Caro gerente de locação, você já acordou com um telefonema tarde da noite de um inquilino dizendo que o ar-condicionado não está funcionando ou que o aquecedor de água está vazando? A administração de aluguéis autogerenciada é uma opção para aumentar a lucratividade, mas o ônus de lidar com problemas de equipamentos é maior do que você imagina. Em especial, as avarias de equipamentos diretamente relacionados à vida diária, como ar-condicionado e aquecedores de água, exigem uma resposta rápida e adequada, o que pode ser muito estressante para quem não tem conhecimento especializado.
Alterações recentes na lei esclareceram a redução do aluguel para equipamentos defeituosos, aumentando ainda mais a carga sobre os proprietários autogerenciados. Este artigo explica as limitações da autogestão e os benefícios específicos da terceirização para uma empresa de gestão, com foco em problemas com equipamentos. Propomos opções para obter um gerenciamento de aluguel seguro, livre de problemas de falha de equipamento que exigem julgamento especializado e uma resposta rápida.
Estudo de caso do Sr. A (40 anos, proprietário de 5 apartamentos)
Em uma noite de verão, o telefone celular do Sr. A tocou. Eram duas da manhã. Era uma chamada de emergência de um inquilino, dizendo que havia vazado água do ar-condicionado e que o quarto estava inundado. O Sr. A estava com pressa porque tinha que trabalhar na manhã seguinte, mas não conseguiu encontrar uma empresa de reparos que pudesse resolver o problema tarde da noite, então teve que dizer ao inquilino que cuidaria do problema amanhã.
No entanto, quando o técnico finalmente chegou no final da tarde do dia seguinte, a frustração do inquilino havia chegado ao auge. Embora o problema fosse relativamente simples - uma mangueira de drenagem do ar-condicionado entupida -, o fato de não terem sido tomadas as medidas iniciais adequadas fez com que o relacionamento do locatário com a empresa se deteriorasse. Além disso, quando o locatário soube que uma revisão do Código Civil em 2020 permitia reduções de aluguel em caso de falha de equipamento, ele exigiu uma redução de aluguel por dois dias até que os reparos fossem concluídos.
Estudo de caso do Sr. B (50 anos, proprietário de 10 apartamentos)
Em 31 de dezembro, durante o movimentado período de fim de ano, o Sr. B recebeu uma ligação de vários inquilinos dizendo que não tinham água quente. Aparentemente, havia algum tipo de problema com o sistema de abastecimento de água quente do edifício, mas foi difícil conseguir uma empresa de reparos por causa dos feriados de fim de ano e Ano Novo.
No final, os reparos só puderam ser realizados em 4 de janeiro, após o feriado de Ano Novo, deixando os residentes sem água quente durante todo o feriado de Ano Novo, e a Sra. B teve que arcar não apenas com o custo dos reparos, mas também com o custo de banhos públicos e acomodações alternativas como um pedido de desculpas aos residentes, resultando em despesas inesperadas. Além disso, o atraso na resposta à situação resultou em reduções de aluguel e pagamentos de multas e , além disso, vários inquilinos solicitaram a rescisão do contrato de aluguel.
Estudo de caso do Sr. C (60 anos, proprietário de 15 apartamentos)
O Sr. C sempre se empenhou na autogestão e visitava regularmente suas propriedades, mas sua falta de conhecimento profissional fez com que ele não percebesse ruídos anormais sutis do aquecedor de água e pequenos sinais de deterioração na tubulação. Um dia, um aquecedor de água no andar térreo começou a vazar repentinamente, causando danos que se espalharam para a loja no andar de baixo no meio da noite.
De acordo com o diagnóstico da empresa de reparos, o acidente poderia ter sido adequadamente evitado se uma inspeção profissional tivesse sido realizada com antecedência. Como resultado, além do custo de substituição do aquecedor de água, o Sr. C foi forçado a pagar uma grande quantidade de custos inesperados para compensação comercial e reparos internos na loja do andar de baixo. Além disso, as relações com os inquilinos da loja se deterioraram e eles se recusaram a renovar seus contratos, o que causou danos secundários.
Embora a autogestão tenha a vantagem de reduzir os custos, existem os seguintes riscos e limitações Os riscos relacionados a problemas com equipamentos, em particular, podem ter um impacto significativo na lucratividade da administração de aluguéis.
| Itens de risco | Detalhes específicos | Impacto potencial |
|---|---|---|
| Expansão da responsabilidade legal | Esclarecimento das provisões para reduções de aluguel devido a alterações no Código Civil em abril de 2020. | Aplicação automática de reduções de aluguel em caso de falha do equipamento, aumentando o risco de redução de ganhos |
| Dificuldades em fornecer suporte 24 horas | Dificuldade em lidar com problemas emergenciais à noite e em feriados | Diminuição da satisfação do locatário, aumento dos cancelamentos, aumento da taxa de vacância devido à deterioração da reputação |
| Falta de conhecimento especializado | Incapacidade de fazer julgamentos apropriados sobre o estado de deterioração das instalações e as causas das falhas | Risco de grandes reparos devido à negligência de pequenos problemas |
| Falta de uma rede de empreiteiros de reparos | Dificuldade em garantir reparadores confiáveis e em tomar providências imediatas | Risco de danos secundários devido à demora na resposta ou a reparos inadequados |
| Falha na realização de inspeções regulares | Falha nas inspeções legais e na manutenção preventiva | Risco de penalidades devido à não conformidade com leis e regulamentos ou avarias evitáveis |
| Dificuldades no gerenciamento de custos | Custos repentinos de reparos e dificuldades no gerenciamento de orçamentos | Escassez de fundos e instabilidade gerencial devido ao desvio dos planos de lucro |
Uma revisão do Código Civil em abril de 2020 permite uma redução natural dos aluguéis em caso de falha de equipamento em propriedades alugadas. Essa é uma mudança importante, pois o aluguel será automaticamente reduzido de acordo com a extensão do equipamento defeituoso, sem que o locatário tenha que solicitar uma redução como antes.
Por exemplo, se um ar-condicionado quebrar no meio do verão, o inquilino poderá solicitar uma redução do aluguel com base no "valor de uso reduzido". De acordo com as diretrizes da Japan Rental Housing Management Association para a redução do aluguel devido a falhas nos quartos e equipamentos alugados, está prevista uma redução máxima de 20% no caso de uma falha no ar-condicionado e uma redução máxima de 30% no caso de uma falha no aquecedor de água.
Além de lidar com problemas de equipamentos, os proprietários autogerenciáveis também precisam lidar com uma ampla gama de tarefas por conta própria, incluindo
Em particular, o ônus do tempo para lidar com problemas de equipamentos é imprevisível e pode ter um impacto significativo sobre o negócio principal e a vida familiar. Para os proprietários de várias propriedades, como apartamentos, esse ônus é dobrado.
Para lidar adequadamente com problemas de ar-condicionado e aquecedor de água, são necessários os seguintes conhecimentos especializados
É difícil para os proprietários autogerenciados terem todo esse conhecimento especializado, o que aumenta o risco de custos excessivos de reparo devido a erros de julgamento e , por outro lado, o risco de problemas em grande escala devido ao adiamento dos reparos necessários.
A terceirização para uma empresa de gerenciamento pode resolver muitos dos problemas associados a problemas com equipamentos. Veja a seguir algumas vantagens específicas
Muitas empresas de gerenciamento têm centrais de atendimento 24 horas que podem responder rapidamente a problemas de equipamentos tarde da noite ou em feriados. Isso permite:
Por exemplo, os proprietários não precisam mais lidar com emergências que afetam diretamente suas vidas, como falhas no ar-condicionado ou vazamentos de água no meio da noite. O sistema de suporte 24 horas de uma empresa de administração típica tem o efeito de aumentar a satisfação do locatário e reduzir significativamente o risco de cancelamento.
As empresas de administração têm uma equipe com conhecimento especializado das instalações e podem oferecer gerenciamento preventivo, como
Por exemplo, inspeções e limpeza de condicionadores de ar antes da temporada de uso e inspeções regulares de aquecedores de água podem evitar quebras antes que elas ocorram. Isso reduz a ocorrência de custos de reparo inesperados e facilita o planejamento financeiro sistemático.
A empresa de administração está familiarizada com as últimas alterações legais e precedentes judiciais e pode oferecer suporte para minimizar os riscos legais:
A revisão do Código Civil em 2020 permite reduções de aluguel devido a equipamentos defeituosos , mas as empresas de administração conhecem bem o escopo da aplicação e a taxa de redução. Isso permite que elas respondam adequadamente às solicitações de reduções excessivas de aluguel.
A empresa de administração tem uma rede de reparadores confiáveis com base em muitos anos de experiência:
Com a autogestão, é difícil encontrar empreiteiras confiáveis e há o risco de altos custos de reparo.
À primeira vista, os custos de gerenciamento terceirizado podem parecer um custo adicional, mas é possível obter as seguintes economias de custo a longo prazo
| Item | No caso de autogerenciamento | No caso de gerenciamento terceirizado |
|---|---|---|
| Manuseio de equipamentos com problemas | Custos de reparo caros devido ao manuseio individual | Reparos a preços razoáveis por empresas parceiras |
| Manutenção preventiva | Risco de grandes reparos devido à falta de supervisão | Apenas reparos de pequena escala devido à detecção precoce |
| Satisfação do locatário | Risco de cancelamento devido à demora na resposta | Aluguel mais longo devido à resposta rápida |
| Risco de redução do aluguel | Redução significativa devido ao atraso na resposta adequada | Redução mínima devido à resposta inicial adequada |
| Custo de tempo | A carga de tempo do proprietário é alta | Permite que os proprietários garantam tempo para seus negócios principais e para a família |
Os custos típicos de administração terceirizada giram em torno de 3 a 5% da receita do aluguel, mas, levando-se em conta a economia de custos descrita acima, essa é efetivamente uma despesa com alto retorno sobre o investimento.
A escolha da empresa de gerenciamento correta está diretamente relacionada à qualidade da resposta aos problemas do equipamento. Os pontos a seguir o ajudarão a escolher uma empresa de gerenciamento confiável:
O sistema de resposta durante a noite e nos feriados é particularmente importante. É aconselhável solicitar exemplos específicos de respostas reais.
Os detalhes dos custos de terceirização variam de uma empresa de gerenciamento para outra. Certifique-se de que os seguintes pontos estejam claramente declarados
A taxa geral de mercado para taxas de administração é de cerca de 3 a 5% da receita do aluguel, mas é importante comparar cuidadosamente os serviços incluídos.
Para determinar se uma empresa de administração é confiável, é aconselhável verificar os seguintes pontos
Em particular, você pode avaliar a capacidade da empresa de administração de lidar com problemas solicitando vários exemplos específicos de como ela lidou com problemas nas instalações.
A qualidade da comunicação é importante para um bom relacionamento de gerenciamento:
A compatibilidade com a pessoa responsável é particularmente importante, e é aconselhável avaliar suas habilidades de comunicação por meio da velocidade e da precisão de suas respostas a perguntas e de suas explicações claras sobre termos técnicos.
Explicamos as limitações da autogestão e as vantagens da terceirização para uma empresa de administração, com foco especial em problemas com ar-condicionado, aquecedores de água e outros equipamentos. A seguir, resumimos os pontos principais:
Mudar da autogestão para a gestão terceirizada não é apenas um aumento de custo, mas um investimento na gestão segura do aluguel. O valor é ainda maior, especialmente quando se considera a resposta a problemas com equipamentos como ar-condicionado e aquecedores de água. Ter um sistema de gestão profissional e confiável em vigor lhe dá mais tempo para se concentrar em uma gestão de aluguéis mais estratégica.
R: Basicamente , a empresa de administração cuidará de todos os problemas com equipamentos anexados ao edifício, como ar-condicionado e aquecedores de água. No entanto, no caso de equipamentos instalados pelos próprios locatários, ou se a avaria for causada por falha intencional ou negligência, o locatário poderá ser responsável pelo custo do equipamento. Recomenda-se que o escopo da resposta seja esclarecido no momento da assinatura do contrato.
R: As taxas típicas de administração terceirizada giram em torno de 3 a 5% da receita de aluguel. Entretanto, os serviços incluídos variam de uma empresa de administração para outra, portanto, é importante considerar não apenas a taxa simples, mas também a qualidade e a variedade dos serviços prestados. Em particular, verifique a extensão do serviço 24 horas e a solução de problemas de equipamentos.
R: Há várias inspeções obrigatórias para imóveis de aluguel , cada uma com uma frequência definida. Por exemplo, as inspeções de equipamentos de incêndio geralmente são realizadas duas vezes por ano, as inspeções simples de abastecimento de água particular uma vez por ano e as inspeções regulares de equipamentos de construção uma vez por ano. Se você terceirizar para uma empresa de gerenciamento, ela poderá cuidar de tudo, desde o agendamento até a implementação e o envio de relatórios para essas inspeções legais em seu nome, o que reduz significativamente o ônus da conformidade com as leis e os regulamentos.
R: Mudar para a gestão terceirizada é relativamente simples. Primeiro, você assina um contrato de administração com a empresa de administração, notifica os locatários, altera o endereço de transferência do aluguel e assume as chaves e os desenhos da propriedade. Muitas empresas de administração o ajudarão com esses procedimentos e recomendamos que você as consulte sobre o cronograma e as especificidades do processo de transição.
R: Normalmente , a taxa básica de administração não inclui o custo de reparo de equipamentos. Se houver necessidade de reparos, a empresa de administração fornecerá uma estimativa e os reparos serão realizados somente após a aprovação do proprietário. No entanto, algumas empresas de administração oferecem um "serviço de reparos menores" para reparos de pequena escala (por exemplo, menos de JPY 10.000-20.000) sem notificação prévia ao proprietário. É importante esclarecer essas condições antes de assinar um contrato.
Na administração de aluguéis, é muito importante aumentar a satisfação do inquilino e manter o valor do ativo. Problemas com equipamentos como ar-condicionado e aquecedores de água são inevitáveis, mas se forem tratados por profissionais de maneira adequada, não se transformarão em problemas graves. Se você sentir as limitações da autogestão ou estiver preocupado em lidar com problemas de equipamentos, considere a possibilidade de terceirizar para uma empresa de gestão.
A INA&Associates oferece serviços de gerenciamento abrangentes, incluindo o tratamento de problemas com equipamentos, e está equipada com um sistema de resposta a emergências 24 horas por dia, 7 dias por semana, para proteger seus valiosos ativos e contribuir para a satisfação do locatário. Fique à vontade para entrar em contato conosco para uma consulta gratuita. Nós o ajudaremos a administrar seu imóvel alugado com tranquilidade.