Gestion Immobilière : Tâches Clés et Choix d'une Société Fiable

Une gestion professionnelle et appropriée est essentielle pour une gestion locative réussie. Pour les propriétaires et ceux qui envisagent de choisir une société de gestion, cet article explique les tâches de base de la gestion immobilière et fournit des détails spécifiques sur les points clés qui sont importants pour maintenir et améliorer la valeur de l'actif à long terme. Il explique comment les tâches de base telles que la perception des loyers, l'entretien des bâtiments, le traitement des plaintes, la gestion des contrats et les inspections régulières permettent de stabiliser les taux d'occupation et les revenus, ainsi que les points à prendre en compte pour choisir une société de gestion fiable.

Quelles sont les opérations de base de la gestion immobilière ?

Les sociétés de gestion immobilière (sociétés de gestion immobilière) sont chargées de l'exploitation et de la gestion globales des biens immobiliers locatifs pour le compte de leurs propriétaires. Leur travail est vaste et peut être divisé en deux grandes catégories : les tâches liées aux relations avec les locataires et lagestion de l'immeuble lui-même. Voici un aperçu, étape par étape, des tâches de base typiques.

Collecte des loyers (collecte des loyers) et gestion des revenus

La perception des loyers est la principale source de revenus du propriétaire et la base de la gestion locative est de percevoir les loyers chaque mois sans délai. La société de gestion perçoit les loyers des locataires, les verse au propriétaire et lui rappelle rapidement les loyers impayés. En particulier, en cas d'arriérés, la société commence par déterminer la raison de ces arriérés et prend des mesures. Il est important d'adopter une approche spécifique à chaque situation : par exemple, s'il s'agit simplement d'un oubli de paiement, nous contacterons immédiatement le locataire pour l'encourager à payer ; s'il s'agit de difficultés financières, nous travaillerons avec le garant ou la société de garantie pour résoudre le problème dans les plus brefs délais. Cette gestion rapide et appropriée des loyers garantit le maintien d'un flux de trésorerie stable. Le recouvrement des loyers protège les revenus du propriétaire et stabilise l'ensemble de la gestion immobilière.

Entretien des bâtiments et inspections régulières

L'entretien et la gestion des bâtiments et des installations constituent également une tâche extrêmement importante pour le maintien de la valeur des biens immobiliers. L'absence de nettoyage de routine, d'inspection et de réparation des équipements peut entraîner une détérioration des biens et une baisse de leur valeur. Afin de maintenir la valeur de l'actif d'un bien immobilier, il est essentiel de continuer à effectuer la maintenance planifiée sans faille. Concrètement, cela passe par la mise en œuvre d'inspections régulières et detravaux de réparation nécessaires. Les sociétés de gestion effectuent des inspections régulières des bâtiments et des équipements afin de détecter et de traiter les défauts et la vétusté à un stade précoce. Les inspections légales des équipements de lutte contre l'incendie, des ascenseurs, etc., qui sont exigées par la loi, sont également effectuées en coopération avec des entrepreneurs spécialisés, et les travaux de réparation sont organisés sur la base des résultats de ces inspections. En réparant les petits défauts à un stade précoce, il est possible de réduire le coût des futures réparations à grande échelle et de prolonger la durée de vie du bâtiment. Le nettoyage quotidien et le maintien de l'esthétique des parties communes constituent également un rôle important de la société de gestion. Les immeubles bien entretenus sont plus susceptibles d'être choisis par les locataires, ce qui réduit le risque de vacance et maintient la valeur de l'actif.

Relations avec les locataires (traitement des plaintes et résolution des problèmes)

Répondre aux demandes et aux plaintes des locataires fait également partie des tâches de gestion. Les plaintes des locataires vont des problèmes de bruit aux pannes d'équipement, en passant par les problèmes de voisinage, etc. Si les plaintes ne sont pas traitées, la satisfaction des résidents diminuera, ce qui entraînera une détérioration des relations avec les voisins et une augmentation des expulsions, rendant difficile une gestion stable à long terme. La première étape consiste donc à confirmer les faits avec précision, à écouter attentivement l'histoire du locataire et à mettre en œuvre rapidement les réparations et les mesures correctives nécessaires. Par exemple, les problèmes urgents tels que les fuites d'eau et les pannes d'équipement doivent être traités rapidement, afin que les préoccupations des locataires puissent être résolues le plus tôt possible. Certaines sociétés de gestion sont disponibles 24 heures sur 24, 365 jours par an pour recevoir les appels des locataires et disposent d'un système d'assistance pour répondre immédiatement aux fuites d'eau et autres problèmes au milieu de la nuit. INA & Associates Ltd, par exemple, dispose d'un personnel spécialisé disponible 24 heures sur 24 pour traiter avec les locataires et leur fournir une assistance complète afin de minimiser l'apparition de problèmes. En gagnant la confiance des locataires grâce à un traitement approprié des plaintes, on peut s'attendre à des revenus stables grâce à une location à long terme, ce qui stabilise les revenus du propriétaire.

Gestion des contrats (contrats de location, renouvellements, procédures d'annulation, etc.)

La gestion de la série de procédures liées au contrat de location est une autre tâche importante. Du recrutement des locataires à la conclusion, au renouvellement et à la résiliation du contrat, une bonne gestion du contrat à chaque étape permet de prévenir les problèmes avant qu'ils ne surviennent. En particulier, le travail de conclusion du contrat au moment de l'emménagement implique la rédaction d'un contrat et d'une explication des points importants, ainsi que l'explication complète du contenu du contrat au locataire. Nous veillons à ce que les procédures contractuelles soient exécutées conformément à la loi, y compris la remise des clés et le versement de la caution et du dépôt de garantie. Lorsque le contrat arrive à échéance, nous en informons le locataire à l'avance et procédons à la procédure de renouvellement et à la révision des conditions générales. Le rôle de la société de gestion est également de réviser le loyer au moment du renouvellement du contrat pour s'assurer qu'il est approprié, et elle fait des propositions au propriétaire en fonction des tendances du marché et du marché environnant. En outre, en cas de déménagement, après avoir reçu une offre de résiliation de la part du locataire, la société s'occupe du processus précis d'ajustement de la date de déménagement, de la confirmation de l'étendue de la restauration et du règlement du dépôt de garantie. En assistant au déménagement, le personnel spécialisé vérifie les zones d'usure et prend rapidement les dispositions nécessaires pour le nettoyage ou les réparations. Une gestion rigoureuse des contrats permet d'assurer une gestion locative sans heurts, de l'emménagement au déménagement, et de conserver la confiance des propriétaires et des locataires. Les problèmes liés aux contrats (par exemple les ruptures de contrat et les problèmes de dépôt de garantie) sont évités, ce qui réduit les coûts inutiles et les périodes d'inoccupation et contribue à une gestion stable.

Mécanismes permettant de stabiliser les taux d'occupation et les revenus grâce à une bonne gestion

En effectuant correctement les tâches de base décrites ci-dessus, il est possible de stabiliser le taux d'occupation du bien et les revenus du propriétaire. Le mécanisme est expliqué ci-dessous dans plusieurs domaines clés.

• Le maintien de la valeur du bien immobilier conduit directement à des taux d'occupation plus élevés: le maintien du bâtiment en bon état par des inspections régulières et des réparations appropriées maintient l'attractivité du bien immobilier. Les biens immobiliers présentant moins de facteurs négatifs, tels que des installations défectueuses ou délabrées, sont plus susceptibles d'être choisis par les locataires, ce qui se traduit par des taux d'occupation élevés. En fait, la valeur et la popularité de biens immobiliers situés dans la même zone et dans les mêmes conditions peuvent varier considérablement en fonction de l'état d'entretien. Une bonne gestion peut minimiser la baisse de valeur due à l'âge, et peut même ajouter de la valeur.

• Obtenir des locataires de qualité et les garder à long terme: la satisfaction des locataires peut être améliorée par une sélection minutieuse des locataires par la société de gestion et un suivi attentif après leur emménagement. Si un plus grand nombre de locataires ont envie de continuer à vivre ici, grâce à une réponse rapide aux problèmes liés aux installations et à une communication attentive, des revenus stables peuvent être générés par une location à long terme. Les locataires de longue durée ont également tendance à prendre soin du bien immobilier, ce qui contribue à le maintenir en bon état. Par conséquent, moins de locataires quittent les lieux et les périodes d'inoccupation sont réduites, ce qui stabilise les taux d'occupation et les revenus.

• Fixer des loyers adaptés au marché: il est essentiel de fixer des loyers corrects pour maintenir des taux d'occupation élevés et maximiser les revenus. Fixer des loyers trop élevés, en ignorant le marché environnant et les tendances de la demande, entraînera des vacances qui ne pourront pas être comblées et des opportunités de profit manquées. À l'inverse, fixer des loyers trop bas est préjudiciable aux bénéfices. Une société de gestion expérimentée peut analyser les données accumulées sur le marché et proposer un loyer approprié pour le bien, ce qui permet d'éviter les vacances et de garantir les bénéfices. Récemment, certaines sociétés de gestion ont utilisé l'IA et le big data pour analyser des centaines, voire des milliers de loyers contractés dans les environs et fixer les loyers avec précision. Par exemple, INA & Associates Ltd évalue les loyers sur la base d'une vaste quantité de données de marché (plus de 10 milliards de propriétés) et propose des plans de recrutement stratégiques en fonction des caractéristiques des propriétés, dans le but d'atteindre des taux d'occupation élevés. Cette approche scientifique garantit le maintien de loyers appropriés, ce qui permet de réduire les périodes d'inoccupation et de maximiser les bénéfices.

• Prévention de l'inoccupation et location: des compétences élevées en matière de recrutement de locataires (location) sont également directement liées aux taux d'occupation. Les périodes d'inoccupation peuvent être réduites si la société de gestion pourvoit aux postes vacants par le biais d'une publicité active et d'un réseau d'agences immobilières. Si vous confiez votre gestion à une société de gestion ayant de grandes compétences en matière d'acquisition de clients, vous pouvez vous attendre à signer rapidement un contrat avec le prochain locataire, ce qui réduit l'incertitude de la gestion. Certaines sociétés de gestion gèrent leur propre site web pour recruter des locataires, ou créent des photos attrayantes de la propriété et des documents de présentation pour attirer davantage de locataires. La réduction de la période d'inoccupation se traduit directement par des revenus stables, c'est pourquoi le soutien d'une société de gestion ayant de solides compétences en matière de recrutement de locataires est un avantage majeur.

Comme indiqué plus haut, une bonne gestion locative peut contribuer à maintenir des taux d'occupation élevés et desrevenus stables grâce à l'augmentation de la valeur du bien et à la satisfaction des locataires. À l'inverse, des biens mal gérés peuvent entraîner un cercle vicieux d'inoccupation et de baisse des revenus locatifs en raison d'une succession d'expulsions dues à des installations défectueuses et à une mauvaise réponse. En outre, une vacance prolongée entraîne non seulement une perte de revenus locatifs, mais réduit également l'attractivité du bien et, dans certains cas, oblige à réduire les loyers par rapport au taux du marché environnant. Il s'agit d'un risque sérieux qui peut affecter le prix de vente futur (valeur de l'actif). C'est pourquoi il est important pour les propriétaires de confier la gestion de leur bien à une société de gestion immobilière fiable afin de s'assurer qu'il est correctement géré par des professionnels, car cela permettra de maintenir et d'améliorer la valeur de l'actif à long terme et d'assurer une gestion stable.

Points clés pour choisir une société de gestion immobilière fiable

Enfin, cette section explique les points clés à prendre en compte lors du choix d'une société de gestion immobilière à laquelle confier son bien. La qualité des services, les politiques et les structures de coûts varient d'une société de gestion à l'autre. Lorsque vous choisissez un partenaire à qui confier vos biens de valeur, vérifiez les points suivants

• Historique (taux d'occupation et nombre d'unités gérées) et capacité à faire des propositions: vérifiez d'abord dans quelle mesure la société de gestion a un historique et un savoir-faire pour gérer le bien. Si la société a maintenu des taux d'occupation élevés dans d'autres biens gérés, vous pouvez vous attendre à ce qu'elle soit en mesure de limiter les périodes d'inoccupation. Les sociétés ayant une grande expérience de la gestion connaissent également les tendances du marché et sont généralement en mesure d'offrir des propositions d'amélioration spécifiques du point de vue du propriétaire, telles que la fixation de loyers appropriés et des propositions de rénovation. Par exemple, si l'inoccupation persiste, une société qui présente de manière proactive des propositions de révision de loyer et de rénovation fondées sur une analyse du marché environnant, plutôt que de se contenter d'observer la situation, est une présence fiable.

• Réactivité et communication du responsable : la politesse et la rapidité du responsable de la société de gestion sont des facteurs importants pour identifier une bonne société de gestion. La rapidité avec laquelle on répond aux demandes de renseignements reflète l'efficacité opérationnelle et l'attitude de la société en matière de service. Vérifiez le temps qu'il faut pour obtenir une réponse après avoir contacté la société et la réponse initiale en cas d'urgence. Vérifiez également que l'entreprise propose des suggestions du point de vue du propriétaire. Si la personne responsable est capable de se mettre à la place du propriétaire et de proposer des mesures spécifiques pour maximiser les bénéfices, la société de gestion possède un niveau élevé d'expertise et de compréhension du propriétaire. En outre, la facilité de communication est également importante. Vérifiez si la société répond avec précision aux questions posées dans la communication quotidienne, si ses explications sont faciles à comprendre et si ses réponses sont sincères. Une entreprise fiable mettra l'accent sur la communication avec les propriétaires et répondra en détail à leurs préoccupations et à leurs questions.

• Gamme de services et assistance: la gamme de services offerts par les différentes sociétés de gestion varie. Outre le contrôle des loyers et le traitement des plaintes, les sociétés qui proposent une gamme plus large de services, tels que le nettoyage régulier des bâtiments, l'inspection des équipements, les propositions de rénovation et l'intervention d'urgence 24 heures sur 24, permettront aux propriétaires d'économiser beaucoup de temps et d'efforts. Les propriétaires qui habitent loin ou qui possèdent un grand nombre de biens immobiliers se sentiront plus à l'aise avec une société de gestion à qui l'on peut confier une gamme complète de services, y compris le dépannage et les inspections régulières. Les systèmes de gestion basés sur les technologies de l'information font également l'objet d'une attention particulière. Certaines sociétés de gestion gèrent aujourd'hui de manière centralisée les informations relatives aux biens immobiliers, les documents contractuels et les rapports sur les recettes et les dépenses sur le cloud, ce qui permet aux propriétaires de vérifier l'état d'avancement des travaux 24 heures sur 24, sept jours sur sept. Par exemple, INA & Associates Ltd. gère numériquement toutes les informations, des documents contractuels à l'historique des réparations et aux rapports d'inspection, et les partage avec les propriétaires en temps réel. Les entreprises qui divulguent des informations aussi transparentes et qui disposent d'un système d'assistance complet sont dignes de confiance.

• Transparence et adéquation de la structure des coûts : assurez-vous de vérifier également la commission et la structure des coûts lorsque vous externalisez la gestion. En règle générale, les frais de gestion s'élèvent à environ 5 % des revenus locatifs, mais la structure varie d'une société à l'autre. Si la commission est extrêmement élevée, elle peut peser sur les revenus du propriétaire, tandis que si elle est déraisonnablement basse, le service fourni risque d'être inadéquat. En règle générale, vérifiez que les frais de gestion ne dépassent pas 3 à 5 % du loyer ou, s'il s'agit d'une commission fixe, que le service en vaut le coût. Il est également important que la société fournisse une ventilation claire de l'estimation et des conditions dans lesquelles les frais seront encourus avant de signer un contrat. Les entreprises fiables expliqueront leurs honoraires et les tâches et méthodes de gestion spécifiques par écrit avant que vous ne signiez un contrat. Choisissez une société qui explique clairement ses honoraires, par exemple le taux de commission pour les réparations et les honoraires pour l'externalisation de l'encaissement des loyers uniquement . INA&Associates propose les frais de gestion forfaitaires les plus bas du secteur (à partir de 1 000 JPY par chambre et par mois) tout en offrant la même qualité de service que les principaux acteurs. Une société qui offre un tel équilibre entre la transparence des frais et le contenu des services vous assurera une relation à long terme en toute sérénité.

Il est important de vérifier tous les points ci-dessus et de sélectionner une société de gestion adaptée à votre bien et à votre politique de gestion. Comme indiqué au point 3.2, en travaillant avec une société de gestion locative fiable, vous pouvez non seulement déléguer des tâches compliquées, mais aussi recevoir des suggestions d'amélioration de la part de professionnels. En particulier, il est utile de demander l'avis d'un professionnel si vous êtes un propriétaire qui a perdu le contrôle de son bien en raison de l'autogestion. Si une société de gestion comme INA & Associates, mentionnée plus haut, allie l'hospitalité de ses employés à un haut degré de professionnalisme, vous pouvez être certain que vos biens précieux sont entre de bonnes mains. En travaillant avec un partenaire qui valorise le bien tout en restant proche du point de vue du propriétaire, il est possible de maintenir et d'améliorer à long terme la valeur du bien et d'assurer une gestion locative stable.

Conclusion.

Chacune des tâches de base de la gestion immobilière - perception des loyers, entretien des bâtiments, traitement des plaintes, gestion des contrats et inspections régulières - est un élément essentiel de la protection de la valeur de l'actif du bien et de la stabilisation des taux d'occupation et des revenus. L'exécution de chacune de ces tâches avec expertise et responsabilité maintient l'attractivité du bien et profite à la fois aux propriétaires et aux locataires. Si une bonne gestion permet de créer un bien immobilier dans lequel les gens veulent vivre longtemps et un bien de choix, la gestion locative sera sur une voie stable.

C'est pourquoi il est important de faire appel à une société de gestion immobilière fiable. La charge qui pèse sur le propriétaire peut être considérablement réduite en choisissant une société qui ne cherche pas simplement à externaliser le travail, mais qui vous considère comme un partenaire dans la gestion des actifs. En évaluant les antécédents, la structure et les coûts d'une société de gestion immobilière, nous vous recommandons de choisir une société de gestion immobilière honnête avec laquelle vous pourrez entretenir une relation à long terme. INA&Associates, Inc. et d'autres sociétés de gestion peuvent vous aider à maximiser la valeur de votre bien grâce aux technologies les plus récentes et à une attitude de service sincère. Une bonne gestion protège la valeur des actifs et stabilise les revenus, et constitue un allié de poids pour les propriétaires dans la construction de leur patrimoine futur. N'hésitez pas à faire appel à des professionnels et à réaliser une gestion locative sûre et stable.