Cher gestionnaire locatif, vous est-il déjà arrivé de recevoir un coup de téléphone d'un locataire, tard dans la nuit, vous informant que le climatiseur ne fonctionnait pas ou que le chauffe-eau fuyait ? L'autogestion locative est une option pour augmenter la rentabilité, mais la charge que représente la gestion des problèmes d'équipement est plus importante que vous ne l'imaginez. En particulier, les pannes d'équipements directement liés à la vie quotidienne, tels que les climatiseurs et les chauffe-eau, nécessitent une réponse rapide et appropriée, ce qui peut être très stressant pour ceux qui n'ont pas de connaissances spécialisées.
De récents amendements à la loi ont clarifié la réduction du loyer pour les équipements défectueux, augmentant encore le fardeau des propriétaires autogérés. Cet article explique les limites de l'autogestion et les avantages spécifiques de l'externalisation à une société de gestion, en mettant l'accent sur les problèmes d'équipement. Nous proposons des options pour parvenir à une gestion locative sûre, exempte de problèmes de défaillance d'équipement qui nécessitent le jugement d'un expert et une réponse rapide.
Etude de cas de M. A (40 ans, propriétaire de 5 appartements)
Une nuit d'été, le téléphone portable de M. A. sonne. Il est 2 heures du matin. Il s'agit d'un appel d'urgence d'un locataire qui signale que de l'eau s'est échappée du climatiseur et que la pièce est inondée. M. A était pressé parce qu'il devait travailler le lendemain matin, mais il n'a pas pu trouver d'entreprise de réparation capable de régler le problème tard dans la nuit, et il a donc dû dire au locataire qu'il s'en occuperait demain.
Cependant, lorsque le réparateur s'est finalement rendu sur place dans la soirée du lendemain, la frustration du locataire a atteint son paroxysme. Bien que le problème soit relativement simple - un tuyau d'évacuation d'air conditionné bouché - l'absence d'action initiale appropriée a entraîné une détérioration des relations du locataire avec l'entreprise. De plus, lorsque le locataire a appris qu'une révision du code civil en 2020 permettait des réductions de loyer en cas de panne d'équipement, il a exigé une réduction de loyer pendant deux jours jusqu'à ce que les réparations soient effectuées.
Cas de M. B (la cinquantaine, propriétaire de 10 appartements)
Le 31 décembre, pendant la période chargée de la fin d'année, M. B a reçu un appel de plusieurs locataires disant qu'ils n'avaient pas d'eau chaude. Il semble qu'il y ait eu un problème avec le système d'approvisionnement en eau chaude de l'immeuble, mais il a été difficile de trouver une entreprise de réparation en raison des vacances de fin d'année et du Nouvel An.
En fin de compte, les réparations n'ont pu être effectuées que le 4 janvier après les vacances du Nouvel An, laissant les résidents sans eau chaude pendant toute la durée des vacances du Nouvel An, et Mme B a dû supporter non seulement les frais de réparation, mais aussi le coût d'un bain public et d'un logement alternatif en guise d'excuses aux résidents, ce qui représentait une dépense imprévue. En outre, le retard dans la réaction à la situation a entraîné des réductions de loyer et des pénalités, et plusieurs locataires ont demandé la résiliation de leur bail.
Etude de cas de M. C (60 ans, propriétaire de 15 appartements)
M. C. a toujours eu le souci de l'autogestion et visitait régulièrement ses immeubles, mais son manque de connaissances professionnelles lui faisait passer à côté de bruits anormaux et subtils provenant du chauffe-eau et de petits signes de détérioration de la tuyauterie. Un jour, un chauffe-eau du rez-de-chaussée s'est soudainement mis à fuir, provoquant des dégâts qui se sont propagés au magasin du rez-de-chaussée au milieu de la nuit.
Selon le diagnostic de l'entreprise de réparation, l'accident aurait pu être évité si une inspection professionnelle avait été effectuée au préalable. En conséquence, outre le coût du remplacement du chauffe-eau, M. C. a été contraint de payer un montant important de frais imprévus pour l'indemnisation de l'entreprise et les réparations intérieures de la boutique située au rez-de-chaussée. De plus, les relations avec les locataires de la boutique se sont détériorées et ceux-ci ont refusé de renouveler leur contrat, ce qui a causé des dommages secondaires.
Si l'autogestion présente l'avantage de réduire les coûts, les risques et limites suivants existent En particulier, les risques liés aux problèmes d'équipement peuvent avoir un impact important sur la rentabilité de la gestion locative.
| Éléments de risque | Détails spécifiques | Conséquences potentielles |
|---|---|---|
| Extension de la responsabilité légale | Clarification des dispositions relatives aux réductions de loyer en raison des modifications apportées au code civil en avril 2020. | Application automatique des réductions de loyer en cas de défaillance de l'équipement, ce qui accroît le risque de baisse des revenus. |
| Difficultés à fournir une assistance 24 heures sur 24 | Difficulté à traiter les problèmes d'urgence la nuit et les jours fériés | Baisse de la satisfaction des locataires, augmentation des annulations, augmentation du taux d'inoccupation en raison de la détérioration de la réputation |
| Manque de connaissances spécialisées | Incapacité à porter un jugement approprié sur l'état de détérioration des installations et les causes des pannes | Risque de réparations importantes en raison de la négligence de petits problèmes |
| Absence d'un réseau de réparateurs | Difficulté à trouver des réparateurs fiables et à prendre des dispositions rapides | Risque de dommages secondaires dus à une réaction tardive ou à des réparations inappropriées |
| Absence d'inspections régulières | Absence d'inspections réglementaires et d'entretien préventif | Risque de sanctions en cas de non-respect des lois et règlements et de pannes évitables |
| Difficultés de gestion des coûts | Coûts de réparation soudains et difficultés de gestion des budgets | Manque de fonds et instabilité de la gestion en raison d'écarts par rapport aux plans de rentabilité |
Le code civil a été modifié en avril 2020 pour permettre une réduction du loyer en cas de défaillance de l'équipement dans un bien loué. Il s'agit d'un changement important car le loyer sera automatiquement réduit en fonction de l'importance de l'équipement défectueux, sans que le locataire n'ait à demander une réduction comme c'était le cas auparavant.
Par exemple, si un climatiseur tombe en panne au milieu de l'été, le locataire peut demander une réduction de loyer sur la base de la "valeur d'usage réduite". Selon les directives de l'Association japonaise de gestion des logements locatifs relatives à la réduction du loyer en cas de défaillance des pièces et équipements loués, une réduction maximale de 20 % du loyer est envisagée en cas de panne du climatiseur, et une réduction maximale de 30 % en cas de panne du chauffe-eau.
Outre la gestion des problèmes d'équipement, les propriétaires en autogestion doivent également s'acquitter eux-mêmes d'un large éventail de tâches, notamment
En particulier, le temps consacré à la résolution des problèmes d'équipement est imprévisible et peut avoir un impact significatif sur l'activité principale et la vie de famille. Pour les propriétaires de biens multiples, tels que les appartements, cette charge est doublée.
Pour traiter correctement les pannes de climatisation et de chauffe-eau, les connaissances spécialisées suivantes sont nécessaires
Il est difficile pour les propriétaires autogérés de disposer de toutes ces connaissances spécialisées, ce qui augmente le risque de coûts de réparation excessifs dus à des erreurs de jugement et , inversement, le risque de problèmes de grande ampleur dus au report des réparations nécessaires.
L'externalisation vers une société de gestion peut résoudre de nombreux problèmes liés aux problèmes d'équipement. Voici quelques avantages spécifiques
De nombreuses sociétés de gestion disposent de centres d'appel ouverts 24 heures sur 24 qui peuvent répondre rapidement aux problèmes d'équipement tard dans la nuit ou les jours fériés. Cela permet :
Par exemple, les propriétaires n'ont plus à faire face à des urgences qui affectent directement leur vie, comme des pannes de climatiseurs ou des fuites d'eau au milieu de la nuit. Le système d'assistance 24 heures sur 24 d'une société de gestion typique a pour effet d'accroître la satisfaction des locataires et de réduire considérablement le risque d'annulation.
Les sociétés de gestion disposent d'un personnel spécialisé dans les installations et peuvent assurer une gestion préventive, telle que
Par exemple, les inspections et le nettoyage des climatiseurs avant la saison d'utilisation et les inspections régulières des chauffe-eau peuvent prévenir les pannes avant qu'elles ne se produisent. Cela réduit les coûts de réparation imprévus et facilite une planification financière systématique.
La société de gestion connaît les derniers amendements juridiques et les précédents judiciaires et peut apporter son soutien pour minimiser les risques juridiques :
La révision du code civil en 2020 permet de réduire systématiquement les loyers en cas d'équipement défectueux, mais les sociétés de gestion connaissent bien le champ d'application et le taux de réduction. Cela leur permet de répondre de manière appropriée aux demandes de réductions de loyer excessives.
La société de gestion dispose d'un réseau de réparateurs fiables, basé sur une longue expérience :
Avec l'autogestion, il est difficile de trouver des entrepreneurs fiables et les coûts de réparation risquent d'être élevés. En revanche, en utilisant le réseau d'entrepreneurs de la société de gestion, des réparations de qualité peuvent être effectuées à des prix raisonnables.
À première vue, les coûts de gestion externalisée peuvent sembler être un coût supplémentaire, mais les économies suivantes peuvent être réalisées à long terme
| Point | En cas d'autogestion | En cas de gestion externalisée |
|---|---|---|
| Gestion des problèmes liés à l'équipement | Coûts de réparation élevés en raison d'une gestion individuelle | Réparations à des prix raisonnables par des entreprises partenaires |
| Maintenance préventive | Risque de grosses réparations en raison de la négligence | Seulement des petites réparations grâce à une détection précoce |
| Satisfaction des locataires | Risque de résiliation en raison d'une réponse tardive | Location plus longue grâce à une réponse rapide |
| Risque de réduction du loyer | Réduction importante due à un retard dans la réponse appropriée | Réduction minime due à une réponse initiale appropriée |
| Coût du temps | La charge de travail du propriétaire est élevée | Permet aux propriétaires de consacrer du temps à leur activité principale et à leur famille |
Les coûts de gestion externalisée sont généralement de l'ordre de 3 à 5 % des revenus locatifs, mais si l'on tient compte des économies décrites ci-dessus, il s'agit d' une dépense dont le retour sur investissement est élevé en termes réels.
Le choix de la bonne société de gestion est directement lié à la qualité de la réponse apportée aux problèmes d'équipement. Les points suivants vous aideront à choisir une société de gestion fiable :
Le système d'intervention pendant la nuit et les jours fériés est particulièrement important. Il est conseillé de demander des exemples précis de réponses réelles.
Le détail des frais d'externalisation varie d'une société de gestion à l'autre. Veillez à ce que les points suivants soient clairement indiqués
Le taux général du marché pour les frais de gestion est d'environ 3 à 5 % des revenus locatifs, mais il est important de comparer soigneusement les services inclus.
Pour déterminer si une société de gestion est fiable, il est conseillé de vérifier les points suivants
Vous pouvez notamment juger de la capacité de la société de gestion à résoudre les problèmes en lui demandant plusieurs exemples précis de la manière dont elle a traité les problèmes liés aux installations.
La qualité de la communication est importante pour une bonne relation de gestion :
La compatibilité avec le responsable est particulièrement importante et il est conseillé de juger ses compétences en matière de communication par la rapidité et la précision de ses réponses aux questions et par la clarté de ses explications des termes techniques.
Nous avons expliqué les limites de l'autogestion et les avantages de la sous-traitance à une société de gestion, en mettant l'accent sur les problèmes liés aux climatiseurs, aux chauffe-eau et à d'autres équipements. Nous en résumons ici les points essentiels :
Passer de l'autogestion à la gestion externalisée n'est pas seulement une augmentation des coûts, mais un investissement dans une gestion locative sûre. La valeur est encore plus grande, surtout si l'on considère la réponse aux problèmes liés aux équipements tels que les climatiseurs et les chauffe-eau. La mise en place d'un système de gestion professionnel et fiable vous donne plus de temps pour vous concentrer sur une gestion locative plus stratégique.
R : En principe , la société de gestion s'occupera de tous les problèmes liés aux équipements fixés au bâtiment, tels que les climatiseurs et les chauffe-eau. Toutefois, dans le cas d'équipements installés par les locataires eux-mêmes, ou si la panne est due à une faute intentionnelle ou à une négligence, le locataire peut être responsable du coût de l'équipement. Il est recommandé de clarifier l'étendue de l'intervention au moment de la signature du contrat.
R : Les frais de gestion externalisée sont généralement de l'ordre de 3 à 5 % des revenus locatifs. Cependant, les services inclus varient d'une société de gestion à l'autre. Il est donc important de prendre en compte non seulement le taux simple, mais aussi la qualité et la gamme des services fournis. Vérifiez en particulier l'étendue du service 24 heures sur 24 et le dépannage des équipements.
R : Il existe plusieurs inspections réglementaires pour les immeubles locatifs , chacune ayant une fréquence définie. Par exemple, les inspections des équipements de lutte contre l'incendie sont généralement effectuées deux fois par an, les inspections simples de l'approvisionnement en eau privée une fois par an et les inspections régulières de l'équipement du bâtiment une fois par an. Si vous faites appel à une société de gestion, celle-ci peut s'occuper de tout, de la programmation à la mise en œuvre et à la soumission des rapports pour ces inspections statutaires en votre nom, ce qui réduit considérablement le fardeau de la conformité aux lois et règlements.
R : Le passage à la gestion déléguée est relativement simple. Tout d'abord, vous signez un contrat de gestion avec la société de gestion, vous informez les locataires, vous changez l'adresse de transfert des loyers et vous reprenez les clés et les plans du bien. De nombreuses sociétés de gestion vous assisteront dans ces démarches et nous vous recommandons de les consulter pour connaître le calendrier et les détails du processus de transition.
R : Normalement, la commission de gestion de base ne comprend pas les frais de réparation des équipements. Si des réparations s'avèrent nécessaires, la société de gestion fournira un devis et les réparations ne seront effectuées qu'avec l'accord du propriétaire. Cependant, certaines sociétés de gestion proposent un "service de réparation mineure" pour les petites réparations (par exemple, moins de 10 000-20 000 JPY) sans notification préalable au propriétaire. Il est important de clarifier ces conditions avant de signer un contrat.
En matière de gestion locative, il est très important d'améliorer la satisfaction des locataires et de maintenir la valeur des biens. Les problèmes liés aux équipements tels que les climatiseurs et les chauffe-eau sont inévitables, mais s'ils sont traités par des professionnels de manière appropriée, ils ne se transformeront pas en problèmes majeurs. Si vous sentez les limites de l'autogestion ou si vous êtes inquiet à l'idée de devoir faire face à des problèmes d'équipement, vous pouvez envisager de confier la gestion de votre immeuble à une société de gestion.
INA&Associates offre des services de gestion complets, y compris la gestion des problèmes d'équipement, et est équipé d'un système d'intervention d'urgence 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour protéger vos biens de valeur et contribuer à la satisfaction des locataires. N'hésitez pas à nous contacter pour une consultation gratuite. Nous vous aiderons à gérer votre bien locatif en toute sérénité.