Na administração de aluguel de imóveis, a escolha da empresa de administração é uma chave importante para o sucesso. É difícil para os proprietários de imóveis administrarem tudo sozinhos, e os serviços de administração de aluguéis se tornaram cada vez mais especializados e sofisticados nos tempos modernos. Uma boa empresa de administração fornecerá suporte abrangente, desde a prevenção de vagas até a administração de inquilinos e procedimentos de contratação, ajudando a reduzir a carga de trabalho do proprietário e a maximizar os lucros. Por outro lado, a escolha da empresa de administração errada pode levar diretamente a riscos, como o não preenchimento de vagas ou a lentidão na resposta a problemas.
Para fazer bom uso das "classificações de empresas de administração", é importante entender a maneira correta de analisá-las e o que procurar. Este artigo explica os índices comparativos usados nas classificações das empresas de administração, como utilizá-los e o segredo para escolher a empresa certa para sua propriedade sem depender apenas das classificações.
Várias classificações são publicadas como indicadores objetivos para medir a competência das empresas de administração de aluguéis. As mais comuns são a classificação do número de unidades administradas e a classificação de satisfação.
Classificação do número de unidades administradas: essa classificação é baseada no número de unidades administradas e dá uma ideia da escala do setor como um todo. Por exemplo, de acordo com os últimos dados publicados pela Zenkoku Rental Housing News, a empresa número um em termos de unidades administradas é o Daito Kento Group, que administra mais de 1,23 milhão de unidades, seguido pelo Sekisui House Group (aproximadamente 690.000 unidades) em segundo lugar e pela Daiwa Living (aproximadamente 630.000 unidades) em terceiro. Essas empresas de primeira linha administram entre várias centenas de milhares e mais de um milhão de unidades, o que indica que elas têm uma vasta experiência e uma grande estrutura operacional.
Classificação de satisfação do cliente: essa classificação é uma medida da qualidade do serviço com base em avaliações agregadas de proprietários e locatários. Por exemplo, na "Pesquisa de Satisfação da Empresa de Administração" da StyleAct, a satisfação é calculada pela combinação de 15 pontos de avaliação, incluindo "velocidade de resposta", "hospitalidade" e "desempenho de custos", etc. Na pesquisa de 2024, a Nomura Real Estate Partners ficou em primeiro lugar em satisfação geral (14º ano consecutivo na mesma pesquisa). A resposta rápida da equipe da recepção e a capacidade de fazer propostas foram muito bem avaliadas. As principais empresas no ranking de satisfação são prova de sua alta reputação em termos de serviço, como capacidade de resposta e confiabilidade.
Para detalhar melhor os indicadores usados nessas classificações, os seguintes pontos são enfatizados
Taxa de ocupação: esse é um indicador da porcentagem de propriedades gerenciadas que estão ocupadas. Quanto maior a taxa de ocupação, mais estável será a receita de aluguel do proprietário. Em geral, as empresas de administração que administram propriedades mais nobres em áreas urbanas tendem a ter taxas de ocupação mais altas, com dados que mostram uma média nacional de cerca de 95%. As empresas que usam a tecnologia mais recente, por exemplo, para encontrar o aluguel certo e reduzir os períodos de vacância, têm uma vantagem na melhoria das taxas de ocupação.
Velocidade de resposta: é a velocidade de resposta a perguntas e problemas dos locatários. Uma resposta rápida é um pré-requisito para uma empresa de administração confiável, pois uma resposta lenta pode levar a uma menor satisfação do locatário e a danos secundários. De fato, a velocidade de resposta é um fator importante nas pesquisas de satisfação, com as principais empresas obtendo alta pontuação nesse aspecto: algumas têm serviços de suporte de emergência 24 horas por dia, 7 dias por semana, portanto, a velocidade de resposta é um diferencial importante para cada empresa.
Número de unidades sob administração: conforme mencionado anteriormente, o número de unidades sob administração indica o tamanho e o histórico de uma empresa. As empresas que administram um grande número de propriedades têm a vantagem de contar com uma grande quantidade de know-how e departamentos especializados, e podem responder com eficiência por meio de uma gestão sistematizada. Deve-se observar, no entanto, que um grande número de unidades nem sempre significa uma qualidade de serviço absolutamente alta (veja abaixo). No entanto, os maiores participantes do setor gerenciam mais de um milhão de unidades, o que é um indicador de que eles têm a confiança de um grande número de proprietários.
Satisfação do cliente: indica quão bem a propriedade é recebida pelos proprietários e locatários. É um indicador difícil de quantificar, mas é medido por classificações de pesquisas de terceiros e pelo Net Promoter Score (NPS). As empresas com um alto índice de satisfação têm menos reclamações dos locatários, uma taxa de renovação mais alta, mais indicações dos proprietários etc., indicando um alto nível de qualidade de serviço. Por exemplo, em uma pesquisa, as empresas com uma classificação geral alta, como "hospitalidade do gerente", "capacidade de fazer propostas" e "consciência de custos", tiveram uma classificação alta.
Conforme mencionado acima, a classificação visualiza a competência das empresas de gerenciamento com base em dados objetivos e pesquisas. Se você entender indicadores como taxas de ocupação e capacidade de resposta, poderá ver no que deve se concentrar ao confiar sua propriedade. O importante, entretanto, é ler corretamente o que está por trás desses números e classificações.
As classificações são úteis, mas não acredite que elas são as melhores para sua propriedade só porque estão em primeiro lugar. Há vários pontos e equívocos sobre as classificações dos quais você deve estar ciente.
Primeiro, entenda as diferentes suposições e eixos de avaliação das classificações. Por exemplo, uma classificação do número de unidades gerenciadas é um indicador quantitativo de tamanho, enquanto uma classificação de satisfação reflete uma avaliação qualitativa, como a qualidade do serviço. A melhor empresa na avaliação quantitativa não é necessariamente a melhor empresa na avaliação qualitativa, e as classificações podem mudar de ano para ano. Isso ocorre porque classificações diferentes analisam aspectos diferentes, e é necessário determinar o que está sendo avaliado nas classificações.
Também é importante observar as diferenças nas definições e nos métodos de cálculo dos números. Por exemplo, a taxa de ocupação mencionada anteriormente pode ser calculada de forma diferente dependendo da empresa de administração, dependendo de quando o imóvel é considerado vago (por exemplo, se é contado como vago imediatamente após a desocupação ou após um determinado período de tempo). De fato, mesmo que uma empresa anuncie que alcançou uma taxa de ocupação de XX%, dependendo do método de cálculo, talvez não seja possível fazer uma comparação simples com outras empresas. Ao analisar os dados de classificação, é importante verificar as definições dos indicadores e as condições por trás deles.
Além disso, fatores subjetivos que não aparecem nas classificações não devem ser ignorados. As empresas que estão no topo das classificações geralmente são excelentes, mas não se adequam necessariamente a todos os proprietários e propriedades. Por exemplo, as grandes empresas nacionais de gerenciamento têm a vantagem da força organizacional, mas, por outro lado, podem ser inferiores às empresas menores, sediadas localmente, em termos da atenção aos detalhes que dão a cada proprietário. Como alternativa, a experiência em gerenciamento de propriedades de alto padrão varia de departamento para departamento, mesmo entre grandes empresas, e o fato de estarem familiarizados com seu tipo de propriedade é um ponto a ser determinado independentemente da classificação.
Além disso, considere que uma classificação alta não significa necessariamente o melhor conforto para você. Embora as grandes empresas possam lhe dar uma sensação de segurança, suas taxas de administração podem ser mais altas do que a taxa de mercado, ou seus serviços podem ser padronizados e inflexíveis. Por outro lado, se a empresa for desconhecida, mas tiver uma equipe entusiasmada e flexível, você poderá ficar mais satisfeito, dependendo da química entre você e o proprietário. De fato, houve casos em que as taxas de ocupação de propriedades que muitas vezes estavam desocupadas melhoraram drasticamente e a receita de aluguel aumentou quando a empresa de administração foi trocada. Dessa forma, há empresas que alcançam resultados que não podem ser medidos apenas pelos indicadores objetivos mostrados nos rankings.
Em geral, pode-se dizer que as classificações são apenas um material de referência. Embora seja útil usar as classificações como ponto de partida para restringir a lista de candidatos, você precisa avaliá-las de forma abrangente à luz de suas próprias propriedades e necessidades ao tomar uma decisão final. É importante pensar no motivo pelo qual a empresa é bem avaliada e se os pontos que são importantes para você estão incluídos nos itens de avaliação, e estar preparado para ver por si mesmo em vez de apenas acreditar na palavra deles.
Agora, vamos analisar o eixo de julgamento para escolher a melhor empresa de administração para sua propriedade, levando em conta a classificação. Ao verificar os pontos a seguir, você poderá identificar o parceiro mais adequado, tanto em termos de avaliação objetiva quanto de necessidades subjetivas.
Experiência compatível com as características da propriedade: Dependendo se a sua propriedade é um apartamento de luxo, um apartamento familiar ou uma propriedade para uma única pessoa em uma área rural, a empresa de administração certa irá variar. É importante escolher uma empresa com pontos fortes em cada tipo de propriedade. Por exemplo, se for um imóvel de luxo para aluguel, escolha uma empresa com um histórico de atendimento a clientes ricos ou, se for uma casa isolada em uma área rural, escolha uma empresa com experiência e conhecimento da área local. Verifique a experiência de gerenciamento anterior e as áreas de especialização da empresa de gerenciamento para determinar se ela tem um histórico que corresponda à sua propriedade.
Serviços e capacidade de resposta: a gama de serviços oferecidos e a postura adotada pelas empresas de administração variam. A disponibilidade de suporte 24 horas e o sistema de pontos de contato também são pontos importantes a serem comparados. Seja claro sobre até que ponto você deseja ser confiado (ou, inversamente, até que ponto deseja estar envolvido) e escolha uma empresa que ofereça serviços de acordo com seus desejos.
Taxas e estrutura de custos: as taxas de administração estão diretamente relacionadas à receita e às despesas do proprietário e não devem ser ignoradas. No entanto, não as julgue com base apenas no preço baixo. Diz-se que a taxa de mercado é de cerca de 5% do aluguel mensal, mas se for extremamente baixa, há o risco de que o escopo dos serviços seja limitado ou que a resposta seja atrasada devido à falta de pessoal. Por outro lado, se o preço for alto, mas a taxa de ocupação permanecer alta, o lucro do proprietário poderá aumentar como resultado. O importante é a relação custo-benefício, e você deve considerar até que ponto os serviços estão incluídos na taxa oferecida e a redução geral das perdas de vagas e do incômodo ao confiar o trabalho à empresa.
Compatibilidade e confiança com a pessoa responsável: em última análise, a confiança entre as pessoas também é importante. Antes de assinar um contrato, reúna-se com a pessoa responsável e certifique-se de que ela o ouça atentamente sobre a propriedade e responda às suas perguntas detalhadamente. Como seu relacionamento com a empresa de administração será de longo prazo, é importante não apenas ter uma boa reputação como empresa, mas também o entusiasmo e a compatibilidade do indivíduo responsável. Mesmo que seja uma empresa de grande porte, se você não conseguir se comunicar com o responsável, ficará insatisfeito; por outro lado, mesmo que seja uma empresa de médio porte, se você encontrar um responsável sincero e confiável, poderá confiar sua propriedade a ele.
Expansão futura e cobertura geográfica: Se você possui várias propriedades ou planeja aumentar o número de propriedades no futuro, também deve levar em conta a área e a rede de escritórios cobertos pela empresa de administração. Não apenas a localização atual da propriedade, mas também se a empresa tem a capacidade de administrar propriedades em outras áreas e se opera em escala nacional. Uma empresa com um amplo alcance geográfico tem a vantagem de poder administrar propriedades em áreas distantes devido a transferências ou heranças.
Se você comparar vários candidatos com base nos eixos acima, poderá identificar uma empresa de administração que realmente atenda às suas necessidades, o que não seria possível ver apenas pelos números da classificação. Por exemplo, em um caso, um proprietário de imóvel local trocou uma grande empresa de administração por uma empresa comunitária e conseguiu preencher uma vaga em um curto período de tempo graças à forte rede de corretores locais responsáveis. Dessa forma, a taxa de sucesso da escolha de uma empresa de administração pode ser bastante aumentada ao escolher um eixo de decisão que se adapte à sua propriedade e à sua situação.
A INA&Associates ("INA") é uma empresa imobiliária geral que presta serviços de aluguel, venda e compra de imóveis de alto padrão e serviços de corretagem de imóveis comerciais em uma ampla gama de áreas, incluindo a área metropolitana de Tóquio (Tóquio, Kanagawa, Chiba e Saitama) e a área de Kansai (Osaka). A empresa também alcançou um rápido crescimento no negócio de administração de aluguéis nos últimos anos, com um grande número de proprietários encarregados da administração de suas propriedades desde que o serviço foi lançado em 2021, começando pela área central de Tóquio. O número de proprietários que adotaram o sistema de gerenciamento da INA está aumentando constantemente.
Os pontos fortes dos serviços de administração de aluguéis da INA podem ser amplamente divididos nas seguintes áreas.
(1) Altas taxas de ocupação e operações eficientes por meio do uso da tecnologia mais recente: como uma empresa de tecnologia imobiliária, a INA introduziu um sistema de gerenciamento integrado baseado em nuvem. Além dos procedimentos de contratação on-line e da remessa de aluguéis, o sistema também usa IA e análise de big data para definir aluguéis e calcular os aluguéis adequados de acordo com as tendências do mercado, reduzindo assim os períodos de vacância e alcançando altas taxas de ocupação. Na verdade, analisando o mercado circundante com base em uma grande quantidade de dados sobre mais de 10 bilhões de propriedades e formulando planos estratégicos de recrutamento de acordo com as características da propriedade, conseguimos preencher vagas que permaneceram vazias por muito tempo em pouco tempo e aumentar o aluguel mensal de 120.000 ienes para 170.000 ienes em um caso. Esse serviço de gerenciamento de aluguéis de última geração, que combina tecnologia e conhecimento especializado, ajuda os proprietários a maximizar os lucros e as operações sem estresse.
O projeto operacional eficiente e a sistematização da INA resultaram em taxas mensais fixas a partir de JPY 1.000 por quarto por mês, oferecendo vantagens significativas de custo. A empresa também foi capaz de A central de atendimento e sua equipe de especialistas também respondem rapidamente a chamadas de locatários com problemas tarde da noite. Esse alto nível de capacidade de resposta permite que os proprietários deixem suas propriedades com tranquilidade, mesmo em casos de emergência, e está associado à maior satisfação dos locatários.
(iii) Serviços de alta qualidade apoiados por proprietários de altíssimo patrimônio líquido: o INA também é forte no negócio imobiliário para indivíduos de altíssimo patrimônio líquido e conquistou a confiança de proprietários com alto patrimônio líquido. O INA conta com uma equipe dedicada para oferecer a esses clientes de altíssimo patrimônio líquido um suporte detalhado , incluindo a administração da propriedade após a compra do imóvel. A INA se caracteriza pela atenção aos detalhes que sua equipe dedicada oferece a esses clientes ultra-ricos , incluindo a administração da propriedade após a compra. A INA oferece suporte completo para tudo, desde a seleção de inquilinos até o gerenciamento de contratos e acordos de manutenção regular, poupando, assim, muito tempo e esforço do proprietário e mantendo e melhorando o valor da propriedade. Mesmo em projetos de alto valor líquido que exigem um alto grau de proteção da privacidade e confidencialidade, a abordagem sofisticada da INA para a prestação de serviços é altamente considerada, e a empresa recebeu comentários como "Posso confiar minha propriedade a esta empresa".
A política da INA é investir generosamente no treinamento de seus funcionários, considerando os "recursos humanos" como "ativos humanos" . Por trás disso está a crença de que "pessoas excelentes produzem serviços excelentes", e estabelecemos um departamento interno de tecnologia para criar uma cultura na qual o feedback da linha de frente é imediatamente utilizado para aprimorar o sistema, e estamos trabalhando para aprimorar as habilidades dos funcionários, melhorando nosso sistema de treinamento. De fato, os dados mostram que as organizações com alto envolvimento dos funcionários (disposição para trabalhar) são 21% mais lucrativas, e o investimento da INA em pessoas está diretamente ligado à melhoria da qualidade do serviço e ao crescimento corporativo. A equipe profissional nutrida por essa estratégia de recursos humanos nos permite oferecer um serviço personalizado e atencioso a cada proprietário.
Conforme descrito acima, a INA & Associates é uma empresa de gerenciamento que alcançou um excelente equilíbrio entre indicadores de desempenho objetivos (taxas de ocupação, eficiência de gerenciamento, etc.) e qualidade de serviço subjetiva. A INA & Associates é considerada um "caso modelo de administração de aluguéis de última geração", combinando tecnologia com habilidades humanas, e recebeu vários comentários de satisfação de proprietários que realmente usaram o serviço, como "Agora estou livre de tarefas complicadas de administração e posso me concentrar em meu negócio principal" e "Estou surpreso com a alta qualidade do serviço, mantendo os custos baixos". Conclusão (uso inteligente e consultas à sua empresa)
As classificações das empresas de administração de propriedades são uma ferramenta muito útil para identificar empresas confiáveis em um vasto grupo de candidatos. Entretanto, as classificações e os números são apenas indicadores, e é importante tomar uma decisão final à luz da situação da propriedade e do senso de valor do proprietário. Embora se refira a dados objetivos, como taxas de ocupação e capacidade de resposta, você poderá fazer uma escolha sem arrependimentos se considerar os pontos de vista subjetivos de "o que sua propriedade precisa" e "se você pode ter um relacionamento de longo prazo com essa empresa".
Nesse sentido, a INA&Associates oferece serviços flexíveis e atenciosos, adaptados às circunstâncias de cada proprietário, ao mesmo tempo em que atende aos indicadores objetivos enfatizados na classificação (alta taxa de ocupação, resposta rápida, custos razoáveis etc.). A INA está sempre disponível para consultas individuais sobre administração de aluguéis e explicações sobre nossos serviços, e nossa equipe de especialistas terá prazer em responder a quaisquer perguntas que você possa ter. Entre em contato com a INA & Associates como parte de sua seleção de um parceiro a quem possa confiar seus valiosos bens com tranquilidade. A INA, com seu histórico comprovado e paixão, fará todo o possível para apoiá-lo na administração bem-sucedida de sua propriedade para locação.