Às 2h da manhã, fui acordado por uma ligação telefônica repentina. Senhorio, há um vazamento de água no andar de cima e está caindo do teto como chuva!
A partir desse momento, começa o longo pesadelo para os proprietários que autogerenciam seus imóveis de aluguel. Entrar em contato com os inquilinos do andar de cima, verificar o local no meio da noite, prestar primeiros socorros, providenciar um reparador, avaliar os danos, comunicar-se com a seguradora, confirmar a responsabilidade... O que é mais preocupante é o fato de você ter que lidar com tudo isso sozinho, sem conhecimento especializado.
Como os proprietários autogerenciados devem lidar com essas situações quando se depararem com elas? E como a mesma situação seria diferente se eles terceirizassem para uma empresa de administração?
Nesta edição, consideraremos as limitações da autogestão e as vantagens da terceirização para uma empresa de gestão , usando o exemplo de problemas de vazamento de água dos andares superiores na gestão de aluguéis.
O Sr. A era proprietário de um condomínio de quatro andares com 15 anos de idade (12 unidades) e o administrava para aluguel. Ele continuou a administrar a propriedade por conta própria para economizar nos custos de administração, mas em um inverno, tarde da noite, recebeu uma ligação de emergência de um inquilino do terceiro andar dizendo que havia um vazamento de água no teto.
Resultado: cinco dias de trabalho de restauração, a um custo de aproximadamente JPY 500.000, mais JPY 200.000 de indenização aos inquilinos e, acima de tudo, um preço enorme a pagar em termos de tempo valioso e estresse emocional.
Na propriedade do Sr. B, onde ocorreu uma situação semelhante, a empresa de administração tomou as seguintes medidas
Resultado: o Sr. B só precisou observar a série de respostas na maior parte do tempo, e sua carga mental foi reduzida ao mínimo.
Como pode ser visto no caso do problema de vazamento de água, há muitos riscos e limitações no autogerenciamento. Os principais deles estão resumidos abaixo.
| Itens de risco | Exemplos concretos | Probabilidade de ocorrência | Grau de impacto |
|---|---|---|---|
| Erros em decisões legais | Problemas de indenização devido à avaliação incorreta da responsabilidade | Alta | Grande |
| Erro de julgamento técnico | Falha na adoção de contramedidas devido ao diagnóstico incorreto da causa do vazamento | Média | Grande |
| Falta de conhecimento da cobertura de seguro | Subutilização do seguro aplicável | Alta | Média |
| Erro na seleção do método de reparo | Recorrência devido a reparos inadequados | Média | Grande |
| Restrições | No caso de autogestão | Quando terceirizado para uma empresa de gerenciamento |
|---|---|---|
| Tempo de resposta a emergências | Tempo de deslocamento até a propriedade + tempo de resposta | Resposta imediata - 30 minutos por especialistas |
| Resposta tarde da noite e em feriados | Resposta em detrimento da vida pessoal | Sistema de resposta 24/7/365 |
| Gerenciamento de propriedades em vários locais | É fisicamente impossível responder simultaneamente | Pode ser gerenciado pela equipe de gerenciamento em cada local |
| Rede de contratados | Contatos pessoais limitados | Ampla rede de subcontratados |
Os proprietários que continuam a administrar suas próprias propriedades tendem a ignorar a carga psicológica e as oportunidades perdidas: a administração de aluguéis, que exige um tempo de resposta de 24 horas, afeta significativamente a qualidade de suas próprias vidas, incluindo o tempo para o trabalho diário, a família e os hobbies. Em particular, problemas urgentes, como problemas de vazamento de água, podem causar muito estresse psicológico, afetando outros empregos e atividades.
Se o tempo gasto com o autogerenciamento puder ser usado em seu negócio principal ou em novas oportunidades de investimento, você poderá obter maiores retornos. Considerando essas oportunidades perdidas, a terceirização das taxas para uma empresa de gerenciamento é um investimento que compensa.
As empresas de administração de aluguéis são profissionais com muitos anos de experiência e conhecimento. Em particular, elas têm os seguintes conhecimentos especializados quando se trata de lidar com vazamentos de água
Uma grande vantagem da terceirização para uma empresa de gerenciamento não é apenas a solução de problemas, mas também o gerenciamento preventivo.
| Itens de gerenciamento preventivo | Detalhes específicos | Dificuldade de realização com o autogerenciamento |
|---|---|---|
| Inspeções periódicas das instalações | Inspeção periódica de tubulações de abastecimento de água e drenagem, equipamentos elétricos, etc. | Difícil de realizar |
| Previsão de envelhecimento | Previsão baseada em dados da expectativa de vida útil do equipamento | Muito difícil |
| Planejamento de reparos preventivos | Prevenção de quebras repentinas por meio de reparos planejados | Difícil |
| Orientação aos locatários sobre o uso | Orientação sobre o uso adequado do equipamento | Moderado |
| Compartilhamento de casos semelhantes | Medidas preventivas baseadas em exemplos de outras propriedades | Impossível |
Empresa de administração A tranquilidade oferecida por um sistema de resposta 24 horas é uma grande vantagem que não pode ser obtida com a autogestão.
A resposta a uma situação de emergência, como um vazamento de água, pode ter um impacto significativo na satisfação do inquilino e na reputação da propriedade. A terceirização para uma empresa de gerenciamento permite uma resposta profissional aos problemas, o que pode ter os seguintes efeitos
A escolha da empresa de administração certa é fundamental para maximizar os benefícios da terceirização. Os pontos a seguir o ajudarão a encontrar um parceiro confiável.
Pontos de verificação específicos para avaliar a capacidade de resposta a problemas.
| Itens de verificação | Métodos de verificação | Exemplos de boas respostas |
|---|---|---|
| Sistema de resposta a emergências | Perguntas sobre o fluxo específico do sistema de resposta 24 horas | Uma pessoa responsável responde a uma chamada em até 30 minutos após o recebimento da chamada pela central de atendimento e, dependendo da situação, envia uma equipe ao local em até 60 minutos. |
| Rede de subcontratados | Perguntado sobre a disponibilidade de reparos de encanamento tarde da noite. | Temos parcerias com empresas de encanamento que podem responder 24 horas por dia, portanto, mesmo em caso de emergência, podemos estar no local dentro de duas horas, em princípio. |
| Exemplos de respostas anteriores | Pergunte sobre exemplos específicos de resposta a vazamentos de água. | "Podemos fornecer explicações detalhadas sobre casos específicos de problemas e o processo de solução. |
| Suporte a seguros | Pergunte sobre o suporte para solicitações de seguro | Fornecemos suporte consistente, desde a negociação com as companhias de seguros em seu nome, passando pela assistência na preparação dos documentos necessários, até a participação em avaliações. |
| Medidas para evitar a recorrência | Perguntas sobre medidas para evitar problemas semelhantes | Apresentação de relatórios que analisam as causas dos problemas após sua ocorrência e implementação de propostas específicas de medidas preventivas |
Os custos de terceirização da gestão devem ser considerados como um "investimento", não apenas como um "custo". Avalie a relação custo-benefício considerando de forma abrangente os seguintes fatores
Economia de custos diretos
Valor indireto
Impacto nos valores dos ativos de longo prazo
Emergências, como problemas de vazamento de água no andar superior, são um risco inevitável na administração de aluguéis. Considerando o ônus da autogestão, a terceirização para uma empresa de administração não é apenas um custo, mas um investimento inteligente no tempo do proprietário, na saúde mental e no valor do ativo da propriedade.
As vantagens da administração terceirizada de imóveis para aluguel são muitas e variadas, mas as três seguintes são particularmente importantes
A terceirização da empresa de gerenciamento faz uma grande diferença, mesmo para um único vazamento de água. Os benefícios são ainda maiores se forem levados em conta outros aspectos, como prevenção de desastres, prevenção de crimes e conformidade com as mudanças legais. Por que não considerar a terceirização para uma empresa de administração para estabilizar seu negócio de aluguel a longo prazo?
R: Os custos típicos de administração de aluguéis terceirizados giram em torno de 3 a 5% da receita de aluguel. Isso varia de acordo com o escopo do trabalho de administração, mas, em geral, cerca de 5% do aluguel para um plano padrão que inclui administração básica do locatário e administração do edifício, e cerca de 3% se você estiver atuando apenas como agente de cobrança. No entanto, serviços adicionais, como serviço de atendimento de emergência 24 horas e garantias de aluguel, podem acarretar custos adicionais.
R: Vale a pena terceirizar a administração até mesmo de propriedades pequenas. Na verdade, é mais importante para as propriedades menores manter a satisfação dos locatários e responder rapidamente aos problemas, pois o impacto de uma única vaga na receita é significativo. Um número cada vez maior de empresas de gerenciamento oferece planos flexíveis para propriedades menores, portanto, é aconselhável escolher uma empresa de gerenciamento que seja adequada ao tamanho da sua propriedade.
R: Não, você não precisa fazer nada completamente. É necessário verificar os relatórios regulares de receitas e despesas e estar envolvido em decisões importantes, como grandes reparos. No entanto, você pode deixar quase tudo a cargo da empresa de administração, inclusive o tratamento diário dos locatários, a solução de problemas de emergência e as inspeções regulares. Isso cria um ambiente no qual você pode se concentrar nas principais decisões políticas e, ao mesmo tempo, manter uma boa comunicação com a empresa de administração.
R: Ao fazer a mudança, é importante fornecer com precisão as informações atuais sobre a propriedade e os inquilinos. Em particular, forneça detalhes do histórico de problemas anteriores, histórico de reparos e acordos especiais com os locatários. Também é aconselhável obter cotações de várias empresas de gerenciamento e comparar o equilíbrio entre serviços e custos. O momento ideal para fazer a troca é durante períodos de baixa ocupação ou em um momento preventivo, antes que ocorram problemas maiores.
R: É possível. Os contratos de administração geralmente especificam um período de contrato e condições de rescisão, portanto, você pode mudar de acordo com eles. No entanto, é importante dar tempo suficiente para que a mudança ocorra, a fim de evitar confusão para os locatários. Se estiver considerando uma mudança de empresa de administração, esclareça suas insatisfações atuais e as áreas que precisam ser melhoradas e certifique-se de que a nova empresa de administração possa resolvê-las detalhadamente.
Se você é um proprietário que está preocupado com a administração de seu aluguel, especialmente em situações em que é necessária uma resposta de emergência, como um problema de vazamento, entre em contato com a INA & Associates para uma consulta gratuita que o ajudará a fazer uma transição tranquila da administração própria para a terceirizada e a maximizar seu lucro. Proporemos o melhor plano de gerenciamento para maximizar o valor de sua propriedade.