Ventajas de externalizar la gestión de equipos en propiedades alquiladas

Estimado gestor de alquileres, ¿alguna vez se ha despertado con una llamada nocturna de un inquilino diciendo que el aire acondicionado no funciona o que el calentador de agua tiene una fuga? La gestión autónoma de alquileres es una opción para aumentar la rentabilidad, pero la carga que supone hacer frente a los problemas de los equipos es mayor de lo que imagina. En particular, las averías de equipos directamente relacionados con la vida cotidiana, como los aparatos de aire acondicionado y los calentadores de agua, exigen una respuesta rápida y adecuada, lo que puede resultar muy estresante para quienes carecen de conocimientos especializados.

Recientes modificaciones de la ley han aclarado la reducción del alquiler por equipos defectuosos, lo que aumenta aún más la carga de los propietarios autogestionados. Este artículo explica las limitaciones de la autogestión y las ventajas específicas de subcontratar a una empresa de gestión, centrándose en los problemas de los equipos. Proponemos opciones para lograr una gestión segura del alquiler, libre de problemas de averías de equipos que requieren el criterio de expertos y una respuesta rápida.

Ejemplos de problemas de equipamiento a los que se enfrentan los propietarios autogestionados

Propietario en pérdidas por avería del aire acondicionado en plena noche

Caso práctico del Sr. A (40 años, propietario de 5 pisos)

Una noche de verano, sonó el teléfono móvil del Sr. A. Eran las 2 de la madrugada. Eran las 2 de la madrugada. Era una llamada de emergencia de un inquilino que decía que se había filtrado agua del aire acondicionado y que la habitación estaba inundada. El Sr. A tenía prisa porque tenía que trabajar a la mañana siguiente, pero no pudo encontrar una empresa de reparaciones que pudiera ocuparse del problema a altas horas de la noche, así que tuvo que decirle al inquilino que él se ocuparía mañana.

Sin embargo, cuando al día siguiente por fin llegó el técnico por la tarde, la frustración del inquilino había alcanzado su punto álgido. Aunque el problema era relativamente sencillo -una manguera de desagüe del aire acondicionado obstruida-, el hecho de no haber tomado las medidas iniciales adecuadas provocó el deterioro de la relación del inquilino con la empresa. Además, cuando el inquilino se enteró de que una revisión del Código Civil en 2020 permitía reducir el alquiler en caso de avería del equipo, exigió una reducción del alquiler durante dos días hasta que se terminaran las reparaciones.

Propietario en estado de pánico por problemas con el calentador de agua durante las vacaciones de fin de año y Año Nuevo.

Caso del Sr. B (50 años, propietario de 10 pisos)

El 31 de diciembre, durante el ajetreado periodo de fin de año, el Sr. B recibió una llamada de varios inquilinos diciendo que no tenían agua caliente. Al parecer, había algún tipo de problema con el sistema de suministro de agua caliente del edificio, pero era difícil concertar una empresa de reparaciones debido a las vacaciones de fin de año y Año Nuevo.

Al final, las reparaciones no pudieron llevarse a cabo hasta el 4 de enero, después de las vacaciones de Año Nuevo, lo que dejó a los residentes sin agua caliente durante todas las vacaciones de Año Nuevo, y la Sra. B tuvo que correr no sólo con los gastos de reparación, sino también con el coste de un baño público y de un alojamiento alternativo como disculpa a los residentes, lo que supuso un gasto inesperado. Además, el retraso en responder a la situación dio lugar a reducciones de alquiler y pagos de penalizaciones, y además varios inquilinos solicitaron rescindir su contrato.

Daños a gran escala causados por el deterioro de las instalaciones que podrían haberse evitado con una mirada profesional

Caso práctico del Sr. C (60 años, propietario de 15 pisos)

El Sr. C. siempre ha sido partidario de la autogestión y visitaba regularmente sus propiedades, pero su falta de conocimientos profesionales le hacía pasar por alto sutiles ruidos anormales del calentador de agua y pequeños signos de deterioro en las tuberías. Un día, un calentador de agua de la planta baja empezó a gotear de repente, causando daños que se extendieron a la tienda de abajo en mitad de la noche.

Según el diagnóstico de la empresa de reparaciones, el accidente podría haberse evitado adecuadamente si se hubiera realizado previamente una inspección profesional. Como resultado, además del coste de sustituir el calentador de agua, el Sr. C. se vio obligado a pagar una gran cantidad de costes inesperados en concepto de indemnización comercial y reparaciones interiores de la tienda de abajo. Además, las relaciones con los inquilinos de la tienda se deterioraron y se negaron a renovar sus contratos, lo que causó daños secundarios.

Riesgos y limitaciones de la autogestión

Aunque la autogestión tiene la ventaja de reducir costes, existen los siguientes riesgos y limitaciones En particular, los riesgos relacionados con problemas en los equipos pueden tener un impacto significativo en la rentabilidad de la gestión del alquiler.

Riesgo de reducción del alquiler por avería del equipo debido a las modificaciones del Código Civil

El Código Civil se modificó en abril de 2020 para permitir una reducción del alquiler en caso de avería de los equipos en un inmueble arrendado. Se trata de un cambio significativo, ya que el alquiler se reducirá automáticamente en función del alcance del equipo defectuoso, sin que el inquilino tenga que solicitar una reducción como hasta ahora.

Por ejemplo, si un aparato de aire acondicionado se estropea en pleno verano, el inquilino puede solicitar una reducción del alquiler sobre la base del "valor de uso reducido". Según las Directrices de la Asociación Japonesa de Gestión de Viviendas de Alquiler para la Reducción del Alquiler por Averías de Habitaciones y Equipos de Alquiler, se prevé una reducción máxima del alquiler del 20% en caso de avería del aire acondicionado, y una reducción máxima del alquiler del 30% en caso de avería del calentador de agua.

Carga de tiempo realista de la autogestión

Además de ocuparse de los problemas de los equipos, los propietarios que se autogestionan también deben ocuparse de una amplia gama de tareas por su cuenta, entre ellas

• Inspecciones y mantenimiento periódicos del edificio y los equipos
• Responder a las consultas de los inquilinos las 24 horas del día
• Relación con diversos contratistas y atención a las reparaciones
• Realización de inspecciones reglamentarias y mantenimiento de registros
• Formulación de planes de renovación de equipos y gestión presupuestaria

En particular, la carga de tiempo que supone ocuparse de los problemas de los equipos es impredecible y puede tener un impacto significativo en el negocio principal y en la vida familiar. Para los propietarios de varios inmuebles, como pisos, esta carga se duplica.

Necesidad de experiencia y dificultad para tomar decisiones

Para hacer frente adecuadamente a las averías de aire acondicionado y calentadores de agua, se requieren los siguientes conocimientos especializados

• Comprensión de las características de cada tipo y modelo de equipo
• Capacidad para identificar la causa de la avería y juzgar la urgencia de la situación
• Determinar el método de reparación adecuado y el momento de la sustitución
• Comprender el alcance de la responsabilidad legal y las obligaciones de reparación
• Evaluar la rentabilidad del mantenimiento preventivo y reactivo.

Es difícil que los propietarios autogestionados dispongan de todos estos conocimientos, lo que aumenta el riesgo de costes de reparación excesivos debido a errores de juicio y , a la inversa, el riesgo de problemas a gran escala debido al aplazamiento de las reparaciones necesarias.

Ventajas específicas de la externalización a una empresa de gestión

La externalización a una empresa de gestión puede resolver muchos de los problemas relacionados con los equipos. A continuación se enumeran algunas ventajas específicas

Sistema de respuesta de emergencia 24/7

Muchas empresas de gestión disponen de centros de atención telefónica 24 horas que pueden responder rápidamente a los problemas de los equipos a altas horas de la noche o en días festivos. Esto permite:

• Que las empresas de gestión reciban las primeras llamadas de emergencia de los inquilinos
• La toma de decisiones e instrucciones adecuadas sobre la naturaleza del problema por parte de personal especializado
• Envío rápido de reparadores afiliados y resolución del problema
• Informar adecuadamente del estado de la respuesta al propietario.

Por ejemplo, los propietarios ya no tienen que ocuparse de emergencias que afectan directamente a sus vidas, como averías del aire acondicionado o fugas de agua en mitad de la noche. El sistema de asistencia 24 horas de una empresa de gestión típica tiene el efecto de aumentar la satisfacción de los inquilinos y reducir significativamente el riesgo de cancelación.

Gestión preventiva por personal especializado

Las empresas de gestión disponen de personal con conocimientos especializados sobre las instalaciones y pueden ofrecer una gestión preventiva, como por ejemplo

• Detección precoz de anomalías mediante inspecciones periódicas de edificios y equipos.
• Propuestas de renovación planificadas, teniendo en cuenta la vida útil de los equipos
• Realización adecuada de las inspecciones reglamentarias y mantenimiento de registros.
• Ejecución del mantenimiento preventivo preestacional.

Por ejemplo, las inspecciones y la limpieza de los aparatos de aire acondicionado antes de la temporada de uso y las inspecciones periódicas de los calentadores de agua pueden prevenir las averías antes de que se produzcan. Esto reduce la aparición de costes de reparación inesperados y facilita una planificación financiera sistemática.

Gestión de riesgos legales y reducción de alquileres

La empresa de gestión está familiarizada con las últimas modificaciones legales y los precedentes judiciales y puede proporcionar apoyo para minimizar los riesgos legales:

• Decisiones adecuadas de reducción del alquiler y gestión en caso de avería del equipo
• Propuestas de medidas adecuadas en el ámbito de las obligaciones de reparación
• Comunicación adecuada con los inquilinos para prevenir problemas
• Registro y gestión adecuados del historial de reparaciones

La revisión del Código Civil en 2020 permite las reducciones de alquiler debidas a equipos defectuosos como algo natural, pero las empresas de gestión conocen bien el ámbito de aplicación y el porcentaje de reducción. Esto les permite responder adecuadamente a las solicitudes de reducciones excesivas del alquiler.

Red fiable de reparadores

La sociedad de gestión dispone de una red de reparadores fiables basada en muchos años de experiencia:

• Garantizando que las empresas asociadas puedan responder rápidamente en situaciones de emergencia.
• Contención de costes mediante la realización de reparaciones a precios razonables.
• Garantía de calidad de las reparaciones y seguimiento en caso de avería
• Selección de contratistas familiarizados con las características locales

Con la autogestión, es difícil encontrar contratistas fiables y existe el riesgo de que los costes de reparación sean elevados, pero si se utiliza la red de contratistas de la empresa de gestión, se pueden llevar a cabo reparaciones de calidad a precios razonables.

Ahorro de costes y rentabilidad

A primera vista, los costes de gestión externalizada pueden parecer un coste adicional, pero a largo plazo se pueden conseguir los siguientes ahorros de costes

Los costes típicos de la gestión externalizada se sitúan en torno al 3-5% de los ingresos por alquiler, pero teniendo en cuenta el ahorro de costes descrito anteriormente, se trata de un gasto con un alto retorno de la inversión en términos reales.

Puntos clave en la elección de una empresa de gestión

La elección de la empresa de gestión adecuada está directamente relacionada con la calidad de la respuesta a los problemas de los equipos. Los siguientes puntos le ayudarán a elegir una empresa de gestión fiable:

Compruebe el sistema de gestión de los problemas de los equipos.

• Disponibilidad de un centro de llamadas 24 horas
• Flujo de respuesta a emergencias y tiempo medio de respuesta
• Calidad y número de empresas de reparación afiliadas
• Disponibilidad de personal especializado en instalaciones.

El sistema de respuesta nocturna y en días festivos es especialmente importante. Es aconsejable pedir ejemplos concretos de respuestas reales.

Transparencia y detalle de los gastos de gestión

Los detalles de los costes de externalización varían de una empresa de gestión a otra. Asegúrese de que se indican claramente los siguientes puntos

• Servicios incluidos en los honorarios básicos de gestión
• Servicios que conllevan costes separados y sus estructuras de honorarios
• Comisiones de la empresa de gestión por reparaciones
• Si existe una cuota de renovación del contrato y a cuánto asciende.

El porcentaje general de mercado de los honorarios de gestión ronda el 3-5% de los ingresos por alquiler, pero es importante comparar cuidadosamente los servicios incluidos.

Compruebe su historial y los casos que han tratado

Para determinar si una gestoría es fiable, conviene comprobar los siguientes puntos

• Número de años de experiencia y número de unidades gestionadas
• Historial de gestión de propiedades de tamaño y tipo similares
• Ejemplos de problemas anteriores con las instalaciones y cómo se resolvieron
• Historial de satisfacción y quejas de los inquilinos

En particular, puede juzgar la capacidad de la empresa de gestión para resolver problemas pidiéndole varios ejemplos concretos de cómo han resuelto problemas con las instalaciones.

Evalúe la calidad de la comunicación

La calidad de la comunicación es importante para una buena relación de gestión:

• La amabilidad y experiencia del responsable
• El contenido y la frecuencia de los informes periódicos
• Capacidad para hacer sugerencias y facilitar información al propietario
• Sistema de comunicación en caso de emergencia y rapidez de los informes

La compatibilidad con la persona encargada es especialmente importante, y es aconsejable juzgar sus habilidades comunicativas a través de la rapidez y precisión de sus respuestas a las preguntas y sus explicaciones claras de los términos técnicos.

Resumen: Subcontratar a una empresa de gestión es una inversión segura en la gestión de alquileres

Hemos explicado las limitaciones de la autogestión y las ventajas de subcontratar a una empresa de gestión, con especial atención a los problemas con los aparatos de aire acondicionado, calentadores de agua y otros equipos. Aquí resumimos los puntos clave:

• Limitaciones de la autogestión : la autogestión tiene varias limitaciones, como las dificultades para responder a los problemas de los equipos las 24 horas del día, los errores de juicio por falta de conocimientos especializados y las dificultades para seleccionar a los contratistas adecuados.
• Aumento de los riesgos legales: la revisión del Código Civil en 2020 aclara la reducción del alquiler en caso de equipos defectuosos, lo que aumenta los riesgos para los propietarios autogestionados.
• Ventajas de subcontratar a una empresa de gestión: hay muchas ventajas, como un sistema de respuesta 24 horas , el apoyo de conocimientos especializados, la gestión de riesgos legales y el uso de una red de contratistas de calidad.
• Rentabilidad: los costes de gestión, que rondan el 3-5% de los ingresos por alquiler , bien merecen la inversión, teniendo en cuenta la reducción de los costes de resolución de problemas, la reducción de los costes de reparación gracias al mantenimiento preventivo y la reducción del riesgo de desocupación gracias a la mejora de la satisfacción de los inquilinos.

Pasar de la autogestión a la gestión externalizada no es sólo un aumento de costes, sino una inversión en una gestión segura del alquiler. El valor es aún mayor, sobre todo si se tiene en cuenta la respuesta a problemas con equipos como aires acondicionados y calentadores de agua. Contar con un sistema de gestión profesional y fiable le deja más tiempo para centrarse en una gestión más estratégica del alquiler.

Preguntas más frecuentes

P1: Si subcontrato a una empresa de gestión, ¿se ocupará de todos los problemas de los equipos?

R: Básicamente , la empresa de gestión se ocupará de cualquier problema con los equipos instalados en el edificio, como el aire acondicionado y los calentadores de agua. Sin embargo, en el caso de equipos instalados por los propios inquilinos, o si la avería se debe a un fallo intencionado o negligente, el inquilino puede ser responsable del coste del equipo. Se recomienda aclarar el alcance de la respuesta en el momento de firmar el contrato.

P2: ¿Cuál es la comisión de gestión típica como porcentaje de los ingresos por alquiler?

R: Los honorarios típicos de la gestión externalizada se sitúan en torno al 3-5% de los ingresos por alquiler. Sin embargo, los servicios incluidos varían de una empresa de gestión a otra, por lo que es importante tener en cuenta no sólo la tarifa simple, sino también la calidad y la gama de servicios prestados. En particular, compruebe el alcance del servicio 24 horas y la resolución de problemas de los equipos.

P3: ¿Con qué frecuencia son obligatorias las inspecciones reglamentarias?

R: Hay varias inspecciones obligatorias para las propiedades de alquiler , cada una con una frecuencia definida. Por ejemplo, las inspecciones de los equipos contra incendios suelen realizarse dos veces al año, las inspecciones simples del suministro privado de agua una vez al año y las inspecciones periódicas de los equipos del edificio una vez al año. Si subcontrata a una empresa de gestión, ésta puede encargarse de todo en su nombre, desde la programación hasta la ejecución y presentación de informes para estas inspecciones reglamentarias, lo que reduce considerablemente la carga que supone el cumplimiento de las leyes y normativas.

P4: ¿Cómo paso de la autogestión a la gestión externalizada?

R: Pasar a la gestión externalizada es relativamente sencillo. En primer lugar, debe firmar un contrato de gestión con la empresa gestora, notificárselo a los inquilinos, cambiar la dirección de transferencia del alquiler y hacerse cargo de las llaves y planos del inmueble. Muchas empresas de gestión le ayudarán con estos trámites, y le recomendamos que les consulte sobre el calendario y los detalles del proceso de cambio.

P5: ¿Están incluidos en los honorarios de gestión los gastos de reparación de las instalaciones?

R: Normalmente , la cuota básica de gestión no incluye los gastos de reparación de las instalaciones. En caso de que sea necesario efectuar reparaciones, la empresa gestora facilitará un presupuesto y las reparaciones sólo se llevarán a cabo previa aprobación del propietario. Sin embargo, algunas empresas de gestión ofrecen un "servicio de reparaciones menores" para reparaciones de pequeña envergadura (por ejemplo, inferiores a 10.000-20.000 JPY) sin notificación previa al propietario. Es importante aclarar estas condiciones antes de firmar un contrato.

Información de referencia

• Asociación Japonesa de Gestión de Viviendas de Alquiler, "Directrices para la reducción del alquiler por defectos en las habitaciones e instalaciones de alquiler".
• Ministerio de Territorio, Infraestructura, Transporte y Turismo, "Directrices para los Servicios de Gestión de Viviendas de Alquiler".
• Contrato tipo de gestión de viviendas de alquiler

En la gestión de alquileres, es muy importante mejorar la satisfacción de los inquilinos y mantener el valor de los activos. Los problemas con equipos como aires acondicionados y calentadores de agua son inevitables, pero si los gestionan profesionales de forma adecuada, no se convertirán en problemas mayores. Si siente las limitaciones de la autogestión o le preocupa tener que ocuparse de los problemas de los equipos, considere la posibilidad de subcontratar a una empresa de gestión.

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