Entenda a Diferença Entre Cópias Autenticadas e Registros Fechados

Você já ouviu os termos "cópia autenticada do registro" ou "cópia fechada" em um procedimento de compra e venda ou registro de propriedade? Uma cópia autenticada do registro (agora chamada de certidão de assuntos registrados ) é um documento de registro de imóveis que registra a localização, a área, o proprietário, a hipoteca e outros direitos de terrenos e edifícios, e é um documento importante e essencial para compras e vendas de imóveis. Uma cópia fechada, por outro lado, é um documento usado para confirmar registros anteriores que foram removidos do registro atual devido a uma combinação de golpes (gouhitsu) ou perda. O conhecimento de informações sobre terrenos e edifícios anteriores pode ajudar a evitar problemas após uma transação imobiliária. Este artigo explica as definições, as diferenças e como obter os registros e os registros fechados de uma maneira fácil de entender, e apresenta os pontos principais de seu uso por meio de estudos de caso. Ele também inclui informações suplementares especializadas para proprietários de terras,proprietários de empresas e indivíduos ricos, portanto, use-o como referência para sua pesquisa sobre propriedades.

Texto principal (definições, diferenças, como obter, estudos de caso)

O que é um registro (livro de registro)?

Um registro é um livro oficial (registro de cadastro) mantido pelo Departamento Jurídico com informações sobre os direitos e a situação física dos imóveis (terrenos e edifícios). Por exemplo, informações sobre uma determinada propriedade, como quem é o proprietário, que tipo de propriedade é (localização, área etc.) e quem tem quais direitos (por exemplo, hipoteca), são registradas no registro e estão disponíveis ao público. Um certificado de assuntos registrados é uma saída escrita e uma certificação do conteúdo desse registro, que costumava ser chamado de cópia autenticada do registro (e ainda é costumeiramente chamado de "cópia autenticada do registro"). O Certificado de Assuntos Registrados é um documento importante que precisa ser apresentado e verificado em transações imobiliárias (por exemplo, vendas de propriedades e heranças) e pode ser obtido em um terminal no Departamento Jurídico ou no balcão. Ele pode ser obtido por qualquer pessoa mediante o pagamento de uma taxa e é um certificado de credibilidade pública emitido pelo sistema de registro de imóveis.

O que é um registro fechado (cópia fechada)?

Um registro fechado é um livro (ou arquivo de dados) usado para preservar os registros fechados de um determinado terreno ou edifício quando os registros são fechados por algum motivo. Especificamente, um registro é fechado nos seguintes casos, e as informações sobre a propriedade não estarão mais visíveis no registro atual

• Quando o número original do lote ou da casa desaparece devido à junção ou divisão do terreno ou à perda de um edifício (por exemplo, vários lotes vizinhos são legalmente combinados em um, um edifício é demolido e o terreno é limpo etc.)

• Quando o registro tradicional em papel é substituído por um registro eletrônico devido à informatização do registro (o registro antigo em papel é tratado como encerrado nesse caso).

Os registros de encerramento têm um período de retenção definido: o registro de encerramento de terrenos é mantido por 50 anos e o registro de encerramento de edifícios por 30 anos (observe que os registros antigos encerrados antes de 1º de julho de 1988 podem já ter sido descartados com um período de retenção de 20 anos). O registro de encerramento é basicamente aberto para inspeção e aquisição por qualquer pessoa, e uma "cópia fechada" (uma cópia do registro de encerramento) pode ser emitida mediante solicitação.

Informações suplementares sobre terminologia : diferença entre uma cópia fechada e um certificado de assuntos encerrados
Uma transcrição de encerramento é um documento que é uma cópia do registro de encerramento em papel e é uma "cópia autenticada" (uma cópia do original) do registro de encerramento. Por outro lado, para um registro fechado cujas informações de registro tenham sido convertidas em dados eletrônicos, é emitido um certificado com o conteúdo impresso, que não é estritamente uma "transcrição de fechamento", mas um "certificado de todos os assuntos fechados" (ou " certificado de assuntos fechados ",para abreviar). Apesar das diferentes designações, o conteúdo das informações contidas na transcrição de encerramento e na certidão de encerramento de questões é idêntico. Neste artigo, eles podem ser chamados coletivamente de "transcrição de encerramento" por conveniência.

Diferenças entre o registro atual e o registro fechado (tabela comparativa)

Quais são as diferenças entre o registro atual (certificado de assuntos registrados), que está em vigor hoje, e o registro fechado (transcrição fechada), que é um registro do passado? A tabela abaixo resume as diferenças nas funções e nos métodos de aquisição.

Existem diferentes tipos de certidões de assuntos registrados, como "Certidão de todos os assuntos", "Certidão de assuntos atuais" e "Certidão de assuntos parciais", mas este artigo pressupõe a utilização da Certidão de todos os assuntos (equivalente à chamada transcrição) usada em pesquisas imobiliárias.

Como obter uma cópia autenticada do registro e uma cópia fechada do registro

Então, como exatamente é possível obter uma cópia autenticada do registro atual e uma cópia fechada do registro? O procedimento básico de solicitação é o mesmo, mas há algumas diferenças de procedimento. Aqui explicamos o método geral de obtenção e alguns pontos a serem observados.

• Como obter uma cópia autenticada do registro atual (certificado de assuntos registrados): você pode solicitar uma cópia no Escritório de Assuntos Jurídicos mais próximo, por correio ou on-line. No balcão, preencha e envie um formulário de solicitação de uma certidão de assuntos registrados e pague a taxa com selos de registro. Se a solicitação for on-line, é necessário registrar-se como usuário no Sistema de Solicitação On-line para Registro e Depositários do Ministério da Justiça e concluir o procedimento de solicitação na Web. Os certificados solicitados on-line podem ser recebidos pelo correio ou no balcão. Qualquer que seja o método utilizado, o certificado será emitido no mesmo dia ou em alguns dias após a solicitação.

• Como obter uma certidão de encerramento (registro fechado): para propriedades que foram fechadas após a digitalização do registro, é obtida uma certidão de encerramento que atesta o conteúdo do registro. Assim como a certidão atual, a certidão de assuntos encerrados pode ser solicitada em qualquer escritório de assuntos jurídicos em todo o país, e também pode ser solicitada por correio ou on-line. O método de solicitação e o formulário de solicitação são praticamente os mesmos da solicitação de uma Certidão de Assuntos Registrados, com a diferença de que o solicitante deve marcar itens como "Registro fechado devido à informatização" na caixa de seleção do formulário de solicitação.
  Por outro lado, deve-se prestar atenção aos registros fechados antigos (que são mantidos apenas em registros de papel e não foram informatizados). Nesse caso, a solicitação de entrega só pode ser feita no Escritório de Assuntos Jurídicos competente no momento do encerramento. As solicitações on-line via Internet e outros departamentos jurídicos não lidam com tais solicitações, portanto, você deve visitar pessoalmente o departamento jurídico relevante ou enviar uma solicitação pelo correio ao departamento jurídico em questão. Ao fazer uma solicitação, é necessário especificar a localização da propriedade, o número do lote e da casa e a data de fechamento da propriedade a ser examinada. Essas informações podem ser encontradas no título de propriedade (certificado de direitos registrados), na declaração de tributação da propriedade ou, se não tiver certeza, ligue para o Departamento Jurídico, que poderá fornecer essas informações.

Se desejar inspecionar diretamente o registro fechado em si, você também poderá solicitá-lo (por uma taxa equivalente à do certificado de assuntos fechados) em um terminal fornecido pelo departamento jurídico. Profissionais como escrivães judiciais e investigadores de terrenos e construções, bem como comerciantes de lotes e construções, também podem visualizar e obter informações sobre o registro fechado on-line usando o "Serviço de fornecimento de informações de registro" fornecido pela Associação de Assuntos Jurídicos Civis. O público em geral também pode se inscrever nesse serviço e verificar o conteúdo do registro fechado em um computador, embora mediante o pagamento de uma taxa. Entretanto, as informações do registro fechado que não estão digitalizadas não são fornecidas on-line, portanto, nesses casos, ainda é necessário fazer uma solicitação em papel.

Estudos de caso para verificar o registro fechado

Embora a cópia atual do registro seja sempre verificada no momento da venda ou compra, há apenas um número limitado de casos em que o registro fechado deve ser verificado. No entanto, as informações do registro de encerramento podem ser de grande ajuda nos seguintes casos Vejamos alguns casos em que isso é importante não apenas para os consumidores em geral, mas também para proprietários de terras, proprietários de empresas e indivíduos ricos em transações imobiliárias.

• Caso do proprietário de terras (verificação do histórico dos lotes combinados e subdivididos): se um proprietário de terras que uma vez combinou vários lotes de terra em um grande lote de terra quiser vender ou subdividir parte dele novamente, ele poderá verificar as informações de cada um dos lotes originais no Registro de Encerramento. O registro de encerramento contém o número do terreno original, a categoria do terreno (uso), a área e a localização no mapa público, o que pode ser útil para confirmar os limites e entender os direitos anteriores. Por exemplo, o status de interesses e servidões (direitos de passagem, etc.) para cada pedaço de terra que foi dividido no passado pode ser compreendido, levando à prevenção de problemas de limites e à avaliação adequada de ativos posteriormente.

• Casos de proprietários corporativos (levantamento de risco de terrenos para desenvolvimento): quando uma empresa adquire um terreno para desenvolvimento, é importante investigar o histórico de uso anterior do terreno. Ao verificar o registro de encerramento, é possível determinar quais edifícios foram construídos anteriormente no terreno (tipo e estrutura do edifício). Por exemplo, se a seção de título do registro de fechamento revelar que havia uma fábrica ou um posto de gasolina no terreno no passado, o risco de contaminação do solo poderá ser considerado antecipadamente. Além disso, se o terreno tiver sido o local de uma funerária no passado, isso pode ser um fator de distanciamento psicológico, que talvez precise ser levado em conta ao reestruturar o terreno. Dessa forma, as informações do registro de fechamento também podem ser úteis para o gerenciamento de riscos corporativos e o planejamento de negócios.

• O caso de indivíduos com alto patrimônio líquido (verificações de histórico e direitos para propriedades de alto valor): indivíduos e investidores com alto patrimônio líquido que adquirem propriedades com alto valor tendem a se concentrar no histórico da propriedade. A obtenção de um registro fechado permite que eles rastreiem as mudanças na propriedade e nos direitos anteriores do terreno ou do edifício. Por exemplo, se uma propriedade teve frequentes mudanças de propriedade no passado, você deve desconfiar de quaisquer rumores ocultos (incidentes, acidentes, fracassos comerciais etc.). Se puder verificar o histórico do antigo proprietário e da execução da hipoteca por meio do registro de encerramento, isso o ajudará a decidir se pode comprar a propriedade com segurança. Se forem encontradas incertezas, você poderá confirmar os detalhes com o vendedor ou corretor e, se necessário, refleti-los nos termos e condições do contrato.

• Caso do consumidor (compra de uma propriedade com uma casa antiga): o registro fechado também pode ser útil na compra de uma casa de segunda mão ou de um terreno com uma casa antiga. Por exemplo, se o terreno foi desmatado, mas uma casa antiga foi construída nele até alguns anos atrás, o registro de construção fechado pode ser solicitado para confirmar a estrutura da construção e se e quando ela foi registrada como perdida (demolida). É seguro presumir que o edifício foi devidamente registrado como destruído, mas se não tiver sido registrado como destruído por muitos anos, o edifício pode ser tratado como existente por lei. Saber disso no registro fechado reduz o risco de cobranças desnecessárias de impostos sobre a propriedade mais tarde e evita problemas decorrentes de procedimentos omitidos após a demolição de uma casa antiga. Essa é uma medida que você pode tomar antes de comprar e que o ajudará a ter tranquilidade.

Conforme mencionado acima, o registro fechado é uma cápsula do tempo que reflete o passado da propriedade. Mesmo as informações que não aparecem no registro atual podem ser decifradas do "livro de história" do terreno ou do edifício examinando o registro de encerramento. Especialmente no caso de transações imobiliárias caras ou propriedades com direitos complexos, muitas vezes há uma sensação de segurança e descoberta que pode ser obtida ao examinar o registro de encerramento.

Conclusão (organização de pontos-chave e CTA)

A cópia autenticada do registro e acópia fechada do registro são registros importantes que refletem o presente e o passado da propriedade. Ao compreender com precisão os direitos atuais com uma cópia autenticada do registro (certificado de assuntos registrados) e, se necessário, desvendar o histórico passado com uma cópia fechada, os riscos na compra de propriedades podem ser bastante reduzidos. O registro fechado não é familiar para o público em geral, mas, conforme mencionado no artigo, é algo que merece confirmação em determinados casos.

Nas transações imobiliárias, é importante usar ativamente o registro e o registro de encerramento para coletar informações em caso de dúvidas, pois podem surgir situações em que "eu não sabia" não é uma opção. Se você ainda não tiver certeza sobre uma decisão ou precisar de uma interpretação profissional, não hesite em consultar um especialista em imóveis (por exemplo, um escrivão judicial, um investigador de terras e edifícios ou um agente imobiliário). Ao ter as informações de registro decifradas do ponto de vista de um profissional, você pode evitar a negligência de direitos inesperados e prosseguir com a compra e venda de imóveis com tranquilidade.

Como você está lidando com uma casa própria importante e com bens valiosos, vale a pena dedicar um pouco de tempo e esforço para verificar o registro e solicitar uma cópia fechada. Certifique-se de verificar o presente e o passado da propriedade para garantir uma transação segura e protegida. Comece sua pesquisa de propriedade verificando primeiro o registro da propriedade em que está interessado e, se necessário, obtendo uma cópia da cópia fechada.

Perguntas frequentes (FAQs)

P1: Qual é a diferença entre uma cópia autenticada do registro e um certificado de assuntos registrados?
R. Uma cópia autenticada do registro é um termo usado para se referir a um documento que é uma "fotocópia" do registro original mantido originalmente no Legal Affairs Bureau. Atualmente, como os registros são gerenciados por computador e os originais foram digitalizados, o certificado correspondente a uma cópia autenticada do registro é chamado de certificado de assuntos registrados. Embora os nomes sejam diferentes, não há diferença significativa no conteúdo das descrições. Na maioria dos casos, o termo "cópia autenticada do registro" geralmente se refere ao certificado atual de todos os assuntos registrados e pode ser considerado quase sinônimo no uso diário.

P2: Uma cópia autenticada do registro fechado e um certificado de assuntos fechados são a mesma coisa?
R. Há uma diferença: uma cópia autenticada do registro fechado é uma cópia do registro fechado em papel, enquanto uma certidão de assuntos fechados é uma certidão impressa do registro fechado eletrônico. A rigor, são documentos diferentes com nomes diferentes, mas as informações contidas em ambos são as mesmas e ambos certificam o conteúdo do registro fechado. No campo das transações imobiliárias, eles costumam ser chamados coletivamente de "transcrições fechadas", sem uma distinção clara.

P3: Qualquer pessoa pode obter uma cópia do registro fechado?
R. Sim, em princípio, qualquer pessoa pode solicitar e obter uma cópia autenticada do registro fechado (certificado de assuntos fechados). Assim como acontece com o atual Certificado de Assuntos Registrados, não são necessárias qualificações ou interesses especiais para obtê-lo, e qualquer pessoa pode solicitá-lo no Departamento Jurídico. No entanto, a solicitação requer informações como a localização e o número do terreno para identificar a propriedade, portanto, é aconselhável verificar isso com antecedência. Observe que os registros antigos fechados só podem ser obtidos no Departamento Jurídico competente.

P4: As informações do registro fechado podem ser visualizadas e obtidas pela Internet?
R. Isso é parcialmente possível. Se a propriedade foi fechada após a digitalização dos registros, você pode solicitar uma certidão de assuntos encerrados usando o sistema on-line do Ministério da Justiça ou também pode visualizar as informações do registro encerrado no "Serviço de fornecimento de informações de registro" da Associação de Assuntos Jurídicos Civis. As solicitações on-line podem ser solicitadas pelo correio ou retiradas no Escritório de Assuntos Jurídicos, com uma taxa ligeiramente reduzida. Por outro lado, os registros fechados mais antigos que não foram digitalizados não podem ser visualizados ou obtidos on-line, pois não são compatíveis com a Internet. Nesses casos, é necessário solicitá-los diretamente ao escritório jurídico relevante.

P5: Por quanto tempo os registros de encerramento são mantidos?
R. O período de retenção do registro de fechamento é definido por lei; basicamente, os terrenos são mantidos por 50 anos após o fechamento e os edifícios por 30 anos após o fechamento. Portanto, por exemplo, um registro de edifício que foi fechado há 30 anos ainda pode ser obtido hoje. No entanto, registros fechados muito antigos (fechados antes de 1º de julho de 1988) podem não estar disponíveis, pois já foram destruídos, já que o período de retenção foi definido em 20 anos pela lei antiga. Tenha em mente essa restrição de período de retenção ao pesquisar o histórico de propriedades mais antigas.