Análise das Taxas de Gestão Imobiliária: Relação Custo-Benefício detalhada

É importante que os proprietários de imóveis entendam como as taxas mensais de administração que pagam são divididas e se estão obtendo uma boa relação custo-benefício. A terceirização do trabalho para uma empresa de administração reduz a carga do proprietário, mas, por outro lado, exige o pagamento contínuo de uma comissão que representa vários por cento da renda do aluguel. Este artigo fornece um guia passo a passo sobre os componentes básicos das taxas de administração de imóveis, taxas de mercado, casos econômicos, como escolher a empresa de administração certa e as características de empresas como a INA & Associates, que oferecem serviços de valor agregado.

1. estrutura básica das taxas de administração de propriedades

A comissão de administração de imóveis é a taxa paga pela terceirização da administração de um imóvel alugado para uma empresa de administração. Essa taxa abrange uma variedade de tarefas e pode ser dividida, em linhas gerais, nos seguintes elementos

• Serviços de administração de aluguéis (contratos, cobrança de aluguel, lembretes, etc.): refere-se a uma série de tarefas relacionadas ao contrato de aluguel, desde o recrutamento de inquilinos, a celebração de contratos, a cobrança de aluguel e o lembrete de atrasos aos inquilinos, até a renovação do contrato e os procedimentos de cancelamento. A empresa de administração atua em nome do inquilino colocando anúncios para a propriedade, respondendo a prévias, selecionando possíveis inquilinos, elaborando contratos e cobrando e remetendo o aluguel ao proprietário após a mudança do inquilino. Em particular, a agência de cobrança de aluguel garante que o aluguel mensal seja cobrado dos inquilinos e remete prontamente qualquer aluguel não pago ao proprietário após um lembrete imediato. Esses serviços de gerenciamento de escritório proporcionam ao proprietário uma renda estável.

• Trabalho de relacionamento com o locatário (tratamento de reclamações, recrutamento, renovação de contrato etc.): inclui responder a consultas e reclamações do locatário, tratar de problemas durante o período do contrato e lidar com renovações de contrato. Por exemplo, quando uma falha de equipamento ou um problema de vizinhança é relatado, a empresa de administração atua como um ponto de contato e rapidamente organiza e coordena os reparos. Além disso, o recrutamento de locatários quando ocorrem vagas (gerenciamento de vagas)** também é uma tarefa importante. Ao prestar consultoria sobre estratégias de publicidade para aumentar a atratividade do imóvel e sobre a definição de aluguéis adequados, etc., a empresa tem como objetivo reduzir o período de vacância, garantindo novos inquilinos em um estágio inicial. Na maioria dos casos, as taxas de agência para recrutamento de inquilinos são cobradas separadamente das taxas de administração.

• Serviços de gerenciamento de edifícios (manutenção e gerenciamento geral do edifício): são tarefas relacionadas à manutenção e ao gerenciamento da propriedade em si, como limpeza regular das áreas comuns, inspeções de equipamentos, organização de reparos em caso de avarias e patrulhas regulares do edifício. Os edifícios mais antigos podem exigir reparos planejados, e a empresa de administração usa sua experiência para realizar a manutenção adequada. Isso ajuda a manter e melhorar o valor patrimonial do edifício e a mantê-lo como um ambiente confortável e seguro para os inquilinos.

Conforme mencionado acima, as taxas de administração de imóveis geralmente incluem a compensação por uma ampla gama de serviços de administração. Dependendo dos termos do contrato, outros serviços detalhados também podem ser fornecidos , comoatendimento de emergência 24 horas,garantias de aluguel e providências para atender e restaurar a propriedade à sua condição original quando o inquilino se mudar. A principal vantagem da administração terceirizada é que ela ajuda a manter o valor do imóvel e a melhorar a satisfação do inquilino, confiando a profissionais tarefas que exigiriam muito tempo e conhecimento para que o proprietário as realizasse por conta própria.

2. taxas gerais de mercado para comissões e diferenças por região e propriedade

A regra geral é que a taxa de mercado para comissões de administração é de aproximadamente 5% da receita do aluguel. Por exemplo, se o aluguel mensal e os encargos da área comum juntos forem de 100.000 ienes, a taxa de administração será calculada em cerca de 5.000 ienes por mês. Essa taxa de 5% é a média nacional, mas, na prática, varia de acordo com a região, o tamanho e o tipo de propriedade.

Nas áreas urbanas, a taxa de comissão é um pouco mais alta , em torno de 7%, devido às altas exigências de qualidade de serviço em condomínios de alto padrão, enquanto nas áreas rurais a taxa pode ser tão baixa quanto 4% em alguns casos. Em alguns casos, uma estrutura de taxa fixa de "XX ienes por unidade " é adotada quando o nível de aluguel da propriedade é extremamente baixo. Por exemplo, no caso de apartamentos em cidades regionais onde a faixa de aluguel é baixa, há acordos contratuais nos quais é cobrada uma taxa fixa de vários milhares de ienes por unidade porque 5% não é lucrativo para a empresa de administração. Por outro lado, a taxa de comissão tende a ser um pouco mais alta para propriedades grandes nos centros das cidades, pois o trabalho de gerenciamento é mais complexo.

Além disso, as taxas de comissão variam de acordo com o escopo do contrato de gerenciamento. No caso de gerenciamento geral completo (todos os aspectos, desde o recrutamento de inquilinos até o gerenciamento diário, são terceirizados), a taxa de comissão geralmente fica em torno dos 5% mencionados acima, mas se forem solicitadas apenas tarefas limitadas , como trabalho de agência de cobrança de aluguel, a taxa de mercado fica em torno de 2-3%. Por outro lado, nos contratos de sublocação, em que a empresa de administração assume toda a propriedade e garante um determinado valor de aluguel, a comissão é alta o suficiente para arcar com o risco de administração e, em alguns casos, são deduzidos de 10% a 20% da receita de aluguel. Dessa forma, há uma ampla gama de comissões, dependendo da "extensão em que o trabalho é terceirizado" e, na prática, pode haver uma grande diferença entre 3% e 20%. As taxas de administração variam de acordo com os serviços oferecidos por cada empresa de administração e o tipo de contrato, portanto, é importante verificar o que está incluído na taxa e não julgá-la alta ou baixa apenas com base na taxa cotada.

Deve-se observar também que as taxas de administração geralmente são cobradas apenas para propriedades ocupadas. Como regra geral, nenhuma comissão é cobrada enquanto a propriedade estiver desocupada, pois não há renda de aluguel. Portanto, se a receita de aluguel diminuir devido às vacâncias, o valor total da comissão paga também diminuirá, mas, por outro lado, a taxa de administração só é cobrada quando a propriedade está totalmente ocupada. É importante que os proprietários entendam que não apenas a taxa de comissão, mas também a ocupação do imóvel (taxa de ocupação) afeta a despesa total.

3. casos em que comissões mais altas resultam em lucros mais altos

É natural querer manter as taxas de administração o mais baixo possível, mas priorizar apenas as taxas baixas pode levar a um declínio na lucratividade. O importante na administração de aluguéis é maximizar o lucro líquido (receita menos despesas), que é a receita do aluguel menos as despesas, porque seria uma verdadeira queda se a própria receita do aluguel diminuísse como resultado da economia nas taxas. Vejamos alguns casos em que uma taxa de administração mais alta pode contribuir para aumentar os lucros do proprietário.

• Redução das taxas de vacância (manutenção de altas taxas de ocupação): uma boa empresa de administração terá uma ampla rede de contatos e propostas para aumentar a atratividade da propriedade e poderá encontrar rapidamente o próximo inquilino, mesmo que ocorra uma vacância, resultando em uma alta taxa de ocupação. Por exemplo, considere o caso de um apartamento com 10 unidades, cada uma com um aluguel de 50.000 ienes, em que uma unidade está vaga. Nesse caso, a receita de aluguel é de 450.000 ienes para nove unidades. Mesmo que a taxa de administração seja reduzida de 5% para 3%, a redução do custo mensal é de apenas aproximadamente JPY 9.000. Por outro lado, se você deixar a cargo de uma empresa de administração confiável o preenchimento das vagas o mais rápido possível, sua renda aumentará significativamente com o acréscimo de 50.000 ienes em aluguel de novos inquilinos. De fato, mesmo com uma comissão de 5%, se a propriedade estiver totalmente ocupada, o salário mensal estimado será de aproximadamente 38.500 ienes a mais do que com uma comissão de 3% e uma unidade vaga, mostrando que o efeito de preencher uma vaga é muito maior do que a diferença na comissão de alguns por cento. Em resumo, pode-se dizer que os serviços de gerenciamento de alta qualidade valem o investimento, pois a redução de vagas está mais diretamente relacionada à lucratividade do que o valor das taxas de gerenciamento.

• Resposta mais rápida a problemas (redução de riscos): avarias em equipamentos, problemas entre inquilinos e vários outros problemas podem ocorrer na administração de aluguéis, mas atrasos na resposta podem levar a uma menor satisfação do inquilino e a mais danos secundários. Mesmo que as taxas sejam mais altas, uma empresa de administração com um sistema de suporte completo, como atendimento de emergência 24 horas e equipe profissional em tempo integral, pode responder rapidamente no local, mesmo tarde da noite ou em feriados. Por exemplo, no caso de um vazamento de água, o escopo dos danos pode ser minimizado se a pessoa responsável ou uma empresa parceira correr para o local e lidar com o problema imediatamente. Por outro lado, se a empresa de administração não for ágil, os locatários poderão reclamar diretamente com o proprietário, e o significado da terceirização será perdido. Uma empresa de administração de alta qualidade pode reduzir o risco de problemas, portanto, pode-se dizer que ela é altamente econômica em termos de aquisição de tranquilidade. Um alto nível de satisfação ao lidar com os inquilinos leva a um arrendamento de longo prazo, o que contribui para a redução das perdas por desocupação devido a despejos e custos de recontratação.

• Otimização dos custos de reparo e manutenção: algumas empresas com baixas taxas de administração tentam manter a renda mensal baixa enquanto geram receita com outros nomes. Por exemplo, algumas empresas cobram pelo trabalho de restauração no momento da mudança, usando empreiteiros caros designados pela empresa, ou pedem aos proprietários uma alta taxa de contingência (taxa de publicidade) no momento da mudança. Como resultado, o custo total suportado pelo proprietário aumenta, o que pode levar a uma situação em que a comissão é baixa, mas o proprietário está perdendo dinheiro em outro lugar. Uma empresa de administração confiável evitará trabalhos de construção desnecessários e custos excessivos e, ao mesmo tempo, tentará reduzir os custos de reparo de longo prazo por meio de manutenção precisa. Por exemplo, inspeções regulares podem detectar e resolver problemas em um estágio inicial para evitar grandes avarias, e descontos podem ser obtidos com a empresa de reparos por meio das economias de escala de várias propriedades. Algumas empresas de administração têm a política de permitir que os proprietários façam pedidos livremente a empreiteiras designadas pelo proprietário e não direcionam os lucros a empreiteiras específicas. Uma empresa que gerencia os custos de forma transparente dessa maneira acabará evitando gastos desnecessários e aumentando os lucros, mesmo que a taxa de comissão seja superficialmente alta.

Em vista do exposto acima, não é aconselhável julgar uma taxa de administração apenas com base em sua "altura". Em vez disso, é necessário considerar se os benefícios (aumento da receita e redução do risco) obtidos com o pagamento da taxa valem o custo. De fato, a razão pela qual se diz que não se deve escolher uma empresa de administração apenas com base em taxas de administração baixas é que, se a qualidade do serviço for baixa, isso pode levar a um aumento de vagas e problemas frequentes, o que pode ter um impacto negativo na receita e levar a uma perda em termos totais. Embora a redução de custos seja importante, é importante ter em mente que a administração estável por uma empresa de administração confiável está diretamente ligada à maximização do lucro do proprietário.

4. Pontos de controle ao selecionar uma empresa de administração

Ao selecionar uma empresa de administração de propriedades, é importante comparar e considerar não apenas as taxas de comissão mais baixas, mas também uma perspectiva abrangente. Abaixo estão alguns dos principais pontos a serem observados ao avaliar uma empresa de administração.

• Escopo e conteúdo dos serviços prestados: verifique até que ponto a empresa será capaz de cuidar de sua propriedade se ela for terceirizada. Além da cobrança do aluguel e do tratamento de reclamações, verifique se o escopo dos serviços oferecidos inclui recrutamento de inquilinos, limpeza regular, inspeções de instalações, procedimentos de renovação de contratos e tratamento de mudanças. Também é necessário saber com antecedência se os serviços não incluídos na taxa de administração padrão (por exemplo, taxas de publicidade ao recrutar inquilinos, taxas de administração de limpeza quando os inquilinos se mudam etc.) serão cobrados separadamente.

• Histórico (número de propriedades administradas, taxa de ocupação, etc.): o histórico de uma empresa na administração de propriedades é um indicador de confiabilidade. Uma empresa com um grande número de unidades administradas acumulou uma grande quantidade de know-how e é de se esperar que tenha um alto nível de experiência em lidar com problemas e atrair clientes. Em particular, uma alta taxa de ocupação média publicada e um histórico de ocupação de longo prazo são provas da capacidade da empresa de lidar com as vagas. Como regra geral, uma taxa de ocupação anual de 95% ou mais é um padrão excelente.

• Qualidade da pessoa responsável (habilidades de comunicação): A competência da pessoa de fato responsável pela propriedade também é importante. Desde a fase da reunião pré-contratual, observe se as perguntas são respondidas com clareza, se há uma base sólida para as propostas e se o tempo de resposta é rápido. Na administração de aluguéis, o relacionamento entre o proprietário e a empresa de administração é de longo prazo, portanto, é importante avaliar se a pessoa responsável é alguém em quem você pode confiar. Nas relações com os inquilinos, a habilidade e a sinceridade da pessoa responsável afetam diretamente o nível de satisfação do inquilino. Uma empresa que responde pronta e educadamente até mesmo ao contato mais trivial lhe dará tranquilidade.

• Capacidade de lidar com emergências: verifique também a preparação da empresa para emergências, como avarias em equipamentos e desastres: a empresa tem uma central de atendimento ou sistema de plantão 24 horas por dia, 7 dias por semana, e uma boa rede de empresas de reparos afiliadas? Idealmente, a empresa deve ser capaz de responder imediatamente a um vazamento tarde da noite ou a uma queda de energia, e uma empresa de administração com essa infraestrutura lhe dará tranquilidade. Uma resposta inicial rápida é essencial para evitar que os danos se espalhem e para manter a confiança dos locatários.

• Transparência da estrutura de custos: verifique não apenas a porcentagem da taxa de administração citada, mas também os outros custos e as cláusulas de penalidade do contrato. Verifique se há pontos obscuros, como condições de rescisão (com ou sem penalidades), acordos para custos de renovação, tratamento das taxas da empresa de garantia de aluguel etc. Uma boa empresa de administração explicará claramente quais serviços custarão e quanto custarão. Esteja ciente de que, se você assinar um contrato sem clareza, poderá descobrir mais tarde que há custos adicionais sobre os quais não foi informado, o que pode gerar problemas.

É importante considerar esses pontos de forma abrangente e encontrar um equilíbrio entre confiabilidade, conteúdo do serviço e custo. Em particular, não se deixe levar por comparações superficiais, como "as taxas são X% mais baratas do que as de outras empresas", mas concentre-se nos benefícios e na tranquilidade que podem ser obtidos ao confiar sua propriedade a essa empresa. O critério final é se o proprietário está satisfeito com a empresa. Receba propostas de várias empresas e encontre um parceiro de administração que se adapte à sua propriedade e às suas políticas. 5.

5. Características de uma empresa de administração que oferece serviços de alto valor agregado

Nos últimos anos, surgiram várias empresas de administração que vão além dos serviços de administração tradicionais e oferecem seus próprios serviços de alto valor agregado. Empresas como a INA & Associates, por exemplo, caracterizam-se por seus serviços de administração de aluguéis de última geração que combinam tecnologia de TI e conhecimento especializado. Abaixo estão algumas características comuns das empresas de administração que oferecem esses serviços de alto valor agregado.

• Maior eficiência e transparência por meio do uso da tecnologia mais recente: um dos principais pontos fortes dessas empresas é o uso de IA e sistemas em nuvem para otimizar e atualizar várias tarefas na gestão de aluguéis. Por exemplo, há um sistema que usa análise de IA de grandes quantidades de dados de mercado para realizar avaliações precisas de aluguéis apropriados e propor configurações ideais de aluguel aos proprietários. Além disso, os procedimentos relacionados a contratos foram eliminados do papel e concluídos eletronicamente para garantir operações rápidas e confiáveis. Além disso, relatórios de receitas e despesas de propriedades, históricos de reparos, fotos de limpeza e outras informações são compartilhados em um sistema exclusivo de gerenciamento em nuvem, permitindo um alto nível de transparência de informações para que os proprietários possam sempre acompanhar o estado de suas propriedades. O uso dessa tecnologia melhora a qualidade do serviço e reduz o erro humano e os custos operacionais.

• Custos baixos e preços claros: algumas empresas estão oferecendo taxas de gerenciamento mais baixas do que no passado como resultado das eficiências de TI. A INA&Associates, por exemplo, tem um plano de taxas revolucionário com umataxa mensal fixa de ¥1.000 por unidade, o que representa uma economia de custos significativa em comparação com o sistema de comissão típico de cerca de 5%. O sistema de taxa fixa também tem a vantagem de não depender do valor do aluguel, facilitando o planejamento de custos. Além disso, o fluxo de pagamento do aluguel também foi concebido parapermitiro pagamento direto do inquilino para a conta do proprietário, eliminando, assim, o tempo de espera para as remessas mensais (enquanto em muitos casos a empresa de administração geralmente recebe o aluguel uma vez e o envia ao proprietário no mês seguinte, esse sistema permite que a receita seja recebida mais cedo). ). Essa alta relação custo-desempenho de "baixo custo, mas serviço completo" é outra característica das empresas de administração de alto valor agregado.

• Expansão e flexibilidade no escopo dos serviços: as empresas de administração de alto valor agregado estão expandindo seus serviços para áreas que antes eram administradas pelo proprietário. Por exemplo, está havendo uma mudança para cobrir necessidades periféricas, como a criação de uma central de atendimento 24 horas exclusiva para inquilinos, para cuidar de todas as orientações sobre estilo de vida e solução de problemas, e o fornecimento de serviços de gerenciamento de ativos e consultoria tributária para proprietários. Além disso, a empresa não está vinculada a uma subcontratada específica para trabalhos de restauração e manutenção de edifícios, e também oferece flexibilidade na seleção de uma contratada e no ajuste de custos de acordo com os desejos do proprietário. Dessa forma, elas dissipam a imagem tradicional de que as empresas de administração são inflexíveis quando deixadas por conta própria e oferecem serviços voltados para o proprietário.

O principal atrativo dessas empresas de administração é que elas não se limitam a manter e administrar os imóveis para aluguel em nome do proprietário, mas estão comprometidas em maximizar os lucros e garantir operações seguras como parceiras de administração do proprietário. Elas têm como objetivo realizar uma administração de aluguéis sem estresse, combinando eficiência por meio da introdução de sistemas avançados com suporte humano. É claro que cada empresa tem características diferentes, mas todas elas têm em comum um projeto de serviço que busca "o que o proprietário ganha com isso". Ao considerar uma empresa de gerenciamento, a presença ou ausência desses serviços de valor agregado também deve ser levada em conta como um fator de comparação. No entanto, os serviços avançados podem ter um preço, portanto, é importante escolher uma empresa que ofereça serviços suficientes para o tamanho de sua propriedade e sua política de administração, e a um custo adequado.

O texto acima apresenta uma análise detalhada das taxas de administração de propriedades e sua relação custo-benefício, desde os conceitos básicos até a aplicação. As taxas de administração não são apenas um custo, mas também um investimento em excelentes serviços de administração. A terceirização para uma empresa de administração confiável com a comissão certa é, em última análise, um atalho para maximizar o lucro do proprietário da propriedade e proteger os valores dos ativos. Não se deixe enganar apenas pelos valores das comissões, mas tome uma decisão abrangente com base nos pontos discutidos neste artigo e encontre um parceiro em quem você possa confiar sua propriedade por muitos anos. Desejamos a cada proprietário a melhor escolha possível para sua situação.