Comprendre et Négocier les Frais de Gestion Immobilière

Le taux de marché des frais de gestion immobilière est une préoccupation importante pour les propriétaires lorsqu'ils confient la gestion locative de leur bien à une société professionnelle. En général, les frais de gestion sont considérés comme représentant "environ 3 à 5 % du revenu locatif", mais en réalité, ils varient considérablement en fonction de la région, du type de bien et des services offerts. Cet article explique la base et le contexte du taux de marché pour les frais de gestion, la manière de déterminer le niveau approprié, ainsi que les points à négocier. Il aborde également la manière de choisir une société de gestion immobilière et les points clés qui peuvent conduire à une amélioration à long terme de la rentabilité des biens immobiliers, afin que vous puissiez l'utiliser comme référence pour votre gestion locative.

Connaissance de base du taux du marché et historique des frais de gestion

Tout d'abord, gardons à l'esprit les taux du marché pour les frais de gestion payés aux sociétés de gestion immobilière. Les frais de gestion locative standard s'élèvent à environ 5 % des revenus locatifs. Par exemple, si le revenu locatif mensuel est de 100 000 yens, les frais de gestion mensuels sont d'environ 5 000 yens. Cependant, le taux de commission réel varie considérablement, de nombreuses agences immobilières fixant leurs taux de commission dans une fourchette de 3 à 8 % du revenu locatif. Les différences régionales, les types de biens immobiliers et l'étendue du travail externalisé sont les principales raisons qui expliquent l'écart entre les taux de commission.

• Différences régionales: il existe des différences de taux de marché entre les zones urbaines et rurales. Dans les zones urbaines, les frais de gestion ont tendance à être moins élevés (pourcentage plus faible) en raison du grand nombre de biens immobiliers et de la concurrence intense. Dans les zones rurales, en revanche, le taux de commission est parfois plus élevé en raison du nombre limité de sociétés de gestion. En d'autres termes, il peut y avoir des différences régionales, par exemple 4-5 % à Tokyo et dans d'autres zones urbaines et plus de 5-6 % dans les zones rurales pour les mêmes services. Il est conseillé de connaître les taux du marché dans la région où se trouve votre bien immobilier avant de signer un contrat.

• Différences en fonction du type et des caractéristiques du bien : les frais de gestion peuvent également varier en fonction du type et des caractéristiques du bien. Si les taux susmentionnés se situent dans la fourchette pour les appartements résidentiels généraux et les condominiums, les commissions peuvent être plus élevées que d'habitude pour les propriétés de luxe et celles dotées d'équipements spéciaux, car leur gestion nécessite plus de temps et d'efforts. Par exemple, dans de rares cas, les frais de gestion peuvent s'élever à 10 % ou plus pour les propriétés équipées d'ascenseurs, de systèmes de sécurité spéciaux et d'autres équipements dont l'entretien et la gestion requièrent une expertise particulière. À l'inverse, si la portée de la gestion est limitée, comme dans le cas d'une maison individuelle, le taux de commission peut être inférieur. La taille du bien (nombre d'unités) a également un effet, et pour les grands biens immobiliers avec un grand nombre d'unités, il peut être possible de négocier un taux de commission plus bas en améliorant l'efficacité grâce à une gestion groupée.

Les taux de commission de gestion immobilière ne sont donc pas uniformes, mais augmentent et diminuent en fonction de divers facteurs. Toutefois, le principe de base est qu'au Japon, il n'existe pas de réglementation légale claire concernant la limite supérieure et la méthode de calcul des commissions de gestion, qui sont déterminées par les principes du marché. Par conséquent, plutôt que de dire que "X% est la juste valeur absolue", il est important de comprendre la fourchette appropriée en fonction de la zone et du bien, et d'être prêt à prendre une décision en comparant les offres de plusieurs sociétés.

Différences dans les frais de gestion en fonction du contenu du service

Le montant de la commission de gestion varie fortement en fonction de la nature des services externalisés (étendue des services). En général, plus le nombre de services pouvant être confiés à une société de gestion est important, plus le taux de commission tend à être élevé. Examinons les détails des services qui influencent le taux de commission.

Principaux services de gestion locative fournis par les sociétés de gestion
En général, les services de base inclus dans les frais de gestion sont les suivants

• Collecte des loyers et gestion des versements: collecte des loyers mensuels auprès des locataires et gestion des versements au propriétaire. Il s'agit généralement de rappeler les locataires en cas d'arriérés.

• Relations avec les locataires/gestion des plaintes: le service fournit un point de contact 24 heures sur 24 pour les demandes et les plaintes des locataires, et résout les problèmes lorsqu'ils surviennent. Certaines sociétés proposent des services d'intervention d'urgence la nuit et les jours fériés.

• Organisation de l'entretien des bâtiments et des installations: patrouilles régulières dans les bâtiments, organisation du nettoyage des parties communes, organisation de l'intervention d'entreprises de réparation en cas de panne d'équipement, programmation d'inspections, etc. Une maintenance et une gestion appropriées sont directement liées à la satisfaction des locataires et au maintien de la valeur des actifs.

• Procédures liées aux contrats: elles comprennent les tâches liées aux contrats de location, telles que le recrutement et la sélection des nouveaux locataires, la rédaction et la conclusion des contrats de location et l'explication des points importants lors de l'emménagement. Cela peut également inclure les procédures de renouvellement et la facturation des frais de renouvellement au nom du locataire.

• Gestion du déménagement et remise en état: s'occuper des locataires lorsqu'ils quittent les lieux, organiser et coordonner le règlement des dépôts de garantie et les travaux de remise en état. Certaines sociétés de gestion proposent également des propositions de rénovation en vue du recrutement du prochain locataire.

Il s'agit là d'une description de travail typique, mais le contenu du paquet varie d'une société de gestion à l'autre. Il est important de vérifier, au moment de la signature du contrat , la part du travail de base qui est incluse. Par exemple, si la société n'agit qu'en tant qu'"agent de recouvrement des loyers", les frais de commission peuvent être maintenus à un niveau bas, mais d'autres services tels que les relations avec les locataires et la gestion des installations ne sont pas inclus. Il est donc nécessaire de déterminer l'équilibre entre l'étendue de l'externalisation et les frais de commission.

Différences dans les taux de commission en fonction du type de gestion
En fonction de l'étendue du travail à externaliser, les taux de commission approximatifs sont les suivants

• Lorsque seule la gestion de l'encaissement et des versements est externalisée: le taux du marché pour la seule gestion de l'encaissement et des versements des loyers est d'environ 3 % des revenus locatifs. Dans ce cas, le propriétaire devra s'occuper lui-même des réclamations et de la gestion des installations ou en faire la demande séparément. Le taux de commission reste ainsi faible, mais il convient de noter qu'un certain coût fixe (commission) est encouru même en cas d'arriérés ou d'inoccupation.

• L'externalisationde la gestion générale: le taux standard pour l'externalisation de la gestion générale d'un bien, du recrutement des locataires au traitement des vacances, est d'environ 5 %. De nombreux propriétaires choisissent cette forme de gestion générale qui leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier en laissant à la société de gestion le soin de s'occuper de tous les détails quotidiens. Plus le champ d'action est large, plus la commission tend à être élevée (environ 6 à 8 %). En particulier, le taux de commission peut être augmenté si des services de garantie généreux, tels que des garanties d'arriérés et des garanties d'équipement, sont fournis. Par exemple, si une option de garantie couvrant les arriérés de loyer pendant une certaine période est incluse, le taux de commission peut être augmenté de 1 à 2 points de pourcentage.

• Dans le cas d'un contrat de sous-location: dans le cas d'une sous-location où la société de gestion (sous-bailleur) loue l'ensemble du bien et le sous-loue à un tiers, le loyer garanti au propriétaire est fixé à un niveau inférieur au loyer du marché. Dans la pratique, le taux de la commission de gestion est généralement plus élevé , de l'ordre de 10 à 20 % du loyer. Dans le cas de la sous-location, la société de gestion est responsable de tout, du recrutement des locataires aux garanties de loyer, ce qui réduit considérablement la charge de travail du propriétaire, mais une commission élevée (loyer réduit) est déduite à titre de prime de risque. Lorsque vous envisagez de conclure un contrat de sous-location, vous devez mettre en balance les avantages d'un risque d'inoccupation nul et la charge de cette commission.

• Cas de l'absence de frais de gestion: ces dernières années, certaines sociétés de gestion immobilière ont commencé à proposer une "absence de frais de gestion" (0 yen). Cette formule peut sembler attrayante pour les propriétaires qui souhaitent maintenir leurs frais mensuels à un niveau aussi bas que possible, mais il n'y a évidemment pas de service sans source de revenus. Ces sociétés peuvent générer des revenus en facturant séparément des frais de publicité lors du recrutement de locataires ou des frais de renouvellement de contrat en option. Par conséquent, avant de sauter sur l'occasion de bénéficier d'une offre "zéro yen", assurez-vous de bien vérifier quelle gamme de services est incluse dans le tarif de base et quels sont les coûts optionnels. Même si vous avez signé un contrat parce que vous étiez attiré par la "gratuité", veillez à ne pas payer plus cher au total en raison de l'ajout de services nécessaires en option...

Comment choisir une société de gestion immobilière et déterminer les honoraires appropriés ?

Lorsque l'on regarde uniquement les chiffres des frais de gestion, il est facile de penser que l'on veut s'adresser à la société la moins chère possible. Cependant, ce qui est vraiment important dans la gestion locative, c'est de maximiser et de stabiliser les recettes et les dépenses totales. Même si les frais de gestion sont un peu élevés, si le service est substantiel, cela peut conduire à une période d'inoccupation plus courte et au maintien de la valeur du bien, ce qui contribue à son tour à une amélioration des revenus immobiliers du propriétaire. Inversement, si les locataires quittent leur logement en raison d'une mauvaise gestion parce que le propriétaire a choisi une société bon marché, l'inoccupation et les départs fréquents risquent d'augmenter les coûts à long terme. Par conséquent, lors de la sélection d'une société de gestion, il est essentiel de trouver un équilibre entre le "taux de commission" et la "qualité et la gamme de services".

Afin de déterminer le niveau approprié des frais de gestion et de sélectionner une société de gestion fiable, il convient de se concentrer sur les points suivants

• Vérifier l'équilibre entre les services et les frais: vérifier les services inclus en détail par rapport aux frais proposés. Soyez clair sur ce qui est inclus dans les services de base et sur le point de départ des coûts supplémentaires. Par exemple : "La tournée de nettoyage est-elle incluse ?" ou "Qu'en est-il du coût de la remise en état des lieux lorsque le locataire déménage ?" Posez des questions à l'avance si vous n'êtes pas sûr de vous. Même si le tarif est bas, si l'étendue des services est limitée, des coûts supplémentaires seront encourus et le service peut s'avérer relativement cher. Inversement, si les services sont excessifs et comprennent des éléments inutiles, le tarif peut être plus élevé. Il est important de déterminer si le plan est adapté à l'étendue des travaux dont vous avez besoin.

• Vérifier les antécédents, la réputation et les taux d'occupation: les antécédents (nombre d'unités gérées et expérience locale) et les taux d'occupation de chaque société de gestion sont également des facteurs importants à prendre en considération. Les sociétés qui ont de nombreuses années d'expérience et qui gèrent un grand nombre de biens immobiliers ont tendance à avoir accumulé un savoir-faire et sont mieux à même de résoudre les problèmes et d'attirer les clients (attraction de la clientèle). Il est également judicieux de demander à la société que vous envisagez de gérer si elle parvient à maintenir le taux d'occupation d'autres biens immobiliers et quelles sont les méthodes qu'elle utilise pour éviter les vacances. Une entreprise qui réagit bien au risque d'inoccupation est plus susceptible de contribuer à la stabilité des revenus à long terme. En outre, le bouche-à-oreille sur Internet et la réputation des autres propriétaires peuvent être utiles. Toutefois, la réputation étant subjective, il est important de rencontrer la personne responsable pour s'assurer qu'elle est digne de confiance et que vous êtes satisfait des explications fournies.

• Transparence de la structure des frais: vérifiez également que tous les frais autres que les frais de gestion sont clairement expliqués. Vous pouvez faire confiance à une société qui propose une structure de frais transparente. Par exemple, vérifiez si la société divulgue soigneusement les coûts qui pourraient survenir à l'avenir, tels que "les frais de publicité au moment de la signature du contrat sont d'un mois" ou "à combien s'élèvent les frais de gestion du renouvellement". Méfiez-vous des entreprises dont les frais ne sont pas clairs ou qui ne peuvent pas répondre clairement à vos questions. Le contrat contiendra également des conditions détaillées en matière de coûts ; veillez donc à les lire et à vérifier tout ce qui n'est pas clair. En particulier, il est important de s'assurer de la transparence de l'éventail des coûts qui ne sont pas inclus dans les frais de gestion, tels que les marges des entrepreneurs lors de l'organisation des réparations et la prise en charge des frais de nettoyage et d'inspection réguliers.

• Réactivité et système d'information: il est également important de vérifier si l'entreprise répond aux demandes des locataires de manière rapide et courtoise, et si elle rend compte au propriétaire de manière fréquente et précise. Vérifiez si l'entreprise peut répondre à des problèmes urgents tard dans la nuit, 24 heures sur 24, et quel est le système de contact pour la réponse. Un autre point de contrôle est le système de partage de l'information, par exemple si l'entreprise fournit des rapports mensuels sur les revenus et les dépenses et si elle fournit des photos lorsque des réparations sont effectuées. Bien que ces facteurs de réactivité ne puissent être pleinement compris avant la signature d'un contrat, vous pouvez en avoir une idée par la rapidité de la réponse à vos questions et le contenu de leurs propositions, avant même de signer un contrat. Une société de gestion courtoise et rapide est digne de confiance.

Si vous tenez compte des perspectives ci-dessus, vous serez en mesure de choisir une société qui offre un bon rapport qualité-prix, plutôt qu'une société dont les frais de gestion sont peu élevés. Il est également efficace de demander des informations et des devis à plusieurs sociétés de gestion et de les comparer. Il est judicieux de comparer leurs forces, leurs faiblesses et leurs propositions afin de trouver le meilleur partenaire pour votre bien.

Techniques de négociation des frais de gestion et points à prendre en considération lors de la signature d'un contrat

Une fois que vous avez trouvé une société de gestion potentielle qui répond à vos exigences, essayez de négocier les termes du contrat et les commissions. Les frais de gestion ne sont pas totalement fixes et peuvent être négociés en fonction de la situation du bien et des conditions du propriétaire. Voici quelques conseils pour négocier les frais de gestion à votre avantage.

Points clés pour une négociation réussie des commissions:.

• Étudiez le taux du marché à l'avance: comme mentionné ci-dessus, il existe des informations sur le taux du marché d'environ X % du loyer, mais il est important d'avoir une idée du taux du marché qui correspond à la taille et à la zone de votre propriété. Un bon argument de négociation consiste à vérifier les frais de gestion d'autres sociétés et à donner des chiffres précis , tels que "d'autres sociétés de gestion semblent facturer environ gros %...". Une demande bien fondée a plus de chances d'être acceptée.

• Clarifiez les services à fournir: comme condition préalable aux négociations, comprenez l'étendue du travail que vous souhaitez demander et les services actuellement offerts. Il est alors judicieux de faire une proposition telle que "Le pourcentage de graisse est approprié pour cette étendue de travail" ou de demander spécifiquement "Si vous pouviez supprimer les services inutiles, serait-il possible de réduire les honoraires un peu plus". La société de gestion peut également faire un compromis, car les coûts seront réduits si les services fournis sont réduits.

• Demandez des devis à plusieurs sociétés de gestion: il est plus avantageux de comparer les conditions de plusieurs sociétés que de négocier avec une seule. Une façon de procéder consiste à demander : "Nous aimerions vraiment travailler avec vous, mais seriez-vous prêts à envisager d'autres conditions", en citant les devis d'autres sociétés. Cependant, si vous êtes trop agressif dans vos négociations de prix, vous risquez de gâcher votre impression. Négociez poliment en partant d'une proposition qui profite aux deux parties. Si vous faites une proposition qui profite également à l'autre partie, telle que "Je veux une remise sur le volume parce que je vous confie plusieurs propriétés à la fois" ou "J'envisage un contrat à long terme, pourriez-vous revoir votre taux de commission", votre taux de réussite augmentera.

• Utiliser le moment du renouvellement ou de la révision du contrat: si vous êtes déjà sous contrat avec une société de gestion, le moment du renouvellement du contrat est un bon moment pour négocier. Au moment du renouvellement, revoyez le contenu des services et les honoraires et demandez à la société si elle souhaite revoir les honoraires en fonction du taux d'occupation actuel et de la situation des revenus et des dépenses. Des négociations sont également possibles si la situation des revenus du bien a changé (par exemple, si la valeur a augmenté après des réparations importantes) ou si vous envisagez de passer à une autre société. Négocier des révisions régulières des termes et conditions du contrat doit être exercé de manière appropriée en tant que droit du propriétaire.

Lors des négociations, il est important non seulement d'exiger avec force une réduction de prix, mais aussi de maintenir une bonne relation. La gestion locative est un partenariat à long terme, il faut donc communiquer honnêtement afin de pouvoir travailler ensemble sans heurts après la signature du contrat. Il est également important de ne pas oublier d'échanger des conditions écrites et de ne pas se contenter de promesses verbales. Enfin, la signature d'un contrat sous une forme acceptée par les deux parties et l'établissement d'une relation de confiance permettent de confier le bien en toute sérénité.

Résumé : le choix d'un partenaire fiable est la clé de l'amélioration de la rentabilité d'un bien immobilier.

Le niveau approprié des frais de gestion ne peut pas être déterminé par un simple chiffre, et il est important de considérer l'équilibre entre le contenu et la qualité du service. Comme nous l'avons vu dans cet article, le taux du marché (environ 3-5%) n'est qu'un guide, et moins cher n'est pas mieux, ou plus élevé n'est pas pire. L'important est de choisir une société de gestion qui sera le meilleur partenaire pour la gestion locative du propriétaire. Si vous confiez votre bien à une société de gestion fiable, même si le taux de commission est légèrement différent, les avantages pour le propriétaire seront plus importants en raison de la réduction du risque d'inoccupation et de la stabilité des revenus à long terme.

Qu'est-ce qu'un "partenaire fiable" ? INA&Associates K.K. est une société immobilière complète qui possède une grande expérience de la gestion immobilière, principalement dans les régions de Tokyo et du Kansai, et qui propose des services de gestion locative de nouvelle génération utilisant pleinement les technologies les plus récentes. Par exemple, l'approche unique de l'entreprise combine efficacité et qualité de service grâce à des propositions basées sur l'IA pour fixer des loyers optimaux, une assistance améliorée aux locataires 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et un partage d'informations très transparent via un système de gestion basé sur le cloud. En outre, grâce à une conception de l'entreprise qui élimine le gaspillage conventionnel, nous fournissons des services de haute qualité au même titre que les principaux acteurs aux tarifs forfaitaires les plus bas du secteur, ce qui contribue à accroître la rentabilité pour les propriétaires. La transparence des coûts est également assurée, par exemple en éliminant autant que possible les marges intermédiaires dans les accords de réparation et en effectuant les travaux à des prix raisonnables. Avec cette attitude et ces résultats, INA & Associates est l'une des sociétés de gestion immobilière les plus fiables auxquelles vous pouvez faire confiance.

Il n'y a rien de plus rassurant pour les propriétaires que de recevoir un service de qualité à un prix de gestion raisonnable. Nous espérons que les éléments de cet article vous aideront à trouver le meilleur partenaire pour votre bien, tout en tenant compte des tarifs du marché pour les frais de gestion immobilière. Le choix du bon partenaire est la clé de l'amélioration et de la stabilisation des rendements immobiliers sur le long terme.