Wandel der Immobilienverwaltung durch digitale Transformation (DX)

Bei der Immobilienverwaltung handelt es sich um eine Dienstleistung, die im Auftrag von Immobilieneigentümern zu vermietende Immobilien unterhält und verwaltet. Dazu gehören insbesondere die Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen, die Verwaltung von Mietverträgen, die Einziehung von Mieten, die Anwerbung und Betreuung von Mietern, die Bearbeitung von Beschwerden und die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands der Immobilie bei Auszug der Mieter. Verwaltungsunternehmen stehen zwischen Eigentümern und Mietern und tragen dazu bei, ein sicheres und zufriedenstellendes Wohnumfeld für beide Parteien zu schaffen. Vor allem für Eigentümer, die weit weg wohnen, oder für die nächste Generation von Eigentümern, die nur über begrenzte Kenntnisse in der Immobilienverwaltung verfügen, ist die Auslagerung an eine professionelle Verwaltungsgesellschaft ein unverzichtbares Mittel, um den Wert der Immobilie zu erhalten und zu steigern und eine stabile Verwaltung zu gewährleisten.

Im Gegensatz zum Immobilienmakler (der als Vermittler von Kauf- und Mietverträgen auftritt) ist für die Immobilienverwaltung keine Lizenz nach dem Bauland- und Gebäudetransaktionsgesetz erforderlich. Infolgedessen waren die Eintrittsbarrieren lange Zeit niedrig und die Qualität der Dienstleistungen variierte von einem Maklerbüro zum anderen. Um diese Situation zu verbessern, hat das Ministerium für Land, Infrastruktur und Verkehr (MLIT) 2011 das Registrierungssystem für Verwalter von Mietwohnungen eingerichtet und ein Registrierungssystem für Verwalter eingeführt, die bestimmte Kriterien erfüllen. Darüber hinaus wird mit der Umsetzung des Gesetzes im Juni 2021 die Registrierung für Auftragnehmer, die mehr als 200 Einheiten verwalten, obligatorisch, wodurch der Markt optimiert und seine Glaubwürdigkeit verbessert wird.

Größe und Wachstumstrends des Immobilienverwaltungsmarktes in Japan

In Japan gibt es eine große Zahl von Mietwohnungen, und der Bedarf an deren Verwaltung nimmt von Jahr zu Jahr zu: Bis 2023 wird es etwa 15,68 Millionen privat vermietete Wohnungen geben, was 28,2 % des nationalen Wohnungsbestands entspricht. Man schätzt, dass etwa die Hälfte davon an Verwaltungsgesellschaften ausgelagert ist, während der Rest von den Eigentümern selbst verwaltet wird. Laut Statistiken des Ministeriums für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus waren Ende März 2024 9.482 Verwaltungsgesellschaften für Mietwohnungen registriert, und die Zahl der von diesen registrierten Unternehmen verwalteten Mietwohnungen belief sich auf rund 7,9 Millionen. Um 2015, vor dem Start des Registrierungssystems, gab es etwa 3.689 registrierte Unternehmen und 5,49 Millionen verwaltete Einheiten (weniger als 40 % der Anzahl der privaten Mietwohnungen zu dieser Zeit), aber sowohl die Anzahl der registrierten Unternehmen als auch die Anzahl der verwalteten Einheiten sind in den letzten Jahren aufgrund strengerer Gesetze und Vorschriften und der zunehmenden Präferenz der Eigentümer für das Outsourcing deutlich gestiegen.

Zwar gibt es Gegenwindfaktoren wie den Rückgang der Wohnungsneubauten und die schrumpfende Zahl der Haushalte aufgrund des Bevölkerungsrückgangs, doch befindet sich der Markt insgesamt aufgrund des Anstiegs der Kosten pro Einheit (Verwaltungskosten) für Verwaltungsdienstleistungen und der Verlagerung von Eigentümern, die früher ihre Immobilien selbst verwaltet haben, auf Outsourcing in einem allmählichen Wachstumstrend. Im Bereich der Verwaltung von Eigentumswohnungen beispielsweise wird die Marktgröße im Jahr 2022 auf etwa 820,6 Mrd. Yen geschätzt und soll bis 2030 etwa 976,4 Mrd. Yen erreichen. Im Hintergrund steigen die Verwaltungskosten trotz eines leichten Rückgangs des Angebots an neuen Eigentumswohnungen weiter an, was das Marktvolumen in die Höhe treibt. Auch im Bereich der Mietverwaltung dürfte der Markt aufgrund steigender Verwaltungsgebühren und der Verbreitung von Mehrwertdiensten aufgrund des chronischen Arbeitskräftemangels stabil bleiben. Langfristig könnte sich das Marktwachstum jedoch allmählich verlangsamen, da die Mietnachfrage selbst im Einklang mit dem Rückgang der Bevölkerung und der Zahl der Haushalte schrumpft. Vor diesem Hintergrund findet auch innerhalb der Branche eine Konsolidierung durch Fusionen, Übernahmen und Umstrukturierungen statt, wobei die größten Unternehmen mit der größten Anzahl von verwalteten Einheiten Marktanteile gewinnen. So verwaltet allein die Daito Kensetsu Group, eines der größten Unternehmen Japans, rund 1,23 Millionen Mietwohnungen, was zu einer Oligopolstruktur führt, in der die wenigen führenden Unternehmen einen großen Teil des verwalteten Bestands halten.

Beispiele für Veränderungen in der Branche und Effizienzgewinne durch DX

In den letzten Jahren hat die Immobilienverwaltungsbranche eine Welle der digitalen Transformation (DX ) erlebt, bei der es nicht nur um die Umstellung von Betriebsabläufen auf IT geht, sondern auch um den Einsatz von Technologie, um Geschäftsmodelle und Organisationen selbst grundlegend zu verändern und neue Werte zu schaffen. Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass die einfache Digitalisierung von Papierdokumenten kein echter DX ist; der wahre Wert von DX kann nur durch die Neugestaltung der Kundenerfahrung und der Geschäftsprozesse durch die Einführung der Technologie erreicht werden.

Eine der ersten konkreten Veränderungen des DX in der Immobilienverwaltung ist die Computerisierung der Vertragsverfahren. Lange Zeit war für Mietverträge das Abstempeln von Papierverträgen und die persönliche Erläuterung wichtiger Angelegenheiten erforderlich, doch mit einer Änderung des Gesetzes über Grundstücke und Immobilientransaktionen aus dem Jahr 2022 wurde das Verbot elektronischer Verträge für Mietgeschäfte gänzlich aufgehoben. Das bedeutet, dass Miet- und Verwaltungsverträge nun auch online abgeschlossen werden können, so dass der gesamte Prozess von der Immobiliensuche bis zum Vertragsabschluss unpersönlich abgewickelt werden kann. Durch die Einführung elektronischer Verträge werden der Zeit- und Kostenaufwand für Verträge erheblich reduziert und die Stempelsteuer entfällt. Laut einer Umfrage des Ministeriums für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus nimmt das Interesse an der DX-Förderung vor dem Hintergrund der Aufhebung des Verbots elektronischer Verträge rasch zu, und es wird erwartet, dass der Anteil der DX-Anbahnung in vollem Umfang, der im Jahr 2023 bei etwa 22 % der Branche lag, in Zukunft steigen wird.

Zweitens ist der Einsatz von Tools zur Steigerung der Unternehmenseffizienz und der IoT-Technologie ebenfalls bemerkenswert. Das Vermietungsmanagement war bisher stark von manueller Arbeit abhängig, mit viel Telefon, Fax und persönlicher Kommunikation sowie manueller Bearbeitung von Dokumenten. Um dies zu verbessern, wurden Cloud-basierte Mietverwaltungssysteme und RPA (Tools zur Arbeitsautomatisierung) eingeführt, um Routineaufgaben wie die Rechnungsstellung für Mieten, die Verwaltung von Kautionen und Rücktritten sowie die Benachrichtigung über Vertragsverlängerungen zu automatisieren.

Auch die Kommunikation mit Eigentümern und Mietern wird zunehmend DX-orientiert, wobei immer mehr Verwaltungsgesellschaften spezielle Portalseiten für Eigentümer undApps für Mieter anbieten. In Fällen, in denen beispielsweise Einnahmen- und Ausgabenberichte, die früher per Post versandt wurden, jetzt sofort über die App eingesehen werden können, oder in denen Anfragen, die früher hauptsächlich telefonisch bearbeitet wurden, auf ein Chat-System umgestellt wurden, hat dies nicht nur die Druck- und Versandkosten verringert, sondern auch Probleme vermieden und den Service verbessert, da der Schriftverkehr von beiden Parteien aufgezeichnet wird. Das System hat auch dazu beigetragen, Probleme zu vermeiden und den Service zu verbessern, da auf beiden Seiten eine Aufzeichnung der Kommunikation geführt wird.

Die Einführung von IoT-Geräten (Internet der Dinge) zieht ebenfalls die Aufmerksamkeit auf sich, da sie eine Form des intelligenten Managements darstellen. Ein typisches Beispiel sind intelligente Schlösser, d. h. elektronische Schlösser, die eine Fernsteuerung der Türverriegelung und -entriegelung über Smartphone-Apps ermöglichen. Der weit verbreitete Einsatz von intelligenten Schlössern hat die Effizienz der Verwaltung erheblich verbessert, da die physische Übergabe von Schlüsseln bei der Besichtigung einer Immobilie oder das Auswechseln von Schlössern bei jedem Einzug oder Auszug entfallen ist. Das Risiko des Verlusts von Nachschlüsseln wird ebenfalls verringert, und die Sicherheit wird erhöht, da der Verlauf der Ein- und Ausgänge in Echtzeit verfolgt werden kann. Darüber hinaus werden verschiedene IoT-Sensoren (Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Bewegungserkennung, Erkennung von Wasserlecks usw.) in der Immobilie installiert und können 24 Stunden am Tag fernüberwacht werden. Durch die Analyse der von den Sensoren gesammelten Daten kann die Nutzung des Gebäudes visualisiert werden, was zu Energieeinsparungen durch die automatische Steuerung der Klimaanlage und präventive Wartungsmaßnahmen wie die frühzeitige Erkennung von Anzeichen von Wasserlecks führt. Langfristig kann man davon ausgehen, dass die Betriebskosten gesenkt und der Wert des Gebäudes erhalten und verbessert wird.

Auch die Ausweitung von Online- und VR-Besichtigungen hat die Branche verändert: Virtuelle Besichtigungen mit 360-Grad-Kameras und VR-Technologie ermöglichen es Mietinteressenten, die weit entfernt wohnen, die Atmosphäre einer Immobilie bequem von zu Hause aus im Detail zu prüfen. Online-Vorbesichtigungen, die nach der Corona-Katastrophe und der Schwierigkeit, Kunden persönlich zu betreuen, schnell populär wurden, haben dazu geführt, dass sich die Reisezeit und der Aufwand für die Terminplanung verringert haben und der Kundenstamm, der für Vorbesichtigungen zur Verfügung steht, landesweit erweitert wurde. Darüber hinaus wurde ein System der Selbstbesichtigung (unbeaufsichtigte Besichtigung) in Verbindung mit intelligenten Schlössern entwickelt. Durch die Ausgabe zeitlich begrenzter digitaler Schlüssel an die Bewerber und die Möglichkeit, das Objekt zu einem bestimmten Zeitpunkt zu betreten, auch wenn kein Personal anwesend ist, hat das System sowohl die Effizienz der Besichtigungen als auch den Kundenkomfort erhöht.

Was diese Beispiele für die DX-Implementierung gemeinsam haben, ist, dass sie gleichzeitig arbeitssparende Maßnahmen und eine verbesserte Servicequalität ermöglichen. Tatsächlich zeigt eine Umfrage, dass mehr als 80 % der Immobilienunternehmen, die DX einsetzen, der Meinung sind, dass sich ihre betriebliche Effizienz verbessert hat.

Andererseits befindet sich die Immobilienbranche insgesamt noch im Prozess der Anpassung an DX und hinkt anderen Branchen hinterher. Vor allem kleinen und mittleren Immobilienunternehmen fehlt es an IT-Ressourcen, und viele Geschäftsprozesse sind noch nicht digitalisiert worden. DX ist jedoch ein Trend, dem man sich nicht länger entziehen kann, und um den Bedürfnissen einer neuen Generation von Eigentümern und Mietern gerecht zu werden, werden in Zukunft weitere Technologienutzung und Geschäftsumwandlung erforderlich sein.

Personalbedarf, Ausbildung und Rekrutierung für DX

Der wichtigste Schlüssel zur Förderung von DX ist das Humankapital (Humanressourcen). Selbst wenn die digitale Technologie eingeführt wird, sind es letztlich die Menschen, die sie beherrschen und in der Organisation verankern, und ohne Menschen, die sich an das DX-Zeitalter anpassen können, ist kein Erfolg möglich. Viele Veteranen der Immobilienbranche sind jedoch seit vielen Jahren im analogen Geschäft tätig, und es herrscht ein chronischer Mangel an Personal mit Fachkenntnissen in den Bereichen IT und Datennutzung. Laut einer Umfrage geben 55 % der großen Immobilienunternehmen an, dass es an DX-Personal mangelt, während 21,2 % der kleinen Unternehmen dies ebenfalls so sehen. Die gesamte Branche hat den Mangel an digitalen Talenten als großes Hindernis für die DX-Förderung erkannt, und es muss dringend ein Weg gefunden werden, um dieses Problem zu lösen.

Idealerweise sollte das im DX-Zeitalter benötigte Personal nicht nur IT-affin sein, sondern auch ein tiefes Verständnis für den Immobilienbetrieb und datenorientierte Problemlösungsfähigkeiten haben. Bei der Einführung von KI und IoT in die Immobilienverwaltung sind beispielsweise Kenntnisse der Immobilienpraxis unerlässlich, um die Probleme vor Ort genau zu verstehen und die Punkte zu identifizieren, für die Technologie Lösungen bieten kann. Gleichzeitig sind auch Kenntnisse im Umgang mit neuen Tools und Fähigkeiten zur Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Daten erforderlich. Da Menschen mit diesen kombinierten Fähigkeiten rar sind, müssen die Unternehmen versuchen, sie sowohl durch die Umschulung bestehender Mitarbeiter als auch durch die Rekrutierung von außen zu gewinnen.

Die Bemühungen, den vorhandenen Mitarbeitern die Grundlagen der Nutzung von IT-Tools und der Datenanalyse zu vermitteln, indem sie zur Teilnahme an internen Schulungen und externen Seminaren ermuntert werden, sind wirksam. Darüber hinaus gibt es immer mehr Fälle, in denen junge Mitarbeiter mit Projekten betraut oder ermächtigt werden, interne DX-Teams zu bilden, um sie zu DX-Promotoren zu entwickeln. Auf der Managementebene haben einige Unternehmen einen neuen Chief Digital Officer (CDO) eingesetzt, der die digitale Strategie überwacht, oder ein System zur Förderung von DX-Projekten in allen Abteilungen eingerichtet. Zu den externen Rekrutierungsmethoden gehören die Einstellung von Mitarbeitern aus IT-Unternehmen und der Beratungsbranche, die verstärkte Rekrutierung neuer Hochschulabsolventen aus der Generation der Digital Natives oder die Zusammenarbeit mit Technologieunternehmen im Immobilienbereich, um Fachwissen einzubringen.

Der Schlüssel liegt nicht nur darin, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen, sondern auch darin, eine digitale Denkweise im gesamten Unternehmen zu fördern. Für Immobilienverwaltungsunternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, dass jeder einzelne Mitarbeiter an der Frontlinie die Einstellung hat, ständig zu lernen und sich an Veränderungen anzupassen, da DX-Personal nicht nur in der DX-Promotion-Abteilung, sondern in allen Abteilungen, einschließlich Vertrieb, Verwaltung und Technik, benötigt wird. Um die Dienstleistungen für die nächste Generation von Eigentümern zu verbessern, muss ein System vorhanden sein, das DX in Bezug auf die Personalstrategie unterstützt.

Implementierung von DX und Schaffung von Mehrwert für die Kunden bei INA&Associates

INA&Associates ist eines der Unternehmen, die DX wirklich umsetzen und den Kundennutzen erhöhen. Wir entwickeln technologiegestützte Immobiliendienstleistungen. Ein Beispiel dafür ist unser Mietverwaltungsgeschäft, das wir 2021 eingeführt haben. Traditionell liegen die Gebühren für die Verwaltung von Mietobjekten bei etwa 5 % der monatlichen Miete, aber wir bieten eine niedrige und klare Gebühr von ¥1 .000 pro Grundstück und Monat. Der Schlüssel zu diesem pauschalen Service ist DX, der durch die folgenden fortschrittlichen Initiativen erreicht wird

• Vollständig elektronischer Vertragsabschluss: Alle erforderlichen Vertragsverfahren, wie Pacht- und Verwaltungsverträge, können online abgeschlossen werden. Durch die Abschaffung von Papierverträgen und -siegeln und den Einsatz elektronischer Vertragssysteme wie CloudSign können sowohl Eigentümer als auch Mieter selbst von entfernten Standorten aus schnell Verträge abschließen. Durch den Wegfall des Postversands von Vertragsdokumenten oder der persönlichen Vorsprache wurden Vertragsgeschwindigkeit und -komfort erheblich verbessert.

• Mietzahlungen in Echtzeit: Während es in der Vergangenheit üblich war, dass die Verwaltungsgesellschaft die Miete vom Mieter einzieht, sie hinterlegt und dann an den Eigentümer überweist, haben wir ein System eingeführt, bei dem die Miete direkt vom Mieter (oder der Bürgschaftsgesellschaft) auf das Konto des Eigentümers überwiesen wird. Auf diese Weise werden Verzögerungen bei den Mietzahlungen vermieden, und die Eigentümer können ihre Einnahmen rechtzeitig erhalten. Außerdem verringert sich das Risiko und der Aufwand für die Verwaltungsgesellschaft bei der Verwahrung der Kundengelder, was den Vorgang transparenter und sicherer macht.

• 24-Stunden-Mieterbetreuung: Ein 24-Stunden-Callcenter wurde ausschließlich für die Mieter eingerichtet und ist in der Lage, auf dringende Probleme in der Nacht oder an Feiertagen sofort zu reagieren. Spezialisiertes Personal kann auf Notfälle wie Wasserlecks und verlorene Schlüssel reagieren, was das Sicherheitsgefühl der Mieter erhöht, was wiederum das Vertrauen in die Eigentümer stärkt. Die beim Callcenter eingehenden Kontakte werden in einem digitalen System erfasst und weitergegeben, und die Informationen werden zwischen den zuständigen Mitarbeitern ausgetauscht, was zu einer schnellen Problemlösung führt.

• Offene Auswahl der Auftragnehmer und Kostentransparenz: Wir zwingen die Eigentümer nicht, bestimmte Subunternehmer für Sanierungsarbeiten oder die Instandhaltung der Anlagen zu beauftragen. Mit Zustimmung des Eigentümers wählen wir die Auftragnehmer flexibel aus und vergeben bei Bedarf Aufträge zu angemessenen Preisen auf der Grundlage von wettbewerbsfähigen Angeboten. Dies nimmt die traditionelle Angst, zu teuren, von der Verwaltungsgesellschaft vorgegebenen Reparaturen gezwungen zu werden, und ermöglicht es uns, Dienstleistungen zu erbringen, die auch kosteneffizient und zufriedenstellend sind.

Alle diese Maßnahmen wurden als Reaktion auf Anfragen von Immobilieneigentümern entwickelt. Als Antwort auf diese Fragen hat INA&Associates ein neues Verwaltungsmodell entwickelt, einschließlich der Entwicklung eines eigenen Systems. Damit bieten wir eine kostengünstige, hochtransparente und sichere Unterstützung bei der Mietverwaltung mit der Kraft des DX und geben dem Wunsch der nächsten Generation von Eigentümern "Ich wollte diese Art von Dienstleistung" eine Form.

Darüber hinaus engagieren wir uns für die Verbreitung von Informationen über Property Tech und DX, suchen aktiv nach Lösungen für Probleme in der Branche und tauschen unser Wissen aus, in der Überzeugung, dass DX nicht nur eine Modeerscheinung ist, sondern eine wichtige Initiative, die die Zukunft der Immobilienbranche prägen wird. Wir streben ein Management im Einklang mit dem digitalen Zeitalter an, von der Personalentwicklung bis zum Dienstleistungsdesign.

Schlussfolgerung.

In diesem Artikel wurden die Grundlagen der Immobilienverwaltungsbranche, die Markttrends, der Wandel durch DX sowie die Humanressourcen und konkreten Beispiele, die diesen Wandel unterstützen, ausführlich erläutert. Für die nächste Generation von Immobilieneigentümern, die Immobilien von ihren Eltern erben, ist es wichtig, die neuesten Trends in der Branche zu verstehen und einen zuverlässigen Partner zu finden, um ihr Vermögen in aller Ruhe zu verwalten, ohne sich um Papierverträge und komplizierte Verfahren kümmern zu müssen.

Die Immobilienverwaltungsbranche befindet sich an einem wichtigen Wendepunkt: DX-Entwicklungen verbessern die betriebliche Effizienz und die Servicequalität drastisch, und es entstehen neue Geschäftsmodelle, die mit den herkömmlichen Weisheiten brechen. Mit diesen Veränderungen als Rückenwind wäre es für Eigentümer klug, die Vorteile der digitalen Nutzung proaktiv zu nutzen. So sparen beispielsweise Verwaltungsdienste, bei denen Verträge und Berichte online abgewickelt werden und der Status der Immobilie vom Smartphone aus überwacht werden kann, nicht nur Zeit und Mühe, sondern maximieren auch den Wert der Immobilie.

Gleichzeitig geht es bei DX nicht nur um die Erneuerung von Instrumenten, sondern um die Frage, was eine bessere Immobilienverwaltung ist. Die Verwaltungsgesellschaften müssen sich auch selbst reformieren, einschließlich der Entwicklung der Humanressourcen, und der Wert, den sie den Eigentümern bieten, wird weiter steigen, wenn ihre Bemühungen Früchte tragen.

Wir ermutigen die nächste Generation von Eigentümern, sich der Herausforderung einer Mietverwaltung zu stellen, die die neuesten Technologien einbezieht und sich von vertrauenswürdigen Experten beraten lässt. Lassen Sie uns mit den Fachleuten der Immobilienverwaltung zusammenarbeiten, um die Vermögenswerte im DX-Zeitalter erfolgreich zu verwalten und die wertvollen Immobilien, die wir von unseren Eltern geerbt haben, in einer noch wertvolleren Form an die nächste Generation weiterzugeben.