Taxas de Administração para Imóveis: Custos, Serviços e Como Escolher

Para os proprietários de imóveis para aluguel, uma boa empresa de administração de imóveis é um parceiro fundamental para uma administração estável do aluguel. Tarefas de gerenciamento, como relações com inquilinos e manutenção de edifícios, são diversas e exigem muito tempo e esforço para que os proprietários possam cuidar de tudo sozinhos. Na verdade, cerca de 81,5% dos proprietários de imóveis para aluguel informam que terceirizam algumas ou todas as suas tarefas de gerenciamento para empresas especializadas. Os principais motivos para confiar o trabalho a uma empresa de administração incluem evitar problemas na renovação de contratos ou na mudança, complementar o conhecimento insuficiente sobre administração de aluguéis, responder rápida e adequadamente aos problemas do edifício e atuar como intermediário quando ocorrem problemas. As empresas de administração podem ser um forte aliado para proprietários ocupados, ajudando a melhorar a satisfação dos inquilinos e a reduzir o risco de vacância.

No entanto, a terceirização do trabalho para uma empresa de administração naturalmente incorre em custos, sendo os mais comuns as taxas mensais de administração (comissão de administração e taxa de consignação de administração). De modo geral, as taxas de administração representam vários por cento da receita do aluguel e são uma despesa que os proprietários não podem ignorar, e muitos gostariam de mantê-las o mais baixo possível. No entanto, é perigoso escolher uma empresa de administração apenas com base em taxas de administração "baixas", e é importante encontrar um equilíbrio entre os serviços oferecidos e o conteúdo. Este artigo fornece aos proprietários de imóveis uma explicação detalhada da taxa de mercado e do detalhamento das taxas de administração pagas às empresas de administração, bem como do conteúdo comercial específico, e também considera pontos a serem observados ao escolher uma empresa de administração para aqueles que dão importância às taxas de administração.

Lista de operações da empresa de administração de propriedades

Primeiro, organizamos as principais tarefas realizadas pelas empresas de administração de imóveis em nome de seus clientes. O trabalho de administração é amplamente dividido em "trabalho relacionado às relações com os inquilinos" e "trabalho relacionado à manutenção e administração do edifício", e inclui especificamente o seguinte

• Operações de relacionamento com locatários (solicitação, celebração e renovação de contratos de locação, cobrança de aluguéis e aviso aos locatários sobre atrasos, tratamento de reclamações de locatários, atendimento aos locatários quando eles se mudam, acerto de contas, providências para restaurar a propriedade à sua condição original etc.)

• Administração de edifícios (inspeções de propriedades, limpeza periódica de áreas comuns, inspeções periódicas e manutenção de edifícios e instalações, providências para reparos de peças defeituosas, etc.).

Esses são apenas exemplos gerais, mas abrangem uma ampla gama de tarefas diversas necessárias para a administração de aluguéis. É preciso muito tempo e esforço para que os proprietários realizem todas essas tarefas sozinhos, e uma gestão de baixa qualidade pode levar os inquilinos a se mudarem mais cedo e a acidentes causados por problemas nos equipamentos. Portanto, muitos proprietários optam por terceirizar o trabalho para uma empresa de administração. Conforme mencionado acima nos resultados da pesquisa do Ministério da Terra, Infraestrutura, Transporte e Turismo, a maioria dos proprietários confia a administração de sua propriedade a uma empresa profissional de uma forma ou de outra, e eles consideram que vale a pena confiar a um profissional, mesmo que tenham que pagar uma taxa de administração (comissão de administração).

O que são taxas de administração: definição e tipos (por exemplo, administração de agência de cobrança, administração de edifícios)

Uma taxa de administração (comissão de administração ou taxa de consignação de administração) é a remuneração paga por um proprietário a uma empresa de administração de imóveis pela administração do aluguel de seu apartamento ou condomínio. Em troca do recebimento dessa taxa, a empresa de administração executa as tarefas mencionadas anteriormente de lidar com os inquilinos e fazer a manutenção do edifício em nome do proprietário.

Há vários tipos e formas de taxas de administração, dependendo do escopo do trabalho terceirizado e do tipo de contrato. A seguir estão alguns dos padrões mais comuns:

• Administração terceirizada geral (administração completa): essa é uma forma de terceirização abrangente dos serviços de administração de aluguéis, incluindo recrutamento de inquilinos, administração de contratos, cobrança de aluguéis, tratamento de reclamações, acordos de liberação de saída e inspeções simples do edifício. A taxa de administração é de aproximadamente 5% da receita do aluguel, e o tempo e o esforço do proprietário são bastante reduzidos devido ao escopo mais amplo do trabalho. Uma taxa fixa ou mínima geralmente é paga mesmo quando o imóvel está desocupado. O termo "contrato de administração " geralmente se refere a essa forma de contrato.

• Gerenciamento de agência de cobrança: nesse tipo, o proprietário lida com os procedimentos de recrutamento e contratação de inquilinos, deixando apenas a parte de gerenciamento financeiro, como cobrança de aluguel e lembretes de atrasos, para a empresa de gerenciamento. Em muitos casos, a taxa de administração é fixada em um nível baixo, de aproximadamente 3% do aluguel, e os custos podem ser mantidos baixos com a limitação do escopo do trabalho. No entanto, o plano geralmente não inclui uma garantia de substituição em caso de atraso no aluguel, e o proprietário deve continuar a lidar com os inquilinos e a administração do edifício. Esse plano é para aqueles que desejam manter a terceirização em um nível mínimo.

• Somente gerenciamento terceirizado do edifício: esse plano terceiriza apenas as tarefas relacionadas à manutenção e ao gerenciamento do edifício, como limpeza da propriedade , inspeções de equipamentos e providências de reparos. Por exemplo, uma empresa especializada é encarregada da limpeza regular das áreas comuns e das inspeções das instalações, enquanto o proprietário é responsável por lidar com os inquilinos e pela cobrança do aluguel. Em muitos casos, a estrutura da taxa é um valor fixo (¥10.000 por mês) ou cobrada com base na frequência, dependendo do tamanho da propriedade. Essa forma é escolhida quando o proprietário mora perto e pode lidar com os inquilinos, mas só quer deixar a limpeza e as inspeções para os profissionais. Quando a administração do edifício é terceirizada, uma "taxa de administração do edifício" separada pode ser cobrada separadamente da taxa de administração, dependendo dos detalhes. O escopo do que está incluído na taxa de administração varia de empresa para empresa, portanto, é necessário confirmar isso antes de assinar um contrato.

• Sublocação (contrato de garantia de aluguel): nesse tipo de contrato, a empresa de administração aluga (sublocação) a propriedade inteira e garante um aluguel mensal fixo ao proprietário. De fato, a empresa de administração se torna o inquilino e sublocará o imóvel para os inquilinos, com a vantagem de que o proprietário recebe uma renda estável, independentemente de haver ou não vagas. Em troca, a empresa de administração paga uma taxa de garantia (comissão) de cerca de 10 a 20% do aluguel, que é mais alta do que a taxa de administração normal. A sublocação permite que os proprietários terceirizem todo o processo de recrutamento de inquilinos, contratação, cobrança de aluguel e administração do edifício, e é adequada para proprietários que não querem gastar tempo e esforço com isso, mas é preciso ter cuidado, pois pode haver revisões periódicas do aluguel, etc., dependendo dos termos do contrato.

Como mencionado acima, há vários tipos de contrato quando se trata de taxas de administração, e os custos variam dependendo do escopo da terceirização. É possível manter os custos baixos selecionando e terceirizando apenas o trabalho necessário para o proprietário, mas isso deve ser considerado à luz do ônus e do risco da parte da autogestão.

Taxas de mercado e divisão dos custos de administração (por exemplo, diferenças entre sistemas de porcentagem e taxa fixa)

Diz-se que a taxa de mercado para custos de administração de aluguéis é de "cerca de 5% da receita do aluguel" no caso de administração terceirizada geral (administração completa). Muitas empresas de administração de imóveis definem suas taxas com base em porcentagem, ou seja, aluguel x x%, e o valor pago aumenta proporcionalmente ao número de unidades e ao valor do aluguel. Por exemplo, se um apartamento tiver 10 unidades com um aluguel de 80.000 ienes e você assinar um contrato com uma taxa de comissão de administração de 5%, a taxa de administração mensal será de 40.000 ienes, ou 5% do aluguel total de 800.000 ienes. A seguir, um resumo das taxas de comissão e das características de cada um dos principais tipos de terceirização.

As taxas de comissão reais variam de menos de 3% a mais de 10%, dependendo da localização e da idade do imóvel, do número de unidades gerenciadas e da gama de serviços prestados. Por exemplo, algumas empresas de administração oferecem taxas competitivas tão baixas quanto 3% para novas propriedades em áreas urbanas, enquanto em áreas rurais ou para propriedades especiais a taxa pode chegar a 7-8%. Não há limites ou regulamentações legais sobre a definição das taxas de administração, que podem ser definidas livremente por acordo entre o proprietário e a empresa de administração. Por esse motivo, nos últimos anos, algumas empresas adotaram planos de administração de taxa fixa, como "ienes gordos por unidade por mês" ou, em casos extremos, "taxa de administração de zero ienes". O sistema de taxa fixa foi introduzido principalmente em cidades regionais e áreas de aluguel baixo, com o objetivo de criar uma sensação de acessibilidade para os proprietários de imóveis de aluguel alto, estabelecendo uma taxa fixa independentemente do valor do aluguel.

A diferença entre os sistemas de porcentagem e de taxa fixa é que o primeiro é proporcional à renda, portanto, o ônus é baseado na receita da propriedade. Por outro lado, o sistema de taxa fixa é um valor fixo, independentemente do valor da renda, portanto, embora seja mais vantajoso para propriedades com aluguéis altos, pois a taxa de ônus é menor, pode ser mais caro para propriedades com aluguéis baixos. Por exemplo, se um quarto com aluguel de 30.000 ienes tiver um gerenciamento de taxa fixa de "3.000 ienes por unidade por mês", a taxa de comissão real chegará a 10%. Portanto, depende das condições do imóvel se o sistema de taxa fixa ou de comissão é melhor, e não é possível dizer qual é geralmente mais vantajoso. O importante é quanto do trabalho está incluído na taxa de administração, e a impressão de que os mesmos 5% são caros ou baratos depende do escopo do serviço. Antes de assinar um contrato, é essencial esclarecer quais serviços estão incluídos na taxa de administração e quais são cobrados separadamente.

Como observação complementar em relação ao detalhamento das taxas de administração, também deve ser observado que a taxa de administração não é o único custo ao terceirizar para uma empresa de administração. Os serviços não incluídos na taxa de administração mensal são cobrados separadamente, caso a caso. Os exemplos típicos incluem taxas de publicidade e de agência para recrutar inquilinos, taxas de renovação de contratos, custos de restauração em caso de mudança e custos legais de inspeção do edifício. Por exemplo, ao decidir sobre um novo inquilino, uma taxa de contingência de cerca de 0,5 a 1 mês de aluguel geralmente é paga à empresa (ou agência) de administração. Em muitos casos, uma taxa de administração de renovação de cerca de 0,5 mês de aluguel também é cobrada do proprietário ou do inquilino ao renovar o contrato. Além disso, o custo da restauração do imóvel à sua condição original após a mudança e o custo do reparo das instalações durante a ocupação de longo prazo são estimados caso a caso e podem chegar a várias centenas de milhares de ienes, dependendo dos detalhes. A limpeza regular do prédio e as inspeções das instalações também podem ser incluídas na taxa de administração para propriedades menores, mas muitas empresas contratam uma taxa fixa separada como uma "taxa de administração do prédio" para propriedades de tamanho semelhante àquelas com elevadores e tanques de água. Portanto, o detalhamento das taxas de administração não pode ser determinado apenas pelas taxas simples, e é necessário considerar quais custos podem ser incorridos no total.

Pontos-chave na seleção de uma empresa de administração: concentre-se não apenas nas taxas, mas também na qualidade do trabalho e na velocidade de resposta

Ao escolher uma empresa de administração, é importante evitar tomar uma decisão com base apenas no valor das taxas de administração oferecidas, mas analisar de forma abrangente a qualidade dos serviços oferecidos pela empresa, seu histórico e sua capacidade de resposta. Alguns pontos específicos a serem verificados incluem

• Qualidade dos serviços de administração (capacidade de resposta do locatário): a qualidade dos serviços de uma empresa de administração está diretamente relacionada à satisfação do locatário. Por exemplo, se a empresa não for cortês no tratamento das reclamações ou não responder rapidamente aos reparos, os locatários podem ficar insatisfeitos e isso pode levar a cancelamentos de curto prazo. Por outro lado, um bom serviço ao inquilino pode promover o aluguel de longo prazo e gerar ganhos estáveis para o proprietário. Uma taxa de administração baixa não tem valor se a qualidade do serviço for ruim. Portanto, verifique as políticas e os sistemas de tratamento de inquilinos das possíveis empresas de administração (por exemplo, se elas oferecem serviços de emergência 24 horas e o conhecimento e a experiência de sua equipe) para determinar se você pode confiar nelas.

• Capacidade de recrutar inquilinos: a capacidade de preencher vagas rapidamente é uma habilidade importante de uma empresa de administração. O objetivo da administração de aluguéis é maximizar a receita de aluguéis e, para isso, você deve escolher uma empresa de administração que consiga manter uma alta taxa de ocupação. Uma alta taxa de ocupação é um indicador, e uma empresa pode ser considerada forte na aquisição de clientes se, em geral, mantiver uma taxa de ocupação de 95% ou mais (embora essa não seja uma comparação simples, pois o nível de dificuldade varia de acordo com a área e as características da propriedade, mas é um guia). Algumas das principais empresas de administração divulgam suas próprias taxas de ocupação. Há também empresas de administração menores, baseadas na comunidade, com excelentes registros de ocupação em sua área e tipo de propriedade (familiar, ocupação individual, etc.). Uma empresa de administração que lida com um grande número de propriedades de um tipo semelhante ao seu imóvel estará familiarizada com o mercado e poderá lhe dar tranquilidade.

• Velocidade de resposta e sistema de gerenciamento: a velocidade de resposta a problemas e falhas também é importante. Por exemplo, se uma empresa tiver um sistema em vigor (por exemplo, uma rede de empresas de reparos afiliadas, um sistema de contato de emergência etc.) que possa responder rapidamente em caso de vazamento de água ou falha de equipamento, isso ajudará a evitar que os danos se espalhem e a manter a satisfação dos locatários. Outro ponto a ser verificado é se a empresa tem uma central de atendimento 24 horas disponível à noite e nos feriados, e a rapidez com que a pessoa responsável responde. Uma empresa de administração que demora a responder pode levar à perda de confiança dos locatários e prejudicar o valor da propriedade.

• Transparência dos planos de taxas: escolha uma empresa que explique claramente o que está incluído na gama de taxas de administração oferecidas e o que é cobrado separadamente. Por exemplo, uma empresa que divulga cuidadosamente os detalhes do contrato, como "a limpeza regular está incluída na taxa de administração, mas a limpeza na mudança é cobrada separadamente", é confiável. Por outro lado, desconfie de empresas que enfatizam taxas baixas com detalhamento de custos pouco claro. Se forem feitas cobranças adicionais mais tarde, como "isso não está incluído na taxa de administração", pode acabar saindo mais caro. Faça perguntas na fase de cotação para ter uma ideia geral dos custos.

• Tamanho da empresa, histórico e confiabilidade: o tamanho da empresa de administração (grande ou pequena) determinará as características e os pontos fortes de seus serviços. As grandes empresas de administração do setor tendem a oferecer serviços estáveis, com pontos fortes como recursos humanos e know-how abundantes, uma rede nacional de atração de clientes e serviços e sistemas de garantia exclusivos. Por outro lado, as empresas de administração comunitárias de pequeno e médio porte estão familiarizadas com as tendências do mercado local e podem oferecer serviços detalhados que lhes permitem se comunicar de perto com proprietários e locatários. Nos últimos anos, algumas empresas iniciantes utilizaram a TI para melhorar a eficiência da gestão e obter taxas mais baixas. Independentemente do tamanho, o importante é saber se a empresa é confiável. Além de ser registrada e licenciada como agente imobiliário e administradora de imóveis para locação, o número de unidades administradas, o número de anos em operação e a reputação da empresa entre outros proprietários também são úteis. Verifique também o desempenho anterior, as taxas de ocupação e, se publicado, os níveis de satisfação do cliente, para determinar se a empresa é digna de ser encarregada de sua propriedade.

É importante escolher uma empresa na qual você possa ter certeza de que a empresa de administração protegerá a renda e o valor de sua propriedade com serviços que sejam proporcionais aos custos, levando em consideração todos os pontos acima. Mesmo que a taxa de administração seja um pouco alta, se a empresa for excelente no trato com os inquilinos e na atração de clientes, isso resultará em lucros de longo prazo para o proprietário. Por outro lado, se a taxa de administração for baixa, mas as vagas aumentarem devido à deterioração do serviço, será um desastre completo.

Pontos a serem observados e métodos de comparação para proprietários que dão importância aos custos de administração

Os proprietários que desejam manter os custos de administração o mais baixo possível precisam prestar atenção aos seguintes pontos ao fazer comparações.

Primeiro, observe o custo geral, não apenas a taxa de administração. Houve casos de fracasso em que os proprietários optaram por uma empresa que estabeleceu uma taxa de administração baixa, mas acabaram descobrindo que outros custos são, na verdade, mais caros e o custo total aumentou. Por exemplo, houve casos em que a taxa de administração era inicialmente de 5%, mas quando a empresa mudou para uma taxa de 3%, a despesa mensal diminuiu, mas os custos de restauração e reparo no momento da mudança ficaram mais altos do que antes, resultando em uma diminuição do lucro restante. Portanto, a menos que você compare o valor total, incluindo outras despesas além das taxas de administração (custos de restauração, custos de resposta a emergências, taxas de publicidade etc.), é impossível avaliar se o imóvel é realmente lucrativo ou não. Antes de assinar um contrato, simule "quanto os custos de gerenciamento provavelmente incorrerão por ano" com os planos oferecidos por cada empresa. É importante identificar o risco de custos adicionais ocultos em taxas baixas, com base em frequências passadas de entrada e saída e histórico de reparos.

A próxima etapa é considerar o impacto na receita geral. Uma diferença de alguns por cento nas taxas de administração pode parecer grande à primeira vista, mas no contexto da administração geral do aluguel, a diferença pode não ser tão grande quanto parece. Em casos extremos, um esforço para preencher uma vaga geralmente é mais eficaz para melhorar a lucratividade do que uma redução de 1% a 2% nas taxas de comissão. A seguir, um exemplo concreto. Considere o caso de uma propriedade com 10 unidades com um aluguel de 50.000 ienes e uma unidade vaga. Comparando o caso em que a propriedade está totalmente ocupada com uma taxa de comissão de 5% e o caso em que a taxa de comissão é de 3%, mas uma unidade está vaga, a renda do proprietário será maior no primeiro caso do que no segundo, em que a taxa de comissão é menor.

(por exemplo, caso com aluguel de 50.000 ienes e 10 unidades)

Conforme mostrado acima, o lucro final pode ser maior se você preencher as vagas, mesmo que pague um pouco mais em custos de administração. É importante não se concentrar apenas nos custos de administração, mas sim na essência de como reduzir as vagas e aumentar a taxa de ocupação da propriedade.

Você também deve observar a estrutura de lucros da empresa de administração. As empresas com comissões de administração extremamente baixas geralmente obtêm sua receita de outras fontes (por exemplo, taxas de contingência quando os inquilinos se mudam ou custos de construção quando eles se mudam), o que pode levar a um conflito de interesses entre o proprietário e a empresa de administração. Se a principal fonte de receita da empresa for proveniente de comissões de administração, ela estará diretamente ligada aos seus próprios lucros, preenchendo vagas e maximizando a receita de aluguel, de modo que suas metas estejam alinhadas com as do proprietário. No entanto, uma empresa que ganha dinheiro com taxas de entrada e saída terá mais lucro quanto mais frequentemente os inquilinos forem substituídos, o que entra em conflito com os interesses dos proprietários que desejam um aluguel de longo prazo. Essas empresas tendem a estar menos dispostas a melhorar seus serviços para os locatários, o que pode resultar em um ciclo vicioso de menor satisfação do locatário, aumento de vagas de curto prazo e proprietários tendo que arcar com custos de restauração e taxas de publicidade caros. Deve-se tomar cuidado para evitar uma situação em que os custos de administração são baixos, mas não há dinheiro disponível e somente a empresa de administração está ganhando dinheiro. Portanto, mesmo que você escolha uma empresa com base nas taxas de administração, certifique-se de que o modelo de lucro da empresa esteja alinhado com seus interesses (alinhamento de incentivos). Especificamente, você pode ler no plano de proposta e no folheto da empresa se a empresa se concentra em "melhorar as taxas de ocupação e conseguir locações de longo prazo".

Por fim, há o processo de comparação adequado. Ao comparar várias empresas de gerenciamento, recomenda-se primeiro reunir cotações e propostas de serviços do maior número possível de empresas. Não se contente apenas com uma empresa, mas compare os planos de várias empresas lado a lado e compare de forma justa suas taxas de comissão, o escopo da terceirização e o histórico para ter uma ideia do preço de mercado. Felizmente, atualmente há serviços disponíveis na Internet que permitem que você solicite informações e consultas de uma só vez, portanto, é uma boa ideia usá-los. Os seguintes pontos devem ser verificados ao fazer comparações

• Correspondência entre a taxa de comissão e o escopo dos serviços: compare uma lista de "quanto trabalho está incluído" na comissão de X% oferecida por cada empresa. Por exemplo: os 5% da Empresa A incluem tudo, desde o recrutamento do inquilino até a liberação da mudança, enquanto os 3% da Empresa B incluem apenas a cobrança do aluguel e o tratamento de reclamações etc. No caso de planos de baixo custo com um escopo de inclusão mais restrito, considere também quanto do custo provavelmente será arcado pelo proprietário e quanto custo adicional provavelmente será incorrido.

• Termos dos custos separados: compare o valor e os termos dos itens que são cobrados separadamente, como custos de restauração, taxas de publicidade e custos regulares de limpeza. Calcule o custo total, incluindo condições detalhadas, como "XX despesas por meses gordos serão cobradas no momento do contrato" ou "XX.000 ienes no momento da renovação".

• Comparação de desempenho e capacidade de resposta: Além das comparações quantitativas de custo, compare e estude a taxa de ocupação, o desempenho da gerência e a política de resposta de cada empresa. Por exemplo, se os dados da taxa de ocupação forem divulgados, eles poderão ser usados como referência. Também é importante verificar se a empresa tem pontos fortes em seu tipo de propriedade. Se possível, também é útil conhecer pessoalmente a pessoa responsável para ter uma ideia de como ela é educada e bem informada.

Ao comparar várias empresas dessa forma, você pode selecionar a melhor empresa de administração para sua propriedade. Mesmo que o foco esteja nos custos de administração, a comparação a partir da perspectiva de "o serviço vale o custo de uma perspectiva geral", em vez de apenas olhar para o preço mais barato, acabará resultando em uma administração de aluguel bem-sucedida.

Resumo: selecione uma empresa de administração confiável com base na relação custo-benefício

A taxa de administração (comissão de administração) paga às empresas de administração de imóveis é uma despesa importante na administração de aluguéis, sendo que a taxa de mercado de cerca de 5% da receita de aluguel é uma orientação aproximada. No entanto, é importante não se deixar levar pela diferença de alguns por cento, mas tomar uma decisão abrangente com base nos detalhes da administração, em outros custos, na atração de clientes e em outros fatores. Em particular, a qualidade dos serviços da empresa de administração e a capacidade de recrutar locatários estão diretamente relacionadas à lucratividade, portanto, a relação custo-benefício é um fator importante a ser considerado ao escolher uma empresa de administração. Entrar em uma empresa porque ela é barata e depois sofrer com custos ocultos ou com o aumento de vagas devido à baixa qualidade do serviço é uma verdadeira ruína.

Em última análise, é importante encontrar um equilíbrio entre "baixos custos de administração " e "bom serviço" e escolher uma empresa de administração confiável que contribua para maximizar o lucro do proprietário. Esperamos que você encontre um parceiro econômico com excelente relação custo-benefício consultando as condições de mercado e os pontos de verificação explicados neste artigo. Trabalhando em parceria com a empresa de administração certa, você pode manter e melhorar o valor de seus valiosos ativos imobiliários e obter uma administração de aluguéis estável.