物业管理合同的基本要素 - 签订合同前应检查的事项。

当业主将其出租物业的管理外包给专业公司时，他们会签订一份 "管理合同"。这是一份重要的合同，明确规定了业主和管理公司在物业租赁管理中的职责、工作范围和费用负担。如果在没有充分了解合同内容的情况下签订合同，可能会导致日后出现问题。本文从管理合同的目的和重要性、工作范围、费用、取消条件、责任划分、麻烦案例以及如何选择可靠的管理公司等方面，全面阐述了签订管理合同前的注意事项。请参考本指南，以便即将签订合同的业主可以放心地将自己的物业委托给管理公司。

管理合同的目的和重要性

签订管理合同的目的是让业主委托专业管理公司管理出租物业，并由双方明确规定合同的内容和条件。通过在合同中明确规定谁负责哪些工作，可以避免在角色分工上产生误解，实现稳定的租赁管理。管理公司也被称为租赁管理的合作伙伴，帮助解决预防空置、物业管理和收支管理等日常问题。将工作委托给专业人士的好处是，业主自身的工作量大大减少，可以将时间和精力投入到其他重要工作中。

这一点的重要性首先体现在防患于未然方面。由于实际管理工作是按照管理合同的内容进行的，对合同内容的充分理解和一致意见可以防止日后出现纠纷。反之，如果对合同内容缺乏了解，就有可能出现意想不到的失误和损失。例如，近年来，随着《房屋租赁管理事业法》的实施，管理公司在签订合同前必须对工作性质、费用等重要事项进行书面说明。这一制度旨在减少业主与管理公司之间的分歧，支持合理的租赁管理。由于这些法律的发展，管理合同的重要性也与日俱增。

可外包的管理任务范围

可外包给管理公司的服务范围很广，但大致可分为两类：代理租赁合同和管理物业本身。合同将决定外包工作的范围，外包范围越广，管理费一般也就越高。主要管理任务举例如下。

招募和选择租户：招募新租户、做广告、安排看房和筛选租户。一旦找到中意的租户，代理工作包括代表业主签署租赁协议。
一般租户关系：与租户沟通，如处理投诉和租期内的各种询问，以及处理邻里问题。
租金管理（收取租金和催缴欠款）：包括代租户收取月租和公共区域费用，以及在租户拖欠租金时催缴欠款。根据合同规定，这可能包括与担保公司合作，以及在发生拖欠时提供法律程序支持。不过，由于每家公司对催缴欠款的处理方式不同，因此有必要事先明确由谁负责以及在多大程度上负责。
大楼和设施的维护：这是物业的日常管理，包括大楼公共区域的定期清洁、设备检查、消耗品补充和故障处理。我们还可以将电梯、供水和排水系统的法定检查以及消防设备检查外包给专业承包商。必要时，我们还安排并参与维修工作。
合同续签和取消：我们会在租期结束时办理合同续签手续（如交换续签合同、收取续签费用），并在收到迁出申请时办理合同取消手续。在办理退房手续时，我们会检查房间的损耗情况，并确定需要修复的程度。
安排修复和翻新：我们会在租户离开后安排修复工作和必要的翻新。工程费用一般由房主承担，但根据合同规定，管理公司可能会代替房主进行安排，并在日后收取费用。在这种情况下，有报道称费用与市场价格相差甚远，变得昂贵，从而造成麻烦。如果不确定，最好事先确认大致费用，并在合同中写明必要时业主可自行安排承包商。
收支报告和各种手续：包括编制月租金收支报告、向业主汇款以及在年底提供收入计算文件。此外，还可代为办理与房产有关的行政手续（如通知消防计划）。

工作范围可以在合同中自由规定，但重要的是要明确哪些是委托的，哪些是您要做的。 如果房主自己住在附近，只能自己打扫卫生，那么可以只将房租管理和租户关系部分外包。在这种情况下，给管理公司的佣金（管理费）可以降低，但另一方面，如果您委托全套服务（从租户招募到日常管理和处理退租事宜），佣金就会增加。如今，您可以在 "一般管理合同"（即管理合同）和 "转租合同 "之间做出选择，前者是指管理公司接管整个物业并保证一定的租金。在转租合同中，业主不承担空置风险，每月可获得固定收入，但根据合同细节，可能会有业主在一定时期（免租期）内免交房租的条款，或业主在腾空物业时承担所有修复费用的条款。由于转租合同的条款和条件与普通管理合同的条款和条件有很大不同，因此在签订合同之前，尤其要检查合同的细节，并就任何不确定的问题进行协商和确认。

管理费指南和明细

管理费是业主支付的费用，是业主将工作外包给管理公司的补偿。据说一般的市场费率约为月租金收入的 5%。例如，一套租金为 10 万日元的房产，标准月费约为 5000 日元。不过，这一比例因外包工作的范围、物业的规模和类型而异。在某些情况下，如果只外包部分工作，费用比例可控制在 3% 左右；反之，如果外包的工作范围广或服务内容多，费用比例则可达到 7-10%。在某些特殊情况下，根据服务的性质，佣金可能会超过 10%，在某些转租协议中，实际佣金可能相当于 15-20%。

计算佣金的方法也需要核实。大多数管理公司的佣金计算方法是 "月租金 x 佣金率"，但是否包含公共服务费（管理费），各公司的计算方法有所不同。一般来说，写字楼的佣金率只乘以租金部分，而公寓的佣金率则乘以租金加上公共区域费用。业主的收入因佣金是否也用于公共区域费用而有所不同，因此在签订合同前一定要仔细确认。

管理费中包含的细目（服务内容）也是一个检查点。即使同样是 5%的佣金，各家管理公司所包含的服务内容也不尽相同。通常情况下，日常管理服务，如收取租金、处理投诉和定期检查等，都包含在佣金中。另一方面，需要注意的是，以下服务一般单独收费

招募新租户的相关费用：当房产空置时，会产生招募新租户的广告费和房地产中介公司的代理费（应急费）。在许多情况下，业主承担中介费，法律规定中介费上限为一个月的房租加消费税（在某些情况下，向租户和业主双方收取半个月的房租）。
续约佣金：在某些合同中，如果管理公司代表租户办理续约手续，则可从租户续约时支付的续约费中收取一定比例的佣金。例如，管理公司收取一个月续约费的比例由合同规定，因此在续约时必须了解协议内容。
维修、清洁等实际费用：日常小修的实际费用和搬出时的清洁费用将在发生时报销。如果管理公司安排了承包商，建议事先确认是否需要支付额外的估价费。
其他可选费用：有些服务，如 24 小时紧急响应服务、定期报告的邮寄费用和租金担保选项，可能会被视为可选服务，并根据公司情况收取额外费用。

如上所述，重要的是不仅要明确管理费的 "费率"，还要明确您要为哪些服务支付多少费用。在签订合同之前，确保您收到一份详细的解释，说明佣金中包含和不包含的服务细目。特别是招聘时的广告费和发生欠款时的处理费用，这些都是容易引起问题的地方，如果不清楚，最好在合同中明确说明或书面确认。

终止合同的条件和注意事项

签订管理合同时，还必须确认合同期限和取消条件。合同期限可以是续签一年的合同，也可以是自动续签两年的合同。例如，有时会规定"如果要终止合同，必须至少提前 X 个月书面通知"或"如果在合同期内为业主方便而终止合同，必须支付 X 个月的管理费作为违约金"等条款。事实上，在大型管理公司的合同中，"提前三个月通知 "即可解除合同的条款屡见不鲜。因此，您应经常检查中期解约需要提前多少个月通知，是否有违约金，违约金是多少。

取消合同时应注意以下几点

取消程序：检查通知终止意向的方法（如书面或电子邮件）、通知地点以及合同终止前应遵循的程序。在大多数情况下，都需要书面通知，如内容经认证的邮件，因此要注意不要只使用口头沟通。
遵守通知期：了解合同规定的通知期起始日期（如提前三个月），倒推并有计划地发出终止通知。在通知期之前终止合同可能会被收取违约金。
违约金和费用：如果存在上述违约金条款，您必须在终止合同时支付规定的费用。一般来说，这笔费用相当于过去 XX 个月的管理费或XX 个月的租金。根据谈判情况，有可能获得一份灵活的合同，允许在没有违约金的情况下解除合同，但如果在签订合同前没有提出要求，则很难在签订合同后更改合同。
到期后的待遇：检查合同到期后是自动续签，还是必须重新签订合同。请注意，在自动续约的情况下，除非房主发出明确的终止通知，否则合同将继续有效。
对租户的影响：在终止管理合同并改由另一家公司管理时，必须通知现有租户，并确保押金、钥匙等的转移顺利进行。现有租户的合同本身在合同解除后仍将在业主和租户之间继续有效，因此一定要通知新的管理公司变更联系方式，并妥善清理和移交旧管理公司保留的任何款项（押金和应计租金）。

虽然在签订合同时就开始谈论 "终止 "可能有些困难，但对于完善的租赁管理来说，在您对管理公司不满意时能够顺利终止合同是非常重要的。为避免陷入日后自己有不同说法的境地，在签署合同前，请确保首先彻底检查终止条件，并对其表示满意。

双方责任分工并在合同中明确说明

在租赁管理中，业主和管理公司各司其职，各负其责。防止出现问题的关键在于明确责任分工，并确保在合同中清楚注明。

管理公司的主要职责是根据上述委托范围进行日常管理。例如，如果管理公司负责对拖欠房租的情况做出初步反应（通过电话或信函催缴），它就有义务适当地开展这项工作；如果管理公司接到租户关于设备故障的电话，它就有义务迅速采取应对措施。在每月向业主汇付租金时，确保准确核算并按要求提供管理报告也是其责任之一。

另一方面，业主的主要责任包括采取措施维护物业的合法性并承担费用。业主的责任范围包括随着时间的推移建筑物和设备老化所需的大修费用、购买灾害保险以及申报和缴纳财产收入税。外包给管理公司并不能免除您作为业主的法律责任（如为租户提供安全居住环境的义务）。例如，如果由于建筑结构缺陷或年久失修而发生事故，业主基本上要承担责任。因此，业主也有责任履行义务，如在管理公司接到严重缺陷报告后及时进行维修。

双方的责任范围必须事先商定，并在合同中明确规定。如果责任不清，可能会出现 "我以为管理公司会负责 "或 "不，我以为是业主的责任，因为合同上没有写 "等分歧。事实上，在处理欠租问题上相互误解，欠租发生后迟迟得不到回应，从而引发纠纷的情况时有发生。为避免出现此类情况，应尽量在合同中写明细节，避免口头承诺。如第 3.2 节所述，合同内容最终将成为出现问题时的决策依据。换句话说，您很可能无法对合同中未写明的内容提出索赔。必须在合同中明确说明比较重要的事项，并在签署和盖章之前对模棱两可的内容进行检查和修改。

此外，由于 2021 年的法律变化（《房屋租赁管理事业法》的实施），现在管理公司必须在签订管理合同之前向业主书面说明重要事项。该文件包括合同对方、有效期、管理服务内容和实施方法、报酬（管理费用）相关事项以及合同终止相关事项等信息。虽然重要事项的说明本身可以由无资格人员进行，但由于事先说明是依法进行的，因此理解合同内容就显得更为重要。请务必仔细阅读重要事项说明和提供给您的合同草案，如果有任何不清楚的地方，请不要犹豫提出问题。如果您觉得责任分工中有遗漏，应准备好要求补充。

问题案例和预防要点

本节介绍了管理合同中容易出现的实际问题的例子，以及可作为预防措施的检查点。如果在签订合同前进行确认，很多问题都可以避免。

常见问题举例

对如何处理欠租存在误解：由于合同中没有规定欠租时该如何处理，业主以为管理公司会提醒业主，而管理公司则认为业主会自己提醒自己。由于这种不一致，没有进行提醒，欠费时间延长，导致双方信任关系破裂。
修复费用问题：在一个案例中，管理公司在租户搬出后受托进行修复工作，业主因提出的修复费用高于市场价格而产生了不信任。由于工程是由管理公司指定的承包商进行的，因此对费用是否过高存在争议。
管理合同解除问题：曾有一个案例，业主对管理公司的答复不满意，提出解除合同，但却被按照合同条款收取了三个月租金的违约金。这种麻烦尤其容易发生在因空缺职位未填补或难以联系到公司而考虑转聘其他公司时。
超出服务范围的答复：这是一种因为佣金低而签订合同的情况，但仔细观察就会发现有很多工作不是由管理公司负责的。例如，合同中不包括夜间应急响应或定期巡逻，业主最后不得不自己处理。
报告不充分导致的不信任：在某些情况下，管理公司往往拖延报告，租户直到直接从业主那里听说问题才知道。没有遵守合同中规定的工作报告频率，导致业主无法掌握物业情况，这也成为一个问题。

预防措施

为防止出现上述问题，在签订合同前进行检查和沟通是必不可少的。请注意以下几点

仔细阅读合同和重要信息表：这听起来似乎很明显，但首先要了解合同中的所有条款。尤其要仔细检查工作范围（委托给你的工作内容）、费用和成本分担、合同期限和取消条件、应急措施和欠款处理政策。如果有任何不明确的说法或问题，请当场询问管理公司，必要时让他们补充或修改合同。应避免没有书面形式的口头协议，因为事后无法证明。
具体设想工作流程：假定会出现各种问题，并具体模拟在"____"的情况下，谁该做什么。例如，"如果租户报修漏水怎么办？如果租户欠费 X 天怎么办？检查合同中是如何规定的。如果不清楚，可以问 "在这种情况下，贵公司会处理吗？如果会，请在合同中明确说明。
决定发生费用时的审批程序：在合同中还必须规定，如果发生由业主承担的费用，如修理费，必须事先向业主报告估价并获得批准。如果规定超过一定金额的费用需要业主事先批准，就可以避免在不知情的情况下被收取高额费用。
协商终止条款：终止条款不必遵循模板。如果存在不利于业主的长期限制或过多处罚，可以考虑通过合同前谈判询问是否可以放宽。好的管理公司可能会以灵活的方式满足业主的要求。如果条款和条件不可接受，你可能需要做出不签合同的决定。
检查通讯系统：还要事先检查通讯系统，包括紧急联系电话、如何联系负责人以及报告的频率。这是与合同不同的运营安排的一部分，但对于建立信任关系非常重要。询问公司是否能在夜间或节假日应对紧急情况，是否有负责人不在时的备用系统。

如果能牢记上述要点，大多数问题都可以提前避免。万一在签订合同后出现情况，也可以根据合同冷静处理。

如何选择可靠的管理公司

最后，我们将介绍如何选择一家值得信赖的管理公司。一家好的管理公司将成为业主的好伙伴，并为租赁业务的成功做出巨大贡献。选择公司时应注意以下几点

比较并考虑几家公司：不同的管理公司提供不同的服务、费用和专业领域，因此，重要的是要比较几家公司的建议，而不是只选择一家。事实上，一些专家指出，必须对多家公司进行比较和考虑。本地公司和大型全国连锁公司各有利弊，因此至少要听取两三家公司的意见。
租赁住宅管理人登记：自 2021 年修订法律以来，管理一定规模以上单元的公司必须在国土交通大臣处登记（租赁住宅管理人登记制度）。从可靠性的角度来看，最好将此登记作为指南。例如，登记在册的经营者有义务在签订合同前说明重要事项，这就证明他们是按照一定的规则经营的。
查看他们的业绩记录和专业领域：了解潜在管理公司的经验有多少，以及他们擅长哪些类型的物业。例如，有些公司专门从事整栋公寓楼的管理，而有些公司则可以谨慎处理单个公寓单元。您可以放心，该公司的业绩记录与您的物业相匹配。此外，最好尽可能多地收集有关其入住率（防止空置的能力）和处理投诉声誉的信息。如果有熟人介绍或其他业主口口相传，也可以参考。
建议书的礼貌性：在初次咨询和估价建议书阶段，公司是否礼貌地回答你的问题，是否详细解释合同细节，也是决定公司态度的重要因素。如果公司有诚意，就不会隐瞒任何不利因素，并会事先向你展示合同范本。反之，如果公司避重就轻，或在没有具体措施的情况下试图向您保证一切都会好起来，那就要提高警惕了。
不要仅凭低佣金选择公司：成本是一个问题，但要警惕管理费极低的公司。低佣金可能意味着服务有限，或者业主可能要承担意想不到的负担。事实上，"不仅要检查低佣金，还要检查管理服务的范围。便宜的合同可能会限制可外包的服务范围，并可能给业主带来不可预见的责任"。确保您选择的公司能以合理的市场价格提供服务。比较几家公司的建议书可以更容易地发现哪些条款过于便宜。
合同条款的灵活性：还要看潜在管理公司提供的合同条款（如终止条款、佣金率等）。如果所有条款和条件都不如其他公司，您可能会在签订合同后感到不满。条款和条件谈判的灵活性也是决定一家公司是否值得信赖的关键因素。

根据以上几点，在综合评估的基础上选择管理公司。管理公司是长期合作伙伴，因此成功的秘诀是注重信任和兼容性，而不是短期得失。在签订合同之前，您可以通过提问和提出要求（哪怕是微不足道的要求）来了解公司的态度，看看公司是如何回应的。请仔细比较和对比，这样才能坚定信念、安心地签订合同，找到一家值得信赖的管理公司来管理您宝贵的房地产。

总结。

对于业主来说，管理合同是一份非常重要的合同，因为它是租赁管理的基础。在签订合同之前，了解合同的目的和重要性，彻底确认外包工作的范围、市场价格和费用明细、取消条件以及双方的责任分工，可以大大减少签订合同后出现的问题。稳定管理的另一个秘诀是从实际案例中汲取经验，把住关口，防止常见问题，选择可靠的管理公司。

合同中的每一个细节都要写得清清楚楚，不清楚的地方也要在签约前弄清楚。检查合同可以避免麻烦。为了最大限度地发挥将物业委托给专业管理公司的优势，请参考本文介绍的要点，签订一份满意的管理合同。我们希望即将外包租赁管理的业主能够放心地委托物业，并希望他们的租赁管理能够做得更好。