Gestión de gastos en alquileres: claves para propietarios e inquilinos

Las cuotas de gestión (a veces llamadas cuotas de mantenimiento de zonas comunes) en pisos de alquiler y comunidades de propietarios son cuotas mensuales que se cobran a los inquilinos para mantener y gestionar el edificio y las zonas comunes. En concreto , incluyen los gastos de limpieza de las zonas comunes por conserjes y limpiadores, los gastos de electricidad de zonas comunes como entradas y ascensores, los gastos de mantenimiento e inspección de antenas comunes y los gastos de cuidado de parterres y plantaciones. Según la definición de la Federación de Consejos de Comercio Justo Inmobiliario, se trata de "gastos necesarios para gestionar los asuntos del condominio y para mantener y gestionar las instalaciones y otras zonas comunes" e "incluyen los impuestos y las cuotas públicas de las zonas comunes y no incluyen el fondo de reserva para reparaciones".

La ley no define claramente el importe ni el método de cobro de los gastos de gestión. Por lo tanto, los gastos de gestión en las propiedades de alquiler se determinan generalmente a discreción del propietario. Aunque a menudo se fijan por separado del alquiler en el contrato de arrendamiento, en realidad pueden considerarse parte del alquiler. Por ejemplo, el Contrato Tipo de Alquiler de Viviendas del Ministerio de Territorio, Infraestructuras y Transporte estipula que el inquilino debe abonar los gastos de servicios comunes (gastos de gestión) para cubrir "los costes reales necesarios para mantener y gestionar las zonas comunes", pero también establece que pueden revisarse previa consulta si resultan irrazonables debido a aumentos o disminuciones. En otras palabras, la comisión de gestión recibe legalmente el mismo tratamiento que el alquiler, pero puede decirse que es un gasto que tiene el carácter de recuperación de costes necesarios como gasto de mantenimiento de las zonas comunes.

Principales conceptos incluidos en los gastos de gestión: ejemplos concretos de mantenimiento de zonas comunes

¿Cuáles son los costes cubiertos por los gastos de gestión? Las principales partidas, una vez organizadas, cubren todos los costes relacionados con el mantenimiento de las zonas comunes del edificio. A continuación se ofrece un desglose típico.

• Gastos de electricidad y agua de las zonas comunes: son los gastos de electricidad y agua de las zonas comunes, como pasillos, escaleras, ascensores e iluminación de la entrada. Por ejemplo, aquí se incluyen los gastos de sustitución de bombillas para la iluminación nocturna y las luces de seguridad, y de electricidad para los ascensores.

• Costes de limpieza: son los costes de limpieza diaria y regular de las zonas comunes del edificio. Esto incluye el coste de disponer de limpiadores y equipos de limpieza y detergentes para mantener limpias las zonas de desechos, entradas, escaleras, etc. Esto es esencial para mantener la estética y la higiene.

• Costes de mantenimiento e inspección de equipos: son los costes de las inspecciones periódicas y el mantenimiento de los equipos del edificio, como ascensores, equipos contra incendios, bombas de suministro de agua y drenaje y antenas compartidas. También se pagan aquí las inspecciones legales realizadas por contratistas especializados y las reparaciones en caso de avería. Se trata de gastos de mantenimiento preventivo para garantizar el funcionamiento seguro de las instalaciones.

• Costes de personal de conserjes y vigilantes de seguridad: salarios cuando se asignan conserjes y costes de subcontratación a empresas de seguridad. Los costes de personal se incluyen en los costes de gestión de los inmuebles en los que los servicios son prestados por personas, como los conserjes residentes durante el día y las patrullas nocturnas. Esta partida representa una gran proporción del coste de los inmuebles de gama alta con amplios servicios, como los de conserjería.

• Costes de plantación y mantenimiento exterior: son los costes de embellecimiento del entorno, incluida la poda de plantas y árboles de la propiedad, el deshierbe, el control de plagas y el mantenimiento de las franjas de plantación. La gestión regular de las plantaciones es importante para mantener un buen entorno vital, ya que descuidar la gestión de las zonas verdes puede provocar el deterioro del paisaje y la infestación de plagas.

• Primas de seguro: en algunos casos, las primas de seguro de la propiedad, como el seguro contra incendios y el seguro de responsabilidad civil para todo el edificio, también se pagan con los gastos de gestión. Si existe una póliza de seguro para cubrir accidentes y desastres en las zonas comunes, el coste de las primas de seguro puede cubrirse con los ingresos de las cuotas de gestión.

• Gastos en consumibles para las instalaciones: se trata del coste de los consumibles que hay que reponer periódicamente, como bombillas y fluorescentes en zonas comunes, productos químicos de reposición para extintores, filtros para máquinas de té y purificadores de agua, etc. Se trata de partidas menores, pero necesarias para mantener un entorno confortable para el uso de las instalaciones comunes.

Como se ha descrito anteriormente, las cuotas de gestión se utilizan principalmente para cubrir los gastos que contribuyen a los intereses comunes de todos los residentes. Cubren los costes reales de mantenimiento y gestión de las zonas comunes y no suelen incluir el fondo de reserva para reparaciones (un fondo para futuras reparaciones a gran escala) ni el coste de reparación del equipamiento de las zonas privadas. También hay que tener en cuenta que en las propiedades de alquiler no hay una diferencia clara entre los gastos de gestión y los gastos de mantenimiento de las zonas comunes, y a menudo se utilizan como sinónimos.

Cómo fijar unos honorarios de gestión adecuados: tarifas de mercado y puntos de cálculo

Fijar el importe de los gastos de gestión es un quebradero de cabeza para los propietarios. Al no estar fijada por ley, es necesario calcular un nivel razonable en función de los precios del mercado local y del tamaño y las características del inmueble. En la mayoría de los casos, los gastos de gestión de un inmueble de alquiler típico ascienden al 5-10% del alquiler. Por ejemplo, si el alquiler es de 80 000 yenes, la comisión de gestión debería ser de unos 4 000 yenes, y si el alquiler es de 50 000 yenes, de 2 000-3 000 yenes. Esta proporción aumenta o disminuye según la categoría del piso y la calidad de las instalaciones, y tiende a ser mayor (a veces más de 10.000 yenes) en los inmuebles con ascensores, cierres automáticos y otras instalaciones de mantenimiento costoso.

Para fijar unos honorarios de gestión adecuados, es esencial determinar primero cuánto se gasta realmente en el mantenimiento del inmueble. El método básico consiste en calcular los costes anuales, como los servicios públicos de las zonas comunes, los costes de los contratos de limpieza y los costes de las inspecciones reglamentarias, y dividirlos proporcionalmente por el número de unidades. Compare las cifras obtenidas con los costes de gestión de propiedades similares en las inmediaciones y compruebe si hay desviaciones extremas. Si los honorarios son demasiado elevados y se alejan demasiado del mercado circundante, repercutirán negativamente en la captación de inquilinos, mientras que si son demasiado bajos, pueden aumentar los propios gastos del propietario. También hay que tener en cuenta el nivel de las instalaciones del inmueble. Si una propiedad cuenta con una gran cantidad de instalaciones adicionales, como cámaras de seguridad y buzones de entrega, los gastos de funcionamiento también aumentarán, por lo que los honorarios de gestión deben fijarse teniendo esto en cuenta, o la propiedad puede acabar en números rojos en el futuro.

Considere también el equilibrio con el alquiler. Los inquilinos comparan las propiedades en función del importe total del alquiler y los gastos de gestión, por lo que es importante mantener el total a un nivel que no haga que la propiedad parezca excesivamente cara. En los últimos años se han anunciado propiedades sin gastos de gestión (incluidos), pero en muchos casos éstos sólo se añaden al alquiler y la carga real es la misma. Hay circunstancias en las que los inquilinos que reciben ayudas al alquiler en función de la renta pueden encontrar más ventajoso que se incluyan los gastos de gestión, pero en general es importante que el importe total sea adecuado aunque se dividan los detalles.

A modo de ejemplo de cálculo, si los costes totales anuales de mantenimiento de las zonas comunes ascienden a 1,2 millones de JPY y el número total de unidades del inmueble es de 10, entonces los gastos de gestión requeridos son de 120.000 JPY por unidad y año o 10.000 JPY al mes. Un método consiste en utilizar esta estimación como base para fijar unos honorarios de gestión definitivos, que pueden incrementarse o reducirse ligeramente en función de las propiedades de la competencia y las tendencias del mercado. Para determinar el importe adecuado, puede ser útil pedir la opinión de la empresa gestora o de un experto inmobiliario. Los honorarios de gestión deben fijarse cuidadosamente en función tanto de los costes reales como de los precios de mercado, ya que unos honorarios demasiado altos o demasiado bajos pueden crear problemas.

Equilibrar los honorarios de gestión y una gestión adecuada - en relación con el beneficio del propietario

Los gastos de gestión recaudados son fondos para que el propietario mantenga las zonas comunes que le han sido confiadas. Lo ideal es que los gastos de gestión recaudados se gestionen de forma que quede claro cuánto se ha gastado y en qué y que se mantenga el equilibrio entre ingresos y gastos. Si hay un excedente sobre los costes reales de mantenimiento de las zonas comunes, el propietario saldrá beneficiado, pero la comisión de gestión está destinada originalmente a cubrir los "costes reales de mantenimiento" y no debe utilizarse con el fin de obtener un beneficio injustificado. En la práctica, el propietario del alquiler está obligado a seguir pagando los gastos de suministros y limpieza de las zonas comunes independientemente de que exista o no una comisión de gestión. En otras palabras, se perciba o no una comisión de gestión separada, se trata de un coste en el que siempre incurrirá el propietario, y si se establece una comisión de gestión, se sitúa como parte del coste que deben soportar los inquilinos. En casos extremos, la propia separación entre alquiler y gastos de gestión es una mera cuestión de presentación y cálculo, y de hecho forma parte de los ingresos por alquiler.

Aun así, la forma en que se gestionan los gastos de gestión en manos del propietario puede afectar a la creación de confianza. Si los ingresos mensuales por gastos de gestión superan con creces el coste de mantenimiento de las zonas comunes, los inquilinos pueden preguntar: "¿A qué se destina el excedente?" y puede provocar desconfianza. A la inversa, una situación en la que los ingresos de la comisión de gestión no son suficientes y el propietario corre con el déficit también es una señal de que normalmente se debería considerar la posibilidad de reajustar la comisión de gestión. En una buena gestión de los alquileres, es importante llevar una contabilidad adecuada de los ingresos por honorarios de gestión y de los gastos reales, y controlar los ingresos y los gastos para que no difieran significativamente. Si es posible, realice una liquidación anual de la cuenta de ingresos y gastos para saber qué partidas y cuánto se ha gastado, y refléjelo en el plan de gestión del año siguiente. Este ciclo PDCA de los gastos de gestión le permitirá controlar el gasto superfluo y ajustar el equilibrio entre el beneficio del propietario y la carga del inquilino.

En realidad, la información detallada y la liquidación de los costes de gestión rara vez se llevan a cabo en la gestión de alquileres. Por eso, en muchos casos, los inquilinos pagan los gastos de gestión como parte del alquiler, pero los propietarios deben ser conscientes de que si no lo dejan claro, puede convertirse en una fuente de problemas. Si hay quejas o disputas sobre los gastos de gestión y las zonas comunes, como "creo que estoy pagando más de lo que realmente cuesta" o "si hay un excedente, quiero que me devuelvan el dinero", se necesitará mucho tiempo y dinero innecesarios para resolver la situación. Para evitar esta situación, a largo plazo a los propietarios les interesa respetar el principio de cobrar sólo la cantidad necesaria de gastos de gestión y gastarlos adecuadamente.

Importancia de la revisión periódica de los gastos de gestión: respuesta a las fluctuaciones de precios y a las mejoras de los equipos

El importe de los gastos de gestión no termina una vez que se ha fijado, por lo que también deben considerarse las revisiones periódicas. La estructura de los costes de mantenimiento de las zonas comunes puede cambiar con el paso del tiempo y los cambios en las condiciones sociales. Por ejemplo, debido a las recientes subidas de precios y al alza de los precios de la energía, se han dado casos en los que los costes de limpieza y electricidad han aumentado desde que se firmó el contrato por primera vez. Si estos cambios de precios dan lugar a "costes de mantenimiento de las zonas comunes desproporcionados debido a aumentos o disminuciones de los costes de mantenimiento", la cuota de gestión también puede revisarse en el contrato de arrendamiento previa consulta. Como propietario, debe comprobar sus ingresos y gastos cada cierto tiempo y revisar el importe de la cuota de gestión si es necesario.

Un buen momento para una revisión es cuando se acerca la renovación del contrato. Al igual que los aumentos o disminuciones del alquiler se negocian en el momento de la renovación, también se puede proponer que los gastos de gestión se revisen en función de la situación real. Sin embargo, como los inquilinos son menos conscientes de los gastos de gestión que del alquiler, es esencial dar una explicación cuidadosa al plantearlos (más adelante, en la sección sobre "rendición de cuentas"). Por otro lado, si los costes reales han bajado o si quiere diferenciar su propiedad de las de la competencia, puede plantearse bajar el precio o hacerlo gratuito. Se podría adoptar una estrategia para reducir el coste total del inmueble disminuyendo los gastos de gestión, con lo que aumentaría la satisfacción de los inquilinos y se fomentaría la ocupación a largo plazo.

La renovación de equipos o los cambios en los métodos de explotación también pueden brindar la oportunidad de una revisión. Por ejemplo, los costes de mantenimiento pueden reducirse en el futuro si, por ejemplo, se reducen los costes de mantenimiento como resultado de las obras de renovación de los ascensores, o si se instala un nuevo sistema de generación de energía solar para suministrar parte de la electricidad a las zonas comunes. Por el contrario, si se incurre en nuevos costes de mantenimiento por la incorporación de cámaras de seguridad o la instalación de cerraduras automáticas de alto rendimiento, podría ser necesario aumentar los costes de gestión. Además, con el paso del tiempo, los equipos más antiguos tienden a sufrir más averías y los costes de mantenimiento aumentan. También en este caso, es importante ajustar los costes de gestión en función de los planes de reparación a largo plazo y de los planes de renovación de los equipos, y tomar medidas preventivas para que la carga para los propietarios no sea excesiva.

Tampoco hay que olvidar el equilibrio con la satisfacción del inquilino. La revisión de los gastos de gestión no es sólo una cuestión de conveniencia para el propietario, sino también un acto de equilibrio entre la carga de costes y los niveles de servicio percibidos por los inquilinos. Por ejemplo, aunque los costes de gestión aumenten cuando se renueven las instalaciones anticuadas, los inquilinos pueden ser más comprensivos si ello redunda en una mayor comodidad. Por el contrario, si los costes de gestión se reducen debido a una disminución del servicio (por ejemplo, suprimiendo el sistema de conserjes residentes y pasando a la gestión por patrullas), habrá que evaluar detenidamente las ventajas e inconvenientes para los inquilinos. Conocer la opinión de los inquilinos a través de cuestionarios periódicos y respondiendo a las consultas, y mantener un equilibrio entre los servicios de gestión adecuados y la carga de los costes contribuirá a la estabilidad a largo plazo de la gestión del alquiler.

Conclusión - Consejos prácticos para la gestión de los gastos de gestión

Hemos ofrecido una amplia explicación de los gastos de gestión cobrados a los inquilinos, desde las definiciones básicas, los desgloses, los métodos de fijación, las consideraciones operativas y las últimas tendencias. Para los propietarios de alquileres, los gastos de gestión no son sólo una partida de ingresos, sino un recurso para mantener el valor de la propiedad y la satisfacción de los inquilinos.

En la práctica, los gastos de gestión suelen recibirse y tratarse como "gastos de gestión = parte del alquiler", pero es importante que los propietarios den un paso más y vuelvan a reconocer el papel original de los gastos de gestión. Son un dinero importante que confían los inquilinos y que debe devolverse para crear un entorno de vida confortable. Si las comisiones de gestión se utilizan adecuadamente para mantener el atractivo del edificio, esto redundará en última instancia en beneficio del propio propietario en forma de menores tasas de desocupación y mejora del valor de la propiedad. Por el contrario, descuidar la gestión de las comisiones de gestión puede conducir al deterioro del edificio y a que los inquilinos lo abandonen, lo que a largo plazo puede provocar el deterioro del negocio.

Por favor, revise la fijación y el funcionamiento de los honorarios de gestión en su propia propiedad con referencia a los puntos y ejemplos específicos esbozados en este artículo. Unos honorarios de gestión adecuados garantizarán la tranquilidad y satisfacción del inquilino, lo que a su vez revertirá en el propietario en forma de una gestión estable del alquiler. Practiquemos una gestión del alquiler que haga un uso inteligente de los honorarios de gestión, incorporando al mismo tiempo las perspectivas profesional y del inquilino de forma equilibrada.