Um dos fatores mais importantes para o sucesso do investimento em propriedades e da administração de aluguéis é escolher a empresa de administração de propriedades certa. A rentabilidade da mesma propriedade geradora de renda pode variar muito, dependendo da empresa de administração de propriedades que for terceirizada.
No entanto, muitas pessoas podem ter perguntas como "O que exatamente uma empresa de administração de propriedades faz?", "Que critérios devo usar para escolher uma empresa de administração?" ou "Quanto custa a taxa de administração?
Neste artigo, a INA&Associates fornece explicações detalhadas, com base na experiência prática, sobre a função básica das empresas de administração de imóveis, os principais pontos sobre como escolher uma e a taxa de mercado das comissões. Se você está prestes a começar a investir em propriedades ou não está satisfeito com sua empresa de administração atual, leia até o final.
O que é uma empresa de administração de propriedades? Funções básicas e descrição do negócio
Definição de uma empresa de administração de propriedades
Uma empresa de administração de propriedades é uma empresa especializada que administra e opera propriedades de aluguel em nome dos proprietários. Se o número de unidades administradas for superior a 200, a empresa deverá se registrar no Ministério da Terra, Infraestrutura e Transporte, aumentando a transparência e a credibilidade do setor.
As empresas de administração de propriedades são classificadas como empresas de administração de condomínios, empresas de administração de edifícios e empresas de administração de aluguéis, mas este artigo discutirá principalmente as empresas de administração de aluguéis. As empresas de administração de aluguéis desempenham um papel importante no fornecimento de um ambiente de vida satisfatório para proprietários e inquilinos e no apoio à administração estável de aluguéis.
Principais atividades comerciais
O trabalho das empresas de administração de propriedades pode ser dividido em duas categorias principais : trabalho de administração de aluguéis etrabalho de administração de edifícios.
Operações de administração de aluguéis
O trabalho de administração de aluguéis está centrado nas relações diretas com os locatários. Especificamente, incluem o seguinte
No recrutamento de inquilinos e no atendimento ao cliente, uma série de tarefas é realizada, desde o recrutamento de inquilinos quando surgem vagas, até o tratamento de prévias, triagem de inquilinos e celebração de contratos de locação. Outra parte importante do trabalho é o planejamento de estratégias de recrutamento eficazes e a orientação sobre a definição de aluguéis adequados.
Os serviços de administração de aluguéis incluem a cobrança de aluguéis mensais em nome do proprietário, lembrando-o dos aluguéis em atraso e remetendo-os ao proprietário. Também incluem o contato com empresas de garantia de aluguel e o tratamento legal de inquilinos inadimplentes.
No trabalho de gerenciamento de contratos, a empresa é responsável pelos procedimentos de renovação de contratos de aluguel, lidando com alterações nas condições do contrato, atendendo no momento do cancelamento e liquidando depósitos de segurança.
No trabalho de relacionamento com os inquilinos, a empresa lida com as dúvidas e reclamações dos inquilinos, resolve problemas de vizinhança e responde a emergências 24 horas por dia, 365 dias por ano.
Operações de gerenciamento de edifícios
As operações de gerenciamento de edifícios são projetadas para manter e melhorar o valor dos ativos das propriedades.
As tarefas diárias de gerenciamento incluem a limpeza regular das áreas comuns, inspeção e manutenção de equipamentos, inspeções legais de equipamentos de combate a incêndio e inspeções de manutenção de elevadores.
Os trabalhos de reparo abrangem uma ampla gama de tarefas, desde a resposta a solicitações de reparo dos locatários até a renovação planejada das instalações e o planejamento e a implementação de trabalhos de reparo em grande escala.
No trabalho de restauração, realizamos inspeções nos quartos quando os inquilinos desocupam, providenciamos o trabalho de restauração e liquidamos o custo do trabalho.
Diferenças com os corretores de imóveis
É importante esclarecer as diferenças entre uma empresa de administração de imóveis e uma empresa de corretagem de imóveis, que muitas vezes são confundidas com empresas de administração de imóveis.
| Item | Empresa de administração de imóveis | Empresa de agência imobiliária |
|---|---|---|
| Negócio principal | Administração e operação contínua de propriedades | Corretagem de vendas, compras e aluguéis |
| Estrutura de receita | Comissão de administração (aprox. 3-5% do aluguel) | Comissões de corretagem (dentro dos limites legais) |
| Prazo do contrato | Contrato contínuo de longo prazo | Até a conclusão da transação |
| Escopo dos serviços | Geral, desde a mudança até a saída | Até a conclusão do contrato |
Os corretores de imóveis atuam principalmente como "intermediários" para vendas, compras e aluguéis, e não prestam serviços de gerenciamento contínuo após a conclusão de um contrato. As empresas de administração de imóveis, por outro lado, são especializadas em administração de longo prazo após a conclusão de um contrato.
Vantagens de consignar a administração da propriedade e as taxas de comissão
Necessidade de gerenciamento terceirizado
A terceirização para uma empresa de administração é essencial para o investimento em propriedades e a administração de aluguéis. A autogestão é uma opção, mas, na realidade, muitos proprietários usam uma empresa de gestão.
Livre de uma enorme quantidade de trabalho de gerenciamento
A administração de aluguéis envolve mais trabalho do que você pode imaginar. Começando com o recrutamento de inquilinos, a realização de visitas, a contratação de procedimentos, a cobrança de aluguéis, o tratamento de reclamações, a solução de problemas de equipamentos, a participação em mudanças, a organização de trabalhos de restauração etc.
Em especial, os serviços de emergência devem estar disponíveis 24 horas por dia, 365 dias por ano. Problemas como vazamentos tarde da noite, quebra de equipamentos e problemas com vizinhos exigem uma resposta rápida, e não é prático para os proprietários que têm seus próprios empregos lidar com essas questões por conta própria.
Resposta adequada com conhecimento especializado
O gerenciamento de propriedades também exige conhecimento jurídico. Sem conhecimento especializado, é difícil responder adequadamente a questões como a elaboração de contratos de locação, o manuseio de depósitos e chaveiros, a classificação do ônus dos custos de restauração e os procedimentos legais para a cobrança de aluguéis atrasados.
As empresas de administração contam com uma equipe com ampla experiência e conhecimento especializado, o que lhes permite administrar a propriedade de forma adequada, evitando riscos legais.
Ampliação eficiente do investimento
A autogestão é fisicamente impossível quando se possui várias propriedades ou se investe em propriedades distantes. Ao terceirizar para uma empresa de administração, você pode expandir sua área de investimento sem restrições geográficas.
Taxas de administração e detalhamento
Taxas gerais de comissão
A taxa de comissão típica para administração de propriedades é de cerca de 3 a 5% da renda do aluguel. Ela varia de acordo com a idade da propriedade, sua localização e o nível de dificuldade de gerenciamento.
| Tipo de propriedade | Taxas de comissão | Características |
|---|---|---|
| Imóveis recém-construídos/novamente construídos | 3-4% do total | Relativamente pouco trabalho de gerenciamento |
| Propriedades gerais | 5% | Tarefas de gerenciamento padrão |
| Propriedades mais antigas | 5-7% | Reparos elevados e tratamento de reclamações |
| Sublocação | 10-20%. | A empresa de administração assume o risco de vacância. |
Exemplos específicos de cálculos de comissão
Vamos comparar as diferenças nas taxas de administração, usando como exemplo um imóvel com um aluguel mensal de JPY 500.000.
No caso de uma taxa de administração de 5%
Taxa de administração mensal: 500.000 ienes x 5% = 25.000 ienes
Taxa de administração anual: JPY 25.000 x 12 meses = JPY 300.000
No caso de uma taxa de administração de 3%
Taxa de administração mensal: ¥500.000 x 3% = ¥15.000
Taxa de administração anual: JPY 15.000 x 12 meses = JPY 180.000
Embora haja uma diferença de JPY 120.000 por ano, é importante fazer uma avaliação geral da qualidade da administração e do conteúdo do serviço.
Escopo do trabalho incluído nas taxas
As tarefas padrão incluídas na taxa de administração são as seguintes
Serviços básicos de gerenciamento
Cobrança e envio de aluguel, tratamento de inquilinos e reclamações, procedimentos de renovação de contrato, testemunho de mudança de inquilinos e liquidação de depósitos de segurança.
Serviços de gerenciamento de edifícios
Deveres diários de limpeza e inspeção, organização de pequenos reparos (até um determinado valor), organização de inspeções legais.
No entanto, é importante esclarecer o escopo do trabalho antes de assinar um contrato, pois geralmente há custos separados para trabalhos de reparo em larga escala, renovação de equipamentos, publicidade e trabalho de restauração.
Conceito de custo-benefício
As taxas de administração são um custo definitivo, mas não são um investimento caro quando se leva em conta os benefícios de escolher a empresa de administração certa.
Uma boa empresa de administração manterá altas taxas de ocupação e maximizará a lucratividade por meio da definição adequada do aluguel. Ela também mantém o valor do ativo da propriedade por meio de manutenção planejada, garantindo a estabilidade da renda a longo prazo.
É importante não escolher uma empresa de administração apenas com base em baixas taxas de comissão, mas avaliar a qualidade dos serviços prestados e sua contribuição para a lucratividade de forma abrangente.
Como escolher uma empresa de administração sem cometer erros｜7 pontos-chave
Não é exagero dizer que a administração de aluguéis bem-sucedida depende da escolha da empresa de administração certa. A rentabilidade do mesmo imóvel pode variar muito dependendo da empresa de administração. Aqui, explicamos detalhadamente os principais pontos para a escolha de uma empresa de administração com base em nossa experiência prática.
1. a taxa de ocupação das propriedades administradas deve ser de pelo menos 95%.
A taxa de ocupação é o indicador mais importante da competência de uma empresa de administração. Boas empresas de administração mantêm consistentemente uma alta taxa de ocupação de 95% ou mais.
A maneira básica de verificar a taxa de ocupação é entrar em contato diretamente com a empresa de administração, mas você também deve prestar atenção aos seguintes pontos
Verifique como a taxa de ocupação é calculada.
A proporção entre o número de unidades ocupadas e o número total de unidades, o momento do cálculo (média anual, final do mês etc.), o intervalo de propriedades cobertas (todas as propriedades, áreas específicas etc.)
Verifique os motivos da alta taxa de ocupação.
Disponibilidade de estratégias de recrutamento eficazes, capacidade de definir aluguéis adequados, capacidade de fazer propostas que maximizem a atratividade da propriedade, esforços para melhorar a satisfação do locatário
As empresas de administração com taxas de ocupação abaixo de 90% provavelmente terão problemas com sua capacidade de atrair clientes e devem ser consideradas com cuidado.
2.Propostas específicas sobre medidas para evitar vacâncias.
É importante escolher uma empresa de administração que possa propor medidas específicas a serem tomadas quando ocorrerem vacâncias. Escolha uma empresa que possa apresentar medidas de melhoria concretas e baseadas em dados, em vez de simplesmente uma resposta abstrata do tipo "faremos o possível".
Exemplos de propostas de excelentes empresas de administração
Propostas de aluguéis adequados com base em pesquisas de mercado, estratégias de diferenciação das propriedades concorrentes, propostas de renovação de interiores e atualizações de equipamentos, mudanças nas estratégias de recrutamento de acordo com os grupos-alvo, otimização da publicidade na Internet.
Exemplos de perguntas a serem verificadas
"Que medidas devem ser tomadas se um imóvel ficar vago por mais de três meses? "O que fazer se o aluguel for mais alto do que a taxa de mercado na vizinhança? "Quais são as medidas a serem tomadas para propriedades mais antigas?
Espera-se que as empresas de administração que possam dar respostas concretas e viáveis a essas perguntas também tomem medidas efetivas contra a desocupação.
3. o número de unidades sob gestão deve ser superior a 10.000.
O número de unidades administradas é um indicador importante da estabilidade e do histórico de uma empresa: as empresas que administraram mais de 10.000 unidades acumularam uma grande quantidade de experiência e know-how e são consideradas altamente capazes de lidar com uma variedade de problemas.
Vantagens de ter um grande número de unidades sob gestão
Resposta adequada com base em ampla experiência, eficiência de custos devido a economias de escala, estabelecimento de uma estrutura de trabalho organizada, estabilidade da base financeira.
No entanto, se o número de unidades gerenciadas for muito grande, é importante verificar o número de unidades gerenciadas por membro da equipe, pois é possível que a resposta a propriedades individuais seja negligenciada.
4. sistema de resposta rápida em caso de problemas
Problemas inesperados podem ocorrer na administração de aluguéis, portanto, é importante escolher uma empresa de administração que tenha um sistema de resposta de emergência 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Sistemas de resposta a serem verificados
Sistema de contato de emergência (resposta 24 horas ou não), escopo dos problemas que podem ser resolvidos, rede de empresas parceiras, tempo estimado de resposta, esclarecimento da carga de custos.
Problemas comuns de emergência
Acidentes com vazamento/vazamento de água, mau funcionamento de equipamentos elétricos e de gás, perda de chaves/extravio, problemas de vizinhança/problemas de ruído, problemas entre inquilinos.
Verifique com antecedência se existe um sistema para lidar com esses problemas de forma rápida e adequada.
5. qualidade da resposta e experiência da pessoa responsável
A qualidade da pessoa responsável está diretamente relacionada à qualidade da administração. É importante escolher uma empresa de gerenciamento com uma equipe experiente e receptiva.
Características de uma boa pessoa de contato
Possuir qualificações relacionadas à propriedade (por exemplo, empreiteiro de construção, gerente de negócios de imóveis para locação), ampla experiência prática, comunicação rápida e cortês, capacidade de fazer propostas e resolver problemas, abordagem voltada para o proprietário.
Como avaliar sua pessoa de contato
Qualidade da resposta durante a entrevista inicial, precisão das respostas às perguntas, especificidade das propostas, velocidade e precisão da comunicação.
A compatibilidade com a pessoa responsável também é um fator importante. Como parceiro na construção de um relacionamento de longo prazo, escolha uma empresa com uma pessoa de contato confiável.
6. verifique a satisfação e o histórico do cliente
A satisfação dos clientes existentes é um indicador importante da competência de uma empresa de gerenciamento. Sempre que possível, verifique o feedback e a reputação reais dos clientes.
Métodos de confirmação dos níveis de satisfação
Resultados de pesquisas de satisfação do cliente, indicações/recomendações de clientes existentes, propaganda boca a boca/reputações na Internet, classificações e prêmios do setor.
Conquistas a serem verificadas
Taxa de retenção da gerência (baixa taxa de cancelamento), tendências da taxa de ocupação, taxa de atrasos no aluguel, satisfação com o tratamento de reclamações.
As empresas de administração que mantêm um alto nível de satisfação do cliente são consideradas prestadoras de serviços de qualidade contínua.
7. as taxas de administração são adequadas.
Taxas de administração extremamente baixas devem ser tratadas com cautela. Se elas forem significativamente mais baixas do que a taxa de mercado, pode haver problemas de qualidade de serviço.
Riscos quando as taxas são muito baixas
Os serviços necessários são omitidos, a resposta de emergência é atrasada, a equipe não tem experiência, a base financeira da empresa é instável.
A seleção de uma empresa de administração que ofereça serviços sólidos a taxas razoáveis levará à estabilidade dos lucros a longo prazo.
Lista de verificação para a escolha de uma empresa de gerenciamento
Use a lista de verificação abaixo para avaliar de forma abrangente uma empresa de administração.
| Itens de avaliação | Pontos a serem verificados | Avaliação |
|---|---|---|
| Taxa de ocupação | É mantida em 95% ou mais? | □ |
| Medidas de vacância □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ Medidas de vacância | Há alguma proposta concreta? | Número de unidades sob gerenciamento |
| Número de unidades gerenciadas | Você tem um histórico de gerenciamento de mais de 10.000 unidades? | Resposta a emergências |
| Resposta a emergências | Você tem um sistema de resposta a emergências 24 horas por dia? | Há um sistema de resposta 24 horas em vigor? |
| Pessoa responsável | A experiência e a qualidade da resposta são suficientes? | Satisfação do cliente |
| Satisfação do cliente | Você tem uma boa reputação? | Comissão |
| Taxas de comissão | Elas são definidas em um nível adequado? | □ |
Ao escolher uma empresa de administração que preencha todos os requisitos, você pode deixar a administração do seu aluguel a cargo dela com tranquilidade.
Como encontrar uma empresa de administração eficaz
Para encontrar a empresa de administração certa, é importante combinar e comparar vários métodos. A seguir estão algumas das principais maneiras de encontrar uma.
1. Indicação de uma instituição financeira
As indicações de instituições financeiras que oferecem empréstimos para investimento imobiliário são um dos métodos mais confiáveis. As instituições financeiras tendem a apresentar empresas de administração com um histórico comprovado, pois elas se concentram na lucratividade do beneficiário do empréstimo.
Benefícios.
Confiabilidade das instituições financeiras que passaram por seu processo de triagem, procedimentos tranquilos em cooperação com o empréstimo, construção de relacionamento de longo prazo.
Precauções.
A escolha pode ser limitada, possibilidade de apresentações focadas em relacionamentos com instituições financeiras.
2. uso de sites de comparação em massa
O uso de sites de comparação em massa para empresas de administração de propriedades permite que você reúna informações de várias empresas com eficiência.
Principais sites de comparação.
HOME4U, Rental Management Window, site de comparação de administração de apartamentos
Pontos de uso
Use vários sites para coletar informações, use a qualidade da resposta após a solicitação de informações como um fator de avaliação e use a resposta às chamadas de vendas como um fator para julgar a qualidade da empresa.
3. uso de redes do setor imobiliário
Também é eficaz ouvir as vozes reais de usuários reais por meio de comunidades de investidores imobiliários eseminários do setor.
Oportunidades de coleta de informações
Seminários sobre investimento imobiliário, grupos de estudo para proprietários, eventos sociais para investidores imobiliários, comunidades on-line
4. pesquise empresas de administração baseadas na comunidade
As empresas de administração baseadas na comunidade no local da propriedade também são uma opção importante. Elas estão familiarizadas com as características locais e podem oferecer suporte detalhado.
Vantagens de uma empresa baseada na comunidade
Familiaridade com a demanda de aluguel local, rede de parceiros locais, trabalho leve, capacidade de fazer propostas de acordo com as características locais.
Conclusão.
A escolha de uma empresa de administração de imóveis é uma decisão importante que determina o sucesso do seu negócio de aluguel. Esperamos que você a considere cuidadosamente com referência aos pontos descritos neste artigo.
Reconfirmação de pontos-chave
1 - Selecione uma empresa com um histórico comprovado de taxa de ocupação de 95% ou mais.
2 - Escolha uma empresa que possa propor medidas específicas para evitar vacâncias.
3. verifique o histórico e a estabilidade da empresa com mais de 10.000 unidades sob administração.
4. confirmar se a empresa tem um sistema de resposta a emergências 24 horas
5. avaliar a experiência e a qualidade da resposta da equipe responsável
6. confirmar um alto nível de satisfação do cliente com um bom histórico
7. julgar o equilíbrio entre a qualidade do serviço e taxas de administração razoáveis.
Para uma administração de aluguéis bem-sucedida
Uma parceria de longo prazo com a empresa de administração certa pode garantir receitas estáveis e aumento do valor dos ativos. Faça sua escolha com base na qualidade geral do serviço, não apenas em taxas baixas.
Próximas ações.
1. solicitar informações de várias empresas de administração.
2. avaliar a pessoa responsável entrevistando-a pessoalmente.
3. verifique os depoimentos e o histórico dos clientes existentes
4. examinar detalhadamente os termos e condições do contrato.
5. revisar a situação da gerência regularmente.
A INA&Associates Ltd. oferece serviços de gerenciamento de propriedades de alta qualidade com a mais alta prioridade de melhorar o valor dos ativos dos proprietários e garantir uma renda estável. Se tiver algum problema ao escolher uma empresa de administração, não hesite em entrar em contato conosco.
Perguntas frequentes (FAQs)
P1: Há alguma precaução ao mudar de empresa de administração?
R1: É possível mudar a empresa de administração, mas observe os seguintes pontos
Verifique o prazo do contrato.
Condições para rescindir o contrato de administração atual, período de aviso prévio para rescisão (geralmente de 1 a 3 meses de antecedência) e se há ou não cobrança de multa.
Operações de transferência
Transferência de informações dos locatários, transferência de depósitos de segurança e garantias, tratamento de aluguéis não pagos, transferência do histórico de reparos.
Notificação aos locatários
Notificação prévia da mudança da empresa de administração, notificação de novos detalhes de contato, procedimentos para alterar o endereço de transferência do aluguel.
A cooperação entre a antiga e a nova empresa de administração é importante para uma transição tranquila.
P2: Há outros custos além da taxa de administração?
A2: Além da taxa de administração, os seguintes custos também podem ser incorridos
Custos relacionados ao recrutamento de locatários
Custos de publicidade (1 a 2 meses de aluguel), taxas de agência (1 mês de aluguel)
Custos relacionados à manutenção
Custos de reparos, custos de renovação de equipamentos, custos de inspeção legal
Outros custos
Custos de preparação do contrato, taxas de renovação, taxas de administração ao cancelar o contrato.
Esclareça a estrutura de custos antes de assinar um contrato para evitar despesas inesperadas.
P3: Devo terceirizar para uma empresa de administração mesmo para propriedades pequenas?
R3: Recomendamos a terceirização para uma empresa de administração, mesmo para propriedades pequenas.
Vantagens da terceirização de pequenas propriedades
Resposta adequada por meio de conhecimento especializado, resposta mais rápida em caso de emergências, prevenção de riscos legais, redução da carga de tempo.
Considerações sobre custos.
As taxas de administração são uma proporção da receita de aluguel, portanto, a carga é razoável mesmo para propriedades pequenas, e a terceirização é vantajosa quando os custos de risco da autogestão são levados em conta.
No entanto, a autogestão é uma opção para propriedades que são relativamente fáceis de administrar, como apartamentos tipo estúdio para pessoas solteiras perto de casa.
P4: O que devo fazer se não estiver satisfeito com a resposta da empresa de administração?
A4: Recomendamos a seguinte abordagem passo a passo
Etapa 1: demanda direta por melhorias.
Organize problemas específicos por escrito, exija melhorias em uma reunião com a pessoa responsável e esclareça o prazo e os métodos de melhoria.
Etapa 2: consulta à gerência sênior da empresa
Consulte o supervisor ou o gerente da filial da pessoa responsável ou use o Centro de Relacionamento com o Cliente na matriz.
Terceiro estágio: Consideração da revisão do contrato
Negocie alterações nos termos e condições do contrato de gerenciamento, considere a possibilidade de mudar para outra empresa.
Etapa final: rescisão do contrato
Confirmar as condições para rescisão do contrato, selecionar nova empresa de gerenciamento
Para resolver problemas rapidamente, é importante ter um diálogo construtivo baseado em fatos e não em emoções.
P5: O que é melhor, uma grande empresa de administração ou uma empresa comunitária?
R5: Cada uma tem suas próprias características e deve ser selecionada de acordo com as características da propriedade e da política de investimento.
Características das principais empresas de administração
Rede nacional, amplo histórico e know-how, estrutura de trabalho organizada, fluxo de trabalho sistematizado.
Características das empresas de base comunitária
Conhecimento profundo das características locais, trabalho leve, flexibilidade, forte rede de empreiteiros locais
Princípios orientadores para seleção
Propriedades próprias em várias áreas: grandes empresas de gerenciamento; investimento concentrado em áreas específicas: empresas baseadas na comunidade; propriedades de luxo e especializadas: empresas altamente especializadas.
Em última análise, a escolha deve se basear na qualidade real do serviço e no histórico, e não no tamanho da empresa.
稲澤大輔
Representante executivo da INA&Associates Co., Ltd. Com sede em Osaka, Tóquio e Kanagawa, a empresa atua na área de compra, venda e gestão de imóveis. Oferece serviços com base na sua vasta experiência no setor imobiliário. Com base na filosofia de que «o capital humano é o ativo mais importante de uma empresa», a empresa valoriza a formação de recursos humanos. Continua a desafiar-se para criar valor empresarial sustentável. 【Qualificações obtidas (incluindo qualificações aprovadas)】 Agente imobiliário, administrador administrativo, especialista em proteção de dados pessoais, administrador de condomínios, gestor administrativo, gestor de prevenção de incêndios de classe A, gestor de imóveis em leilão, gestor de gestão de imóveis para arrendamento, técnico de manutenção e reparação de condomínios, gestor de operações de empréstimo, mestre em consultoria imobiliária.
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