Diferencias entre copia certificada y registro cerrado en bienes raíces

¿Ha oído alguna vez los términos "copia certificada del registro" o "copia cerrada" en un procedimiento de compraventa o registro de una propiedad? Una copia certificada del registro (ahora denominada certificado de asuntos registrados ) es un documento registral inmobiliario que registra la ubicación, la superficie, el propietario, la hipoteca y otros derechos de terrenos y edificios, y es un documento importante que resulta esencial para la compraventa de propiedades. Una copia cerrada, por otro lado, es un documento que se utiliza para comprobar los registros pasados que se han eliminado del registro actual debido a una combinación de golpes (gouhitsu) o pérdida. Conocer información sobre terrenos y edificios pasados puede ayudar a evitar problemas tras una transacción inmobiliaria. Este artículo ofrece una explicación fácil de entender de las definiciones, diferencias y métodos de adquisición de los registros y registros cerrados, e introduce los puntos clave de su uso mediante estudios de casos. También incluye información complementaria especializada para propietarios de fincas,empresas y personas adineradas, por lo que le recomendamos que lo utilice como referencia para sus investigaciones inmobiliarias.

Texto principal (definiciones, diferencias, cómo obtenerlos, casos prácticos)

¿Qué es un registro?

Un registro es un libro oficial (ficha registral) llevado por la Oficina de Asuntos Jurídicos con información sobre los derechos y el estado físico de los bienes inmuebles (terrenos y edificios). Por ejemplo, la información sobre una determinada propiedad, como quién es su propietario, qué tipo de propiedad es (ubicación, superficie, etc.) y quién tiene qué derechos (por ejemplo, hipoteca), se inscribe en el registro y está a disposición del público. Un certificado de asuntos registrados es un documento escrito y una certificación del contenido de este registro, que solía denominarse copia certificada del registro (y que sigue denominándose habitualmente "copia certificada del registro"). El Certificado de Asuntos Registrados es un documento importante que debe presentarse y verificarse en las transacciones inmobiliarias (por ejemplo, ventas de propiedades y herencias) y puede obtenerse en los terminales o ventanillas de la Oficina de Asuntos Jurídicos. Lo puede obtener cualquier persona pagando una tasa y es un certificado de credibilidad pública expedido en el marco del sistema de registro de la propiedad inmobiliaria.

¿Qué es un registro cerrado (copia cerrada)?

Un registro cerrado es un libro (o archivo de datos) que se utiliza para conservar los registros cerrados de un determinado terreno o edificio cuando los registros se cierran por algún motivo. Concretamente, un registro se cierra en los siguientes casos, y la información sobre la propiedad no será visible a partir de entonces en el registro actual

• Cuando el número original del lote o de la casa desaparece debido a la unión o división de terrenos o a la pérdida de un edificio (por ejemplo, varios lotes vecinos se unen legalmente en uno solo, se derriba un edificio y se despeja el terreno, etc.).

• Cuando el registro tradicional en papel se sustituye por un registro electrónico debido a la informatización del registro (en este caso, el antiguo registro en papel se considera cerrado).

Los registros de cierre tienen un periodo de conservación determinado: el registro de cierre de terrenos se conserva durante 50 años y el registro de cierre de edificios durante 30 años (téngase en cuenta que los antiguos registros cerrados antes del 1 de julio de 1988 pueden haberse eliminado ya con un periodo de conservación de 20 años). El registro cerrado está básicamente abierto a la inspección y adquisición por parte de cualquier persona, y puede expedirse una "copia cerrada" (una copia del registro cerrado) previa solicitud.

📝 Información complementaria sobre terminología : diferencia entre una copia cerrada y un certificado de asuntos cerrados
Una transcripción de asuntos cerrados es un documento que es una copia del registro de asuntos cerrados en papel y es una "copia certificada" (una copia del original) del registro de asuntos cerrados. Por otra parte, en el caso de un registro cerrado cuya información registral se ha convertido en datos electrónicos, se expide un certificado con el contenido impreso, que no es estrictamente una "transcripción cerrada", sino un "certificado de todos los asuntos cerrados" (o " certificado de asuntos cerrados " paraabreviar). A pesar de las diferentes denominaciones, el contenido de la información contenida en la transcripción cerrada y en el certificado de asuntos cerrados es idéntico. Por comodidad, en este artículo se hará referencia a ellos conjuntamente como "transcripción cerrada".

Diferencias entre el registro actual y el registro cerrado (cuadro comparativo)

¿Cuáles son las diferencias entre el registro actual (certificado de asuntos registrados), que está en vigor hoy en día, y el registro cerrado (transcripción cerrada), que es un registro del pasado? El siguiente cuadro resume las diferencias en cuanto a funciones y métodos de adquisición.

Existen diferentes tipos de certificados de asuntos registrados, como el "certificado de todos los asuntos", el "certificado de asuntos actuales" y el "certificado de asuntos parciales", pero en este artículo se asume que se utiliza el certificado de todos los asuntos (equivalente a la denominada transcripción) utilizado en las investigaciones inmobiliarias.

Cómo obtener una copia certificada del registro y una copia cerrada del registro

Entonces, ¿cómo se puede obtener exactamente una copia certificada del registro vigente y una copia cerrada del registro? El procedimiento básico de solicitud es el mismo, pero existen algunas diferencias de procedimiento. A continuación explicamos el método general para obtenerlas y algunos puntos a tener en cuenta.

• Cómo obtener una copia certificada del registro vigente (certificado de asuntos registrados): puede solicitar una copia en la Oficina de Asuntos Jurídicos más cercana, por correo o por internet. En la ventanilla, rellene y presente un formulario de solicitud de certificado de asuntos registrados y pague la tasa con sellos de registro. Si lo solicita por internet, debe registrarse como usuario en el Sistema de Solicitud en Línea de Registro y Depósitos del Ministerio de Justicia y completar el procedimiento de solicitud en la web. Los certificados solicitados por Internet se pueden recibir por correo o en ventanilla. Sea cual sea el método utilizado, el certificado se expedirá en el mismo día o a los pocos días de la solicitud.

• Cómo obtener un certificado de cierre (registro cerrado): para las propiedades que han sido cerradas después de la digitalización del registro, se obtiene un certificado de asuntos cerrados que acredita el contenido del registro. Al igual que el certificado actual, el certificado de asuntos cerrados puede solicitarse en cualquier oficina de asuntos jurídicos de todo el país, y también puede solicitarse por correo o en línea. El método de solicitud y el formulario de solicitud son prácticamente los mismos que cuando se solicita un certificado de asuntos registrados, con la diferencia de que el solicitante debe marcar en la casilla de verificación del formulario de solicitud elementos como "Registro cerrado por informatización".
  Por otra parte, debe prestarse atención a los registros cerrados antiguos (que se mantienen únicamente en registros en papel y no se han informatizado). En este caso, la solicitud de entrega sólo puede realizarse en la Oficina de Asuntos Jurídicos competente en el momento del cierre. Las solicitudes en línea a través de internet y otras oficinas de asuntos jurídicos no tramitan este tipo de solicitudes, por lo que deberá acudir personalmente a la oficina de asuntos jurídicos competente o enviar una solicitud por correo postal a la oficina de asuntos jurídicos en cuestión. Al presentar una solicitud, es necesario especificar la ubicación de la propiedad, el número de lote y de casa, y la fecha de cierre de la propiedad que se va a examinar. Esta información puede encontrarse en el título de propiedad (certificado de derechos registrados), en la declaración del impuesto sobre bienes inmuebles o, si no está seguro, puede llamar a la Oficina de Asuntos Jurídicos, que podrá facilitarle esta información.

Si desea consultar directamente el registro cerrado, también puede solicitarlo (pagando la misma tasa que por el certificado de asuntos cerrados) en la oficina de asuntos jurídicos. Los profesionales, como los escribanos judiciales y los investigadores de terrenos y edificios, así como los comerciantes de solares y edificios, también pueden consultar y obtener información sobre el registro cerrado en línea mediante el "Servicio de suministro de información sobre el registro" proporcionado por la Asociación de Asuntos Jurídicos Civiles. El público en general también puede inscribirse en este servicio y consultar el contenido del registro cerrado desde un ordenador, aunque pagando una tasa. Sin embargo, la información del registro cerrado que no está digitalizada no se proporciona en línea, por lo que en estos casos sigue siendo necesaria una solicitud en papel.

Casos prácticos para consultar el registro cerrado

Aunque la copia actual del registro siempre se comprueba en el momento de la compraventa, sólo hay un número limitado de casos en los que se debe comprobar el registro cerrado. Sin embargo, la información del registro de cierre puede ser de gran ayuda en los siguientes casos Veamos algunos casos en los que es importante no sólo para los consumidores en general, sino también para los terratenientes, los propietarios de empresas y las personas adineradas en transacciones inmobiliarias.

• Caso del terrateniente (comprobación del historial de las parcelas combinadas y subdivididas): si un terrateniente que en su día combinó varias parcelas en una gran parcela vende o vuelve a dividir parte del terreno, puede comprobar la información de cada una de las parcelas originales en el Registro de Cierre. El registro de cierre contiene el número de la parcela original, la categoría de la parcela (uso), la superficie y la ubicación en el mapa público, lo que puede ser útil para confirmar los límites y comprender los derechos anteriores. Por ejemplo, se puede conocer la situación de los intereses y las servidumbres (derechos de paso, etc.) de cada terreno que se dividió en el pasado, lo que permite evitar problemas de lindes y valorar adecuadamente los activos más adelante.

• Casos de propietarios de empresas (estudio de riesgos de terrenos urbanizables): cuando una empresa adquiere terrenos urbanizables, es importante investigar el historial de uso de los mismos. Comprobando el registro de cierres, es posible determinar qué edificios se construyeron anteriormente en el terreno (tipo y estructura del edificio). Por ejemplo, si la sección de títulos del registro de cierres revela que en el pasado existió una fábrica o una gasolinera en el terreno, se puede considerar de antemano el riesgo de contaminación del suelo. Asimismo, si el terreno ha sido en el pasado el emplazamiento de una funeraria, esto podría constituir un factor de extrañamiento psicológico, que podría ser necesario tener en cuenta a la hora de reurbanizar el terreno. De este modo, la información del registro de cierres también puede ser útil para la gestión de riesgos corporativos y la planificación empresarial.

• El caso de los particulares con grandes patrimonios (comprobación del historial y de los derechos de los inmuebles de gran valor): los particulares con grandes patrimonios y los inversores que adquieren inmuebles de gran valor inmobiliario tienden a centrarse en el historial del inmueble. La obtención de un registro cerrado les permite rastrear los cambios que se han producido en el pasado en la propiedad y los derechos sobre el terreno o el edificio. Por ejemplo, si una propiedad ha tenido frecuentes cambios de propietario en el pasado, debe desconfiar de cualquier rumor oculto (incidentes, accidentes, fracasos empresariales, etc.). Si puede averiguar el antiguo propietario y el historial de ejecuciones hipotecarias a través del registro de cierre, esto le ayudará a decidir si puede comprar la propiedad con seguridad. Si encuentra alguna duda, puede confirmar los detalles con el vendedor o el agente y, si es necesario, reflejarlos en las condiciones del contrato.

• Caso del consumidor (compra de una vivienda con una casa antigua ): el registro cerrado también puede ser útil cuando se compra una vivienda de segunda mano o un terreno con una casa antigua. Por ejemplo, si el terreno está despejado pero hace unos años se construyó allí una casa antigua, se puede solicitar el registro cerrado de la construcción para confirmar la estructura del edificio y si se registró como perdido (demolido) y cuándo. Es seguro suponer que el edificio ha sido debidamente registrado como destruido, pero si se ha dejado sin registrar como destruido durante muchos años, el edificio puede ser tratado como existente ante la ley. Conocer estos datos del registro cerrado reduce el riesgo de cargas innecesarias en el impuesto de bienes inmuebles más adelante y evita problemas derivados de procedimientos omitidos tras la demolición de una casa antigua. Este es un paso que puede dar antes de comprar, y le ayudará a adquirir tranquilidad.

Como ya se ha mencionado, el registro cerrado es una cápsula del tiempo que refleja el pasado de la propiedad. Incluso la información que no aparece en el registro actual puede descifrarse a partir del "libro de historia" del terreno o edificio examinando el registro cerrado. Especialmente en el caso de transacciones inmobiliarias costosas o de propiedades con derechos complejos, a menudo se puede obtener una sensación de seguridad y descubrimiento consultando el registro de cierre.

Conclusión (organización de puntos clave y CTA)

La copia certificada del registro y lacopia cerrada del registro son registros importantes que reflejan el presente y el pasado de la propiedad. Al conocer con precisión los derechos actuales con una copia certificada del registro (certificado de asuntos registrados) y, si es necesario, desentrañar la historia pasada con una copia cerrada, se pueden reducir en gran medida los riesgos en la compra de propiedades. El registro cerrado es desconocido para el público en general, pero como se menciona en el artículo, es algo que merece confirmación en determinados casos.

En las transacciones inmobiliarias, es importante utilizar activamente el registro y el registro cerrado para recabar información si tiene alguna duda, ya que pueden surgir situaciones en las que el "no lo sabía" no es una opción. Si sigue teniendo dudas sobre una decisión o necesita una interpretación profesional, no dude en consultar a un experto inmobiliario (por ejemplo, un escribano judicial, un investigador de terrenos y construcciones o un agente inmobiliario). Si descifra la información registral desde el punto de vista de un profesional, podrá evitar pasar por alto derechos inesperados y proceder con tranquilidad a la compraventa de bienes inmuebles.

Dado que se trata de una vivienda propia importante y de bienes valiosos, merece la pena dedicar un poco de tiempo y esfuerzo a comprobar el registro y solicitar una copia cerrada. Asegúrese de comprobar el presente y el pasado de la propiedad para garantizar una transacción inmobiliaria segura. Comience su investigación inmobiliaria comprobando primero el registro de la propiedad que le interesa y, si es necesario, obteniendo una copia cerrada.

Preguntas más frecuentes

P1: ¿Cuál es la diferencia entre una copia certificada del registro y un certificado de asuntos registrados?
R. Una copia certificada del registro es un término utilizado para referirse a un documento que es una "fotocopia" del registro original conservado originalmente en la Oficina de Asuntos Jurídicos. En la actualidad, como los registros se gestionan por ordenador y los originales se han digitalizado, el certificado correspondiente a una copia certificada del registro se denomina certificado de asuntos registrados. Aunque los nombres son diferentes, no hay diferencias significativas en el contenido de las descripciones. En la mayoría de los casos, el término "copia certificada del registro" suele referirse al certificado actual de todas las materias registradas, y puede considerarse casi sinónimo en el uso cotidiano.

P2: ¿Es lo mismo una copia certificada del registro cerrado que un certificado de asuntos cerrados?
R. Hay una diferencia: una copia certificada del registro cerrado es una copia del registro cerrado en papel, mientras que un certificado de asuntos cerrados es un certificado impreso del registro cerrado electrónico. En sentido estricto, son documentos distintos con nombres diferentes, pero la información contenida en ambos es la misma y ambos certifican el contenido del registro cerrado. En el ámbito de las transacciones inmobiliarias, a menudo se denominan colectivamente "transcripciones cerradas" sin una distinción clara.

P3: ¿Puede cualquiera obtener una copia del registro cerrado?
R. Sí, en principio, cualquier persona puede solicitar y obtener una copia certificada del registro cerrado (certificado de asuntos cerrados). Al igual que con el actual Certificado de Asuntos Registrados, no se requieren cualificaciones o intereses especiales para obtenerlo, y cualquiera puede solicitarlo en el Departamento Jurídico. Sin embargo, la solicitud requiere información como la ubicación y el número de finca para identificar la propiedad, por lo que es aconsejable comprobarlo de antemano. Tenga en cuenta que los registros cerrados antiguos sólo pueden obtenerse en la Oficina de Asuntos Jurídicos competente.

P4: ¿Se puede consultar y obtener la información del registro cerrado a través de internet?
R. Es parcialmente posible. Si la propiedad se cerró después de que se digitalizaran los asientos registrales, puede solicitar un certificado de asuntos cerrados a través del sistema en línea del Ministerio de Justicia, o también puede consultar la información del registro cerrado en el "Servicio de Suministro de Información Registral" de la Asociación de Asuntos Jurídicos Civiles. Las solicitudes en línea pueden pedirse por correo o recogerse en la Oficina de Asuntos Jurídicos, con una tasa ligeramente reducida. En cambio, los registros cerrados más antiguos que no han sido digitalizados no pueden consultarse ni obtenerse en línea, ya que no son compatibles con Internet. En estos casos, deberá solicitarlos directamente a la oficina jurídica correspondiente.

P5. ¿Cuánto tiempo se conservan los registros de cierre?
R. El periodo de conservación del registro de cierre está fijado por ley; básicamente, los terrenos se conservan durante 50 años tras el cierre y los edificios durante 30 años tras el cierre. Por lo tanto, por ejemplo, un registro de un edificio que se cerró hace 30 años todavía puede obtenerse hoy en día. Sin embargo, los registros cerrados muy antiguos (cerrados antes del 1 de julio de 1988) pueden no estar disponibles porque ya han sido destruidos, ya que el periodo de conservación estaba fijado en 20 años según la antigua ley. Tenga en cuenta esta restricción del periodo de conservación cuando investigue la historia de las propiedades más antiguas.