كيفية اختيار شركة إدارة عقارات موثوقة للنجاح في الاستثمار العقاري

اختيار شركة الإدارة المناسبة هو مفتاح النجاح في الاستثمار العقاري. تجمع شركة الإدارة الموثوق بها بين الخبرة في التعامل مع العقارات الفاخرة للعملاء الأثرياء ونظام تقارير دقيق. شركة INA & Associates Ltd، على سبيل المثال، تتمتع بنقاط قوة في قطاع العقارات الفاخرة وتهدف إلى أن تكون "محترفة يمكنك الوثوق بها" مع درجة عالية من حماية الخصوصية وفريق عمل متخصص. تشرح هذه المقالة كيفية التحقق من نطاق عمل شركة الإدارة وسجلها الحافل، واستخدام تكنولوجيا المعلومات و DX، والنقاط الرئيسية التي يجب التحقق منها بشأن الرسوم وأنظمة إعداد التقارير عند توقيع العقد، وأهمية بناء علاقة ثقة مع شركة الإدارة.

فهم نطاق عمل شركة الإدارة

تقدم شركات الإدارة مجموعة واسعة من الخدمات. ويشمل نطاق العمل النموذجي ما يلي

• الخدمات المتعلقة بالعقود: استقدام المستأجرين، وتوجيه المستأجرين خلال عملية العرض، وإبرام عقود الإيجار وتجديدها، وإنهاء عقود الإيجار نيابةً عن المستأجرين.

• العلاقات مع المستأجرين وحل المشاكل: العلاقات العامة مع المستأجرين، مثل التعامل مع الشكاوى والتشاور مع المستأجرين، وحضور المستأجرين عند انتقالهم من العقار.

• إدارة الإيجارات: إدارة تحصيل الإيجارات وتحويلها، وتذكير المستأجرين المتأخرين في السداد، وما إلى ذلك.

• خدمات إدارة المباني والمرافق: تنظيف المناطق المشتركة، والفحص الدوري للمصاعد ومعدات مكافحة الحرائق، وصيانة خزانات الصرف الصحي، وفحص جودة المياه، والتخطيط لصيانة المبنى بأكمله.

• خدمات أخرى: تقدم بعض الشركات خدمات ذات قيمة مضافة مثل عمليات التفتيش القانونية وتقارير الدوريات الدورية نيابةً عن الملاك، وتقارير الدخل والنفقات ومقترحات إدارة الأصول (مثل مقترحات لتدابير تحسين معدلات الإشغال وخطط التجديد).

يختلف نطاق الإدارة من شركة إلى أخرى ويمكن أن يأخذ شكل "الإدارة فقط" أو "الوساطة والإدارة معاً" أو "الوساطة فقط". تكون الشركة التي تعمل أيضاً كوسيط مناسبة إذا كنت ترغب في أن يُعهد إليها بإدارة الإيجار بالكامل، بينما تكون الشركة المتخصصة في الإدارة مناسبة إذا كنت ترغب في التركيز على إدارة المباني. في كلتا الحالتين، من المهم أن تتحقق مسبقاً مما إذا كان العمل الذي تريد طلبه مشمولاً بالتغطية وما إذا كان مستوى الإدارة مناسباً.

كيفية تحديد السجل الحافل والخبرة

لاختيار شركة إدارة موثوق بها، تحقق بعناية من سجلها وخبرتها. أول شيء يجب النظر إليه هو الخبرة الكبيرة في الإدارة. فكلما زاد عدد العقارات والوحدات التي تعاملوا معها وأداروها، زادت خبرتهم العملية المتراكمة. في الواقع، يُقال: "كلما زاد عدد العقارات التي تعاملت معها، زادت الدراية الفنية التي تراكمت لديك". تحقق مما إذا كان لديهم خبرة في العقارات الجديدة والقديمة والوحدات السكنية والشقق والمباني المشابهة لعقارك.

من المفيد أيضاً التحقق من الوضع الحالي للعقارات المدارة شخصياً. إذا كانت هناك عقارات في المنطقة المجاورة حيث تم التعاقد مع نفس شركة الإدارة لإدارة العقار، تحدث إلى المالك أو المدير ولاحظ بالفعل حالة نظافة المناطق المشتركة، ووجود الأعشاب الضارة، والحالة التشغيلية للإضاءة والمعدات. يمكنك الحكم على جودة الإدارة من خلال ما إذا كانت المناطق المشتركة نظيفة وتتم صيانتها بشكل جيد.

بالإضافة إلى ذلك، من المهم أيضاً الفهم الجيد للمنطقة وخصائص العقار. إن شركة الإدارة التي تكون على دراية بمناخ المنطقة التي يقع فيها العقار وخصائص سكانه ستكون قادرة على الاستجابة بشكل مناسب للتحديات المحددة للمنطقة. على سبيل المثال، تختلف تدابير التجميد في المناخات الباردة وتدابير منع الجريمة في المناطق الحضرية. من المفيد أيضاً التحقق من خبرة ومؤهلات الشخص المسؤول (مثل تاجر البناء في موقع البناء) لمعرفة ما إذا كان قادراً على فهم احتياجات المالك وتقديم مقترحات مرنة. احصل على هذه المعلومات من الموقع الإلكتروني للشركة، أو في الجلسات الإعلامية أو عن طريق طلب مواد إعلامية عند إجراء الاستفسارات، وقارن بين عدة شركات.

أهمية استخدام أدوات تكنولوجيا المعلومات و DX

في السنوات الأخيرة، شهدت صناعة إدارة العقارات تسارعاً في حركة التحول الرقمي (DX)، وترتبط درجة اعتماد أدوات تكنولوجيا المعلومات ارتباطاً مباشراً بشفافية الكفاءة التشغيلية لشركة الإدارة ونظام إعداد التقارير. على سبيل المثال، تسمح "تطبيقات المالكين" التي تقدمها شركات تكنولوجيا المعلومات بإتاحة تقارير الدخل والنفقات الشهرية والسنوية التي كانت تُرسل بالبريد في السابق عبر الإنترنت ومشاركتها مع المالكين. وهذا لا يقلل فقط من تكلفة إرسال التقارير بالبريد، بل يجعل إدارة المحاسبة أكثر راحة، حيث يمكن لكل من شركة الإدارة والمالك البحث والتحقق من بيانات الدخل والنفقات السابقة على شبكة الإنترنت. يحتوي التطبيق أيضًا على مجموعة متنوعة من الوظائف، بما في ذلك عرض رسم بياني لحالة إشغال العقارات، ووظيفة الدردشة، ووظيفة توزيع الإعلانات ودعم العقود الإلكترونية، مما يتيح مشاركة المعلومات والتواصل في الوقت الفعلي.

يُعد مدى استخدام منصات تكنولوجيا المعلومات هذه عاملاً حاسماً في اختيار شركة الإدارة. من جانب المالك، تحقق مما إذا كان يمكن إتمام التواصل مع شركة الإدارة من الهاتف الذكي أو الكمبيوتر الشخصي وما إذا كان يمكن استلام التقارير عبر الإنترنت. الشركات التي لديها آليات متقدمة، مثل توافر تقارير الإصلاح السريع وسير عمل الموافقة على الإصلاح، ودعم إجراءات توظيف المستأجرين والتعاقد الإلكتروني (معاينة الويب والعقود غير الشخصية)، تكون أكثر كفاءة وموثوقية. وبصفة عامة، تتفوق الشركات التي تقدم التكنولوجيا بفعالية من حيث الشفافية والموثوقية على شركات الإدارة التي تقدم الدعم التناظري فقط.

تحقق من نظام الإبلاغ وهيكل الرسوم قبل توقيع العقد

قبل التوقيع على عقد الإدارة، تأكد من توضيح هيكل التقارير وهيكل العمولة. أولاً، يتم تحديد رسوم الإدارة بشكل عام كنسبة مئوية من إجمالي الإيجار، حيث يُقال إن المعدل السائد في السوق هو حوالي 5% من دخل الإيجار. على سبيل المثال، إذا كان الإيجار الشهري مليون ين، فإن رسوم الإدارة تبلغ حوالي 50,000 ين. ومع ذلك، قد تختلف النسبة المئوية تبعاً لنطاق العمل والخدمات التي تشملها الشركة. قبل التوقيع على العقد، تحقق أيضاً مما إذا كانت الرسوم تشمل رسوم الخدمات المشتركة وما إذا كان هناك ضمان للمتأخرات أو الشواغر. في بعض الحالات، يعتمد الإيجار في بعض الحالات على "إيجار إشغال كامل مفترض"، لذا من المهم التحقق من الشروط والأحكام بالتفصيل.

بناء علاقة ثقة مع شركة الإدارة

شركة الإدارة الموثوقة هي الشركة التي يمكنك بناء شراكة جيدة معها على المدى الطويل. عند اختيار الشركة، انتبه إلى شخصية الشخص المسؤول وسرعة استجابته ومرونة مقترحاته. حتى لو كان العمل منصوصاً عليه في العقد، يمكنك تعميق التفاهم المتبادل من خلال التعبير عن تقديرك للشخص المسؤول عندما يتم اتخاذ قرار الانتقال بسرعة أو عندما يتم حل المشاكل بسلاسة. وكما ذُكر في المقال، فإن ثقة المالك في شركة الإدارة كـ "شريك" وتقدير عمل الشخص المسؤول يمكن أن يؤدي إلى زيادة التحفيز من جانب شركة الإدارة.

ومن ناحية أخرى، ينبغي أيضًا الحفاظ على التوتر المعتدل. من الضروري أيضًا اتخاذ موقف حازم، على سبيل المثال، النظر في إنهاء العقد إذا تدهورت جودة الإدارة. إن ما إذا كانت الشركة تقدم تقاريرها دائمًا وتتواصل وتتشاور بشكل دقيق وما إذا كانت تستجيب بإخلاص للأسئلة والطلبات هو مؤشر على مستوى جدارة الشركة بالثقة. علاوة على ذلك، من أجل تحديد ما إذا كانت الشركة هي الشركة التي يمكن أن يكون لك معها منظور طويل الأجل، فمن الجيد التحقق مسبقاً مما إذا كانت مدة العقد ملزمة وشروط الإلغاء وترتيبات التجديد. في نهاية المطاف، من المهم أن يكون المالك على دراية بأهمية "رعاية" العلاقة مع شركة الإدارة، وينبغي بذل الجهود لإنشاء نظام جدير بالثقة المتبادلة.

الخلاصة

يلخص ما سبق النقاط الرئيسية في اختيار شركة الإدارة. افهم نطاق مهام الإدارة وأسلوب إعداد التقارير بوضوح، وقارن بين العديد من الشركات وتحقق من سجلها وخبراتها؛ وانتبه إلى توافقها مع تكنولوجيا المعلومات/التقارير؛ فالشركات التي لديها أنظمة إدارة حديثة ووظائف إعداد التقارير عبر الإنترنت ستجعل عملك اليومي أكثر كفاءة. قبل توقيع العقد، تحقق من طريقة حساب العمولة ونظام إعداد التقارير بالتفصيل ولا تتردد في طرح الأسئلة إذا كانت لديك أي شكوك حول الشروط والأحكام. قبل كل شيء، من المهم تحديد "شريك موثوق" من خلال التواصل الجيد مع الشخص المسؤول - تحقق شركة INA&Associates Ltd. مستوى عالٍ من رضا العملاء بفضل فريقها المتخصص ونظام إدارة المعلومات الشامل الذي طورته من خلال خدماتها للعملاء فاحشي الثراء. استناداً إلى وجهات النظر المذكورة في هذا المقال، ابحث عن شركة إدارة موثوق بها وأنشئ نظاماً يمكنك من خلاله أن تعهد بإدارة عقاراتك وأنت مطمئن البال.