Alguns proprietários de imóveis podem se perguntar: "O que uma empresa de administração geralmente faz?" muitos deles podem se perguntar. É natural achar que, embora a propriedade seja confiada a eles, é difícil ver os detalhes específicos de seu trabalho. Na realidade, porém, as empresas de administração executam uma ampla gama de tarefas em nome dos proprietários para facilitar a administração do aluguel diariamente. Este artigo fornece uma explicação fácil de entender sobre a função básica das empresas de administração de propriedades, suas tarefas diárias e mensais específicas e a importância de providenciar reparos e lidar com riscos. Para facilitar a compreensão até mesmo dos iniciantes, explicaremos em detalhes, evitando ao máximo o jargão. Vamos dar uma olhada no trabalho real de uma empresa de administração.
A função básica de uma empresa de administração de imóveis é assumir a administração geral e a operação do imóvel alugado em nome do proprietário. Especificamente, a empresa executa uma série de tarefas em conjunto, desde o recrutamento de inquilinos, se houver vagas (atendimento ao cliente), procedimentos de contratação, negociação com inquilinos, manutenção e gerenciamento do edifício, bem como a apresentação de relatórios ao proprietário e o gerenciamento de receitas e despesas. A empresa de administração atua como uma ponte entre o proprietário e os inquilinos e é uma parceira no apoio à gestão tranquila do aluguel.
Ao cumprir essa função, é particularmente importante criar relações de confiança. Uma relação de confiança entre o proprietário, os locatários e a empresa de administração é a base para uma administração estável do aluguel. As empresas de administração comprovadas conquistaram essa confiança por meio de uma comunicação honesta e do fornecimento de informações transparentes, o que, por sua vez, leva a valores mais altos de ativos a longo prazo. A INA, por exemplo, é uma dessas empresas que usa a tecnologia para garantir uma gestão transparente. Ao divulgar informações minuciosamente, por exemplo, compartilhando fotos de limpeza e relatórios de inspeção com os proprietários por meio de um sistema on-line, a INA torna visível o "gerenciamento invisível", aumentando assim a tranquilidade e a confiança. Dessa forma, a empresa de gerenciamento não é apenas um agente de negócios, mas também um bom companheiro na proteção e no cultivo dos valiosos ativos do proprietário.
As principais tarefas diárias (operações diárias) realizadas pela empresa de administração incluem o seguinte
Confirmação de pagamento (controle de aluguel): verifica o status do aluguel e dos encargos da área comum recebidos dos locatários. Verifica se os pagamentos são feitos corretamente até a data fixa de cada mês e responde prontamente aos lembretes se forem encontrados atrasos. Não é incomum que os pagamentos de aluguel sejam atrasados devido a esquecimentos ou saldos insuficientes; nesse caso, a empresa de administração entrará em contato com o locatário em nome do proprietário para incentivar o pagamento antecipado. Esse gerenciamento de pagamentos garante uma renda estável para o proprietário.
Tratamento de consultas e reclamações: como ponto de contato para inquilinos e vizinhos, a empresa lida com uma variedade de consultas e reclamações diariamente. Alguns exemplos típicos são: "barulho de quartos vizinhos", "quebra de equipamento" e "preciso de orientação sobre como descartar o lixo". Em alguns casos, a empresa de administração tem um número de contato de emergência 24 horas e responderá rapidamente a problemas repentinos com equipamentos ou ruídos. A demora na resposta pode levar à insatisfação do inquilino e ao risco de despejo, mas uma ação educada e rápida faz com que os inquilinos se sintam seguros e ajuda a manter a reputação da propriedade.
Patrulhas e inspeções no local: patrulhamos regularmente as propriedades gerenciadas para verificar as condições dos edifícios e das áreas comuns. Eles verificam se as áreas de descarte de lixo, os corredores e as entradas são mantidos limpos, se não há problemas com iluminação ou equipamentos e se não há anormalidades. Essas patrulhas e inspeções diárias são importantes para detectar pequenos defeitos em um estágio inicial e lidar com eles antes que se tornem problemas maiores. As inspeções legais de equipamentos de incêndio e segurança anexados aos edifícios também são realizadas adequadamente para manter a segurança. O acúmulo de respostas detalhadas, como, por exemplo, providenciar prontamente a substituição de uma lâmpada quebrada em uma área comum quando ela é descoberta, leva a uma vida confortável para os inquilinos.
Essas tarefas diárias podem parecer pouco glamorosas à primeira vista, mas são essenciais para a manutenção de um bom ambiente nas acomodações para aluguel. É justamente porque as empresas de administração trabalham cuidadosamente nos bastidores que os inquilinos podem viver confortavelmente e os proprietários podem deixar suas propriedades em boas mãos.
Além das tarefas diárias de gerenciamento, há também tarefas regulares que são realizadas mensalmente (tarefas mensais). As principais tarefas da empresa de gerenciamento que ocorrem mensalmente incluem
Remessa de aluguel: como agente de cobrança, a empresa de administração reúne o aluguel recebido dos locatários e o remete à conta do proprietário em um momento especificado no contrato (por exemplo, no dia X de cada mês). Isso evita que o proprietário tenha o trabalho de cobrar o aluguel de cada inquilino e garante que ele receba sua renda. Tradicionalmente, a maioria das empresas de administração remete o aluguel ao proprietário no mês seguinte à cobrança dos inquilinos. No entanto, recentemente, houve tentativas de eliminar o intervalo de tempo entre as remessas. Por exemplo, a INA introduziu um sistema em que o aluguel é transferido diretamente do locatário (ou da empresa de garantia de aluguel) para a conta do proprietário, de modo que o proprietário possa receber a renda do aluguel o mais rápido possível. Esse sistema reduz a ansiedade do proprietário sobre se o aluguel será transferido corretamente e gera um senso de confiança.
Preparação de relatórios do proprietário (relatórios mensais): outra tarefa importante é preparar e enviar relatórios para os proprietários resumindo as receitas e despesas mensais. O relatório indicará claramente o aluguel recebido e cobrado por cada quarto, as taxas de administração e as despesas, como custos de reparos incorridos durante o mês, se há vagas ou atrasos e o cronograma de renovação do contrato para o mês seguinte. Uma empresa de administração confiável preparará esses relatórios mensais para que o proprietário tenha uma visão clara da situação da administração da propriedade. A transparência do detalhamento das receitas e despesas elimina a ansiedade de não saber o que está acontecendo porque você deixou isso a cargo deles.
Gestão de receitas e despesas e suporte à gestão de ativos: a empresa de gestão gerencia as receitas e despesas mensais e também oferece consultoria sobre o planejamento de receitas e despesas ao longo do ano. Por exemplo, ela pode aconselhar sobre planejamento financeiro, como quanto deve ser reservado mensalmente para futuros grandes reparos, ou como garantir fundos para pagamentos como o imposto predial. Em alguns casos, elas também desempenham um papel de consultoria para manter e melhorar o valor dos ativos, por exemplo, propondo revisões de aluguel conforme necessário com base nas taxas de aluguel locais e nas tendências do mercado. As empresas de administração não apenas lidam com o trabalho de contabilidade em seu nome, mas também o apoiam em termos de receita e despesa como um parceiro para garantir o sucesso de longo prazo do seu investimento imobiliário.
Com uma empresa de administração que faz o trabalho mensal corretamente, os proprietários podem ter certeza de que receberão um relatório mensal fixo e poderão acompanhar o status da propriedade. Mesmo aqueles que não são bons em gerenciar números poderão manter uma boa administração de aluguéis com apoio profissional.
A administração de propriedades envolve problemas inesperados e desafios de longo prazo. As providências para reparos e o gerenciamento de riscos são pontos particularmente importantes ao contratar uma empresa de administração.
O primeiro ponto são as providências de reparo. Os edifícios e as instalações tornam-se gradualmente defeituosos à medida que se deterioram com o tempo e com o uso diário. Por exemplo, se um aquecedor de água ou uma unidade de ar-condicionado quebrar, se houver vazamento de água ou se aparecerem rachaduras na parte externa do edifício, a empresa de administração atuará como um ponto de contato e providenciará um empreiteiro adequado. A empresa de administração cuida de todo o processo em nome do proprietário, desde a confirmação dos detalhes do reparo, a obtenção de um orçamento, a apresentação de um relatório e a obtenção da aprovação do proprietário, o ajuste da data do trabalho e a verificação do trabalho após a conclusão, poupando assim o proprietário do trabalho de ter que lidar com o problema por conta própria. Em particular, os problemas com equipamentos afetam diretamente a vida dos inquilinos, portanto, é necessária uma resposta rápida ao reparo. A empresa de gerenciamento tem uma rede de empresas parceiras e está preparada para responder rapidamente no caso de uma emergência. Além disso, quando pequenos defeitos são descobertos durante as patrulhas diárias, eles são consertados ou substituídos o mais rápido possível para evitar que o problema se espalhe. Além disso, de uma perspectiva de longo prazo, as inspeções regulares da propriedade e a manutenção planejada (planejamento e implementação de planos de reparo de longo prazo) também são tarefas importantes para a empresa de administração. Eles realizam verificações regulares da saúde do edifício e planejam o cronograma dos principais trabalhos de reparo (por exemplo, pintura de paredes externas e impermeabilização do telhado), conforme necessário. Ao não negligenciar essas medidas de reparo, o valor patrimonial do edifício pode ser mantido e melhorado, e as reclamações dos inquilinos podem ser reduzidas.
A próxima etapa é responder aos riscos. Há vários fatores de risco na administração de aluguéis, e uma empresa de administração pode ser uma presença tranquilizadora no caso de uma "emergência". Por exemplo, ela pode reagir a desastres e acidentes. No caso de eventos imprevistos, como danos a edifícios causados por tufões, inundações devido a chuvas fortes, incêndios ou terremotos, a empresa de administração receberá uma chamada de emergência e agirá rapidamente. A empresa toma rapidamente as medidas necessárias, como verificar os danos e providenciar os primeiros socorros, garantir a segurança dos inquilinos, entrar em contato com as companhias de seguro e apoiar a notificação às autoridades governamentais, além de relatar a situação ao proprietário. Algumas empresas de administração confiáveis têm centrais de atendimento disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano, e podem ser contatadas por telefone à noite ou em feriados; a INA também opera uma central de atendimento 24 horas exclusiva para inquilinos, que pode responder rapidamente a emergências como vazamentos de água ou quedas de energia tarde da noite. Temos um sistema para lidar com emergências, como vazamentos de água e quedas de energia tarde da noite. Essa capacidade de resposta rápida (ou seja, um alto nível de capacidade de resposta) proporciona tranquilidade aos locatários e é uma grande garantia para os proprietários ao confiarem suas propriedades a nós.
Outra função importante da empresa de administração é lidar com o risco de vacância. Vagas prolongadas têm um impacto direto na renda do proprietário, portanto, a empresa de administração fará o máximo para garantir o próximo inquilino o mais rápido possível quando ocorrer uma vaga. Especificamente, a empresa de administração revisará a definição do aluguel, reforçará a publicidade e incentivará os corretores a assinar contratos o mais rápido possível. Dependendo do mercado imobiliário, pode levar algum tempo para encontrar inquilinos, mas você pode ter certeza de que a empresa de administração fornecerá relatórios regulares sobre a situação do recrutamento e, se necessário, sugerirá alterações nas condições. Além disso, o suporte aprimorado ao locatário mencionado anteriormente também é uma medida contra o risco de vacância a longo prazo. Isso ocorre porque, se você puder reduzir a taxa de vacância aumentando a satisfação do locatário diariamente, poderá reduzir a frequência das próprias vacâncias. Dessa forma, a empresa de administração lida com o risco de vacância sob os dois aspectos: "a capacidade de recrutar locatários" e "a engenhosidade de fazer com que os locatários vivam no imóvel por muito tempo".
Por fim, também é importante mencionar outros riscos, como mudanças legais e disputas contratuais. Há muitas situações na administração de aluguéis que requerem conhecimento especializado, como lidar com mudanças nas leis e regulamentos relativos a contratos de locação (por exemplo, revisar contratos e providenciar trabalho corretivo), apoiar procedimentos legais quando os inquilinos não têm um contrato com uma empresa de garantia de aluguel e quando ocorrem atrasos, lidar com problemas de vizinhança e coordenar a resolução de disputas de depósito quando os inquilinos se mudam. Não é pequeno o número de situações na administração de aluguéis que exigem conhecimento especializado. Uma boa empresa de administração dará suporte ao proprietário nessas situações, usando sua experiência e conhecimento para lidar com a situação de forma adequada. No caso improvável de ser necessária uma ação legal, ela trabalhará com advogados e outros profissionais para resolver o problema e estará ao seu lado, do ponto de vista profissional, para lidar com os riscos que seriam difíceis para o proprietário lidar sozinho.
Como vimos, as empresas de administração de propriedades realizam um trabalho diário detalhado nos bastidores da administração da propriedade e são responsáveis, de forma abrangente, pelo gerenciamento regular de receitas e despesas e pelo gerenciamento de riscos com vistas ao futuro. Se essas tarefas, que exigem muito tempo e esforço dos proprietários para serem realizadas por eles mesmos, forem terceirizadas para profissionais, os proprietários ficarão livres de tarefas complicadas e poderão se concentrar em garantir uma renda estável com tranquilidade. Confiar essas tarefas a uma empresa de administração com histórico comprovado e confiabilidade é um fator importante para o sucesso do investimento imobiliário.
Há muitas empresas de administração com reputação de confiabilidade e capacidade de resposta, inclusive a INA. Elas poderão lhe oferecer uma administração de aluguéis que o deixará satisfeito por ter confiado a elas, graças à sua gestão empresarial precisa, respaldada por sua vasta experiência e seu serviço atencioso tanto para proprietários quanto para inquilinos. Se tiver alguma dúvida sobre a escolha de uma empresa de administração, encontre uma em que possa confiar como parceiro, prestando atenção ao conteúdo do trabalho, ao histórico e ao cuidado com que lidam com os clientes. Ela certamente o ajudará como um aliado seguro para proteger e cuidar de sua valiosa propriedade.