Guia Completo sobre Taxas de Administração em Aluguéis Imobiliários

As taxas de administração (às vezes chamadas de taxas de manutenção de área comum) em apartamentos de aluguel e condomínios são taxas mensais cobradas dos inquilinos para manter e administrar o edifício e as áreas comuns. Especificamente, incluem custos de limpeza das áreas comuns por zeladores e faxineiros, custos de eletricidade para áreas comuns, como entradas e elevadores, custos de manutenção e inspeção de antenas comuns e custos para cuidar de canteiros de flores e plantações. De acordo com a definição da Federation of Real Estate Fair Trade Councils, essas são "despesas necessárias para tratar dos assuntos do condomínio e para manter e administrar as instalações e outras áreas comuns" e "incluem impostos e taxas públicas para áreas comuns e não incluem o fundo de reserva de reparos".

De acordo com a lei, o valor e o método de cobrança das taxas de administração não estão claramente definidos. Portanto, as taxas de administração em imóveis de aluguel geralmente são determinadas a critério do proprietário. Embora muitas vezes sejam definidas separadamente do aluguel no contrato de locação, na realidade elas podem ser consideradas parte do aluguel. Por exemplo, o Contrato Padrão para Locação de Imóveis Residenciais do Ministério da Terra, Infraestrutura e Transporte estipula que a taxa de serviço comum (taxa de administração) deve ser paga pelo inquilino para cobrir "os custos reais necessários para manter e administrar as áreas comuns", mas também afirma que ela pode ser revisada após consulta se não for razoável devido a aumentos ou reduções. Em outras palavras, a taxa de administração é legalmente tratada da mesma forma que o aluguel, mas pode-se dizer que é uma despesa que tem o caráter de recuperar os custos necessários como uma despesa de manutenção da área comum.

Principais itens incluídos nas taxas de administração - exemplos específicos de manutenção da área comum

Quais são os custos cobertos pelas taxas de administração? Os principais itens, quando organizados, cobrem todos os custos relacionados à manutenção das áreas comuns do edifício. Um detalhamento típico é apresentado a seguir.

• Taxas de serviços públicos e água para áreas comuns: são as taxas de eletricidade e água usadas nas áreas comuns, como corredores, escadas, elevadores e iluminação da entrada. Por exemplo, isso inclui o custo de substituição de lâmpadas para iluminação noturna e luzes de segurança, e eletricidade para elevadores.

• Custos de limpeza: esses são os custos de limpeza diária e regular das áreas comuns do edifício. Isso inclui o custo de providenciar faxineiros, equipamentos de limpeza e detergentes para manter limpas as áreas de resíduos, entradas, escadas etc. Isso é essencial para manter a estética e a higiene.

• Custos de manutenção e inspeção de equipamentos: esses são os custos de inspeções regulares e manutenção de equipamentos do edifício, como elevadores, equipamentos de combate a incêndios, bombas de abastecimento de água e drenagem e antenas compartilhadas. As inspeções legais por empreiteiros especializados e os reparos em caso de avarias também são pagos aqui. Esses são custos de manutenção preventiva para garantir a operação segura das instalações.

• Custos de pessoal para zeladores e guardas de segurança: salários quando os zeladores são designados e custos de terceirização para empresas de segurança. Os custos de pessoal estão incluídos nos custos de administração de propriedades em que os serviços são prestados por pessoas, como zeladores residentes durante o dia e patrulhas noturnas. Esse item é responsável por uma grande proporção do custo de propriedades de alto padrão com serviços abrangentes, como serviços de concierge.

• Custos de plantio e manutenção externa: esses são os custos de embelezamento ambiental, incluindo poda de plantas e árvores na propriedade, capina, controle de pragas e manutenção de faixas de plantio. O gerenciamento regular do plantio é importante para manter um bom ambiente de vida, pois negligenciar o gerenciamento do espaço verde pode levar à deterioração da paisagem e à infestação de pragas.

• Prêmios de seguro: em alguns casos, os prêmios de seguro da propriedade, como seguro contra incêndio e seguro de responsabilidade civil para todo o edifício , também são pagos com as taxas de administração. Se houver uma apólice de seguro para cobrir acidentes e desastres em áreas comuns, o custo dos prêmios de seguro poderá ser coberto pela receita da taxa de administração.

• Despesas com materiais de consumo para as instalações: esse é o custo dos materiais de consumo que precisam ser substituídos regularmente, como lâmpadas e lâmpadas fluorescentes nas áreas comuns, produtos químicos de recarga para extintores de incêndio, filtros para máquinas de chá e purificadores de água etc. Esses são itens menores, mas são despesas necessárias para manter um ambiente confortável para o uso das instalações comuns.

Conforme descrito acima, as taxas de administração são usadas principalmente para cobrir os custos que contribuem para os interesses comuns de todos os residentes. Elas cobrem os custos reais de manutenção e gerenciamento das áreas comuns e geralmente não incluem o fundo de reserva de reparos (um fundo para futuros reparos de grande escala) ou o custo de reparo de equipamentos nas áreas privadas. Deve-se observar também que não há uma diferença clara entre as taxas de administração e as taxas de manutenção da área comum em imóveis para aluguel, e elas são frequentemente usadas como sinônimos.

Como definir taxas de administração adequadas - taxas de mercado e pontos de cálculo

Definir o valor da taxa de administração é uma dor de cabeça para os proprietários. Como o valor não é definido por lei, é necessário calcular um nível razoável com referência aos preços do mercado local e ao tamanho e às características da propriedade. Na maioria dos casos, a taxa de administração de um imóvel típico para aluguel é de 5% a 10% do aluguel. Por exemplo, se o aluguel for de 80.000 ienes, a taxa de administração deve ser de cerca de 4.000 ienes e, se o aluguel for de 50.000 ienes, de 2.000 a 3.000 ienes. Essa proporção aumenta ou diminui dependendo do grau do apartamento e da qualidade das instalações, e tende a ser mais alta (às vezes mais de ¥10.000) para propriedades com elevadores, fechaduras automáticas e outras instalações que exigem manutenção.

Para definir uma taxa de administração adequada, é essencial identificar primeiro quanto é realmente gasto na manutenção da propriedade. O método básico é estimar os custos anuais, como utilidades para áreas comuns, custos de contrato de limpeza e custos de inspeção legal e, em seguida, dividi-los proporcionalmente pelo número de unidades. Compare os valores obtidos com os custos de administração de propriedades semelhantes nas proximidades e verifique se há algum desvio extremo. Se a taxa de administração for definida como muito alta e muito distante da taxa de mercado das redondezas, ela terá um impacto negativo no recrutamento de inquilinos, ao passo que, se for definida como muito baixa, poderá aumentar as despesas do proprietário. O padrão das instalações do imóvel também precisa ser considerado. Se uma propriedade tiver muitas instalações adicionais, como câmeras de segurança e caixas de entrega, os custos de funcionamento também aumentarão, portanto, a taxa de administração deve ser definida para levar isso em conta, ou a propriedade poderá acabar no vermelho no futuro.

Além disso, considere o equilíbrio com o aluguel. Os locatários comparam as propriedades com base no valor total do aluguel e das taxas de administração, portanto, é importante manter o total em um nível que não faça com que a propriedade pareça muito cara. Nos últimos anos, foram anunciadas propriedades sem taxas de administração (incluídas), mas em muitos casos elas são apenas adicionadas ao aluguel e o ônus real é o mesmo. Há circunstâncias em que os locatários que recebem subsídios de aluguel com base no aluguel podem achar mais vantajoso incluir as taxas de administração, mas, em geral, é importante que o valor total seja apropriado, mesmo que os detalhes sejam divididos.

Como exemplo de cálculo, se o total anual dos custos de manutenção da área comum for de JPY 1,2 milhão e o número total de unidades na propriedade for 10, então a taxa de administração exigida é de JPY 120.000 por unidade por ano ou JPY 10.000 por mês. Um método é usar essa estimativa como base para uma taxa de administração final, que pode ser ligeiramente aumentada ou diminuída em consideração às propriedades concorrentes e às tendências do mercado. Para determinar o valor adequado, pode ser útil pedir a opinião da empresa de administração ou de um especialista em imóveis. As taxas de administração devem ser definidas cuidadosamente em termos de custos reais e taxas de mercado, pois um valor muito alto ou muito baixo pode criar problemas.

Equilíbrio entre as taxas de administração e a administração adequada - em relação ao lucro do proprietário

As taxas de administração cobradas são fundos para que o proprietário mantenha as áreas comuns que lhe foram confiadas. Idealmente, as taxas de administração cobradas devem ser gerenciadas de forma que fique claro quanto foi gasto em quais itens e que o equilíbrio entre receita e despesa seja mantido. Se houver um excedente em relação aos custos reais de manutenção das áreas comuns, o proprietário será beneficiado, mas a taxa de administração destina-se originalmente a cobrir os "custos reais de manutenção" e não deve ser usada com o objetivo de obter lucro injustificado. Na prática, o proprietário do aluguel é obrigado a continuar pagando os custos de serviços públicos e de limpeza das áreas comuns, independentemente de haver ou não uma taxa de administração. Em outras palavras, independentemente de receber ou não uma taxa de administração separada, esse é um custo que sempre será incorrido pelo proprietário e, se for definida uma taxa de administração, ela será posicionada como parte do custo a ser arcado pelos locatários. Em casos extremos, a separação entre o aluguel e as taxas de administração em si é apenas uma questão de apresentação e cálculo e, na verdade, faz parte da receita do aluguel.

Mesmo assim, a maneira pela qual as taxas de administração são tratadas nas mãos do proprietário pode afetar a construção da confiança. Se a receita mensal da taxa de administração exceder significativamente o custo de manutenção da área comum, os locatários poderão perguntar: "Para que o excedente está sendo usado?" e isso pode causar desconfiança. Por outro lado, uma situação em que a receita da taxa de administração por si só não é suficiente e o proprietário arca com o déficit também é um sinal de que a taxa de administração normalmente deve ser considerada para ser reajustada. Para uma boa administração de aluguéis, é importante manter uma contabilidade adequada da receita da taxa de administração e das despesas reais, além de controlar a receita e as despesas para que não haja divergências significativas. Se possível, realize uma liquidação anual da conta de receitas e despesas para entender quais itens e quanto foi gasto, e reflita isso no plano de gerenciamento do ano seguinte. Esse ciclo PDCA de custos de gerenciamento permitirá que você controle os gastos desnecessários e ajuste o equilíbrio entre o lucro do proprietário e o ônus do locatário.

Na realidade, a divulgação detalhada e a liquidação dos custos de administração raramente são realizadas na administração de aluguéis. Por esse motivo, em muitos casos, os inquilinos pagam a taxa de administração como parte do aluguel, mas os proprietários precisam ter em mente que , se não deixarem isso claro, pode se tornar uma fonte de problemas. Se houver reclamações ou disputas sobre as taxas de administração e da área comum, como "Acho que estou pagando mais do que o custo real" ou "Se houver um excedente, quero um reembolso", será necessário muito tempo e dinheiro desnecessários para lidar com a situação. Para evitar esse tipo de situação, é do interesse de longo prazo dos proprietários observar o princípio de cobrar apenas o valor necessário das taxas de administração e gastá-lo adequadamente.

Importância da revisão periódica das taxas de administração - resposta a flutuações de preços e atualizações de equipamentos

O valor da taxa de administração não termina depois de definido, e revisões periódicas também devem ser consideradas. A estrutura dos custos de manutenção da área comum pode mudar com o passar do tempo e com as mudanças nas condições sociais. Por exemplo, devido aos recentes aumentos de preços e à alta dos preços da energia, houve casos em que os custos de limpeza e eletricidade aumentaram desde que o contrato foi assinado pela primeira vez. Se essas alterações de preço resultarem em "custos desproporcionais de manutenção da área comum devido a aumentos ou reduções nos custos de manutenção", a taxa de administração também poderá ser revisada no contrato de locação após consulta. Como proprietário, espera-se que você verifique suas receitas e despesas a cada poucos anos e revise o valor da taxa de administração, se necessário.

Um bom momento para uma revisão é quando o contrato estiver prestes a ser renovado. Assim como os aumentos ou reduções de aluguel são negociados no momento da renovação, as taxas de administração também podem ser propostas para serem revisadas de acordo com a situação real. No entanto, como os locatários têm menos conhecimento das taxas de administração do que do aluguel, é essencial uma explicação cuidadosa ao aumentá-las (mais sobre isso na seção sobre "prestação de contas" abaixo). Por outro lado, se os custos reais tiverem caído ou se você quiser diferenciar sua propriedade das propriedades concorrentes, poderá considerar reduzir o preço ou torná-la gratuita. Uma estratégia poderia ser adotada para reduzir o custo total da propriedade diminuindo os custos de gerenciamento, aumentando assim a satisfação do locatário e incentivando a ocupação de longo prazo.

A renovação de equipamentos ou mudanças nos métodos operacionais também podem ser uma oportunidade para uma revisão. Por exemplo, se os custos de manutenção foram reduzidos por meio do trabalho de renovação dos elevadores, ou se um novo sistema de geração de energia solar foi instalado para fornecer parte da eletricidade para as áreas comuns, pode-se esperar futuras reduções nos custos de manutenção. Por outro lado, se novos custos de manutenção forem incorridos com a adição de câmeras de segurança ou com a instalação de fechaduras automáticas de alto desempenho, pode ser necessário aumentar os custos de gerenciamento. Além disso, com o passar do tempo, os equipamentos mais antigos tendem a sofrer mais avarias e os custos de manutenção aumentam. Também nesse caso, é importante ajustar os custos de gerenciamento de acordo com os planos de reparo de longo prazo e os planos de renovação de equipamentos, e tomar medidas preventivas para garantir que a carga sobre os proprietários não se torne excessiva.

O equilíbrio com a satisfação do locatário também não deve ser esquecido. A revisão da taxa de administração não é apenas uma questão de conveniência para o proprietário, mas também um ato de equilíbrio entre a carga de custos e os padrões de serviço percebidos pelos locatários. Por exemplo, mesmo que os custos de gerenciamento aumentem quando as instalações desatualizadas são renovadas, se isso resultar em maior conforto, é possível obter a compreensão dos locatários. Por outro lado, se os custos de gerenciamento forem reduzidos devido a uma diminuição no serviço (por exemplo, abolindo o sistema de zelador residente e mudando para o gerenciamento de patrulha), as vantagens e desvantagens para os locatários precisam ser cuidadosamente avaliadas. Compreender as opiniões dos locatários por meio de questionários regulares e responder a perguntas, além de manter um equilíbrio entre os serviços de administração adequados e os encargos de custo, contribuirá para a estabilidade de longo prazo na administração de aluguéis.

Conclusão - Dicas de administração de taxas de administração para uso prático

Fornecemos uma explicação abrangente sobre as taxas de administração cobradas dos inquilinos, desde definições básicas, detalhamentos, métodos de fixação, considerações operacionais e as últimas tendências. Para os proprietários de aluguéis, as taxas de administração não são apenas um item de receita, mas um recurso para manter o valor da propriedade e a satisfação do inquilino.

Na prática, as taxas de administração são frequentemente recebidas e tratadas como "taxas de administração = parte do aluguel", mas é importante que os proprietários deem um passo adiante e reconheçam a função original das taxas de administração. Elas são um dinheiro importante confiado pelos locatários e devem ser devolvidas para criar um ambiente de vida confortável. Se as taxas de administração forem usadas adequadamente para manter a atratividade do edifício, isso acabará beneficiando o próprio proprietário na forma de taxas de vacância mais baixas e melhores valores de propriedade. Por outro lado, negligenciar o gerenciamento da taxa de administração pode levar à deterioração do edifício e à saída dos inquilinos, o que, a longo prazo, pode levar à deterioração dos negócios.

Analise a definição e a operação das taxas de administração em seu próprio imóvel com referência aos pontos e exemplos específicos descritos neste artigo. Os custos de administração adequados garantirão a tranquilidade e a satisfação dos inquilinos, que, por sua vez, retornarão ao proprietário na forma de uma administração estável do aluguel. Vamos praticar uma administração de aluguéis que faça uso inteligente das taxas de administração, mantendo um bom equilíbrio entre a perspectiva profissional e o ponto de vista do locatário.