Optimización de la gestión inmobiliaria con sistemas en la nube

En los últimos años, el sector inmobiliario ha experimentado una oleada de digitalización en el marco de la iniciativa nacional de transformación digital. Las operaciones de gestión inmobiliaria, que solían realizarse en papel y Excel, están experimentando una gran transformación gracias al uso de sistemas de gestión inmobiliaria basados en la nube. La información sobre la propiedad, los datos de los inquilinos, la información sobre los contratos y los ingresos y gastos de alquiler pueden gestionarse de forma centralizada en la nube, y muchas de las tareas complicadas pueden automatizarse, con lo que cabe esperar una mejora de la eficiencia y la precisión operativas. Este artículo ofrece una explicación fácil de entender de las ventajas de los sistemas de gestión basados en la nube para los propietarios, desde la perspectiva de la automatización de la gestión de los alquileres y los informes de ingresos y gastos, la visualización de la información y la agilización de la comunicación. Además, también se presentarán estudios de casos reales y los principales sistemas de gestión inmobiliaria basados en la nube disponibles en Japón.

Mejora de la eficiencia operativa mediante la gestión automatizada de los alquileres y los informes de ingresos y gastos

En la gestión de alquileres, la facturación mensual de los alquileres, la gestión de los pagos y la elaboración de informes de ingresos y gastos son tareas que consumen mucho tiempo al propietario. Con la introducción de un sistema de gestión inmobiliaria basado en la nube, estas tareas de gestión de alquileres pueden agilizarse y automatizarse considerablemente. Por ejemplo, una vez registrados los datos de la propiedad y del contratista, estos datos se reflejan automáticamente al preparar diversos documentos, como facturas y estados de remesas, eliminando la necesidad de la doble entrada. Algunos sistemas también están equipados con una función de notificación automática de atrasos en el pago de alquileres, que envía automáticamente recordatorios en caso de retraso en los pagos, reduciendo la necesidad de que el propietario se ponga en contacto con la empresa para recibir recordatorios. De hecho, una pequeña y mediana empresa de gestión ha conseguido automatizar la confirmación del pago del alquiler y la gestión de los atrasos con el sistema, reduciendo el tiempo de trabajo relacionado en aproximadamente un 40%. Esto supone un importante ahorro de tiempo para el propietario.

El sistema también agiliza los informes de ingresos y gastos mediante informes basados en la nube. Antes, los propietarios tenían que esperar a que la empresa gestora les enviara por correo los informes mensuales de ingresos y gastos o calcular ellos mismos los ingresos y gastos en Excel. El sistema muestra el estado de ingresos y gastos de forma visual y clara en gráficos, para que los propietarios puedan comprender los detalles de un vistazo. Como ya no es necesario el franqueo en papel, pueden eliminarse el papeleo y los costes que supone preparar y enviar el informe por correo. Esta automatización también es eficaz para reducir los errores humanos y evitar los errores de introducción de datos. Se reduce el número de errores de introducción causados por el trabajo manual y se mantiene la coherencia de los libros de contabilidad, lo que mejora la exactitud de las cifras de gestión. Como resultado, los propietarios pueden dedicar el tiempo que antes dedicaban a la contabilidad a otras tareas importantes y a la planificación estratégica.

Mayor transparencia y apoyo a la toma de decisiones gracias a la gestión centralizada y la visualización de la información

Los sistemas de gestión inmobiliaria basados en la nube gestionan de forma centralizada toda la información relevante, desde los datos del inmueble hasta los detalles del contrato, el historial de depósitos y retiradas de alquileres y el historial de reparaciones. Esto permite a los propietarios conocer el estado de su cartera de inmuebles en tiempo real y "visualizar" la situación de su gestión. Por ejemplo, información como qué propiedades no han recibido el alquiler este mes, la tendencia anual de ingresos y gastos, qué propiedades tienen vacantes y cuántas unidades están desocupadas, etc., puede consultarse al instante en el cuadro de mandos. La visualización puntual de la información aumenta la transparencia de la gestión inmobiliaria y proporciona tranquilidad a los propietarios. De hecho, algunas empresas han podido mejorar su capacidad de respuesta rápida al permitir el intercambio de información en tiempo real entre varios puntos de venta a través de la nube.

El sistema de gestión en la nube para propietarios ofrece una representación gráfica de indicadores clave como los ingresos por alquileres, el desglose de gastos y las tasas de desocupación, que pueden consultarse en cualquier momento y lugar. Por ejemplo, un propietario particular pudo analizar detalladamente en el sistema los ingresos y gastos de cada propiedad y, como resultado, pudo mejorar la rentabilidad identificando problemas de gestión y tomando contramedidas. Esta acumulación y visualización de datos permite tomar decisiones basadas en cifras objetivas. Además, en los últimos años se han incorporado a los sistemas funciones de análisis de IA que se utilizan para apoyar la toma de decisiones. Por ejemplo, los servicios con una función de evaluación de alquileres basada en IA permiten a los usuarios recibir propuestas de alquileres adecuados basadas en las últimas tarifas de mercado y datos de tendencias.

Reforzar las relaciones de confianza mediante una comunicación rápida

La comunicación entre propietarios y empresas de gestión inmobiliaria, o entre propietarios e inquilinos, también se ve considerablemente facilitada por DX. Los sistemas de gestión inmobiliaria basados en la nube suelen tener integradas funciones de chat y notificación, de modo que las comunicaciones que antes se gestionaban por teléfono o correo pueden intercambiarse rápidamente en línea. Por ejemplo, los asuntos comunicados desde la empresa de gestión al propietario (por ejemplo, la confirmación de la renovación del contrato de arrendamiento o la solicitud de consentimiento para realizar reparaciones) se notifican inmediatamente a través del sistema, y el propietario puede aceptar o responder con un solo clic en su smartphone o PC. Esto elimina la molestia de enviar y recibir documentos por correo y reduce la carga de responder a cada caso. De hecho, como resultado de compartir informes en línea en el sistema en la nube y permitir que la comunicación se complete a través del chat, los propietarios pueden comprobar y responder a la información en el momento que más les convenga, y las empresas de gestión han podido reducir el desperdicio de llamadas telefónicas perdidas y la espera de devoluciones de llamada. Como todos los registros de la comunicación se guardan en la nube, también se evitan malentendidos del tipo "no te he oído" o "he dicho o no he dicho", lo que mejora la confianza entre ambas partes.

El DXing también agiliza el proceso de relación con los inquilinos. Los residentes pueden informar fácilmente de problemas o hacer preguntas sobre las instalaciones a través de una aplicación o un portal web dedicado a ellos, y la administración puede informar inmediatamente sobre el estado de la respuesta. Algunas empresas de gestión han introducido chatbots y sistemas de respuesta automática que permiten una respuesta inicial incluso fuera del horario de oficina, lo que les permite responder inmediatamente a las consultas de los inquilinos por la noche y los fines de semana. Un sistema de comunicación tan rápido conduce a una mayor satisfacción de los inquilinos, lo que a su vez contribuye al funcionamiento estable a largo plazo de la propiedad del propietario (retención de inquilinos y reducción de vacantes).

Principales ventajas para los propietarios

Como hemos visto anteriormente, DXing mediante la introducción de un moderno sistema de gestión de la propiedad aporta muchos beneficios a los propietarios. Los principales beneficios se resumen aquí de nuevo.

• Reducción significativa del tiempo de trabajo y aumento de la productividad: el tiempo dedicado por los propios propietarios se reduce significativamente al automatizarse tareas administrativas como la gestión de alquileres y la contabilidad. Incluso si la empresa de gestión es DX, esto puede suponer una reducción de las horas extraordinarias y de la falta de mano de obra del personal encargado, lo que a su vez mejora la calidad del servicio prestado a los propietarios.

• Mayor transparencia y fortalecimiento de las relaciones de confianza: los datos se comparten en la nube en tiempo real, lo que permite a los propietarios hacer un seguimiento de sus activos en todo momento. La apertura de la información sobre ingresos, gastos y contratos elimina la preocupación por no saber qué está pasando y refuerza la relación de confianza con la empresa de gestión. Como los datos se almacenan en la nube y se guarda un historial, también se evitan omisiones y pérdidas de información. De hecho, algunos de nuestros clientes han comentado que la gestión centralizada de los datos ha mejorado la transparencia de la gestión, y DXing aporta tranquilidad tanto a los propietarios como a las empresas de gestión.

• Apoyo a la toma de decisiones de gestión precisas: los datos e informes almacenados en el sistema, así como los resultados de los análisis de IA, proporcionan un poderoso apoyo a los propietarios en su toma de decisiones. Pueden comparar la rentabilidad de diferentes propiedades y tomar decisiones basadas en datos sobre cómo revisar los niveles de alquiler, mientras observan los datos de rendimiento en tiempo real. Por ejemplo, la función de evaluación de la IA puede ser capaz de calcular el alquiler adecuado para una propiedad que sigue vacía, y tomar una decisión sobre cómo aprovechar la propiedad en una fase temprana. El sistema DX también es útil para planificar la gestión de activos a largo plazo, ya que facilita la previsión de ingresos y gastos futuros a partir de los datos acumulados, una gran ventaja para alejarse de la gestión que se basa en la "intuición y la experiencia" y acercarse a una gestión de alquileres estratégica y basada en datos.

• Reducción de costes y mejora del cumplimiento: al prescindir del papel mediante el uso de la nube, se pueden reducir costes como los de franqueo e impresión. Además, si el sistema se actualiza constantemente con las últimas leyes y normativas, es más fácil responder a los cambios en la legislación, como la revisión de los formularios de los contratos y la digitalización de las explicaciones sobre asuntos importantes. Combinado con una reducción de los errores humanos, esto también ayuda a prevenir problemas y a reforzar el cumplimiento. En caso de fallo del sistema o catástrofe, el sistema basado en la nube tiene la ventaja de que se realizan copias de seguridad de los datos y la continuidad del negocio es alta (se dice que el riesgo de una interrupción prolongada es menor que con los sistemas locales).

Principales sistemas de gestión inmobiliaria basados en la nube (Japón)

Por último, a continuación se presentan algunos de los principales sistemas de gestión inmobiliaria basados en la nube disponibles en Japón. Todos ellos están diseñados para ayudar a mejorar la eficiencia de las operaciones de gestión inmobiliaria. Utilícelos como referencia cuando considere introducir su propio sistema o proponer uno a su empresa de gestión.

• Ierabu CLOUD (Ierabu GROUP Inc.) - Un sistema en la nube todo en uno que cubre todos los aspectos de las operaciones inmobiliarias, desde la intermediación de alquileres y ventas hasta la gestión de propiedades. Ha sido implantado por más de 12.000 empresas y está dotado de una amplia variedad de funciones. El sistema también está totalmente equipado con funciones como la creación de sitios web, la vinculación de portales, la gestión de clientes y la contratación electrónica, y contribuye tanto a aumentar la eficiencia operativa como a reforzar la atracción de clientes.

• Ii Seikatsu Rental Management Cloud (Ii Seikatsu Co., Ltd.) - Este sistema, uno de los principales servicios en la nube para el sector inmobiliario, ofrece un soporte integral que abarca desde la gestión de la propiedad hasta los contratos de arrendamiento y la gestión de depósitos/retiros. El sistema se ha introducido en más de 1.500 empresas y es muy apreciado por su facilidad de uso y versatilidad. El sistema también cuenta con un sistema de soporte, que incluye soporte para actualizaciones a cambios legales, y puede utilizarse con tranquilidad.

• Rental Revolution 10 (Japan Information Create Co., Ltd.) - Este popular sistema de gestión de alquileres ha sido introducido por aproximadamente 5.000 (4.941) empresas en todo el país. Puede encargarse de todo, desde el trabajo de agencia de alquileres hasta el de gestión, y gestiona de forma centralizada la información de las propiedades, los detalles de los contratos y los datos de los alquileres para mejorar la eficacia operativa. La interfaz fácil de usar y el excelente soporte resultan atractivos para todo el mundo, y el sistema cuenta con un gran apoyo por parte de las pequeñas y medianas empresas inmobiliarias.

Es aconsejable seleccionar el sistema más adecuado en función del tamaño y las necesidades de su empresa. A la hora de introducir un sistema, es importante, por supuesto, que sea rentable, pero también que sea fácil de usar, cuente con un sistema de asistencia y se adapte al flujo de trabajo de su empresa. En algunos casos, se recomienda introducir el sistema por etapas e impartir formación a los empleados, mientras se procede con DX sin excesivos esfuerzos.

Conclusión.

Hemos explicado la DX (transformación digital) de las operaciones de gestión inmobiliaria mediante sistemas de gestión inmobiliaria basados en la nube, centrándonos en los efectos del aumento de la eficiencia y la automatización y en los beneficios para los propietarios. Los beneficios de la DX son amplios, e incluyen el ahorro de tiempo gracias a la automatización de la gestión de alquileres y los informes de ingresos y gastos, la mejora de la transparencia y el apoyo a la toma de decisiones mediante la visualización de datos, y el fortalecimiento de las relaciones de confianza gracias a una comunicación más rápida. Los estudios de casos reales también han informado de resultados como reducciones significativas de las horas de trabajo y una mejora de la rentabilidad, un aspecto que los propietarios no pueden pasar por alto.

Con el desarrollo de la tecnología inmobiliaria, la gestión inmobiliaria, que solía depender del tiempo y la experiencia, se ha convertido en un servicio en la nube fácil de usar que cualquiera puede manejar, y el tiempo y la mentalidad liberados por el DXing pueden utilizarse para centrarse en tareas estratégicas y medidas de mejora del valor de la propiedad en las que deberían centrarse los propietarios. En otras palabras, los últimos sistemas de gestión inmobiliaria se están convirtiendo en algo más que una herramienta de eficiencia operativa: se están convirtiendo en un socio de gestión para los propietarios, apoyando su toma de decisiones.

Se anima a los propietarios que deseen avanzar con la gestión inmobiliaria DX en el futuro a dar los primeros pasos hacia la digitalización desde un lugar conocido, utilizando como referencia las ventajas y los casos prácticos presentados en este artículo. Aunque se trate de un pequeño paso al principio, el fomento continuo de la DX compensará en el futuro con resultados significativos (ahorro de tiempo, aumento de beneficios, reducción de riesgos, etc.). Considere la posibilidad de implantar un sistema de gestión adecuado basado en la nube para facilitar un poco su ajetreado trabajo diario y hacer que la gestión de su propiedad sea más segura y transparente. Seguro que notará los beneficios.