对于业主来说，准确掌握物业信息和租赁管理状况极为重要。记录管理账簿，整理每处房产的租金收入和支出等收支情况，可以让您不断检查租赁业务的健康状况，帮助您做出正确的管理决策。准确记账对于报税和与金融机构通信也至关重要，包括租金收入、管理成本和维修成本在内的各种交易都必须毫无遗漏地记录在案。随着房地产行业数字化转型（DX）的最新进展，现在可以通过使用云会计软件和管理系统来节省人力，减少复杂记账任务中的错误。本文介绍了业主如何创建和操作自己的管理账簿，如何利用 Excel 和云计算，以及通过 DX 实现自动化的要点。
创建管理分类账的第一步是设计需要记录的项目。以下类别和信息是管理出租物业所需的最基本项目
物业信息：物业名称、地点、物业类型（公寓、共有公寓、洋房等）、面积（房 间数和面积）、购置日期等。
合同信息：房间号、承包商名称、合同起止日期（续约日期）、租金（月租金）、押金和礼金等。
租户信息：租户姓名、联系方式、入住日期、预计搬出日期、紧急联系方式等。
收支信息：月租、公共服务费和停车费等收入项目，管理费、维修费和物业税等支出项目，每月付款日期和金额，是否有欠款等。
确定项目后，还必须统一输入规则。应事先确定规则，例如将日期格式统一为 "YYYYY/MM/DD"，以日元为单位输入货币金额（例如输入整数位数，而不是以千日元为单位），以及消除物业和租户名称中的任何扭曲。例如，必须将物业和租户的名称与正式名称统一起来，因为 "东京 "和 "东京 "等不准确的标注会导致在搜索和整理数据时出现遗漏。为防止输入错误和失真，可以使用Excel 的数据验证功能，必要时从下拉菜单中选择输入内容。此外，要养成定期更新数据的习惯。应每月检查租金支付和费用支付情况，并及时反映在分类账中。每次续签合同或租户搬入或搬出时，都必须更新合同和租户信息，使信息始终处于最新状态。此外，如果用 Excel 管理信息，应定期备份，并做好文件损坏或丢失的准备。
如果您有多处房产，也可以将Excel 簿分为多张表格进行管理。例如，您可以将工作表分为 "物业主表"、"收入表"、"支出表 "和 "汇总表"，在物业主表中列出每处物业的基本信息，在收入表中记录每日收据，在支出表中记录支出，并对这些信息的总和进行综合汇总。这样，即使物业或交易数量增加，也可以通过在每张表上添加内容进行集中管理，并可在统计表上即时掌握总体收支情况。此外，利用 Excel函数和条件格式化，可以减少手工操作，防止数据被忽略。例如，利用 IF 函数比较收到的租金金额和发票金额，并自动显示"◯（收到）"或"×（未收到）"，这比目测检查欠款更可靠。通过这样设置统一的项目并严格执行输入规则，控制分类账就成了一个任何人都能轻松理解的实用管理工具。
创建和操作控制分类账主要有两种方法：使用 Excel（电子表格软件）和使用云端管理 系统。这两种方法各有利弊，让我们从易用性、成本、数据共享和可维护性等方面进行比较。
易用性（可操作性）：许多上班族都有 Excel 的基本操作知识，只要将其安装在手头的电脑上，就能轻松使用。另一个优点是自由度高，可以根据自己的喜好创建自定义表格。另一方面，基于云的物业管理系统具有专门的租赁管理用户界面，在完成初始设置后，无需专业知识即可轻松输入数据。例如，只需输入租金和费用，系统就会自动计算和分类，避免人为错误。即使您不熟悉系统的操作，许多服务机构也会提供支持系统，因此您可以放心使用该系统。
成本：基于 Excel 的管理有一个很大的优势，即如果您已经拥有该软件，则无需额外费用即可开始使用。一些简单的云服务也提供免费计划。不过，具有完整功能的租赁管理云软件和会计软件一般都会产生月租费和初始安装费用。例如，订阅费用是根据房产或用户数量计算的。不过，在权衡成本的同时，也要考虑到提高运营效率所带来的时间和减少错误的好处。尤其是当物业数量增加、管理任务变得更加复杂时，安装收费管理系统所带来的效率收益往往比支付的成本更有价值。
可共享性（协作）：通过与相关方共享文件，Excel 中创建的分类账可由多人查看和编辑。不过，通过电子邮件管理最新版本可能会很复杂，而且在同时编辑时有可能发生冲突。云系统的优势在于，数据库可以通过互联网访问，因此可以随时随地通过个人电脑或智能手机查看和更新最新信息。即使多个用户同时登录，数据也会实时反映，因此负责人之间可以顺利共享信息。例如，业主本人、税务会计师和物业管理公司的员工都可以轻松查阅相同的数据并了解情况。
可维护性和安全性：使用 Excel 管理时，需要注意在计算机发生故障时文件损坏、意外删除和数据丢失的风险。如果文件被带出公司，还存在信息泄露的风险。而在云系统中，数据被安全地存储在服务提供商的服务器上，该服务器通常配有自动备份和访问授权功能。万一个人电脑发生故障，数据仍保存在云端，登录后即可恢复。就安全性而言，选择具有通信加密和双因素验证功能的服务，将确保比自己管理数据更高的安全级别。系统更新也由提供商进行，因此您可以放心，您将始终获得最新的功能并符合法律变化。
总之，如果你想自己定制和管理少量房产，或者想以尽可能低的成本开始使用Excel，那么 Excel 就很适合你。另一方面，如果管理的物业数量增加，工作量扩大，或者希望多人高效运作，那么引入基于云的系统是一个很好的选择。事实上，有人指出，"随着数据量的增加，基于 Excel 的管理容易出现输入错误和重复输入，但基于云的租赁管理工具易于操作，错误也很容易避免"。建议先根据当前的物业数量和业务类型选择合适的方法，必要时再考虑逐步过渡。
为了进一步减少数据录入和更新的工作量并提高准确性，与数字技术的联系（使用 DX）是实现这一目标的有效途径。具体来说，通过将控制分类账与其他系统连接起来，可以建立一个无需人工输入即可自动更新数据的系统。以下是一些主要链接的例子及其好处
与会计软件链接：如果您已经使用会计软件（如 Accounting Freee 或 Money Forward Cloud Accounting）来管理物业收支，那么将管理分类账与会计系统同步是非常有效的。云会计软件还具有适用于物业租赁行业的功能，如自动获取银行对账单、通过扫描收据自动记录支出等，可大大降低记账的复杂性。例如，可以避免重复记账，利用控制分类账汇总每处物业的收支，然后将其导入会计软件进行整体财务管理，反之亦然，会计软件可根据会计软件中的数据生成每处物业的收支报告。例如，一些租赁管理软件可以与现有的会计软件相连接，因此在某些情况下，数据可以在实施时顺利转移。
与银行账户和支付服务链接：检查每月的租金支付情况是业主的一大负担，但可以通过银行 API 链接实现自动化。手动核对多个物业和租户在不同时间支付的租金既费时又容易出错。近年来，出现了利用金融 API一次性获取银行存款和取款详细信息的服务，一旦设置好，就可以每天自动获取和更新账户信息。例如，云租赁管理软件 ReDocS 就利用这种 API 链接实现了自动清除（核对）每个租户租金付款的功能。过去，每月月初需要雇用一名兼职人员核对付款，但引入该系统后，无需人工干预即可准确核对付款，而且报告显示效率显著提高，例如 "每人可管理的单位数量增加了"。通过与银行账户和结算服务的连接，系统还可以提供租金自动扣款、自动发送付款通知邮件、未收到付款时自动提醒等功能。这样，业主就不必每月对照银行存折更新自己的账簿，还能防止漏缴。
与租户管理应用程序连接：随着房地产技术的发展，越来越多的服务机构为租户提供智能手机应用程序和租户门户网站。将管理分类账与这些应用程序连接起来，可以自动更新租户信息和合同状态。例如，如果您使用一个在线系统来处理从申请到筛选和签约的所有事宜，那么在签订新合同时，物业和承包商信息就会自动登记到管理分类账中。此外，一些管理公司（如 INA&Associates）还拥有一套系统，在接到设施问题报告或维修请求时，会在管理系统中记录详情并存储在历史记录中。其他云系统也已出现，它们将空置信息与主要的物业门户网站（如 SUUMO 和 Homes）连接起来，并提供从分类账中单击更新和反映物业空置状态的功能。这样就无需登录单独的网站更新信息，并确保不会在适当的时候遗漏空缺信息。
通过这种方式，将管理分类账与外围系统连接起来，可以实现输入过程的自动化和集中化。减少对人工的依赖还能减少人为错误，使管理决策始终以最新数据为基础。目前的趋势是综合使用各种 DX 解决方案，以便在未来 "集中管理与物业管理有关的所有收支"。即使目前看来有困难，也不妨尽可能采用 DX，例如尝试银行账户自动链接。
上文我们介绍了如何自行维护和操作管理分类账。然而，记账并不是物业租赁管理的唯一任务。它涉及广泛的实际任务，如物业维护和管理、租户关系、合同程序、处理问题和应对法律变化。自我管理有其优势，如节约成本、自由度高，但也应注意其局限性和缺点。
首先，当你自己完成所有管理工作时，所花费的时间和精力可能会很大。特别是对于那些白天有独立工作的业主来说，他们能用于出租管理的时间可能有限。房产越多，每天要做的工作就越多，即使你已经准备好了账本，也可能跟不上输入和检查的速度。此外，租赁管理往往需要房地产、合同法和建筑设施方面的专业知识。例如，要妥善处理租户的法律投诉、拖欠租金时的法律程序（如催缴和退租程序）以及规划老化设施的翻新等问题，对于专家来说可能会很困难。此外，还需要随时了解最新的法律法规修订情况（如租赁合同规则的变化）和补贴计划的信息，一个人要跟进所有事情并非易事。
此外，租赁管理可能需要24 小时应急响应。如果房主必须在深夜处理漏水或停电等问题，如果必须亲自处理，则会造成巨大的精神负担。如果将此工作外包给管理公司，他们会代表您处理此类紧急呼叫，您大可放心。在自我管理的情况下，您还需要直接负责处理租户的所有咨询和投诉，在很多情况下，人们会觉得独自处理投诉和租金催缴是一种精神负担。
因此，委托给专业人士处理是非常值得考虑的选择。通过外包给专业物业管理公司，业主可以专注于管理的战略层面（如物业选择和财务规划），而将复杂的实际操作和应急反应交给专业物业管理公司。此外，基于丰富的经验和知识，管理公司可以提供全面的支持，包括租户招聘、续约程序和租户搬出时的结算等方面的专业知识。他们还熟悉法律变化和市场趋势，因此可以根据最新信息采取适当的应对措施。例如，INA&Associates 使用自主开发的管理系统，在线完成合同签订、续签手续和租金汇付报表报告，并设有 24 小时呼叫中心，接受租户咨询。因此，该公司实现了用最少的员工高效管理大量物业的系统，从而能够提供低成本、高质量的服务。事实上，INA&Associates 已经推出了一项计划，即以每个单元每月1,000日元的固定费用外包租赁管理服务，并全面负责从合同和续约到租户关系、租金收取和汇款以及欠款催缴等所有工作。通过将工作委托给专业人员，业主可以从日常管理的麻烦中解脱出来，并有望在提高租户满意度和资产价值方面取得积极效果。值得注意的是，只有专业公司才能提供的网络（维修公司和租赁销售队伍）也能得到利用。
当然，外包管理是要花钱的，但如上所述，最近通过使用 DX，出现了非常便宜的服务，而且越来越多的情况下可以提供比管理费更高的价值。重要的是，要在自我管理带来的节约与外包管理带来的高效和安心之间取得平衡，并根据物业数量和自身情况做出最佳决定。
从如何创建物业管理台账，到 Excel 和云计算的比较，再到通过 DX 集成实现自动化的要点，以及交给专业人士的意义，我们都一一做了说明。管理账簿就像业主的管理 "指南针"，其正确的维护和操作将提高利润管理的准确性，并有助于未来的投资决策。最好先自己建立一个基本分类账，并在 Excel 或类似软件中进行小规模操作。但是，如果您开始感觉到房产数量增加或工作量增大，也许就该考虑外包给专业人员，而不是强行承担一切。
幸运的是，现在有一些公司利用技术以低成本提供高质量的租赁管理服务，如 INA & Associates 公司，该公司采用最新的 DX 技术为业主提供高效运营支持。选择 "交给专业管理人士 "会让业主更放心，也会让他们有更多的时间，最终会促进物业管理的稳定和发展。如果您已经尝试过创建管理登记册，并认为在专业人员的帮助下可以提高效率或更有安全感，请联系 INA&Associate。我们经验丰富的专业人员可以帮助业主保护和培育其宝贵的物业资产。有了管理登记册和合适的合作伙伴，您就可以实现安全、可靠和高效的租赁管理。