سبع نقاط أساسية لاختيار شركة إدارة تأجير العقارات بنجاح

يعتمد النجاح في الاستثمار العقاري، ولا سيما في إدارة الإيجارات، إلى حد كبير على العقار الذي تختاره، وفي الوقت نفسه، على شركة إدارة تأجير العقارات التي تختارها كشريك لك.

يبذل العديد من المالكين قدراً كبيراً من الوقت والجهد في اختيار العقار، لكنهم غالباً ما يقررون اختيار شركة إدارة دون التفكير في الأمر كثيراً.

ومع ذلك، فإن البداية الحقيقية لإدارة الإيجار تكون بعد الحصول على العقار، وكفاءة شركة الإدارة هي التي تحدد الأرباح المستقرة على المدى الطويل والحفاظ على قيم الأصول وتحسينها.

نحن في شركة INA&Associates Ltd. لا نعمل ببساطة كوكيل إدارة، ولكننا نواجه العقارات باعتبارها "شركة استثمار رأس المال البشري" التي تشارك المالك رؤيته وترعى الأصول معه.

في هذا المقال، نقدم شرحًا احترافيًا وسهل الفهم لكيفية اختيار شركة إدارة تأجير العقارات لإدارة تأجير ناجحة، مع بيانات ودراسات حالة محددة حول النقاط السبع التي يجب على المالكين التركيز عليها حقًا.

ما هي شركة إدارة تأجير العقارات؟

أولاً، دعنا نكتسب فهماً أساسياً لدور شركات إدارة تأجير العقارات ("شركات الإدارة").

شركة إدارة الممتلكات هي مجموعة من المهنيين الذين يقومون بجميع المهام المتعلقة بتشغيل وإدارة العقارات المؤجرة نيابةً عن المالكين.

وتتنوع أعمالهم على نطاق واسع، ولكن يمكن تقسيمها بشكل عام إلى فئتين رئيسيتين: الأعمال المتعلقة بالمستأجرين والأعمال المتعلقة بالمباني.

من خلال إسناد هذه المهام إلى شركة إدارة متخصصة، يمكن للمالكين التمتع بعدد من المزايا.

على وجه الخصوص، تعتبر شركة الإدارة ضرورية لأولئك الذين يعيشون في مناطق نائية أو يمتلكون عدة عقارات أو لديهم وظيفة يومية مزدحمة.

من ناحية أخرى، هناك عيب تكبد تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية للإدارة.

ومع ذلك، فإن شركة الإدارة الجيدة ستحقق قيمة أكبر من تكاليفها، أي "تعظيم الإيرادات" و"تقليل المخاطر".

سبع نقاط رئيسية لتجنب الأخطاء عند اختيار شركة إدارة الإيجار

إذن، ما الذي يجب أن تبحث عنه للعثور على شريك موثوق به حقاً من بين العديد من شركات الإدارة المتاحة؟

سأشرح هنا ما أعتبره النقاط السبع الأكثر أهمية.

1- هل تحافظ الشركة على معدل إشغال لا يقل عن 95%؟

غني عن القول أن أكبر مصدر للدخل في إدارة الإيجارات هو الإيجار.

لذلك، فإن القدرة على الحفاظ على معدل إشغال مرتفع هو المؤشر الأكثر أهمية عند اختيار شركة إدارة.

بشكل عام، يعتبر معدل الإشغال بنسبة 95% أو أكثر أحد المبادئ التوجيهية.

إذا كان معدل الإشغال أقل من هذا الرقم، فينبغي للمرء أن يشك في أنه قد تكون هناك بعض المشكلات في قدرة شركة الإدارة على جذب العملاء وتحليل السوق.

يميل بعض الملاك إلى التركيز على التكلفة المنخفضة للإدارة الخارجية (رسوم الإدارة)، ولكن هذا ليس منظوراً أساسياً.

انظر الجدول أدناه. قارن بين حالة تكون فيها غرفة واحدة بإيجار 80,000 ين شاغرة مع حالة تكون فيها رسوم الإدارة أعلى بنسبة 2% ولكن الغرفة مشغولة بالكامل.

كما تُظهر هذه المقارنة بوضوح، فإن ملء أكبر عدد ممكن من الوظائف الشاغرة لزيادة دخل المالك إلى أقصى حد ممكن أهم بكثير من الهوس بفرق بسيط في العمولة.

ستقدم شركة الإدارة الجيدة أكثر من مجرد عمولة، بل ستزيد من الإيرادات.

أثناء المقابلة، احرص على أن تطلب منهم الإفصاح عن معدل إشغال جميع العقارات التي تديرها، وإن أمكن، اطلب منهم بيانات فعلية عن معدلات الإشغال للعقارات في مناطق مماثلة لعقارك وفي نفس عمر عقارك.

2- القدرة على جذب العملاء واقتراح تدابير لمنع الشواغر

إن القدرة على الحفاظ على نسبة إشغال عالية ليست سوى القدرة على جذب العملاء.

هذه القدرة على جذب العملاء لا تأتي من مجرد نشر معلومات العقار على موقع بوابة العقارات.

فمن الضروري أن تكون لديك القدرة التسويقية لتحليل اتجاهات العقارات المتنافسة في المنطقة المجاورة باستمرار واقتراح إعدادات الإيجار وشروط التوظيف المناسبة.

المعيار المهم الآخر هو ما هي الاقتراحات التي ستقدمها شركة الإدارة في حالة وجود عقار شاغر.

إن شركة الإدارة التي تقترح ببساطة "دعنا نخفض الإيجار" تفتقر إلى منظور زيادة أرباح المالك إلى أقصى حد.

سيقترح الشريك الكفء حقًا تدابير متعددة الأوجه للشواغر، مثل

• الاستخدام الاستراتيجي لرسوم الإعلانات: زيادة الحوافز للشركات الوسيطة ومنحها الأولوية في جذب العملاء.
• مراجعة التكاليف الأولية: تخفيض ودائع التأمين والأموال الرئيسية أو إدخال الإيجار المجاني (إيجار مجاني لفترة معينة).
• إعادة التصميم/التجديد: تجديد التصميم الداخلي بما يتماشى مع العصر واحتياجات المستأجرين.
• تركيب المرافق الشائعة: الاستثمار الفعال من حيث التكلفة في المرافق مثل الإنترنت المجاني وصناديق التوصيل وكاميرات المراقبة الأمنية وما إلى ذلك.

من خلال الاستماع إلى قصص نجاح محددة عن كيفية نجاح الشركة في شغل الوحدات في الماضي، يمكن تحديد قدرة الشركة على تقديم مقترحات.

3- عدد الوحدات التي تمت إدارتها وسجلها الحافل

عدد الوحدات التي تمت إدارتها دليل على أن الشركة موثوق بها ومختارة من قبل العديد من الملاك.

بشكل عام، يجب ألا يقل عدد الوحدات المدارة عن 1000 وحدة على الأقل، ولكن إذا أدارت الشركة عشرات الآلاف من الوحدات، فمن المتوقع أن تكون قد راكمت ثروة من الخبرة والدراية الفنية.

ليست الموثوقية هي الميزة الوحيدة لإدارة عدد كبير من الوحدات.

فلا يمكن إغفال الآثار الموفرة للتكاليف الناجمة عن وفورات الحجم.

على سبيل المثال، في أعمال الترميم واستبدال المعدات، من الممكن إبقاء تكاليف الوحدة لكل غرفة منخفضة من خلال تقديم طلبات كبيرة.

وهذا بدوره يقلل من العبء على الملاك.

4- درجة نظام حل المشاكل

في إدارة الإيجار، لا يمكن تجنب المشاكل مثل شكاوى المستأجرين وأعطال المعدات.

إن وجود نظام للاستجابة السريعة والدقيقة لمثل هذه الحالات أمر بالغ الأهمية للحفاظ على رضا المستأجرين ومنع عمليات الإخلاء غير المتوقعة.

على وجه التحديد، تحقق من النقاط التالية

• توافر مكتب للاستجابة لحالات الطوارئ على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع: من الضروري وجود نظام يمكنه الاستجابة الفورية لحالات الطوارئ، مثل تسرب المياه ليلاً أو في أيام العطلات.
• خبرة وتجربة الشخص المسؤول: هل يمكنه التعامل مع الحالات التي تتطلب معرفة قانونية ومهارات تفاوضية، مثل مشاكل الضوضاء والمشاكل بين المستأجرين؟
• نظام الاستجابة السريعة: هل لديك شبكة من القواعد والموظفين الذين يمكنهم التواجد في غضون ساعة من العقار؟

في شركة INA & Associates، نعتقد أن الاختبار الحقيقي لشركة الإدارة هو عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع المشاكل.

فالأشخاص الذين يستجيبون، وجودة مواردهم البشرية هي التي تحدد جودة الاستجابة.

فالاستجابة الصادقة والسريعة تكسب ثقة المستأجرين، ونتيجة لذلك تساهم في الحصول على إيجار طويل الأمد، وبالتالي أرباح مستقرة للمالك.

5- نظام إبلاغ عالي الشفافية

عندما يُعهد بالعقار إلى شركة إدارة، يصعب على المالك فهم الوضع المحلي مباشرةً.

هذا هو السبب في ضرورة وجود نظام إبلاغ منتظم وشفاف.

تعرف مسبقاً على التفاصيل التي سيتم الإبلاغ عنها وعدد المرات التي سيتم الإبلاغ عنها.

لا تكتفي شركة الإدارة الجيدة بإرسال هذه التقارير فحسب، بل تولي أهمية للتواصل، حيث يقوم الشخص المسؤول بشرح أي أسئلة أو استفسارات قد تكون لدى المالك بعناية.

من المهم إقامة علاقة ثقة مع المالك وتحديد ما إذا كانت الشركة على استعداد للعمل مع المالك لتحسين قيمة العقار.

6- تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية مناسبة للإدارة

بشكل عام، تقدر رسوم الإدارة بما يتراوح بين 3% و7% من دخل الإيجار.

وبالطبع، يجب أن تكون التكاليف منخفضة، ولكن كما ذكرنا أعلاه، من الخطر اختيار عقار على أساس تكلفته المنخفضة فقط.

المهم هو التوازن بين الخدمات المقدمة والتكاليف.

على سبيل المثال، إذا كانت رسوم الإدارة منخفضة للغاية مقارنةً بسعر السوق، فقد تكون الشركة تقوم بتحصيل الأموال نيابةً عنك فقط، ولكن يتم تحصيل رسوم حل المشاكل والدوريات وعمليات التفتيش بشكل منفصل.

قبل توقيع العقد، احرص على أن تطلب وصفاً تفصيلياً للخدمات وقائمة بالبنود التي قد تترتب عليها تكاليف إضافية، حتى تعرف بالضبط كم ستكون التكلفة الإجمالية.

7- بناء شراكات طويلة الأجل

قد تكون النقطة الأخيرة مجردة إلى حد ما، لكنها الأكثر أهمية.

وهي ما إذا كانت شركة الإدارة لديها فلسفة بناء علاقة ثقة طويلة الأجل مع المالك وتنمية الأصل معاً، بدلاً من السعي وراء الربح قصير الأجل.

يكمن جوهر إدارة الشركات في السعي لتحقيق النمو المستدام.

وهذا صحيح أيضاً في إدارة الإيجارات.

فبدلاً من مجرد التفكير في ملء الشواغر الفورية، فإنهم ينظرون إلى خمس أو عشر سنوات في المستقبل ويقترحون من نفس منظور المالك نوع خطط الإصلاح المطلوبة ونوع التدابير الممكنة لتعزيز القيمة.

هذا الشريك هو الذي سيضمن حماية أصول المالك ورعايتها حتى في أوقات التغيير السريع.

إدارة الإيجار المثالية لشركة INA&Asociates

نحن في INA&Asociates K.K. نضع أنفسنا في شركة INA&Asociates K.K. على أننا "شركة استثمار رأس المال البشري".

ويستند ذلك إلى الاعتقاد بأن أهم أصول الشركة هو رأس مالها البشري.

كما أن جوهر خدماتنا الإدارية هو "رأس المال البشري" الذي يجمع بين الخبرة والمعايير الأخلاقية العالية.

بالنسبة للملاك، نتجاوز مجرد تقديم تقارير الأعمال إلى تقديم خدمات استشارية لتعظيم قيمة العقار من منظور محفظة الأصول بأكملها.

أما بالنسبة للمستأجرين، فنحن نوفر بيئة معيشية آمنة ومأمونة ومريحة لزيادة الرضا وتعزيز الإيجار طويل الأجل.

المالكون والمستأجرون ونحن. بناء العلاقات التي تجعل جميع المعنيين سعداء هو إدارة الإيجار المثالية التي نهدف إليها.

ملخص: مفتاح النجاح هو تلبية "الموارد البشرية الموثوقة".

لقد أوضح هذا المقال سبع نقاط مهمة عند اختيار شركة إدارة تأجير العقارات.

1. ما إذا كانت الشركة تحافظ على معدل إشغال لا يقل عن 95%.
2. القدرة على جذب العملاء واقتراح تدابير لمنع الشواغر
3. عدد الوحدات المدارة وسجلها الحافل
4. جودة نظام التعامل مع المشاكل
5. نظام إبلاغ عالي الشفافية
6. رسوم الإدارة المناسبة
7. بناء شراكات طويلة الأجل

دراسة هذه النقاط واحدة تلو الأخرى والمقارنة بين عدة شركات هي الخطوة الأولى في اختيار شركة إدارة لن تفشل.

ومع ذلك، فإن الأهم في النهاية هو ما إذا كان بإمكانك التعرف على "شخصية" الشخص المسؤول و"فلسفة" الشركة أم لا، بعيداً عن البيانات وسجل الإنجازات.

قد تواجه إدارة التأجير في بعض الأحيان صعوبات غير متوقعة.

في مثل هذه الأوقات، من المهم أن تجد شريكاً يمكنك الوثوق به بكل إخلاص والعمل معه للتغلب عليها.

أنا مقتنع بأن هذا هو أفضل سر لنجاح إدارة التأجير على المدى الطويل.

إذا كانت لديك أي شكوك أو مخاوف بشأن شركة الإدارة الحالية الخاصة بك، أو إذا كنت تفكر في مواجهة تحدي إدارة عقار مستأجر لأول مرة، يُرجى الاتصال بنا في شركة INA & Associates.

نعدك بأننا نستطيع مساعدتك في زيادة قيمة عقارك إلى أقصى حد بمساعدة موظفينا.

الأسئلة المتداولة

س1: س1: هل من الممكن التغيير من شركة الإدارة الحالية؟

ج1: نعم، هذا ممكن. أولاً، يُرجى التحقق من اتفاقية الإدارة مع شركة الإدارة الحالية. وعادةً ما يتم النص على فترة إشعار للإنهاء (على سبيل المثال إشعار مدته ثلاثة أشهر). واستناداً إلى العقد، فإن الإجراء المناسب هو تقديم إشعار بالإنهاء والمضي قدماً في التسليم إلى شركة الإدارة الجديدة. ستدعمك شركة الإدارة الجديدة بشكل عام في عملية التسليم أيضاً. كما أننا نقدم الدعم الكامل من أجل انتقال سلس.

س2: ما هو سعر السوق لتكاليف الإدارة الخارجية؟

ج2: بشكل عام، يتراوح معدل السوق بشكل عام بين 3% و7% من دخل الإيجار الشهري. ومع ذلك، فإن هذا مجرد دليل إرشادي ويختلف باختلاف حجم العقار وعمره ونطاق العمل الذي سيتم الاستعانة بمصادر خارجية. المهم هو إيجاد توازن بين الخدمات المقدمة والتكلفة المنخفضة.

س3: أيهما أفضل، شركة إدارة كبيرة أم شركة إدارة مجتمعية؟

ج3: لكل منهما مزاياه وعيوبه. فالشركات الكبيرة جذابة بسبب سجلها الحافل ووفورات الحجم والتنظيم الجيد للموظفين. ومن ناحية أخرى، قد تكون الشركة المجتمعية على دراية بالطلب على الإيجارات والمعلومات التي تنفرد بها المنطقة، ويمكن أن يُتوقع منها أن تكون مرنة ومهتمة. يعتمد الخيار الأفضل على خصائص عقارك وما هو مهم بالنسبة لك. نوصيك بالتحدث إلى كلا النوعين من الشركات.

س4: كيف يمكنني التحقق من معدل إشغال شركة الإدارة؟

ج4: الطريقة الأكثر موثوقية هي إجراء مقابلة مباشرة مع موظفي شركة الإدارة. إذا أمكن، اطلب منهم الإفصاح ليس فقط عن متوسط معدل الإشغال للشركة ككل، ولكن أيضًا بيانات معدل الإشغال للمنطقة التي يقع فيها عقارك أو للعقارات ذات الظروف المماثلة (العمر، التصميم، إلخ)، حتى تتمكن من الحكم على قدرتها على جذب العملاء عن كثب.

س5: ما هي أهم الأشياء التي يجب التحقق منها قبل توقيع العقد؟

ج 5: من المهم للغاية التحقق من محتويات عقد الإدارة بالتفصيل. وعلى وجه الخصوص، احرص على التحقق من النقاط الأربع التالية بالتفصيل: (1) نطاق العمل الذي سيتم الاستعانة بمصادر خارجية من أجله، (2) رسوم الإدارة، (3) التكاليف الأخرى (رسوم الإعلان، رسوم إدارة التجديد، حصة تكاليف الترميم، إلخ)، (4) مدة العقد وشروط الإلغاء.