A administração de propriedades é a administração e a operação de propriedades imobiliárias para aluguel em nome dos proprietários. Por exemplo, ela realiza a gestão diária e as relações com os inquilinos em nome dos proprietários de condomínios, apartamentos, edifícios, residências unifamiliares, instalações comerciais e outras propriedades. O objetivo é manter e melhorar o valor da propriedade, que é um ativo importante para o proprietário, e proporcionar um ambiente de vida seguro e confortável para os inquilinos.
Este artigo fornece uma explicação detalhada das tarefas específicas de uma empresa de administração de propriedades em cada uma das seguintes áreas: administração do edifício, administração de inquilinos, administração de contratos, administração de reparos e relatórios de receitas e despesas. Não listaremos apenas as descrições das funções, mas também nos concentraremos na importância de uma atitude sincera em relação ao trabalho e aovalor criado pelos ativos humanos (recursos humanos), e consideraremos o que é a verdadeira provisão de valor no setor de administração de propriedades sob a perspectiva de Daisuke Inazawa, gerente da INA & Associates K.K., atual Falarei sobre isso com base em nossa experiência e filosofia.
Primeiro, vamos revisar os conceitos básicos do negócio de administração de propriedades. A principal função de uma empresa de administração de propriedades é administrar e operar propriedades em nome de seus proprietários. Se o proprietário estiver ocupado com seu trabalho diário ou tiver muitas propriedades, será difícil gerenciar cada propriedade sozinho. Portanto, na maioria dos casos, ele terceiriza o trabalho para uma empresa de administração especializada.
A empresa de administração fica entre o proprietário e os inquilinos e apoia a administração tranquila do aluguel, mantendo o valor da propriedade. Especificamente, ela é responsável por uma ampla gama de tarefas, desde o recrutamento de inquilinos até a contratação, o apoio aos inquilinos durante sua estadia, a manutenção do edifício e das instalações e o gerenciamento das receitas e despesas mensais. Uma missão importante das empresas de administração de imóveis é criar um ambiente de vida que satisfaça tanto os proprietários quanto os inquilinos. Naturalmente, os proprietários têm um forte desejo de aumentar a lucratividade de suas propriedades. Para atender às suas expectativas, as empresas de administração de imóveis também precisam se esforçar para aumentar a lucratividade reduzindo as vacâncias e gerenciando os custos adequadamente.
As principais tarefas que as empresas de administração de propriedades realizam diariamente estão listadas abaixo. Há dois aspectos principais - administração de aluguéis e administração de edifícios - e vamos dar uma olhada nas especificidades de cada um.
Administração do edifício: manutenção e administração do próprio edifício e das áreas comuns. Trata de tudo, desde pequenos problemas cotidianos até planos de renovação de longo prazo, a fim de prolongar a vida útil do edifício e proteger seu valor patrimonial. Por exemplo, limpamos corredores e entradas comuns, inspecionamos elevadores, bombas de água e outras instalações, elaboramos planos para reparar áreas dilapidadas e, em alguns casos, fazemos propostas para futuras reconstruções ou reparos em grande escala. Essa gestão de edifícios ajuda a proteger e aumentar o valor físico da propriedade a longo prazo.
Relações com os inquilinos: envolve responder a perguntas, solicitações e reclamações dos inquilinos. Eles lidam prontamente com problemas que podem ocorrer diariamente, como problemas de ruído e mau funcionamento de equipamentos, para manter um ambiente de vida seguro e protegido para os locatários. No caso de problemas com equipamentos ou ruídos tarde da noite, corremos rapidamente para o local, avaliamos a situação e lidamos com ela de forma adequada. Eles também podem atuar como mediadores de problemas entre locatários. Se necessário, eles garantem que os locatários estejam cientes das regras e das maneiras e trabalham para evitar a recorrência de problemas. Nós nos esforçamos para aumentar a satisfação dos locatários, lidando com eles de maneira honesta e rápida.
Gestão de contratos: gerencia os procedimentos administrativos relacionados aos contratos de aluguel. Ao fechar um contrato de aluguel com um novo inquilino, realizamos procedimentos de triagem, preparamos e explicamos os documentos do contrato e, uma vez que o contrato tenha sido fechado, administramos a propriedade de acordo com o contrato. O gerenciamento do contrato também inclui a cobrança do aluguel, o contato com a empresa de garantia, o gerenciamento da data de vencimento do contrato para renovação e o fornecimento de informações sobre os procedimentos de renovação. No caso improvável de atraso no pagamento do aluguel, lembramos prontamente os inquilinos e realizamos os procedimentos de cobrança por meio da empresa de garantia. Quando um inquilino se muda, também cuidamos dos procedimentos de cancelamento e da liquidação dos depósitos de segurança (liquidação dos custos de restauração).
Recrutamento de inquilinos (gerenciamento de vagas): outra tarefa importante é recrutar prontamente o próximo inquilino quando ocorre uma vaga. Criamos anúncios que transmitem com precisão a atratividade do imóvel e discutimos com o proprietário sobre a definição de um aluguel adequado. Isso também inclui o recrutamento extensivo de inquilinos por meio de corretores e portais de propriedades, respondendo aos candidatos para visitas, aceitando inscrições e conduzindo e apoiando a triagem de inquilinos. Ao minimizar o período de vacância, isso contribui para estabilizar a gestão de aluguéis do proprietário.
Reparo: envolve lidar com quaisquer defeitos ou mau funcionamento do edifício ou dos equipamentos nos cômodos. Quando os locatários nos informam sobre uma falha, verificamos a situação e, se necessário, providenciamos um reparador especializado. Informamos e consultamos o proprietário sobre os detalhes e os custos do reparo e obtemos permissão antes de prosseguir com o trabalho. Também obteremos cotações de vários empreiteiros e as compararemos para garantir que os reparos sejam realizados a um custo razoável. Os vazamentos emergenciais de água e as quedas de energia são tratados imediatamente para evitar a propagação dos danos. Após a conclusão dos reparos, explicamos a situação aos locatários e os informamos sobre as medidas para evitar a recorrência, a fim de tranquilizá-los. Essas medidas de reparo adequadas ajudam a manter os valores dos ativos e a tranquilizar os locatários.
Relatórios de receitas e despesas: esses são relatórios regulares para o proprietário sobre a situação de receitas e despesas da propriedade. A renda mensal do aluguel, as taxas de administração, os custos de reparo e outras despesas são resumidos e enviados ao proprietário como um relatório de receitas e despesas. Se necessário, a empresa também pode prestar consultoria sobre a situação das operações e discutir futuras políticas de administração de aluguéis. Ao mesmo tempo, a empresa de administração remete o aluguel cobrado em nome do proprietário, menos as taxas e despesas. Ao fornecer relatórios claros de receitas e despesas, os proprietários podem compreender com precisão a situação da administração de sua propriedade. Ao compartilhar números e trabalhar em conjunto com o proprietário para resolver problemas, a empresa pode levar a uma melhor administração do aluguel.
O texto acima é uma visão geral das principais descrições de cargos. Na realidade, há diferenças detalhadas dependendo do tipo de propriedade e das políticas do proprietário, mas pode-se dizer que a função de uma empresa de administração de propriedades é fornecer suporte consistente desde o recrutamento de inquilinos, a contratação, o manuseio diário, a administração do edifício e a administração de receitas e despesas.
Uma atitude sincera em relação ao trabalho é de extrema importância ao realizar o trabalho de gerenciamento de propriedades. Acreditamos que o relacionamento entre uma empresa de administração de imóveis e o proprietário deve ser considerado como uma parceria de longo prazo, e não como um mero acordo de terceirização. Como você nos confia seus valiosos ativos, é essencial construir uma relação de confiança. Essa confiança não pode ser construída da noite para o dia, mas é cultivada por meio do acúmulo diário.
Ouvimos de proprietários que mudaram a administração para nós no passado que eles estavam preocupados em confiar suas propriedades a nós porque a empresa de administração anterior demorava a informar e não era sincera. Essa experiência me fez perceber a importância de manter contato e responder de boa-fé.
O que eu mesmo percebi ao administrar a INA&Associates é que o fornecimento de informações transparentes, a comunicação honesta e a atuação responsável e completa geram confiança. Por exemplo, as informações sobre as condições da propriedade, os inquilinos e as receitas e despesas são fornecidas abertamente aos proprietários a qualquer momento, e quaisquer problemas são relatados e discutidos prontamente e sem ocultação. Também respondemos prontamente e com sinceridade às solicitações e perguntas dos proprietários, e sempre tentamos mostrar que eles podem se sentir seguros em confiar sua propriedade a esta empresa de administração.
A mesma sinceridade se aplica aos nossos locatários. Se conseguirmos conquistar a confiança dos locatários em nossa administração, isso acabará resultando em uma taxa de despejo menor e em uma melhoria na reputação da propriedade, o que, por sua vez, resultará em lucros de longo prazo (administração estável) para o proprietário. Devemos lidar com os vários problemas que surgem no local todos os dias, um a um, com sinceridade. O acúmulo desses esforços cria uma forte relação de confiança com nossos clientes (proprietários e inquilinos) e forma a base sólida de nosso negócio de gerenciamento de propriedades.
Acredito firmemente que a maior fonte de valor no negócio de administração de propriedades são as pessoas. Consideramos nossos funcionários e equipe de cooperação como "ativos humanos" em vez de " recursos humanos ". Isso se deve ao fato de considerarmos as pessoas como ativos insubstituíveis para a empresa, em vez de mera mão de obra. Acreditamos que a criação de um ambiente no qual as pessoas que trabalham arduamente no campo sejam valorizadas de forma justa e possam realizar todo o seu potencial é a chave para a prestação de serviços de alta qualidade.
De fato, pessoas com uma grande variedade de habilidades e experiências estão trabalhando na administração de propriedades. Por exemplo, funcionários com qualificações e experiência como arquitetos e gerentes de construção podem usar seu conhecimento especializado em edifícios para propor o gerenciamento de manutenção e o trabalho de construção adequados. Uma equipe fluente em inglês e em outros idiomas estrangeiros pode ajudar a facilitar a comunicação com inquilinos estrangeiros. Ao utilizar os pontos fortes de cada um de nossos recursos humanos em nosso trabalho, podemos oferecer serviços e soluções de maior qualidade para proprietários e locatários.
Minha forte crença na importância do capital humano também esteve por trás da fundação da INA & Associates Ltd em 2020. O setor de administração de propriedades há muito tempo tem uma estrutura de vários subcontratados, e tem sido difícil recompensar aqueles que trabalham duro no campo. Portanto, queríamos criar um sistema no qual aqueles que trabalham duro fossem devidamente reconhecidos e recompensados, e introduzimos um modelo de negócios exclusivo. Por exemplo, no passado, as taxas de administração de 3 a 5% do aluguel eram comuns, mas, ao melhorar a eficiência operacional e utilizar a TI, conseguimos um sistema de taxa fixa altamente transparente de ¥ 1 .100 por quarto por mês (impostos incluídos). Dessa forma, como empresa, podemos avaliar de forma justa o valor das pessoas e dos serviços e oferecer remuneração e ambiente adequados, de modo que nossos recursos humanos da linha de frente possam trabalhar com mais motivação e orgulho.
Vivemos em uma era de avanços tecnológicos, mas são as pessoas que, em última análise, usam sua criatividade e engenhosidade para resolver problemas. É por isso que a gestão que extrai a vitalidade do capital humano é tão importante. Como resultado, acreditamos que podemos melhorar drasticamente o valor que oferecemos aos nossos clientes.
Cultivar e utilizar o capital humano com cuidado está diretamente ligado ao crescimento da própria empresa de gestão. O crescimento de cada um dos funcionários é nada menos que o crescimento da empresa. Acreditamos que uma empresa na qual os funcionários sentem satisfação e orgulho de seu trabalho, e trabalham com um sorriso e entusiasmo, certamente será capaz de prestar um bom serviço a seus clientes. Como os recursos humanos são nosso maior patrimônio, é importante maximizar sua força investindo em educação e treinamento, criando um ambiente de trabalho confortável e construindo um sistema que avalie o desempenho de forma justa. A força organizacional e no local assim acumulada nos permitirá continuar a prestar serviços estáveis e de alta qualidade a proprietários e locatários.
A administração de propriedades é um trabalho que lida com os "bens" da propriedade, mas, ao mesmo tempo, é um trabalho que gera confiança entre as pessoas. As tarefas específicas de uma empresa de administração incluem a administração do edifício, relações com inquilinos, administração de contratos, trabalhos de reparo, relatórios de receitas e despesas e uma ampla gama de outras tarefas, mas o ponto central de tudo isso é proporcionar segurança e satisfação aos proprietários e inquilinos.
Ao realizar essas tarefas, é essencial ser sincero e construir relacionamentos de confiança, e a força dos recursos humanos que trabalham no local é a fonte de criação de valor. Como gerente, percebo todos os dias que somente umaatitude de trabalho sincera e transparente euma cultura corporativa que valoriza as pessoas podem, em última análise, proporcionar um valor significativo tanto para os proprietários quanto para os locatários.
Na INA & Associates Ltd, esses princípios estão no centro de nosso negócio de gerenciamento de propriedades. O que é o negócio de administração de propriedades? Esperamos que este artigo ajude os proprietários que estão se perguntando "O que é administração de propriedades?" a entender a natureza do nosso trabalho e a escolher o parceiro certo. Temos orgulho do trabalho que realizamos para proteger e cuidar de seus valiosos ativos e continuaremos a contribuir para a gestão de suas propriedades, fornecendo valor com integridade. Continuaremos a estudar e a trabalhar arduamente para maximizar o valor dos ativos e contribuir para uma gestão estável como um parceiro que merece sua confiança.