مهام إدارة العقارات واختيار شركة إدارة موثوقة

الإدارة المهنية والمناسبة ضرورية لنجاح إدارة تأجير العقارات. لمالكي العقارات وأولئك الذين يفكرون في اختيار شركة إدارة، تشرح هذه المقالة المهام الأساسية لإدارة العقارات وتقدم تفاصيل محددة حول النقاط الرئيسية المهمة للحفاظ على قيمة الأصول وتحسينها على المدى الطويل. كما يشرح كيف تؤدي المهام الأساسية مثل تحصيل الإيجار وصيانة المباني والتعامل مع الشكاوى وإدارة العقود وعمليات التفتيش المنتظمة إلى استقرار معدلات الإشغال والأرباح، بالإضافة إلى النقاط التي يجب مراعاتها عند اختيار شركة إدارة موثوقة.

ما هي العمليات الأساسية لإدارة العقارات؟

تتولى شركات إدارة العقارات (شركات إدارة العقارات) مسؤولية التشغيل والإدارة الشاملة للعقارات المؤجرة نيابةً عن مالكيها. وعملها واسع النطاق ويمكن تقسيمه بشكل عام إلى مهام تتعلق بالتعامل مع المستأجرينوإدارة المبنى نفسه. وفيما يلي نظرة عامة خطوة بخطوة على المهام الأساسية النموذجية.

تحصيل الإيجار (تحصيل الإيجار) وإدارة الإيرادات

تحصيل الإيجار هو مصدر الدخل الرئيسي للمالك وأساس إدارة الإيجار هو تحصيل الإيجار كل شهر دون تأخير. تقوم شركة الإدارة بتحصيل الإيجار من المستأجرين وتحويله إلى المالك وتذكير المالك على الفور بأي إيجار غير مدفوع. وعلى وجه الخصوص، عندما تحدث متأخرات الإيجار، تقوم الشركة أولاً بالتحقق من سبب المتأخرات وتتخذ الإجراءات اللازمة. من المهم اتباع نهج خاص بكل حالة على حدة: على سبيل المثال، إذا كان الأمر مجرد حالة نسيان للدفع، فسوف نتصل بالمستأجر على الفور لتشجيعه على الدفع؛ وإذا كان الأمر بسبب صعوبات مالية، فسوف نعمل مع الضامن أو شركة الضمان لحل المشكلة في أقرب وقت ممكن. تضمن هذه الإدارة السريعة والملائمة للإيجار الحفاظ على تدفق نقدي مستقر. إن ضمان تحصيل الإيجار يحمي أرباح المالك ويضمن استقرار إدارة العقار بشكل عام.

صيانة المباني وعمليات التفتيش المنتظمة

تعد صيانة المباني والمرافق وإدارتها مهمة بالغة الأهمية أيضاً في الحفاظ على قيمة العقار. يمكن أن يؤدي عدم إجراء عمليات التنظيف الروتينية والتفتيش وإصلاح المعدات إلى تدهور قيمة الممتلكات وانخفاض قيمة الأصول. من أجل الحفاظ على قيمة أصول الممتلكات، من الضروري الاستمرار في إجراء الصيانة المخطط لها دون تقصير. ومن الناحية الملموسة، فإن أساس ذلك هو تنفيذ عمليات التفتيش المنتظمةوأعمال الإصلاح اللازمة. تقوم شركات الإدارة بإجراء عمليات تفتيش منتظمة للمباني والمعدات لاكتشاف العيوب والتخريبات والتعامل معها في مرحلة مبكرة. كما يتم إجراء عمليات الفحص القانوني لمعدات مكافحة الحرائق والمصاعد وما إلى ذلك، والتي يتطلبها القانون، بالتعاون مع مقاولين متخصصين، ويتم ترتيب أعمال الإصلاح بناءً على نتائج عمليات الفحص هذه. من خلال إصلاح حتى العيوب الصغيرة في مرحلة مبكرة، يمكن تقليل تكلفة الإصلاحات المستقبلية واسعة النطاق وإطالة عمر المبنى. كما أن التنظيف اليومي والحفاظ على جمالية المناطق المشتركة من الأدوار الهامة التي تقوم بها شركة الإدارة. من المرجح أن يختار المستأجرون العقارات ذات المباني التي تتم صيانتها بشكل جيد من قبل المستأجرين، مما يقلل بدوره من مخاطر الشواغر ويحافظ على قيمة الأصول.

علاقات المستأجرين (التعامل مع الشكاوى وحل المشاكل)

الرد على استفسارات وشكاوى المستأجرين هو أيضاً جزء أساسي من مهام الإدارة. تتنوع شكاوى المستأجرين من مشاكل الضوضاء وتعطل المعدات والمشاكل مع الجيران وما إلى ذلك، ولكن يجب الاستجابة السريعة والصادقة. إذا تُركت الشكاوى دون معالجتها، فإن رضا السكان سينخفض، مما يؤدي إلى تدهور العلاقات مع الجيران وزيادة حالات الإخلاء، مما يجعل الإدارة المستقرة على المدى الطويل صعبة. لذلك، فإن الخطوة الأولى هي التأكد من الحقائق بدقة، والاستماع بعناية إلى قصة المستأجر، وتنفيذ الإصلاحات والتدابير العلاجية اللازمة على الفور. على سبيل المثال، يجب التعامل مع المشاكل الطارئة مثل تسرب المياه وتعطل المعدات على الفور، بحيث يمكن حل مشاكل المستأجرين في أقرب وقت ممكن. بعض شركات الإدارة متاحة على مدار 24 ساعة في اليوم، 365 يوماً في السنة لتلقي المكالمات من المستأجرين ولديها نظام دعم للاستجابة الفورية لتسريبات المياه وغيرها من المشاكل في منتصف الليل. شركة INA & Associates Ltd، على سبيل المثال، لديها موظفون متخصصون تحت الطلب على مدار 24 ساعة يومياً للتعامل مع المستأجرين وتقديم الدعم الكامل لتقليل حدوث المشاكل. من خلال اكتساب ثقة المستأجرين من خلال التعامل المناسب مع الشكاوى بهذه الطريقة، يمكن توقع دخل مستقر من الإيجار طويل الأجل، والذي بدوره يعمل على استقرار أرباح المالك.

إدارة العقود (عقود الإيجار وتجديدها وإجراءات الإلغاء وما إلى ذلك)

تُعد إدارة سلسلة الإجراءات المتعلقة بعقد الإيجار مهمة أخرى مهمة. من تعيين المستأجرين إلى إبرام العقد وتجديده وإنهائه، فإن الإدارة السليمة للعقد في كل مرحلة من مراحل العقد تمنع حدوث المشاكل قبل وقوعها. وعلى وجه التحديد، تتضمن أعمال إبرام العقد في وقت الانتقال إلى السكن إعداد العقد وشرح الأمور المهمة، وشرح محتويات العقد للمستأجر شرحاً كاملاً. نضمن تنفيذ الإجراءات التعاقدية وفقاً للقانون، بما في ذلك تسليم المفاتيح والوديعة ووديعة التأمين. عندما يوشك العقد على الانتهاء، نقوم بإبلاغ المستأجر مسبقاً ونباشر إجراءات التجديد ومراجعة الشروط والأحكام. ويتمثل دور شركة الإدارة أيضاً في مراجعة الإيجار وقت تجديد العقد للتأكد من ملاءمته، كما أنها تقدم مقترحات للمالك بناءً على اتجاهات السوق والسوق المحيطة. وعلاوةً على ذلك، عند التعامل مع المستأجرين الذين ينتقلون من العقار، بعد تلقي عرض إنهاء العقد من المستأجر، تتولى الشركة العملية الدقيقة لتعديل تاريخ الانتقال، وتأكيد نطاق الاستعادة، وتسوية مبلغ التأمين. عند مشاهدة عملية الانتقال، يقوم الموظفون ذوو المعرفة المتخصصة بالتحقق من مناطق البلى والتلف والترتيب الفوري لأي عمليات تنظيف أو إصلاحات ضرورية. تضمن الإدارة الشاملة للعقود إدارة الإيجار بسلاسة منذ الانتقال إلى العقار وحتى الانتقال منه وتحافظ على ثقة كل من المالكين والمستأجرين. يتم تفادي المشاكل المتعلقة بالعقود (مثل مشاكل الإخلال بالعقد ومشاكل وديعة التأمين)، مما يقلل من التكاليف غير الضرورية وفترات الشغور ويساهم في استقرار الإدارة.

آليات استقرار معدلات الإشغال والإيرادات من خلال الإدارة السليمة

من خلال تنفيذ المهام الأساسية الموضحة أعلاه بشكل صحيح، يمكن تثبيت معدل إشغال العقار وإيرادات المالك. يتم شرح الآلية أدناه في عدة مجالات رئيسية.

• يؤدي الحفاظ على قيمة العقار بشكل مباشر إلى ارتفاع معدلات الإشغال: الحفاظ على المبنى في حالة جيدة من خلال عمليات الفحص المنتظمة والإصلاحات المناسبة يحافظ على جاذبية العقار. من المرجح أن يختار المستأجرون العقارات ذات العوامل السلبية الأقل مثل المرافق المعيبة أو المتهالكة مما يؤدي إلى ارتفاع معدلات الإشغال. في الواقع، يمكن أن تختلف قيمة العقار وشعبية العقارات في نفس المنطقة والحالة اختلافاً كبيراً تبعاً لحالة الصيانة. يمكن للإدارة السليمة أن تقلل من انخفاض التقييم بسبب العمر، بل ويمكن أن تضيف قيمة مضافة.

• تأمين مستأجرين ذوي جودة عالية والاحتفاظ بالمستأجرين على المدى الطويل: يمكن تحسين رضا المستأجرين من خلال الاختيار الدقيق للمستأجرين من قبل شركة الإدارة والعناية الدقيقة بعد انتقالهم. إذا شعر المزيد من المستأجرين برغبتهم في الاستمرار في السكن في العقار، من خلال الاستجابة السريعة لمشاكل المرافق والتواصل اليقظ، يمكن توليد دخل ثابت من خلال الإيجار طويل الأجل. يميل المستأجرون على المدى الطويل أيضاً إلى العناية الجيدة بالعقار، مما يساعد على الحفاظ على حالة العقار. ونتيجةً لذلك، يقل عدد المستأجرين الذين يغادرون العقار وتقل فترات الشغور، مما يؤدي إلى استقرار معدلات الإشغال والإيرادات.

• تحديد الإيجارات المناسبة للسوق: إن تحديد الإيجارات المناسبة هو المفتاح للحفاظ على معدلات إشغال عالية وزيادة الإيرادات. إن تحديد إيجارات مرتفعة للغاية وتجاهل اتجاهات السوق المحيطة واتجاهات الطلب سيؤدي إلى وجود شواغر لا يمكن شغلها وتفويت فرص الربح. ومن ناحية أخرى، سيؤدي تحديد إيجارات منخفضة للغاية إلى الإضرار بالأرباح. يمكن لشركة الإدارة المتمرسة تحليل بيانات السوق المتراكمة واقتراح إيجار مناسب للعقار، وبالتالي منع الشواغر وتأمين الأرباح. في الآونة الأخيرة، تستخدم بعض شركات الإدارة الذكاء الاصطناعي والبيانات الضخمة لتحليل بيانات مئات إلى آلاف الإيجارات المتعاقد عليها في المنطقة المحيطة وتحديد الإيجارات بدقة. على سبيل المثال، تقوم شركة INA & Associates Ltd بتقييم الإيجارات بناءً على كم هائل من بيانات السوق (أكثر من 10 مليارات عقار) وتقترح خطط توظيف استراتيجية وفقاً لخصائص العقارات، بهدف تحقيق معدلات إشغال عالية. ويضمن هذا النهج العلمي الحفاظ على الإيجارات المناسبة، وتقصير فترات الشغور وتعظيم الأرباح في نفس الوقت.

• الوقاية من الشواغر والتأجير: ترتبط المهارات العالية في توظيف المستأجرين (التأجير) أيضاً ارتباطاً مباشراً بمعدلات الإشغال. يمكن تقليل فترات الشواغر إذا قامت شركة الإدارة بملء الوظائف الشاغرة من خلال الإعلانات النشطة وشبكة الوكالات العقارية. إذا قمت بالاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة تتمتع بمهارات عالية في استقطاب العملاء، فيمكنك أن تتوقع توقيع عقد سريع مع المستأجر التالي، وبالتالي تقليل حالة عدم اليقين في الإدارة. تقوم بعض شركات الإدارة بتشغيل مواقعها الإلكترونية الخاصة بها لتوظيف المستأجرين، أو إنشاء صور عقارية جذابة ومواد تعريفية لجذب المزيد من المستأجرين. يؤدي تقصير فترة الشغور مباشرةً إلى تحقيق أرباح مستقرة، لذا فإن دعم شركة إدارة تتمتع بمهارات قوية في توظيف المستأجرين يعد ميزة كبيرة.

كما ذكرنا أعلاه، يمكن أن تساعد الإدارة السليمة للإيجار في الحفاظ على معدلات إشغال عاليةودخل مستقر من خلال زيادة قيمة العقار ورضا المستأجرين. وعلى العكس من ذلك، يمكن أن تؤدي العقارات ذات الإدارة السيئة إلى حلقة مفرغة من الشواغر وانخفاض دخل الإيجار بسبب تعاقب عمليات الإخلاء المتتالية الناجمة عن المرافق المعيبة وضعف الاستجابة. بالإضافة إلى ذلك، لا تؤدي حالات الشغور لفترات طويلة إلى خسارة دخل الإيجار فحسب، بل تقلل أيضاً من جاذبية العقار وفي بعض الحالات تفرض تخفيض الإيجارات مقارنةً بسعر السوق المحيط. وهذا خطر كبير يمكن أن يؤثر على سعر البيع المستقبلي (قيمة الأصل). لذلك، من الاستراتيجيات المهمة لمالكي العقارات الاستعانة بشركة موثوقة لإدارة العقارات لضمان إدارة عقاراتهم بشكل صحيح من قبل محترفين، حيث سيؤدي ذلك بشكل مباشر إلى الحفاظ على قيمة الأصول وتحسينها على المدى الطويل وإدارتها بشكل مستقر.

النقاط الرئيسية لاختيار شركة إدارة عقارات موثوقة

وأخيراً، يشرح هذا القسم النقاط الرئيسية التي يجب مراعاتها عند اختيار شركة إدارة عقارات لتعهد بها إلى شركة إدارة عقارات. تختلف جودة الخدمة والسياسات وهياكل التكاليف من شركة إدارة إلى أخرى. عند اختيار شريك لتعهد إليه بأصولك الثمينة، تحقق من النقاط التالية

• السجل الحافل (معدل الإشغال وعدد الوحدات المدارة) والقدرة على تقديم المقترحات: تحقق أولاً من مدى امتلاك شركة الإدارة لسجل حافل ودراية فنية في إدارة العقار. إذا كانت الشركة قد حافظت على معدلات إشغال عالية في عقارات أخرى مُدارة، فيمكنك أن تتوقع القدرة على إبقاء فترات الشغور قصيرة. كما أن الشركات ذات الخبرة الواسعة في الإدارة تكون على دراية باتجاهات السوق وتميل إلى تقديم مقترحات تحسين محددة من وجهة نظر المالك، مثل تحديد الإيجارات المناسبة ومقترحات إعادة التصميم. على سبيل المثال، في حالة استمرار وجود أماكن شاغرة، فإن الشركة التي تقدم بشكل استباقي مقترحات مراجعة الإيجار ومقترحات التجديد بناءً على تحليل للسوق المحيط، بدلاً من مجرد مراقبة الوضع، هي شركة موثوق بها.

• تجاوب الشخص المسؤول وتواصله: ما إذا كان الشخص المسؤول عن شركة الإدارة مهذباً وسريعاً هو عامل مهم في تحديد شركة الإدارة الجيدة. تعكس سرعة الرد على الاستفسارات سرعة الرد على الاستفسارات الكفاءة التشغيلية للشركة وموقفها الخدمي. تحقق من المدة التي يستغرقها وصول الرد بعد الاتصال بالشركة والاستجابة الأولية في حالة الطوارئ. تحقق أيضاً من أن الشركة تقدم اقتراحات من وجهة نظر المالك. إذا كان الشخص المسؤول قادرًا على وضع نفسه مكان المالك وتقديم تدابير محددة لزيادة الأرباح إلى أقصى حد، فهذا يعني أن شركة الإدارة تتمتع بمستوى عالٍ من الخبرة وفهم المالك. بالإضافة إلى ذلك، فإن سهولة التواصل مهمة أيضاً. تحقق مما إذا كانوا يجيبون على الأسئلة بدقة في التواصل اليومي، وما إذا كانت تفسيراتهم سهلة الفهم وما إذا كانت ردودهم صادقة. ستركز الشركة الموثوقة على التواصل مع المالكين والإجابة على مخاوفهم وأسئلتهم بالتفصيل.

• نطاق الخدمات والدعم: يختلف نطاق الخدمات التي تقدمها شركات الإدارة المختلفة. فبالإضافة إلى الرقابة الأساسية على الإيجار ومعالجة الشكاوى، فإن الشركات التي تقدم مجموعة واسعة من الخدمات، مثل التنظيف المنتظم للمباني، وفحص المعدات، ومقترحات التجديد، والاستجابة للطوارئ على مدار 24 ساعة، ستوفر على المالكين قدراً كبيراً من الوقت والجهد. سيشعر الملاك الذين يعيشون في أماكن بعيدة أو لديهم عدد كبير من العقارات على وجه الخصوص براحة أكبر مع شركة إدارة يمكن أن يعهد إليها بمجموعة شاملة من الخدمات، بما في ذلك حل المشاكل وعمليات التفتيش المنتظمة. كما أن أنظمة الإدارة القائمة على تكنولوجيا المعلومات هي أيضاً محور الاهتمام. تدير بعض شركات الإدارة في الوقت الحاضر معلومات الملكية ووثائق العقود وتقارير الإيرادات والنفقات مركزياً على السحابة الإلكترونية، مما يسمح للمالكين بالتحقق من التقدم المحرز على مدار 24 ساعة في اليوم وطوال أيام الأسبوع. على سبيل المثال، تدير شركة INA & Associates Ltd. جميع المعلومات رقمياً، بدءاً من مستندات العقود إلى سجل الإصلاح وتقارير الفحص، وتشاركها مع المالكين في الوقت الفعلي. إن الشركات التي تتمتع بمثل هذا الإفصاح الشفاف عن المعلومات ونظام الدعم الكامل جديرة بالثقة.

• الشفافية وملاءمة هيكل التكلفة: تأكد أيضاً من التحقق من العمولة وهيكل التكلفة عند الاستعانة بمصادر خارجية للإدارة. يقال إن رسوم الإدارة النموذجية تبلغ حوالي 5% من دخل الإيجار، ولكن يختلف الإعداد من شركة إلى أخرى. فإذا كانت العمولة مرتفعة للغاية، يمكن أن تضغط على أرباح المالك، بينما إذا كانت منخفضة بشكل غير معقول، فهناك خطر عدم كفاية الخدمة المقدمة. وكقاعدة عامة، تحقق من أن رسوم الإدارة في حدود 3-5% من الإيجار، أو إذا كانت رسوم ثابتة، فتأكد من أن الخدمة تستحق التكلفة. من المهم أيضاً أن تقدم الشركة تفصيلاً واضحاً للتقدير والشروط التي سيتم بموجبها تكبد الرسوم قبل توقيع العقد. ستقوم الشركات الموثوق بها بشرح رسومها ومهام الإدارة المحددة وأساليبها كتابياً قبل توقيع العقد. اختر الشركة التي تشرح رسومها بوضوح، على سبيل المثال، معدل العمولة لترتيبات الإصلاح ورسوم الاستعانة بمصادر خارجية لتحصيل الإيجار فقط . تقدم شركة INA&Associates أقل رسوم إدارية ثابتة في هذا المجال (من 1,000 ين ياباني لكل غرفة شهرياً) مع تقديم نفس الخدمة عالية الجودة التي تقدمها الشركات الكبرى. إن الشركة التي تتمتع بهذا التوازن الممتاز بين شفافية الرسوم ومحتوى الخدمة ستضمن لك علاقة طويلة الأمد مع راحة البال.

من المهم التحقق من النقاط المذكورة أعلاه بشكل شامل واختيار شركة إدارة تناسب ممتلكاتك وسياسة الإدارة الخاصة بك. كما هو مذكور في القسم 3.2، من خلال العمل مع شركة إدارة تأجير موثوقة، لا يمكنك تفويض المهام المعقدة فحسب، بل يمكنك أيضاً الحصول على اقتراحات مهنية للتحسين. على وجه الخصوص، من المفيد أن تطلب رأيًا احترافيًا إذا كنت مالكًا فقدت السيطرة على عقارك بسبب الإدارة الذاتية. إذا كانت شركة إدارة مثل شركة INA & Associates المذكورة أعلاه تجمع بين حسن ضيافة موظفيها ودرجة عالية من الاحترافية، يمكنك أن تطمئن إلى أن أصولك القيمة في أيدٍ أمينة. من خلال العمل مع شريك يعزز من قيمة العقار مع البقاء على مقربة من وجهة نظر المالك، يمكن تحقيق الصيانة طويلة الأجل وتحسين قيمة الأصول وإدارة الإيجار المستقرة.

الخلاصة.

تعتبر كل مهمة من المهام الأساسية لإدارة العقارات - تحصيل الإيجار وصيانة المبنى ومعالجة الشكاوى وإدارة العقود وعمليات التفتيش المنتظمة - عنصراً أساسياً في حماية قيمة أصول العقار واستقرار معدلات الإشغال والأرباح. إن أداء كل مهمة من هذه المهام بخبرة ومسؤولية يحافظ على جاذبية العقار ويعود بالنفع على كل من الملاك والمستأجرين. إذا كانت الإدارة السليمة قادرة على إنشاء عقار يرغب الناس في العيش فيه لفترة طويلة وعقار مفضل، فإن إدارة الإيجار ستكون على مسار مستقر.

لهذا السبب من المهم أن يكون لديك شركة إدارة عقارات موثوقة. يمكن تخفيف العبء على المالك إلى حد كبير من خلال اختيار شركة لا تتطلع ببساطة إلى الاستعانة بمصادر خارجية للعمل، بل شركة تكون شريكاً ودوداً وودوداً في إدارة الأصول. من خلال تقييم سجل شركة إدارة الممتلكات وهيكلها وتكاليفها، نوصيك باختيار شركة إدارة عقارات نزيهة يمكنك أن تقيم معها علاقة طويلة الأمد. شركة INA&Associates, Inc. وغيرها من شركات الإدارة التي يمكنها مساعدتك في زيادة قيمة عقاراتك بأحدث التقنيات وخدمة صادقة. الإدارة السليمة تحمي قيمة الأصول وتحقق استقرار الدخل، وهي حليف قوي لأصحاب العقارات في بناء ثرواتهم المستقبلية. يرجى الاستفادة من قوة المحترفين لتحقيق إدارة آمنة ومستقرة للإيجار.