Hausverwaltung wählen: Bedingungen für einen zuverlässigen Partner

Die Wahl der richtigen Verwaltungsgesellschaft ist der Schlüssel zum Erfolg bei Immobilieninvestitionen. Ein zuverlässiges Verwaltungsunternehmen kombiniert Fachwissen im Umgang mit hochwertigen Immobilien für wohlhabende Kunden mit einem sorgfältigen Berichtssystem. INA & Associates Ltd. zum Beispiel hat seine Stärken im Bereich der Luxusimmobilien und will "Profis, denen Sie vertrauen können" sein, mit einem hohen Maß an Datenschutz und einem engagierten Team. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Arbeitsumfang und die Erfolgsbilanz der Verwaltungsgesellschaft prüfen können, wie Sie IT und DX einsetzen, was Sie bei der Vertragsunterzeichnung in Bezug auf Gebühren und Berichterstattungssysteme beachten sollten und wie wichtig es ist, ein Vertrauensverhältnis zur Verwaltungsgesellschaft aufzubauen.

Verständnis des Arbeitsumfangs der Verwaltungsgesellschaft

Verwaltungsgesellschaften bieten eine breite Palette von Dienstleistungen an. Ein typischer Arbeitsumfang umfasst Folgendes

• Vertragsbezogene Dienstleistungen: Anwerbung von Mietern, Begleitung von Mietern beim Besichtigungsprozess, Abschluss und Verlängerung von Mietverträgen und Kündigung von Mietverträgen im Namen von Mietern.

• Mieterbetreuung und Störungsbeseitigung: allgemeine Mieterbetreuung, z. B. Bearbeitung von Beschwerden und Beratungen mit Mietern, Betreuung von Mietern bei deren Auszug.

• Mietverwaltung: Einziehung und Überweisung von Mieten, Mahnungen an säumige Mieter usw.

• Gebäude- und Anlagenverwaltung: Reinigung der Gemeinschaftsflächen, regelmäßige Inspektion von Aufzügen und Feuerlöschanlagen, Wartung von Klärgruben, Kontrolle der Wasserqualität und Planung der Instandhaltung für das gesamte Gebäude.

• Sonstige Dienstleistungen: Einige Unternehmen bieten Mehrwertdienste wie gesetzlich vorgeschriebene Inspektionen und regelmäßige Kontrollberichte im Auftrag der Eigentümer, Einnahmen- und Ausgabenberichte und Vorschläge für die Vermögensverwaltung (z. B. Vorschläge für Maßnahmen zur Verbesserung der Belegungsrate und Renovierungspläne).

Der Umfang der Verwaltung variiert von Unternehmen zu Unternehmen und kann die Form von "nur Verwaltung", "sowohl Vermittlung als auch Verwaltung" oder "nur Vermittlung" annehmen. Ein Unternehmen, das auch als Vermittler auftritt, ist geeignet, wenn Sie mit der gesamten Mietverwaltung betraut werden möchten, während ein auf die Verwaltung spezialisiertes Unternehmen geeignet ist, wenn Sie sich auf die Gebäudeverwaltung konzentrieren möchten. In jedem Fall ist es wichtig, sich im Voraus zu vergewissern, dass die von Ihnen gewünschten Arbeiten abgedeckt sind und dass das Niveau der Verwaltung angemessen ist.

Wie Sie Erfolgsbilanz und Fachwissen ermitteln

Um ein zuverlässiges Verwaltungsunternehmen auszuwählen, sollten Sie dessen Erfolgsbilanz und Fachwissen sorgfältig prüfen. Das erste, worauf Sie achten sollten, ist der Erfahrungsschatz des Unternehmens. Je mehr Immobilien und Einheiten sie verwaltet haben, desto mehr praktisches Know-how haben sie sich angeeignet. Es heißt sogar: "Je mehr Immobilien man verwaltet hat, desto mehr Know-how sollte man angesammelt haben". Prüfen Sie, ob sie Erfahrung mit neuen und alten Immobilien, Eigentumswohnungen, Wohnungen und Gebäuden haben, die Ihrem eigenen ähneln.

Es ist auch sinnvoll, sich persönlich über den aktuellen Stand der verwalteten Objekte zu informieren. Wenn es in der Nähe Immobilien gibt, die von derselben Verwaltungsgesellschaft verwaltet werden, sprechen Sie mit dem Eigentümer oder Verwalter und beobachten Sie den Sauberkeitszustand der Gemeinschaftsflächen, das Vorhandensein von Unkraut und den Betriebszustand von Beleuchtung und Geräten. Die Qualität der Verwaltung lässt sich daran ablesen, ob die Gemeinschaftsflächen sauber und gut gepflegt sind.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie das Gebiet und die Eigenschaften der Immobilie gut kennen. Eine Verwaltungsgesellschaft, die mit dem Klima des Gebiets, in dem sich die Immobilie befindet, und den Eigenschaften der Bewohner vertraut ist, kann auf die spezifischen Herausforderungen des Gebiets angemessen reagieren. So unterscheiden sich beispielsweise die Maßnahmen zur Verhinderung des Einfrierens in kalten Klimazonen und die Maßnahmen zur Verbrechensbekämpfung in städtischen Gebieten. Es ist auch hilfreich, die Erfahrung und Qualifikation der verantwortlichen Person (z. B. des Bauunternehmers) zu prüfen, um festzustellen, ob sie in der Lage ist, die Bedürfnisse des Eigentümers zu verstehen und flexible Vorschläge zu machen. Holen Sie sich diese Informationen auf der Website des Unternehmens, bei Informationsveranstaltungen oder durch Anforderung von Informationsmaterial bei Anfragen und vergleichen Sie mehrere Unternehmen.

Bedeutung des Einsatzes von IT-Tools und DX

In den letzten Jahren hat sich in der Immobilienverwaltungsbranche die digitale Transformation (DX) beschleunigt, und das Ausmaß, in dem IT-Tools eingesetzt werden, steht in direktem Zusammenhang mit der Transparenz der operativen Effizienz und des Berichtswesens der Verwaltungsgesellschaft. Die von IT-Unternehmen bereitgestellten "Eigentümer-Apps" ermöglichen es beispielsweise, monatliche und jährliche Einnahmen- und Ausgabenberichte, die früher per Post verschickt wurden, online zur Verfügung zu stellen und mit den Eigentümern zu teilen. Dadurch werden nicht nur die Kosten für den Postversand der Berichte gesenkt, sondern auch die Verwaltung der Buchhaltung wird komfortabler, da sowohl die Verwaltungsgesellschaft als auch der Eigentümer die vergangenen Einnahmen- und Ausgabendaten im Internet suchen und überprüfen können. Die Anwendung verfügt außerdem über eine Vielzahl von Funktionen, darunter eine grafische Darstellung des Belegungsstatus der Immobilien, eine Chat-Funktion, eine Funktion zur Verteilung von Anzeigen und die Unterstützung elektronischer Verträge, die den Informationsaustausch und die Kommunikation in Echtzeit ermöglichen.

Der Umfang, in dem solche IT-Plattformen genutzt werden, ist ein entscheidender Faktor bei der Auswahl eines Verwaltungsunternehmens. Auf der Seite des Eigentümers ist zu prüfen, ob die Kommunikation mit der Verwaltungsgesellschaft über ein Smartphone oder einen PC erfolgen kann und ob Berichte online empfangen werden können. Unternehmen, die über fortschrittliche Mechanismen verfügen, wie z. B. die Verfügbarkeit von Schnellreparaturberichten und Genehmigungsworkflows sowie die Unterstützung elektronischer Mieterrekrutierungs- und Vertragsvergabeverfahren (Webvorschau und nicht-personenbezogene Verträge), sind effizienter und zuverlässiger. Im Allgemeinen sind Unternehmen, die aktiv Technologien einführen, in Bezug auf Transparenz und Zuverlässigkeit den Verwaltungsunternehmen überlegen, die nur analoge Unterstützung bieten.

Prüfen Sie vor der Vertragsunterzeichnung das Berichtswesen und die Gebührenstruktur

Bevor Sie einen Verwaltungsvertrag unterzeichnen, sollten Sie sich über die Berichts- und Provisionsstruktur informieren. Erstens wird die Verwaltungsgebühr in der Regel als Prozentsatz der Gesamtmiete festgelegt, wobei der marktübliche Satz bei etwa 5 % der Mieteinnahmen liegen dürfte. Beträgt die monatliche Miete beispielsweise 1 Million Yen, liegt die Verwaltungsgebühr bei 50.000 Yen. Der Prozentsatz kann jedoch je nach Umfang der von der Firma angebotenen Arbeiten und Dienstleistungen variieren. Erkundigen Sie sich vor der Vertragsunterzeichnung auch, ob in der Gebühr allgemeine Nebenkosten enthalten sind und ob es eine Garantie für Zahlungsverzug oder Leerstand gibt. In einigen Fällen basiert die Miete auf einer "angenommenen Vollvermietung", so dass es wichtig ist, die Bedingungen im Detail zu prüfen.

Aufbau eines Vertrauensverhältnisses mit der Verwaltungsgesellschaft

Eine zuverlässige Verwaltungsgesellschaft ist eine Gesellschaft, mit der Sie eine gute und langfristige Partnerschaft aufbauen können. Achten Sie bei der Auswahl eines Unternehmens auf die Persönlichkeit des Verantwortlichen, die Schnelligkeit seiner Reaktion und die Flexibilität seiner Vorschläge. Auch wenn die Arbeit im Vertrag festgelegt ist, können Sie das gegenseitige Verständnis vertiefen, indem Sie dem Verantwortlichen Ihre Anerkennung aussprechen, wenn die Entscheidung zum Einzug schnell getroffen wird oder Probleme reibungslos gelöst werden. Wie in dem Artikel erwähnt, kann das Vertrauen des Eigentümers in die Verwaltungsgesellschaft als "Partner" und die Anerkennung der Arbeit des Verantwortlichen zu einer erhöhten Motivation seitens der Verwaltungsgesellschaft führen.

Andererseits sollte aber auch ein moderates Maß an Spannung aufrechterhalten werden. Eine entschlossene Haltung ist auch notwendig, um z. B. eine Kündigung des Vertrags in Betracht zu ziehen, wenn sich die Qualität der Verwaltung verschlechtert. Ein Indikator für die Vertrauenswürdigkeit des Unternehmens ist, ob es stets gründlich berichtet, kommuniziert und konsultiert und ob es aufrichtig auf Fragen und Bitten reagiert. Um festzustellen, ob es sich um ein Unternehmen handelt, mit dem man langfristig zusammenarbeiten kann, ist es außerdem ratsam, vorab zu prüfen, ob die Vertragslaufzeit verbindlich ist, unter welchen Bedingungen der Vertrag gekündigt werden kann und wie die Verlängerungsmodalitäten aussehen. Letztendlich ist es wichtig, dass sich der Eigentümer bewusst ist, wie wichtig es ist, die Beziehung zur Verwaltungsgesellschaft zu "pflegen", und es sollte versucht werden, ein System des gegenseitigen Vertrauens zu schaffen.

Schlussfolgerung

Die obigen Ausführungen fassen die wichtigsten Punkte bei der Auswahl einer Verwaltungsgesellschaft zusammen. Machen Sie sich über den Umfang Ihrer Verwaltungsaufgaben und die Art der Berichterstattung klar, vergleichen Sie mehrere Unternehmen und prüfen Sie deren Erfolgsbilanz und Fachwissen; achten Sie auf ihre IT- und DX-Kompatibilität; Unternehmen mit modernen Verwaltungssystemen und Online-Berichtsfunktionen werden Ihre tägliche Arbeit effizienter gestalten. Bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, sollten Sie die Methode zur Berechnung der Provisionen und das Berichterstattungssystem im Detail prüfen und nicht zögern, Fragen zu stellen, wenn Sie Zweifel an den Bedingungen haben. Vor allem ist es wichtig, durch eine gute Kommunikation mit dem Verantwortlichen einen "zuverlässigen Partner" zu finden - INA&Associates Ltd. erreicht dank seines Spezialistenteams und seines gründlichen Informationsmanagementsystems, das durch seine Dienstleistungen für sehr vermögende Kunden entwickelt wurde, ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit. Finden Sie auf der Grundlage der in diesem Artikel genannten Perspektiven eine zuverlässige Verwaltungsgesellschaft und bauen Sie ein System auf, dem Sie Ihre Immobilienverwaltung unbesorgt anvertrauen können.