الاستعانة بشركة إدارة للعقارات: حماية ممتلكاتك من تسرب المياه

في الساعة الثانية صباحاً، استيقظت على مكالمة هاتفية مفاجئة. "يا صاحب العقار، المياه تتسرب من الطابق الذي يعلونا وتنزل من السقف كالمطر!

من هذه اللحظة، يبدأ الكابوس الطويل للمالكين الذين يديرون عقاراتهم المستأجرة بأنفسهم. الاتصال بالمستأجرين في الطابق الذي يعلوه، وتفقد الموقع في منتصف الليل، والإسعافات الأولية، والترتيب لاستقدام عامل تصليح، وتقييم الأضرار، والتواصل مع شركة التأمين، والتأكد من مكان المسؤولية... الأمر الأكثر إثارة للقلق هو حقيقة أن عليك التعامل مع كل هذا بمفردك، دون معرفة متخصصة.

كيف يجب على المالكين الذين يديرون أنفسهم بأنفسهم التعامل مع هذه المواقف عند مواجهتها؟ وكيف سيكون الوضع نفسه مختلفاً إذا استعانوا بمصادر خارجية لشركة إدارة؟

في هذا العدد، سننظر في حدود الإدارة الذاتية ومزايا الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة، باستخدام مثال مشاكل تسرب المياه من الطوابق العليا في إدارة الإيجار.

الحالات الفعلية لمشاكل تسرب المياه والاختلافات في الاستجابة لها

〜& حالة أحد المالكين الذين يديرون أنفسهم بأنفسهم، السيد "أ

امتلك السيد "أ" وحدة سكنية مكونة من أربعة طوابق (12 وحدة) عمرها 15 عامًا وكان يديرها للإيجار. استمر في إدارة العقار بنفسه لتوفير تكاليف الإدارة، ولكن في أحد فصول الشتاء في وقت متأخر من الليل، تلقى مكالمة طارئة من أحد المستأجرين في الطابق الثالث يقول فيها أن المياه تتسرب من السقف.

1. تأخرت الاستجابة الأولية: يعيش السيد "أ" على بعد 40 دقيقة بالسيارة من العقار وبسبب سوء حالة الطريق في وقت متأخر من الليل، استغرق الأمر أكثر من ساعة للوصول إلى الموقع.
2. الاستجابة لشاغلي الطابق العلوي: لم يكن شاغلو الطابق الرابع متاحين ولم يكن بالإمكان الاتصال بهم، لذلك اضطر السيد "أ" نفسه إلى الاتصال بصانع أقفال على وجه السرعة لفحص الغرفة.
3. صعوبة في تحديد السبب: لم يكن عداد المياه يعمل، لكن المياه استمرت في التسرب. استغرق الأمر وقتاً طويلاً لتحديد السبب على أنه تدهور في إمدادات المياه وأنابيب الصرف الصحي بسبب العمر.
4. محدودية الإسعافات الأولية: لم نتمكن من ترتيب شركة إصلاح في منتصف الليل واضطررنا للانتظار حتى اليوم التالي لإجراء الإسعافات الأولية البسيطة فقط.
5. تحديد المسؤولية: على الرغم من أنه تبين أن السبب هو الأجزاء المشتركة من المبنى (إمدادات المياه وأنابيب الصرف الصحي)، إلا أنه كان من الصعب تحديد أين تقع المسؤولية وما إذا كان التأمين سيغطي الضرر.
6. صعوبة في التعامل مع المستأجرين: طالب المستأجرون المتضررون في الطابق الثالث بتعويض عن الأضرار التي لحقت بأمتعتهم المنزلية، مما تسبب في توتر بينهم وبين السيد (أ).

النتيجة: خمسة أيام من أعمال الترميم، بتكلفة تقارب 500,000 ين ياباني، بالإضافة إلى 200,000 ين كتعويض للمستأجرين، وفوق كل ذلك، ثمن باهظ من حيث الوقت الثمين والضغط النفسي.

~شركة الإدارة التي استعان بها السيد (ب)

في عقار السيد "ب"، حيث حدث موقف مماثل، اتخذت شركة الإدارة الإجراءات التالية

1. مكتب الاستجابة على مدار 24 ساعة: تلقى مكتب الطوارئ التابع لشركة الإدارة مكالمة المستأجر وبدأ على الفور عملية الاستجابة.
2. الإرسال السريع للموظفين المتخصصين: وصل موظفو الإدارة في الموقع في غضون 30 دقيقة من الاتصال لتقييم الوضع.
3. شبكة من الشركات الشريكة: تم ترتيب شركات الإصلاح الشريكة، حتى في منتصف الليل، لتقديم الإسعافات الأولية وتحديد سبب المشكلة في نفس الوقت.
4. تحديد المسؤولية القانونية: مكنت خبرة شركة الإدارة من تحديد المسؤولية والتغطية التأمينية بسرعة.
5. التواصل مع المستأجرين: قام موظفو شركة الإدارة بشرح الوضع لكلا المستأجرين وتقديم المقترحات المناسبة للتعويض.
6. الاستجابة اللاحقة والمتابعة: كانت شركة الإدارة مسؤولة باستمرار عن إجراء إصلاحات واسعة النطاق منذ اليوم التالي، ودعم طلبات التأمين وفحص المعدات لمنع تكرار المشكلة.

النتيجة: لم يكن على السيد "ب" سوى مراقبة سلسلة الاستجابات في معظم الأحيان، وتم تقليل العبء الذهني إلى الحد الأدنى.

مخاطر وقيود الإدارة الذاتية

كما يتضح من حالة مشكلة تسرب المياه، هناك العديد من المخاطر والقيود على الإدارة الذاتية. نوجز أهمها أدناه.

المخاطر الناجمة عن نقص الخبرة

القيود الزمنية والمادية

العبء النفسي والفرص الضائعة

يميل الملاك الذين يستمرون في إدارة عقاراتهم الخاصة إلى التغاضي عن العبء النفسي والفرص الضائعة: فإدارة الإيجار، التي تتطلب وقت استجابة على مدار 24 ساعة، تؤثر بشكل كبير على نوعية حياتهم الخاصة، بما في ذلك الوقت المخصص لعملهم اليومي وعائلاتهم وهواياتهم. وعلى وجه الخصوص، يمكن أن تسبب المشاكل العاجلة مثل مشاكل تسرب المياه الكثير من الضغط النفسي، مما يؤثر على الوظائف والأنشطة الأخرى.

إذا كان من الممكن استخدام الوقت الذي تقضيه في الإدارة الذاتية في أعمالك الأساسية أو فرص الاستثمار الجديدة، فقد تتمكن من تحقيق عوائد أكبر. وبالنظر إلى هذه الفرص الضائعة، فإن الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة هو استثمار يؤتي ثماره بشكل جيد.

مزايا محددة للاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة

الاستفادة من الخبرة والدراية الفنية

شركات إدارة التأجير هي شركات محترفة تتمتع بسنوات عديدة من الخبرة والدراية. على وجه الخصوص، لديهم الخبرة التالية عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع تسربات المياه

1. الدقة في تحديد السبب: تتيح الخبرة التعرف السريع على السبب.
2. اقتراح أنسب طريقة للإصلاح: مقترحات تحقق التوازن بين التكلفة والمتانة.
3. تحديد المسؤولية القانونية: قرارات دقيقة تستند إلى قوانين الملكية القطاعية واتفاقيات الإيجار
4. الدراية باستخدام التأمين: الإلمام بالتأمين والإجراءات المعمول بها
5. اقتراح تدابير لمنع التكرار: القدرة على اقتراح تدابير لمنع حدوث مشاكل مماثلة.

راحة البال من خلال الإدارة الوقائية

لا تقتصر الميزة الرئيسية للاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة على حل المشاكل فحسب، بل أيضاً الإدارة الوقائية.

راحة البال مع نظام الاستجابة على مدار 24 ساعة

شركة الإدارة تعتبر راحة البال التي يوفرها نظام الاستجابة على مدار 24 ساعة ميزة رئيسية لا يمكن اكتسابها من الإدارة الذاتية.

1. مركز الاتصال في حالات الطوارئ: يستجيب لاستفسارات المستأجرين على مدار 24 ساعة في اليوم، 365 يوماً في السنة
2. شبكة من شركات الإصلاح التابعة: الترتيب للمقاولين الذين يمكنهم الاستجابة السريعة في الموقع، حتى في وقت متأخر من الليل أو في أيام العطلات
3. الخبرة في الاستجابة في الخط الأول: تقديم المشورة عبر الهاتف لمنع حدوث المزيد من الأضرار
4. إمكانية التعليمات عن بُعد: حسب الحالة، يتم إرشاد المستأجرين عن بُعد حول كيفية الاستجابة عن بُعد
5. نظام التسجيل والإبلاغ: يتم تسجيل جميع الاستجابات وإبلاغ المالك بها في وقت لاحق

تحسين رضا المستأجرين والحفاظ على قيمة العقار

يمكن أن يكون للاستجابة لحالة طارئة مثل تسرب المياه تأثير كبير على رضا المستأجرين وسمعة العقار. إن الاستعانة بشركة إدارة تتيح الاستجابة الاحترافية للمشاكل، والتي من المتوقع أن يكون لها الآثار التالية

1. زيادة راحة البال للمستأجر: نظام استجابة على مدار 24 ساعة
2. إطالة مدة الإيجار: بناء علاقة ثقة من خلال الاستجابة المناسبة للمشاكل
3. انخفاض معدلات الإخلاء: انخفاض النية في الخروج من العقار بسبب تحسن مستوى الرضا
4. الحفاظ على سمعة العقار: التأثير الإيجابي على الكلام الشفهي والمراجعات
5. الحفاظ على قيمة العقار: الحفاظ على القيمة المادية من خلال الإصلاحات والإدارة المناسبة

النقاط الرئيسية في اختيار شركة الإدارة

يعد اختيار شركة الإدارة المناسبة أمراً بالغ الأهمية لتحقيق أقصى قدر من فوائد الاستعانة بمصادر خارجية. ستساعدك النقاط التالية في العثور على شريك موثوق به.

معايير الاختيار الأساسية

1. السجل الحافل والموثوقية: عدد سنوات العمل في هذا المجال وعدد الوحدات المُدارة
2. توافر الموظفين المحترفين: عدد الموظفين المؤهلين (مثل مقاولي البناء وكبار الإداريين وغيرهم)
3. المساحة والتغطية: نظام تقديم الخدمات في موقع العقار
4. شفافية تفاصيل العقد: وصف واضح لخدمات الاستعانة بمصادر خارجية وتوزيع التكاليف
5. نظام التواصل: تواتر التقارير والتواصل مع المالكين

نقاط التقييم للاستجابة لحالات الطوارئ، على سبيل المثال تسربات المياه

نقاط تفتيش محددة لتقييم القدرة على الاستجابة للمشاكل.

التقييم الصحيح لفعالية التكلفة

ينبغي اعتبار تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية للإدارة "استثماراً" وليس مجرد "تكلفة". تقييم فعالية التكلفة من خلال النظر بشكل شامل في العوامل التالية

1. الوفورات المباشرة في التكاليف

   • تخفيض تكاليف الإصلاح الرئيسية من خلال الإصلاحات المخطط لها
   • انخفاض تكاليف الإصلاح من خلال استخدام التأمين
   • زيادة الدخل من خلال فترات شغور أقصر

2. القيمة غير المباشرة

   • توفير وقت المالك وقدرته الذهنية الخاصة
   • خلق الفرص من خلال التركيز على الأعمال الأساسية والاستثمارات الأخرى
   • تحسين القيم غير المرئية مثل النوم والصحة

3. التأثير على قيم الأصول على المدى الطويل

   • إطالة عمر المبنى من خلال الصيانة والإدارة السليمة
   • زيادة الربحية من خلال معدلات إشغال مستقرة
   • التأثير الإيجابي على تقييم العقار عند إعادة البيع

ملخص: الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة هو استثمار

تعتبر حالات الطوارئ مثل مشاكل تسرب المياه من الطابق العلوي من المخاطر التي لا يمكن تجنبها في إدارة الإيجار. وبالنظر إلى عبء الإدارة الذاتية، فإن الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة ليس مجرد تكلفة، بل هو استثمار حكيم لوقت المالك وصحته النفسية وقيمة أصول العقار.

إن مزايا الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة العقارات المؤجرة كثيرة ومتنوعة، ولكن المزايا الثلاث التالية مهمة بشكل خاص

1. الاستجابة الدقيقة مع الخبرة: اتخاذ القرارات المناسبة والاستجابة باستخدام الخبرات القانونية والفنية والتأمينية وغيرها من الخبرات.
2. راحة البال من خلال نظام يعمل على مدار 24 ساعة: نظام يمكنه الاستجابة بسرعة حتى عندما لا يكون المالك متاحاً.
3. توفير الوقت والمساحة الذهنية: بيئة يمكنك من خلالها التركيز على عملك الأساسي والوقت مع عائلتك.

تُحدث الاستعانة بمصادر خارجية لشركة الإدارة فرقاً كبيراً، حتى بالنسبة لتسرب مياه واحد. وتكون الفوائد أكبر إذا أخذت في الاعتبار جوانب أخرى مثل الوقاية من الكوارث ومنع الجريمة والامتثال للتغييرات القانونية. لماذا لا تفكر في الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة لتحقيق الاستقرار في أعمالك الإيجارية على المدى الطويل؟

الأسئلة المتداولة

س1: ما هو سعر السوق لتكاليف الإدارة بالاستعانة بمصادر خارجية؟

ج: تبلغ التكاليف النموذجية لإدارة الإيجار بالاستعانة بمصادر خارجية حوالي 3-5% من إيرادات الإيجار. ويختلف ذلك حسب نطاق عمل الإدارة، ولكن بشكل عام حوالي 5% من الإيجار للخطة القياسية التي تشمل إدارة المستأجرين الأساسية وإدارة المباني، وحوالي 3% إذا كنت تعمل فقط كوكيل تحصيل. ومع ذلك، فإن الخدمات الإضافية مثل خدمة الاستجابة للطوارئ على مدار 24 ساعة وضمان الإيجار قد تترتب عليها تكاليف إضافية.

س2: هل يستحق الأمر الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة العقارات الصغيرة (منازل منفصلة أو وحدات قليلة فقط)؟

ج: الأمر يستحق الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة حتى العقارات الصغيرة. في الواقع، من الأهمية بمكان بالنسبة للعقارات الصغيرة الحفاظ على رضا المستأجرين والاستجابة السريعة للمشاكل، حيث أن تأثير شغور واحد على الإيرادات كبير. يقدم عدد متزايد من شركات الإدارة خططاً مرنة للعقارات الصغيرة، لذا يُنصح باختيار شركة إدارة مناسبة لحجم عقارك.

س3: في حالة الاستعانة بشركة إدارة خارجية، هل يتعين على المالك القيام بأي شيء؟

ج: لا، ليس عليك القيام بأي شيء بشكل كامل. من الضروري التحقق من تقارير الدخل والنفقات المنتظمة والمشاركة في القرارات المهمة مثل الإصلاحات الرئيسية. ومع ذلك، يمكنك أن تترك كل شيء تقريباً لشركة الإدارة، بما في ذلك التعامل اليومي مع المستأجرين وحل المشاكل الطارئة وعمليات التفتيش المنتظمة. وهذا يخلق بيئة يمكنك فيها التركيز على القرارات السياسية الرئيسية مع الحفاظ على التواصل الجيد مع شركة الإدارة.

س4: ما هي النقاط الرئيسية عند التحوّل من الإدارة الذاتية إلى الإدارة بالاستعانة بمصادر خارجية؟

ج: عند التبديل، من المهم تسليم المعلومات الحالية عن الممتلكات والمستأجرين بدقة. وعلى وجه الخصوص، تقديم تفاصيل عن تاريخ المشاكل السابقة وتاريخ الإصلاح والترتيبات الخاصة مع المستأجرين. يُنصح أيضاً بالحصول على عروض أسعار من عدة شركات إدارة ومقارنة التوازن بين الخدمات والتكاليف. الوقت المثالي للتغيير هو خلال فترات انخفاض الإشغال أو التوقيت الوقائي قبل حدوث مشاكل كبيرة.

س5: س5: هل من الممكن تغيير شركات الإدارة؟

ج: هذا ممكن. عادةً ما تحدد عقود الإدارة فترة العقد وشروط الإنهاء، لذا يمكنك التغيير وفقاً لذلك. ومع ذلك، من المهم إتاحة الوقت الكافي لإجراء التغيير لتجنب حدوث ارتباك للمستأجرين. إذا كنت تفكر في تغيير شركة الإدارة، فقم بتوضيح عدم رضاك الحالي والمجالات التي تحتاج إلى تحسين، وتأكد من أن شركة الإدارة الجديدة يمكنها حلها بالتفصيل.

إذا كنت مالكًا قلقًا بشأن إدارة الإيجار لديك، خاصةً في الحالات التي تتطلب استجابة طارئة، مثل مشكلة تسرب المياه، يُرجى الاتصال بشركة INA & Associates للحصول على استشارة مجانية لمساعدتك على الانتقال السلس من الإدارة الذاتية إلى الإدارة الخارجية وتحقيق أقصى قدر من سنقترح عليك خطة الإدارة المثلى لتعظيم قيمة عقارك.