Verwaltungsgebühren für Vermieter: Grundlagen und Verwaltungstipps

Verwaltungsgebühren (manchmal auch Instandhaltungsgebühren für Gemeinschaftsflächen genannt) in Mietwohnungen und Eigentumswohnungen sind monatliche Gebühren, die von den Mietern für die Instandhaltung und Verwaltung des Gebäudes und der Gemeinschaftsflächen erhoben werden. Im Einzelnen handelt es sich dabei um Reinigungskosten für Gemeinschaftsflächen durch Hausmeister und Reinigungskräfte, Stromkosten für Gemeinschaftsflächen wie Eingänge und Aufzüge, Wartungs- und Inspektionskosten für Gemeinschaftsantennen sowie Kosten für die Pflege von Blumenbeeten und Anpflanzungen. Nach der Definition der Federation of Real Estate Fair Trade Councils handelt es sich dabei um "Kosten, die zur Erledigung der Angelegenheiten des Wohnungseigentums und zur Instandhaltung und Verwaltung der Einrichtungen und sonstigen Gemeinschaftsflächen erforderlich sind" und "einschließlich Steuern und öffentlicher Abgaben für Gemeinschaftsflächen und ohne den Reparaturrücklagenfonds".

Nach dem Gesetz sind die Höhe und die Art der Erhebung der Verwaltungsgebühren nicht klar definiert. Daher werden die Verwaltungsgebühren in Mietobjekten im Allgemeinen nach dem Ermessen des Eigentümers festgelegt. Obwohl sie im Mietvertrag oft getrennt von der Miete festgelegt werden, können sie in Wirklichkeit als Teil der Miete angesehen werden. Im Standardvertrag für Mietwohnungen des Ministeriums für Land, Infrastruktur und Verkehr heißt es beispielsweise, dass die Verwaltungsgebühr vom Mieter zu zahlen ist, um "die tatsächlichen Kosten für die Instandhaltung und Verwaltung der Gemeinschaftsflächen" zu decken, aber auch, dass sie nach Rücksprache geändert werden kann, wenn sie aufgrund von Erhöhungen oder Senkungen unangemessen wird. Mit anderen Worten, die Verwaltungsgebühr wird rechtlich genauso behandelt wie die Miete, aber sie kann als eine Ausgabe betrachtet werden, die den Charakter einer Deckung der notwendigen Kosten für die Instandhaltung der Gemeinschaftsflächen hat.

Die wichtigsten in den Verwaltungsgebühren enthaltenen Posten - konkrete Beispiele für die Instandhaltung der Gemeinschaftsflächen

Welche Kosten sind in den Verwaltungsgebühren enthalten? Die wichtigsten Posten umfassen alle Kosten, die mit der Instandhaltung der Gemeinschaftsflächen des Gebäudes verbunden sind. Eine typische Aufschlüsselung findet sich unten.

• Strom- und Wasserkosten für Gemeinschaftsflächen: Dies sind die Kosten für Strom und Wasser, die in Gemeinschaftsflächen wie Fluren, Treppen, Aufzügen und Eingangsbeleuchtungen anfallen. Dazu gehören z. B. die Kosten für den Austausch von Glühbirnen für die Nacht- und Sicherheitsbeleuchtung sowie die Stromkosten für die Aufzüge.

• Reinigungskosten: Dies sind die Kosten für die tägliche und regelmäßige Reinigung der Gemeinschaftsbereiche des Gebäudes. Dazu gehören die Kosten für die Bereitstellung von Reinigungspersonal, -geräten und -mitteln, um Abfallbereiche, Eingänge, Treppen usw. sauber zu halten. Dies ist für die Aufrechterhaltung von Ästhetik und Hygiene unerlässlich.

• Kosten für die Wartung und Inspektion von Ausrüstungen: Dies sind die Kosten für die regelmäßige Inspektion und Wartung von Gebäudeausrüstungen wie Aufzügen, Feuerlöschanlagen, Wasserversorgungs- und Entwässerungspumpen und Gemeinschaftsantennen. Auch die gesetzlich vorgeschriebenen Inspektionen durch Fachfirmen und Reparaturen im Falle von Störungen werden hier bezahlt. Es handelt sich dabei um vorbeugende Instandhaltungskosten, um einen sicheren Betrieb der Anlagen zu gewährleisten.

• Personalkosten für Hausmeister und Wachpersonal: Gehälter beim Einsatz von Hausmeistern und Fremdvergabekosten an Sicherheitsunternehmen. Die Personalkosten sind in den Verwaltungskosten für Immobilien enthalten, in denen Dienstleistungen von Personen erbracht werden, wie z. B. von Hausmeistern, die tagsüber und nachts auf Streife gehen. Dieser Posten macht einen großen Teil der Kosten für hochwertige Immobilien mit umfangreichen Dienstleistungen, wie z. B. Concierge-Dienste, aus.

• Kosten für Bepflanzung und Außenpflege: Dies sind die Kosten für die Verschönerung der Umgebung, einschließlich des Beschneidens von Pflanzen und Bäumen auf dem Grundstück, Unkrautjäten, Schädlingsbekämpfung und Pflege von Pflanzstreifen. Die regelmäßige Pflege der Bepflanzung ist wichtig für die Erhaltung eines guten Wohnumfelds, da die Vernachlässigung der Grünflächenpflege zu einem Verfall der Landschaft und zu Schädlingsbefall führen kann.

• Versicherungsprämien: In einigen Fällen werden die Prämien für Sachversicherungen wie Feuer- und Haftpflichtversicherungen für das gesamte Gebäude ebenfalls aus den Verwaltungsgebühren bezahlt. Wenn eine Versicherungspolice für Unfälle und Katastrophen in Gemeinschaftsbereichen besteht, können die Kosten für die Versicherungsprämien durch die Einnahmen aus den Verwaltungsgebühren gedeckt werden.

• Ausgaben für Verbrauchsmaterial für Einrichtungen: Dies sind die Kosten für Verbrauchsmaterial, das regelmäßig ersetzt werden muss, wie Glühbirnen und Leuchtstoffröhren in Gemeinschaftsbereichen, Nachfüllchemikalien für Feuerlöscher, Filter für Teemaschinen und Wasseraufbereiter usw. Dabei handelt es sich um geringfügige, aber notwendige Ausgaben, um ein angenehmes Umfeld für die Nutzung der Gemeinschaftseinrichtungen zu erhalten.

Wie oben beschrieben, werden die Verwaltungsgebühren hauptsächlich zur Deckung von Kosten verwendet, die den gemeinsamen Interessen aller Bewohner dienen. Sie decken die tatsächlichen Kosten für die Instandhaltung und Verwaltung der Gemeinschaftsflächen und enthalten in der Regel weder den Reparaturrücklagenfonds (ein Fonds für künftige Großreparaturen) noch die Kosten für die Reparatur von Geräten in den privaten Bereichen. Es sollte auch beachtet werden, dass es keinen klaren Unterschied zwischen Verwaltungsgebühren und Gebühren für die Instandhaltung der Gemeinschaftsflächen in Mietobjekten gibt, und dass sie oft synonym verwendet werden.

Angemessene Verwaltungsgebühren - marktübliche Sätze und Berechnungspunkte

Die Festlegung der Höhe der Verwaltungsgebühr bereitet den Eigentümern Kopfzerbrechen. Da der Betrag nicht gesetzlich festgelegt ist, muss eine angemessene Höhe unter Berücksichtigung der örtlichen Marktpreise sowie der Größe und Merkmale der Immobilie berechnet werden. In den meisten Fällen liegt die Verwaltungsgebühr für ein typisches Mietobjekt bei 5-10 % der Miete. Wenn die Miete beispielsweise 80 000 Yen beträgt, sollte die Verwaltungsgebühr etwa 4 000 Yen betragen, bei einer Miete von 50 000 Yen 2 000-3 000 Yen. Dieses Verhältnis hängt von der Qualität der Wohnung und der Ausstattung ab und liegt bei Objekten mit Aufzügen, automatischen Schlössern und anderen wartungsintensiven Einrichtungen in der Regel höher (manchmal über ¥ 10.000).

Um eine angemessene Verwaltungsgebühr festzulegen, muss zunächst ermittelt werden , wie viel tatsächlich für die Instandhaltung der Immobilie ausgegeben wird. Die grundlegende Methode besteht darin, die jährlichen Kosten zu schätzen, wie z. B. die Kosten für die Versorgungsleistungen für die Gemeinschaftsflächen, die Kosten für den Reinigungsvertrag und die gesetzlich vorgeschriebenen Inspektionskosten, und diese dann anteilig durch die Anzahl der Einheiten zu dividieren. Vergleichen Sie die ermittelten Zahlen mit den Verwaltungskosten ähnlicher Immobilien in der Umgebung und prüfen Sie, ob es extreme Abweichungen gibt. Sind die Gebühren zu hoch und zu weit vom umliegenden Markt entfernt, wirkt sich dies negativ auf die Gewinnung von Mietern aus, während zu niedrig angesetzte Gebühren die eigenen Ausgaben des Eigentümers erhöhen können. Auch der Ausstattungsstandard der Immobilie muss berücksichtigt werden. Verfügt eine Immobilie über eine Fülle zusätzlicher Einrichtungen wie Überwachungskameras und Lieferboxen, erhöhen sich auch die Betriebskosten, so dass die Verwaltungsgebühr so festgesetzt werden sollte, dass sie dies berücksichtigt, sonst könnte die Immobilie in Zukunft rote Zahlen schreiben.

Berücksichtigen Sie auch das Verhältnis zur Miete. Die Mieter vergleichen Immobilien auf der Grundlage des Gesamtbetrags von Miete und Verwaltungsgebühren, daher ist es wichtig, den Gesamtbetrag so zu halten, dass die Immobilie nicht überteuert erscheint. In den letzten Jahren wurden Immobilien ohne (inbegriffene) Verwaltungsgebühren beworben, aber in vielen Fällen werden diese nur auf die Miete aufgeschlagen und die tatsächliche Belastung bleibt gleich. Es gibt Umstände, unter denen es für Mieter, die Mietzuschüsse auf Mietbasis erhalten, vorteilhafter sein kann, die Verwaltungsgebühren einzubeziehen, aber im Allgemeinen ist es wichtig, dass der Gesamtbetrag angemessen ist, auch wenn die Einzelheiten aufgeteilt werden.

Ein Berechnungsbeispiel: Wenn sich die jährlichen Gesamtkosten für die Instandhaltung der Gemeinschaftsflächen auf 1,2 Millionen JPY belaufen und die Gesamtzahl der Einheiten in der Immobilie 10 beträgt, dann beträgt die erforderliche Verwaltungsgebühr 120.000 JPY pro Einheit und Jahr oder 10.000 JPY pro Monat. Eine Methode besteht darin, diese Schätzung als Grundlage für eine endgültige Verwaltungsgebühr zu verwenden, die unter Berücksichtigung konkurrierender Immobilien und der Marktentwicklung leicht erhöht oder gesenkt werden kann. Um den angemessenen Betrag zu ermitteln, kann es sinnvoll sein, die Meinung der Verwaltungsgesellschaft oder eines Immobilienexperten einzuholen. Bei der Festlegung der Verwaltungsgebühren sollte man sich sowohl an den tatsächlichen Kosten als auch an den Marktpreisen orientieren, da sowohl zu hohe als auch zu niedrige Gebühren zu Problemen führen können.

Gleichgewicht zwischen Verwaltungsgebühren und angemessener Verwaltung - im Verhältnis zum Eigentümergewinn

Die eingenommenen Verwaltungsgebühren dienen den Eigentümern als Mittel zur Instandhaltung der ihnen anvertrauten Gemeinschaftsflächen. Idealerweise sollten die eingenommenen Verwaltungsgebühren so verwaltet werden, dass klar ist, wie viel für welche Posten ausgegeben wurde und dass das Gleichgewicht zwischen Einnahmen und Ausgaben gewahrt bleibt. Wenn ein Überschuss über die tatsächlichen Kosten für die Instandhaltung der Gemeinschaftsflächen erzielt wird, kommt dies dem Eigentümer zugute, aber die Verwaltungsgebühr ist ursprünglich zur Deckung der "tatsächlichen Kosten für die Instandhaltung" gedacht und sollte nicht dazu verwendet werden, einen ungerechtfertigten Gewinn zu erzielen. In der Praxis ist der Eigentümer verpflichtet, die Betriebs- und Reinigungskosten für die Gemeinschaftsflächen weiterhin zu zahlen, unabhängig davon, ob eine Verwaltungsgebühr erhoben wird oder nicht. Mit anderen Worten: Unabhängig davon, ob eine gesonderte Verwaltungsgebühr erhoben wird oder nicht, handelt es sich um Kosten, die dem Eigentümer in jedem Fall entstehen, und wenn eine Verwaltungsgebühr festgelegt wird, wird sie als Teil der von den Mietern zu tragenden Kosten eingestuft. Im Extremfall ist die Trennung von Miete und Verwaltungsgebühren selbst nur eine Frage der Darstellung und Berechnung, und sie ist faktisch Teil der Mieteinnahmen.

Dennoch kann die Art und Weise, wie die Verwaltungsgebühren in den Händen des Eigentümers behandelt werden, die Vertrauensbildung beeinflussen. Wenn die monatlichen Einnahmen aus der Verwaltungsgebühr die Kosten für die Instandhaltung der Gemeinschaftsflächen deutlich übersteigen, könnten die Mieter fragen: "Wofür wird der Überschuss verwendet?" und kann zu Misstrauen führen. Umgekehrt ist eine Situation, in der die Einnahmen aus der Verwaltungsgebühr allein nicht ausreichen und der Eigentümer den Fehlbetrag trägt, ebenfalls ein Zeichen dafür, dass die Verwaltungsgebühr normalerweise neu festgesetzt werden sollte. Bei einer soliden Mietverwaltung ist es wichtig, eine ordnungsgemäße Buchführung über die Einnahmen aus der Verwaltungsgebühr und die tatsächlichen Ausgaben zu führen und die Einnahmen und Ausgaben so zu kontrollieren, dass sie nicht erheblich voneinander abweichen. Führen Sie nach Möglichkeit eine jährliche Abrechnung der Einnahmen und Ausgaben durch, um zu verstehen, welche Posten in welcher Höhe ausgegeben wurden, und berücksichtigen Sie dies im Verwaltungsplan für das nächste Jahr. Dieser PDCA-Zyklus der Verwaltungskosten ermöglicht es Ihnen, verschwenderische Ausgaben zu kontrollieren und das Gleichgewicht zwischen dem Gewinn des Eigentümers und der Belastung des Mieters herzustellen.

In der Realität wird die detaillierte Offenlegung und Abrechnung der Verwaltungskosten in der Mietverwaltung nur selten durchgeführt. Aus diesem Grund zahlen die Mieter in vielen Fällen die Verwaltungskosten als Teil der Miete, aber die Eigentümer müssen sich darüber im Klaren sein, dass diese Kosten, wenn sie unklar bleiben, zu einer Quelle von Problemen werden können. Wenn es Beschwerden oder Streitigkeiten über die Verwaltungs- und Gemeinschaftskosten gibt, wie z. B. "Ich glaube, ich zahle mehr als die tatsächlichen Kosten" oder "Wenn es einen Überschuss gibt, möchte ich eine Rückerstattung", kostet es viel unnötige Zeit und Geld, sich mit der Situation zu befassen. Um eine solche Situation zu vermeiden, liegt es im langfristigen Interesse der Eigentümer, den Grundsatz zu beachten, nur den notwendigen Betrag an Verwaltungsgebühren zu erheben und sie angemessen auszugeben.

Bedeutung der regelmäßigen Überprüfung der Verwaltungsgebühren - Reaktion auf Preisschwankungen und Modernisierung der Anlagen

Die Höhe der Verwaltungskosten ist nicht mit der Festsetzung der Gebühren abgeschlossen, sondern sollte regelmäßig überprüft werden. Die Struktur der Kosten für die Instandhaltung der Gemeinschaftsflächen kann sich im Laufe der Zeit und aufgrund veränderter sozialer Bedingungen ändern. So hat es beispielsweise Fälle gegeben, in denen die Reinigungs- und Stromkosten aufgrund der jüngsten Preiserhöhungen und der stark gestiegenen Energiepreise seit der Vertragsunterzeichnung gestiegen sind. Wenn diese Preisänderungen zu "unverhältnismäßig hohen Instandhaltungskosten für die Gemeinschaftsflächen aufgrund von Erhöhungen oder Senkungen der Instandhaltungskosten" führen, kann die Verwaltungsgebühr nach Rücksprache ebenfalls im Mietvertrag angepasst werden. Von Ihnen als Eigentümer wird erwartet, dass Sie alle paar Jahre Ihre Einnahmen und Ausgaben überprüfen und die Höhe der Verwaltungsgebühr gegebenenfalls anpassen.

Ein guter Zeitpunkt für eine Überprüfung ist, wenn der Vertrag verlängert werden soll. So wie bei der Vertragsverlängerung über Mieterhöhungen oder -senkungen verhandelt wird, können auch die Verwaltungsgebühren vorgeschlagen werden, um sie an die aktuelle Situation anzupassen. Da die Mieter jedoch weniger über die Verwaltungsgebühren wissen als über die Miete, ist eine sorgfältige Erläuterung bei deren Anhebung unerlässlich (mehr dazu im Abschnitt "Rechenschaftspflicht" weiter unten). Wenn die tatsächlichen Kosten gesunken sind oder wenn Sie sich von der Konkurrenz abheben wollen, können Sie eine Preissenkung oder einen kostenlosen Service in Betracht ziehen. Eine Strategie könnte darin bestehen, die Gesamtkosten der Immobilie durch eine Senkung der Verwaltungskosten zu senken und dadurch die Zufriedenheit der Mieter zu erhöhen und eine langfristige Belegung zu fördern.

Auch die Erneuerung der Ausstattung und Änderungen der Betriebsmethoden können Anlass für eine Überprüfung sein. Wenn beispielsweise die Instandhaltungskosten durch die Erneuerung von Aufzügen gesenkt werden konnten oder wenn eine neue Solaranlage installiert wurde, die einen Teil des Stroms für die Gemeinschaftsbereiche liefert, kann mit einer künftigen Senkung der Instandhaltungskosten gerechnet werden. Umgekehrt kann es notwendig sein, die Verwaltungskosten zu erhöhen, wenn neue Instandhaltungskosten durch den Einbau von Sicherheitskameras oder die Installation leistungsfähiger automatischer Schließanlagen anfallen. Außerdem neigen ältere Anlagen mit der Zeit zu mehr Ausfällen und die Wartungskosten steigen. Auch in diesem Fall ist es wichtig, die Verwaltungskosten an die langfristigen Pläne für Reparaturen und die Erneuerung der Ausrüstung anzupassen und präventive Maßnahmen zu ergreifen, damit die Belastung für die Eigentümer nicht zu groß wird.

Auch das Gleichgewicht mit der Mieterzufriedenheit darf nicht vergessen werden. Die Überprüfung der Verwaltungsgebühren ist nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit für den Eigentümer, sondern auch ein Balanceakt zwischen der Kostenbelastung und den von den Mietern wahrgenommenen Dienstleistungsstandards. Selbst wenn beispielsweise die Verwaltungskosten steigen, wenn veraltete Einrichtungen erneuert werden, kann man, wenn dies zu einer Verbesserung des Komforts führt, das Verständnis der Mieter gewinnen. Werden dagegen die Verwaltungskosten durch eine Verringerung der Dienstleistungen gesenkt (z. B. durch die Abschaffung des Hausmeistersystems und die Umstellung auf ein Patrouillenmanagement), müssen die Vor- und Nachteile für die Mieter sorgfältig geprüft werden. Die Meinungen der Mieter durch regelmäßige Fragebögen und die Beantwortung von Anfragen zu verstehen und ein Gleichgewicht zwischen angemessenen Verwaltungsdienstleistungen und Kostenbelastungen zu wahren, wird zu einer langfristigen Stabilität der Mietverwaltung beitragen.

Fazit - Tipps zur Verwaltung der Verwaltungskosten für die Praxis

Wir haben die von den Mietern erhobenen Verwaltungsgebühren umfassend erläutert, angefangen bei den grundlegenden Definitionen, der Aufschlüsselung, den Festsetzungsmethoden, den operativen Überlegungen und den neuesten Trends. Für Vermieter sind Verwaltungsgebühren nicht nur ein Einnahmeposten, sondern auch eine Ressource für die Werterhaltung der Immobilie und die Zufriedenheit der Mieter.

In der Praxis werden Verwaltungsgebühren oft als "Verwaltungsgebühren = Teil der Miete" empfangen und behandelt, aber es ist wichtig, dass die Eigentümer einen Schritt weiter gehen und die ursprüngliche Rolle der Verwaltungsgebühren wieder erkennen. Es handelt sich um wichtige Gelder, die von den Mietern anvertraut wurden und die zurückgegeben werden sollten, um ein angenehmes Wohnumfeld zu schaffen. Werden die Verwaltungsgebühren angemessen eingesetzt, um die Attraktivität des Gebäudes zu erhalten, kommt dies letztlich dem Eigentümer selbst in Form von niedrigeren Leerstandsquoten und höheren Immobilienwerten zugute. Umgekehrt kann eine Vernachlässigung der Verwaltung der Verwaltungsgebühren dazu führen, dass das Gebäude verfällt und die Mieter das Gebäude verlassen, was langfristig zu einer Verschlechterung der Geschäftslage führen kann.

Bitte überprüfen Sie die Festsetzung und Handhabung von Verwaltungsgebühren in Ihrer eigenen Immobilie unter Berücksichtigung der in diesem Artikel genannten Punkte und konkreten Beispiele. Angemessene Verwaltungsgebühren sorgen für Ruhe und Zufriedenheit der Mieter, was wiederum dem Eigentümer in Form einer stabilen Mietverwaltung zugute kommt. Lassen Sie uns eine Mietverwaltung praktizieren , die die Verwaltungsgebühren sinnvoll einsetzt und dabei ein gutes Gleichgewicht zwischen der professionellen Perspektive und der Sichtweise des Mieters aufrechterhält.