Para os proprietários de imóveis, manter sua propriedade - seu ativo - em ótimas condições o tempo todo é de suma importância. É nesse ponto que se pode confiar nas empresas de administração de propriedades, que funcionam como "centros de administração de propriedades". As empresas de administração proporcionam aos proprietários tranquilidade e maior valor por meio de recepção e monitoramento 24 horas por dia e operações sofisticadas. A seguir, explicamos como isso funciona e seus benefícios do ponto de vista da gestão.
Se uma empresa de administração de propriedades for comparada a um equipamento, sua função principal é um sistema de recepção e monitoramento centralizado que funciona 24 horas por dia, 365 dias por ano. Se algo incomum acontecer em um edifício, esse centro de gerenciamento estará constantemente observando e reagindo rapidamente. Na verdade, as principais empresas de gerenciamento instalaram sistemas de monitoramento remoto para monitorar as instalações comuns em busca de anormalidades, 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano. Os dados dos equipamentos de cada propriedade são armazenados no centro de gerenciamento e qualquer anormalidade é detectada imediatamente. Com base nessas informações, os operadores (equipe da empresa de gerenciamento) avaliam com precisão a situação e tomam medidas imediatas. Por exemplo, se ocorrer um problema de emergência no meio da noite, como um vazamento de água, falta de água quente ou de gás, um profissional ligará para o serviço de consulta 24 horas e tomará as medidas adequadas. Esse monitoramento constante e centralizado dá ao proprietário a tranquilidade de saber que a propriedade está sendo cuidada independentemente da hora do dia.
O centro de gerenciamento é apoiado por uma excelente estrutura operacional. O objetivo das operações nos negócios é aumentar a eficiência e reduzir os custos, mantendo a qualidade do serviço. As empresas de gerenciamento de propriedades não são exceção e usam os mais recentes sistemas de TI e fluxos de trabalho unificados para obter eficiência e qualidade de serviço. Por exemplo, se uma empresa fornecesse um serviço interno de 24 horas, os custos de mão de obra do pessoal noturno seriam um grande ônus. No entanto, em alguns casos, o uso de centrais de atendimento especializadas possibilitou a prestação de serviços 24 horas por dia a um custo menor do que a contratação de pessoal interno para trabalhar até tarde da noite. Operações altamente organizadas possibilitam a redução de custos e a melhoria da qualidade do serviço. O tratamento de problemas é nivelado e acelerado em um sistema eficiente, e as consultas dos locatários são tratadas com maior sofisticação, resultando em maior satisfação do locatário. Isso reduz os riscos de vacância e melhora a reputação da propriedade para os proprietários, que podem aproveitar os benefícios da maior eficiência da gestão.
Os operadores que operam o centro de gerenciamento são funcionários da empresa de gerenciamento de propriedades. Uma equipe de profissionais experientes opera o equipamento e lida com todos os aspectos da administração da propriedade. Eles são como operadores em uma sala de controle sofisticada, sempre prontos para responder com rapidez e precisão. As principais tarefas com as quais os operadores lidam diariamente são
Solução de problemas: no caso de falhas nos equipamentos ou incidentes de emergência, eles identificam a causa e tomam as medidas iniciais. O centro de gerenciamento de residentes 24 horas permite uma resposta inicial rápida, mesmo no meio da noite.
Relações com os inquilinos: o centro responde a várias perguntas, solicitações e reclamações dos inquilinos de maneira cortês e profissional. Desde o recebimento de reclamações sobre ruídos e outros problemas da vida cotidiana e a prestação de assistência em caso de perda de chaves, até o tratamento com vizinhos e a explicação das regras, o centro serve como ponto de contato para apoiar a vida segura e protegida dos inquilinos. Operadores profissionais oferecem suporte, o que proporciona tranquilidade aos locatários e ajuda a construir uma relação de confiança.
Gerenciamento de instalações: inspeções regulares da infraestrutura vital do edifício, como elevadores, sistemas de abastecimento de água e drenagem e equipamentos de combate a incêndio, além de reparos e ajustes imediatos se forem encontradas anormalidades. A limpeza regular e as patrulhas do edifício também são realizadas sistematicamente para manter a estética e a higiene. Esse gerenciamento de instalações é altamente sistematizado e utiliza dados de monitoramento remoto e históricos de manutenção para manutenção preventiva.
Nessas tarefas, os operadores da empresa de gerenciamento usam sua experiência e seus dados para responder com leveza. Por exemplo, como mencionado acima, eles fazem uso das informações armazenadas no sistema de monitoramento centralizado e tomam medidas proativas quando detectam sinais de anormalidade, como se estivessem pilotando o equipamento com habilidade. A resposta da equipe, sempre calma e equipada com conhecimento especializado, permite que tanto os locatários quanto os proprietários deixem a situação em suas mãos com tranquilidade. Ao lidar com os problemas e com o gerenciamento diário a partir de uma perspectiva profissional, a empresa de gerenciamento consegue resolver os problemas com muito mais precisão e rapidez do que se os proprietários tivessem que lidar com eles sozinhos.
A introdução desse "centro de gerenciamento de propriedades" (ou seja, a terceirização para uma empresa de gerenciamento confiável) traz grande valor e tranquilidade para os proprietários. Em primeiro lugar, a tranquilidade que vem com o suporte 24 horas por dia. Sem o ônus de receber chamadas inesperadas tarde da noite ou em feriados, ou de ter que correr para o local, os proprietários podem se concentrar em seus negócios principais ou em sua vida particular. A tranquilidade de saber que um profissional está sempre cuidando da propriedade leva ao conforto mental e à administração estável do aluguel.
Em segundo lugar, os valores dos ativos da propriedade são mantidos e melhorados. A operação adequada do centro de gerenciamento mantém o edifício em boas condições. Inspeções regulares e respostas imediatas a reparos minimizam a deterioração do edifício e prolongam sua vida útil. Além disso, pode-se esperar que a prestação de serviços de alta satisfação do inquilino garanta a ocupação de longo prazo e bons inquilinos, contribuindo para reduzir as taxas de vacância e evitar a queda dos aluguéis. Na verdade, algumas empresas de gestão apoiam a gestão estável dos aluguéis, visando manter e melhorar os valores dos ativos e, ao mesmo tempo, reduzir a carga sobre os proprietários por meio do tratamento minucioso das relações com os inquilinos, da manutenção do edifício e da gestão dos aluguéis por uma equipe experiente. Essa gestão especializada e meticulosa é importante para aumentar o valor da marca de uma propriedade e manter sua competitividade no mercado. A gestão adequada também gera uma alta avaliação quando o edifício é vendido no futuro, portanto, em termos de estratégia de ativos do proprietário, a existência de uma empresa de gestão é um investimento diretamente ligado ao aumento de valor.
A utilidade de uma empresa de administração de imóveis fica mais clara se for comparada a um dispositivo chamado "centro de administração de imóveis" : funções de recepção e monitoramento 24 horas, operações eficientes e respostas rápidas e precisas de operadores profissionais. Juntos, eles fornecem um forte suporte nos bastidores para a administração da propriedade do proprietário. O sistema avançado, que simultaneamente gerencia os custos e melhora a qualidade do serviço, proporciona aos proprietários uma sensação de segurança e maior eficiência de gerenciamento. Isso, por sua vez, leva à manutenção e à melhoria do valor do ativo da propriedade, o que leva diretamente à segurança dos lucros a longo prazo e à redução de riscos. Do ponto de vista formal e profissional, a empresa de gerenciamento de propriedades, o centro de gerenciamento, é um parceiro indispensável para proteger e nutrir os valiosos ativos do proprietário. Para os proprietários, ter um centro de gerenciamento ao seu lado é um atalho para o gerenciamento estável da propriedade.