As empresas de administração de imóveis são empresas que operam e administram imóveis de aluguel em nome de seus proprietários. Especificamente, elas são responsáveis pelas várias tarefas necessárias para manter e melhorar o valor do ativo da propriedade e criar um ambiente de vida que satisfaça tanto os proprietários quanto os inquilinos.
As principais tarefas envolvidas na administração de aluguéis incluem
Recrutamento de inquilinos e gestão de contratos: anunciar e recrutar inquilinos para imóveis de aluguel, fazer a triagem de possíveis inquilinos e fechar contratos de aluguel. As atividades de recrutamento adequadas reduzem os períodos de vacância e levam a uma renda de aluguel estável.
Gerenciamento de aluguéis: coleta de aluguéis dos inquilinos e tratamento de lembretes por falta de pagamento do aluguel. Garante a cobrança do aluguel em nome do proprietário e, se necessário, coordena com a empresa de garantia.
Manutenção do edifício e das instalações: limpeza e inspeções regulares das áreas comuns, organização da manutenção de equipamentos e reparos em caso de avarias. Mantém o valor do ativo ao manter o edifício em boas condições.
Relações com os inquilinos: tratamento de problemas e reclamações durante o aluguel, coordenação de questões de vizinhança, procedimentos de renovação de contratos e atendimento a acordos quando os inquilinos se mudam. Elas respondem prontamente às perguntas dos inquilinos e apoiam um ambiente de vida confortável.
Dessa forma, as empresas de administração de imóveis reduzem o ônus dos proprietários ao assumir os aspectos práticos gerais da administração de aluguéis e contribuem para a eficiência e a estabilidade das operações imobiliárias. Para os proprietários e investidores com um grande número de propriedades, em especial, a presença de uma empresa de administração é um aliado seguro em quem se pode confiar para lidar com problemas emergenciais que exigem uma resposta 24 horas por dia.
No Japão, os serviços de administração de aluguéis não estão tradicionalmente sujeitos a um sistema de licenças, como o negócio de lotes para construção e transações de construção. No entanto, reformas institucionais recentes resultaram no estabelecimento do Sistema de Registro de Agências de Administração de Imóveis para Locação em 2011, e o registro no Ministério da Terra, Infraestrutura e Transporte é obrigatório para agências que administram mais de 200 unidades (o registro voluntário é recomendado mesmo para agências que administram menos de 200 unidades). Além disso, a Rental Housing Management Business Law, que entrará em vigor em 2021, tornará obrigatório ter um gerente de propriedade de aluguel (qualificação nacional) e registrar-se como contratante, melhorando assim a credibilidade do setor como um todo. Portanto, ao escolher uma empresa de administração, os proprietários podem ter certeza de que também devem verificar se a empresa é uma empresa de administração registrada pelo governo.
Para encontrar um parceiro confiável entre todas as empresas de administração, é importante entender as características comuns a todas as boas empresas de administração. Aqui estão alguns dos principais pontos encontrados em empresas de administração com um bom histórico.
Alto recrutamento de locatários e manutenção das taxas de ocupação: a capacidade de preencher rapidamente as vagas é um dos aspectos mais importantes na escolha de uma empresa de administração. As empresas que conseguem manter uma taxa de ocupação de 95% ou mais reduzem o risco de vacância, o que leva diretamente à maximização dos ganhos do proprietário. De fato, pode-se confiar em uma empresa com uma ampla rede de recrutamento e recursos de marketing, pois houve casos em que propriedades administradas por outras empresas com taxas de ocupação inferiores a 50% foram preenchidas em seis meses. Para ajudá-lo a decidir, verifique os dados publicados pela empresa sobre períodos médios de vacância e taxas de ocupação.
Familiaridade com o mercado local: uma empresa que esteja familiarizada com as necessidades de aluguel e os preços de mercado na área em que as propriedades gerenciadas estão localizadas terá mais condições de definir estratégias de recrutamento e metas de inquilinos adequadas. O conhecimento do ambiente local, das instalações mais próximas, da segurança e de outras características da área o ajudará a atrair com eficácia uma base de inquilinos compatível com a propriedade. Em geral, considera-se que as empresas de administração que têm filiais ou escritórios de vendas na área-alvo têm informações intimamente relacionadas a essa área.
Capacidade de responder a problemas e resposta imediata: outro critério importante é se a empresa tem um sistema para responder prontamente, 24 horas por dia, 7 dias por semana, a problemas como reclamações de inquilinos ou avarias em equipamentos. As empresas que têm uma central de atendimento dedicada, uma rede de bases que podem responder a uma emergência em uma hora e um número de funcionários que podem fornecer suporte além da pessoa responsável são confiáveis. As empresas de gerenciamento com histórico comprovado tendem a ter mais know-how acumulado e são capazes de lidar com problemas de forma mais flexível e precisa. Por outro lado, uma empresa pequena e com pouca equipe pode ter muitas propriedades para serem administradas por uma única pessoa e há o risco de atrasos no tratamento delas.
Taxas de administração adequadas e transparência: o nível das taxas de administração é outro ponto de preocupação, mas tenha cuidado se elas forem "muito baixas". As empresas que oferecem comissões extremamente baixas podem cobrar taxas mais altas sob outros nomes, como para trabalhos de restauração quando o inquilino deixa o imóvel. Geralmente, uma taxa de administração de 3 a 5% da receita do aluguel é considerada dentro de uma faixa razoável e, se a taxa for muito menor do que isso, examine cuidadosamente o conteúdo do serviço e os custos separados. As boas empresas são totalmente transparentes em termos de custos e explicam claramente o escopo do trabalho e o detalhamento da taxa na fase de estimativa. É essencial obter cotações de várias empresas antes de assinar um contrato e comparar o equilíbrio entre os detalhes de gerenciamento e os custos.
Ampla experiência em gerenciamento e força organizacional: as empresas com um grande número de unidades sob gerenciamento e um longo histórico tendem a ter acumulado know-how e um alto grau de confiança. Por exemplo, se uma empresa gerencia mais de 10.000 unidades, ela pode esperar ser capaz de reduzir os custos de reparo por meio de economias de escala e lidar com os problemas de forma precisa com base em casos anteriores. É claro que mais unidades nem sempre são melhores, mas elas podem ser usadas como um indicador. A reputação e a credibilidade no setor não podem ser ignoradas. Muitas indicações de proprietários existentes, uma boa reputação na área local, alta credibilidade em associações do setor etc. são fatores que indicam a credibilidade de uma empresa.
Qualidade da equipe, incluindo a pessoa responsável: finalmente, como um negócio de serviços realizado por pessoas, a qualidade da equipe, incluindo a pessoa responsável, determina a excelência da empresa de administração. As empresas com funcionários bem treinados em termos de maneira de lidar com os locatários, conhecimento e capacidade de fazer propostas tendem a receber índices de satisfação mais altos dos proprietários. Um grande número de funcionários qualificados, como comerciantes de prédios e gerentes de imóveis para locação, baixa rotatividade e pouca rotatividade de funcionários, e respostas honestas e rápidas dos funcionários - as boas empresas também prestam atenção a esses pontos. Como será explicado mais adiante, as pessoas são o maior ativo (ativos humanos) na administração de propriedades, e uma empresa que se concentra no desenvolvimento de recursos humanos é um parceiro confiável.
Depois que você tiver uma imagem de uma boa empresa de administração, a próxima etapa é encontrar uma lista concreta de candidatos. Aqui estão algumas maneiras típicas de encontrar uma empresa de administração confiável
Pesquisa na Internet e sites de comparação: a maneira mais fácil de encontrar uma empresa em potencial é usar uma pesquisa na Internet e procurar por palavras-chave como nome da área + "administração de aluguel". Em particular, você pode solicitar informações e consultas de várias empresas de administração ao mesmo tempo usando um site de comparação de lotes. Por exemplo, em sites como "Rakurakutai: Landlord's Ally", "MansionLend.com" e "HOME4U", você pode inserir informações sobre a propriedade e fazer consultas simultâneas a três ou cinco empresas que podem responder, permitindo que você compare o conteúdo do serviço de cada empresa. Usando esses portais, você pode obter com eficiência uma lista de candidatos e dar o primeiro passo para selecionar uma empresa de administração.
Indicações de instituições financeiras e especialistas: também é eficaz consultar a instituição financeira que concedeu o empréstimo quando a propriedade foi comprada e pedir indicações de empresas de administração recomendadas. Os bancos querem que seus proprietários de empréstimos estabilizem as operações da propriedade e podem conhecer empresas de administração de alta qualidade. As indicações por meio de um banco podem reduzir o risco de cair em mãos erradas e proporcionar um certo nível de confiança. Em alguns casos, as indicações também são recebidas de uma rede de profissionais do setor imobiliário, como corretores de imóveis e profissionais (contadores fiscais e advogados). Essas indicações de terceiros são tranquilizadoras, pois você pode verificar antecipadamente a reputação e a competência da empresa de administração.
Boca a boca e interação com outros proprietários: também é útil ouvir sobre a reputação da empresa em reuniões e seminários de proprietários e locadores que você conhece e que já estão administrando um negócio de aluguel. Você pode aprender francamente sobre o nível de satisfação e insatisfação com a empresa de administração que está usando, portanto, as informações boca a boca em primeira mão são uma fonte valiosa de informações para a tomada de decisões. Em muitos casos, você poderá obter informações específicas, como "Se você quiser confiar a administração de sua propriedade a uma empresa em determinada área, ela é boa no que faz". Atualmente, existem sites de redes sociais e comunidades on-line onde os investidores podem trocar informações, portanto, aproveite essas oportunidades de troca de proprietários para obter informações sobre empresas de administração confiáveis.
Depois de encontrar várias empresas de administração em potencial usando os métodos acima, compare e contraste seus serviços, taxas e desempenho para reduzir a lista. Verifique os sites oficiais das empresas candidatas quanto a realizações de gerenciamento e depoimentos de clientes e entre em contato com elas para confirmar quaisquer pontos que não estejam claros. Nos últimos anos, todas as empresas têm divulgado seus pontos fortes e recursos na Web, mas talvez não mencionem nenhum ponto inconveniente. É seguro tomar uma decisão final com base nos pontos de verificação do próximo capítulo e, ao mesmo tempo, consultar avaliações de terceiros (como resenhas em sites de boca a boca e prêmios recebidos).
Depois de reduzir sua lista a algumas empresas, você pode finalmente avaliá-las de acordo com pontos de seleção específicos e decidir qual é a mais adequada. Aqui estão os principais pontos de controle que devem ser verificados antes de assinar um contrato.
Clareza e abrangência do contrato: Verifique os detalhes do contrato de gerenciamento apresentado a você. É importante que não apenas o valor da taxa mensal, mas também o escopo do trabalho incluído nessa taxa seja claramente declarado. Por exemplo, quais partes da propriedade devem ser "limpas" e com que frequência, e se os custos de publicidade para recrutar novos inquilinos e o custo de providenciar a restauração da propriedade à sua condição original quando eles se mudarem estão incluídos. Se os termos e condições diferirem entre as empresas, os itens e a frequência devem ser alinhados e comparados. Verifique também os termos e condições do contrato e a duração do contrato. Verifique se o contrato estipula um período de aviso prévio para cancelamento, se há uma taxa de multa e os procedimentos para assumir o controle quando a administração for transferida, e faça perguntas para esclarecer quaisquer pontos obscuros. Se o contrato for claro e estiver de acordo com os desejos do proprietário, ele evitará problemas posteriores e permitirá que você deixe a propriedade em boas mãos.
Velocidade de resposta e sistema de relatórios: a velocidade da resposta inicial a consultas e problemas está diretamente relacionada à qualidade da administração. Peça à empresa candidata exemplos específicos, como "O que você faria se um inquilino entrasse em contato com você tarde da noite sobre um vazamento de água?" Peça à empresa candidata exemplos específicos, como "O que você faria se um inquilino ligasse para você com um vazamento de água no meio da noite?", e confirme se há uma resposta disponível 24 horas por dia e o fluxo de emergência. Um sistema de resposta rápida reduzirá o risco de reclamações secundárias dos locatários e o risco de os locatários se mudarem. Ao mesmo tempo, é importante ter um sistema de relatórios e comunicação para o proprietário. Uma boa empresa lhe enviará relatórios de receitas e despesas regularmente (por exemplo, mensalmente) e informará prontamente sobre a situação quando ocorrerem problemas. Se a empresa tiver um bom sistema de relatórios e comunicação, será mais fácil para o proprietário entender a situação da propriedade e reduzir a ansiedade. Por outro lado, se a empresa tende a ser lenta na apresentação de relatórios, isso pode causar estresse, pois o proprietário pode ter de solicitar à empresa que descubra o que está acontecendo. Não deixe de verificar a velocidade da resposta e acortesia do relatório.
Compatibilidade e confiança com a pessoa responsável: Além da reputação da empresa, a compatibilidade com a pessoa responsável não pode ser ignorada quando se trata de confiar a administração. Depois de assinar um contrato, cada propriedade geralmente é atribuída a uma pessoa de contato, e o nível de satisfação varia muito dependendo de como a pessoa de contato lida com a situação. Durante a entrevista inicial e a correspondência, você deve ter uma noção se a pessoa responsável ouve atentamente o que você tem a dizer e faz propostas, se ela dá respostas respaldadas por conhecimento e experiência e se sua personalidade e comunicação são agradáveis. Se a pessoa responsável tiver uma boa atmosfera e um tempo de resposta rápido, você poderá facilmente pedir conselhos e esperar relatórios e comunicações detalhadas. Na verdade, os proprietários às vezes reclamam que a pessoa responsável não se movimenta ou demora a entrar em contato com eles, mas mesmo dentro da mesma empresa, a qualidade do serviço depende da pessoa responsável. Determine se a pessoa é confiável e escolha uma empresa com uma pessoa de contato convincente.
Histórico e satisfação do cliente: os dados de desempenho e o feedback do cliente publicados pela própria empresa de administração também podem ser um fator determinante. Além da taxa de ocupação e do número de unidades administradas, conforme mencionado acima, o número de anos de administração e a variedade de tipos de propriedades (apartamentos, condomínios, edifícios comerciais etc.) sob administração também são indicadores de experiência. Além disso, a satisfação dos proprietários que atualmente confiam a administração de suas propriedades à empresa também é importante. Também é uma boa ideia consultar os "depoimentos de clientes" no site e nos folhetos (é claro que nenhum depoimento ruim aparecerá no site da própria empresa, mas você pode inferir o nível de entusiasmo pelo número de depoimentos e pelo fato de a empresa ter ou não um rosto público). Além disso, se você tiver a oportunidade de falar diretamente com os proprietários existentes, é uma boa ideia verificar a reputação deles. Selecione uma empresa que possa ser respaldada por uma visão geral de que "esta é uma empresa em que você pode confiar seus negócios".
A empresa de terceirização final será decidida depois de considerar de forma abrangente os pontos acima. Se você não tiver certeza da escolha, será mais fácil tomar uma decisão se comparar as empresas do ponto de vista da probabilidade de elas contribuírem de fato para maximizar os lucros e se você puder construir um relacionamento de confiança de longo prazo com elas.
A importância do "capital humano ", ou das pessoas, não pode ser negligenciada quando se discute as empresas de administração de imóveis. Na verdade, diz-se que o sucesso ou o fracasso das operações de administração de aluguéis depende, em última análise, da competência das pessoas que trabalham no local. Conforme mencionado no início deste artigo, "quem administra a propriedade" é extremamente importante, e não a propriedade em si.
A essência da administração de imóveis está na gestão de "pessoas", não de "propriedades". Uma boa administração de aluguéis e um bom ambiente de moradia só podem ser mantidos quando se constrói uma relação de confiança entre o proprietário, os locatários e a empresa de administração. De fato, para os proprietários, a presença de uma empresa de administração confiável e de uma equipe responsável traz uma sensação insubstituível de segurança. Um membro competente da equipe pode facilitar tarefas de gerenciamento complicadas e evitar problemas antes que eles ocorram e, se um problema ocorrer, ele lidará com ele de forma rápida e precisa, para que os proprietários possam deixar seus ativos em boas mãos. Como resultado, cria-se um círculo virtuoso no qual a satisfação dos locatários aumenta, a reputação da propriedade melhora e o desempenho comercial de longo prazo também é afetado positivamente.
Por outro lado, pode-se dizer que a qualidade dosrecursos humanos é mais importante do que qualquer belo edifício ou equipamento de última geração para o sucesso ou fracasso da administração de aluguéis. No local, a interação humana ocorre diariamente, e as decisões e ações dos responsáveis têm um impacto direto na satisfação do locatário. Não é incomum ouvir que, quando a empresa de administração é trocada, o tratamento das reclamações melhora e a avaliação dos locatários sobre a empresa melhora. É realmente "a qualidade da equipe de administração = a qualidade do serviço em si".
Por esse motivo, as melhores empresas de administração se esforçam mais para recrutar e treinar a equipe. O setor está enfrentando uma escassez crônica de pessoal, e está se tornando cada vez mais difícil recrutar e manter pessoal competente. É por isso que há necessidade de uma cultura corporativa que considere cada funcionário como um "ativo humano" e o nutra com cuidado. Especificamente, apoiamos nossos funcionários para que adquiram qualificações, como, por exemplo, qualificações em gestão de propriedades para locação, e oferecemos a eles programas de treinamento para aprimorar seus conhecimentos especializados, além de proporcionar-lhes experiência no local para desenvolver suas habilidades de resolução de problemas. Em última análise, são as pessoas que lidam com os proprietários e inquilinos no local. Uma equipe confiável protege os valores dos ativos e está diretamente ligada à tranquilidade dos investidores. Escolher uma empresa de administração com essa perspectiva de "capital humano" sempre em mente é a chave para uma administração de aluguéis bem-sucedida.
Por fim, vale a pena mencionar as perspectivas que os investidores imobiliários de classe de patrimônio líquido ultra-alto procuram em uma empresa de administração. Os proprietários com grandes portfólios de ativos e casos que envolvem propriedades de alto valor esperam serviços mais sofisticados e de longo prazo.
Preservação de ativos e propostas de gestão a partir de uma perspectiva de longo prazo: para a classe de patrimônio líquido ultra-alto, os imóveis não são apenas uma questão de renda de curto prazo, mas também fazem parte de uma estratégia de longo prazo para passar os ativos da família para a próxima geração. Portanto, as empresas de gestão também precisam apoiar a construção de ativos com vistas ao futuro, em vez de simplesmente manter o status quo. Especificamente, é importante ter a atitude de se tornar um parceiro de gestão do proprietário como um especialista em imóveis, por exemplo, propondo planos de reparo de longo prazo e reformas periódicas para manter e aumentar o valor, aconselhando sobre a recombinação de ativos com base nas tendências de desenvolvimento da área ou prestando consultoria a partir da perspectiva do planejamento de herança. Os serviços para indivíduos de altíssimo patrimônio líquido tendem a se concentrar em um suporte abrangente, à maneira de um escritório familiar, com vistas à prosperidade de toda a família, e uma empresa de gestão que possa oferecer consultoria que leve ao crescimento de longo prazo e à preservação de ativos ganhará confiança.
Suporte de alto valor agregado e serviço premium: quanto maior for a riqueza de um proprietário de alto patrimônio líquido, maior será a demanda por serviços. Portanto, espera-se que as empresas de administração ofereçam serviços de alto valor agregado e personalizados, além dos serviços gerais de administração. Por exemplo, pode ser necessário que elas atraiam e gerenciem inquilinos de alto poder aquisitivo apropriados para propriedades de alto poder aquisitivo (por exemplo, locações de alto padrão para executivos corporativos), forneçam suporte multilíngue e serviços de concierge, trabalhem com o gerenciamento de portfólio para analisar todo o portfólio de ativos e forneçam serviços mais detalhados, como gerenciamento de arte e mobília e segurança residencial aprimorada. Em alguns casos, isso pode envolver o gerenciamento de obras de arte e móveis, bem como segurança residencial aprimorada. Alguns proprietários de patrimônio líquido ultra-alto criaram escritórios familiares (equipes dedicadas de gestão de ativos familiares), e as empresas de gestão precisam fornecer um alto padrão de serviço de acordo com os desejos dos proprietários, em colaboração com essas equipes especializadas. Em outras palavras, a flexibilidade e o know-how para fornecer "soluções individuais específicas para o cliente" são essenciais para a gestão de propriedades de alto patrimônio líquido.
Proteger a privacidade e manter a confiança:A privacidade é uma questão vital para indivíduos com patrimônio líquido muito alto. A empresa de administração é obrigada a manter sigilo absoluto, pois as informações sobre a propriedade e seus ocupantes não podem ser divulgadas para o mundo exterior. Na administração de propriedades de alto valor, em que os inquilinos podem ser celebridades ou a propriedade em si pode estar sob os olhos do público, é essencial que as informações sobre os clientes sejam cuidadosamente gerenciadas e não vazem para o mundo externo em hipótese alguma. Por exemplo, são necessárias medidas específicas, como limitar a autoridade para gerenciar documentos de contrato e informações de aluguel, não compartilhá-las desnecessariamente com ninguém além da pessoa responsável e garantir que a publicidade e os parceiros comerciais não identifiquem a localização da propriedade ou o nome do proprietário. Embora os proprietários de altíssimo patrimônio líquido confiem a vários especialistas (consultores fiscais, jurídicos, financeiros, etc.) o gerenciamento de seus ativos, eles querem essencialmente uma equipe pequena e confiável para gerenciar suas informações de forma centralizada. Como membro desse círculo de confiança, a empresa de gestão também deve se esforçar para manter a confidencialidade e uma forte relação de confiança.
A partir dessas perspectivas, os proprietários com ativos maiores tendem a dar mais ênfase às "pessoas" e à "qualidade do serviço" e a selecionar cuidadosamente uma empresa de gerenciamento com a qual possam ter um relacionamento de longo prazo. As empresas de administração também se preocupam em manter uma relação de confiança, uma vez estabelecida por muitos anos, designando um número fixo de funcionários responsáveis e apoiando-os com uma equipe. De fato, foi relatado que quanto maior o patrimônio de um cliente, maior o nível de cuidado exigido de uma única pessoa, portanto, é essencial fornecer serviços mais detalhados do que o normal para os super-ricos. Quando se trata de escolher uma empresa de administração, os proprietários ricos dão mais ênfase ao conteúdo e à confiabilidade do serviço do que ao preço, e tendem a confiar suas propriedades a uma empresa com histórico comprovado e confiabilidade, mesmo que o custo seja um pouco mais alto. Em resumo, é necessária uma parceria de alto nível compatível com o tamanho da propriedade.
Para investidores imobiliários, a escolha de uma empresa de administração para terceirizar a administração de aluguéis é uma decisão tão importante quanto a compra de um imóvel. Uma boa empresa de administração não apenas administrará a propriedade, mas também atuará como um bom parceiro de administração para o proprietário, ajudando a maximizar a receita e a manter o valor do ativo. Para identificar a empresa certa, é importante começar com uma compreensão de suas funções e deveres, conforme descrito aqui, depois comparar seu histórico e características, procurar a empresa certa e seguir as etapas de uma verificação de seleção específica.
Deve-se dar ênfase especial à manutenção da perspectiva do "capital humano" no centro do processo o tempo todo. Embora os termos do contrato e os dados numéricos sejam importantes, é importante não esquecer que são as "pessoas" que, em última análise, protegerão e cuidarão da propriedade. Uma empresa de administração onde você pode encontrar uma equipe confiável é um verdadeiro parceiro com o qual você pode ter um relacionamento de longo prazo com tranquilidade. Uma empresa de administração que se preocupa com as pessoas será honesta tanto com os inquilinos quanto com os proprietários, criando um círculo virtuoso que resulta em maior satisfação para ambas as partes.
Não há "garantia absoluta de segurança" na administração de aluguéis, mas, trabalhando em conjunto com uma empresa de administração confiável, é possível controlar muitos riscos e realizar uma administração estável dos ativos. Esperamos que os pontos apresentados neste artigo o ajudem a identificar uma boa empresa de administração de imóveis que valorize o "capital humano". Desejamos a todos os proprietários boa sorte para que sua administração de aluguéis seja mais proveitosa.