Importância da Administração de Imóveis e o Valor do Capital Humano

A administração de propriedades é a administração e a operação de propriedades imobiliárias para aluguel em nome dos proprietários. Por exemplo, ela realiza a gestão diária e as relações com os inquilinos em nome dos proprietários de condomínios, apartamentos, edifícios, residências unifamiliares, instalações comerciais e outras propriedades. O objetivo é manter e melhorar o valor da propriedade, que é um ativo importante para o proprietário, e proporcionar um ambiente de vida seguro e confortável para os inquilinos.

Este artigo fornece uma explicação detalhada das tarefas específicas de uma empresa de administração de propriedades em cada uma das seguintes áreas: administração do edifício, administração de inquilinos, administração de contratos, administração de reparos e relatórios de receitas e despesas. Não listaremos apenas as descrições das funções, mas também nos concentraremos na importância de uma atitude sincera em relação ao trabalho e aovalor criado pelos ativos humanos (recursos humanos), e consideraremos o que é a verdadeira provisão de valor no setor de administração de propriedades sob a perspectiva de Daisuke Inazawa, gerente da INA & Associates K.K., atual Falarei sobre isso com base em nossa experiência e filosofia.

O que é o negócio de administração de imóveis?

Primeiro, vamos revisar os conceitos básicos do negócio de administração de propriedades. A principal função de uma empresa de administração de propriedades é administrar e operar propriedades em nome de seus proprietários. Se o proprietário estiver ocupado com seu trabalho diário ou tiver muitas propriedades, será difícil gerenciar cada propriedade sozinho. Portanto, na maioria dos casos, ele terceiriza o trabalho para uma empresa de administração especializada.

A empresa de administração fica entre o proprietário e os inquilinos e apoia a administração tranquila do aluguel, mantendo o valor da propriedade. Especificamente, ela é responsável por uma ampla gama de tarefas, desde o recrutamento de inquilinos até a contratação, o apoio aos inquilinos durante sua estadia, a manutenção do edifício e das instalações e o gerenciamento das receitas e despesas mensais. Uma missão importante das empresas de administração de imóveis é criar um ambiente de vida que satisfaça tanto os proprietários quanto os inquilinos. Naturalmente, os proprietários têm um forte desejo de aumentar a lucratividade de suas propriedades. Para atender às suas expectativas, as empresas de administração de imóveis também precisam se esforçar para aumentar a lucratividade reduzindo as vacâncias e gerenciando os custos adequadamente.

Principais tarefas das empresas de administração de propriedades

As principais tarefas que as empresas de administração de propriedades realizam diariamente estão listadas abaixo. Há dois aspectos principais - administração de aluguéis e administração de edifícios - e vamos dar uma olhada nas especificidades de cada um.

• Administração do edifício: manutenção e administração do próprio edifício e das áreas comuns. Trata de tudo, desde pequenos problemas cotidianos até planos de renovação de longo prazo, a fim de prolongar a vida útil do edifício e proteger seu valor patrimonial. Por exemplo, limpamos corredores e entradas comuns, inspecionamos elevadores, bombas de água e outras instalações, elaboramos planos para reparar áreas dilapidadas e, em alguns casos, fazemos propostas para futuras reconstruções ou reparos em grande escala. Essa gestão de edifícios ajuda a proteger e aumentar o valor físico da propriedade a longo prazo.

• Relações com os inquilinos: envolve responder a perguntas, solicitações e reclamações dos inquilinos. Eles lidam prontamente com problemas que podem ocorrer diariamente, como problemas de ruído e mau funcionamento de equipamentos, para manter um ambiente de vida seguro e protegido para os locatários. No caso de problemas com equipamentos ou ruídos tarde da noite, corremos rapidamente para o local, avaliamos a situação e lidamos com ela de forma adequada. Eles também podem atuar como mediadores de problemas entre locatários. Se necessário, eles garantem que os locatários estejam cientes das regras e das maneiras e trabalham para evitar a recorrência de problemas. Nós nos esforçamos para aumentar a satisfação dos locatários, lidando com eles de maneira honesta e rápida.

• Gestão de contratos: gerencia os procedimentos administrativos relacionados aos contratos de aluguel. Ao fechar um contrato de aluguel com um novo inquilino, realizamos procedimentos de triagem, preparamos e explicamos os documentos do contrato e, uma vez que o contrato tenha sido fechado, administramos a propriedade de acordo com o contrato. O gerenciamento do contrato também inclui a cobrança do aluguel, o contato com a empresa de garantia, o gerenciamento da data de vencimento do contrato para renovação e o fornecimento de informações sobre os procedimentos de renovação. No caso improvável de atraso no pagamento do aluguel, lembramos prontamente os inquilinos e realizamos os procedimentos de cobrança por meio da empresa de garantia. Quando um inquilino se muda, também cuidamos dos procedimentos de cancelamento e da liquidação dos depósitos de segurança (liquidação dos custos de restauração).

• Recrutamento de inquilinos (gerenciamento de vagas): outra tarefa importante é recrutar prontamente o próximo inquilino quando ocorre uma vaga. Criamos anúncios que transmitem com precisão a atratividade do imóvel e discutimos com o proprietário sobre a definição de um aluguel adequado. Isso também inclui o recrutamento extensivo de inquilinos por meio de corretores e portais de propriedades, respondendo aos candidatos para visitas, aceitando inscrições e conduzindo e apoiando a triagem de inquilinos. Ao minimizar o período de vacância, isso contribui para estabilizar a gestão de aluguéis do proprietário.

• Reparo: envolve lidar com quaisquer defeitos ou mau funcionamento do edifício ou dos equipamentos nos cômodos. Quando os locatários nos informam sobre uma falha, verificamos a situação e, se necessário, providenciamos um reparador especializado. Informamos e consultamos o proprietário sobre os detalhes e os custos do reparo e obtemos permissão antes de prosseguir com o trabalho. Também obteremos cotações de vários empreiteiros e as compararemos para garantir que os reparos sejam realizados a um custo razoável. Os vazamentos emergenciais de água e as quedas de energia são tratados imediatamente para evitar a propagação dos danos. Após a conclusão dos reparos, explicamos a situação aos locatários e os informamos sobre as medidas para evitar a recorrência, a fim de tranquilizá-los. Essas medidas de reparo adequadas ajudam a manter os valores dos ativos e a tranquilizar os locatários.

• Relatórios de receitas e despesas: esses são relatórios regulares para o proprietário sobre a situação de receitas e despesas da propriedade. A renda mensal do aluguel, as taxas de administração, os custos de reparo e outras despesas são resumidos e enviados ao proprietário como um relatório de receitas e despesas. Se necessário, a empresa também pode prestar consultoria sobre a situação das operações e discutir futuras políticas de administração de aluguéis. Ao mesmo tempo, a empresa de administração remete o aluguel cobrado em nome do proprietário, menos as taxas e despesas. Ao fornecer relatórios claros de receitas e despesas, os proprietários podem compreender com precisão a situação da administração de sua propriedade. Ao compartilhar números e trabalhar em conjunto com o proprietário para resolver problemas, a empresa pode levar a uma melhor administração do aluguel.

O texto acima é uma visão geral das principais descrições de cargos. Na realidade, há diferenças detalhadas dependendo do tipo de propriedade e das políticas do proprietário, mas pode-se dizer que a função de uma empresa de administração de propriedades é fornecer suporte consistente desde o recrutamento de inquilinos, a contratação, o manuseio diário, a administração do edifício e a administração de receitas e despesas.

Importância de uma atitude sincera em relação ao trabalho

Uma atitude sincera em relação ao trabalho é de extrema importância ao realizar o trabalho de gerenciamento de propriedades. Acreditamos que o relacionamento entre uma empresa de administração de imóveis e o proprietário deve ser considerado como uma parceria de longo prazo, e não como um mero acordo de terceirização. Como você nos confia seus valiosos ativos, é essencial construir uma relação de confiança. Essa confiança não pode ser construída da noite para o dia, mas é cultivada por meio do acúmulo diário.

Ouvimos de proprietários que mudaram a administração para nós no passado que eles estavam preocupados em confiar suas propriedades a nós porque a empresa de administração anterior demorava a informar e não era sincera. Essa experiência me fez perceber a importância de manter contato e responder de boa-fé.

O que eu mesmo percebi ao administrar a INA&Associates é que o fornecimento de informações transparentes, a comunicação honesta e a atuação responsável e completa geram confiança. Por exemplo, as informações sobre as condições da propriedade, os inquilinos e as receitas e despesas são fornecidas abertamente aos proprietários a qualquer momento, e quaisquer problemas são relatados e discutidos prontamente e sem ocultação. Também respondemos prontamente e com sinceridade às solicitações e perguntas dos proprietários, e sempre tentamos mostrar que eles podem se sentir seguros em confiar sua propriedade a esta empresa de administração.

A mesma sinceridade se aplica aos nossos locatários. Se conseguirmos conquistar a confiança dos locatários em nossa administração, isso acabará resultando em uma taxa de despejo menor e em uma melhoria na reputação da propriedade, o que, por sua vez, resultará em lucros de longo prazo (administração estável) para o proprietário. Devemos lidar com os vários problemas que surgem no local todos os dias, um a um, com sinceridade. O acúmulo desses esforços cria uma forte relação de confiança com nossos clientes (proprietários e inquilinos) e forma a base sólida de nosso negócio de gerenciamento de propriedades.

Valor criado pelo capital humano

Acredito firmemente que a maior fonte de valor no negócio de administração de propriedades são as pessoas. Consideramos nossos funcionários e equipe de cooperação como "ativos humanos" em vez de " recursos humanos ". Isso se deve ao fato de considerarmos as pessoas como ativos insubstituíveis para a empresa, em vez de mera mão de obra. Acreditamos que a criação de um ambiente no qual as pessoas que trabalham arduamente no campo sejam valorizadas de forma justa e possam realizar todo o seu potencial é a chave para a prestação de serviços de alta qualidade.

De fato, pessoas com uma grande variedade de habilidades e experiências estão trabalhando na administração de propriedades. Por exemplo, funcionários com qualificações e experiência como arquitetos e gerentes de construção podem usar seu conhecimento especializado em edifícios para propor o gerenciamento de manutenção e o trabalho de construção adequados. Uma equipe fluente em inglês e em outros idiomas estrangeiros pode ajudar a facilitar a comunicação com inquilinos estrangeiros. Ao utilizar os pontos fortes de cada um de nossos recursos humanos em nosso trabalho, podemos oferecer serviços e soluções de maior qualidade para proprietários e locatários.

Minha forte crença na importância do capital humano também esteve por trás da fundação da INA & Associates Ltd em 2020. O setor de administração de propriedades há muito tempo tem uma estrutura de vários subcontratados, e tem sido difícil recompensar aqueles que trabalham duro no campo. Portanto, queríamos criar um sistema no qual aqueles que trabalham duro fossem devidamente reconhecidos e recompensados, e introduzimos um modelo de negócios exclusivo. Por exemplo, no passado, as taxas de administração de 3 a 5% do aluguel eram comuns, mas, ao melhorar a eficiência operacional e utilizar a TI, conseguimos um sistema de taxa fixa altamente transparente de ¥ 1 .100 por quarto por mês (impostos incluídos). Dessa forma, como empresa, podemos avaliar de forma justa o valor das pessoas e dos serviços e oferecer remuneração e ambiente adequados, de modo que nossos recursos humanos da linha de frente possam trabalhar com mais motivação e orgulho.

Vivemos em uma era de avanços tecnológicos, mas são as pessoas que, em última análise, usam sua criatividade e engenhosidade para resolver problemas. É por isso que a gestão que extrai a vitalidade do capital humano é tão importante. Como resultado, acreditamos que podemos melhorar drasticamente o valor que oferecemos aos nossos clientes.

Cultivar e utilizar o capital humano com cuidado está diretamente ligado ao crescimento da própria empresa de gestão. O crescimento de cada um dos funcionários é nada menos que o crescimento da empresa. Acreditamos que uma empresa na qual os funcionários sentem satisfação e orgulho de seu trabalho, e trabalham com um sorriso e entusiasmo, certamente será capaz de prestar um bom serviço a seus clientes. Como os recursos humanos são nosso maior patrimônio, é importante maximizar sua força investindo em educação e treinamento, criando um ambiente de trabalho confortável e construindo um sistema que avalie o desempenho de forma justa. A força organizacional e no local assim acumulada nos permitirá continuar a prestar serviços estáveis e de alta qualidade a proprietários e locatários.

Conclusão.

A administração de propriedades é um trabalho que lida com os "bens" da propriedade, mas, ao mesmo tempo, é um trabalho que gera confiança entre as pessoas. As tarefas específicas de uma empresa de administração incluem a administração do edifício, relações com inquilinos, administração de contratos, trabalhos de reparo, relatórios de receitas e despesas e uma ampla gama de outras tarefas, mas o ponto central de tudo isso é proporcionar segurança e satisfação aos proprietários e inquilinos.

Ao realizar essas tarefas, é essencial ser sincero e construir relacionamentos de confiança, e a força dos recursos humanos que trabalham no local é a fonte de criação de valor. Como gerente, percebo todos os dias que somente umaatitude de trabalho sincera e transparente euma cultura corporativa que valoriza as pessoas podem, em última análise, proporcionar um valor significativo tanto para os proprietários quanto para os locatários.

Na INA & Associates Ltd, esses princípios estão no centro de nosso negócio de gerenciamento de propriedades. O que é o negócio de administração de propriedades? Esperamos que este artigo ajude os proprietários que estão se perguntando "O que é administração de propriedades?" a entender a natureza do nosso trabalho e a escolher o parceiro certo. Temos orgulho do trabalho que realizamos para proteger e cuidar de seus valiosos ativos e continuaremos a contribuir para a gestão de suas propriedades, fornecendo valor com integridade. Continuaremos a estudar e a trabalhar arduamente para maximizar o valor dos ativos e contribuir para uma gestão estável como um parceiro que merece sua confiança.