نصائح لتجنب المشاكل في عقود الإيجار مع المستأجرين الأجانب

في السنوات الأخيرة، تزايد عدد الأجانب المقيمين في اليابان في السنوات الأخيرة، وقد ذُكر أنه بحلول عام 2023 سيتجاوز العدد 3 ملايين نسمة لأول مرة في البلاد. ومع انخفاض عدد السكان وشيخوخة السكان، تزداد أهمية قبول المستأجرين الأجانب كإجراء ضد الشواغر، وهو موضوع لا يمكن لمالكي العقارات تجاهله. ومن ناحية أخرى، يشعر العديد من المُلاّك بعدم الارتياح بشأن توقيع عقد إيجار مع أجنبي لأنهم يشعرون بالقلق من المشاكل الناشئة عن الاختلافات في اللغة والثقافة والعادات. ومع ذلك، يمكن القضاء على هذه المخاوف من خلال اتخاذ التدابير المناسبة والمراعاة الكافية، وفي الواقع، يُعتقد أن قبول المستأجرين الأجانب يمكن أن يؤدي إلى إدارة مستقرة للإيجار. في الواقع، تعتقد شركة INA، بصفتها شركة محترفة في إدارة الإيجارات، أن قبول الأشخاص ذوي الاحتياجات الأمنية السكنية، مثل كبار السن والأجانب، سيصبح ذا أهمية متزايدة في المستقبل، ومن خلال التدابير المناسبة مثل استخدام ضمانات الإيجار، يمكن تأجير العقارات براحة البال. من هذا المنظور الإيجابي، تشرح هذه المقالة النقاط التي يجب على مالكي العقارات إيلاء اهتمام خاص بها عند إبرام عقود الإيجار مع المستأجرين الأجانب والتدابير العملية التي يمكن اتخاذها لمنع حدوث مشاكل.

نقاط يجب ملاحظتها عند توقيع عقد إيجار مع أجنبي

عند قبول مستأجرين أجانب، يجب اتخاذ اعتبارات واستعدادات مختلفة عن تلك التي يجب اتخاذها مع المستأجرين اليابانيين. فيما يلي النقاط الرئيسية التي يجب وضعها في الاعتبار عند توقيع عقد الإيجار مع أجنبي.

• عوائق اللغة وفهم محتويات العقد: عند توقيع عقد الإيجار، هناك العديد من المستندات مثل العقد وشرح الأمور المهمة، ولكن إذا كانت هذه المستندات باللغة اليابانية فقط، فمن الصعب على المستأجرين الأجانب الذين لا يفهمون اللغة اليابانية بشكل كامل فهم محتوياتها. يمكن أن يكون عدم فهم محتويات العقد سبباً رئيسياً للمشاكل. لذلك من المهم إعداد نسخ متعددة اللغات من مستندات العقد ومترجمين فوريين متخصصين حيثما أمكن، وشرح شروط العقد وقواعده بعناية لضمان فهمها. يمكن للإجراءات الرامية إلى إزالة الحواجز اللغوية أن تمنع المنازعات الناجمة عن سوء الفهم.

• الاختلافات في الممارسات التعاقدية (نقود المفتاح، والوديعة، ورسوم التجديد، وما إلى ذلك): لعقود الإيجار اليابانية ممارساتها الفريدة الخاصة بها، مثل "نقود المفتاح" و"رسوم التجديد" الدورية، والتي لا توجد في الخارج ويصعب على الأجانب فهمها بشكل خاص. كما أن التعامل مع وديعة التأمين (مثل تخصيصها لإعادة العقار إلى حالته الأصلية عند مغادرة المستأجر)، والتي يتم إيداعها وقت توقيع العقد، يمكن أن تؤدي إلى سوء فهم إذا لم يتم شرحها بالكامل للأجانب الذين ليسوا على دراية بالقواعد اليابانية. في الواقع، يفترض العديد من المستأجرين الأجانب أن مبلغ الوديعة بالكامل سيتم إرجاعه عند مغادرتهم، وفي بعض الحالات، لا يفهمون القواعد اليابانية الفريدة لتسوية تكاليف الترميم. قبل التوقيع على العقد، اشرح لهم بعناية الترتيبات المالية مثل أموال المفاتيح والوديعة ورسوم التجديد، بالإضافة إلى مفهوم إعادة العقار إلى حالته الأصلية عند الانتقال، وذلك لتفهمهم مما يساعد على منع المشاكل المالية لاحقاً.

• مراعاة الاختلافات في نمط الحياة والثقافة: تختلف القواعد والآداب في الحياة اليومية من بلد إلى آخر ومن منطقة إلى أخرى، مثل كيفية فصل القمامة، ومخاوف الضوضاء بالنسبة للجيران، ومعايير التنظيف عند الانتقال من المنزل، وما إلى ذلك. حتى القواعد الشائعة في اليابان قد تكون غير مألوفة للمستأجرين الأجانب ويصعب اتباعها. على سبيل المثال، من الشائع في اليابان أن يعيد المستأجرون غرفهم أنظف مما كانت عليه عند الانتقال من عقار مستأجر عند الخروج من عقار مستأجر، ولكن قد لا تكون هذه العادة شائعة في الخارج. من أجل منع سوء الفهم بسبب الاختلافات في نمط الحياة، من الفعال إعداد دليل بالقواعد مثل يوم وطريقة التخلص من القمامة وساعات الهدوء والأشياء المحظورة (مثل الحيوانات الأليفة والتأجير من الباطن وما إلى ذلك) بلغات متعددة عند الانتقال، ومشاركة هذه المعلومات مسبقاً. إن التعريف بالقواعد مع إبداء التفهم للاختلافات الثقافية سيساعد على خلق بيئة يمكن للطرفين العيش فيها بسلام.

• ضمان وجود ضامن مشترك والقدرة على الدفع: عادةً ما تتطلب اتفاقيات الإيجار أن يكون للمستأجر ضامن مشترك يعيش في اليابان، ولكن غالباً ما يتعذر تأمين ضامن مناسب للمستأجرين الأجانب. في الماضي، كانت هذه العقبة في الماضي تجعل من الصعب على الأجانب اجتياز عملية فحص المستأجرين. ومع ذلك، يوجد الآن نظام يسهّل على كبار السن والطلاب الأجانب والأجانب توقيع العقد باستخدام شركة ضمان الإيجار (ضمان الالتزام بالإيجار). ونظراً لأن شركة الضمان تعمل كضامن مشترك، فإن هذا له ميزة بالنسبة للمالك تتمثل في قدرته على قبول مجموعة كبيرة من المستأجرين مع تغطية مخاطر عدم السداد. عند توقيع عقد مع مستأجر أجنبي، من الجيد دائماً التفكير في الاستعانة بشركة ضمان وأخذ ضمان لمدفوعات الإيجار.

• التحقق من حالة الإقامة والهوية: من المهم أيضاً التحقق بشكل صحيح من حالة الإقامة (نوع التأشيرة وتاريخ انتهائها) وهوية المستأجر المحتمل قبل توقيع عقد الإيجار. عند قبول مستأجرين أجانب، تحقق من جواز سفرهم أو بطاقة إقامتهم للتأكد من تاريخ انتهاء صلاحية تأشيرتهم وأنه يمكنهم الإقامة بشكل قانوني في العقار طوال مدة العقد. وفي الوقت نفسه، من الضروري أن تعرف مسبقاً عدد الأشخاص الذين سينتقلون إلى العقار وما إذا كانوا سيقيمون معك. من الشائع في بعض البلدان أن يسكن في العقار أكثر من شخص واحد للعزاب، لذا يجب الاتفاق بوضوح على عدد المستأجرين (رفقاء السكن) قبل توقيع العقد لمنع المستأجرين غير المصرح لهم من تجاوز عدد الأشخاص المتوقع في العقد. من المهم أيضاً طلب تفاصيل الحساب المصرفي وتفاصيل الاتصال في حالات الطوارئ (مثل رقم الهاتف المحمول) لضمان إمكانية تحويل الإيجار ووجود وسيلة اتصال. إن التأكد من هذه التفاصيل بدقة سيقلل من مخاطر حدوث مشاكل غير متوقعة بعد توقيع العقد.

إن وضع النقاط المذكورة أعلاه في الاعتبار وضمان التواصل الكافي والتفاهم المتبادل مع المستأجرين الأجانب قبل توقيع العقد هو الخطوة الأولى نحو إدارة سلسة للإيجار. من الأهمية بمكان إجراء فحص عادل للمستأجرين وتقديم توضيحات لهم بغض النظر عن جنسيتهم، وإبرام العقد على أساس الاتفاق المتبادل.

نقاط لمنع المشاكل مع المستأجرين الأجانب

استناداً إلى الاحتياطات المذكورة أعلاه، إليك بعض التدابير الفعالة لمنع حدوث مشاكل مع المستأجرين الأجانب بالفعل. من خلال الإعداد والتعامل السليم، يمكن منع العديد من المشاكل مسبقاً. من خلال تنفيذ التدابير التالية لمنع المشاكل مع المستأجرين الأجانب، سيتمكن الملاك من تأجير الغرف للأجانب براحة البال

• الاستخدام الفعال لشركات ضمان الإيجار (ضمانات الإيجار ): كما ذكرنا أعلاه، فإن استخدام شركة ضمان يكاد يكون ضرورياً عند توقيع عقد مع مستأجر أجنبي. إذا كنت تطلب شركة ضمان كشرط للإيجار، فيمكنك أن تكون مستعداً في حالة حدوث متأخرات الإيجار أو العودة المفاجئة للمستأجر في حالة عدم التأخر في دفع الإيجار أو العودة المفاجئة للمستأجر. في الواقع، ازداد استخدام شركات الضمان بشكل كبير في السنوات الأخيرة، حيث أظهرت الأبحاث أنه اعتباراً من عام 2020، سيستخدم ما يقرب من 97% من جميع عقود الإيجار شركات الضمان. من خلال وجود آلية لتحصيل الإيجار من خلال شركة ضمان، يمكن للمالكين ضمان دخل ثابت للإيجار ومنع المشاكل الناجمة عن مخاطر عدم السداد.

• الفحص الدقيق للمستأجرين (التحقق من مدة الإقامة وعدد المستأجرين): على الرغم من عدم وجود حاجة للتمييز ضد المستأجرين الأجانب تحديداً لمجرد كونهم أجانب، إلا أنه يُنصح بفحص المستأجرين بعناية أكبر من المستأجرين اليابانيين قبل توقيع العقد. وعلى وجه التحديد، يتم التحقق من نوع الإقامة وفترة الإقامة، ويتم تقييم ما إذا كان من المتوقع أن يفي المستأجر بفترة العقد. وبالإضافة إلى ذلك، يتم التأكد من أسماء وعلاقات جميع المستأجرين المحتملين ويتم اتخاذ الترتيبات اللازمة لضمان عدم انتقال أي شخص آخر غير صاحب العقد دون إذن. من المفيد أيضاً تحديد نطاق الشاغلين في العقد، وطلب إذن مسبق لشركاء السكن الإضافيين. لا تهمل أيضاً إجراء الفحص الأساسي، مثل طلب إثبات الدخل والتأكد من التسجيل في مكان العمل أو المدرسة. إن الدقة في هذه الفحوصات يمكن أن تقضي على المشاكل في مهدها.

• الاستعانة بالوكالات المتخصصة الماهرة في التعامل مع المستأجرين الأجانب: لتجنب المشاكل بسبب الفجوات اللغوية والثقافية، من الجيد أيضاً الاستعانة بشركة أو وكالة إدارة عقارات مجهزة جيداً لدعم المستأجرين الأجانب. إذا كانت الوكالة لديها خبرة كبيرة في التعامل مع المستأجرين الأجانب، فيمكنها شرح الأمور المهمة بسلاسة وقت توقيع العقد وشرح قواعد المعيشة بعد الانتقال بلغات أخرى مثل الإنجليزية. يمكن للمالكين أيضاً الاعتماد على شركة متخصصة للتعامل مع الاتصالات والشكاوى التفصيلية التي لا يمكنهم التعامل معها بأنفسهم. على سبيل المثال، إذا كان لدى شركة الإدارة موظفون يتحدثون لغتين في العقار قيد التشغيل، فسيكون بإمكانهم الرد على استشارات المستأجرين الذين لا يجيدون اليابانية بلغتهم الأم، مما سيساعد في النهاية على توسيع قاعدة المستأجرين المستهدفين للعقار. من خلال الحصول على مساعدة مهنية موثوقة، يمكن للمالك منع المشاكل والتعامل معها في أسرع وقت ممكن مع تقليل العبء على المالك.

• استخدام المبادئ التوجيهية والأدوات متعددة اللغات من وزارة الأراضي والبنية التحتية والنقل: وضعت الحكومة الوطنية أيضًا تدابير لتعزيز الدخول السلس للأجانب في المساكن المستأجرة الخاصة. وتوفر المبادئ التوجيهية لتسهيل انتقال الأجانب إلى المساكن الخاصة المؤجرة التي أعدتها وزارة الأراضي والبنية التحتية والنقل والسياحة (MLIT) ملخصًا للنصائح العملية للمستأجرين والوكلاء العقاريين، كما تتوفر قوائم مراجعة مختلفة بلغات متعددة. على سبيل المثال، هناك "ورقة التحقق من المتطلبات" حيث يمكن للأجانب الراغبين في الانتقال للسكن ملء متطلباتهم، و"ورقة التحقق من الالتزام بالإشغال" (شرح متعدد اللغات لقواعد السكن) لإعلامهم بالقواعد والآداب عند الانتقال للسكن والخروج منه، وقائمة بالوثائق المطلوبة لفحص الإشغال، وهي مترجمة إلى الإنجليزية واللغات الأجنبية الرئيسية الأخرى. يتم ترجمتها إلى الإنجليزية واللغات الأجنبية الرئيسية الأخرى. يمكن استخدام هذه الأدوات الرسمية لتعويض النقص في الشرح بسبب الاختلافات اللغوية وتوعية المستأجرين. يُنصح الملاك أنفسهم بالاطلاع على المبادئ التوجيهية وإدراج المواد المفيدة في ممارساتهم التعاقدية. يعد استخدام الإرشادات الرسمية دعماً مطمئناً في التعامل مع المستأجرين الأجانب.

من خلال اتخاذ التدابير المذكورة أعلاه، يمكنك الحد بشكل كبير من المخاطر المرتبطة بعقود الإيجار مع المستأجرين الأجانب والاقتراب من إدارة تأجير آمنة ومستقرة.

الخلاصة.

عند توقيع عقد إيجار مع أجنبي، قد يكون هناك بعض الارتباك في البداية بسبب الاختلافات في اللغة والأنظمة. ومع ذلك، يمكن تفادي العديد من المشاكل إذا تعاملت معهم بطريقة صادقة وإيجابية واتخذت التدابير المناسبة كما هو موضح أعلاه. وتكمن الفكرة في فحص المستأجرين والتعاقد معهم على نفس الأسس العادلة التي يتعامل بها المستأجرون اليابانيون، والتواصل معهم بطريقة تحترم مكانة وثقافة كل منهما. كما يمكن أن يؤدي قبول المستأجرين الأجانب بنشاط إلى تقليل مخاطر الشواغر واستقرار إدارة الإيجار. لماذا لا نستفيد من احتياجات المجتمع الذي يزداد عولمة ونبذل جهوداً إيجابية لتوقيع عقود الإيجار مع المستأجرين الأجانب كفرصة عمل جديدة؟ فباستجابة صادقة من المالك، يمكنك بناء علاقة ثقة تتجاوز الجنسية وتؤدي إلى عقد إيجار مثمر لكلا الطرفين. أخيراً، بصفتك مالك عقار، آمل أن تتمكن من تحقيق علاقة إيجارية سلسة مع المستأجرين الأجانب من خلال تقديم خبرتك ومرونتك وتوفير بيئة معيشية آمنة.