نقاط حاسمة في عقود إدارة العقارات: دليل الملاك الشامل

يعتبر عقد إدارة العقار مع شركة الإدارة وثيقة مهمة لمالكي العقارات المؤجرة. إن التأكد من أن العقد مفهوم بشكل صحيح وأنه لا توجد شروط وأحكام غير مواتية يمكن أن يمنع حدوث مشاكل في وقت لاحق. على وجه الخصوص، ينص قانون أعمال إدارة المساكن المؤجرة (الاسم الرسمي: القانون المتعلق بالإدارة السليمة للمساكن المؤجرة)، والذي سيدخل حيز التنفيذ في عام 2021، على البنود التي يجب تضمينها في عقد الإدارة بموجب القانون، ويجب إعداد العقد وفقًا لهذه المتطلبات الأخيرة. تشرح هذه المقالة النقاط الرئيسية التي يجب التحقق منها في عقد الإدارة ردًا على الأسئلة الشائعة من الملاك العاديين.

1. البنود التعاقدية الإلزامية المنصوص عليها في قانون أعمال إدارة أعمال إدارة المساكن الإيجارية (محدث في عام 2025)

بموجب قانون أعمال إدارة أعمال إدارة المساكن الإيجارية، عندما تبرم شركة الإدارة عقد إدارة مع المالك، فإنها ملزمة بتقديم شرح للأمور المهمة وتسليم عقد مكتوب مسبقًا. يجب أن تحتوي وثيقة العقد على جميع البنود الإلزامية التي ينص عليها القانون. وينعكس ذلك في نموذج العقد القياسي لوزارة الأراضي والبنية التحتية والنقل، والذي يهدف إلى ضمان الشفافية والعدالة في العقد. يجب على المالكين التأكد من تضمين البنود التالية بشكل صحيح في العقد (أحدث المتطلبات اعتبارًا من عام 2025)

• معلومات عن شركة الإدارة: الاسم التجاري واسم (اسم الشركة) وممثل شركة الإدارة (شركة إدارة المساكن المؤجرة) التي تم إبرام العقد معها، بالإضافة إلى تاريخ التسجيل ورقم التسجيل وفقًا للقانون. *يجب أن تكون الشركات التي تدير أكثر من 200 وحدة مسجلة لدى وزير الأراضي والبنية التحتية والنقل، ويجب ذكر رقم التسجيل بوضوح في وثيقة العقد. يجب على المالكين التحقق من رقم التسجيل، وإذا لزم الأمر، استخدام البحث عن المقاول المسجل لدى وزارة الأراضي والبنية التحتية والنقل للتحقق مما إذا كان المقاول موثوقًا به.

• بيان العقار (العقار الذي ستتم إدارته): تحدد هذه المعلومات العقار بما في ذلك اسم وموقع وحجم السكن المؤجر الذي ستتم إدارته. يُشار إليها بوضوح في بداية العقد على النحو التالي "XX (اسم العقار) XX الموقع: العنوان...".

• وصف مهام الإدارة: المهام المحددة التي ستقوم بها شركة الإدارة. على سبيل المثال، يمكنهم تحصيل الإيجارات وما إلى ذلك نيابةً عن المستأجر، وتجديد العقود وإلغاء العقود، والتعامل مع الشكاوى، وصيانة مرافق المبنى (الدوريات المنتظمة، والتنظيف، وعمليات التفتيش)، وما إلى ذلك. كن واضحًا بشأن ماهية الأعمال التي ستوكلها وإلى أي مدى ستعهد بها إلى المستأجر، وتأكد أيضًا من سيقوم بالأعمال غير المشمولة. من المهم بشكل خاص التحقق مما إذا كانت شركة الإدارة ستتعامل مع التذكيرات في حالة وجود متأخرات الإيجار أم لا. إذا كان نطاق العمل غير واضح في العقد، فهناك خطر أن يختلف المالك وشركة الإدارة في فهمهما لمن هو المسؤول عن تحصيل متأخرات الإيجار. لتجنب المشاكل، يجب أن يكون نطاق العمل مفهوماً بالتفصيل.

• كيفية تنفيذ مهام الإدارة: كيف وكم مرة يتم تنفيذ المهام المذكورة أعلاه. على سبيل المثال، سيتم كتابة اتفاقات محددة مثل "دوريات منتظمة مرة واحدة في الشهر" أو "التواجد على مدار 24 ساعة في حالة الطوارئ". كما سيتم ذكر ساعات العمل ووسائل الاتصال وطرق الإبلاغ بوضوح، لذا تحقق من أنها تتوافق مع رغباتك.

• البنود المتعلقة بإعادة التكليف: إذا قررت شركة الإدارة إعادة التكليف (الاستعانة بمصادر خارجية) بجزء من أعمال الإدارة إلى شركة أخرى، فسيتم ذكر ذلك ووصفه. هذا محظور في الإدارة العادية، ولكن سيتم ذكر ذلك بوضوح في العقد إذا تم استخدام مقاول خارجي لمهام خاصة. بصفتك مالكًا، يجب أن تكون على دراية بنطاق إعادة التكليف وعلاقة المسؤولية.

• المسؤولية وإخلاء المسؤولية: نطاق مسؤولية مقاول الإدارة، وإذا كانت هناك أحكام تعفي شركة الإدارة من المسؤولية في حالات معينة. على سبيل المثال، بند مثل "شركة الإدارة غير مسؤولة عن الأضرار الناجمة عن قوة قاهرة مثل الكوارث الطبيعية". اقرأ إخلاء المسؤولية بعناية للتأكد من أنه ليس فضفاضاً جداً أو غير مواتٍ للمالك.

• المسائل المتعلقة بتقديم التقارير إلى المالك: وتيرة ومحتوى التقارير الدورية التي تقدمها شركة الإدارة إلى المالك. بموجب قانون أعمال إدارة أعمال إدارة المساكن المؤجرة، يتعين على شركة الإدارة تقديم تقرير مرة واحدة على الأقل في السنة عن حالة الإدارة وغيرها من الأمور. وسينص العقد على تقديم تقرير مرة XX في السنة، أو تقديم تقرير منتظم في الشهر XX كل عام، وما إلى ذلك. وتتضمن محتويات التقرير حالة تحصيل الإيجار وصيانة وإدارة المبنى، وحالة شكاوى المستأجرين. يحق للمالك استلام هذه التقارير، لذا من المهم التحقق من تنفيذها بشكل صحيح حتى بعد انتهاء العقد.

• مدة العقد: هي مدة سريان عقد الإدارة وتواريخ بدء العقد وانتهائه. يتم تحديدها بشكل عام لمدة عامين أو ثلاثة أعوام ، وفي كثير من الحالات يوجد بند للتجديد التلقائي. من الممكن إنهاء العقد قبل انتهاء مدة العقد، ولكن بعض العقود تتضمن قيوداً مثل "يجب تقديم إشعار بالإنهاء خلال فترة العقد قبل التجديد بـ ◯ شهر على الأقل" أو تنص على فرض رسوم جزائية (رسوم تلف). تُعد مدة العقد وشروط التجديد/الإنهاء من الأمور المهمة، لذا تأكد من أن تكون واضحة في العقد.

• مبلغ وتوقيت وطريقة دفع المكافأة: مبلغ ما يسمى بعمولة الإدارة (رسوم الإدارة) وطريقة وتوقيت الدفع من المالك إلى شركة الإدارة. عادةً ما يتم دفع نسبة 0٪ (على سبيل المثال 5-10٪) من الإيجار الشهري وما إلى ذلك كعمولة، والتي يتم خصمها عندما تقوم شركة الإدارة بتحويل الإيجار إلى المالك بعد استلامه. سوف ينص العقد بالتفصيل، على سبيل المثال "رسوم الإدارة: الإيجار الشهري، إلخ... إلخ" (xx ين بما في ذلك الضريبة)، يتم تحويلها إلى حساب المالك في اليوم xx من كل شهر. يجب أيضًا تأكيد أساس الحساب. على سبيل المثال، ما إذا كانت رسوم الخدمات المشتركة مشمولة أم لا، وما إذا كانت الرسوم مستحقة الدفع أيضًا عن المتأخرات، وكيفية التعامل معها خلال فترات الشغور. كما سيتم مناقشته أدناه، قد تكون هناك عقود يتم فيها تحديد العمولة على إجمالي الإيجار المتوقع عند شغل العقار بالكامل، لذا تحقق قبل التوقيع إذا كان هناك أي شيء غير واضح.

• إبلاغ المستأجرين: كيف ينبغي إبلاغ المستأجرين (المستأجرين) بمحتوى خدمات الإدارة وتنفيذها، إن وجدت. على سبيل المثال، يجب على شركة الإدارة إبلاغ المستأجرين بأنها ستتعامل مع المستأجرين بصفتها مدير العقار، ويجب إعلام المستأجرين بتفاصيل الاتصال في حالات الطوارئ. يجب أن ينص العقد، على سبيل المثال، على كيفية إخطار المستأجرين (لوحة إشعارات أو إشعار مكتوب).

• المصاريف غير المدرجة في رسوم الإدارة: وهي التكاليف التي سيتحملها المالك بصرف النظر عن رسوم الإدارة، إن وجدت. على سبيل المثال، "رسوم الدعاية لتوظيف المستأجرين"، و"تكاليف الترميم عند انتقال المستأجرين"، و"التكاليف الفعلية لفحص المعدات"، و"تكاليف الإصلاحات الرئيسية"، وما إلى ذلك، والتي لا يتم تضمينها في رسوم الإدارة الشهرية العادية. يمكن تأكيد مدى تضمينها في الرسوم والتكاليف الفعلية (التي يتحملها المالك) في العقد. إذا كان الوصف غير واضح، فقد تُفرض عليك رسوم أعلى لاحقاً، مما قد يؤدي إلى مشاكل. من المستحسن أن تسأل شركة الإدارة عن أي نقاط غير واضحة، وإذا لزم الأمر، يجب أن يتم ذكرها بوضوح في العقد.

• المسائل المتعلقة بتجديد العقد وإلغائه: ما إذا كان العقد يتم تجديده أم لا، وإجراءات وشروط الإلغاء في منتصف العقد (الإنهاء). إذا كان التجديد تلقائيًا، تحقق من الدورة (على سبيل المثال التجديد التلقائي كل عام) وما إذا كانت هناك رسوم تجديد. كما أن شروط الإلغاء مهمة للغاية وستتم مناقشتها بمزيد من التفصيل في الفصل التالي، ولكن يجب أن ينص العقد على أن طلب الإلغاء يجب أن يتم كتابيًا قبل (س) شهر على الأقل مقدمًا، وإذا كان هناك رسوم جزائية مستحقة الدفع، يجب تحديد مبلغ الغرامة (على سبيل المثال: رسوم إدارية لمدة (س) شهر). إذا لم يتم ذكر هذه الأمور بوضوح، فهذا يعني أنه لم يتم اتخاذ أي ترتيبات خاصة (أي وفقًا للمبادئ القانونية)، ولكن على العكس من ذلك، فإن التفسيرات الشفوية وحدها غير فعالة، لذا تأكد من تأكيد ذلك كتابيًا.

هذه هي البنود الأساسية التي يجب أن يتضمنها العقد. إذا كان العقد يفتقر إلى هذه البنود المهمة أو كان غير كافٍ من حيث هذه البنود المهمة، فإن ذلك لا يمكن أن يشكل خرقاً للقانون فحسب، بل يمكن أن يضع المالك في وضع غير مواتٍ أيضاً. على سبيل المثال، من المهم ملاحظة عدم تدوين رقم تسجيل شركة الإدارة، أو عدم تد وين شروط إنهاء العقد. قبل إبرام العقد، يجب على المالك التأكد من التفاصيل المذكورة أعلاه واحدة تلو الأخرى في المرحلة التي يتم فيها تقديم شرح مكتوب للأمور المهمة وشرحها له، ويجب ألا يتردد في طرح أي أسئلة غير واضحة. إن العقد المصاغ بشكل صحيح وشرح الأمور المهمة يوضح حقوق والتزامات كل من المالك وشركة الإدارة ويشكل الأساس لإدارة مستقرة للإيجار قائمة على علاقة ثقة. 2.

2. نقاط الحذر (نقاط التفاوض) في شروط إنهاء العقد وأحكام المكافآت

عند التحقق من عقد الإدارة، انتبه بشكل خاص إلى "شروط إنهاء العقد (شرط الإنهاء)" و"أحكام مكافأة الإدارة". ونظراً لأن هذه الأحكام تؤثر بشكل مباشر على دخل المالك ونفقاته ومخاطره، فمن المهم فهمها جيداً قبل توقيع العقد والتفاوض بشأنها حسب الضرورة. فيما يلي، شرح النقاط المحددة التي يجب التحقق منها والتدابير من جانب المالك.

نقاط للتحقق من شروط الإنهاء

عقود إدارة الإيجار هي في الأساس في طبيعة عقد تف ويض، والمبدأ القانوني هو أن صاحب التفويض (المالك) يمكنه إنهاء العقد في أي وقت. ومع ذلك، في الممارسة العملية، لا يمكن إلغاء العقد بسلاسة دون اتباع الإجراءات التي تتماشى مع العقد. تحقق من شرط الإنهاء في العقد ولاحظ النقاط التالية

• ما إذا كان يمكن إنهاء العقد خلال فترة العقد (الإلغاء في منتصف المدة): تحقق مما إذا كانت الشروط التي يمكن بموجبها إنهاء العقد من قبل المالك في منتصف مدة العقد مذكورة بوضوح. تنص بعض العقود على أنه يمكن إنهاء العقد في أي وقت إذا قدم المالك إشعاراً بالإنهاء قبل س من الأشهر، بينما تنص عقود أخرى على أنه لا يمكن إنهاء العقد إلا عندما يكون العقد قابلاً للتجديد. في معظم الحالات، يتم النص على أنه يمكن إنهاء العقد بـ "إشعار قبل شهر فات". على سبيل المثال، ينص العقد القياسي لوزارة الأراضي والبنية التحتية والنقل على أنه يمكن إنهاء العقد بإعطاء إشعار خطي قبل ثلاثة أشهر على الأقل من الإنهاء.

• طريقة وفترة الإشعار بالإنهاء: كما هو مذكور أعلاه، يتطلب العقد القياسي تقديم إشعار كتابي قبل ثلاثة أشهر، ولكن بعض العقود تتطلب فترة إشعار أطول مثل إشعار مدته ستة أشهر. تنص بعض العقود أيضًا على إجراءات شكلية مثل "الإشعار كتابيًا (على سبيل المثال عن طريق البريد المصدق على المحتوى)". ضع في اعتبارك ما إذا كانت هذه فترة يمكنك أنت كمالك التعامل معها بشكل واقعي. إذا كانت فترة الإشعار طويلة جدًا، فقد يكون المالك في وضع غير مواتٍ وقد يسأل عما إذا كان يمكن تقصيرها من خلال التفاوض. ويُنصح بالالتزام بالممارسة العامة المتمثلة في إشعار مدته ثلاثة أشهر.

• ما إذا كانت هناك عقوبات أو رسوم إنهاء مبكر: كن حذراً من البنود الواردة في العقد مثل "في حالة الإنهاء المبكر، سيتم دفع غرامة قدرها (س) من رسوم الإدارة لمدة شهر". في الأساس، تتمثل ميزة عقد الإدارة في حرية الإنهاء دون شروط ملزمة محددة، ولكن بعض العقود تتطلب دفع رسوم عدة أشهر كتعويض عن الإنهاء الفوري. على سبيل المثال، "يمكن الإلغاء الفوري إذا تم دفع رسوم الإدارة لمدة ثلاثة أشهر دفعة واحدة". يتضمن عقد الامتيازات والرهون البحرية القياسي أيضًا بندًا ينص على إمكانية إنهاء العقد دون انتظار بدفع ما قيمته ثلاثة أشهر من رسوم الإدارة، بالإضافة إلى "إشعار قبل ثلاثة أشهر"، وهو أحد المبادئ التوجيهية. إذا كان هناك شرط جزائي في العقد، فليس أمامك خيار سوى الامتثال له بمجرد التوقيع عليه، لذا تأكد من معرفة ما ينص عليه مسبقاً وتفاوض لإزالته أو تخفيف الشروط إذا لم تكن راضياً. وغني عن القول أن العقد الذي يسمح بالإلغاء دون غرامة يكون أكثر فائدة للمالك.

• شروط الإنهاء من شركة الإدارة: تنطبق شروط الإنهاء على كلا الطرفين. تحقق أيضاً من شروط إنهاء العقد من جانب شركة الإدارة. عادةً ما تكون مخاطر قيام شركة الإدارة بإنهاء العقد من جانب واحد منخفضة، إلا في حالات محددة مثل التقصير من جانب المالك (مثل عدم دفع الرسوم) أو بيع العقار، ولكن إذا كان العقد ينص على أنه يمكن لشركة الإدارة إنهاء العقد بإشعار قبل شهر من سمنته، فستحتاج إلى إيجاد شركة إدارة بديلة خلال تلك الفترة.

• التعامل عند بيع العقار: هناك نقطة أخرى يجب التحقق منها وهي ما يحدث لعقد الإدارة إذا باع المالك العقار لطرف ثالث. تنص العديد من العقود على أن العقد ينتهي عندما يتغير المالك (ويتم إبرام عقد جديد مع المالك الجديد). إذا كنت تفكر في بيع العقار، يجب عليك تقديم إشعار بإنهاء العقد إلى شركة الإدارة الحالية مسبقاً. حتى إذا لم يكن هناك أحكام خاصة في العقد، فمن الشائع إنهاء العقد في مرحلة المالك الحالي وتوقيع المالك الجديد على عقد جديد، حيث أنه من الصعب أن يخلف العقد لأن بيع العقار = نقل صفة صاحب التفويض. إذا كانت هناك خطط لبيع العقار، فقم بتعديل شروط الإلغاء والتوقيت مع شركة الإدارة.

💡 نصيحة التفاوض والتعامل: إذا كانت شروط الإلغاء تحتوي على بنود غير مواتية للمالك (مثل فترات الربط الطويلة للغاية أو العقوبات المرتفعة)، يجدر استشارة شركة الإدارة قبل توقيع العقد والتفاوض لمعرفة ما إذا كان من الممكن تعديل الشروط إلى الشروط القياسية. ستكون شركة الإدارة الجيدة قادرة على استيعاب مخاوف المالك والتعامل معها بحسن نية. إذا كنت ترغب في إنهاء العقد في المستقبل، فمن الضروري أن تفعل ذلك بالطريقة وفي التاريخ المنصوص عليه في العقد. وبما أن الاتصال الشفهي وحده لا يكفي لإنهاء العقد، فاحرص على اتباع الإجراءات المنصوص عليها في العقد، مثل "إشعار خطي بالإنهاء". إذا أمكن إنهاء العقد بشكل ودي، فسوف يتم الانتقال إلى شركة إدارة جديدة بسلاسة.

نقاط يجب التحقق منها فيما يتعلق برسوم وتكاليف الإدارة

بعد ذلك، دعنا نلقي نظرة على رسوم الإدارة (العمولات) وتقاسم التكاليف. يعتمد مستوى رسوم الإدارة وطريقة حسابها على محتوى العقد وترتبط مباشرةً بأرباح المالك. حدّد ما إذا كانت الرسوم معقولة، وإذا كانت هناك أي بنود تكلفة غير واضحة، فقم بالتحقق والتفاوض مسبقاً.

• معدلات ومعايير حساب رسوم الإدارة: عادةً ما يتم تحديد رسوم الإدارة بنسبة "xx% من الإيجار وما إلى ذلك". وغالباً ما يكون معدل السوق حوالي 5% من دخل الإيجار، ولكن يمكن أن يزيد أو ينقص حسب حجم العقار ونطاق الخدمات. تحقق ليس فقط من النسبة المذكورة في العقد، ولكن أيضاً من أساس الحساب. على سبيل المثال، "هل هي X% من إجمالي المبلغ بما في ذلك رسوم الخدمات المشتركة؟"، "هل تنطبق العمولة أيضاً على المبلغ المستحق في حالة وجود متأخرات؟"، "كيف يتم التعامل معها عندما تكون الغرفة شاغرة؟ في بعض العقود، يتم تحديد حد أدنى لمبلغ الضمان بضرب نسبة مئوية معينة من الإيجار المتوقع للإشغال الكامل. إذا كنت ستنتقل من الإدارة الذاتية، على سبيل المثال، فمن الجيد محاكاة مقدار رسوم الإدارة الشهرية المتوقعة. من المفيد أيضاً الحصول على عروض أسعار من عدة شركات إدارة ومقارنتها.

• نطاق الخدمات المشمولة في الرسوم: تأكد من الخدمات المشمولة مقابل رسوم الإدارة. عادةً ما يتم تضمين تحصيل الإيجار وإجراءات تجديد العقد ومعالجة الشكاوى ودوريات المبنى في الخدمات الأساسية. ومع ذلك، من المهم ملاحظة أن نطاق ومستوى الدعم يختلف من شركة إلى أخرى. على سبيل المثال، ما إذا كان "الاتصال الليلي في حالات الطوارئ من المستأجرين" خدمة قياسية أو اختيارية، وما إذا كانت "التذكير بالمتأخرات" مشمولة في الخدمة، وتفاصيل أخرى. تحقق من قسم الخدمات في العقد أو بيان الأمور المهمة، وإذا كانت هناك خدمات غير مشمولة ولكنها ضرورية، فناقش الاستعانة بمصادر خارجية إضافية أو تكاليف منفصلة. تتخصص بعض شركات الإدارة في إدارة المباني ولا تقوم بتوظيف المستأجرين، أو العكس، لذا يجب أن تعرض بوضوح نطاق خدماتها. من المهم أيضاً معرفة ما إذا كانت شركة الإدارة تغطي جميع المهام الضرورية قبل توقيع العقد.

• التكاليف المتعلقة بتوظيف المستأجرين: هناك نقطة أخرى يجب التحقق منها وهي عبء التكلفة المتعلقة بتوظيف مستأجرين جدد (التأجير) عند حدوث شواغر. في العديد من الحالات، تقوم شركة الإدارة نفسها أو وكالة عقارية تابعة لها بتوظيف المستأجرين، مع دفع المالك رسوم إعلانية (AD) تعادل إيجار شهر واحد تقريباً. تحقق مما إذا كان هناك بند في العقد ينص على "رسوم توظيف المستأجرين بقيمة إيجار شهر واحد (تُدفع عند توقيع عقد جديد)، على سبيل المثال. وسواء كانت رسوم الوكالة تؤخذ من المستأجر أو يتحملها المالك، فإن نسبة الرسوم التي يتحملها المالك تختلف أيضاً من شركة إلى أخرى. يمكن أن تتوقع شركة الإدارة التي تتمتع بمهارات توظيف جيدة أن تملأ الغرفة بسرعة، ولكن رسوم الإعلان تميل إلى أن تكون أعلى لهذا الغرض.

• رسوم تجديد العقد: احرص على التحقق من توزيع الرسوم الإدارية للتجديد ورسوم التجديد عند تجديد المستأجرين لعقود الإيجار. على الرغم من أن العمل كوكيل لإجراءات التجديد عادةً ما يكون مشمولاً في الخدمات الأساسية، إلا أنه في بعض الحالات يتم الاتفاق مسبقاً على التعامل مع رسوم التجديد (رسوم عقد التجديد التي يتم تحصيلها من المستأجر). في بعض العقود، تتقاضى شركة الإدارة جزءاً من رسوم التجديد، لذا ابحث عن بنود مثل "تكون نسبة X% من رسوم التجديد الشهرية XX هي رسوم المناولة التي تتقاضاها شركة الإدارة".

• التكاليف التي قد يتم احتسابها بشكل منفصل: سيتم احتساب الأعمال غير المشمولة في رسوم الإدارة بشكل منفصل. ومن الأمثلة النموذجية على ذلك ترتيب أعمال الترميموإدارة أعمال التجديد عندانتقال المستأجرين. إذا عُهد إلى شركة الإدارة بأعمال الترميم والتجديد عند انتقال المستأجرين من العقار، فإن المالك يتحمل التكاليف. والسؤال هو ما إذا كانت التكاليف معقولة. في بعض الحالات، يفاجأ الملاك في بعض الحالات عندما يُعرض عليهم إصلاحات أكثر تكلفة من اللازم. وكإجراء مضاد، يُنصح بتضمين العقد أو حتى الاتفاق شفهياً في مرحلة العقد على أن الإصلاحات التي تزيد عن مبلغ معين سيوافق عليها المالك مسبقاً. من الجيد أيضاً تأكيد تكاليف الإصلاح المقدرة مسبقاً للحصول على فكرة عن السوق، وفي بعض الحالات، اترك مجالاً للمالك لطلب العمل من المقاول بنفسه. لن تجبرك شركة الإدارة الموثوقة على تنفيذ أعمال غير ضرورية، ولكنها ستتشاور مع المالك.

• التكاليف التي يتم تكبدها عندما يكون العقار شاغراً: عندما يصبح العقار شاغراً، لا يقتصر الأمر على فقدان دخل الإيجار فحسب، بل قد يتم تكبد رسوم إدارة الشغور أيضاً حسب العقد. على سبيل المثال، بنود مثل "سيتم دفع XX ين شهرياً لكل وحدة شاغرة كرسوم إدارة الشواغر". تعتبر الشواغر ضربة للمالك، ولكن في الوقت نفسه، لا يزال من الضروري وجود حد أدنى من الدوريات والإدارة. تحقق من العقد لمعرفة كيفية التعامل مع هذه التكاليف. لا ينص العقد القياسي لـ MLIT على وجه التحديد على رسوم مقابل الشواغر، ولكن قد يكون لدى بعض شركات الإدارة قواعدها الخاصة بها. إذا كان هناك بند ينص على فرض رسوم إدارية حتى خلال فترات الش غور، يمكنك مناقشة العبء مع شركة الإدارة. في بعض الحالات، قد تقترح شركة الإدارة تدابير مخففة، مثل "مجاناً حتى شهر سمين من الشغور، و0.00 ين بعد ذلك". على أي حال، يمكنك تجنب المفاجأة بالنفقات غير المتوقعة إذا كنت تعرف التفاصيل عند توقيع العقد.

نصيحة التفاوض والتعامل: من الأمثلة النموذجية ل رسوم الإدارة التي يوجد فيها مجال للتفاوض من جانب المالك هي النسبة المئوية (%). إذا تم تكليف عدة عقارات معًا أو إذا كانت هناك علاقة ثقة طويلة الأمد، فقد يكونون على استعداد لقبول تخفيض طفيف. ومع ذلك، حافظ على المفاوضات في حدود مستوى معقول، حيث أن الطلبات المفرطة للتخفيضات في رسوم الإدارة قد تؤدي إلى انخفاض جودة الخدمة. ومن القواعد الجيدة أيضاً أن تطلب توضيحاً كتابياً إذا لم تكن متأكداً من أي بند من بنود التكلفة. اطلب توضيحاً كتابياً: "هل هذه التكلفة مشمولة في رسوم الإدارة؟ " هل هي تكلفة إضافية؟ " وغيرها من الأسئلة يمكن طرحها مباشرةً على شركة الإدارة، وتأكد من أنها ستكون مذكورة في العقد وفي شرح الأمور المهمة. ستبذل شركة الإدارة الموثوق بها كل جهد ممكن لتعديل شروط العقد بما يتماشى مع رغبات المالك وتجنب سوء الفهم والمشاكل في وقت لاحق.

3- إدخال العقود الإلكترونية: الإجراءات والفوائد والاعتبارات العملية

في السنوات الأخيرة، أصبحت مستندات العقود إلكترونية (غير ورقية) بشكل سريع في قطاع العقارات. وقد رفع التعديل القانوني الذي أجرته وزارة الأراضي والبنية التحتية والنقل والسياحة الحظر المفروض على التسليم الإلكتروني لأوصاف البنود المهمة والعقود بموجب قانون أعمال البناء والمباني اعتباراً من مايو 2022، ويمكن أيضاً استخدام العقود الإلكترونية لعقود الإيجار وعقود الإدارة. يشرح هذا القسم الإجراءاتوالفوائدالأساسية لإدخال العقود الإلكترونية لعقود الإدارة، بالإضافة إلى الاحتياطات التي يجب أن يكون المالكون على دراية بها.

الإجراءات الأساسية للعقود الإلكترونية (لعقود الإدارة)

في حين كان من الشائع في الماضي إعداد نسختين من العقد على الورق وختمه وإرساله بالبريد، فإن العقود الإلكترونية تسمح بإتمام عملية التعاقد عبر الإنترنت. في حالة عقد إدارة الإيجار، يكون التدفق النموذجي كما يلي

1. إعداد مستندات العقد والحصول على الموافقة: تقوم شركة الإدارة بتحميل عقد الإدارة (وورقة المعلومات المهمة) على نظام العقد الإلكتروني. تتحقق الشركة مسبقاً مما إذا كان المالك راغباً في توقيع العقد إلكترونياً وتحصل على الموافقة (القبول) على التسليم الإلكتروني. لاحظ أنه إذا لم يتم إعطاء هذه الموافقة، فسيتم تسليم العقد في شكل ورقي.

2. شرح المسائل المهمة (شرح تكنولوجيا المعلومات): يمكن أيضاً شرح المسائل المهمة قبل توقيع العقد عبر الإنترنت. باستخدام أدوات مؤتمرات الفيديو، وما إلى ذلك، تقوم شركة الإدارة بشرح محتويات شرح المسائل المهمة للمالك (وافقت وزارة الأراضي والبنية التحتية والنقل والسياحة أيضًا على استخدام شرح تكنولوجيا المعلومات). (وقد وافقت وزارة الأراضي والبنية التحتية والنقل على استخدام تعليمات تكنولوجيا المعلومات.) على الرغم من أن الشارح لا يحتاج إلى أن يكون مقاول بناء مؤهل، إلا أنه من الأفضل أن يتم تقديم الشرح من قبل شخص لديه معرفة متخصصة. توفير بيئة تسمح بطرح الأسئلة والإجابة عليها عبر الإنترنت وكذلك وجهاً لوجه.

3. توقيع العقود إلكترونياً: توقع شركة الإدارة العقد إلكترونياً وتشارك العقد عبر الإنترنت مع المالك. يتحقق المالك من المحتوى، وإذا لم تكن هناك مشاكل، يوقع العقد إلكترونياً (التوقيع الإلكتروني). التوقيعات الإلكترونية هي آلية لإثبات موافقة الأطراف مع منع التلاعب من قبل أطراف ثالثة من خلال قيام صاحب العقد نفسه بالتوقيع على العقد وختمه بدلاً من التوقيع والختم على البيانات الإلكترونية. وبعبارة محددة، يمكن توقيع العقد بالنقر على "زر التوقيع" على نظام العقد والخضوع لإجراءات التوثيق، أو باستخدام شهادة إلكترونية مسجلة. يتم إبرام العقد عندما يكمل الطرفان عملية التوقيع.

4. تخزين بيانات العقد ومشاركتها: بعد إبرام العقد، يتم تخزين بيانات العقد الأصلية على نظام العقد الإلكتروني. كما يمكن تنزيلها وتخزينها من قبل المالك وشركة الإدارة على التوالي. وعلى عكس العقود الورقية، يسهل استنساخها وتقل مخاطر ضياعها، ويمكن الاطلاع عليها عند الضرورة. من الممكن أيضاً البحث عن العقود السابقة على خدمة التعاقد الإلكتروني، مما يساهم في إدارة العقود بشكل أكثر كفاءة.

ما سبق هو التدفق العام للأحداث عند تقديم العقود الإلكترونية. باختصار، تكون العملية على النحو التالي: الحصول على الموافقة المسبقة ← الشرح عبر الإنترنت ← التوقيع الإلكتروني ← تخزين البيانات. يمكن حذف العمليات المطلوبة تقليدياً من طباعة الورق وختمه وإرساله بالبريد، مما يؤدي إلى توفير الوقت والتبسيط بشكل كبير.

مزايا العقود الإلكترونية

يوفر إدخال العقود الإلكترونية مزايا مختلفة لكل من المالكين وشركات الإدارة. فيما يلي بعض المزايا الرئيسية

• إجراءات أسرع وأبسط: نظراً لإمكانية إتمام عملية التعاقد عبر الإنترنت، فإن ذلك يوفر الوقت على المالك في تكبّد عناء ختم العقد بالبريد أو شخصياً. حتى المالكين الذين يعيشون في أماكن بعيدة يمكنهم إبرام العقود من المنزل، كما أن النظام مرن بما يكفي لاستخدامه خارج ساعات عمل شركة الإدارة. من السهل تنسيق الجدولة وتقليل الوقت اللازم لتوقيع العقود.

• توفير التكاليف: يتم التخلص من تكاليف الطباعة ورسوم الدمغة والتكاليف البريدية المرتبطة بالعقود الورقية. على وجه الخصوص، تُفرض ضريبة دمغة الإيرادات على العقود الورقية، ولكن العقود الإلكترونية ليست مستندات خاضعة للضريبة وبالتالي لا تترتب عليها رسوم دمغة. على سبيل المثال، يتم إعفاء طوابع الـ 200 أو 400 ين التي تُلصق في الأصل على عقد إداري (مستند خاضع للضريبة) من الضرائب إذا تم إبرام العقد إلكترونيًا. يمكنك أيضًا توفير تكاليف البريد لتسليم العقد ونفقات سفر المالك لزيارة متجرك. قد يبدو هذا مبلغًا صغيرًا، لكنه ميزة كبيرة لتجنب أي تكاليف متعلقة بالعقد.

• كفاءة الإدارة اللاورقية: يتم تخزين مستندات العقود إلكترونياً، مما يلغي الحاجة إلى إدارة الملفات المادية. وهذا يقلل من عدد مجلدات العقود التي تطغى على أرفف الكتب ويوفر الراحة في القدرة على البحث عنها وعرضها على جهاز كمبيوتر شخصي أو هاتف ذكي عند الحاجة. لا يوجد خطر فقدان الورق أو تلفه، وفي حالة النسخ الاحتياطي، تكون معلومات العقد محمية حتى في حالة وقوع كارثة. بالنسبة لمالكي العقارات المتعددة، سيكون من الأسهل إدارة مستندات العقود مركزياً.

• إكمال الإجراء شخصياً (راحة أفضل): مع العقود الإلكترونية، ليست هناك حاجة لزيارة شركة الإدارة لوضع الختم، ويمكن توقيع العقود من مواقع بعيدة. كما يمكن للمالكين المشغولين والمالكين الذين يعيشون في المناطق الريفية توقيع العقود والحصول على شرح مفصل من منازلهم المريحة. من من منظور مكافحة العدوى في السنوات الأخيرة، فإن القدرة على توقيع العقد دون مقابلة شخص ما هو عامل مطمئن. ومن المزايا الأخرى أنه يمكن إبرام العقود بسرعة حتى عندما يكون الوقت قصيراً، كما هو الحال عندما يتم توقيع عقد الإدارة مباشرةً بعد شراء عقار.

• التأكيد في الوقت الفعلي وإدارة تاريخ محتويات العقد: يسجل نظام العقود الإلكترونية تاريخ الوصول إلى العقد وتاريخ ووقت إتمام التوقيع. يمكن أيضاً تتبع حالة التوقيعات من كلا الطرفين في الوقت الفعلي، لذلك لا داعي للقلق من أن المستند قد تم إرساله ولكنك لا تعرف متى وقعه الطرف الآخر. في حالة حدوث تعديلات، يمكن استبدالها وإعادة توقيعها عبر الإنترنت، بحيث يمكن دائماً مشاركة أحدث نسخة من العقد. كما يمكن أيضاً معالجة الأخطاء والأخطاء الأخرى التي يتم ملاحظتها بعد إبرام العقد من خلال إبرام اتفاقية تعديل على الفور إلكترونياً.

كما هو موضح أعلاه، تتمتع العقود الإلكترونية بفوائد مزدوجة تتمثل في توفير الوقت والمال والجهد،وتحسين الراحة والأمان. في إدارة الإيجارات على وجه الخصوص، يميل عدد العقارات وعدد تجديدات العقود إلى الزيادة، ويمكن أن تقلل الرقمنة من عبء العمل إلى حد كبير.

نقاط يجب ملاحظتها عند إدخال العقود الإلكترونية

على الرغم من الراحة التي توفرها العقود الإلكترونية، إلا أن هناك بعض النقاط التي يجب على المالكين الانتباه إليها عند تقديمها واستخدامها. وفيما يلي النقاط الرئيسية التي يجب ملاحظتها

• الموافقة المسبقة مطلوبة: بموجب القانون، تعتبر موافقة الطرف الآخر شرطاً لتسليم المستندات إلكترونياً. إذا اقترحت شركة الإدارة عقداً إلكترونياً، يجب على المالك أولاً إبداء موافقته/موافقتها على ذلك. من الممكن أيضًا ألا يعطي المالك موافقته ويفضل العقد الورقي. في هذه الحالة، لا يوجد أي عيب من جانب المالك، لذلك لا تتردد في إخبارهم إذا لم تكن مرتاحاً للعقد الإلكتروني. ومع ذلك، بمجرد إبرام العقد ورقيًا، فمن المحتم أن يستغرق إرسال العقد بالبريد وقتًا طويلاً، وما إلى ذلك، يرجى اتخاذ قرار بناءً على المزايا والعيوب.

• فهم الصلاحية القانونية للتوقيعات الإلكترونية: في العقد الورقي، يتم إثبات نية الشخص من خلال ختمه وتوقيعه، ولكن في العقد الإلكتروني، يكون للتوقيع الإلكتروني نفس الصلاحية. في اليابان، وفقاً لقانون التوقيع الإلكتروني، يُعترف بالمستند الإلكتروني الذي يحمل توقيعاً إلكترونياً أنشأه المدير على أنه مستند أصلي. وفي الممارسة العملية أيضاً، فإن خدمات العقود الإلكترونية الرئيسية (مثل CloudSign و DocuSign) لديها آليات لتلبية المتطلبات القانونية، ويمكن استخدام العقد كدليل قوي في المحكمة. ومع ذلك، بالنسبة للمالكين الجدد في مجال العقود الإلكترونية، "هل أنت متأكد"؟ وقد يشعرون بالقلق. في مثل هذه الحالات، من المطمئن الحصول على شرح لخدمات التعاقد الإلكتروني من شركة الإدارة أو التحقق من الموثوقية (نظام التصديق والأمان) على الموقع الإلكتروني لمزود الخدمة.

• الأجهزة المستخدمة وكيفية تشغيلها: يلزم وجود جهاز كمبيوتر شخصي أو هاتف ذكي أو جهاز لوحي متصل بالإنترنت لتوقيع العقد الإلكتروني. يعد التوقيع الإلكتروني على العقد نفسه أمراً بسيطاً يمكن إتمامه ببضع نقرات، ولكن يجب أن يكون لديك بيئة تسمح لك بتلقي رسائل البريد الإلكترونيوالوصول إلى موقع العقد على الإنترنت. إذا كنت من كبار السن الذين لا يجيدون استخدام تكنولوجيا المعلومات، فمن المفيد أن يكون لديك أحد أفراد العائلة أو شخص مسؤول لمساعدتك مسبقاً. وتأكد أيضاً من وجود هاتف محمول في متناول اليد إذا كان هناك إيصال بكلمة مرور لمرة واحدة عبر الرسائل النصية القصيرة وقت التوقيع، على سبيل المثال. وكإجراء احترازي أساسي، ضع في اعتبارك عدم حذف البريد الإلكتروني الخاص بالعقد عن طريق الخطأ (حتى لو قمت بحذفه، يمكنك طلب إعادة إرساله).

• التزامات تخزين البيانات الإلكترونية وأمانها: يجب تخزين العقود الإلكترونية، مثلها مثل المستندات المكتوبة، بشكل قانوني لفترة زمنية معينة. وستقوم شركة الإدارة بتخزينها في نظامها وفقاً لقانون مسك الدفاتر الإلكترونية، وما إلى ذلك، ولكن يجب على المالكين أنفسهم أيضاً تنزيل بيانات العقد وتخزينها بأمان. إذا تم تخزين البيانات على جهاز كمبيوتر، فاتخذ تدابير لمنع فقدانها أو تسربها، مثل عمل نسخ احتياطية أو تخزين البيانات في تخزين سحابي محمي بكلمة مرور. اجعل من المعتاد أيضاً التحقق من أن رسائل البريد الإلكتروني وعناوين URL المتعلقة بالعقود موثوقة ورسمية. هناك العديد من عمليات التصيد الاحتيالي هذه الأيام، لذلك إذا تلقيت رسالة بريد إلكتروني تقول "يرجى التحقق من عقدك"، فمن الآمن التحقق من نطاق المصدر واسم الشخص المسؤول، والاتصال بشركة الإدارة مباشرةً إذا وجدت أي شيء مريب.

• الرعاية النفسية مقارنةً بالع قود الورقية: العقود الإلكترونية مريحة، ولكن قد يشعر بعض الأشخاص أنهم لا يحصلون على إحساس حقيقي بالعقد من خلال الشاشة، أو يقلقون إذا ما كانوا قد وقعوا عليه بالفعل. من الجيد استكمال العقد بمكالمات هاتفية للتحقق من أي نقاط غير واضحة قبل وبعد توقيع العقد، على سبيل المثال من خلال شرح الأمور المهمة عبر الإنترنت، حتى لا يكون هناك نقص في التواصل لعدم وجود اتصال وجهاً لوجه. يجب على شركة الإدارة أيضاً المتابعة بعناية. إذا لم تكن مرتاحاً للعقود الإلكترونية، يجب أن تكون لديك الشجاعة للتحول إلى العقود الورقية (يحق للمالك قانوناً رفض التسليم الإلكتروني). الشيء المهم هو فهم العقد بدقة والاحتفاظ بحقيقة موافقة الطرفين عليه. العقود الإلكترونية وسيلة مفيدة جداً لتحقيق ذلك، ولكن يجب استخدامها دون صعوبة لا داعي لها.

الخاتمة (ملخص الهيكل والنقاط الرئيسية)

لقد قدم ما سبق شرحاً واسعاً للأمور المهمة التي يجب تأكيدها في اتفاقية إدارة الممتلكات، بدءاً من البنود الإلزامية التي ينص عليها القانون إلى النقاط العملية التي يجب ملاحظتها واستخدام العقود الإلكترونية.

• فيما يتعلق بالبنود الإلزامية في العقد، أكدنا أنه من الضروري التحقق بشكل شامل من بنود مثل المعلومات عن شركة الإدارة، وتحديد العقار، ومحتويات وطرق عمل الإدارة، وما إذا كان العقد يعاد التكليف به أم لا، وفئات المسؤولية، والتزامات الإبلاغ، ومدة العقد، ومقدار الأجر وطرق الدفع، والأمور التي يجب أن يكون المستأجرون على علم بها، والتكاليف غير المدرجة وشروط التجديد والإلغاء وفقًا لقانون أعمال إدارة المساكن المؤجرة. تم التأكيد. الغرض من القانون هو القضاء على التناقضات بين المالك وشركة الإدارة وإقامة علاقة تعاقدية عادلة. العقد الذي ينص بوضوح على هذه البنود هو مصدر أساسي للطمأنينة.

• تعتبر شروط الإنهاء وأحكام المكافأة من النقاط التي تهم المالك بشكل خاص من وجهة نظر المالك. فيما يتعلق ببنود الإنهاء، من المهم التحقق من فترة الإخطار بالإنهاء (المعيار هو ثلاثة أشهر) وما إذا كان هناك رسوم جزائية، وإذا لزم الأمر، تقليل المخاطر من خلال التفاوض. فيما يتعلق بالمكافآت، من المهم فهم ليس فقط معدل الرسوم الإدارية، ولكن أيضاً معايير الحساب ونطاق الخدمات المشمولة، ويجب الاتفاق على شروط أي تكاليف إضافية (رسوم الإعلان وتكاليف الإصلاح وما إلى ذلك) قبل توقيع العقد. حتى إذا كان من الصعب فهم صياغة العقد، فمن المهم عدم التردد في طلب تفسير من شركة الإدارة وعدم توقيع العقد إلا بعد فهمه والموافقة عليه.

• وفيما يتعلق بإدخال العقود الإلكترونية، تم التعريف بالإجراءات والفوائد، وتم شرح النقاط التي يجب ملاحظتها، مثل الحصول على الموافقة والأمان. في حين أن العقود الإلكترونية تجعل إبرام العقود الإلكترونية أسرع وأكثر كفاءة، إلا أنه من الضروري أيضًا مراعاة الاختلافات في الطريقة التي كانت تتم بها الأمور في الماضي. والآن بعد أن أصبح النظام القانوني قائماً، أصبحت العقود الإلكترونية أداة يمكن استخدامها دون قلق. وبصفتك مالكًا، يمكنك الاستمتاع بالمزايا، ولكن فقط إذا وضعت في اعتبارك الضوابط الأساسية (مثل الموافقة وتخزين البيانات وما إلى ذلك).

وأخيراً، فإن عقد إدارة العقار المستأجر هو عقد يعهد إلى المالك بإدارة أحد الأصول المهمة. إذا ألقيت نظرة على العقد بناءً على النقاط المذكورة في هذه المقالة، يجب أن يكون من الواضح البنود التي يجب الانتباه إليها. يجب حل أي نقاط غير واضحة قبل توقيع العقد، مع الرجوع إلى الإرشادات التي تنشرها السلطات العامة وتفسيرات الخبراء الموثوق بهم. إن الفهم الكامل لمحتويات العقد وقبول محتوياته هو الخطوة الأولى للاستعانة بمصادر خارجية لخدمات الإدارة براحة البال. تعامل مع شركة الإدارة بروح الشراكة المتكافئة، وإذا لزم الأمر، تفاوض على عقد عادل وواضح لكلا الطرفين. سيؤدي ذلك إلى إدارة مستقرة طويلة الأجل للإيجار وبناء علاقة جيدة من الثقة.