فوائد الاستعانة بشركات إدارة العقارات لحل مشاكل المستأجرين

أصحاب العقارات المؤجرة، هل أنت قلق من التعامل مع المشاكل المفاجئة؟ الاحتفاظ بالكلاب رغم أن الحيوانات الأليفة غير مسموح بها"، "شكاوى حول الضوضاء في الليل"، "تعطل المعدات في أيام العطلات"... من خلال خبرة شركة INA & Associates في حل مشاكل العديد من الملاك، من المهم أن نفهم أن هناك قيودًا واضحة على الإدارة الذاتية.

وعلى وجه الخصوص، فإن الحالة التي نناقشها هنا، حيث يحتفظ المستأجر بكلب في عقار لا يُسمح فيه باصطحاب الحيوانات الأليفة، هي مشكلة نموذجية يواجهها الملاك الذين يديرون أنفسهم بأنفسهم. تتطلب مثل هذه المشاكل معرفة قانونية متخصصة واستجابة هادئة، وغالباً ما يصعب على الملاك التعامل معها بمفردهم، الذين يميلون إلى التورط عاطفياً.

توضح هذه المقالة تفاصيل المخاطر التي يواجهها الملاك الذين يديرونها بأنفسهم وفوائد الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة. نأمل أن تجده مفيداً كخيار لجعل إدارة الإيجار أكثر استقراراً كـ "استثمار".

مثال على مشكلة يواجهها المالك الذي يدير نفسه بنفسه: الاحتفاظ بكلب في عقار لا يُسمح فيه بالحيوانات الأليفة.

السيد يامادا (اسم مستعار) هو مالك لأربع شقق في طوكيو، يديرها جميعاً بشكل مستقل. وفي أحد الأيام، تلقى بلاغاً من أحد المستأجرين بأن كلباً يصدر أصواتاً من الغرفة المجاورة. تحتوي جميع شقق السيد يامادا على بند "غير مسموح بإيواء الحيوانات الأليفة" في عقودها.

خلفية المشكلة

1. سبب المشكلة: تم اكتشافها عن طريق شكاوى من مستأجرين آخرين.
2. الإخفاق في الاستجابة الأولية: اتصل السيد يامادا بالمستأجر مباشرةً وأشار إلى خرق العقد بنبرة صوت قوية.
3. تفاقم الوضع: ادعى المستأجر أنه كان يعتني بالكلب بشكل مؤقت فقط ورفض الاعتراف بحقيقة أنه كان يحتفظ به.
4. التأثير على المستأجرين الآخرين: تم تقديم شكاوى متعددة بشأن رائحة الكلب وضوضاء الكلب.
5. الاستجابة المتأخرة: لم يكن السيد يامادا على دراية بالإجراءات القانونية، وطالت المشكلة بينما كان غير متأكد من كيفية الاستجابة.

صعوبات بسبب الإدارة الذاتية

اعتقدت السيدة يامادا أنها يجب أن تُجبر على مغادرة العقار لأن العقد ينص على عدم السماح بإيواء الحيوانات الأليفة. ومع ذلك، لم تكن تدرك أن "مبدأ خيانة الأمانة" ينطبق على إنهاء عقد الإيجار. كان من الصعب إنهاء العقد على الفور لمجرد أنها كانت تحتفظ بحيوان أليف، وكان من الضروري إثبات ضرر وإزعاج محددين، بالإضافة إلى إجراءات الإخطار المناسبة.

ونتيجة لذلك، اضطر العديد من المستأجرين إلى الانتقال بسبب التأخير في الاستجابة للموقف، مما تسبب أيضًا في أضرار ثانوية في شكل زيادة في معدل الشواغر. هذه الحالة هي مثال نموذجي لقيود الإدارة الذاتية.

مخاطر وقيود الإدارة الذاتية

تنطوي الإدارة الذاتية على المخاطر والقيود الرئيسية التالية. تم تلخيصها في الجدول لتوضيح التحديات التي يواجهها أصحاب الإدارة الذاتية بشكل أفضل.

مخاطر وقيود الإدارة الذاتية

صعوبة الاستجابة القانونية

تتمثل الصعوبة الأكبر بالنسبة للمالكين الذين يديرون أنفسهم بأنفسهم في تعقيد الردود القانونية على انتهاكات العقد. على سبيل المثال، حتى إذا كان هناك خرق لشرط عدم وجود حيوان أليف، فلا يمكن إنهاء العقد على الفور أو مطالبة المستأجر بإخلاء المبنى.

في السوابق القضائية، يتم تطبيق "مبدأ خيانة الأمانة" ولا يتم التركيز فقط على مجرد الإخلال بالعقد، ولكن أيضًا على ما إذا كان السلوك قد وصل إلى مستوى يدمر علاقة الثقة بين المالك والمستأجر. يتطلب هذا الحكم معرفة وخبرة متخصصة.

المزايا المحددة للاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة

تتعدد مزايا الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة. على وجه الخصوص، يمكن تحديد النقاط التالية كحلول للمشاكل التي تواجهها الإدارة الذاتية.

1- الخبرة في التعامل مع المشاكل

تتمتع شركات الإدارة بثروة من الخبرة والتجربة في إدارة العقارات المؤجرة. بالإضافة إلى ذلك، من خلال الاستعانة بمحامٍ استشاري، يمكنهم تقديم المشورة المناسبة بناءً على القضايا السابقة والسوابق القضائية.

على سبيل المثال، في قضية امتلاك الحيوانات الأليفة المذكورة سابقاً، يمكن توقع الاستجابات المهنية التالية

1. إجراء معاينات ميدانية مناسبة للتأكد من الوقائع
2. صياغة إشعار رسمي وفقًا لشروط العقد
3. إقامة منتدى للمناقشة واقتراح حل للمشكلة
4. 1. المساعدة في الإجراءات القانونية عند الضرورة

2. راحة البال من خلال الخدمة على مدار 24 ساعة

إحدى المزايا الرئيسية لشركة الإدارة هي نظام الاستجابة على مدار 24 ساعة في حالة الطوارئ. غالباً ما تواجه المنازل مكالمات طارئة من المستأجرين ومشاكل في المعدات في الليل أو في أيام العطلات.

مع شركة الإدارة، يمكن للمالكين الاستمتاع براحة البال التالية

• الاستجابة الفورية لحالات الطوارئ مثل تسربات المياه
• التدخل الفوري في المشاكل بين المستأجرين مثل مشاكل الضوضاء
• ترتيب الإصلاحات وتوضيح الأمر للمستأجرين في حالة تعطل المعدات

3- الوقاية من المشاكل من خلال الإدارة الوقائية

تتخذ شركة الإدارة الجيدة تدابير وقائية قبل حدوث المشاكل. من خلال الدوريات المنتظمة والتواصل مع المستأجرين، يمكن التغاضي عن العلامات الصغيرة والتعامل معها قبل أن تتطور إلى مشاكل كبيرة.

ومن أمثلة الإدارة الوقائية ما يلي:

• الكشف المبكر عن تدهور المعدات من خلال عمليات التفتيش المنتظمة للمبنى
• إبلاغ المستأجرين بالاحتياطات الموسمية
• 3. إجراء مقابلات مع المستأجرين وقت تجديد العقد للتأكد من احتياجاتهم

4. فعالية التكلفة.

تبلغ تكلفة الاستعانة بمصادر خارجية للإدارة بشكل عام حوالي 5% من الإيجار، ولكن القيمة تستحق هذه التكلفة. وبالنظر إلى الوقت والجهد المطلوبين للتعامل مع المشاكل التي تحدث مع الإدارة الذاتية ومخاطر الشواغر، فإن الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة هو خيار فعال من حيث التكلفة.

الآثار الموفرة للتكاليف للإدارة الذاتية:

• تحسين التدفق النقدي بسبب قصر فترات الشغور
• تقليل مخاطر خروج المستأجرين بسبب الحل المبكر للمشاكل
• توفير وقت المالك وقدرته الذهنية الخاصة

5- المساهمة في تحسين الربحية

تقوم شركة الإدارة الجيدة بأكثر من مجرد إدارة العقار؛ فهي تساهم أيضاً في تحسين ربحية العقار. من خلال الحصول على المشورة المهنية بشأن تحديد الإيجار واستراتيجيات توظيف المستأجرين بناءً على اتجاهات السوق، يمكنك أن تتوقع الحفاظ على قيمة عقارك وتحسينها على المدى الطويل .

تدابير محددة لتعزيز الإيرادات:

• مقترحات التجديد المناسبة والتوقيت المناسب
• تدابير فعالة لتوظيف المستأجرين وإجراءات الشواغر
• تحديد الإيجار المناسب بناءً على السوق المحيطة

النقاط الرئيسية في اختيار شركة الإدارة

لا تقدم جميع شركات الإدارة الخدمات نفسها. من أجل اختيار شركة إدارة عالية الجودة، انتبه إلى النقاط التالية.

1- سرعة وأدب الاستجابة

العامل الأهم في اختيار شركة الإدارة هو سرعة وجودة استجابتها لاستفسارات المستأجرين ومشاكلهم. ومن نقاط التحقق المهمة بشكل خاص ما إذا كانت الشركة لديها نظام استجابة للطوارئ.

نقاط يجب التحقق منها:

• ما إذا كانت هناك نقطة اتصال للطوارئ على مدار 24 ساعة
• الوقت الفعلي المقدر للاستجابة الفعلية
• 1. نظام الإبلاغ عن تاريخ الاستجابة

2. سجل الإدارة وخبرتها

يعد سجل حافل وخبرة شركة الإدارة مؤشراً مهماً على جودة خدماتها. على وجه الخصوص، يُنصح بالتحقق مما إذا كانت الشركة لديها خبرة في إدارة عقارات ذات حجم وخصائص مماثلة لعقارك.

العناصر التي يجب التحقق منها:

• عدد العقارات المُدارة وسنوات الخبرة في الإدارة.
• سجل حافل في إدارة عقارات ذات حجم مماثل وفي نفس المنطقة
• متوسط معدلات الإشغال

3- نظام تقارير شفاف

تمتلك شركات الإدارة الجيدة نظاماً شفافاً لإعداد التقارير. يمكنك أن تتوقع تقارير منتظمة عن الإيرادات والنفقات، ومشاركة حالة العقار وتقارير مفصلة عن التقدم المحرز عند حدوث مشاكل.

نقاط يجب التركيز عليها

• محتوى التقارير الشهرية وسهولة قراءتها
• سهولة استخدام بوابة المالك
• سرعة إعداد التقارير وتفاصيلها عند حدوث مشاكل

4. أداء التكلفة

يبلغ معدل السوق لرسوم الإدارة حوالي 5% من الإيجار، ولكن الأرخص ليس ببساطة أفضل. من المهم اتخاذ قرار شامل بشأن التوازن بين الخدمات المقدمة والتكاليف سمتي.

عناصر للمقارنة والنظر فيها

ملخص: التحول من الإدارة الذاتية إلى الإدارة بالاستعانة بمصادر خارجية هو قرار استثماري.

في إدارة الإيجار، فإن الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة ليست مجرد "تكلفة"، بل يجب اعتبارها "استثماراً" لزيادة قيمة الأصول والربحية. وعلى وجه الخصوص، فإن المعرفة القانونية والاستجابة الهادئة مطلوبة عند التعامل مع مخالفات العقد، كما في حالة احتفاظ المستأجر بكلب في عقار لا يُسمح فيه بتربية الحيوانات الأليفة.

تنطوي الإدارة الذاتية على المخاطر التالية

1. تأخر الاستجابة بسبب نقص الخبرة
2. صعوبات في توفير استجابة على مدار 24 ساعة
3. المفاوضات العاطفية وتدهور العلاقات
4. التعامل مع تعقيد الإجراءات القانونية.

من ناحية أخرى، فإن مزايا الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة هي

1. الاستجابة المناسبة والسريعة القائمة على معرفة الخبراء
2. دعم موثوق على مدار 24 ساعة في اليوم، 365 يومًا في السنة
3. الوساطة الهادئة وحل المشكلات كطرف ثالث
4. تجنب المشاكل الكبيرة من خلال التدابير الوقائية

من أجل إدارة مستقرة وطويلة الأجل ومستقرة للإيجار، فإن المساعدة الاحترافية هي خيار حكيم. إن الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة لن يوفر المزيد من الوقت والقدرة الذهنية للمالك فحسب، بل سيساعد أيضاً في الحفاظ على قيمة الأصول وتحسينها.

الأسئلة المتداولة

س1: س1: إذا قمت بالاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة، هل ستفقد رغبات المالك؟

ج: ليس هذا هو الحال. ستقوم شركة الإدارة الجيدة بالتحقق بانتظام من نوايا المالك وإدارة العقار بما يتماشى مع متطلباته. وبدلاً من ذلك، فإن الدور الرئيسي لشركة الإدارة هو العمل كمستشار ذو معرفة متخصصة وتقديم اقتراحات لتعظيم أصول المالك.

س2: هل يستحق الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة حتى بالنسبة للعقارات الصغيرة (مبنى أو مبنيين)؟

ج: نعم، العقارات الصغيرة هي التي يكون فيها الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة أكثر فعالية. نظراً لصغر عدد العقارات، فإن تأثير مشكلة واحدة على الإدارة الكلية يمكن أن يكون كبيراً. بالإضافة إلى ذلك، في كثير من الحالات، يصعب على المالكين الذين يعملون أيضاً في نفس الوقت الاستجابة بشكل مناسب بسبب ضيق الوقت، لذلك يمكن أن يكون دعم شركة إدارة محترفة فعالاً.

س3: إذا قمت بالاستعانة بشركة إدارة، كم مرة سأتلقى التقارير؟

ج: بشكل عام، تعتبر التقارير الشهرية هي المعيار، ولكن بعض شركات الإدارة تقدم أيضاً بوابة إلكترونية على الإنترنت حيث يمكنك التحقق من الإشغال والإيرادات والنفقات في الوقت الفعلي. من الممكن أيضاً تلقي تقارير عن المشاكل والأمور المهمة على أساس كل حالة على حدة. يوصى بتأكيد تفاصيل وتيرة وطريقة إعداد التقارير وقت توقيع العقد.

س4: ما هي الإجراءات التي يتعين عليّ اتباعها إذا أردت تغيير شركة الإدارة؟

ج: يعتمد تغيير شركة الإدارة على شروط العقد المبرم مع شركة الإدارة الحالية. بشكل عام، تحتاج إلى إعطاء فترة إشعار كتابي (1-3 أشهر) لإنهاء العقد. وبعد ذلك يتم الانتقال إلى شركة الإدارة الجديدة. ولتحقيق انتقال سلس، يلزم تعاون كل من شركتي الإدارة القديمة والجديدة.

س5: هل هناك أي مشاكل لا يمكن حلها عن طريق الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة؟

ج: في الأساس، يمكن لشركة الإدارة التعامل مع العديد من مشاكل المستأجرين، ولكن في الحالات التي تتطلب مشاركة متخصصين، مثل النزاعات القانونية الخطيرة بشكل خاص أو المشاكل الهيكلية في المبنى، ستعمل الشركة مع متخصصين مثل المحامين والمهندسين المعماريين. كما سيكون لدى شركة الإدارة الجيدة أيضاً نظاماً لتقديم المتخصصين المناسبين والعمل معهم في هذه الحالات.

معلومات مرجعية

• جمعية عموم اليابان العقارية، "حفظ الحيوانات الأليفة وإلغاء عقود الإيجار".
• وزارة الأراضي والبنية التحتية والنقل والسياحة: "المبادئ التوجيهية لعمليات إدارة العقارات المؤجرة".
• وزارة العدل، "إلغاء عقود الإيجار في مراجعة القانون المدني".
• سومايرو ديال "التقرير السنوي لإحصاءات استشارات الإسكان 2023".

لماذا لا تستشير متخصصاً في إدارة الإيجار؟

تقدم شركة INA&Asociates استشارات مجانية للمالكين الذين لديهم مشاكل في الإدارة الذاتية. سيقوم موظفونا ذوو الخبرة بإرشادك بعناية في كل شيء بدءاً من كيفية التعامل مع مشاكل المستأجرين، بما في ذلك مشاكل ملكية الحيوانات الأليفة، إلى دعم الانتقال إلى الإدارة الذاتية.