出租公寓和共管公寓的管理费（有时也称公共区域维护费）是每月向租户收取的用于维护和管理楼宇及公共区域的费用。具体来说，这些费用包括管理员和清洁工对公共区域的清洁费、入口和电梯等公共区域的电费、公共天线的维护和检查费以及花坛和植物的养护费。根据房地产公平交易委员会联合会的定义，这些费用是 "处理公寓事务、维护和管理设施及其他公共区域所需的费用"，"包括公共区域的税费和公共会费，不包括维修储备基金"。
根据法律规定，管理费的金额和收取方法没有明确规定。因此，出租物业的管理费一般由业主自行决定。虽然在租赁协议中，管理费通常与租金分开规定，但实际上，管理费可被视为租金的一部分。例如，国土交通省的《租赁房屋标准合同》规定，公共服务费（管理费）由租户支付，用于支付 "维护和管理公共区域所需的实际费用"，但同时也规定，如果管理费因增加或减少而变得不合理，可以在协商后对其进行修改。换句话说，管理费在法律上与房租享有同等待遇，但可以说是一种具有收回必要费用性质的支出，是公共区域的维护费用。
管理费包括哪些费用？主要项目包括与大楼公共区域维护有关的所有费用。典型的细目如下
公共区域的水电费：这是指走廊、楼梯、电梯和入口照明等公共区域使用的水电费。例如，这包括更换夜间照明灯和安全灯的灯泡以及电梯用电的费用。
清洁费：这是大楼公共区域日常和定期清洁的费用。这包括安排清洁工、清洁设备和清洁剂以保持废物处理区、入口、楼梯等清洁的费用。这对保持美观和卫生至关重要。
设备维护和检查费：这是定期检查和维护楼房设备的费用，如电梯、消防设备、 供排水水泵和共用天线等。由专业承包商进行的法定检查和发生故障时的维修费用也在此支付。这些都是确保设施安全运行的预防性维护费用。
管理员和保安人员的人事费：指派管理员的工资和外包给保安公司的费用。人事费包括在由人员提供服务的物业的管理费中，如白天的住户管理员和夜间巡逻。这一项在提供大量服务（如礼宾服务）的高端物业的成本中占很大比例。
种植和外部维护费用：这是美化环境的费用，包括修剪物业内的花草树木、除草、虫害防治和种植带的维护。定期的种植管理对保持良好的居住环境非常重要，因为忽视绿地管理会导致景观恶化和虫害。
保险费：在某些情况下，整栋大楼的火灾保险和责任保险等财产保险费也由管理费支付。如果为公共区域的事故和灾害投保，保险费可由管理费收入支付。
设施消耗品开支：这是需要定期更换的消耗品的费用，如公共区域的灯泡和荧光灯泡、灭火器的补充药剂、茶水机和净水器的过滤器等。这些都是小项目，但却是维持公共设施舒适使用环境的必要开支。
如上所述，管理费主要用于支付有利于全体住户共同利益的费用。管理费用于支付维护和管理公共区域的实际费用，通常不包括维修储备基金（用于未来大规模维修的基金）或私人区域设备的维修费用。还应注意的是，出租物业的管理费和公共区域维护费之间并无明显区别，两者经常被当作同义词使用。
对于业主来说，管理费金额的确定是一个令人头疼的问题。由于法律没有规定管理费的数额，因此有必要参照当地市场价格以及物业的规模和特点，计算出一个合理的水平。在大多数情况下，一般出租物业的管理费为租金的 5-10%。例如，如果租金为 80 000 日元，管理费应为 4 000 日元左右，如果租金为 50 000 日元，则为 2 000-3 000 日元。这一比例会根据公寓的档次和设施的质量而有所增减，对于配有电梯、自动门锁和其他维护成本较高的设施的公寓来说，这一比例往往更高（有时超过 10 000 日元）。
要确定适当的管理费，首先必须确定物业的实际维护费用。基本方法是估算每年的费用，如公共区域的水电费、清洁合同费用和法定检查费用，然后将这些费用按比例除以单位数量。将所得到的数字与附近类似物业的管理费用进行比较，检查是否存在极端偏差。如果费用定得太高，与周边市场相差太远，会对租户招募产生负面影响；如果费用定得太低，则可能会增加业主自己的支出。还需要考虑物业设施的标准。如果物业有大量额外设施，如监控摄像头和快递箱，运行成本也会增加，因此管理费的设定应考虑到这一点，否则物业将来可能会陷入亏损。
此外，还要考虑与租金的平衡。租户会根据租金和管理费的总额对物业进行比较，因此必须将总额控制在一定水平，以免物业价格显得过高。近年来，不收（含）管理费的房产在广告中出现，但在很多情况下，管理费只是加在租金上，实际负担是一样的。在某些情况下，按租金领取房租补贴的租户可能会觉得包含管理费更有利，但总的来说，即使细分，总金额也要适当。
举例来说，如果公共区域的年度维护费用总额为 120 万日元，物业的单元总数为 10 个，那么所需的管理费为每个单元每年 12 万日元或每月 1 万日元。一种方法是将此估算作为最终管理费的基础，可根据竞争物业和市场趋势略微增减。要确定适当的金额，最好征求管理公司或房地产专家的意见。应根据实际成本和市场价格谨慎确定管理费，因为过高或过低都会造成问题。
收取的管理费是业主维护委托给他们的公共区域的资金。理想情况下，收取的管理费在管理过程中应清楚地知道哪些项目花了多少钱，并保持收支平衡。如果公共区域的实际维护费用有盈余，业主将从中获益，但管理费的初衷是用于支付 "实际维护费用"，而不应被用于牟取不正当的利润。实际上，无论是否收取管理费，出租房主都有义务继续支付公共区域的水电费和清洁费。换句话说，无论是否收取单独的管理费，这都是业主始终要承担的费用，而如果收取管理费，则被定位为由租户承担的费用的一部分。在极端情况下，租金和管理费的分离本身只是一个表述和计算问题，实际上是租金收入的一部分。
即便如此，业主如何处理管理费也会影响信任的建立。如果每月的管理费收入大大超过公共区域的维护成本，租户可能会问 "盈余用来做什么？"，从而可能导致不信任。反之，如果仅靠管理费收入是不够的，不足部分由业主承担，这也表明通常应考虑重新确定管理费。在合理的租金管理中，重要的是对管理费收入和实际支出进行适当核算，并对收支进行控制，使其不会出现重大偏差。如有可能，每年进行一次收支结算，了解支出了哪些项目、支出了多少，并将其反映在下一年的管理计划中。通过这种管理成本的 PDCA 循环，可以控制浪费性支出，调整业主利润和租户负担之间的平衡。
在现实中，租赁管理中很少进行详细的管理成本披露和结算。因此，在很多情况下，租户会将管理费作为租金的一部分来支付，但业主需要注意的是，如果不明确，就会成为麻烦的根源。如果在管理费和公共区域费用方面出现投诉或纠纷，比如 "我认为我支付的费用比实际费用多 "或 "如果有盈余，我想退款"，那么就会花费很多不必要的时间和金钱来处理这种情况。为了避免出现这种情况，从业主的长远利益出发，应遵守只收取必要的管理费并合理使用的原则。
管理费的数额并非一经确定就一劳永逸，还应考虑定期审查。公共区域维护费用的结构会随着时间的推移和社会条件的变化而改变。例如，由于近期物价上涨和能源价格飞涨，出现了自签订合同以来清洁费和电费增加的情况。如果这些价格变化导致"因维护费用的增减而造成公共区域维护费用不成比例"，也可以在租赁合同中协商后修改管理费。作为业主，您应每隔几年检查一次收支情况，并在必要时对管理费金额进行审查。
合同到期续签时就是一个很好的审查时机。正如在续约时协商租金的增减一样，也可以根据实际情况提出管理费的调整建议。不过，由于租户对管理费的了解不如对租金的了解多，因此在提高管理费时必须仔细解释（下文 "问责制 "一节将对此作详细介绍）。另一方面，如果实际成本下降了，或者如果你想使你的物业与竞争物业区别开来，你可以考虑降低价格或免费。可以采取降低管理成本的策略来减少物业的总成本，从而提高租户的满意度，鼓励长期租用。
设备更新或运营方法的改变也可以为审查提供机会。例如，如果通过电梯更新工程降低了维护成本，或安装了新的太阳能发电系统为公共区域提供部分电力，则未来的维护成本可望降低。相反，如果因增加监控摄像头或安装高性能自动锁而产生新的维护成本，则可能需要增加管理成本。此外，随着时间的推移，老旧设备往往会出现更多的故障，维护成本也会增加。在这种情况下，也必须根据长期维修计划和设备更新计划调整管理费用，并采取预防措施，确保业主的负担不会过重。
同时也不能忘记兼顾租户的满意度。管理费的审查不仅是一个方便业主的问题，也是一个平衡成本负担和租户感受到的服务标准的问题。例如，即使更新过时的设施会增加管理成本，但如果能提高舒适度，租户可能会更加理解。反之，如果因服务减少而降低管理成本（如取消住户看管制度，改为巡逻管理），则需要认真评估对住户的利弊。通过定期问卷调查和答复咨询，了解租户的意见，在适当的管理服务和成本负担之间保持平衡，将有助于租金管理的长期稳定。
我们从基本定义、细目、厘定方法、操作注意事项和最新趋势等方面，对向租户收取的管理费进行了广泛阐释。对于出租房业主来说，管理费不仅仅是一项收入，更是维持物业价值和租户满意度的资源。
在实践中，管理费往往被当作 "管理费=租金的一部分 "来收取和处理，但业主必须更进一步，重新认识管理费的原始作用。管理费是租户托付的重要款项，应予以返还，以营造舒适的居住环境。如果合理使用管理费，保持楼宇的吸引力，最终将以降低空置率和提高物业价值的形式使业主自身受益。反之，如果忽视管理费的管理，就会导致楼宇状况恶化，租户离开楼宇，长此以往，就会导致经营状况恶化。
请参照本文概述的要点和具体实例，重新审视自己物业的管理费设置和运作。适当的管理费将确保租户的安心和满意，从而以稳定的租金管理形式回报业主。让我们在实践租赁管理的过程中，明智地使用管理费，同时在专业视角和租户视角之间保持良好的平衡。