le passé, il peut s'agir d'un facteur d'éloignement psychologique dont il faudra peut-être tenir compte lors du réaménagement du terrain. Ainsi, les informations contenues dans le registre des fermetures peuvent également être utiles pour la gestion des risques et la planification des activités de l'entreprise.

• Le cas des particuliers fortunés (vérification de l'historique et des droits pour les biens de grande valeur) : les particuliers fortunés et les investisseurs qui acquièrent des biens immobiliers de grande valeur ont tendance à s'intéresser à l'historique du bien. L'obtention d'un registre fermé leur permet de retracer les changements intervenus dans la propriété et les droits antérieurs du terrain ou du bâtiment. Par exemple, si un bien a changé fréquemment de propriétaire dans le passé, il faut se méfier des rumeurs cachées (incidents, accidents, faillites d'entreprises, etc.). Si le registre de clôture vous permet de connaître l'ancien propriétaire et l'historique des saisies, cela vous aidera à décider si vous pouvez acheter le bien en toute sécurité. En cas d'incertitude, vous pouvez confirmer les détails avec le vendeur ou le courtier et, si nécessaire, les refléter dans les conditions du contrat.

• Cas des consommateurs (achat d'une propriété avec une maison ancienne) : le registre fermé peut également être utile lors de l'achat d'une maison d'occasion ou d'un terrain avec une maison ancienne. Par exemple, si le terrain est libéré mais qu'une vieille maison y a été construite il y a quelques années, le registre fermé des bâtiments peut être demandé pour confirmer la structure du bâtiment et savoir si et quand il a été enregistré comme perdu (démoli). On peut supposer que le bâtiment a été correctement enregistré comme détruit, mais s'il n'a pas été enregistré comme détruit pendant de nombreuses années, il peut être considéré comme existant en droit. Le fait de le savoir dans le registre fermé réduit le risque de charges fiscales inutiles par la suite et évite les problèmes liés à des procédures omises après la démolition d'une vieille maison. C'est une mesure que vous pouvez prendre avant d'acheter et qui vous permettra d'acheter en toute tranquillité.

Comme nous l'avons déjà mentionné, le registre fermé est une capsule temporelle qui reflète le passé du bien. Même les informations qui ne figurent pas dans le registre actuel peuvent être déchiffrées à partir du "livre d'histoire" du terrain ou du bâtiment en examinant le registre de clôture. En particulier dans le cas de transactions immobilières onéreuses ou de biens dont les droits sont complexes, l'examen du registre de clôture procure souvent un sentiment de sécurité et de découverte.

Conclusion (points clés, organisation et CTA)

La copie certifiée du registre et lacopie fermée du registre sont des documents importants qui reflètent le présent et le passé du bien. En comprenant précisément les droits actuels à l'aide d' une copie certifiée du registre (certificat d'enregistrement) et, si nécessaire, en démêlant l'histoire passée à l'aide d' une copie fermée, les risques liés à l'achat d'un bien immobilier peuvent être considérablement réduits. Le registre fermé est peu connu du grand public, mais comme mentionné dans l'article, il mérite d'être confirmé dans certains cas.

Dans les transactions immobilières, il est important d'utiliser activement le registre et le registre des clôtures pour recueillir des informations en cas de questions, car il peut arriver que l'on ne puisse pas dire "je ne savais pas". Si vous n'êtes toujours pas sûr d'une décision ou si vous avez besoin d'une interprétation professionnelle, n'hésitez pas à consulter un expert immobilier (par exemple, un scribe judiciaire, un enquêteur foncier et immobilier ou un agent immobilier). En faisant déchiffrer les informations relatives à l'enregistrement du point de vue d'un professionnel, vous éviterez de passer à côté de droits inattendus et pourrez procéder à l'achat et à la vente de biens immobiliers en toute sérénité.

Étant donné qu'il s'agit d'une maison importante et de biens de valeur, il vaut la peine de consacrer un peu de temps et d'efforts à la vérification du registre et à la commande d'une copie fermée. Veillez à vérifier le présent et le passé du bien afin de garantir une transaction immobilière sûre et sécurisée. Commencez votre recherche immobilière en vérifiant d'abord le registre du bien qui vous intéresse et, si nécessaire, en obtenant une copie fermée.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Q1 : Quelle est la différence entre une copie certifiée du registre et un certificat d'enregistrement ?
R. Une copie certifiée du registre est un terme utilisé pour désigner un document qui est une "photocopie" du registre original conservé à l'origine au Bureau des affaires juridiques. Aujourd'hui, comme les registres d'enregistrement sont gérés par ordinateur et que les originaux ont été numérisés, le certificat correspondant à une copie certifiée du registre est appelé certificat d'enregistrement. Bien que les noms soient différents, il n'y a pas de différence significative dans le contenu des descriptions. Dans la plupart des cas, l'expression "copie certifiée du registre" fait généralement référence au certificat actuel de toutes les affaires enregistrées et peut être considérée comme presque synonyme dans l'usage quotidien.

Q2 : Une copie certifiée du registre fermé et un certificat d'affaires fermées sont-ils la même chose ?
R. Il y a une différence : une copie certifiée du registre clôturé est une copie du registre clôturé sur papier, tandis qu'un certificat d'affaires clôturées est un certificat imprimé du registre clôturé électronique. À proprement parler, il s'agit de documents différents portant des noms différents, mais les informations qu'ils contiennent sont les mêmes et ils certifient tous deux le contenu du registre clôturé. Dans le domaine des transactions immobilières, ils sont souvent appelés collectivement "transcriptions fermées", sans distinction claire.

Q3 : Tout le monde peut-il obtenir une copie du registre fermé ?
R. Oui, en principe, toute personne peut demander et obtenir une copie certifiée du registre clôturé (certificat d'affaires clôturées). Comme pour l'actuel certificat d'affaires enregistrées, aucune qualification ou intérêt particulier n'est requis pour l'obtenir, et tout le monde peut en faire la demande auprès du service juridique. Cependant, la demande nécessite des informations telles que la localisation et le numéro du terrain pour identifier la propriété, il est donc conseillé de vérifier cela à l'avance. Veuillez noter que les anciens registres fermés ne peuvent être obtenus qu'auprès du bureau des affaires juridiques compétent.

Q4 : Les informations contenues dans le registre fermé peuvent-elles être consultées et obtenues via l'internet ?
R. C'est partiellement possible. Si la propriété a été fermée après la numérisation des registres d'enregistrement, vous pouvez demander un certificat de clôture en utilisant le système en ligne du ministère de la justice, ou vous pouvez également consulter les informations du registre clôturé auprès du "Service de fourniture d'informations sur l'enregistrement" de l'Association des affaires juridiques civiles. Les demandes en ligne peuvent être commandées par courrier ou retirées au Bureau des affaires juridiques, moyennant des frais légèrement réduits. En revanche, les anciens registres fermés qui n'ont pas été numérisés ne peuvent pas être consultés ou obtenus en ligne car ils ne sont pas compatibles avec Internet. Dans ce cas, vous devez les demander directement au bureau juridique concerné.

Q5 : Combien de temps les registres de clôture sont-ils conservés ?
R. La durée de conservation du registre de fermeture est fixée par la loi ; en principe, les terrains sont conservés pendant 50 ans après la fermeture et les bâtiments pendant 30 ans après la fermeture. Par conséquent, un registre des bâtiments clôturé il y a 30 ans, par exemple, peut encore être obtenu aujourd'hui. Toutefois, les registres très anciens (clôturés avant le 1er juillet 1988) peuvent ne pas être disponibles car ils ont déjà été détruits, la période de conservation étant fixée à 20 ans par l'ancienne loi. Gardez à l'esprit cette restriction de la période de conservation lorsque vous effectuez des recherches sur l'histoire de propriétés plus anciennes.