Tarefas e Tendências na Administração de Imóveis: Guia Completo

O sucesso ou o fracasso da administração de propriedades depende de quão sistematicamente as operações de administração de propriedades são compreendidas e adequadamente terceirizadas. Este relatório organiza as práticas diárias de administração, jurídicas e contábeis e abrange os principais pontos exigidos pela Lei de Administração de Imóveis de Aluguel e os casos mais recentes da DX. Ele visualiza "o que deve ser confiado a uma empresa de administração" e fornece aos proprietários diretrizes que lhes permitem concentrar-se na gestão de ativos com tranquilidade. Para obter mais informações sobre planos de gerenciamento e sistemas de gerenciamento mais específicos, entre em contato com a INA&Associates Ltd.

O que são serviços de gerenciamento de propriedades?

A administração de propriedades é uma empresa contratada pelo proprietário (locador) de uma propriedade alugada para manter e administrar a propriedade e administrar o aluguel e outras finanças. É legalmente definida como uma "empresa de administração de imóveis para aluguel" e é considerada uma empresa que realiza a manutenção e a preservação de edifícios e aadministração financeira de aluguel, depósitos de segurança, encargos de área comum etc. em nome dos proprietários. No entanto, as empresas que "apenas" administram o aluguel e outras finanças não estão incluídas no "negócio de administração de moradias de aluguel" de acordo com essa lei. Em resumo, uma empresa especializada realiza as várias tarefas associadas à administração de aluguéis (como lidar com inquilinos, administração de instalações, cobrança de aluguel etc.) em nome do proprietário.

Essas empresas de administração de propriedades são indispensáveis para os proprietários que moram longe ou que têm um grande número de propriedades. Na verdade, um grande número de empresas de administração está ativo em todo o Japão, com aproximadamente 8.943 empresas de administração de imóveis para locação registradas no Ministério da Terra, Infraestrutura e Transporte em 2023, administrando aproximadamente 7,9 milhões de unidades. Com a recente introdução da Lei de Administração de Imóveis de Aluguel, o escopo do trabalho e as obrigações das empresas de administração foram esclarecidos, criando um ambiente seguro para proprietários e inquilinos.

Principais áreas de trabalho das empresas de administração de imóveis

As empresas de administração de imóveis são responsáveis por uma ampla gama de tarefas, que podem ser amplamente categorizadas nas áreas de administração diária, administração legal (contratual) e administração contábil e financeira. Vamos dar uma olhada nas especificidades de cada uma dessas áreas abaixo.

Gerenciamento do dia a dia

Gerenciamento diário da propriedade e dos locatários em nome do proprietário. O foco principal é lidar com as questões que surgem diariamente, como responder às comunicações dos locatários e fazer a manutenção da propriedade.

• Relações com os inquilinos: responde a consultas e reclamações dos inquilinos e lida com reclamações de problemas de vizinhança e instalações defeituosas. Se houver reclamações sobre ruídos, vazamentos, odores, problemas com animais de estimação etc., elas serão tratadas prontamente para garantir uma vida confortável para os inquilinos e a preservação do patrimônio para os proprietários. A carga mental do proprietário é bastante reduzida ao confiar o trabalho a uma empresa de administração experiente.

• Procedimentos de recrutamento e contratação de inquilinos: quando houver vagas, a empresa recrutará novos inquilinos em nome do proprietário. Definimos os aluguéis apropriados, selecionamos a mídia de publicidade, realizamos inspeções de visualização, examinamos os possíveis inquilinos (verificando sua renda e histórico de crédito) e, quando um inquilino é encontrado, prosseguimos com o processo de assinatura do contrato de locação. Isso inclui a preparação dos documentos do contrato, a explicação de assuntos importantes, a entrega das chaves e uma explicação quando o inquilino se mudar.

• Manuseio durante o contrato: Durante o contrato de locação, a empresa lida com avarias de equipamentos, providencia reparos e realiza inspeções regulares e limpeza do prédio e das instalações. Mantemos a estética da propriedade por meio do gerenciamento diário, como a limpeza de áreas comuns (por exemplo, corredores, entradas e áreas de descarte de resíduos) e o gerenciamento de plantio, para manter um ambiente confortável para os locatários. As instalações que exigem inspeções legais, como abastecimento de água, drenagem e equipamentos de combate a incêndio, são terceirizadas para empreiteiros especializados para manutenção e gerenciamento adequados.

• Cobrança de aluguel e lembretes de atrasos: cobra o aluguel mensal dos locatários e gerencia a remessa ao proprietário. Em muitos casos, os inquilinos são obrigados a se associar a uma empresa de garantia de aluguel, para que possam receber pagamentos de substituição da empresa de garantia em caso de atraso. No entanto, a empresa de administração cuida da resposta inicial (entrar em contato com o inquilino para lembrá-lo e gerenciar a situação de atraso) até que a empresa de garantia faça uma exigência ao inquilino.

• Quando um inquilino deixa a propriedade, a empresa de administração acompanhará a saída do inquilino e verificará se há algum dano no quarto. A empresa liquidará o depósito de garantia em nome do locatário de acordo com as Diretrizes do Ministério da Terra, Infraestrutura, Transporte e Turismo para a restauração da condição original e liquidará adequadamente os custos de reparo. Após a saída dos locatários, providenciamos os trabalhos de limpeza e reforma necessários para restaurar a propriedade à sua condição anterior à locação e nos preparamos para a próxima rodada de recrutamento.

Conforme descrito acima, fornecemos suporte abrangente para uma ampla gama de tarefas de gerenciamento do dia a dia, desde lidar com inquilinos até gerenciar as instalações do edifício, assuntos que exigiriam tempo e conhecimento para que os proprietários lidassem por conta própria.

Serviços jurídicos e de gerenciamento de contratos

A empresa de administração atua como agente e fornece suporte para procedimentos contratuais e legais relacionados à administração de aluguéis. Esse é um campo que exige conhecimento especializado em áreas como a elaboração de contratos, conformidade com leis e regulamentos e respostas legais a problemas que possam surgir.

• Preparação e gerenciamento de documentos contratuais: a empresa de administração prepara documentos contratuais para novos contratos de aluguel e renovações, e prepara a declaração de assuntos importantes. Como especialista em propriedades, a empresa de administração verifica se o contrato está em conformidade com a legislação mais recente e garante que todos os detalhes necessários estejam incluídos no contrato. Especialmente nos últimos anos, os contratos de locação agora podem ser celebrados eletronicamente, de modo que o contrato pode ser concluído on-line ou pessoalmente.

• Explicação de assuntos importantes: ao assinar um contrato com um locatário, uma explicação de assuntos importantes (explicação detalhada da propriedade e do contrato) é fornecida de acordo com a Lei de Negócios de Transações de Lotes e Imóveis. A lei também estipula que, ao firmar um contrato de administração com um proprietário, é dever da empresa de administração fornecer antecipadamente uma explicação por escrito dos assuntos importantes relacionados aos detalhes da administração e à estrutura de remuneração. Essa é uma medida para garantir que o proprietário tenha um entendimento correto do conteúdo do contrato de administração e possa deixar a propriedade em boas mãos.

• Procedimentos de renovação e rescisão do contrato: a empresa de administração realizará os procedimentos de renovação no vencimento do contrato de locação ou, se o contrato de locação não for renovado, procederá com os procedimentos de rescisão e entrega. Facilitamos os procedimentos administrativos em seu nome, como a elaboração do contrato de renovação, a cobrança da taxa de renovação e o envio da notificação de rescisão. Se necessário, também negociamos a rescisão e a renúncia de contratos com locatários que estejam violando o contrato ou em atraso, além de prestarmos consultoria jurídica e estabelecermos contato com especialistas (advogados).

• Conformidade com leis e regulamentos e gestão de riscos: a empresa realiza uma gestão adequada de acordo com as leis e os regulamentos relacionados à gestão de aluguéis (por exemplo, Lei de Locação de Terrenos e Edifícios, Lei de Contratos com Consumidores, Lei de Serviço de Incêndio etc.). Por exemplo, seguimos as diretrizes do Ministério de Terras, Infraestrutura, Transporte e Turismo sobre a restauração do estado original para evitar problemas, verificamos os anúncios publicitários ao recrutar inquilinos para garantir que não haja violações e evitamos que forças antissociais se instalem de acordo com a Portaria de Exclusão de Gangues. No caso improvável de litígio ou disputa com vizinhos, a empresa de gerenciamento atua como ponto de contato para resolver a situação e, se necessário, lida com a situação em cooperação com advogados especializados.

Serviços de gerenciamento contábil e financeiro

Esse trabalho envolve o gerenciamento adequado do fluxo de dinheiro na administração de aluguéis, remessas e relatórios para o proprietário e suporte fiscal. Essa é uma função importante no gerenciamento das receitas e despesas do proprietário em seu nome.

• Gerenciamento de receitas e despesas de aluguel: gerencia a cobrança de aluguel mensal, encargos de área comum, taxas de estacionamento etc. e remete (liquida) esses valores ao proprietário. Como um serviço de agência de cobrança, a empresa de administração recebe o aluguel uma vez e o remete ao proprietário após deduzir a taxa de administração prescrita. Em caso de atraso no pagamento por parte do inquilino, é emitido um lembrete e, se os atrasos forem prolongados, a empresa também dará prosseguimento ao procedimento de cobrança para a empresa de garantia. Os dados de gerenciamento de aluguel são rigorosamente registrados por meio de software de contabilidade, etc., para que se possa identificar imediatamente a qual propriedade ou contrato o aluguel se refere.

• Gerenciamento do depósito de segurança/dinheiro de liquidação: a empresa também gerencia o depósito de segurança recebido no momento da mudança e o dinheiro de liquidação devido no momento da saída. O depósito de segurança é legalmente propriedade do proprietário, mas a empresa de administração o mantém em uma conta e o liquida com os custos de restauração quando o inquilino se muda. Se o depósito de segurança não cobrir o custo dos reparos, a empresa também lida com reclamações adicionais e com a devolução dos depósitos de segurança excedentes. Esses depósitos são legalmente obrigados a ser segregados em uma conta específica separada da conta da própria empresa de administração para evitar a apropriação indevida dos ativos dos proprietários.

• Gerenciamento de despesas : também atuamos como agente para o pagamento das despesas necessárias para a manutenção e o gerenciamento da propriedade. Por exemplo, as contas de luz e água das áreas comuns, as taxas regulares de limpeza e os custos de reparo podem ser temporariamente adiantados pela empresa de administração e compensados com a renda mensal do aluguel. Não apenas as despesas regulares, mas também os custos de reparos ocasionais são gastos após consulta ao proprietário e são registrados na contabilidade. Esses valores de receita e despesa específicos da propriedade são informados regularmente e, conforme discutido abaixo, você é obrigado a informar ao proprietário, pelo menos uma vez por ano, sobre a situação da administração (receita, despesa e tratamento de reclamações).

• Relatórios e assistência fiscal: são preparados relatórios mensais ou trimestrais de receitas e despesas, informando ao proprietário sobre o aluguel recebido, detalhes de despesas e deduções de comissões. Anualmente, fornecemos um resumo das receitas e despesas de aluguel do ano e emitimos um relatório anual de receitas e despesas como referência para declarações de impostos. Se necessário, também trabalhamos com um contador fiscal para oferecer suporte em relação à declaração de renda de aluguel, incluindo o registro da depreciação e das despesas necessárias. No caso de proprietários residentes no exterior, a empresa também atua como agente para o pagamento do imposto retido na fonte e como agente fiscal. Esses serviços de contabilidade têm a vantagem de que os proprietários ficam livres de uma gestão financeira complicada e podem se concentrar em seu negócio principal ou em outros investimentos.

Pontos principais da Lei de Administração de Imóveis de Aluguel

A Lei sobre a Gestão Adequada de Moradias de Aluguel (Lei de Gestão de Moradias de Aluguel), que entrou em vigor em junho de 2021, impõe novas obrigações e sistemas às empresas de gestão. Os principais pontos sobre os quais os proprietários devem estar cientes estão resumidos abaixo.

• Introdução de um sistema de registro: as empresas de administração de imóveis para locação que administram 200 unidades ou mais agora são obrigadas a se registrar no Ministério da Terra, Infraestrutura e Transporte (o registro é opcional para empresas que administram menos de 200 unidades). Os operadores registrados estão sujeitos a várias obrigações e estão sujeitos a penalidades se continuarem a operar sem registro.

• Obrigação de ter um administrador de negócios: todas as empresas de administração de aluguéis registradas devem ter pelo menos um administrador de negócios com conhecimento especializado e experiência em "administração de imóveis para locação" em cada escritório. Para se tornar um administrador de negócios, o gerente de propriedade registrado deve atender a determinadas qualificações e requisitos práticos, como ser um "gerente de negócios de propriedade de aluguel" qualificado nacionalmente ou um comerciante certificado de lotes e edifícios, e estará sujeito a multas se operar sem essas qualificações. Isso foi projetado para melhorar o profissionalismo de cada empresa de administração e aprimorar o sistema de conformidade legal.

• Obrigação de explicar questões importantes antes de assinar um contrato de administração: Quando uma empresa de administração assina um novo contrato de administração com um proprietário, ela é obrigada a fornecer uma explicação sobre questões importantes antes da conclusão do contrato, emitindo um documento que informe a remuneração, as tarefas específicas e os métodos de implementação, etc. São permitidas não apenas explicações presenciais, mas também explicações on-line de assuntos importantes (IT Jusetsu) e a entrega de documentos eletrônicos, para que o proprietário possa concluir o contrato com um entendimento completo da consignação de gerenciamento antecipadamente. Isso evita problemas devido a solicitações maliciosas ou explicações insuficientes.

• Obrigação de administrar a propriedade separadamente: a lei estipula que a propriedade do proprietário, como aluguel e depósitos de segurança, que são confiados à empresa de administração no decorrer de seus negócios, devem ser claramente separados dos fundos próprios da empresa. Especificamente, uma conta dedicada é criada para manter o dinheiro recebido dos proprietários e é administrada separadamente da conta operacional da própria empresa. Isso facilita a preservação dos fundos dos proprietários no caso de a empresa de administração entrar em dificuldades financeiras e também aumenta a transparência, pois o fluxo de dinheiro pode ser imediatamente identificado nos livros.

• Obrigação de informar regularmente o proprietário: Agora é obrigatório informar o proprietário, pelo menos uma vez por ano, sobre a situação das operações de administração de cada propriedade sob administração. Os relatórios abrangem principalmente "receitas e despesas, como cobrança de aluguel", "manutenção e gerenciamento do edifício" e "se houve ou não reclamações de inquilinos e como elas foram tratadas". Isso permite que os proprietários monitorem regularmente a operação de suas propriedades e facilita a comunicação com a empresa de administração. Muitas empresas de administração fornecem relatórios detalhados não apenas uma vez por ano, conforme exigido por lei, mas também mensal ou trimestralmente.

Conforme descrito acima, a Rental Housing Management Business Act aumenta o nível de qualidade do serviço e a confiabilidade das empresas de administração. Para os proprietários, a terceirização para uma empresa registrada proporciona um certo nível de tranquilidade.

Exemplos de DX em operações de administração de propriedades

Nos últimos anos, a onda de transformação digital (DX) se estendeu à gestão de propriedades, com o uso da tecnologia de TI melhorando a eficiência operacional e os serviços. Apresentamos aqui alguns dos mais recentes estudos de caso de DX no Japão.

• Nuvem de gerenciamento de propriedades: tradicionalmente, o gerenciamento de informações sobre propriedades e documentos contratuais tendia a ser complicado com papel e Excel, mas um número cada vez maior de empresas está introduzindo sistemas de gerenciamento de aluguéis baseados em nuvem. Por exemplo, quando uma grande empresa imobiliária introduziu o **Canary Cloud**, ela informou que cerca de metade do trabalho de contatar inquilinos e buscar clientes foi automatizado, reduzindo significativamente a carga de trabalho da equipe responsável. A centralização dos contratos e das informações sobre os clientes também facilitou a recuperação de informações, permitindo que um pequeno número de pessoas gerencie um grande número de propriedades sem erros, o que melhorou a produtividade.

• Contratação on-line e explicação de TI de assuntos importantes : a digitalização de contratos de aluguel e contratos de administração também está progredindo rapidamente: desde que a proibição da contratação eletrônica foi suspensa em 2022, os contratos assinados usando serviços de assinatura eletrônica e explicação on-line de assuntos importantes (explicação de TI de assuntos importantes) usando sistemas de videoconferência se tornaram comuns no setor imobiliário. De acordo com uma pesquisa do Ierabu Group, até 2023, a taxa de uso de contratos eletrônicos pelo usuário final** terá dobrado a cada ano (de 9,1% para 18,0%)**, e os contratos sem papel estão se tornando mais difundidos, principalmente no setor de locação. Os contratos on-line permitem que os procedimentos sejam concluídos sem a necessidade de visitar uma loja, possibilitando uma resposta tranquila a proprietários/locatários distantes e famílias ocupadas com renda dupla.

• Resposta do inquilino assistida por IA: cada vez mais, a tecnologia de inteligência artificial (IA) está sendo usada para automatizar e atualizar o tratamento de consultas de inquilinos e possíveis inquilinos.

• Fechaduras inteligentes: a DX também está se estendendo ao gerenciamento de chaves físicas. Um número cada vez maior de empresas de gerenciamento está instalando fechaduras inteligentes em suas propriedades de aluguel, que podem ser destravadas usando smartphones ou cartões IC, para reduzir os problemas de entrega e perda de chaves.

Além desses exemplos, várias outras iniciativas de DX estão em andamento, como o monitoramento remoto de instalações prediais usando sensores de IoT e a automação do trabalho rotineiro de escritório usando RPA (robôs de software). A introdução da DX permitiu que as empresas de gestão alocassem o tempo e o esforço economizados em mão de obra para tarefas de maior valor agregado, como a apresentação de propostas aos proprietários e o planejamento de medidas para aumentar o valor das propriedades. Os proprietários também podem desfrutar de novos benefícios, como o fornecimento de um serviço da Web dedicado aos proprietários que lhes permite visualizar os relatórios de status da propriedade on-line.

Conclusão.

As empresas de administração de propriedades são responsáveis por uma ampla gama de tarefas, desde a administração diária da propriedade até questões contratuais, jurídicas e contábeis. A lei esclareceu o escopo e as responsabilidades de seu trabalho, e a designação de pessoal profissionalmente qualificado criou um ambiente no qual os proprietários podem se sentir seguros em confiar seus valiosos ativos a elas. Ao terceirizar para uma empresa de administração, eles se livram do estresse de lidar com inquilinos e solucionar problemas e podem se concentrar em garantir a renda por meio de uma administração estável dos aluguéis. Além disso, os avanços no DX tornaram os serviços mais rápidos e transparentes, e o gerenciamento de propriedades se tornou mais preciso. Esperamos que o conteúdo desta coluna ajude os proprietários a entender sistematicamente "o que é confiado à empresa de administração" e a realizar uma melhor administração de aluguéis em cooperação com um parceiro confiável.